Рейтинг: 4.6/5.0 (1838 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Трудовая книжка: оформление и заполнение
Ошибки в титульном листе, касающиеся фамилии, имени, отчества
или даты рождения работника
При оформлении трудовой книжки впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамилия, имя, отчество и дата рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. Именно по этим сведениями при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем как самим работникам, так и кадровикам.
Каков порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?
Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв.постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 (далее — Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв.постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. « 69 (далее — Инструкция).
Так, Правила (п.27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т. е.речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п.12) сказано о признании недействительными и об исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению!
Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Что подтверждается п.48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».
В п.26 Правил и в п.2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п.42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.
Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись. а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем (приложение).
удостоверение оттиском печати внесенных в трудовую книжку записей - еще один проблемный момент, требующий обсуждения. Определенные сложности в этом вопросе возникли в связи с принятием Правительством РФ постановления от 01.03.2008г. №132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. №225 (далее - Постановление от 01.03.2008 № 132).
до внесения изменений и в Правилах (п.35 - при увольнении работника), и в Инструкции (пп.2.2 и 2.3 - в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне обложки трудовой книжки) предусматривалось удостоверение записей печатью организации или печатью кадровой службы. Эта норма потребовала определенного изменения после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». Работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, по данному закону обязали вести трудовые книжки на каждого работника (ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформлять книжки работникам, принимаемым на работу впервые).
В соответствии с этим Федеральным законом Постановлением от 01.03.2008г. №132 словосочетание «печать организации» в п.35 Правил заменено словосочетанием «печать работодателя». охватывающим как работодателей - юридических лиц, так и работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями. Однако при этом из Правил исчезло словосочетание «печать отдела кадров». что означает прекращение с 22 марта 2008г. (дата вступления в силу Постановления от 01.03.2008г. №132) использования при увольнении работника печатей кадровых служб для удостоверения всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя.
Очевидно, что это создает определенные неудобства в работе отделов персонала. Вместо использования «своей» печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении работника обращаться к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодателя, т. е. Печати организации. Заметим также, что применении печатей всегда было тесно связано с полномочиями должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) «на должность» рядового работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.
Необходимо отметить и то, что принятые изменения привели к некоторым противоречиям, возникающим при сравнении норм об использовании печатей для удостоверения записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п.35 Правил, и норм, содержащихся в оставшихся в прежнем виде текстах пп.2.2 и 2.3 Инструкции. Если из п.35 Правил исключено словосочетание «печатью организации (кадровой службы)», то в пп.2.2 и 2.3 Инструкции остались такие словосочетания: в п.2.3 - «печать организации (печать кадровой службы)», в п.2.3 - «печатью организации (или печатью кадровой службы)». По Инструкции получается, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставиться печать кадровой службы. В то же время при увольнении согласно Правилам надо ставить печать организации.
Такое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. В одном и том же документе, пусть и в разных его частях, должна использоваться печать одного вида. Понятно, что теперь, с учетом нормы Постановления от 01.03.2008 №132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. В то же время это не означает полного отказа от использования печати кадровой службы. Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписка из них; на выдаваемых кадровой службой справках и т. д.
Внесение сведений о работе
немало разночтений связано с внесением записей в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». Ниже будут рассмотрены некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков.
Во многих трудовых книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы «Стажа до поступления на работу не имел» . Однако ни Правила, ни Инструкция не требуют внесения в трудовую книжку такой информации, т. е. первой записью должна быть запись о приеме на работу.
В п.10 Правил содержится положение о необходимости точного соответствия всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование часто воспринимается практиками не вполне верно (слишком буквально): у трудовую книжку дословно вписывается содержание приказа, в т.ч. Информация о сроке заключенного трудового договора, об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутствия сотрудника, для замещения которого временно принят на работу данный работник, и т. п. Следует подчеркнуть, что внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п.3.1 Инструкции, где четко сказано, что в «графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования. наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
Данная ошибка, видимо, происходит от того, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п.3.1 Инструкции записью приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказ а о конкретном месте работы, на которое принят работник (подразделение, должность, профессия). Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое — не переносятся в трудовую книжку работника.
Запись о приеме на работу обязательно должна содержать информацию о квалификации работника (п.3.1 Инструкции): «Принят в цех №5 фрезеровщиком 4-го разряда», «Принят в финансовый отдел на должность специалиста I категории».
Исключением из общего правила является порядок внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в том случае, когда работника переводят на другую постоянную работу к другому работодателю. В данной ситуации недостаточно руководствоваться только п..3.1 Инструкции, а следует учитывать и требование п.6.1, где указывается, что запись о приеме работника «в порядке перевода». Отметим, что в этом пункте Инструкции не сказано о необходимости обязательно давать название организации. из которой работник был уволен в порядке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: «Принят в отдел рекламы на должность менеджера в порядке перевода».
Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 6 октября 2006г. является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п.3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.
Запись о работе по совместительству
В Инструкции сказано, что данная запись производится по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству(п.3.1). Если работник приносит документ о работе по совместительству (обычно справку с места работы), которая началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом порядке в трудовой книжке будут следовать записи о приеме на основную работу и на работу по совместительству.
Однако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит, и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведения в своей трудовой книжке. В Инструкции ничего не сказано о каких-либо временны х ограничениях для внесения записей, поэтому отказать работнику в их внесении в трудовую книжку нет оснований.
Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству?
Специального указания по этому вопросу в Инструкции нет, значит нужно руководствоваться общим правилом: в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя ( а не дата внесения записи о работе по совместительству); в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата записи о приеме на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда работник «несвоевременно» обратился в кадровую службы с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).
Запись о переводе на другую работу
Как отразить в трудовой книжке перевод работника на другую работу, когда первоначально перевод был временным, а затем стал считаться постоянным в связи с тем, что по окончании срока перевода прежняя работа работнику не была предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать (ч.1 ст.72 2 ТК РФ).
Сложность в данной ситуации заключается в том, что факт перевода работника на другую работу не может быть зафиксирован в трудовой книжке в момент его осуществления, так как временные переводы в трудовую книжку не вносятся (ч.4 ст.66 ТК РФ). Только после того как условие о временном характере перевода утратило силу и перевод стал считаться постоянным, можно и нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке работника. В данном случае дата внесения записи о переводе не совпадает с датой самого перевода, причем временна я дистанция между этими датами может измеряться и годами. Поэтому при внесении записи в трудовую книжку необходимо будет оперировать обеими датами: и датой самого перевода, и датой признания его постоянным, что весьма необычно для традиционной структуры записи о переводе работника на другую постоянную работу.
В связи с отсутствием официально примера такой записи в трудовой книжке можно предложить следующую ее схему.
В графе 2 проставляется дата внесения записи о переводе (после издания приказа о признании перевода постоянным). Приказ издается после подписания соглашения с работником о признании перевода постоянным.
В графе 3 делается запись о переводе с дополнительным указанием его фактической даты, т. е. даты, с которой начался временный перевод (дата приказа о временном переводе).
В графе 4 соответственно делается ссылка на два приказа: на приказ о временном переводе и на приказ о признании этого перевода постоянным.
Пример внесения записи о переводе на другую работу
Общество с ограниченной ответственностью
«Комета» (ООО «Комета»)
Принята в отдел продаж на должность менеджера.
Переведена с 16.10.2006 в отдел рекламы на
должность заместителя начальника отдела.
Исправления в содержательной части
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Как известно, зачеркивание таких записей не допускается, они должны переписываться заново в правильном виде в порядке, установленном Инструкцией. Казалось бы, этот порядок довольно четко прописан в п.1.2 Инструкции, и все же трактуется он по-разному как самими кадровиками, так и специалистами, пишущими о трудовых книжках в статьях и пособиях.
Прежде всего необходимо отметить, что многие не понимают основного правила исправления записей, содержащегося в Инструкции: неверную запись нужно не просто переписать, а с обязательным пояснением, почему это делается. Пояснение представляет собой стандартную фразу: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого, говорится в Инструкции, делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)». и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого внесена неправильно, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Еще 2 примера из Инструкции:
«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» ;
«Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».
Приведенные примеры говорят о том, что при исправлении записей стандартная фраза
«Запись за номером таким-то недействительна»не может быть отделена от нового, правильного, варианта исправляемой записи. Исправляемая запись не может существовать самостоятельно, без своего предварительного пояснения, потому что мы не принимаем, не увольняем работника, а только вынужденно повторяем ранее сделанную запись. Обе эти фразы вместе образуют новую запись и, значит, пишутся под одним порядковым номером.
Пример внесения исправления в запись сведений о работе
Когда документ не востребован
В завершении хотелось бы обратить внимание на изменение порядка хранения не востребованных при увольнении трудовых книжек, введенное Постановлением от 01.03.2008г. №132. Раньше в п.43 Правил было указано, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации, после этого передаются в архив организации, где хранятся в течение 50 лет, а затем уничтожаются. Теперь же в п.43 Правил говорится о хранении таких книжек до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. Таким образом, из Правил исключено указание об уничтожении невостребованных трудовых книжек.
ПриложениеПример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки
Общество с ограниченной ответственностью «Комета» УТВЕРЖДАЮ
(ООО «Комета») Директор ООО «Комета»
об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки
Мною, секретарем Ивановой Е.И. в присутствии экономиста отдел планирования и прогнозирования Львова И.Ю. И менеджера отдела продаж Шевцова Б.А. составлен настоящий акт о том, что 21.10.2008 в 12 ч 15 мин в помещении секретариата (комната № 203) был уничтожен с использованием бумагорезательной машины испорченный при заполнении бланк трудовой книжки ТК №9278296.
Составлен в 2 экз.
1-й экз. - в дело № 01-22;
2-й экз. - в бухгалтерию.
Секретарь Иванова Е.И.Иванова
На нашем предприятии произошел несчастный случай, установлено, что работнику причинен легкий вред здоровью. Нами было подано сообщение в Фонд социального страхования и предоставлены документы, подтверждающие тот факт, что данное лицо находится в трудовых отношениях с нашей организацией, Среди прочих документов, предоставлена копия трудовой книжки. Однако оказалось, что при оформлении была допущена ошибка, а именно: пропущена запись о переименовании организации, Следующая за ней запись о переводе работника на должность водителя сделана без учета изменения наименования организации. По устной рекомендации специалиста ФСС мы должны внести пропущенную запись. Нашей организацией в ФСС дополнительно предоставлена историческая справка предприятия. Законны ли требования ФСС и наступление каких неблагоприятных последствий возможно в данной ситуации как для работника, так и для предприятия. Спасибо.
ОтветОтказать в возмещении по данному основанию ФСС не вправе.
Однако исправления в трудовую книжку следует внести.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» .
1. Ситуация: Как внести в трудовую книжку запись, пропущенную текущим работодателем. Запись об увольнении еще не внесена
«Если в процессе работы обнаружено, что у сотрудника в трудовой книжке отсутствуют записи о работе, например, не внесена запись о переводе сотрудника или о присвоении нового разряда, то работодатель обязан внести их в трудовую книжку (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).
Внести пропущенную запись нужно в следующем порядке. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки поставьте следующий порядковый номер и фактическую дату внесения записи. Далее внесите пропущенную запись по общим правилам с указанием реквизитов документа, на основании которого ее вносят. При этом в тексте основной записиукажите дату, с которой фактически начало действовать пропущенное изменение, например, фактическую дату перевода или присвоения разряда. Такой порядок следует из пункта 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. и общего подхода к оформлению записей в трудовой книжке. Признавать недействительными ранее внесенные записи, которые при корректном оформлении трудовой книжкидолжны были следовать после пропущенной записи, не нужно (п. 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. раздел III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 )».
«Ссылка Фонда социального страхования на ведение документации по учету работы Кирилкиной С.С. с нарушениями (в трудовой книжке не внесено исправление фамилии при заключении брака, указание неверной фамилии в иных документах) также не может свидетельствовать о необоснованности заявленных требований, поскольку представитель Фонда социального страхования в судебном заседании апелляционного суда пояснила, что сомнений в том, что это один и тот же сотрудник, не было*.
Кроме того, согласно правовой позиции Конституционного Суда Российской Федерации, изложенной им в Определении от 04.06.2007 № 320-О-П. предприятия в силу принципа свободы экономической деятельности (статья 8, часть 1 Конституции Российской Федерации ) осуществляют ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность».
Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о перемещении?
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоян-ную работу, заключение контракта, увольнение. Дан-ная норма содержится в п. 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (с изменениями и дополнениями) (далее – Инструкция). Инструкцией не предусмотрено внесение записи о перемещении.
Следовательно, такая запись не вносится в трудовую книжку.
На работу в организацию принят рабочий.
Следует ли в трудовую книжку вносить сведения о разряде?
При внесении записи о приеме на работу в трудо-вой книжке в гр. 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка записывается полное наименование нани-мателя. Далее в той же графе записывается: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименования профессии, должности, работы, квалификационного разряда, класса, категории. Такой порядок заполнения трудо-вой книжки установлен в п. 19 Инструкции.
При присвоении работнику квалификационного разряда, класса, категории по его профессии, специ-альности, должности (впервые либо нового, более вы-сокого) каждый раз делается соответствующая запись: «Присвоены такой-то квалификационный разряд, класс, категория» (п. 21 Инструкции).
Получение рабочим второй и последующих про-фессий отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Например, слесарем-ремонтником получена вторая профессия – электро-газосварщик с присвоением 3-го разряда. В трудовой книжке в гр. 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в гр. 2 – дата получения второй профессии, в гр. 3 пишется: «Получена вто-рая профессия – электрогазосварщик с присвоением 3-го разряда», в гр. 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата.
Образец записи в трудовой книжке о полу-чении второй профессии смотрите в руб-рике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Работник принят на время отпуска по беременности и родам другого работника, а потом на время отпуска по уходу за ребенком этого же работника.
Как правильно оформить трудовую книжку в такой ситуации?
При приеме на работу работника на период вы-полнения обязанностей временно отсутствующего ра-ботника, за которым в соответствии с Трудовым кодек-сом РБ (далее – ТК) сохраняется место работы, следует руководствоваться п. 4 части первой ст. 17 ТК. В этом случае с работником, принятым временно, заключается срочный трудовой договор. Принимая работника на период нахождения основного работника в социальном отпуске по беременности и родам, на период нахождения основного работника в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, с ним следует заключать срочный трудовой договор.
При предоставлении основному работнику соци-ального отпуска по беременности и родам и в случае приема на этот период другого работника с ним заключается срочный трудовой договор на период нахо-ждения основного работника в социальном отпуске по беременности и родам. В случае предоставления основному работнику социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет с этим же или другим работником заключается новый трудовой договор на указанный период (конкретная дата истечения срока трудового договора не указывается, поскольку у основного работника есть право пре-рвать социальный отпуск и выйти на работу).
Таким образом, с работником, принимаемым на период выполнения обязанностей временно отсут-ствующего работника, за которым на основании ТК сохраняется место работы, возможно заключение 2 срочных трудовых договоров либо продление срочного трудового договора, заключенного на период нахождения в социальном отпуске по беременности и родам, на время нахождения основного работника в социальном отпуске по уходу за ребенком до дости-жения им возраста 3 лет.
При приеме на работу работника на время вы-полнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, в срочном трудовом договоре, в приказе о приеме на работу и в трудовой книжке не проставляется дата окончания договора.
Основанием для внесения в трудовую книжку за-писей о приеме на работу, переводе на другую посто-янную работу, заключении контракта, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. Запись, точно соответст-вующая формулировке приказа (распоряжения), вно-сится после его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения (п. 15 Инструкции).
При приеме на работу работника на период нахождения основного работника в социальном отпуске по беременности и родам и (или) по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет в трудовой книжке может производиться одна из следующих записей:
– «Принята на должность ведущего специалиста отдела организационно-кадровой работы на период (время) нахождения основного работника в социаль-ном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет»;
– «Принята на должность ведущего специалиста отдела организационно-кадровой работы по срочно-му трудовому договору»;
– «Принята на должность ведущего специалиста отдела организационно-кадровой работы».
Полагаю, что специалист по кадрам может вы-брать для использования в работе один из предложен-ных вариантов.
Образец записи в трудовой книжке о прие ме на работу на время нахождения основного работника в социальном отпуске смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала .
В отдел кадров работник представил 6 свидетельств о повышении квалификации.
Нужно ли вносить эти сведения в трудовую книжку?
В трудовую книжку работника вносятся сведения о подготовке, повышении квалификации и переподго-товке (п. 11 Инструкции). Кроме того, в самой трудо-вой книжке установленного образца 1995 г. имеется раздел «Сведения о подготовке, повышении квалифи-кации и переподготовке».
Сведения о подготовке, повышении квалифика-ции и переподготовке вносятся нанимателем в трудовую книжку со ссылкой на дату, номер и наимено-вание соответствующего документа. По общему пра-вилу указанные записи вносятся в трудовую книжку работника своевременно тем нанимателем, в период работы у которого осуществлялись подготовка, повы-шение квалификации и переподготовка работника.
Если соответствующим нанимателем записи об обучении на курсах по повышению квалификации не были внесены, то у настоящего нанимателя отсутствует обязанность внести указанные записи.
В случае если обучение на курсах по повышению квалификации производилось в период, когда работник не состоял в трудовых отношениях, следует руководствоваться п. 12 Инструкции. Им установлено, что до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа записи о времени обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме получения образования, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоз-договорной тематики), в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, школах и на курсах по подготовке кадров, повы-шению квалификации и переквалификации.
Данная запись в трудовую книжку производится с соблюдением следующих правил: в гр. 1 ставится порядковый номер записи; в гр. 2 указываются даты начала и окончания периода повышения квалифика-ции (переподготовки); в гр. 3 – сведения о профес-сиональной подготовке, повышении квалификации и переподготовке: место повышения квалификации и профиль; в гр. 4 – на основании чего внесена запись о повышении квалификации (переподготовке): наиме-нование документа, его дата и номер.
Нужно ли в трудовой книжке прописывать каждое продление (заключение) нового контракта? Нуж-но ли указывать, что работник принят на условиях контракта?
В трудовую книжку вносятся сведения о заключении контракта (п. 11 Инструкции).
Указанная запись вносится в трудовую книжку работника как при приеме на работу, так и в процессе трудовой деятельности в случае заключения контракта с работником, работающим у данного нанимателя по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок. Записи о продлении контракта и заключении нового контракта с указанием сроков в трудовую книжку не вносятся.
Афанасьева Ольга Александровна
Софья, добрый день.
При отсутствии документов, подтверждающих факт прекращения трудового договора (копия приказа об увольнении, архивная справка и т.п.), работодатель по новому месту работы не вправе вносить в трудовую книжку работника «пропущенную» запись об увольнении с прежнего места работы.
Обоснование вывода:
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка является одним из документов, предъявляемых работником работодателю при заключении трудового договора (часть первая ст. 65 ТК РФ).
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Порядок внесения пропущенных записей в трудовую книжку работника законодательно не регламентирован. В соответствии с п. 27 Правил при выявлении в трудовой книжке работника неточных или неверных записей работодатель обязан оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Исходя из положений п. 27 и п. 28 Правил можно предположить, что работодателю по новому месту работы предоставлено право исправлять любые неточности в трудовой книжке, касающиеся работы у прежнего работодателя, уже прекратившего свою деятельность, в том числе вносить записи, которые не были внесены по прежнему месту работы. Таким образом, на наш взгляд, при наличии соответствующих оснований для внесения пропущенной записи работодатель по новому месту работы имеет право внести такую запись в порядке, аналогичном исправлению неправильных или неточных записей в трудовой книжке.
Основанием внесения в трудовую книжку записи о прекращении трудового договора является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя (п. 5.1 Инструкции, п. 10 Правил). Соответственно, для внесения пропущенной записи новому работодателю необходима заверенная надлежащим образом копия приказа об увольнении работника. Такая копия должна быть выдана работнику по его письменному заявлению бывшим работодателем (ст. 62 ТК РФ). Если организация ликвидирована, то копии приказов можно получить в архиве (ч. 10 ст. 23, ст. 24 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Как представляется, основанием для восстановления пропущенной записи может также послужить и архивная справка (ч. 3 ст. 26 указанного Закона), содержащая сведения, необходимые для внесения такой записи.
Однако в рассматриваемом случае работник не имеет возможности документально подтвердить факт прекращения трудового договора по прежнему месту работы. Полагаем, что при таких обстоятельствах восстановить «пропущенную» запись об увольнении в трудовой книжке работника не представляется возможным.
13 Июля 2014, 09:59
Афанасьева Ольга Александровна
Софья, в вашей ситуации должны применяться положения ч. 1 ст. 60 и ч. 1 ст. 282 ТК РФ, в соответствии с которыми выполнение работником регулярной оплачиваемой работы у другого работодателя возможно только на условиях внешнего совместительства. То есть трудовой договор с вашим кандидатом заключить можно, но это будет трудовой договор о работе по совместительству.Напомним, что трудовая книжка при оформлении на работу по совместительству работником не предъявляется (соответственно — работодателем на хранение не принимается), а сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.Нет необходимости брать на себя риск ответственности оформления на основную работу работника, у которого нет доказательств расторжения предыдущего трудового договора. Именно работник должен представить вам надлежаще оформленные документы. И только после этого можно оформлять прием на работу в обычном порядке.
13 Июля 2014, 10:03
Ищете ответ?Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.
Одним из самых важных документов любого занятого человека является трудовая книжка. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, так как именно в нем содержится основная информация о трудовой деятельности своего владельца. Иногда возникают довольно неприятные ситуации, когда обнаруживается в бланке трудовой какая-либо ошибка. Поэтому кадровики должны точно знать, что делать, если в трудовой книжке пропущена запись.
Существует специальный перечень правил, регулирующих вопросы, связанные с заполнением и сохранностью трудовых книжек сотрудников организации или предприятия. Эти правила в обязательном порядке должен знать кадровый работник, занимающийся данной работой. Несмотря на все требования, довольно часто трудовые книжки заполняются с грубыми ошибками, пропущенными записями и другими нарушениями.
Организация производственного документооборота – весьма сложный момент. Сотрудников много, а отдел кадров один. Количество трудовых книжек, находящихся на предприятии, может достигать иной раз нескольких тысяч или десятков тысяч экземпляров. Их заполнением занимаются люди, а не машины, которым, к сожалению, свойственно ошибаться. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении трудовой.
Ошибка на титульной страницеКогда трудовая книжка заполняется впервые. на титульном листе кадровик может неправильно указать фамилию или дату рождения сотрудника, а иной раз даже забывает поставить печать предприятия.
Запись о работе по совместительствуНыне действующее трудовое законодательство Российской Федерации указывает, что если на предприятии сотрудник работает по совместительству, то его трудовая книжка должна храниться и заполняться исключительно на основном месте работы. Данное правило также частенько забывается.
Ошибки в сведениях о работнике
Иногда работник отдела кадров может ошибиться в записи об образовании сотрудника или неправильно указать занимаемую должность.
Каждая из вышеприведенных ошибок имеет индивидуальный порядок исправления, который также указан в перечне правил заполнения трудовых книжек.
Во время проведения первичного заполнения бланка трудовой внимательным быть должен и хозяин книжки. Это связано с тем, что после внесения в нее первичных данных о работнике, он должен проверить, правильно ли они записаны. Если обнаружен пропуск или ошибка, то немедленно затребовать исправления погрешности. Это очень важно. В случае, если ошибка будет обнаружена позже, то исправить ее будет намного труднее.
Что делать при обнаружении ошибки?Если пропущена запись в трудовой книжке, то в зависимости от события, запись о котором забыли в нее внести, для исправления ошибки могут понадобиться такие локальные акты предприятия:
Если в трудовой книжке была пропущена запись о переводе на другую должность работника, исправить ее можно так:
Если обнаружилось, что такого документа нет, то необходимо оформить новый.Пропуск между записями о приеме на работу в трудовой книжке исправляется таким же образом.
Иногда бывает так, что сотрудник отдела кадров в день увольнения работника внес записи об увольнении, поставил свою подпись и печать, а после этого владелец трудовой книжки обнаружил отсутствие определенной записи. В таком случае:
Завершающий этап – сотрудник отдела кадров еще раз записывает свою фамилию, указывает должность, ставит роспись и кадровую печать. Затем знакомит уволенного сотрудника с текущими изменениями.
Вместе с этим материалом часто читают:
Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.
