Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору. а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

• административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
• дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
• материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по трудовому договору. Если это договор гражданско-правового характера. то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по совместительству. то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии – юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее – запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка – это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору. Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

• постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 "О введении трудовых книжек";
• постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих";
• постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 "О трудовых книжках колхозников";

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают "Запись за номером таким-то недействительна", а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор. уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н утвердил порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней. Изготавливает эти документы Объединение «ГОЗНАК», поэтому они имеют соответствующую степень защиты. Работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним, нельзя требовать у работника принести новый бланк самому, т.к. их легальная продажа возможна только по договору с официальным распространителем. Таких бланков у работодателя может быть немного, ведь обычно на работу устраиваются люди, уже имеющие опыт работы и, соответственно, начатую трудовую книжку.

Купить легальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно в компаниях, торгующих канцтоварами, запросив у них документы на право продажи бланков. Это должна быть копия договора с самим Объединением «ГОЗНАК» или с оптовиком, у которого компания купила бланки. Покупать трудовые книжки где-нибудь в метро или газетном киоске, конечно, нельзя. При выдаче нового бланка работнику работодатель может запросить с него возмещения понесенных расходов на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора .

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения трудового договора. Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные – 75 лет.

Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки? Как собрать документально подтвержденные сведения от предыдущих работодателей? Как их правильно отразить в дубликате: указать документы-основания, данные о переименовании / реорганизации работодателя, об общем трудовом стаже? Что делать, если не удалось собрать ­сведения ото всех работодателей?

Д авайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

• трудовая книжка утеряна;
• она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
• в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Ответ от бывшего работодателя

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

• следующий порядковый номер записи;
• дата в графе 2 не заполняется;
• в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
• в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации.

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Трудовая книжка

В статье рассмотрены важные вопросы, касающиеся видов трудовых книжек и вариантов их оформления, выдачи оригиналов и дубликатов, а также нюансов оформления трудовых книжек иностранным гражданам.

Трудовая книжка является основным документом, содержащим юридически достоверную информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Мы рассмотрим важные вопросы, касающиеся видов трудовых книжек и вариантов их оформления, выдачи оригиналов и дубликатов, а также нюансов оформления трудовых книжек иностранным гражданам.

Работодатель обязан принять и начать вести трудовую книжку вновь поступившего на работу сотрудника в течение первых пяти дней после того, как тот начал свою трудовую деятельность. Рассмотрим вопрос о том, как принять на хранение трудовую книжку у работника, в каких случаях он может получить ее на руки и как поступить, если ее у работника нет.

Работник на этапе приема на работу обязан предъявить трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Принимая ее для последующего ведения и хранения, необходимо проверить, чтобы последней в ней была запись об увольнении с предыдущего места работы. Ее отсутствие означает, что работник еще трудится по трудовому договору у прежнего работодателя или же то, что работодатель просто забыл сделать соответствующую отметку. В таких случаях работник может быть оформлен по совместительству или же он должен попросить прежнего работодателя правильно оформить свое увольнение.

Пример 1. Если речь идет о совместительстве, трудовая книжка работника должна храниться у работодателя по основному месту работы. Внести в этот документ запись о совместительстве также может основной работодатель после того, как работник предъявит подтверждающие совместительство документы.

Пример 2. В случае порчи или утери работником трудовой книжки текущий работодатель вправе оформить ему новый документ. Для получения дубликата трудовой работник должен обратиться за сведениями к предыдущему работодателю.

Пример 3. Для работника данное рабочее место – первое. В этом случае трудовую книжку открывает и оформляет первый работодатель.

Запрещается использовать бланки и вкладыши к ним, приобретенные с рук, поскольку есть вероятность, что они окажутся поддельными. Предприятие может использовать только бланки, приобретенные по договору непосредственно у объединения «Гознак» или у его официальных торговых представителей. Работник, поступающий на работу впервые, должен написать на имя руководителя предприятия заявление с просьбой об оформлении ему трудовой книжки.

Очень важно, чтобы титульный лист вновь открываемого документа был заполнен правильно. И если ошибка все-таки была допущена, то исправления в титульный лист не вносятся – испорченный бланк списывается актом и уничтожается.

На руки работник может получить свою трудовую книжку только в двух случаях: при увольнении и для оформления выплат по обязательному социальному страхованию, в том числе для оформления пенсии. До 1 января 2015 года это было невозможно – работнику выдавалась только копия или установленным образом оформленная выписка. Кадровые работники некоторых предприятий сами привозили трудовые книжки своих сотрудников в Пенсионный фонд.

Сегодня для получения оригинала трудовой книжки на руки работник может написать заявление в произвольной форме с объяснением причин. Вернуть ее работодателю он обязан в течение трех рабочих дней после того, как она будет возвращена Пенсионным фондом (ч. четвертая ст. 62 ТК РФ).

Для регистрации и учета трудовых книжек. которые были получены работниками предприятия на руки, должен быть отдельный журнал, форма его заполнения – произвольная. Использовать для этого унифицированную форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нельзя, поскольку в ней отсутствуют соответствующие графы. В данной книге предусмотрен только один вариант регистрации выдачи – при увольнении работника.

Если работник, получив трудовую книжку, возвратит ее позже установленного трехдневного срока, привлечь его к дисциплинарной ответственности нельзя, но, чтобы подстраховаться, в ПВТР можно оговорить срок возврата этого документа и вменить в обязанность работников сбор справок с предыдущих мест работы в случае его утери.

Когда трудовая книжка работнику требуется для иных целей, можно выдать ему копию этого документа. Работодатель обязан оформить копию трудовой по письменному заявлению работника в течение трех дней со дня обращения (ст. 62 ТК РФ).

Отксерокопировать нужно все страницы книжки, на которых имеются записи. Каждую необходимо заверить надписью «Верно» или «Копия верна», указать должность лица, сделавшего копию, поставить его подпись с расшифровкой и датой заверения. Подпись может быть заверена печатью предприятия, предназначенной именно для таких целей.

Получив трудовую книжку от работника, первым делом нужно проверить ее подлинность. Кроме выяснения, к какой серии относится документ, необходимо обратить внимание на ее внешние признаки. Рассмотрим, чем они отличаются, как их проверить и учесть.

Слухи о том, что в скором времени трудовые книжки будут отменены, идут не первый год. Кадровики волнуются, не очень понимая, как будет осуществляться кадровое делопроизводство в этом случае. Но, будучи в курсе того, как идет подготовка к этому событию, можно быть уверенным, что адаптация пройдет без особых проблем.

Порядок действий при приеме трудовой книжки

Проверить трудовую книжку на подлинность, исключить прием недействительных или поддельных документов.

Проверить соблюдение порядка закупки и учета бланков.

Собрать все документы, необходимые для подтверждения трудового стажа, проверить их на соответствие новым требованиям законодательства.

Проверить внесенные в трудовую книжку записи на соответствие установленным правилам ведения этого документа, при обнаружении ошибок внести корректировки в соответствии с данными правилами.

С одной стороны, теоретически, работа кадровиков с отменой трудовых книжек должна упроститься. Не потребуется закупать, регистрировать и учитывать бланки, организовывать хранение, архивирование и утилизацию. Но многие сомневаются, что отмена на практике приведет к упрощению документооборота, нет гарантии, что не потребуется введения в действие других документов для подтверждения трудового стажа.

• Оригиналы трудовых договоров, заключенных с прежними работодателями.
• Официальные справки, оформленные надлежащим образом, выданные государственными организациями или прежними работодателями.
• Выписки из распоряжений и приказов, заверенные надлежащим образом.
• Лицевые счета и копии платежных ведомостей, подтверждающих начисление заработной платы.
• Документы, подтверждающие факт уплаты работником отчислений на социальное страхование.
• Другие документы, например военный билет и т. п.

С большой долей уверенности можно установить подлинность трудовой книжки, зная номера этих документов, присваиваемые в разные годы и их основные атрибуты. В таблице, приведенной ниже, дан перечень нормативных актов, которые могут быть полезны работникам кадровой службы при проверке трудовых книжек на подлинность (раздел II Приказа № 91).

Перед тем как будет начата проверка, нужно издать приказ. Унифицированной формы для него не существует, поэтому составить его можно в произвольном виде.

Сначала нужно определить, был ли использован действительный бланк. Приобретение бланков напрямую у «Гознака» или официальных распространителей (п. 3 Порядка, утвержденного Приказом № 117н) является обязанностью работодателя (ст. 65 ТК РФ), и зачастую покупка поручается малоопытным специалистам. Не имея необходимых знаний, они могут приобрести поддельные бланки, но проверить их подлинность можно, имея представление о защитных элементах, характерных для разных периодов. Это не относится к трудовым книжкам серии от 1938 года. эта серия защитных элементов не имеет.

Проверка производится в следующем порядке:

Проверить форму бланка на соответствие действующей на момент оформления трудовой книжке.

Выяснить издателя бланка (только фабрика «Гознак»).

Проверить серию трудовой книжки, она должна соответствовать году оформления (см. таблицу ниже).

Проверить, чтобы на всех страницах документа были указаны одинаковые серия и номер; нумерация страниц должна быть последовательной.

Если проверка осуществляется силами нескольких человек, ее результат может быть оформлен не отчетом, а протоколом. В таблицах ниже представлены серии трудовых книжек и вкладышей в них в соответствии с годом выпуска бланков.

Кроме серии и номера свидетельствовать о подлинности может внешний вид документа. Так, у трудовых книжек образца 1938 года. утвержденного Постановлением № 1320, имеется темно-фиолетовая внешняя оболочка из кожзаменителя. Такой документ выдавался рабочим и служащим и, несмотря на отсутствие защитных знаков, эти книжки практически не подделывались. Отличительной особенностью также являются двуязычные бланки (русский язык и язык одной из 14 союзных республик). Титульный лист имеет упрощенный вид – на нем отсутствует герб СССР (он стоит на обложке), нет номера и серии, не проставлялась печать работодателя. Дата рождения владельца содержит только год, а даты, указываемые в сведениях о трудоустройстве, вносились в формате год, месяц, число.

В 1973 году Постановлением № 656 был утвержден новый образец. Его обложка может быть выполнена из зеленого кожзаменителя или голубого картона. Последние нужно проверять особенно тщательно, среди них подделки встречаются наиболее часто. Кроме вида обложки, при проверке трудовых книжек этой серии нужно обращать внимание на годы выпуска, особенно конца 1980-х годов. Эти книжки оформлялись рабочим и служащим, из защитных знаков следует отметить извилистые линии, хорошо видные на просвет. Бланки трудовых книжек этой серии были двуязычными, герб СССР стоял на обложке и титульном листе, количество станиц было увеличенным по сравнению с остальными видами книжек. На каждом развороте проставлены серия и номер. на титульном листе выделено три строки для внесения персональных данных. Отметка типографии «Гознак» проставлена на последней странице .

Работникам колхозов выдавалась трудовая книжка колхозника образца 1975 года, утвержденная Постановлением № 310. Ее обложка выполнена из кожзаменителя зеленого цвета. В качестве элементов защиты также использовались извилистые линии, видимые на просвет. Двуязычные бланки, в которых членство в колхозе исчислялось трудоднями. Если такая книжка будет предъявлена сотрудником при поступлении на работу, продолжать использовать ее не следует – лучше оформить дубликат. Записи, сделанные на языке одной из союзных республик, нужно продублировать на русском.

Действующая в настоящее время трудовая книжка образца 2003 года утверждена Постановлением № 225. Ее обложка выполнена из кожзаменителя серого цвета. Оформляется при первичном поступлении на работу всем сотрудникам, подписывающим трудовые договоры с российскими организациями и предприятиями. Кроме того, работающие в России постоянные представительства иностранных компаний также оформляют своим сотрудникам трудовые книжки этой серии. У этих бланков имеются защитные элементы:

• надпись «Трудовая книжка», светящаяся в лучах ультрафиолета;
• шов, предотвращающий замену листов;
• водяные знаки в виде аббревиатуры ТК на каждой странице.

Каждый разворот имеет серию и номер, герб России стоит на обложке и титульном листе, отметка типографии «Гознак» стоит на последней странице.

В случае, когда проверка показала, что у кого-то из сотрудников трудовая книжка оказалась поддельной или недействительной, необходимо поставить его в известность об этом факте. Работник должен написать заявление на имя руководителя предприятия (ч. пятая ст. 65 ТК РФ) с просьбой оформить ему новый документ. Дубликат в этом случае оформлять нельзя, поскольку исходный документ оформлен на поддельном бланке.

Для описания причины, по которой необходимо оформить новую трудовую книжку. лучше указать «бланк неустановленной формы». Для подтверждения предыдущего стажа работник может обратиться в суд или собрать подтверждающие документы у прежних работодателей.

Директор ООО «Актуальный менеджмент» Екатерина Шестакова акцентирует внимание кадровиков на том, что большая часть используемых в настоящее время бланков трудовых книжек (за исключением серии 1938 года) имеют повышенный уровень защиты от подделки. Но нет четко установленных регламентов, по которым осуществляется идентификация фальшивых бланков.

Эксперт журнала «Кадровое дело» юрист Евгения Симакова советует на практике идентифицировать подлинные бланки по таким признакам:

• изготовлены на фабрике «Гознак»;
• номер и серия соответствуют тем, которые присваивались на момент оформления документа, одинаковые на каждой странице;
• нумерация страниц последовательная.

Как правильно внести сведения об образовании, если трудовая книжка оформляется на студента пятого курса государственного высшего учебного заведения: «неполное высшее» или «незаконченное высшее»?

Если студент уже окончил три полных курса, в строку «Образование» вносится запись «незаконченное высшее» (п. 2.1 Инструкции по заполнению, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее – Инструкция № 69).

Как внести исправления взапись об образовании на титульном листе трудовой книжки?

В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции № 69 записи об образовании исправлять нельзя, их можно только дописывать путем дополнения новых сведений, без зачеркивания внесенных ранее. Если, например, в строке «Образование» стояла надпись «среднее профессиональное», после нее нужно поставить запятую и написать «высшее профессиональное» (п. 2.1 Инструкции № 69). При этом заверять внесенные дополнения не нужно.

На работу оформляется сотрудник, у которого уже не осталось места в трудовой книжке для внесения новых записей в раздел «Сведения о работе». В трудовую книжку вшит вкладыш, на этот момент у работника имеется среднее профессиональное образование (на титульном листе книжке стоит «среднее общее). Что написать на титульном листе вкладыша?

В титульный лист вкладыша вносятся сведения, актуальные на данный момент. Следует указывать то образование, которое имеется у сотрудника сейчас.

Как правильно сформулировать запись об увольнении: «трудовой договор расторгнут по собственному желанию (инициативе работника)» или «уволен по собственному желанию (инициативе работника)»? Когда дается ссылка на статью Трудового кодекса – основание для увольнения, какова последовательность изложения формулировок? Если работник увольняется по собственному желанию, как правильно дать ссылку на ТК: «статья 77, часть первая, пункт 3» или «пункт 3 части первой статьи 77»?

При внесении записи об увольнении в трудовую книжку необходимо руководствоваться статьей 84 ТК РФ и давать ссылку на применяемую норму закона в такой последовательности: статья, часть статьи, пункт статьи полностью без сокращений. Например: «статья 77, часть первая, пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации». Формулировка при этом может использоваться любая: и «расторгнут по инициативе работника», и «уволен по собственному желанию».

Как рассчитывается срок службы в армии? Как правильно нумеруются вносимыезаписи: 04 или 4?

Сроки службы в рядах вооруженных сил вносятся в соответствии с теми датами, которые указаны в военном билете. Нумеруются записи с порядковым номером от 1 до 9 без нулей: 1, 2, 3 и т. д.

Трудовая книжка работнику была оформлена в 2002 году. Она содержит несколько записей, но запись о службе по контракту в армии с 1998 по 2000 год отсутствует. Нужно ли отразить этот период в трудовой?

Да, период службы по контракту в армии должен быть отражен в трудовой книжке, и отсутствие записи об этом является нарушением, допущенным кадровым работником, оформлявшим документ. При внесении записи проставьте порядковый номер, укажите текущую дату внесения, в графе 3 напишите: «С… по… проходил службу в Вооруженных Силах Российской Федерации». В графе 4 в качестве документа-основания укажите военный билет, его серию и номер.

После демобилизации сотрудник устроился на первое место работы, где ему была оформлена трудовая книжка. После записи о приеме была сделана запись о переводе в другое подразделение. Как исправить ситуацию и правильно внести запись о службе в армии?

Такую запись можно внести под следующим порядковым номером.

Сотрудница часто меняла фамилию в связи с замужеством. В результате свободного места не осталось ни на титульном листе, ни на внутренней стороне обложки, где указывается, на основании чего корректировались личные данные. Как в таком случае внести исправления в фамилию?

Все изменения в персональных данных должны в обязательном порядке отражаться на титульном листе трудовой книжки. Для внесения исправлений можно использовать верхнее или нижнее поле титульного листа. Старые данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой, над ними пишутся новые (п. 2.3 Инструкции № 69). На внутренней стороне обложки делается заверительная надпись, подлинность которой подтверждается подписью работодателя и печатью предприятия. Если места на передней внутренней стороне обложки уже нет, записи можно делать на задней.

Как правильно внести втрудовую книжку сокращенное наименование организации? Нужно ли указывать его в скобках?

Запись, содержащая наименование предприятия, не нумеруется. Наименование указывается в точном соответствии с уставными документами. Если в них закреплено как полное, так и сокращенное наименование юридического лица, они оба должны быть указаны. Сокращенное наименование нужно написать ниже полного, при этом скобки и кавычки использовать нельзя. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Студия телевизионных систем» ООО СТВС.

Как в трудовой книжке отразить факт переименования компании?

Если в тот период, когда сотрудник работал в компании, она была переименована, в графе 3 в отдельной ненумеруемой строке делается надпись: «Организация “А…” с 12.05.2016 переименована (преобразована) в организацию “Б…”» (раздел 3.2 Инструкции № 69). Такая запись должна быть внесена в трудовые книжки всех сотрудников.

Если название организации, указанное при приеме на работу, за несколько лет неоднократно менялось, как его можно исправить?

Записи о смене наименования должны вноситься в трудовую книжку оперативно и своевременно. Но если этого сделано не было, внесите только текущее наименование. При этом учтите, что указываемое наименование предприятия должно совпадать с теми реквизитами, что отражаются на печати, заверяющей факт увольнения.

При внесении записи об увольнении дата приказа была указана с ошибкой. Как указать в книжке, что она недействительна?

Внесите новую запись под следующим порядковым номером. В графе 3 напишите: «Запись за №. недействительна» (п. 1.2 Инструкции № 69). Отступив на строку ниже, внесите правильную запись.

Ликвидированная на настоящий момент организация допустила ошибку в фамилии работника при первичном заполнении трудовой книжки. Какие документы должны быть представлены для установления ее принадлежности?

В случае когда фамилия сотрудника не изменялась и была допущена именно опечатка, исправлению она уже не подлежит. Работнику нужно оформить дубликат.

Как исправить неправильную нумерацию в трудовой книжке, например, если один номер продублирован два раза. Как поступить, если ошиблись и внесли запись о награждении не в трудовую книжку, а во вкладыш?

Дублирование номеров записей ошибкой не считается, оставьте все как есть. Ошибочно внесенную во вкладыш запись признайте недействительной и внесите корректную запись в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Укажите в ней наименование предприятия, поставьте следующий порядковый номер и внесите сведения.

Соискатель предъявил трудовую книжку, в ее вкладыше нумерация записей начинаетсязаново с № 1. Запись об увольнении, сделанная в ноябре 2003 года, содержит следующие сведения: «уволен по статье 31 КЗОТ (организация уже ликвидирована). Имеются и другие записи об увольнении по статье 80, а не в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Как следует поступить?

В данной ситуации у вас есть два варианта действий. Первый: оставить внесенные ранее записи без изменений, надеясь на то, что ПФР не станет придираться и не сочтет ошибки принципиальными, поскольку в период 2003–2004 годов такие ошибки были обычным делом. Второй: погасить старую трудовую книжку, перечеркнув в ней все оставшиеся пустыми страницы и сделать отметку о выдаче дубликата. В дубликате указать общий суммарный трудовой стаж. Этот вариант кажется нам самым предпочтительным.

В наш холдинг входят предприятия, имеющие форму собственности ЗАО и ООО. Кадровый работник, внося запись, сделал ошибку, указав, что работник уволен переводомизООО в ЗАО. Но фактически он продолжает работать в ООО. Как поступить?

В соответствии с пунктом 1.2 Инструкции № 69, ошибочная запись может быть признана недействительной.

Поскольку в разделе «Сведения о работе» закончилось свободное место, и кадровик этого не заметил, запись о приеме на работу была сделана в разделе «Сведения о награждении». Ошибка была обнаружена только через год. Как поступить в таком случае?

Оформите работнику вкладыш в трудовую книжку и внесите в него запись о приеме на работу. Запись, сделанную в разделе «Сведения о награждении» следует признать недействительной.

Оформляя увольнение сотрудника, я не заметила, что запись о переводе на другую должность отсутствует (менеджер был повышен до должности начальника отдела продаж). Была сделана запись об увольнении, поставлена заверяющая подпись и печать. Следующая запись содержала сведенияо приеме в порядке перевода в дочернюю фирму (ее веду тоже я). В этот момент ошибка была обнаружена. Каким образом можно исправить ее?

Теперь исправить допущенную ошибку не представляется возможным. Единственный допустимый, на наш взгляд, выход – ждать того момента, когда трудовые отношения с этим сотрудником будут прекращены. Нужно внести в трудовую книжку запись об увольнении, после чего вновь открыть блок записей данного работодателя, к которому был переведен сотрудник. Укажите в заголовке его полное и сокращенное (если имеется) наименование. Поставьте следующий порядковый номер, укажите дату, когда работник был повышен в должности, и в графе 3 – сведения о переводе на другую должность, а в графе 4 – наименование и реквизиты документа-основания. Чтобы не забыть сделать это, вложите в трудовую книжку памятку, она пригодится и в том случае, если последующие записи будет вносить другой кадровик.

Проводя плановую проверку трудовых книжек на предприятии, обнаружила следующую ошибку: работник был устроен слесарем, но фактически все это время работает токарем. Запись о переводе отсутствует. Как поступить в этом случае?

Сделайте запись под следующим порядковым номером текущей датой, в графе 3 сделайте надпись: «С такого-то числа переведен на работу токарем», укажите разряд. В графе 4 укажите наименование и реквизиты документа, по которому был сделан перевод на другую должность.

На титульном листе трудовой книжки работника указана неверная дата рождения. Как можно внести исправления, если первичное оформление производилось на нашем предприятии?

Оформляем прием нового сотрудника на работу. На титульном листе предъявленной им трудовой книжки указан только год рождения (без даты и месяца). Кадровик, не обладающий достаточным опытом, внося исправления, также допустил ошибку. Невернаязапись была им зачеркнута, внесены правильные данные. На внутренней стороне обложки им была сделана заверяющая надпись:«сведения о дате рождения изменены на основании паспорта. », поставлена печать предприятия. Как поступить в этом случае?

При первичном оформлениитрудовой книжки были внесены некорректные сведения об образовании и специальности. Можно ли исправить эту ошибку?

На титульном листе трудовой книжки запрещается делать какие-либо исправления, за исключением тех, которые касаются изменения персональных данных, например фамилии или имени. В данных случаях сотруднику нужно будет оформить дубликат, их выдача регламентируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225).

Сотрудница нашла свою трудовую книжку, датированную 1998 годом, которую считала утерянной. В ней содержатсязаписи о трудовом стаже, не учтенном в новой трудовой книжке, выданной в 2001 году взамен утерянной. Сотрудница написала заявление с просьбой привести в соответствие информацию о трудовом стаже. Как это сделать правильно?

В новую трудовую книжку ничего вносить не надо, вести ее следует в обычном порядке. Первый документ должен быть погашен путем перечеркивания оставшихся незаполненными строк и передан на хранение сотруднице. При оформлении трудовой пенсии она должна будет предъявить в ПФР обе трудовые книжки, и ее трудовой стаж будет учтен полностью.

Если профессия сотрудника дает право на досрочное пенсионное обеспечение, нужно ли писать ее наименование на титульном листе трудовой книжки полностью?Например, электромонтер по ремонту и монтажу кабельных линий, постоянно занятый на работах по спайке освинцованных кабелей и кабелей с полиэтиленовыми и полихлорвиниловыми оболочками (согласно списку № 2).

В подобных случаях наименование профессии и специальности пишется полностью, в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции № 69. Если этого не сделать, при оформлении досрочной пенсии у работника могут быть проблемы в ПФР.

Как поступить, если на титульном листе трудовой книжки, выданной в 1991 году ликвидированным на настоящий момент предприятием, отсутствует печать?

Это может являться серьезной проблемой, поскольку при отсутствии печати предприятия, выдавшего трудовую книжку, она считается недействительной. Работник может сделать попытку найти предприятие – правопреемника ликвидированной организации. Текущий работодатель имеет право оформить сотруднику новый документ с момента приема его на работу – статья 65 ТК РФ такую возможность допускает. Естественно, что трудовой стаж по первой книжке работником будет утрачен.

У работника в трудовой книжке предыдущим работодателем была сначала сделаназапись о приеме на работу по совместительству, азатем о том, что он переведен на основное место работы. При этом отсутствует запись об увольнении. Предприятие было ликвидировано. Как правильно поступить в этой ситуации?

Есть надежда, что работодатель, ликвидируя предприятие, сдал на архивное хранение документы по личному составу. Пусть работник обратится в архив. Выданная архивом справка станет основанием для ПФР, чтобы зачесть период трудовой деятельности.

Как внести исправления в неправильно указанное наименование прежнего работодателя, если найти его не представляется возможным?

Тут уже ничего не исправишь – этот период не будет засчитан при начислении пенсии.

В 1970-х годах сотрудник работал в противоградовой экспедиции на территории Таджикской ССР. В трудовой книжке нет отметки о том, что работал он в полевых условиях, поэтому был отказ в оформлении досрочной пенсии. Как такая проблема может быть решена?

Работник должен обратиться в ту организацию, от которой он был отправлен в экспедицию. Ему должны выдать документы, подтверждающие полевой стаж, с которые он представит в ПФР. В случае если эта организация была ликвидирована, можно направить соответствующий запрос в архив. Выданные архивами справки признаются и принимаются ПФР.

Пусть работник обратится на последнее место работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки установленного образца.

Сотрудник получил оригинал трудовой книжки на руки для предъявления в социальную службу. Документ попал в руки маленькому ребенку, который порвал ее страницы, начиная с раздела 2 – «Сведения о награждениях». Необходимо ли в этом случае оформлять сотруднику дубликат трудовой книжки или достаточно вшить вкладыш?

В этом случае необходимо оформить дубликат в порядке, предусмотренном Постановлением № 225.

Новый работник, устраиваясь к нам на предприятие, предъявил две трудовые книжки, образца 1973 и 2003 года. Из записей, сделанных в них, видно, что он устраивался по ним на работу поочередно. Что нам делать?

Необходимо оставить работнику только одну книжку. Какую из двух, зависит от того, когда он оформлялся на работу впервые и какой именно образец на тот период считался действующим. Если первичное оформление происходило до 2004 года, можно оставить трудовую книжку образца 1973 года, если после начала 2004 года – то лучше оставить ту, на которой стоит герб РФ. Другую трудовую книжку необходимо погасить, перечеркнув в ней все пустые строки и чистые страницы. Работник должен получить ее на руки и хранить до тех пор, пока ему не потребуется оформлять трудовую пенсию. Нужно объяснить работнику, что в его интересах обратиться к прежним работодателям и собрать у них недостающие справки, на основании которых он сможет подтвердить свой трудовой стаж полностью.

У нас работают две сотрудницы – гражданки бывших союзных республик – Украины и Белоруссии. У украинки трудовая книжка украинского образца велась сначала на русском, а впоследствии – на украинском языке. У белоруски трудовая книжка республиканского образца изначально велась на белорусском языке. Сотрудник отдела кадров, работавший до меня, счел нужным продолжать вести эти книжки и вносил в них соответствующие записи. Как нужно было сделать правильно?

Трудовые книжки установленных в бывших союзных республиках образцов на территории РФ недействительны. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовые книжки работодатель должен вести на каждого работника, отработавшего более пяти дней, по той форме, которая установлена Правительством РФ. У всех работающих на предприятии иностранцев должны быть оформлены трудовые книжки образца, утвержденного Постановлением № 225.

Можно ли вносить текущиезаписи в трудовые книжкисоветского образца, владельцами которых являются граждане бывших республик СССР?

Трудовые книжки, действующие в советский период, считаются действительными и обменивать их не требуется.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения правил ведения и хранения трудовых книжек

• a. кадровика и руководителя организации;
• b. кадровика и владельца книжки;
• c. только владельца книжки.

• a. завести новую трудовую книжку;
• b. сделать запись на задней обложке трудовой книжки;
• c. оформить вкладыш в трудовую книжку.

• a. в оригинале документа есть исправления;
• b. в оригинале документа присутствует запись, которая признана недействительной;
• c. оригинал испорчен работником.

• a. только на первой и последней страницах;
• b. на всех страницах копии;
• c. на всех страницах, где для печати есть достаточно свободного места.

• a. денежные премии за успехи в работе;
• b. победы на корпоративных конкурсах;
• c. присвоение государственных наград и почетных званий.