Характеристика с места работы на офис менеджера образец

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

«Характеристика деятельности офис-менеджера по поддержке компьютерных информационных технологий в офисе»

по учебной дисциплине

«Компьютерные технологии в документационном обеспечении управления»

специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

очной формы обучения

Проверил Корнеев И.К.

Управление персоналом___________________________________ 15

Список литературы___________________________________________ 21

Всего несколько лет назад должность секретаря в фирмах присутствовала, что называется, в единственном экземпляре. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса. Сегодня же в одиночку справляться с таким ворохом обязанностей в крупных компаниях просто невозможно. Поэтому различные секретарские функции были выделены в отдельные вспомогательные позиции: секретарь на ресепшн, офис-менеджер, секретарь-референт, помощник руководителя и прочие.

Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно. Еще лет десять назад развивающийся отечественный бизнес даже не задумывался над этим вопросом. Но с развитием рынка и ростом числа частных российских и крупных зарубежных компаний эта профессия становилась все более востребованной. В условиях рыночных отношений руководитель стремился к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен был не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Несмотря на то, что сегодня звучным названием "офис-менеджер" может именоваться секретарь, принимающий телефонные звонки и подающий кофе шефу, истинное содержание этой специальности гораздо серьезнее. Офис-менеджер - это первый сотрудник, которого видят клиенты и партнеры, приходя в офис, и по впечатлению от которого они формируют первое представление о компании, об уровне ее культуры, об отношении к клиентам и даже успешности. С ростом понимания этого факта работодатели стали относиться к подбору офис-менеджера более трепетно.В больших компаниях существование в штатном расписании должности офис-менеджера подразумевает наличие отдельной должности секретаря (или даже целого секретариата). В этом случае секретарь работает на приеме звонков, ведет делопроизводство, а офис-менеджер берет на себя часть работы руководителя, координируя работу всего офиса, самостоятельно контролируя отдельные процессы и выполняя представительские функции. Однако сегодня даже крупные солидные компании довольно часто в целях экономии стремятся возложить обязанности офис-менеджера и секретаря на одного человека.

В данном реферате мы попытаемся выяснить кто же такой офис-менеджер, какова его роль и место в организации; какие функции и обязанности характеризуют эту профессию.

Офис-менеджер – его место и роль в организации

Профессия офис-менеджера – это «молодая» профессия, появившаяся сравнительно недавно, а потому чуть ли не каждая организация вкладывает в это понятие свой собственный смысл:

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых.В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Офис-менеджер - это тот же секретарь-референт, но более высокого уровня, обладающий более широкой компетенцией. Несмотря на четко прописанные обязанности, он должен замещать штатных переводчиков и секретарей-референтов, а также других административных сотрудников.

Офис-менеджер - это человек, который планирует и координирует деятельность офисных служб, имеет налаженные контакты со страховыми и курьерскими компаниями, а также выполняет ряд управленческих обязанностей. Он способен перепланировать офис с целью повышения комфорта индивидуального рабочего места.

4. Офис-менеджером является не один человек, а целый отдел. В него входят служба, обеспечивающая закупку офисного оборудования, служба, занимающаяся уборкой и поддержанием офиса (то есть мелкими ремонтными работами), ресепшн и курьерская служба.

5. Офис-менеджер - это управляющий делами компании, то есть одна из наиболее динамичных управленческих позиций. Не будучи включен в содержательные разработки стратегии, политики компании, он, тем не менее, напрямую задает возможный темп развития корпорации, обеспечивая ее технологическую готовность к изменениям. Это человек, легко решающий ежедневные проблемы в управлении бизнесом, постоянно совершенствующийся в технологиях управления и, что особенно важно, готовый нести ответственность за качество административного управления в корпорации.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер» отсутствует. Тем не менее, в профессии офис-менеджера существует целый ряд специализаций:

Классический офис-менеджер, то есть профессиональный администратор. начальник управленческого аппарата предприятия.

Офис-менеджер с преобладанием информационных функций, подразумевающих прежде всего обеспечение коммуникации и документирования офисной деятельности (то, чем обычно призван заниматься секретариат, делопроизводство или служба ДОУ).

Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по персоналу (включая подбор, документирование трудовой деятельности, перемещение и увольнение сотрудников с работы).

Офис-менеджер с преобладанием бухгалтерских функций (офис-менеджер – бухгалтер-кассир).

Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по сбыту (менеджер по работе с клиентами).

Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по маркетингу (точнее, по маркетинговым коммуникациям: реклама,PR, стимулирование сбыта).

Офис-менеджер по направлению (по координации работ в рамках специального проекта) – проджект-менеджер.

Офис-менеджер по координации действий головного офиса со структурными подразделениями и/или с региональными филиалами и представительствами, включая зарубежные, - стафф-менеджер.

Офис-менеджер с полномочиями помощника руководителя (минимально –ресепшенс-менеджер. отвечающий за работу приемной и «чай-кофе»).

10. Наконец, руководитель отдела офис-менеджеров, или чиф-офис -менеджер. осуществляющий руководство офисом, так называемого класса «А» (с площадью свыше 5000кв. м и численностью сотрудников более 400 человек).

Офис-менеджеры и грают решающую роль в организации коммуникации и потоков информации в современном офисе. Часто они становятся первыми, с кем общаются клиенты и партнеры компании, - своего рода менеджерами по связям с общественностью на передовой. Они отвечают на электронную и традиционную почту или передают ее в соответствующие отделы, обеспечивая необходимыми данными весь офис. Они готовят мультимедийные презентации для совещаний и конференций, где участвует компания. С помощью приложений Microsoft Office составляются расписания мероприятий компании, календари, списки рассылок и базы данных. Таким образом, обеспечивается жизненно важный информационный менеджменте организации.

Должность офис-менеджера не подразумевает, что он должен выполнять личные поручения сотрудников. Напрямую офис-менеджер подчиняется только генеральному директору, а не каждому сотруднику в отдельности. В крупной компании такой сотрудник работает на уровне задачи, а не на уровне заданий - многочисленных и разнообразных. И хотя ему не так часто приходится принимать самостоятельные решения, как правило, он предлагает руководству несколько вариантов решений задач своего профиля.

Профессиональные качества офис-менеджера

Профессиональные качества офис-менеджера условно можно разделить на общие (базовые), дополнительные и специальные.

Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:

Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и другое) от полугода до трех лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель). Офис-менеджер не обладает какими-то специальными знаниями, все навыки приобретает в процессе работы, поэтому так ценятся специалисты со стажем

Высшее образование (предпочтительно – по профилю предприятия, объявившего конкурс на соответствующую вакансию в области управления или техническое). Высшее образование является необходимым для работы на такой позиции: невозможно общаться с серьезными компаниями, например, неправильно ставя ударение или не грамотно составляя письма. Без высокой внутренней культуры здесь не обойтись.

Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предприятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностранных граждан – знание второго языка).

Уверенные навыки в работе с персональным компьютером (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферри, знание Интернета, оргтехникой

Знание основных компьютерных программ (минимально – операционная система Windows,MSOffice,InternetExplorer).

Знание законодательных и нормативных правовых актов, регламентирующих предпринимательскую, коммерческую, информационную и документационную Деятельность организации, работу с персоналом;

Знание рыночной экономики, предпринимательство и ведение бизнеса;

Знание порядка разработки коммерческих условий, соглашений, договоров, контрактов, основы бухгалтерского учета;

Знание основ социологии, психологии и мотивации труда, этику делового общения, основы делопроизводства;

Знание порядка планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления: методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

Указанные требования являются минимальными. В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решения о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие у него практического опыта работа, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.

В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера часто упоминаются следующие требования.

Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и/или работы с персоналом.

Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента).

Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменный и/или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.

Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале – умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.

Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия – FotoShop,FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и тому подобное), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.

Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.

Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более).

Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.

Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризограф).

Профессиональное владение специальным программным обеспечением либо умение самостоятельно программировать (VisualBasic, Oracle и т.п.).

Впрочем, деловые качества офис-менеджера оцениваются не менее строже:

Организаторские способности, то есть способность руководить подчиненными сотрудниками.

Еще несколько лет назад к офис-менеджеру предъявлялись довольно высокие требования по внешнему облику (в основном они формулировались как «презентабельные внешние данные»). Сегодня профессионализм стал цениться гораздо выше, а внешние данные отошли на второй план. Однако это не исключает того, что на офис-менеджера должно быть приятно смотреть.

Деловая коммуникация, в частности умение четко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно.

Профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому – субординация) и корпоративной культуры.

Ответственность, хорошая память, аналитический склад ума.

Высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса вызванного как объективными, так и субъективными причинами.

Пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации.

Исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях.

Умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных».

Целеустремленность, умение расставлять приоритеты в работе.

Обучаемость, а также умение самому обучать подчиненных сотрудников.

Профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации.

Настойчивость и оптимизм.

Офис-менеджер также нередко следит за соблюдением правил поведения в офисе (к примеру, за курением только в специально отведенном для этого месте), за «дресс-кодом» и культурой речи секретарей, отвечающих на телефонные звонки. Он ведет бюджет расходов на офисные нужды, закупает канцелярские товары. Идеальный офис-менеджер должен быть в меру экономным, не транжирить, причем на качестве покупаемых им канцелярских принадлежностей это не должно отражаться. Он должен знать структуру цен и системы скидок и уметь выбрать наилучшее предложение на рынке.

Цель, функции и задачи

Главной целью офис-менеджера является егоэффективность, но эффективность, достигаемая не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом.

Поэтому основные задачи офис-менеджера будут как раз состоять в решении этой проблемы. Наиболее значимы следующие задачи:

закупки с целью обеспечения офиса всем необходимым;

обеспечение пропускного режима;

обеспечение офиса и сотрудников связью (интернет, телефон);

управление зданием (оформление собственности) или взаимодействие с арендодателями;

обеспечение ремонта офисного оборудования

организация и поддержание надлежащих условий работы в офисе в течение дня;

обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения профилактических и сервисных работ, а также путем замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, мебели и т.п.);

оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и т.д.);

подбор персонала и руководство им;

ведение кадрового учета (ведение и учет трудовых книжек, составление приказов, трудовых договоров и пр.);

создание благоприятного микроклимата в коллективе;

предупреждение и разрешение трудовых конфликтов;

ведение деловых переговоров, подготовка и реализация сделок.

обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путем установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса.

В зависимости от масштаба деятельности организации офис-менеджер выполняет функции управления персоналом и другие обязанности, полностью или частично. Если частично, то в организации создаются специализированные подразделения: отдел кадров, служба по связям с общественностью, отдел договоров и претензионной работы, служба защиты информации и др.

Одна из основных функций офис-менеджера – снабжение организации всевозможными хозяйственными и канцелярскими товарами, предметами мебели, офисной техникой, рекламной продукцией и, нередко, продуктами питания, а также создание запаса всего перечисленного.

Кроме того, выделяют следующий ряд функций офис-менеджера:

административная (организационно-управленческая, координационная)

Образец характеристики на менеджера по продажам

Описание должностных обязанностей менеджера по туризму, его функций и оценка профессиональных качеств. Замкнутый и неразговорчивый человек не сможет продать ни одной путевки. Текст рекомендательного письма должен уместиться на одном листе формата А4.

Наша фирма заботиться о своих сотрудниках, поэтому все условия труда находятся на хорошем уроне. И наконец, очень приятно видеть улыбающиеся лица отдохнувших людей, которые подходят к тебе со словами благодарности за хорошо организованный отдых.Хотелось бы просто пожелать каждому человеку, что бы он нашел себя в жизни и занимался только тем делом, которое действительно приносит удовольствие.

Главной составляющей любого рекомендательного письма является правдивая информация. В этой статье я Вам расскажу как составить рекомендательное письмо для менеджера по туризму, а в конце статьи Вы найдёте примеры рекомендательных писем на украинском и русском языках.

Многие фирмы заинтересованы в дипломированных специалистах, а так как наша профессия пользуется спросом, то практически в каждом ВУЗе открыта туристическая специальность. Что по-вашему, мы не включили в план и чем бы Вы еще хотели с нами поделиться?

на посаду менеджера з туристичних послуг в іншу компанію. Генеральний директор ТОВ «Світ навколо нас» Петров Іван Іванович Телефон 000 22-221-22 15 вересня 2013 р.

Рабочий день начинается с 9 утра, а вот заканчиваться он может и в 9 вечера. Директор ООО «Время путешествовать» Лис Геннадий Павлович Телефон 000 22-221-22 01 марта 2013 г.Какие человеческие качества, по Вашему мнению, наиболее важны в вашем деле? Новый руководитель может позвонить в компанию, которая давала Вам рекомендацию и проверить всё, что в ней написано.

РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО Карпачук Нине Петровне Карпачук Нина Петровна работала в ООО «Время путешествовать» с декабря 2009 года по март 2013 года в должности менеджера по предоставлению туристических услуг.

Под рекомендательным письмом обязательно указывается название организации, фамилия, имя, отчество, контакты человека, который дал рекомендацию. Опишите свой рабочий день.

Так же у нас есть отличная приемная, куда можно пригласить клиента и обговорить с ним все дальнейшие условия за чашкой кофе. Моя работа очень многогранна. Образец характеристики на менеджера по продажам

Что Вам больше всего не нравится в своем деле? Вывод – это рекомендации по поводу возможной работы, которую сможет выполнять этот работник в других компаниях.

5 Что Вам больше всего нравится в своем деле? Это мне и нравиться.

Так же приходиться запоминать огромные объемы информации и комбинировать разнообразные варианты отдыха.Комунекабельность, профессионализм, умение оперативно разрешить любую ситуацию, не теряя рабочего ритма. И. О. П. П. П. П. П. П.

Характеристика с места работы предоставленный на моем блоге образец характеристики подойдет больше всего для маркетолога либо секретаря, помощника руководителя, офис-менеджера. Что такое рекомендательное письмо? Рекомендательное письмо менеджеру по туризму.

Каждому клиенту требуется уделить особое внимание, заинтересовать, подсказать, выбрать нужный тур. В тексте указывается Ф.

Здесь можно перечислить достижения работника карьерный рост, награды.В этом пункте указывают сильные стороны работника или наоборот слабые. Но могу сказать, что эта работа подойдет далеко не всем, ведь не каждый человек способен выдержать такие нагрузки и большую ответственность.

Помните! В любом случае не стоит переживать, ведь его всегда можно взять у предыдущего работодателя.

• В нашем офисе есть и кондиционеры, и обогреватели если нужно, и кофеварочные машины.

Образец характеристики на менеджера по продажам. Оценка: 54 / 100 Всего: 341 оценок.

- В итоге у нас вышли полосы шириной по 2 сантиметра.

- Однако, если вынужденный перерыв занимает сутки и более, то не стоит спешить с продолжением заливки – ведь внутри бетон остается влажным.

- имхо гонять на современном мопеде по глиняной с щебнем и выбоинами дороге на мопеде за 30 тысяч в моём мозгу не укладывается. имхо гонять на современном мопеде по глиняной с щебнем и выбоинами дороге на мопеде за 30 тысяч в моём мозгу не укладывается. Хорошо помню что верхняя крышка квадратная, притягивается одним болтом, при этом она изгибается и нарушается герметичность.Кстати, на " Карпатах", как я понял это позже, в отличии от " Риги" они очень, очень жесткие пружины грубые и толстые.

Характеристика с места работы офис менеджера образец - Центр помощи

Образец характеристики менеджера. Для составления характеристики на сотрудника можно воспользоваться следующей заготовкой. Нужно просто скопировать и вставить необходимые пункты. А можно ли состави. Характеристика с места работы должность-офис-менеджер пример образец. Место в рейтинге 50. Средняя скорость скачивания 9476 кбсек. В любом случае характеристика составляется и подписывается менеджером по персоналу (кадровым работником). Образец характеристики водителя с места работы. Краткая характеристика деятельности организации ип будников а.в. Главные недостатки использования рабочего времени. Перед уходом с работы офис-менеджер.

В году получил квалификацию профессионального бухгалтера - финансового менеджера, финансового. Заполненный образец характеристики с места работы. Резюме на соискание должности офис-менеджера. Образец характеристики студента с места практики. Договора аренды комнат образец, характеристика с места работы менеджера образец. Резюме на соискание должности офис-менеджера. Образец характеристики с места работы по месту требования. 2004-2016 hr-portal сообщество hr-менеджеров. Образец характеристики с места работы проверен на актуальность. Характеристика с места жительства. Вот несколько примеров готовых образцов характеристики с места работы. Фио работа(-ет-л) в начиная с 20. Образец. А можно ли составить с помощью этой. Характеристика работы.

Характеристика с места работы образец скачать word бесплатно. Характеристика с места. Характеристика с места работы. Офис. Характеристика с места. С места работы образец. Характеристики с места работы. Образец характеристика. Менеджера с функциями. Луч с по 09.12. Характеристика светлова. С места работы. Именно с этого. Образец резюме офис-менеджера образец. Поиск работы и.

Характеристика офис менеджера

1. Профессия офис - менеджер

2. Компетенция офис-менеджера

3. Организация повседневной работы офис-менеджера

Офис - менеджер - сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. У этого слова, как ни странно, нет женской формы. Это профессия, творящая вокруг себя мифы. Человеку непосвященному работа секретаря-референта может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не все так просто: недаром секретарь считается «лицом» компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества.

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:

руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работников информационного и документационного обеспечения;

секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;

координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной организации офисной работы требуются профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.

Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис- менеджера.

1. ПРОФЕССИЯ ОФИС - МЕНЕДЖЕР

Офис-менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб. Питер, 2004. - 203 с

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:

- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;

- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».

С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.

2. КОМПЕТЕНЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия). Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.

Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее.

1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.

В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.

С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выделить следующий ряд функций:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчётная);

в) контрольная (оценочно-учётная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными). Валинуров, И. Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И. Устименко М. // Молодость Сибири. - 2002. - № 52

Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).

Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОВСЕДНЕВНОЙ РАБОТЫОФИС-МЕНЕДЖЕРА

В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.

Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб. Питер, 2004. - 203 с

Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее.

1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.

2. Освежить в памяти (а при необходимости - оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.

3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.

4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.

5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.

6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.

7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.

8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через своего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.

С 10.00 до 11.00. как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором - о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например накануне вечером).

С 11.00 до 12.00 офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) офис-менеджером и передаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.

С 12.00 до 12.30 офис-менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия. К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 - 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.

На время обеда при необходимости офис-менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами предприятия, в ходе которых может быть проведено (в ряде случаев - продолжено) обсуждение текущих вопросов работы офиса (так называемый бизнес-ланч).

С 14.00 до 14.30 офис-менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) аппарата управления. При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.

С 14.30 до 15.00 офис-менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаёт руководителю предприятия через секретаря.

С 15.00 до 16.00 офис-менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.

С 16.00 до 17.00 офис-менеджер работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.).

С 17.00 до 17.30 - резерв времени. Как правило, в этот период офис-менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопросам.

С 17.30 до 18.00 офис-менеджер принимает (лично или по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в т.ч. о наличии материалов ограниченного доступа. Кроме того, офис-менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.

Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня. Валинуров, И. Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И. Устименко М. // Молодость Сибири. - 2002. - № 52

Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не забывая регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.

Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий - все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.

Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.

Офис-менеджер - это сотрудник, управляющий офисом - его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.

Следовательно, он является самым настоящим управленцем.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В Квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер», увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о «смежных», родственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о «просто» менеджере и об администраторе.

Представления о квалификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников этой специальности.

Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям.

1. Область компетенции и должностные обязанности офис-менеджера.

2. Основы управления персоналом офиса.

3. Основы кадрового менеджмента.

4. Основы документационного обеспечения управления.

5. Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера.

6. Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера.

7. Деловой этикет в офисе.

8. Основные технологические средства обеспечения работы офиса (преимущественно - компьютеры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и оргтехника).

Итак, офис-менеджер - это один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.

Заработная плата офис-менеджера определяется размером компании, в которой он работает, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300$), а предлагаемый - 7500 руб. (около 250$).

1 Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. - 9-е изд. испр. и доп. - М. ЗАО «Бизнес-школа», 2003. - 184с.

2 Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. - М: Финансы и статистика, 2001. - 208 с. ил.

3 Валинуров, И. Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И. Устименко М. // Молодость Сибири. - 2002. - № 52. - с. 13-14

4 ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст. Введ. в действие 1 июля 2003г. - М. 2003. - 17с.

5 Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док. орг. и технология работы / Галахов В.В. Корнев Н.К. Ксандопуло Г.И. и др. - М. Проспект, 2003. - 448 с.

6 Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб. Питер, 2004. - 203 с. ил.

7 Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2002. - № 4. - с. 17-25.

8 Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. - 2000. - № 2. - с. 18 - 21.