Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция делопроизводителя в бюджетном учреждении img-1

должностная инструкция делопроизводителя в бюджетном учреждении

Рейтинг: 4.7/5.0 (1869 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

  1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
  2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
  3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
  5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

  1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
  2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
  3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
  4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
  5. Порядочность.
  6. Общительность и доброжелательность.
  7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
  8. Коммуникабельность.
  9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
  10. Умение вести деловые переговоры.
  11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

  • заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
  • проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
  • нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

  1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
  2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка – оформление – обработка – хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
  3. Учет отправленных и полученных бумаг.
  4. Архивация документов.
  5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
  6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
  7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • осуществление контроля исполнения документов;
  • ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
  • ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

  • распорядительные;
  • информационные и справочные;
  • организационные;
  • кадровые (по личному составу);
  • финансовые;
  • технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

  1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
  2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
  3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
  4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Добавить комментарий

Другие статьи

Должностная инструкция делопроизводителя

1.1.Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики специалиста, утвержденной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 года № 761н в составе раздела «Квалификационные характеристики должностей работников образования» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

1.2.В своей деятельности делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительств РФ, и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, а также Уставом и локальными правовыми актами Центра (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором.

1.3.Делопроизводитель относится к категории учебно-вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности директором Центра в порядке, предусмотренным законодательством РФ.

1.4.Делопроизводитель подчиняется непосредственно директору Центра.

На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

Ø законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

Ø положения и инструкции по ведению делопроизводства;

Ø структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;

Ø правила эксплуатации оргтехники;

Ø правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

Ø правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

Ø технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

Ø правила деловой переписки;

Ø государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Ø правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

Ø основы этики и эстетики;

Ø правила делового общения;

Ø правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;

Ø правила по охране труда и пожарной безопасности.

Ø Принимает поступающую в Центр корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями Директора Центра конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ø Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников Центра.

Ø Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

Ø Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение конкретными исполнителями.

Ø По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

Ø Осуществляет контроль за исполнением работниками Центра изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора Центра, взятых на контроль.

Ø Работает в тесном контакте с директором Центра (его заместителями), педагогическими работниками.

Ø Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Ø Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора Центра, а также другую установленную документацию по кадрам.

Ø При приеме на работу знакомит с уставом Центра, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и иными документами, регламентирующими деятельность Центра.

Ø Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.

Ø Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.

Ø Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.

Ø Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

Делопроизводитель имеет право:

Ø Знакомиться с проектами решений директора Центра, касающимися его деятельности.

Ø По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение администрации Центра предложения по улучшению деятельности учреждения, совершенствованию методов работы служащих; замечания по деятельности работников Центра; варианты устранения имеющихся в деятельности Центра недостатков.

Ø Требовать от администрации Центра оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

Делопроизводитель несет ответственность:

6.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка Центра, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.

6.2.За виновное причинение Центру или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей делопроизводитель несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

С должностной инструкцией ознакомлен (а) экземпляр инструкции на руки получил(а), обязуюсь хранить на рабочем месте

______________________________ ______________ ____________________________

Должность подпись расшифровка подписи

Copyright © МБОУ ДОД центр дополнительного образования детей Воловского муниципального района Липецкой области
При перепечатке любой текстовой информации,фотографий и рисунков, ссылка на сайт обязательна.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником профессий рабочих, которым устанавливаются месячные оклады, утв. Постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 20.02.1984 г. № 58/3 – 102 (в редакции от 24 ноября 2008 г.), с Постановлением Минтруда РФ от 10 ноября 1992 г. № 31 (ред. От 24. 11 2008 г) «Об утверждении тарифно – квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих»; при составлении инструкции учтены Трудовой кодекс РФ, Закон РФ от 30 июня 2006 г. № 90 –ФЗ и иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения в Российской Федерации.

1.2. Делопроизводитель принимается на должность и освобождается от должности заведующим дошкольной образовательной организации.

1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется заведующему дошкольной образовательной организации.

1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- Федеральным государственным образовательным стандартам дошкольного образования;

- СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно - эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных организаций»;

- Уставом и другими локальными актами организации;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- правилами и нормами охраны труда и противопожарной защиты;

- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;

1.5.Делопроизводитель должен знать:

- законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

- положения и инструкции по ведению делопроизводства;

- структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;

- правила эксплуатации оргтехники;

- правила пользования приемно – переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

- правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

- технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

-правила деловой переписки;

- государственные стандарты унифицированной системы организационно- распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- порядок оказания первой медицинской помощи;

- порядок действия в экстремальной ситуации.

1.6. Продолжительность рабочего времени делопроизводителя 36 часов в неделю.

2.1 На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3.1.Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления. Ведет делопроизводство детского сада.

3.2. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочего места работника службы документационного обеспечения управления.

3.3. Разрабатывает унифицированные системы документации.

3.4. Организует внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая документы на машинных носителях.

3.5. Принимает по упорядочению состава документов и информационных показателей.

3.6. Участвует в отборе документов, передаваемых на хранение, организации текущего хранения.

3.7. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

3.8. Совместно с администрацией ДОО готовит отчетные материалы для вышестоящих организаций.

3.9. В пределах своей компетенции принимает участие в разработке программы развития делопроизводства ДОО; вносит предложения по вопросам совершенствования делопроизводства ДОО.

3.10. Принимает и регистрирует корреспонденцию, передает ее руководителю.

3.11. В соответствии с резолюциями руководителя передает документы на исполнение.

3.12. Ведет картотеку учета прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.13. Отправляет исполненную корреспонденцию адресатам.

3.14. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.15. Подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку.

3.16. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет права:

4.1. На права, предусмотренные ТК РФ, Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации», «Типовым положением о дошкольной образовательной организации», Уставом, Коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами организации.

4.2.Получать от специалистов структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.3.Вносить предложения по улучшению организации обеспечения и содержания делопроизводства в дошкольной образовательной организации;

4.4. Требовать от администрации организации создания условий, необходимых для выполнения своих профессиональных обязанностей;

4.5. Участвовать в работе коллегиальных органов самоуправления организации.

5.1. Делопроизводитель несет ответственность за правильную эксплуатацию оборудования и оргтехники закрепленного за ним.

5.2. Делопроизводитель несет материальную ответственность за сохранность материальных ценностей.

5.3. За невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

- за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- за причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Рейтинг нашего сайта:
24.5 баллов из 30 возможных

Сумма за критерий:
  • Общая информация, информационно-коммуникационные сервисы - 6.5
  • Условия обучения и документы - 6
  • Юзабилити/качество исполнения сайта/удобство использования (проверяется главная страница; при проверке ссылок с главной страницы могут быть проверены вторые страницы) - 5.0
  • Информация об администрации ДС - 2.5
  • Информация о педагогических работниках - 4.5

Общая сумма баллов - 24.5

Нормативные документы

Делопроизводитель ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

Делопроизводитель относится к категории технических специалистов.

Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного обеспечения.

Взаимоотношения по должности:

Начальнику отдела документационного обеспечения

лицо, назначаемое приказом директора предприятия

  1. Квалификационные требования делопроизводителя:

начальное профессиональное; среднее (полное)

без предъявления требований к стажу работы

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

Структуру предприятия и его подразделений.

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

Основы организации труда.

Правила эксплуатации вычислительной техники

Законодательство о труде.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда.

  1. Документы регламентирующие деятельность делопроизводителя

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (непосредственного руководителя); Положение об отделе документационного обеспечения. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии, Должностная инструкция делопроизводителя, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанности делопроизводителя

4.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

4.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

4.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

4.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

4.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

4.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

4.8. Принимает документы на подпись начальника отдела документационного обеспечения, заведующего канцелярией; проверяет правильность их составления и оформления.

4.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4. 10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Делопроизводитель имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела документационного обеспечения, заведующему канцелярией о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определен

Специальные предложения

Дилерский договор позволит Вам:

  • приобретать продукцию охраны труда по максимально сниженным ценам ,
  • использовать товарную марку «Центра охраны труда»,
  • возможность пост оплаты за товар, получать заказанный товар в минимальные сроки.

Ждем заявки на e-mail: 9283662@mail.ru

Предлагаем Вашему вниманию офисные таблички, подставки под печатную продукцию (карманы), фирменную символику и многое другое по выгодным ценам! Аппликация из оргстекла методом лазерной резки и гравировки.

Должностная инструкция делопроизводителя - Государственное учреждение - Средняя школа-сад имени Горького - Аккольского отдела образования

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических

исполнителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее

общее среднее образование и индивидуальное обучение не менее 3

1.3. Делопроизводитель подчиняется директору школы или лицу замещающему его.

1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора школы

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

- положения и инструкции по ведению делопроизводства на предприятии;

- основные положения государственной системы делопроизводства;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- структуру предприятия и его подразделений;

- порядок контроля за прохождением служебных документов;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- основы организации труда;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

На делопроизводителя возлагаются следующие функции:

2.1. Обработка документов, ведение книг приказов по школе

2.2. Учет, систематизация и хранение документов.

2.3. Контроль за своевременным исполнением документов.

2.4. Выдача справок по зарегистрированным документам.

III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

3.1. Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию, в соответствии с резолюциями руководителей предприятия или его структурных подразделений, передавать документы на исполнение.

3.2. Следить за прохождением документов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.3. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.4. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.5. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством

3.6. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию

работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов, информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством. 5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности

правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

Автор: admin
Просмотров: 359
Дата создания: 17 Ноября 2011 г.
Дата редактирования: 17 Ноября 2011 г.

Должностная инструкция делопроизводителя

  1. Документы регламентирующие деятельность делопроизводителя

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (непосредственного руководителя); Положение об отделе документационного обеспечения, Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии, Должностная инструкция делопроизводителя, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанности делопроизводителя

4.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

4.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

4.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

4.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

4.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

4.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

4.8. Принимает документы на подпись начальника отдела документационного обеспечения, заведующего канцелярией; проверяет правильность их составления и оформления.

4.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Делопроизводитель имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела документационного обеспечения, заведующему канцелярией о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

7.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

Условия оплаты труда делопроизводителя определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения

Должностная инструкция делопроизводителя

ДЕТСКИЙ САД «КОЛОСОК» с.СОРОЧИЙ ЛОГ

д\с «Колосок» с. Сорочий Лог

_______ Т. М Рассыпнова

«____» ____________ 2015 г.

Должностная инструкция делопроизводителя.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Трудовые отношения возникают между делопроизводителем и заведующим Учреждения на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом РФ

1.3. Делопроизводитель осуществляет свою деятельность, руководствуясь:

- решениями Правительства РФ;

- Законом РФ «Об образовании»;

- приказами заведующегои другими локальными актами Учреждения;

- Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения;

- нормативно-правовым документам и методическим рекомендациям по вопросам профессиональной деятельности;

- правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- Санитарно-эпидемиологическими требованиями к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных учреждений (СанПиН 2.4.1.3049-13);

- настоящей должностной инструкцией.

1.4. Делопроизводитель должен знать:

- Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;

- Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- нормативные правовые акты, положения, инструкции,другие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии, в Учреждении;

- методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательном Учреждении; - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- порядок работы со средствами оргтехники, коммуникаций и связи;

- основы делопроизводства, компьютерные программы MicrosoftOfficeWord, Microsoft ЕхеI; - Трудовой кодексРФ;

- инструктивно-методические документы по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты;

- Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных учреждений (СанПиН 2.4.1.1. 3049-13).

1.5 . Делопроизводитель является работником, имеющимненормированный рабочий день. В случае выполнения срочной работы заведующий Учреждения имеет право привлечь делопроизводителя к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В соответствии с действующим трудовым законодательством делопроизводителю предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день согласно Коллективного и трудового договора.

2.1. Формирует документы и дела по Учреждению в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, следит за их правильным оформлением, ведением и хранением.

2.2. Принимает и регистрирует всю корреспонденцию, поступающую в Учреждение (в том числе по электронной почте), в тот же день доводит ее до сведения заведующего. В соответствии с резолюциями заведующегопередает документы на исполнение.

2.3. Ведет текущую документацию и оформляет ее в архив в соответствии со сроками хранения дел.

2.4. Ведет картотеку учета прохождения документов. осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Обеспечивает надлежащее хранение и сохранность всей проходящей служебной документации Учреждения.

2.6. Печатает приказы по основной деятельности. Знакомит работников Учреждения с приказами по основной деятельности под роспись в день издания приказа.

2.7. Оформляет исходящую документацию в рамках своей профессиональной компетентности: служебные письма, отчеты, справки. Отправляет исходящую корреспонденцию адресатам. Контролирует обратную связь исходящей корреспонденции.

2.8. Ведет оформление и учет поступающих телефонограмм. Телефонограммы оформляет по установленным правилам в специальном журнале. Всю поступающую информацию немедленно доводит до сведения заведующего. В соответствии с резолюциями заведующего передает информацию на исполнение под роспись.

2.9. Ежедневно ведет учет рабочего времени работников Учреждения. Следит за соблюдением работниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.10. В установленные сроки заполняет и сдает в централизованную бухгалтерию комитета по образованию табель учета рабочего времени работников Учреждения.

2.11. Согласно распоряжениям заведующего печатает и оформляет необходимую документацию для ведения образовательного процессав Учреждении, выполнения годового плана.

2.13. К первому числу каждого месяца составляет план работы административно­управленческого персонала и педагогическихработников, предоставляемых ими в последнюю неделю предыдущегомесяца.

2.14. Каждую пятницу составляет план работы Учреждения на следующую неделю согласно планам работы административно-управленческого персонала и педагогических работников, предоставленных ими в четверг.

2.15 . Является секретарем административного совещанияпри заведующем.

делопроизводитель имеет право:

3.1. Участвовать в управлении Учреждением в порядке, определенном Уставом.

3.2. На рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда.

3.3. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.

3.4. Отказаться от выполнения работ в случае возникновения опасности для жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда.

3.5. Защищать свою профессиональную честь и достоинство:

- знакомиться с жалобами и другими документами, содержащимиоценку его труда, давать по ним объяснения;

-защищать свои интересы самостоятельно или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с нарушениями норм профессиональной этики.

3.6. На конфиденциальность дисциплинарного (служебного) расследования, за исключением случаев, предусмотренных законом.

3.7. Повышать профессиональную квалификацию.

3.8. Вносить в комиссию по охране труда предложения по улучшению условий труда.

3.9. Вносить предложения по улучшению условий организации внутреннего распорядка. доводить до заведующего Учреждения сведения обо всех недостаткахи нарушениях в организации и обеспечении внутреннего трудового распорядка.

3.10. Вносить предложения о поощрении, моральном материальном стимулировании работников Учреждения.

3.11. Работать по сокращенной рабочей неделе, иметь удлиненный оплачиваемый отпуск, дополнительные льготы, предоставляемые работникам Учреждения согласно Коллективному договору.

3.12. Запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.13. Требовать от заведующего Учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

3.14. Вступать в профессиональные союзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

делопроизводитель несет ответственность за:

4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) Устава, правил внутреннего трудового распорядка Учреждения, приказов заведующего Учреждения и иных локальных нормативных актов, своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, в порядке, определенном трудовым законодательством. За грубое нарушение должностных обязанностей в качестве дисциплинарногонаказания может быть применено увольнение.

4.2. Причинение Учреждению или участникам образовательного процесса ущерба в связи с неисполнением своих должностных обязанностей.

4.3. Несоблюдение правил техники безопасности, требований охраны труда.

4.4. Несвоевременное прохождение медицинского осмотра.

4.5. Халатное отношение к оргтехнике, повлекшее за собой ее поломку.

4.6. Разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных работников Учреждения.

4.7. Совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определяемых действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. 4.8. Причинение материального ущерба в пределах, определяемых действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

5.1. Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующему Учреждения и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2 . В процессе выполнения своих должностных обязанностей делопроизводитель взаимодействует со специалистом по кадрам.

5.3 . На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняетработник, имеющий необходимые профессиональные знания и умения, опыт работы, назначенный приказом заведующего Учреждения. Данный работник приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Контроль за исполнением инструкции возлагается на

С инструкцией ознакомлен(а) и согласен(а):

«_____» ______________2015 г.