должностная инструкция делопроизводителя в администрации города

Официальный сайт Администрации города Новошахтинск - Инструкция по делопроизводству Администрации города Новошахтинска

Инструкция по делопроизводству Администрации города Новошахтинска

Утверждена распоряжением Администрации города от 29.06.2016 № 104

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Администрации города Новошахтинска

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству Администрации города Новошахтинска (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации города.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), Регламентом работы Администрации города.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации города применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами, а также с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденную постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, и проводится
в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.7. Руководство организацией, ведением и совершенствованием дело-производства на основе единой политики в Администрации города, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются общим отделом Администрации города (далее – общий отдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Администрации города.

1.8. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации города. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников структурного подразделения Администрации города, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.9. Работники Администрации города несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Администрации города.

1.10. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам, все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию руководителя структурного подразделения Администрации города передаются другому работнику.

1.11. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов распоряжений и постановлений Администрации города, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения Администрации города, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования предоставляются управляющему делами Администрации города.

2. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, включенный в документооборот органа исполнительной власти;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа – получение электронного образа документа.

3. Состав управленческих документов Администрации города

3.1. Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации города, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимодействия между Администрацией города, государственными органами и организациями, отраслевыми (функциональными) органами Администрацией города.

Функции управления в Администрации города реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2. Правовой акт Администрации города – официальный документ, фиксирующий принятие в Администрации города правового решения по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также по вопросам организации работы Администрации города, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории муниципального образования «Город Новошахтинск», имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Администрации города являются:

постановления Администрации города Новошахтинска;

распоряжения Администрации города Новошахтинска.

3.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации города, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

3.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Администрации города;

инструкции (методические рекомендации);

3.4.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.2. План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

докладная, объяснительная и служебная записки;

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в Администрации города готовятся как:

ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе и первых);

исполнение поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе и первых) в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Администрации города;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

3.5.3. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

3.5.5. Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

3.5.6. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

4. Документация Администрации города

Общие правила оформления управленческой документации

4.1. Документация Администрации города Новошахтинска – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом работы Администрации города, а также положениями о структурных подразделениях Администрации города.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт
(при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков используется шрифт размером 14 пт. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое – не менее 20 мм;

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации города используются следующие реквизиты:

а) Герб города Новошахтинска;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) справочные данные об органе исполнительной власти;

г) наименование вида документа;

д) дата документа;

е) регистрационный номер документа;

ж) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

з) место составления или издания документа;

к) гриф утверждения документа;

л) заголовок к тексту;

м) текст документа;

н) отметка о наличии приложений;

о) подпись должностного лица;

п) гриф согласования документа;

р) визы согласования документа;

с) оттиск печати;

т) отметка о заверении копии;

у) отметка об исполнении документа;

ф) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

4.3.2. Орган исполнительной власти должен соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган исполнительной власти.

4.3.3. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации города осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.

ООО «Вега» Личная подпись А.И. Иванов

Исполнительный директор Личная подпись А.И. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Генеральный директор Личная подпись Т.А. Петров

Главный бухгалтер Личная подпись Г.И. Алексеева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти включают: почтовый адрес; другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти (номера телефонов, номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).

4.3.5. Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).

Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Администрации города, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.

4.3.6. Вид документа (постановление, распоряжение, протокол), составленного или принятого в Администрации города, регламентируется Регламентом работы Администрации города и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов, оформляется прописными буквами.

В письме наименование вида документа не указывают.

4.3.7. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Управление систематизации
законодательства

При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

ЗАО «Торговый мир»

Президенту ЗАО «Факел»

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Главам администраций муниципальных образований
Ростовской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа, который определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела

Милютинский пер. д. 7а,
г. Москва, 101000

Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами

Краснопресненская наб. 2,
г. Москва, 103274

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,

Ростовская область, 344018

4.3.8. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2015.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 сентября 2015 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

Датой документа является день его подписания (постановления и распоряжения, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе, (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

4.3.9. Регистрационный номер документа, передаваемого по системе «Дело», состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера, который автоматически формируется с использованием системы «Дело».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

Регистрационный номер других исходящих документов состоит из: кода подразделения, готовившего ответ, по классификатору структурных подразделений Администрации города, утверждаемого ежегодно распоряжением Администрации города, через тире – индекса дела, через тире – кода должностного лица, подписавшего документ, через косую черту – порядковый номер исходящего документа.

4.3.10. Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до пяти строк).

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка».

Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.11. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от 3-го лица единственного числа («Администрация города не считает возможным…»).

В документах, устанавливающих права и обязанности Администрации города, структурных подразделений Администрации города (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя отраслевого (функционального) органа или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

знак «№» от его цифрового значения;

цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и т.д.;

код города и цифры телефонного номера.

Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Строка таблицы «Итого», «Всего» не нумеруется.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

4.3.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.3.13. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Приложение: справка о подготовке общеобразовательных организаций к

учебному году на 8 л. в 2 экз.

Если по тексту письма указывается наименование приложения, допускается следующая формулировка.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: заключение постоянной комиссии по здравоохранению

от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса,

то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). Приложение размещается в правом верхнем углу документа и центрируется относительно максимальной строки. При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».

Приложение № 3
к постановлению Администрации города

от 16.08.2015 № 587

Если приложением к документу (например, к постановлению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

от 12.08.2011 № 123

4.3.14. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации

Личная подпись И.С. Новикова

При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:

Письмо министерства информационных технологий

и связи Ростовской области

от 17.08.2011 № 18.04/426

Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись В.И. Самойлов

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора

4.3.15. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Документы утверждаются Мэром города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города.

Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»

_____________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

протоколом заседания комиссии по неформальной занятости

от 14.01.2015 № 11

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Администрации города Новошахтинска
от 23.08.2015 № 14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа Мэром города Новошахтинска гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке:

4.3.16. Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает личную подпись (или ЭП), должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Майков

На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Майков

Оформление замечаний на бумажном носителе излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

4.3.17. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

4.3.18. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:

заверительную надпись: «Верно»;

наименование должности лица, заверившего копию;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

Администрации города Личная подпись Ю.М. Петренко

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «Всего в копии 5 л.» должны заходить на приклеенный лист.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Документы заверяются печатью Администрации города Новошахтинска в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении копий правовых актов используются специальные штампы специалистов общего отдела и печать общего отдела Администрации города (далее – общий отдел), а кадровых документов - специальные штампы и печать сектора муниципальной службы и кадровой работы общего отдела.

Администрация города выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации города.

При пересылке копии документа Администрации города в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

При оформлении копий с правовых актов, необходимых для работы, а также касающихся прав и интересов граждан, пишется заявка на имя управляющего делами Администрации города о выдаче данного документа, в которой делается отметка о том, когда копия выдана, и ставится подпись получившего её.

4.3.19. Указания по исполнению документа оформляются в системе «Дело».

Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).

Прошу подготовить проект

договора к 01.12.2011

В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело».

4.3.20. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К».

4.3.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», в которое помещается документ. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

4.3.22. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа,
а также на первом листе сопроводительного письма к документам, и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4.3.23. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

Документооборот в Администрации города осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками МЭДО, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

Документы, поступающие в Администрацию города от организаций на бумажном носителе, регистрируются в контрольно-организационном секторе Администрации города (далее - контрольно-организационный сектор).

5.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.3. Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации города используются ЭП.

6. Подготовка и оформление правовых актов

6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами в Администрации города (далее – правовой акт) определен Регламентом работы Администрации города.

6.2. При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб города Новошахтинска;

наименование органа местного самоуправления;

наименование вида документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

заголовок к тексту;

отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).

6.3. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.3.1. При создании проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

6.3.2. Проект правового акта состоит из следующих основных частей:

а) реквизиты (вид акта, наименование издавшего его органа местного самоуправления, дата издания акта, его номер и наименование);

в) постановляющая (распорядительная) часть;

Приложения в правовом акте могут отсутствовать.

6.3.3. Наименование правового акта должно в краткой форме отражать его содержание и основной предмет правового регулирования. Наименование должно быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по наименованию правового акта определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости быстро отыскать.

Наименования рекомендуется присваивать как постановлениям, так и распоряжениям.

Наименование правового акта начинается с предлога «о» или предлога «об» (если первая буква следующего слова – гласная).

Если основным содержанием правового акта является утверждение документа (положения, списка и т.д.), это отражается в его наименовании.

Если правовым актом утверждается несколько документов, в наименовании правового акта их названия, как правило, не указываются. В этом случае в наименовании правового акта отражается основной предмет его правового регулирования.

В наименованиях правовых актов о внесении изменений в правовые акты необходимо указывать правовой акт, в который вносятся изменения. При этом допускается указание его реквизитов без наименования (вид акта, принявший орган, дата и номер).

Если в правовой акт вносится одно изменение, в наименовании употребляется слово «изменение» в единственном числе, если два или более – во множественном.

Слово «дополнение» в наименовании изменяющих правовых актов указывать не нужно, так как дополнение правового акта это частный случай его изменения, понятием «изменение» охватывается и дополнение правового акта частями, структурными единицами и др.

Если изменения вносятся более чем в два правовых акта, рекомендуется использовать формулировки «о внесении изменений в некоторые …» или «о внесении изменений в отдельные …».

В наименованиях правовых актов, признающих утратившими силу (отменяющих) правовые акты, делается указание на утрачивающий силу (отменяемый акт) способами, аналогичными применяемым при внесении изменений в правовые акты.

6.3.4. Наименование правового акта печатается с прописной буквы, через одинарный межстрочный интервал, оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце наименования не ставится.

Наименование правового акта отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Наименование может занимать до пяти строк.

6.3.5. Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.

не содержит нормативные или распорядительные положения, поручения;

не содержит положений о признании утратившими силу (отмене) или изменении других правовых актов;

не содержит определений понятий, терминов;

не формулирует предмет регулирования правового акта;

не делится на пункты, подпункты или абзацы.

Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в постановлениях Администрации города Новошахтинска завершается словами ПОСТАНОВЛЯЮ. В распоряжениях преамбула завершается знаком «:» .

6.3.6. Постановляющая (распорядительная) часть правового акта делится на следующие структурные единицы:

Пункты нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов – сквозная.

После номера пункта ставится точка, текст после точки начинается с прописной буквы. Текст пункта должен завершаться точкой.

Если в правовом акте имеется единственный пункт, он не нумеруется.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками (номер пункта – точка, номер подпункта – точка, например, 1.2.), или арабскими цифрами со скобкой (например, 1)). Должна быть сквозная нумерация в пределах каждого пункта.

В правовом акте должен использоваться единый подход к нумерации подпунктов.

Текст подпункта, пронумерованного арабскими цифрами через точку, начинается с прописной буквы и завершается точкой.

Текст подпункта, пронумерованного арабскими цифрами со скобкой, начинается со строчной буквы и завершается точкой с запятой (последнего подпункта – точкой).

Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Абзацы не обозначаются номерами или иными знаками.

Если текст, предшествующий абзацу, завершается точкой, текст абзаца начинается с прописной буквы и завершается точкой.

Если текст, предшествующий абзацу, завершается двоеточием, текст абзаца начинается со строчной буквы и завершается точкой с запятой (последнего абзаца – точкой).

Абзац не должен разделяться на нижестоящие структурные единицы (в его состав не могут входить подпункты или абзацы).

Поскольку абзацы не нумеруются, и их подсчет может вызывать затруднения, рекомендуется не использовать большое число абзацев в одном пункте или подпункте (как правило, не более пяти).

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Главы Администрации города, управляющего делами Администрации города. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. ».

6.3.7. Подпись отделяется от текста на три (не более) межстрочных интервала.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего правовой акт, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Слова «Мэр города» или «Первый заместитель Главы Администрации города» (в случае замещения Мэра города) печатаются от левой границы текстового поля и центрируются относительно самой длиной строки, расшифровка подписи – в правой, собственно подпись – между ними. Инициалы ставятся впереди:

Мэр города И.Н. Сорокин

Если наименование должности занимает несколько строк, строка с расшифровкой подписи ровняется по нижней строке с наименованием должности.

Главы Администрации города С.А. Бондаренко

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

6.3.8. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

6.3.9. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них, указываются его вид, дата, номер и полное название.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

6.3.10. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

6.3.11. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

Для книжных параметров страницы:

Для альбомных параметров страницы:

Дата правового акта, регистрационный номер и место составления оформляются на одной строке.

Дата правового акта оформляется от границы левого поля цифровым способом; номер – центрированным способом, состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации; место издания

(г. Новошахтинск) оформляется в правом углу правового акта

Данные реквизиты печатаются шрифтом 14 пт.

6.3.12. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламен-ты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются постранично руководителем структурного подразделения Администрации города, внесшего проект. Каждое приложение подписывается управляющим делами Администрации города, начальником юридического отдела Администрации города и начальником структурного подразделения Администрации города, внесшего проект правового акта.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта правого акта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта на один размер меньше.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через один межстрочный интервал, располагаются с отступом от правой границы текстового поля. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.13 настоящей Инструкции.

Приложение № 1
к постановлению
Администрации города

от 15.09.2011 № 29

Приложение должно иметь наименование. Наименование, содержащееся в приложении, должно совпадать с наименованием приложения, указанным в постановляющей (распорядительной) части правового акта.

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Структурными единицами текстовых приложений (различных положений, порядков, инструкций, методик и т.д.) являются:

Раздел должен иметь номер и название. Разделы нумеруются арабскими цифрами, нумерация – сквозная. Между номером и названием раздела ставится точка, название печатается с прописной буквы. Название раздела должно быть кратким. В конце названия раздела точка не ставится. Слово «раздел» в наименовании раздела не указывается. Если приложение состоит из одного раздела, он не нумеруется и название ему не присваивается.

Подпункты в пунктах приложений нумеруются арабскими цифрами со скобкой или арабскими цифрами через точку (номер раздела точка номер пункта в разделе точка номер подпункта в пункте).

Подразделы, пункты и подпункты в приложениях нумеруются арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2.; 4.2.11.). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

В правовом акте должен использоваться единый подход к нумерации пунктов и подпунктов всех текстовых приложений.

Пункты и подпункты текстовых приложений к правовым актам могут подразделяться на абзацы. Абзацы в пунктах и подпунктах приложений оформляются в том же порядке, что и в постановляющей (распорядительной) части правового акта.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.

Таблицы состоят из следующих элементов:

графы (вертикальные столбцы);

строки, пункты (горизонтальные);

позиции (ячейки, пересечения граф и строк).

Графы (и, если это возможно, строки) нумеруются.

Пронумерованные строки таблицы называются пунктами. Номера им присваиваются по правилам, применяемым для нумерации пунктов текстовых приложений.

Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится. Строки «Итого», «Всего» не нумеруются.

В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году. При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.

6.3.13. Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом работы Администрации города. При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку по тексту проекта, завизировав на полях документа и сделав на это ссылку на листе согласования.

Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются на отдельном листе и прикрепляются к проекту правового акта.

6.3.14. Тексты постановлений и распоряжений Администрации города печатаются на бланках установленного образца в общем отделе.

6.3.15. Регистрация подписанных правовых актов производится в общем отделе на бумажных носителях с использованием регистрационных журналов на каждый вид правового акта.

6.3.16. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается

общим отделом. Рассылка бумажных копий документов осуществляется в течение пяти рабочих дней после подписания, в отдельных случаях,
по согласованию с управляющим делами Администрации города, – в 2-дневный срок.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется правовой акт, определяется начальником структурного подразделения Администрации города или руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации города, внесшего проект правового акта.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым основные акты рассылались первоначально.

Общий отдел направляет бумажные копии правовых актов в муниципальные и областные органы власти, а также на основании соглашений об информационном обмене – в информационные агентства.

В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, предоставляют полные почтовые адреса получателей.

6.4. Основные требования к оформлению и регистрации проектов решений Новошахтинской городской Думы.

6.4.1. Порядок подготовки, оформления и согласования (визирования), внесения проектов решений на рассмотрение Новошахтинской городской Думы (далее –городская Дума) определен Регламентом работы Администрации города.

6.4.2. Правом правотворческой инициативы в городской Думе обладает Мэр города, Администрация города Новошахтинска.

6.4.3. Ответственность за качественную и своевременную подготовку и согласование (визирование) проектов решений, вносимых на рассмотрение городской Думы по инициативе Мэра города, несут заместители Главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющий делами Администрации города.

6.4.4. Организационные вопросы, связанные с подготовкой, согласованием и внесением на рассмотрение городской Думы проектов решений, осуществляет Мэр города.

6.4.5. Основанием для подготовки проекта решения городской Думы являются:

согласованное с Мэром города письменное предложение заместителя Главы Администрации города, руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации города с обоснованием необходимости принятия данного решения и указанием срока его подготовки и внесения на рассмотрение городской Думы;

поручение о подготовке решения, определенное в решении городской Думы, постановлении Администрации города Новошахтинска.

6.4.6. Проекты решений городской Думы должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать федеральному и областному законодательству;

тексты проектов должны быть тщательно отредактированными, четкими и ясными, исключающими многозначимость слов, словосочетаний;

проекты решений городской Думы должны пройти финансовую, профессиональную (по отраслям деятельности) и правовую экспертизу, о чем представляются отзывы (заключения, справки, пояснения, рецензии) или проект визируется;

в сопроводительном письме на имя председателя городской Думы (если вопрос неплановый) к проекту дается краткое обоснование причины внесения предложений, их актуальность, состояние проблемы в цифрах и фактах, возможные пути и требуемые средства, источники этих средств для решения вопроса, ожидаемый результат и возможные негативные последствия, а также указывается официальный представитель Мэра города – докладчик по рассматриваемому вопросу;

если ранее принятое решение по выносимому вопросу выполнено или возникла необходимость в принятии нового решения, проект решения должен содержать пункт о признании утратившим силу предыдущего решения;

в проекте решения должны быть указаны срок исполнения решения, срок вступления в силу, исполнители.

6.4.7. Визирование проекта решения городской Думы обеспечивает испол-нитель. Проект решения на визировании (согласовании) у должностных лиц может находиться не более трех рабочих дней, не считая дня передачи, а в случаях, требующих проведения экспертизы или подготовки заключения, не более пяти рабочих дней, не считая дня передачи. Все проекты решений городской Думы подлежат обязательному визированию Мэром города.

6.4.8. Проекты решений передаются в аппарат городской Думы за 14 дней до дня заседания городской Думы.

6.4.9 Проекты решений городской Думы должны быть обсуждены на заседаниях соответствующих постоянных комиссий.

6.4.10 Автор проекта дорабатывает проект решения, если в него на заседании городской Думы внесены правки и замечания, визирует и сдает в аппарат городской Думы самостоятельно.

7. Бланки документов

7.1. Документы Администрации города оформляются на бланках, на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), на которых применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.3.1 Инструкции.

В Администрации города используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

7.2. В Администрации города применяются следующие бланки:

бланки постановлений Администрации города;

бланки распоряжений Администрации города;

бланки писем Администрации города;

общие бланки с наименованием структурных подразделений Администрации города.

7.3. На бланках писем Администрации города подписывают письма Мэр города, заместители Главы Администрации города, управляющий делами Администрации города.

Руководители структурных подразделений Администрации города подписывают письма на бланках структурных подразделений Администрации города.

7.4. В переписке между структурными подразделениями Администрации города бланк не используется.

7.5. Бланки документов, применяемые в Администрации города, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

7.6. Структурные подразделения Администрации города, отраслевые (функциональные) органы Администрации города при направлении писем, как правило, используют бланк «Администрация города Новошахтинска».

8. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), предоставленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению предоставляются структурными подразделениями Администрации города и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений Администрации города исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами и выравнивается по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

8.1.7. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Администрации города И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

8.2. Служебные письма.

8.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – законодательством Российской Федерации.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на бланках Администрации города, указанных в разделе 7.

8.2.3. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст делового письма должен быть кратким, содержать только основные сведения и не превышать двух печатных страниц. Дополнительные сведения оформляются в приложении.

8.2.4. Требования к оформлению деловых писем изложены в подпунктах 4.2.1, 4.2.2, 4.3.3, 4.3.5, 4.3.7, 4.3.8, 4.3.9, 4.3.10, 4.3.11, 4.3.12, 4.3.13 настоящей Инструкции.

8.2.5. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и допускается «С уважением. » – в заключительной части письма, над подписью.

8.2.6. При подготовке писем на имя Губернатора Ростовской области следует соблюдать требования:

объем письменной информации не превышает одной страницы (в исключительных случаях – двух) печатного текста;

шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 16 пт;

одинарный или полуторный межстрочный интервал;

без использования бланка Администрации города;

без переносов слов по тексту;

в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, («Мэр города Новошахтинска» или «Первый заместитель Главы Администрации города Новошахтинска» – в случае замещения Мэра города); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия);

в проектах писем по исполнению контрольных поручений выделять полужирным начертанием:

содержание контрольного поручения;

предложения по решению;

при необходимости выделения дополнительных финансовых средств – сумму и год;

в проектах инициативных писем выделять полужирным начертанием:

«в связи…» или «в соответствии с чем..»;

при необходимости выделения дополнительных финансовых средств – сумму и год.

8.2.7. Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело» или на бумажном носителе в журнале регистрации исходящей корреспонденции Администрации города в контрольно-организационном секторе.

8.2.8. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа, код города и номер телефона, которые располагаются на лицевой стороне документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.

Иван Викторович Петров
(863 69) 2 47 93

8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: срочные; обыкновенные.

8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками общего отдела заблаговременно, правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата.

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Необходимые знаки препинания заменяются буквенными сокращениями: запятая – зпт, точка – тчк, скобки – скб, кавычки – квч.

8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении Администрации города, руководителем которого она подписана.

8.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем структурного подразделения Администрации города и утверждаются.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос
«о чем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Администрация города в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы на год, а также планами мероприятий на квартал, месяц и неделю.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании и которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

8.10. Материалы к выступлению Мэра города Новошахтинска.

Текст выступления Мэра города оформляется шрифтом Times New Roman, размер 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом

« 2,0», на бумаге формата А4 или А5.

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного или вступительного слова.

Тезисы выступления Мэра города должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Мэра города должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Мэра города должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

Текст вступительного слова для подготовки выступления Мэра города должен содержать:

важность и актуальность темы;

краткую характеристику проблем (достижений);

краткий перечень задач, которые будут поставлены;

обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

9. Порядок применения печатей и штампов

9.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

9.2. Применение гербовых печатей.

В Администрации города применяются гербовые печати:

«Администрация г. Новошахтинска» – ставится на документах, подписанных Мэром города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным бухгалтером-начальником отдела Администрации города. Хранится у управляющего делами Администрации города;

выездная «Администрация г. Новошахтинска» – выдается под подпись Мэру города, заместителям Главы Администрации города, начальникам управлений, отделов Администрации города в случае необходимости подписания документов за пределами города Новошахтинска. Возвращается не позднее следующего дня после окончания командировки. Хранится у управляющего делами Администрации города.

Оттиск гербовой печати ставится на постановлениях и распоряжениях Администрации города, служебных удостоверениях, банковских документах, договорах, соглашениях, доверенностях, должностных инструкциях работников, гарантийных письмах, штатных расписаниях, на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, Ростовской области, бланках «Благодарность Мэра города Новошахтинска», «Благодарственное письмо Администрации города Новошахтинска» и иных документах. Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.17 Инструкции.

9.3. Применение негербовых печатей и штампов.

В структурных подразделениях Администрации города применяются негербовые печати и штампы, которыми заверяются документы, справки и другие материалы, подписываемые начальниками отделов и секторов Администрации города.

9.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города и первого заместителя Главы Администрации города (далее – штампы) разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.

Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Хранятся у управляющего делами Администрации города.

9.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

9.6. Изготовление печатей и штампов.

9.6.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации города, производится по разрешению управляющего делами Администрации города. Образцы печатей и штампов согласовываются с управляющим делами Администрации города.

9.6.2. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией управляющего делами Администрации города направляются в службу эксплуатации зданий Администрации города для исполнения заказа.

9.6.3. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, регистрируются в журнале учета выдачи печатей и штампов по Администрации города (далее – журнал учета) в службе эксплуатации зданий Администрации города.

Изготовленные печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета начальникам структурных подразделений Администрации города, отвечающим за их использование и сохранность.

9.6.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются только для Мэра города и первого заместителя Главы Администрации города.

9.6.5. В структурных подразделениях Администрации города печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации города возлагаются на их руководителей.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в службу эксплуатации зданий Администрации города, о чем делается запись в журнале учета.

9.6.6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в службу эксплуатации зданий Администрации города и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Администрации города создается комиссия.

9.6.7. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управляющий делами Администрации города.

10. Организация документооборота

и исполнения документов

10.1. Общие правила организации документооборота.

10.1.1. Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации города.

10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РК системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx).

10.2. Прием, регистрация, отправка документов.

10.2.1. Прием, регистрация и распределение корреспонденции на бумажных носителях, поступающей в Администрацию города, обрабатывается в контрольно-организационным секторе.

10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Мэру города и заместителям Главы Администрации города.

В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты входящего регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу в РК делается связка с этим документом.

10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Администрации города, не регистрируются в контрольно-организационном секто-ре, а передаются по назначению для дальнейшей регистрации в этих структурных подразделениях.

10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных составляется реестр отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись сотрудника контрольно-организационного сектора, принявшего документ.

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются, направляются на рассмотрение Мэру города и далее – исполнителям.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.

Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов РК документа,
в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.

10.2.5. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».

10.2.6. На документах, поступивших до 17.00 ч текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления,
на поступивших после 17.00 ч – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

10.2.7. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе «Дело».

10.2.8. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

Письменные обращения граждан, письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов городской Думы, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются, регистрируются в контрольно-организационном секторе количественно и передаются для регистрации в общий отдел.

10.2.9. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных несколькими адресатами, каждому из документов присваивается свой номер.

На бумажном носителе проставляется штамп с датой с учетом входящего порядкового номера.

10.2.10. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом работы Администрации города.

10.2.11. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом работы Администрации города, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней.

10.2.12. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» сотрудниками контрольно-организационного сектора.

10.2.13. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел.
При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Исходящие документы Администрации города отправляются структурными подразделениями Администрации города самостоятельно.

Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполни-тельной власти Ростовской области и администрациям муниципальных образований Ростовской области, отправляются исполнителями по системе «Дело».

10.2.14. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Администрации города для справочной работы, а затем
в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архивный отдел Администрации города (далее – архивный отдел).

10.2.15. Архивным отделом осуществляется:

сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации города;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

10.3. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах системы «Дело».

11. Прием и передача служебной информации

по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

11.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Администрации города, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой
«Для служебного пользования».

11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Администрации города.

11.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Администрации города.

11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.

Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленных в структурных подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.

11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.

11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает сектор автоматизации Администрации города (далее – сектор автоматизации).

11.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.

12. Учет объема документооборота

12.1. Учет объема документооборота ведется в контрольно-организационном секторе с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции, о принятии входящей корреспонденции.

12.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Входящие и исходящие документы подсчитываются отдельно.

13. Организация документооборота в делопроизводстве

13.1. Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архивный отдел в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

13.2. Составление номенклатуры дел.

13.2.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).

13.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации города, их виды, состав и содержание.

13.2.3. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации города составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архивного отдела, согласовывается с общим отделом, подписывается руководителем структурного подразделения Администрации города и предоставляется в общий отдел.

Вновь созданное структурное подразделение Администрации города обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и предоставить ее в общий отдел.

13.2.4. Номенклатура дел составляется специалистом общего отдела с участием работника архивного отдела на основе номенклатур дел структурных подразделений.

13.2.5. Номенклатура дел подписывается начальником общего отдела, согласовывается с начальником архивного отдела и утверждается распоряжением Администрации города.

13.2.6. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.2.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела.

Копии номенклатуры дел используются в качестве рабочего документа специалистами общего и архивного отделов.

13.2.8. Номенклатура дел подлежит ежегодному уточнению, утверждению и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.2.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений Администрации города. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденным классификатором структурных подразделений Администрации города.

13.2.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации города.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.2.11. Форма номенклатуры дел состоит из следующих граф:

заголовки дел (2);

количество единиц хранения (3);

сроки хранения и номер статьи по перечню (4);

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Администрации города цифрового кода структурного подразделения Администрации города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Администрации города. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12.05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации города, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, в которой указывается количество единиц хранения.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню,
а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивным отделом, срок хранения.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дела,
о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

13.2.12. При возникновении в течение текущего календарного года в Администрации города новых документированных участков работы или заведении новых дел вносятся соответствующие изменения в номенклатуру дел.

С этой целью для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

13.2.13. По окончанию календарного года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13.3. Формирование и оформление дел.

13.3.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.3.2. Дела формируются в Администрации города в структурных подразделениях Администрации города.

13.3.3. Исполненные документы должны в течение 15 дней с даты их исполнения сдаваться лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяет руководитель структурного подразделения Администрации города или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

13.3.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города.

13.3.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дела только исполненные документы в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре дел; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать
в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

13.3.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

13.3.7. Документы постоянного, временного сроков хранения подлежат оформлению в дела по окончании календарного года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города работниками при методической помощи архивного отдела.

13.3.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.3.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Администрация города Новошахтинска» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается наименование структурного подразделения Администрации города в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт,
а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела, связка) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивном отделе чернилами.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.3.10. Для учета документов определенных категорий постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела, перечень документов.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела, перечень документов подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела, перечень документов подклеиваются за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.3.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.4. Организация оперативного хранения документов.

13.4.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.

13.4.2. Руководители структурных подразделений Администрации города и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

14. Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

14.1. Документы Администрации города являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивный отдел.

14.2. Экспертиза ценности документов.

14.2.1. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

14.2.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архивный отдел.

14.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации города создается экспертная комиссия.

14.2.4. Функции и права экспертной комиссии определяются положением об экспертной комиссии. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Администрация города.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает номенклатуру дел, описи дел постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архивный отдел;

рассматривает описи дел по личному составу;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

14.2.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

14.2.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

14.2.7. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

14.2.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрация города составляются и утверждаются Мэром города описи на документы постоянного срока хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архивный отдел. Описи, подготовленные структурными подразделениями Администрации города, служат основой для подготовки сводной описи.

14.2.9. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного срока хранения.

14.2.10. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на все дела Администрации города.

14.3. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архивный отдел не подлежат.

14.3.1. Передача дел в архивный отдел осуществляется ежегодно структурными подразделениями Администрации города по графику, утвержденному управляющим делами Администрация города.

14.3.2. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

15. Копировально-множительные работы

15.1. Копирование (тиражирование) документов осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в структурных подразделениях Администрации города на компьютерах или копировально-множительной технике. Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации города. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации города ксерокопированию не подлежат.

15.2. Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.

Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителем структурного подразделения Администрации города и согласовывается с управляющим делами Администрации города.

15.3. Документы, значительные по объему, массового тиража размножаются на обеих сторонах листа с уменьшением шрифта. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения шрифта осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

15.4. Для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

15.5. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует сектор автоматизации.

15.6. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения управляющего делами Администрации города.

Размещено 12.07.2016 16:44

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы