Образец документа

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения (далее - "Работник").

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно __________________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Экономика и управление" и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

1.5. Работник должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы по организации делопроизводства;

- организацию планирования и оперативного управления производством;

- организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;

- порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;

- требования к организации работы с персоналом на АС;

- основы экономики, организации производства, труда и управления;

- основы трудового законодательства;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________________.

1.7. В подчинении Работника находятся: _______________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).

2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.

2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.

2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.

2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.

2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.

2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.

2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.

2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.

3.1. Работник имеет право:

- на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

- на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

- на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

- на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

- на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

- на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

- представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

<*> Постановление Минтруда РФ от 31.12.2003 N 94 (ред. от 24.04.2008) "Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций атомной энергетики, промышленности и науки".

Положение об отделе документационного и информационного обеспечения

1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.2. Отдел непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет [значение] заместителя(ей).

1.5. Обязанности заместителя(ей) определяются начальником отдела документационного и информационного обеспечения.

1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.

1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

1.8. [Вписать нужное].

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Отдел документационного и информационного обеспечения может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: секретариат, бюро (сектор, группа) внедрения технических средств, канцелярия, архив.

2.3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].

2.4. [Вписать нужное].

На отдел документационного и информационного обеспечения возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия.

3.2. Информатизация подразделений предприятия.

3.3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия.

3.4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

3.5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.

3.6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности предприятия.

3.7. [Вписать нужное].

Отдел документационного и информационного обеспечения выполняет следующие задачи:

4.1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.

4.2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.

4.3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.

4.4. Ведение делопроизводства.

4.5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы "Делопроизводство", сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.

4.6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.

4.7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.

4.8. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.

4.9. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.

4.10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.

4.11. Машинописное изготовление документов.

4.12. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.

4.13. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.

4.14. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.

4.15. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.

4.16. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.

4.17. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.

4.18. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.

4.19. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием отделом.

4.20. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.

4.21. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

4.22. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).

4.23. Участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.

4.24. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.25. Создание кабинетных библиотек предприятия.

4.26. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям работников подразделений.

4.27. Анализ печатных и электронных средств массовой информации.

4.28. Создание информационного банка данных, видео и фонотеки по материалам СМИ.

4.29. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации; переписка с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.

4.30. [Вписать нужное].

Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:

5.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимые для выполнения контрольных функций отдела.

5.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.

5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

5.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.

5.6. [Вписать нужное].

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;

- получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;

- информационного обеспечения деятельности предприятия;

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

6.3. Со службами АСУ - по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники.

6.4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.5. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.

7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;

- организацию оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

- сохранность принятых в работу документов;

- соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников отдела;

- соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации работниками отдела в служебных целях.

7.3. Ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

7.4. [Вписать нужное].

Руководитель структурного подразделения

[число, месяц, год]

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

Отдел документационного обеспечения должностная инструкция начальника - интересные подробности

Отдел документационного обеспечения - Управление Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области ПОЛОЖЕНИЕ об отделе документационного обеспечения Управления Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области Отдел документационного обеспечения Управления Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области далее — отдел является структурным подразделением аппарата управления Управления Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области далее — Управление. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, ФССП России, Положением о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов, приказами, указаниями и распоряжениями Управления, а также настоящим Положением. Отдел осуществляет деятельность в пределах своей компетенции и во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России, со структурными подразделениями Управления, с Управлением Минюста России по Свердловской области, а также с федеральными органами исполнительной власти. Работники отдела выполняют возложенные на них функции в соответствии с установленным распределением обязанностей и должностными регламентами. Основные задачи отдела 2. Обеспечение организации общего делопроизводства в Управлении в соответствии с требованиями Инструкций по делопроизводству. Осуществление контроля за своевременным прохождением, полным исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности Управления, их архивное хранение, а так же организация работы архива и постоянно действующей экспертной комиссии ЭК Управления. Обеспечение режима доступа использования документной информации. Исполнение иных задач, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, правовыми актами ФССП России, Положением о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов, приказами и распоряжениями Управления. Основные функции отдела 3. Организация делопроизводства в Управлении с несекретными документами, с документами «Для служебного пользования» на основе соответствующих инструкций. Обеспечение своевременного рассмотрения документов, представляемых для доклада руководству Управления. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства Управления, анализ состояние исполнительской дисциплины. Проверка качества оформления всех документов, представляемых на подпись руководству Управления. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам использование информации, содержащейся в. Согласование, регистрация и хранение подлинников организационно-распорядительных документов приказов, распоряжений, инструкций, положений Управления, своевременная рассылка и ознакомление с ними должностных лиц. Формирование и редактирование электронной базы организационно-распорядительных документов ее актуальной редакции. Осуществление экспедиционной обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции входящей, исходящей и внутреннейв том числе переданной по специальным средствам связи, ведение работы по ней в соответствии с закрепленными за отделом функциями. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, способствующих повышению культуры работы с документами, сокращению сроков прохождения исполнения документов, принятие мер по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом. Разработка и представление после согласования с постоянно действующей экспертной комиссией на утверждение руководителю номенклатуру дел Управления. Формирование и оформление дел отдела в соответствии с номенклатурой дел, осуществление контроля за формированием дел в аппарате управления и структурных подразделениях Управления. Принятие участия в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании в части информационного обеспечения автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий в том числе безбумажныхприменяемых в Управлении. Организация экспертизы научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работы архива и постоянно действующей экспертной комиссии Управления. Проверка правильности оформления актов о выделении к уничтожению оконченных в производстве дел с истекшими сроками хранения. Оформление протоколов заседаний экспертной Управления комиссии. Организация и проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности Управления и его структурных подразделений. Осуществление учёта и выдачи структурным подразделениям мастичных штампов, списание и уничтожение пришедших в негодность и утративших необходимость штампов. Проведение ежегодных проверок их наличия и условий хранения в структурных подразделениях Управления. Оказание методической помощи аппарату управления, структурным подразделениям Управления по вопросам делопроизводства. Организация и контроль деятельность городских, районных, межрайонных и специализированных отделов Управления по вопросам надлежащего ведения документооборота, делопроизводства и архивной работы. Разработка плана работы отдела, проектов организационно-распорядительных и методических документов по вопросам, касающимся сферы деятельности отдела. Организация и проведение обучающих семинаров по организации работы структурных подразделений на соответствие требованиям инструкции по делопроизводству, организации работы с зарегистрированными исполнительными документами, организации работы по оформлению завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств их оперативному хранению. Разработка и реализация мер по повышению качества работы городских, районных, межрайонных и специализированных отделов Управления по вопросам надлежащего ведения документооборота, делопроизводства и архивной работы. Направление в ФССП России специальных донесений в необходимых случаях, в установленном порядке и сроки. Работа с кадровым резервом. Организация и проведение занятий с сотрудниками отдела в системе служебной подготовки. Организация работы с обращениями граждан, представителями юридических лиц и представлениями прокуратуры в части касающейся. Своевременное и полное предоставление достоверной ведомственной статистической отчетности по направлению деятельности отдела по установленным формам. Обеспечение участия работников отдела в организации мобилизационных тренировок по оповещению и сбору. Выполнение мобилизационных мероприятий, предусмотренные при введении степени готовности, объявлении мобилизации. Организация и проведение работы по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отделе. Обеспечение защиты сведений, составляющих государственную, служебную иную охраняемую законом тайну в установленной сфере деятельности Управления. Исполнение иных функций, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, правовыми актами ФССП России, Положением о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов, приказами и распоряжениями Управления. Полномочия отдела Отдел в целях осуществления своих полномочий имеет право: 4. Готовить в пределах своей компетенции и вносить предложения по совершенствованию организации работы по делопроизводству в структурных подразделениях Управления. Осуществлять проверки деятельности структурных подразделений Управления по вопросам: 4. Своевременности и полноты регистрации и учета поступающих исполнительных документов. Организации работы с зарегистрированными исполнительными документами в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Исполнению требований Инструкции по делопроизводству. Участвовать в ведомственных проверках работы подразделений судебных приставов в составе комиссий Управления. Запрашивать и получать в установленном порядке документы, справочные иные материалы у структурных подразделений Управления по вопросам, относящимся к компетенции отдела. Вносить предложения о поощрении старших судебных приставов, работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Управления, а также о привлечении их к дисциплинарной или иной ответственности согласно действующему законодательству. Изучать и распространять в пределах своей компетенции положительный опыт работы. Участвовать в пределах своей компетенции в подготовке методических пособий и рекомендаций. Организовывать и осуществлять контроль за работой со служебными письмами и документами. Осуществлять проверку правильности оформления актов о выделении к уничтожению оконченных в производстве дел с истекшими сроками хранения. Привлекать в установленном порядке работников аппарата Управления к выполнению поручений руководства Управления. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями ФССП России и Управления. Структура и организация деятельности отдела 5. Структура и штатное расписание отдела утверждаются приказом ФССП России. Деятельность отдела осуществляется на основании планов работ ФССП России и Управления, планов работы отдела, иных планов работы Управления. Отдел возглавляет начальник отдела. Начальник отдела и работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем Управления по согласованию с курирующим заместителем руководителя Управления. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Управления. Прямое руководство отделом осуществляется руководителем и курирующим заместителем руководителя Управления. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела. Права, обязанности и ответственность работников отдела определяются должностными регламентами, утвержденными руководителем Управления. Разрабатывает должностные регламенты инструкцииопределяет обязанности, осуществляет контроль за исполнением сотрудниками отдела своих должностных обязанностей, устанавливает полномочия работников отдела по решению оперативных, организационных, производственно-хозяйственных иных вопросов, относящихся к компетенции отдела. Готовит в установленном порядке представления к присвоению классных чинов, аттестации. Вносит представляет руководителю Управления и курирующему заместителю руководителя Управления: - предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителя начальника отдела; - планы работы и основные показатели деятельности отдела, а также отчеты об исполнении планов; - проекты организационно-распорядительных и других документов по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности; - предложения о представлении к присвоению почетных званий, награждению государственными наградами Российской Федерации и ведомственными наградами работников отдела; - предложения об установлении работникам отдела, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, надбавок, премий, иных вознаграждений и дополнительных выплат; - предложения по применению к работникам отдела мер поощрения и дисциплинарного взыскания; - предложения по назначению на должность и освобождению от должности работников отдела; - информацию о деятельности отдела. Организует профессиональную подготовку и стажировку работников отдела. Решает в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной службе и трудовым законодательством Российской Федерации вопросы, связанные с прохождением федеральной государственной гражданской службы и осуществлением трудовой деятельности работников отдела. Представляет, в установленном порядке, отдел в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления и организациях. Проводит работу по созданию кадрового резерва для замещения должностей в отделе. Организует выполнение нормативных правовых актов Министерства юстиции Российской Федерации, приказов, указаний и распоряжений ФССП России, Управления. Принимает участие в совещаниях, проводимых руководителем Управления, а также в заседаниях комиссий и рабочих групп, созданных в Управлении и в состав которых он включен. Обеспечивает соблюдение в отделе законодательства о государственной гражданской службе и трудового законодательства Российской Федерации. Организует ведение в отделе делопроизводства и выполнение мероприятий по обеспечению режима секретности в соответствии с порядком, установленным ФССП России. В пределах своей компетенции даёт поручения работникам отдела, обязательные для исполнения. Осуществляет иные полномочия, вытекающие из задач отдела и Управления. Отдел в установленном порядке ведет делопроизводство согласно приказу Федеральной службы судебных приставов России от 10. Ответственность начальника отдела 6. Начальник отдела несет соответствующие виды ответственности: 6. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение отделом задач и функций, определенных настоящим Положением, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными и правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной службы судебных приставов и Управления. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своего должностного регламента. За несвоевременное, неполное и недостоверное предоставление ведомственной статистической отчетности по направлению деятельности отдела по установленным формам. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих должностных регламентов инструкций работниками отдела. За соответствие подготовленных лично и работниками отдела документов законодательству Российской Федерации, а также за качество подготавливаемых документов. За превышение предоставленных прав или использования их для решения вопросов, не обусловленных служебной необходимостью, а также за разглашение государственной тайны, сведений конфиденциального характера или иной информации ограниченного распространения, полученной в ходе исполнения обязанностей. За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату или несанкционированное их уничтожение. За причинение Управлению материального ущерба. Ответственность работников отдела 7. Каждый работник отдела несет соответствующие виды ответственности: 7. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своего должностного регламента инструкции. За соответствие лично подготовленных документов законодательству Российской Федерации, а также за качество подготавливаемых документов. За превышение предоставленных прав или использования их для решения вопросов, не обусловленных служебной необходимостью, а также за разглашение государственной тайны, сведений конфиденциального характера или иной информации ограниченного распространения, полученной в ходе исполнения обязанностей. За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату или несанкционированное их уничтожение. За причинение Управлению материального ущерба.

Должностная инструкция Начальника Отдела.

Карта сайта Все права защищены.
При использовании материалов сайта ссылка на isle-crete.ru обязательна!

Положение Об отделе документационного обеспечения

(наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения)

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
00.00.0000

1.1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Отдел подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.
1.4. Руководство подразделением:
1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.
1.4.2. Начальник отдела имеет ______ заместителя (ей).
1.4.3. Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела документационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.

2.1. Состав и штатную численность отдела документационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению исполнительного директора и начальника отдела документационного обеспечения и по согласованию с

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Начальник отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

№ п/п Задача Функции
3.1 Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.
Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.
Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.
Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).
3.2 Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.
Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.
Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников.
Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.3 Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.
Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.

4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.
4.2. Внутренние документы:
Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

Для выполнения функций и реализации прав отдел документационного обеспечения взаимодействует:

№ п/п Подразделение Получение Предоставление
5.1 С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для
регистрации, учета и хранения;
сообщений об изменениях в документационного обеспечения;
заявок на подбор технической литературы;
актов о списании документационного обеспечения;
заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;
копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;
технической литературы;
указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.
5.2 С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания;
положения о премировании работников отдела;
консультаций по вопросам трудового права.
предложений по формированию штатного расписания отдела
5.3 С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы(канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).

Отдел документационного обеспечения имеет право:
6.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.
6.2. Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.
6.3. Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.
6.4. Представлять руководству предприятия:
6.5.1. Предложения о поощрениях работников отдела.
6.5.2. Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
6.6. Проводить аттестацию работников отдела.

7.1. Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных
на отдел.
7.2. На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
7.2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.
7.2.3. Своевременное исполнение приказов руководства.
7.3. Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.
По результатам рассмотрения выносится решение:
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

(техническим директором, заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения
(подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00