Категория: Инструкции
1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом КАДРОВ
2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ПАО "Компания" от "__" _____ г. № ___
3.Требования МИ СМК соответствуют требованиям стандарта ISO
1.Область применения
2.Нормативные ссылки
3.Определения и сокращения
4.Общие положения
5.Требования к содержанию должностной инструкции
6.Требования к оформлению должностной инструкции
7.Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
8.Учет и хранение должностной инструкции, ознакомление персонала
9.Контроль соблюдения требований методической инструкции
Приложение А "Список должностей, инструкции для которых утверждает генеральный директор"
Приложение Б "Форма листа регистрации изменений"
Приложение В "Форма листа ознакомления с должностной инструкцией"
Приложение Г "Форма первого листа должностной инструкции"
Приложение Д "Форма таблицы служебных взаимоотношений"
Приложение Е "Форма журнала регистрации должностных инструкций"
Приложение Ж "Форма журнала выдачи копий должностных инструкций"
Приложение И "Форма протокола проверки соблюдения требований стандарта"
Лист регистрации изменений
1 Область применения и сфера действия
1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения, проведения изменений должностных инструкций.
1.2 Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО "Компания" в рамках системы менеджмента качества.
2 Нормативные ссылки
2.1 В настоящей инструкции учтены требования следующих документов:
- ISO 9000:2005 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь."
- ISO 9001:2008 "Системы менеджмента качества. Требования."
- ГОСТ Р 1.5 - 92 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов";
- Квалификационный справочник руководителей, специалистов и других служащих.
3 Определения и сокращения
3.1 Определения:
Должностная инструкция - нормативно-правовой документ, осуществляющий правовое регулирование трудовых отношений, определяющий профессиональные требования, должностные обязанности, права, служебные взаимоотношения сотрудника.
Структурное подразделение - обособленное подразделение предприятия, наделенное собственными целями и функциями.
Непосредственная подчиненность - указывается ближайший по организационной структуре руководитель (либо подчиненные при перечислении подчиненных сотрудников), который непосредственно определяет выполняемые задачи, планы работ для данного сотрудника (например, при наличии бюро внутри отдела, непосредственное руководство специалистом осуществляет начальник бюро, а не начальник отдела).
Должностные обязанности - конкретные работы, выполняемые сотрудником, занимающим определенную должность.
3.2 Сокращения:
ПАО - публичное акционерное общество;
СМК - система менеджмента качества;
СТП - стандарт предприятия;
МИ - методические инструкции;
ОК - отдел кадров;
ДИ - должностные инструкции.
4 Общие положения
4.1 Должностные инструкции определяют рациональное разделение и организацию труда работников при выполнении ими задач, определенных Положениями о подразделениях предприятия, а также Политикой в области качества ПАО "Компания".
4.2 При разработке должностных инструкций следует учитывать классификацию служащих по выполняемым функциям: руководители, специалисты и другие служащие согласно квалификационного справочника и штатного расписания предприятия. Функции руководителей состоят в определении задач, принятии решений и осуществлении контроля их выполнения. Функции специалистов состоят в подготовке информации и документации (конструкторской, технологической, плановой, учетной), на основе которой руководители принимают решения.
4.3 Должностные инструкции разрабатываются для всех специалистов и руководителей предприятия (включая штатные единицы временно вакантные) по каждой должности отдельно. В случае выполнения работниками, имеющими одинаковое наименование должности, различающихся трудовых функций, для них должны быть разработаны отдельные должностные инструкции, при этом в наименовании должностной инструкции в скобках должна быть указана специфика работы данного специалиста (например, должностная инструкция специалиста по кад-рам 1 категории (оформление приема, увольнения) отдела кадров).
4.4 Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения. Должностные инструкции для дирекции разрабатываются начальником отдела кадров.
4.5 Должностные инструкции разрабатываются и корректируются руководителем структурного подразделения в следующие сроки:
- в случае создания нового структурного подразделения не позднее 1 месяца с даты его создания;
- в случае необходимости внесения изменений в действующие долж-ностные инструкции (изменение наименования должности, должностных обязанностей, взаимосвязей и других основополагающих моментов) не позднее 2 недель с даты вступления в силу изменений. Порядок внесения изменений определен в соответствующем разделе настоящей Инструкции.
4.6 Должностные инструкции согласовываются с ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, начальником отдела кадров, в случае необходимости, с руководителями заинтересованных смежных подразделений, и утверждаются руководителем службы либо гене-ральным директором (для главных специалистов, заместителей генерального директора - см. приложение А). Согласующие подписи располагаются в конце текста должностной инструкции, обязательно должны быть указаны дата подписи, должность и расшифровка подписи.
4.7 Должностная инструкция для генерального директора согласуется с ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, утверждается Председателем Совета директоров предприятия.
4.8 Согласующие подписи означают:
- начальника отдела кадров - соответствие наименования должностной инструкции, указанных в ней наименований структурных подразделе-ний, должностей, структуры подразделения штатному расписанию; вы-полнение требований к оформлению должностной инструкции;
- начальника юридического отдела - соответствие изложенной в должностной инструкции информации действующему законодательству;
- ведущий инженер по СМК - соответствие должностной инструкции требованиям системы менеджмента качества.
4.9 Срок действия должностной инструкции - с даты утверждения в тече-ние 10 лет, в случае внесения изменений - в течение 10 лет с даты внесения последнего изменения. Руководители структурных подразделений обязаны проверять корректность информации, содержащейся в должностной инструкции, не реже 1 раза в год и, в случае необходимости, вносить предложения о ее актуализации.
5 Требования к содержанию должностной инструкции
5.1 Необходимые разделы должностной инструкции (очередность разделов обязательна):
- наименование должностной инструкции с указанием наименования должности, структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- профессиональные требования;
- права;
- служебные взаимоотношения;
- ответственность;
- лист регистрации изменений (форма в приложении Б);
- лист ознакомления с должностной инструкцией (форма в приложении В).
5.2 Текст должностной инструкции должен быть точным, не допускать различных толкований и логически последовательным.
5.3 Первый лист должностной инструкции оформляется в соответствии с приложением Г.
5.4 В разделе "Общие положения" должно быть указано:
- полное (в соответствии со штатным расписанием) наименование должности;
- квалификационные требования (к образованию и стажу работы, в случае необходимости - наличие специальной подготовки);
- непосредственная подчиненность;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- наличие подчиненных (находящихся в непосредственном подчинении, с указанием наименований должностей в соответствии со штатным расписанием)
- порядок замещения в случае временного отсутствия работника;
- перечень основных нормативных документов, регламентирующих работу (например, действующее законодательство, действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, докумен-ты системы менеджмента качества и должностная инструкция);
- чьи устные или письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие).
5.5 Раздел "Должностные обязанности" содержит формулировку целей работы сотрудника, направляющих его деятельность, предназначение, роль данного работника в организационной структуре предприятия. В данном разделе устанавливаются трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему указанную должность с учетом взаимосвязанности работ в соответствии с направлениями деятельности подразделения. Указываются все виды работ и требования к их выполнению, обязанности в рамках СМК предприятия. При перечислении трудовых функций уточняется, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в каких участвует совместно с другими специалистами. Должностные обязанности, которые работник выполняет самостоятельно, должны быть указаны в начале текста раздела, а в заключении - те, которые выполняются им совместно с другим персоналом. Формулировка должностных обязанностей должна быть четкой и исключать двоякое толкование, должна быть ориентирована на конечный результат деятельности.
5.6 В разделе "Профессиональные требования" должны содержаться основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также законодательных и нормативно-правовых ак-тов, положений, инструкций и других руководящих материалов, мето-дов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
5.7 Раздел "Права" включает перечень прав, которыми в пределах своей компетенции может пользоваться работник при выполнении возложенных на него должностных обязанностей. В данном разделе может быть указано право:
- на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые работник может решать самостоятельно);
- на получение информации, в том числе относящейся к коммерческой тайне предприятия, персональным данным сотрудников.
5.8 Раздел "Служебные взаимоотношения" включает описание взаимодействия работника по занимаемой должности с вышестоящим руководителем и должностными лицами других подразделений предприятия и внешними организациями. Раздел может содержать характеристику, как входящей, так и исходящей информации, которой данный сотрудник обменивается с другими подразделениями предприятия. Рекомен-дуется данный раздел представлять в виде таблицы с заголовками "Ра-ботник передает", "Работник получает"; в графах таблицы указывается наименование подразделения, вид документа, срок, периодичность (форма таблицы в приложении Д). Возможно также раскрыть взаимоотношения подразделения через перечисление подразделений, сторон-них подразделений, функционально связанных с ним, и перечислением по каким именно вопросам происходит взаимодействие. Наименования всех структурных подразделений должны соответствовать штатному расписанию.
5.9 Раздел "Ответственность" включает характеристику основных позиций, по которым работник несет персональную ответственность перед вышестоящим руководством. Например, недостоверность подготавливаемых документов, неправильное применение нормативных документов, регламентирующих работу. В случае необходимости подчеркивается также степень ответственности - полная или частичная.
6 Требования к оформлению должностной инструкции
6.1 Разделы должностной инструкции могут делиться на пункты, пункты при необходимости могут делиться на подпункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами (например, 5, 5.1, 5.1.1).
6.2 Заголовки разделов печатаются с прописной буквы, не подчеркиваются, выделяются полужирным шрифтом.
6.3 Внутри пунктов и подпунктов могут содержаться перечисления, пред каждой позицией перечисления ставят дефис или строчную букву, перед которой ставится скобка (например, а), б)).
6.4 Для текстовой части должностной инструкции используется шрифт Times New Roman № 14, полуторный междустрочный интервал.
6.5 Все листы ДИ должны быть пронумерованы. Нумерация листов располагается в нижнем правом углу листа.
7. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
7.1 Необходимость внесения изменений может быть вызвана производственной необходимостью (изменение организационной структуры, изменение функций подразделения) и по результатам внешних аудитов.
7.2 Основанием для внесения изменений в действующую должностную инструкцию является служебная записка руководителя структурного подразделения, согласованная с руководителем службы, к которой относится сотрудник, чью должностную инструкцию планируется изменить, и начальником юридического отдела; служебная записка передается в отдел кадров.
7.3 Внесение изменений в оригинал должностной инструкции осуществляет отдел кадров согласно ГОСТ 2.503-90 с оформлением извещения об изменении и служебной записки руководителю структурного подразделения о необходимости внесения изменений в копию должностной инструкции, хранящейся в подразделении.
7.4 Изменение в должностную инструкцию вступает в силу с момента утверждения извещения об изменении, а для сотрудника, чью трудо-вую функцию регулирует измененная должностная инструкция - с даты его ознакомления с внесенными в должностную инструкцию изменениями либо, в случае его несогласия, по истечение 2 месяцев уведомления об изменении. Изменение должностной инструкции (раздел "Должностные обязанности") является изменением основных условий труда, таким образом, в случае несогласия (неподписания измененной должностной инструкции) работника с внесенными изменениями должен быть выполнен порядок, предусмотренный Трудовым кодексом Российской Федерации.
7.5 Внесение в копию должностной инструкции, хранящейся в структурном подразделении, осуществляет руководитель структурного подраз-деления на основании представленного отделом кадров извещения об изменении не позднее 1 недели с даты получения извещения.
7.6 Информация о внесенных изменениях указывается в листе регистрации изменений (отделом кадров в оригинале должностной инструкции, руководителем структурного подразделения - в копии, хранящейся в подразделении), то есть, проставляется порядковый номер изменения, дата внесения изменения, подпись лица, вносившего изменения, регистрационный номер изменения. Лист регистрации изменений обязателен для всех должностных инструкций, является предпоследней (перед листом ознакомления) страницей документа и оформляется в соответствии с приложением Б.
7.7 Руководитель структурного подразделения обязан ознакомить соответствующий персонал подчиненного подразделения с изменением должностной инструкции под роспись в листе ознакомления в течение 7 дней после получения извещения об изменении, копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к оригиналу должностной инструкции, хранящемся в отделе кадров.
7.8 В случае необходимости корректировки более чем трех листов действующей должностной инструкции, изменения не вносятся, а долж-ностная инструкция полностью актуализируется и переутверждается. Процедура переутверждения аналогична процедуре разработки новой должностной инструкции. В случае переутверждения на первом листе новой должностной инструкции после утверждающей подписи указывается взамен какой (регистрационный номер, дата) должностной инструкции она разработана (например, "Взамен ДИ № 51-01-01 от 12.02.2016 года").
8. Учет и хранение должностной инструкции, ознакомление персонала
8.1 Утвержденная должностная инструкция, ее электронный вариант передается в отдел кадров для регистрации не позднее 7 дней с даты утверждения. Ответственный - руководитель структурного подразделения. В случае непередачи отделу кадров электронного файла, должностная инструкция не регистрируется и не принимается на хранение.
8.2 Регистрация должностной инструкции проводится отделом кадров в специальном журнале (форма в приложении Е). Кодификация ДИ про-водится по принципу: ХХ - Y - ААА, где ХХ - номер структурного подразделения, Y - категория должности (в соответствии со штатным расписанием), ААА - регистрационный номер.
8.3 После регистрации подлинник ДИ хранится в отделе кадров, копия передается отделом кадров в подразделение под роспись в журнале выдачи копий (форма в приложении Ж) не позднее 7 дней с даты регистрации. Руководитель подразделения должен контролировать наличие ДИ на рабочем месте у подчиненного ему работника.
8.4 Принимаемые сотрудники знакомятся с ДИ на этапе оформления на работу инспектором по кадрам отдела кадров (руководителем подраз-деления, там, где нет закрепленного инспектора по кадрам). Лист с подписью об ознакомлении передается в бюро учета персонала отдела кадров и подшивается в личную карточку работника. Ответственный - начальник бюро учета персонала отдела кадров.
8.5 Ознакомление сотрудника, исполняющего обязанности на период временного отсутствия основного работника, с должностной инструкцией заменяемого работника проводится руководителем подразделения. Копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к подлиннику должностной инструкции.
8.6 Утратившие силу должностные инструкции хранятся в отделе кадров в течение 1 года, затем передаются на хранение в архив предприятия с оформлением описи и акта передачи. На утративших силу должностных инструкциях на первом листе ставится отметка о дате, с которой ДИ становится недействительной, по возможности причина отмены ДИ (разработка взамен другой ДИ, исключение данной должности из штатного расписания предприятия и т.д.). Ответственный - начальник отдела кадров.
8.7 Руководители структурных подразделений несут ответственность за уничтожение копий отмененных ДИ, хранящихся в структурных подразделениях.
9. Контроль соблюдения требований методической инструкции
9.1 Контроль соблюдения требований данной методической инструкции возлагается на отдел кадров.
9.2 В целях контроля отдел кадров проводит проверки подразделений не реже 1 раза в год с оформлением протокола проверки (протокол включает в себя данные о соблюдении требований МИ СМК 5-001 и МИ СМК 5-002, форма в приложении И).
9.3 Результаты проверок подразделений доводятся до сведения руководителя соответствующей службы.
9.4 В случае необходимости отклонения от требований данной методической инструкции должны быть устранены руководителем подразделения не позднее даты, указанной в протоколе проверки. В случае несо-блюдения сроков устранения замечаний возможно наложение дисци-плинарного взыскания на руководителя структурного подразделения.
Начальник отдела кадров
Первый заместитель
генерального директора
Начальник юридического отдела
Ведущий инженер по СМК
Приложение А
(сравочное)
Список должностей, инструкции для которых
утверждаются генеральным директором
1. Первый заместитель генерального директора;
2. Заместитель генерального директора - начальник службы безопасности;
3. Главный инженер;
4. Главный бухгалтер;
5. Коммерческий директор;
6. Директор по производству;
7. Директор по технологии и качеству;
8. Директор литейного завода;
9. Директор по экономике;
10. Финансовый директор;
11. Заместитель коммерческого директора по рекламе;
12. Начальник транспортно-складского управления - заместитель коммерческого директора;
13. Начальник конструкторско-технологического центра - главный технолог;
14. Главные специалисты;
15. Заместитель директора по качеству - начальник отдела технического контроля;
16. Начальники цехов, отделов;
17. Начальник центральной измерительной лаборатории - главный метролог.
Какими нормативными документами регламентируется порядок составления должностных инструкций? Основные требования к составлению должностных инструкций. Кто отвечает за их наличие в организации и за хранение первых экземпляров этих документов? Как часто они перерабатываются?
В статье рассмотрены общие правила составления должностных инструкций в РФ, независимо от наименования должности или профессии работника, установленные нормативными документами, основные положения которых комментируются автором.
Должностные функции и обязанности работников организаций устанавливаются в должностных инструкциях. Должностные инструкции должны быть разработаны на все должности работников, установленные в штатном расписании организации. Главная цель должностных инструкций состоит в регламентации профессиональной деятельности работников, с тем чтобы избежать дублирования отдельными работниками одних и тех же должностных обязанностей.
Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.
Нормативные акты, регламентирующие порядок составления должностных инструкцийПри разработке должностной инструкции необходим глубокий и всесторонний анализ всех видов работ, выполняемых работником. Это позволяет сформулировать весь комплекс требований, предъявляемых к должности каждого работника. Составляя должностные инструкции, необходимо руководствоваться:
ОКПДТР – составная часть Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) РФ. Классификатор разработан в рамках выполнения Государственной программы перехода России на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики. ОКПДТР включает наименование должностей служащих и профессий рабочих, а также код каждой должности (профессии), который обязательно должен заноситься в форму Т-2 – “Личную карточку работника” (Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1). ОКПДТР также способствует решению задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню его квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, определения дополнительной потребности в кадрах в условиях автоматизированной обработки информации.
Следует знать, что в ОКПДТР включены наименования должностей государственных служащих, которые приведены в соответствии с Указами Президента РФ “О государственных должностях РФ” № 32 и “О реестре государственных должностей федеральных государственных служащих” № 33 от 11.01.95. В 2004 и 2005 гг. Указы Президента РФ переизданы в новой редакции. Поэтому наименования должностей государственных служащих, помещенные в ОКПДТР, использовать нельзя. Необходимо базироваться на Федеральном законе “О государственной гражданской службе Российской Федерации” от 27.07.04 № 79-ФЗ и Указе Президента РФ “О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы” от 31.12.05 № 1574. ОКПДТР состоит из двух разделов:
В классификаторе содержится, как указывалось выше, перечень должностей и профессий рабочих. Для составления должностных инструкций необходимы квалификационные характеристики. Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих включены в ЕТКС. в котором содержатся общие для всех отраслей народного хозяйства квалификационные характеристики. Они состоят из двух частей:
В первом разделе содержится перечень работ, которые обязан выполнять рабочий в соответствии с присвоенным ему разрядом.
Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих разработаны применительно к шестиразрядной тарифной сетке. Разряды установлены по их сложности, как правило, без учета условий труда. Во втором разделе перечисляются знания, которыми должен обладать рабочий в пределах выполняемой работы.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащихОбщеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов, служащих – иначе говоря, работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях РФ, независимо от их организационно-правовой формы собственности, содержатся в Справочнике. Справочник является нормативным документом. Его цель – обеспечение рационального разделения труда, создание механизма разграничения функций, полномочий и ответственности, четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.
Общероссийский классификатор занятийОКЗ также необходим для подготовки должностных инструкций, т. к. представляет собой систематизированный перечень видов трудовой деятельности, позволяющий достигнуть единообразия их наименований и обеспечить возможность статистических сравнений, учета и анализа в интересах осуществления рациональной политики занятости. Структурно классификатор состоит из девяти укрупненных групп:
Группы в свою очередь подразделяются на подгруппы, составные группы и базовые группы (подробнее см. ОКЗ). Использование ОКЗ помогает не только более точно обозначить наименования должностей и профессий, но и проставить каждой из них соответствующий код.
Зачем нужно составлять должностные инструкции?Действительно, нужно ли составлять должностные инструкции, если они прямо не указаны в ТК РФ, а в разделах Трудового договора и так отражены права и обязанности работника (ст. 57 ТК РФ)? Во-первых, текст должностной инструкции, наряду с правами и обязанностями работника, содержит квалификационные требования к работнику, условия, в соответствии с которыми он имеет право занимать определенную должность или работать по определенной профессии, взаимоотношения (связи по должности) и т. д. Во-вторых, в п. 4 “Общих положений” Справочника записано следующее:
“Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций ”. Это означает, что организация может взять за основу квалификационные характеристики, помещенные в Справочнике, и составить должностные инструкции на своих работников. Вывод: несмотря на то, что должностные инструкции прямо не указаны в Трудовом кодексе, они являются широко распространенными и полезными документами и рекомендуются для применения в организациях.
Требования к составлению должностных инструкцийПриступая к составлению должностных инструкций, необходимо помнить, что должностной состав работников организации в соответствии со Справочником включает три категории работников:
В Справочнике подчеркивается, что отнесение служащих к категориям зависит от характера выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические). Характеристики всех должностей в Справочнике состоят из разделов:
В разделе “Должностные обязанности” установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. В разделе “Требования к квалификации” установлен уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к его стажу работы. Следует помнить, что уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствие с Законом РФ “Об образовании” от 10.07.92 № 3266-1.
В Справочнике подчеркивается, что необходимые обязанности, включенные в характеристику конкретной должности, можно распределить между несколькими исполнителями. Разрешается без изменения наименования должности поручить работнику выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, выполнение которых не требует другой специальности или квалификации. В Справочнике отсутствуют квалификационные характеристики старших, ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений. Для определения должностных обязанностей этих работников и требований к их знаниям и квалификации, Справочник разрешает использовать характеристики соответствующих базовых должностей. Распределение обязанностей между заместителями руководителей должно осуществляться на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа. Добавить к должности наименование “старший” можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Должностные обязанности “ведущих” устанавливаются в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей. Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем организации исходя из степени самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственности за принимаемые решения, отношения к работе, эффективности и качества труда, а также учитывая профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности и др. Справочник предписывает в должностные обязанности руководителей наряду с выполнением основных функций включать необходимость обеспечения здоровых и безопасных условий труда подчиненных, а также контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативно-правовых актов по охране труда.Справочник также подчеркивает, что при назначении на должность необходимо учитывать требования к знанию работником соответствующих стандартов безопасности труда, экологического законодательства, норм, правил и инструкций по охране труда, средств коллективной и индивидуальной защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов, и разрешает по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения назначать на соответствующие должности лиц, не имеющих специальной подготовки и стажа работы, но обладающих достаточным практическим опытом и выполняющих качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации. Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника организации. Невыполнение требований должностной инструкции является основанием для применения дисциплинарного воздействия.
Какой сотрудник или какое структурное подразделение отвечает за наличие должностных инструкций? Где хранятся первые экземпляры инструкций, как часто они перерабатываются?Решение по каждому из перечисленных вопросов принимает руководство организации в зависимости от наличия специальных структурных подразделений и штата работников. Должностные инструкции могут разрабатываться сотрудниками отдела труда и заработной платы, руководителями структурных подразделений. Первые экземпляры могут храниться в подразделениях, которые их разрабатывали, но лучший вариант, когда первые экземпляры должностных инструкций, независимо от места их разработки, хранятся в кадровой службе. Это связано с тем, что при приеме на работу работник должен расписаться на первом экземпляре – подлиннике должностной инструкции. Его подпись подтверждает факт его ознакомления с условиями должностной инструкции. Помимо личной подписи и ее расшифровки, работник обязательно проставляет дату ознакомления с текстом инструкции. Перерабатываются должностные инструкции в том случае, если возникает необходимость уточнения, изменения функций, обязанностей, прав, ответственности и т. п. должностного лица. В случае увольнения работника и приема на освободившуюся должность другого работника вновь принятый расписывается на прежней должностной инструкции.
В В Е Д Е Н И Е
В настоящее время с появлением управленческих и бизнес-технологий многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность. Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
Вопросы, касающиеся научно-методических форм организации труда и регламентации трудовой деятельности работников подробно отображены в трудах отечественных специалистов [В.В.Травин, В.А. Дятлов, Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой.], широко представлены в учебной литературе российских авторов [Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина.].
В данной работе рассмотрены основные положения, нормы и требования, относящиеся к вопросам регулирования трудовых отношений и регламентации трудовой деятельности работников организации.
В первом разделе рассмотрены общие вопросы регулирования трудовых отношений и организации труда, а такженормативно-правовые акты, нормы и требования, относящиеся к регламентации трудовой деятельности.
Второй раздел посвящен вопросам относящихся к основным требованиям предъявляемых к разработке должностной инструкции её структуре и порядку согласования и утверждения.
В основе данной темы лежит ряд нормативно-правовах актов, действующее трудовое законодательство, ряд федеральных законов Российской Федерации регулирующих трудовые отношения работодателя и исполнителя. Главный нормативно-правовой документ, определяющий трудовую деятельность — «Кодексзаконов о труде Российской Федерации».
РазделI. Роль и задачи должностных инструкций в регламентации труда.
В практике регулирования трудовых отношений и организации труда чрезвычайно важна регламентация трудовой деятельности работников, четкое формализованное описание должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Главным инструментом при решении данных задач является Должностная инструкция представляющая собой локальный организационный документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором. Должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора.
Задачи должностных инструкций:
- облегчение адаптации нового сотрудника;
- установление сферы ответственности и компетентности исполнителя;
- предоставление исполнителю возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности.
Целями должностной инструкции являются:
- создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
- текущая регламентация труда работника;
- обеспечение объективности при аттестации работника, при его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.
Однако для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.
Согласно ст. 9 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) регулирование трудовых отношений осуществляется путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями Трудового договора (ТД). Как работодателю (ч. 1 ст. 22 ТК РФ), так и работнику (ч. 1 ст. 21 ТК РФ) законом предоставлено право изменять ТД в порядке и на условиях, установленных ТК РФ и в иных федеральных законах.
К числу существенных условий ТД относится трудовая функция (должность, специальность, профессия, квалификация), согласованная сторонами при приеме на работу в соответствии со штатным расписанием организации, или иная конкретная трудовая функция, не определенная в нем, но необходимая организации в данный производственный момент.
При этом в случаях, установленных Федеральным законом, связанных с предоставлением льгот либо введением ограничений, эти должности и профессии должны соответствовать квалификационным справочникам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ); в иных случаях справочники выполняют замещающую роль и выступают как нормативные акты.
Основополагающим является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. Следует учитывать и положения других актов, а именно:
– тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, утвержденные Постановлением Минтруда России от 10 ноября 1992 г. № 31;
– тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, утвержденные Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. № 32.
Во всех Единых тарифно-квалификационных справочниках и Квалификационных справочниках должностей, специалистов и служащих содержатся квалификационные требования к лицам, выполняющим указанные в них работы. Обязательным разделом этих требований является раздел «Характеристика работ» и «Должностные обязанности», которые и являются «судьей» в споре о спектре обязанностей, которые должен выполнять исполнитель по занимаемой им должности или выполняемой работе. Вместе с тем понимая, что изложенные в справочниках обязанности являются обобщенными для конкретных специализаций должностей и профессий, работодатель может создавать на их основе, с учетом всех местных нюансов организации труда, должностные инструкции и для конкретного исполнителя, и для конкретного рабочего места. Содержание этих инструкций должно согласовываться с каждым кандидатом на работу при проведении предприемных переговоров на предмет соответствия их требований с возможностями и желанием самого работника их выполнять.
Министерство труда рекомендует иметь должностные инструкции только в тех случаях, когда обязанности работника являются не общетиповыми. В общетиповых условиях работы действуют нормы вышеперечисленных квалификационных справочников и типовых характеристик. При этом соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией.
Поскольку требования справочников распространяются на работников организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности, они отражают минимально необходимые требования к профессиональному уровню работников с учетом обеспечения качества и производительности выполняемых работ в указанной сфере деятельности. При разработке должностных инструкций допускается расширение и уточнение перечня должностных обязанностей работников, основных навыков и знаний, необходимых для их выполнения, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
Из всего вышеизложенного следует, что, должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
Раздел II. Структура и порядок разработки должностных инструкций
Должностная инструкция должна быть разработана на основе Квалификационных справочников должностей служащих, утвержденных Министерством труда РФ, и с учетом положения о подразделении. В Квалификационных справочниках предусмотрены наиболее часто встречающиеся обязанности по соответствующей должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между исполнителями с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.
Процесс разработки должностной инструкции включает следующие стадии:
- Определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей.
- Выявление тех работ, которые выполняются по данной должности.
- Отбор типичных должностей для анализа.
- Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдение, собеседование).
- Сбор необходимой информации для анализа.
- Анализ работ по должности, т.e. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.
- Описание работы по должности, т.е. фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи4; условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом. Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностной инструкции.
- Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.
- На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция.
Подробная должностная инструкция содержит, следующие пункты:
В данном разделе указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности, категория должности (руководитель, специалист, технический исполнитель). Определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности (на основании раздела «Квалификационные требования» квалификационной характеристики по данной должности). Также описывается порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности. Указывается подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник. Определяется замещение по должности работника в случае его временного отсутствия. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности (на основании квалификационной характеристики по данной должности).
- Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности);
Указываются обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики по данной должности. Необходимо отметить, что если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ из двух и более должностей, должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями, с условием, что распределенные должностные обязанности будут иметь меньший удельный вес в объеме работ, чем работы по основной должности. Таким образом, решается задача совершенствования управления.
- Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей;
Указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника, заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей.
Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям. Перечень прав определяется в соответствии с законодательством и внутренними документами организации.
- Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя);
- Взаимоотношения (связи по должности);
Определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации. Перечисляются содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается. Данный раздел описывается особенно подробно в том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного работника, не входящего в штат какого-либо подразделения.
Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей, за неиспользование предоставленных ему прав, а также за несоблюдение требований законодательства.
Порядок согласования и утверждения должностной инструкции ;
Разработку должностной инструкции рекомендуется поручить руководителю того подразделения, в чьем непосредственном подчинении находятся работники, для которых разрабатывается должностная инструкция.
Должностную инструкцию рекомендуется согласовать с юридическим подразделением (юристом) организации, рекомендуется, чтобы должностные инструкции утверждались руководителем организации.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в кадровом подразделении организации в соответствии с установленным в организации порядком делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и начальнику соответствующего подразделения.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего по указанной в ней должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.
Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
Также, если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценки своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрении. Кроме того, этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.
Должностная инструкция – это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, т.к. она является главным инструментом в регламентации труда конкретных исполнителей, определяя конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения, указывая форму участия работника в управленческой деятельности и т.д.
1. Кодексзаконов о труде Российской Федерации: Официальный текст (по сост. на 2 февр. 1998 г.). — 2-е изд. — М. Филинъ, 1998. — 136 с.
2. Управление персоналом: Учеб. для вузов/ Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л. Еремина. — М. Банки и биржи; ЮНИТИ, 1998. — 423 с.
3. Хаммер М. Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе / Пер с англ. — СПб. Изд-во СПТУ, 1997. — 332 с.
4. Экономика труда и социальных отношений / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. — М. Изд-во МГУ, Изд-во ЧеРо, 1996. — 623 с.
5. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. — 2002. — № 5. — С.105—117.
6. Травин В.В. Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. — М. Дело, 1995.—336 с.
7. Примернаяформа трудового договора (контракта): Утв. Постановлением Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 135 // Библиотека и закон: Справочник. — Вып. 1. — М. Либерея, 1996. - С. 226-227.