Рейтинг: 5.0/5.0 (1888 проголосовавших)Категория: Инструкции
В каком подразделении и сколько хранить положения о структурных подразделениях и должностные инструкции? Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Введенные пароли не совпадают. Не заполнено обязательное поле Должность. Выберите, что Вам интересно. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Бухгалтерия и налоги Юридический навигатор Арсенал индивидуального предпринимателя Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Логин: В каком подразделении и сколько хранить положения о структурных подразделениях и должностные инструкции? Автор ответа: профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Согласно Перечню 2010 года срок хранения должностных инструкций и положений о структурных подразделениях 75 лет, следовательно, они подлежат передаче в архив организации после 2-х лет окончания делопроизводством хранения в структурных подразделениях. От какой даты считать эти 2 года: с даты отмены и замены новыми или с даты утверждения? Зачастую в эти документы вносятся изменения и дополнения, периодически происходит процедура ознакомления с ними вновь принятых работников. Прошу разъяснить порядок и сроки приема указанных документов в архив организации. Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов. Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. При решении вопроса, какие документы и от каких подразделений принимаются в архив, необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать конкретную систему работы с ними, которая складывается в организации. В некоторых случаях разработка положений о подразделениях может быть делегирована руководителям подразделений, которые хорошо понимают цели и основные задачи деятельности, но вот разработка должностных инструкций самими работниками «самим себе» является недопустимой. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы. В них должно отражаться также и делегирование или нет полномочий по утверждению положений и должностных инструкций тем заместителям первого руководителя, которые «курируют» соответствующие подразделения в рамках распределения зон ответственности между первым лицом и его заместителями. Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях». Спустя 3 года или минимум 1 год после замены новыми срок хранения — «До минования надобности» заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если в организации руководителям структурных подразделений или «курирующему» их заместителю первого руководителя предоставлены полномочия децентрализованно готовить положения и должностные инструкции к утверждению или утверждать их, то утвержденные оригиналы будут храниться непосредственно в подразделениях или в секретариате «курирующего» заместителя постоянно «по месту разработки и утверждения». При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений. После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба «другое подразделение» получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля. После замены новыми минимум через 1 год максимум через 3 года кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации. На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов. Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года. В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. То есть утратившие силу положения и должностные инструкции утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет. Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке. И, наконец, при исчислении сроков хранения документов действует старое архивное правило — срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом «окончания документов делопроизводством», т. Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя.Срок хранения должностных инструкций Срок хранения должностных инструкций Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения должностных инструкций нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое. Нормативные акты: Срок хранения должностных инструкций Индивидуальная должностная инструкция работника хранится в организации 75 лет ст. Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс При отсутствии подразделения документационного обеспечения подлинники должностных инструкций и регламентов хранятся у должностного лица, ответственного за делопроизводство. Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс.
Смотри также
бесплатно и без смс Где Хранятся Должностные Инструкции В Организации
Должностная инструкция – это документ, который устанавливает отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении. Некоторые из них еще находятся в стадии доработки и утверждения.
Должностная инструкция - качественное описание круга примерных действий работника Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция — это локальный акт, в котором определяется место работника в системе управления предприятия, а также закрепляются основные функции, обязанности.
Должностная инструкция - качественное описание круга примерных действий работника
Основной целью разработки должностной инструкции является: в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними локальными Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в.
Перед тем как приступить к разработке должностных инструкций необходимо. Должностная инструкция хранится в отделе кадров организации.
Мы будем говорить о должностных инструкциях. Сотрудники, занимающиеся кадровыми и бухгалтерскими вопросами, на лекциях обычно задают много вопросов по этой теме. И я решила посвятить ей целый семинар, чтобы разобраться во всех подробностях.
В начале семинара необходимо дать определение самому понятию должностной инструкции, чтобы слушателям стало полностью ясно, о каком именно документе идет речь.
Итак, должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором указывается трудовая функция работника, определяются его основные трудовые права и обязанности в организации, система подчинения, взаимодействие с работниками других структурных подразделений, а также ответственность при осуществлении трудовой деятельности.
Является ли должностная инструкция локальным нормативным актомДолжностная инструкция утверждается приказом директора компании и распространяется на неопределенный круг лиц: всех работников, которые занимают или когда-либо будут занимать поименованную в такой инструкции должность.
Получается, что на первый взгляд инструкция ко всем работникам организации отношения не имеет. Хотя если смотреть глубже, то остальные работники могут взаимодействовать с субъектом должностной инструкции только в рамках этого документа. Любые другие отношения, складывающиеся между работниками организации, будут выходить за рамки должностных полномочий. Следовательно, по моему мнению, должностная инструкция имеет отношение ко всем работникам организации. Значит, она является локальным нормативным актом.
Насколько необходимы должностные инструкцииАлгоритм составления и изменения должностных инструкций. Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда.
Кроме того, суды при рассмотрении индивидуальных трудовых споров прежде всего учитывают, содержалась ли обязанность, которую предположительно не исполнил работник, в тексте должностной инструкции и трудовом договоре. Поэтому иметь в организации должностные инструкции выгодно прежде всего работодателю. всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле.
Правила составления должностных инструкцийАлгоритм составления и изменения должностных инструкций. При подготовке текстов должностных инструкций можно руководствоваться тарифно-квалификационными справочниками. Обратите внимание, что Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787. не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.
Замечу, что можно и не руководствоваться никакими документами, а разработать должностные инструкции самостоятельно. В любом случае обязанности работника будут с ним согласованы, поэтому претензий с его стороны после ознакомления с ними быть не должно.
В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы, как я уже сказала, руководитель организации.
Если есть необходимость, то должностные инструкции можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.
Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если обязанности сформулированы в общем виде, то документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Хотя такой способ составления инструкций редкостью не является.
Позиция работодателя «Сотрудник же сам прекрасно понимает, что ему делать» широко распространена, но в корне порочна. Работник совершенно необязательно понимает, что ему надлежит делать на своем рабочем месте, и задача работодателя донести до него эту информацию в максимально доступном виде.
Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан.
Заполнение основных разделов должностной инструкцииТеперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.
Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса РФ» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.
В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.
Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.
Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).
Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.
Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.
Какие дополнительные разделы можно включитьТакже в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.
В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.
Советую включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы. Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.
В связи с чем должностная инструкция может быть измененаПо сути, изменение должностной инструкции представляет собой изменение обязанностей, предусмотренных трудовым договором. А это возможно только по обоюдному согласию сотрудника и работодателя, заключенному в письменной форме. То есть работник должен письменно выразить согласие на изменение своей должностной инструкции. Например, подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, которое изменяет раздел «Обязанности», с обязательным указанием, что данное изменение будет отражено в должностной инструкции.
С технической точки зрения изменение должностной инструкции аналогично ее составлению. То есть фактически пишется новая должностная инструкция, работодатель ознакомляет с ней работника, а старая отправляется в архив.
Единственная ситуация, когда должностную инструкцию можно изменить без согласия работника, предусмотрена статьей 74 ТК РФ. Она устанавливает правила изменения определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Фактически, если в организации происходят структурные изменения или меняется техника, то замена должностных инструкций не требует согласия работников. Правда, если работник не согласится с новыми должностными обязанностями, компания обязана в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу: как вакантную должность или работу, соответствующую его квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Обязательно условие, чтобы работник мог выполнять предлагаемую ему работу с учетом состояния здоровья.
Предлагать вакансии в других местностях в этой ситуации работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. При отсутствии подходящей работы или отказе работника от всех предложений трудовой договор с ним может быть прекращен в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Необходимо отметить, что все вышеназванные правила работают в случае, если должность, регулируемая инструкцией, занята конкретным работником. Если же должностная инструкция «пустая», то есть по ней никто в настоящее время не работает, то и согласовывать изменения работодателю будет не с кем. В таком случае можно просто составить новую должностную инструкцию.
О вопросе изменения должностных инструкций высказывался Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6. Полезно с ним ознакомиться.
Где хранить должностные инструкцииПо общему правилу должностные инструкции хранятся в отделе кадров, конкретно в личных делах работников, если они ведутся в организации. Кроме того, эти документы регистрируются в специальном журнале, который можно назвать, например, «Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним». В нем же ставится отметка о том, что отдел кадров ознакомил работника с должностной инструкцией при принятии на работу или в случае внесения изменений в этот документ.
С целью обеспечения прозрачности трудового процесса копии должностных инструкций выдаются на руки работникам с обязанностью хранить их на рабочем месте (что выполняется далеко не всегда), а в некоторых случаях и их непосредственным начальникам. Обратите внимание, что речь идет именно о копиях, а не о вторых и третьих экземплярах должностной инструкции.
В случае сокращения должности, которую регулирует конкретная должностная инструкция, этот документ должен быть передан в архив организации, а ни в коем случае не уничтожен. Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В соответствии с ним должностная инструкция является документом постоянного хранения или хранится 3 года в случае замены на новый. Должностные инструкции могут потребоваться впоследствии как компании, так и работнику, например, в случае возникновения трудового спора или спора с Пенсионным фондом о подтверждении трудового стажа.
Могут ли оштрафовать за отсутствие инструкцийСпрашивает Валентин Перигора, главный бухгалтер (г. Когалым)
– У нас в компании недавно провели кадровый аудит силами нового руководителя отдела по управлению персоналом. Выяснилось, что не хватает должностных инструкций по большей части позиций. Можно не составлять документы? Есть ли за это какая-то административная ответственность?
Отвечает Ольга Макаркина, лектор, ведущий аудитор ЗАО «ДомиЛекс»
– Оштрафовать компанию или ее руководителя за отсутствие должностных инструкций трудовые инспекторы не вправе. Но важно, чтобы все обязанности сотрудника были определены в его трудовом договоре. Должностная инструкция не является обязательным документом. Просто ее наличие на руку самой компании. Например, так будет легче отказать неподходящим соискателямна вакансии. Не принять человека на работу можно только на основании его деловых качеств. А требования, связанные с этими профессиональными навыками, как раз и описываются в должностных инструкциях. Помогут инструкции и объективно оценить работника в период прохождения им испытательного срока.Документ поможет рационально распределить обязанности между сотрудниками.
Поэтому советую вашей организации все-таки разработать должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников. О пользе инструкций как для работника, так и для работодателя говорит Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 .
Елена Юрьевна Сафарова. В настоящее время – консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.
Должностная инструкция - документ, который часто применяется на практике. Однако ТК РФ не содержит даже упоминания о ней. В связи с этим у работников кадровых служб возникают вопросы об обязательности ее применения, порядке составления и внесения изменений, а также о ее оформлении. На эти и другие вопросы ответим в настоящей статье, а в качестве примера приведем образец должностной инструкции работника отдела кадров.
Обязательна ли должностная инструкция?
Законодательством не предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать и применять должностные инструкции. Более того, на федеральном уровне нет единого правового акта, устанавливающего порядок ее составления. Есть лишь отдельные ведомственные приказы, регламентирующие процесс подготовки должностной инструкции работника соответствующего ведомства.
Что такое должностная инструкция и для чего она нужна? Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" (далее - Письмо N 4412-6) определил, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Разберем содержание данного определения подробнее.
Трудовая функция согласно ст. 57 ТК РФ - это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работнику работы. Длительное время трудовую функцию работника определяли лишь через указание в трудовом договоре наименования должности, профессии, специальности. Перечень обязанностей работника по конкретной должности устанавливался в квалификационных справочниках, которые создавались по отраслям производства с целью унификации известных тогда профессий и должностей, описания работ, их распределения и закрепления за конкретными профессиями рабочих и должностями служащих. Следует учесть, что при создании первых таких документов существовала централизованная власть, решения которой безоговорочно исполнялись на местах, а к претендентам на одинаковые должности предъявлялись единые требования - так устранялся субъективизм при назначении на должности.
Одним из действующих в настоящее время является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, содержащий квалификационные характеристики различных должностей. Согласно п. 5 Справочника каждая квалификационная характеристика включает в себя три раздела:
- должностные обязанности (основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих);
- должен знать (требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей);
- требования к квалификации (требования к уровню профессиональной подготовки работника, необходимому для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом РФ "Об образовании" <1>). Требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей (п. 2 Справочника).
<1> Закон РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании".
Сведения Справочника можно брать за основу при составлении должностной инструкции по определенной должности.
Раздел "Должностные обязанности" имеет первостепенное значение как для работника, так и для работодателя. Нормативное закрепление обязанностей работника позволит работодателю требовать их исполнения и при отказе работника от этого применить дисциплинарное взыскание, в том числе в виде увольнения. Работник, в свою очередь, может защитить свои права в случае понуждения его работодателем к выполнению работ, не предусмотренных в должностной инструкции.
Отметим, разделы "Должен знать" и "Требования к квалификации" имеют большое значение при решении вопроса о приеме работника на работу и переводе его на другую должность.
Кроме указанного, можно выделить следующие преимущества наличия должностной инструкции:Из вышесказанного можно сделать вывод, что должностные инструкции желательно составлять по каждой должности, предусмотренной в штате организации, тем более что отдельными ведомственными приказами это прямо указано.
Содержание должностной инструкции
Единого правового акта, устанавливающего порядок составления и оформления должностной инструкции, нет. За основу при рассмотрении данного вопроса возьмем методический материал, рекомендованный Управлением общеобразовательных учреждений и инспектирования Минобразования для использования при разработке локальных актов образовательного учреждения.
При составлении должностных инструкций работников необходимо учитывать уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы. При распределении между работниками обязанностей необходимо следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность выполнения операций, причем сложные операции закрепляются за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит пять разделов:
Раздел "Права" содержит перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы.
Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция.
Предоставление работнику прав способствует полному исполнению возложенных на него обязанностей. Вот почему в следующем разделе должностной инструкции - в разделе "Ответственность" - предусматривается одинаковая ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав. В нем можно указать фразу: "Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией".
Содержанием раздела "Требования к работнику" определяются требования к уровню образования и стажу работника, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности. Сведения данного раздела могут быть включены включены в раздел "Общие положения".
Отметим, чего следует избегать при разработке локальных нормативных актов:Порядок составления и оформления должностной инструкции
В качестве примера при определении порядка составления и оформления должностной инструкции рассмотрим Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации".
В Приложении 3 к рассматриваемому Положению установлен Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции, то есть указано, какие должностные лица ответственны за каждый этап создания должностной инструкции. Например, должностную инструкцию помощника первого заместителя руководителя ФТС разрабатывает начальник главного управления, управления, в штате которого находится должность, далее инструкция согласовывается в Правовом управлении и утверждается первым заместителем, заместителем руководителя ФТС. Если говорить в целом о различных учреждениях, разработка содержания должностных инструкций является обязанностью руководителей подразделений, в штат которых входит соответствующая должность, далее ее содержание проверяют сотрудники отдела кадров либо юристы, а утверждает должностную инструкцию руководитель организации или уполномоченное им на то лицо.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в установленном порядке. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, замещающего соответствующую должность, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения.
Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который в таможенных органах ведется по форме, установленной Приложением 2 к рассматриваемому Положению. В других учреждениях лист ознакомления может быть аналогичным. Приведем его образец.
Согласно п. 3.2 Положения должностная инструкция (вместе с листом ознакомления) должна быть пронумерована, прошнурована и заверена печатью организации. На обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ______ листов" (количество прописью). Запись подписывает начальник таможенного органа (лицо, им уполномоченное) с указанием даты (п. 2 примечания к Приложению 2 к Положению). Хранятся должностные инструкции, как правило, в отделе кадров. Пункт 3.2 Положения допускает их хранение также в соответствующем подразделении таможенного органа согласно установленному порядку. Для текущей работы используется заверенная копия должностной инструкции, которая выдается должностному лицу, проходящему службу в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения таможенного органа (п. 3.3 Положения).
Должностной регламент государственного служащего
Статьей 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" предусмотрено, что профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. Фактически должностной регламент ничем не отличается от должностной инструкции. Это видно из перечня пунктов, обязательных для включения в регламент:
1. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности.
2. Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы.
3. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
4. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.
5. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений.
6. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями.
7. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа.
8. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой.
Как было сказано выше, в настоящее время приняты и действуют отдельные ведомственные Приказы, устанавливающие порядок подготовки должностных регламентов. В качестве примеров можно назвать:
- Приказ ФСК России от 20.02.2007 N 40 "Об утверждении примерной формы должностного регламента федерального государственного гражданского служащего органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ";
- Приказ Минздравсоцразвития России от 21.11.2006 N 793 "О должностных регламентах федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в Минздравсоцразвития России";
- Приказ Федеральной антимонопольной службы от 28.04.2006 N 116 "Об утверждении типовой формы должностного регламента государственного гражданского служащего Федеральной антимонопольной службы";
- Приказ Генпрокуратуры России от 16.10.2006 N 92 "Об утверждении примерных должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих органов Прокуратуры Российской Федерации";
- Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 31.03.2008 N 69 "Об утверждении типовых должностных регламентов заместителей начальников управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации";
- Письмо Рособразования от 29.12.2006 N 17-3-09/164 "О должностном регламенте руководителей образовательных учреждений";
- Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 21.02.2006 N 18 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации".
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
В рассмотренном выше порядке принимаются должностные инструкции в виде отдельного документа. Возможен также вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, однако он более приемлем для коммерческих организаций с небольшим количеством одинаковых должностей и возможностью установить должностные обязанности под конкретного работника. В бюджетных организациях рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного документа.
На практике у кадровой службы возникает вопрос о порядке изменения должностной инструкции - нужно ли уведомлять сотрудника или возможно произвести ее изменение в одностороннем порядке? Ответ на этот вопрос был дан в Письме N 4412-6. В частности, указано, что, если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ), работника необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом. Тогда изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение в нее изменений не влечет за собой изменение обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, необходимо подготовить дополнительное соглашение и внести одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию.
В указанном Письме Роструд рекомендует при подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Этот государственный стандарт в разд. 2 определяет состав реквизитов документов. Требования к их оформлению приведены в разд. 3. В частности, в п. 3.11 указан порядок оформления даты утверждения документа, а в п. 3.16 даны образцы грифов утверждения документов. Пункт 3.18 устанавливает требования к заголовку текста, п. 3.20 содержит порядок составления текста документа, а п. 3.25 включает в себя сведения о заверении подлинности подписи должностного лица. В п. 3.26 указан порядок заверения копии документа подлиннику, о чем важно помнить сотрудникам кадровых служб. Оригиналы должностных инструкций должны храниться в отделе кадров, а на рабочих местах находятся их заверенные копии. Требования к бланкам документов указаны в разд. 4. В Приложениях приведены Схемы расположения реквизитов документов и Образцы различных бланков.
___________________________________ (наименование должности руководителя)
___________________________________ (личная подпись, расшифровка подписи)
"__" _________ 2008 г. N ___
инспектора отдела кадров __________________________ (наименование организации)
I. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инспектора отдела кадров.
2. Инспектор отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя предприятия.
3. Инспектор отдела подчиняется начальнику отдела кадров организации.
4. На должность инспектора отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.
5. Инспектор отдела кадров руководствуется в своей работе законодательством Российской Федерации, уставом организации, нормативными документами организации, документами отдела кадров организации и настоящей должностной инструкцией.
6. Инспектор отдела кадров должен знать: структуру отдела кадров организации; распределение обязанностей между руководством; порядок учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников; тарифно-квалифицированные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих; порядок исчисления стажа работы; правила составления и оформления документов; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также обладать навыками работы на персональном компьютере, уметь работать с людьми и владеть нормами деловой этики.
7. Инспектор отдела кадров обязан:
- вести учет личного состава организации, оформлять установленную документацию по кадрам;
- осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников организации в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами;
- формировать и вести личные дела работников организации, своевременно вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
- готовить необходимые документы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления работников организации к поощрениям и награждениям;
- изучать движение кадров и причины их текучести, принимать участие в разработке мероприятий по их устранению;
- заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о трудовой деятельности работников организации;
- вести записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работников организации;
- оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации, а также семьям, потерявшим кормильца;
- вести текущий архив личных дел и оформлять документы по истечении установленных сроков хранения к сдаче в архив;
- оформлять больничные листы на работников организации;
- вести учет предоставления отпусков работникам организации, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков ежегодных отпусков;
- контролировать состояние трудовой дисциплины в организации и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка;
- вести учет нарушений трудовой дисциплины;
- обеспечивать составление установленной отчетности о работе с кадрами;
- вести учет прохождения медицинских осмотров работников организации;
- вводить сведения работников организации в электронную базу данных и поддерживать ее в актуальном состоянии;
- выполнять иные распоряжения начальника отдела кадров и руководителя организации.
8. Инспектор отдела кадров имеет право:
- докладывать руководству отдела кадров обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;
- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
9. Инспектор отдела кадров несет ответственность:
- за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим трудовым законодательством;
- за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии, - в соответствии с действующим законодательством РФ.
С должностной инструкцией ознакомлен ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Второй экземпляр получил на руки ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Автор: К.В.Шестакова
Название источника: Журнал "Отдел кадров бюджетного учреждения"
