Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника - Бухгалтерия Онлайн

На небольшом предприятии бухгалтеру зачастую приходится выполнять обязанности кадровика. Соответственно, на плечи бухгалтера ложится оформление всего вороха кадровой документации. Дело это весьма сложное. Бухгалтер, не имеющий специальной подготовки, рискует допустить серьезную ошибку, которая в дальнейшем может обернуться штрафом или даже дисквалификацией руководителя организации. Сегодня мы расскажем, как избежать таких ошибок при оформлении нового сотрудника.

Материалы по теме

Начнем с документов, которые будущий сотрудник должен принести с собой для оформления. Их перечень приведен в статье 65 Трудового кодекса. Он включает в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство) и документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Вот, в общем-то, и все.

Из этого выводим первое правило: нельзя требовать от будущего сотрудника заявление о приеме на работу, свидетельство о присвоении ИНН, документ о регистрации по месту пребывания (если вы оформляете гражданина РФ) и фотографии. Соответственно, нельзя отказывать работнику в трудоустройстве, если у него нет данных документов. Более того, указание подобных требований в приказах по организации или в вакансии само по себе является нарушением. За него на основании статьи 5.27 КоАП РФ организацию могут оштрафовать, а ее руководителя — дисквалифицировать.

Второе правило также основано на статье 65 Трудового кодекса. Оно заключается в том, что даже перечисленные в ней документы можно требовать не у всех сотрудников. Речь идет не только о военном билете, который, как известно, есть только у военнообязанных. Так, трудовую книжку и «пенсионное» свидетельство можно запросить только в тех случаях, когда сотрудник уже работал в другой организации. Если сотрудник нанимается на работу впервые, вам придется самостоятельно оформить ему трудовую и пенсионное свидетельство (ст. 65 ТК РФ). А документы об образовании будущий сотрудник обязан предоставить только тогда, когда в должностной инструкции по той должности, на которую он принимается, прописаны четкие требования к квалификации, образованию или наличию специальных знаний.

Третье правило связано уже с формированием личного дела сотрудника. Из представленных им документов работодатель может оставить себе только трудовую книжку. С остальных документов надо снять копии, заверить их печатью организации и подписью лица, принимавшего документы. При этом в случае с паспортом копии снимаются со всех страниц (кстати, сведения о месте проживания, браке и наличии детей бухгалтеру пригодятся не только при заполнении кадровых документов, но и для расчета НДФЛ).

Итак, все необходимые документы в наличии, и соискатель готов трудоустраиваться. Казалось бы, дальше все ясно — можно оформлять трудовой договор. Однако это не так. Перед вручением трудового договора для изучения и подписи сотрудника следует ознакомить со всеми локальными актами предприятия, которые касаются организации труда. К таким актам относятся положения о премировании, оплате труда, предоставлении отпусков, охране труда; правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п. Таково требование статьи 68 Трудового кодекса. Поэтому пока вы занимаетесь изготовлением и заверением копий с принесенных сотрудником документов, выдайте ему для изучения все необходимые акты. Подтвердить факт ознакомления с каждым из них сотрудник должен личной подписью в соответствующем листе ознакомления (он обычно прикрепляется к самому документу, в конце), проставив дату и время ознакомления.

Если нарушить это требование, то в дальнейшем работнику нельзя будет предъявлять претензии, связанные с неисполнением обязанностей, которые закреплены в этих документах. Более того, если сотрудника не ознакомили с правилами охраны труда, то при несчастном случае руководителя могут привлечь даже к уголовной ответственности (ст. 143 УК РФ). Так что пренебрегать обязанностью по предварительному ознакомлению принимаемого сотрудника с локальными актами не стоит.

После того, как принимаемый проставил свою подпись в листах ознакомления со всеми локальными актами, можно приступать к подписанию трудового договора. Здесь надо обратить внимание на условие об испытательном сроке, которое обычно включается в каждый трудовой договор. Если в договоре есть такое условие, необходимо проверить, не входит ли принимаемый сотрудник в перечень лиц, для которых нельзя устанавливать испытательный срок.
В соответствии со статьей 70 Трудового кодекса срок не устанавливается для несовершеннолетних, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет. Сведения о возрасте сотрудника и возрасте детей берутся из паспорта. А вот справку о беременности сотрудница должна представить самостоятельно. Если на момент подписания договора справка представлена не была, то испытательный срок считается установленным законно.

Кроме того, нельзя установить испытательный срок выпускникам образовательных учреждений. Но этот запрет распространяется далеко не на всех выпускников. Так, чтобы не попасть под испытание при приеме на работу, выпускник должен, во-первых, закончить образовательное учреждение, имеющее госаккредитацию (она подтверждается дипломом гособразца). Во-вторых, с момента выдачи диплома должно пройти не более года. В-третьих, сотрудник должен поступать на работу по специальности, указанной в дипломе. И, в-четвертых, в его трудовой книжке не должно быть записи о том, что он уже работал по этой специальности.

Если хотя бы одно из этих четырех условий не выполняется, принимаемому на работу выпускнику можно установить испытательный срок. Обратите внимание: условие об испытании фиксируется в трудовом договоре именно при его заключении. Внести такое условие потом уже нельзя (ст. 70 ТК РФ).

Отметим еще один важный момент, связанный с испытательным сроком. Категорически запрещается устанавливать сотруднику на время испытания зарплату ниже, чем предусмотрено штатным расписанием (ч. 3 ст. 70 ТК РФ). Также недопустимо вводить в организации акты, согласно которым сотрудникам на испытательном сроке не начисляются премии или другие поощрительные выплаты. Все это является дискриминацией работников и влечет административную ответственность вплоть до дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ).

На основании подписанного трудового договора надо оформить приказ о приеме сотрудника на работу. Этот приказ составляется по унифицированной форме № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), поэтому сложностей с его заполнением обычно не возникает. Главное условие здесь — полное соответствие приказа договору (ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления с приказом сотрудник должен подтвердить личной подписью. При этом ознакомление с приказом проводится в течение трех дней с момента фактического начала работы.

А в течение 5 дней со дня начала работы работодатель должен внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника. Причем, спешить с внесением этой записи не стоит — надо дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только потом вносить запись в трудовую книжку. Дело вот в чем. Если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ). А вот что при этом делать с трудовой книжкой, если в ней уже есть запись о приеме на работу, Кодекс умалчивает. Именно поэтому лучше четко следовать процедуре и вносить запись о приеме на работу только после того, как работник фактически приступил к работе и ознакомлен с приказом.

Ну и заключительный этап оформления приема сотрудника — заполнение личной карточки на нового работника. Форма карточки также унифицирована (Т-2, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), что минимизирует сложности с ее оформлением. Тут надо помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Алексей Крайнев, юрист

Цитата (Денис Романович): Подскажите как насчет того, что ИП не обязаны оформлять трудовые книжки, а должны только заключать трудовые договоры.
И еще хотелось бы узнать как оформить правильно, выполнение рабочим обязанностей 2-х должностей (шиномонтажник,автомойщик) с учетом того, что эти люди уже работают и имеет договора но только по одной специальности.

Денис Романович, здравствуйте! А как насчет того, чтоб почитать Правила форума? Здесь новый вопрос - в новой теме.
Ну и Трудовой Кодекс почитайте, Ваше мнение. что ИП не обязаны оформлять трудовые книжки. мягко говоря, устарело.

Подскажите как насчет того, что ИП не обязаны оформлять трудовые книжки, а должны только заключать трудовые договоры.
И еще хотелось бы узнать как оформить правильно, выполнение рабочим обязанностей 2-х должностей (шиномонтажник,автомойщик) с учетом того, что эти люди уже работают и имеет договора но только по одной специальности.

Цитата (Smirnovagold): ИП взял на работу сотрудника, сразу сотрудник трудовую не предоставил, ИП оформил договор по основному месту работы, написал приказ от 01.07.2009. 10.07.2009 сотрудник принес трудовую книжку, запись об увольнении с прошлого места работы оказалась позже, допустим от 10.07.2009, как теперь заполнить правильно трудовую? или переписать первый тр.договор по совместительству, а потом второй позже - по основному м/р. Спасибо.

Да, думаю, что надо переписать договор - сначала по совместительству, а с 10.07 09 - как по основному месту работы."увольнять" при этом не обязательно.
Если в уже подписанном договоре ничего не сказано о "статусе" работы, можно составить дополнительное соглашение, в котором и указать, что с 01.07.09 - работа по совместительству, а с 10.07.09 - по основному месту работы.

Как принять на работу

Расскажем, как принять на работу новых сотрудников, какие у них запросить документы.

Правильно оформить нового сотрудника на работу поможет наш сервис по расчету и оформлению выплат, Программа Главбух . Программа проверяет правильность данных при вводе, заполнит приказ на работу и даст образцы заполнения трудовой книжки и рекомендации по подготовке трудового договора правильной записи в трудовой книжке. Бесплатный доступ на 2 месяца для знакомства с сервисом вы можете получить прямо сейчас.

При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить:

• паспорт или другой документ удостоверяющий личность. Например, малолетний сотрудник, который не достиг 14 лет, может показать свидетельство о рождении. А гражданин, постоянно проживающий за рубежом, вправе предъявить заграничный паспорт;
• трудовая книжка. Предоставлять ее не обязаны только совместители или те, кто впервые устраивается на работу, последним вы должны сами завести трудовую книжку;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС), если оно уже было получено на другой работе;
• документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Он обязателен, если к специалисту, занимающему должность, предъявляются такие требования. Например, фармацевту для работы необходим действующий сертификат специалиста;
• справка о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя. И это прямо установлено законами. Например, такое условие установлено для педагогов (ст. 331 ТК РФ ).

Такой обязательный минимум документов, которые соискатель должен представить при приеме на работу, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Другие документы можно требовать, только если это прямо предусмотрено законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ ).

С представленных документов снимите копии и храните их, например, в личном деле сотрудника. Там же можете держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника.

Если у гражданина нет паспорта, но он может представить какой-либо другой документ, удостоверяющий личность. Отказать ему в приеме на работу нельзя. Дело в том, что по общему правилу при устройстве на работу гражданин может представить либо паспорт, либо иной документ, удостоверяющий личность.

Например, на время оформления паспорта гражданину выдают временное удостоверение личности. Такой документ подойдет. Еще это может быть заграничный паспорт (для граждан, постоянно проживающих за границей) или удостоверение личности военнослужащего. А вот если будущий сотрудник не представит вообще никакого документа, удостоверяющего его личность, есть все основания не брать его на работу. Обосновать отказ можно тем, что претендент на работу не предъявил документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса РФ.

Как принять на работу гражданина, который не предъявил страховое пенсионное свидетельство? Ответ зависит от того, по какой причине человек не представил СНИЛС. Если гражданин впервые устраивается на работу и никогда прежде не получал пенсионное свидетельство, то отказать в трудоустройстве нельзя. Оформить СНИЛС должен работодатель, то есть вам придется самим этим заняться.

Когда же соискатель не представляет СНИЛС или хотя бы его копию по какой-то другой причине, то формально вы вправе отказать в приеме на работу.

К примеру, сумеет распознать ошибочный номер СНИЛС и не даст ввести один и тот же номер разным сотрудникам.

Помимо перечисленных документов подросток обязан передать вам справку о прохождении медосмотра. Несмотря на то, что в перечне обязательных документов эта бумага отсутствует, представить ее подросток должен – это прямо предусмотрено специальными нормами.

Так, медицинской справкой будущий сотрудник младше 18 лет подтвердит, что прошел обязательный осмотр у врача (обследование). Сделать это он должен согласно части 1 статьи 266 и части 5 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ. Без этого нанимать несовершеннолетнего попросту нельзя.

Свидетельство ИНН не упомянуто в статье 65 Трудового кодекса РФ как документ, необходимый при приеме на работу. Поэтому требовать его у сотрудника не нужно. Однако в некоторых случаях предъявить ИНН соискатель все же обязан. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим.

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель. Типовой формы трудового договора нет, его составляют произвольно. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения о зарплате, должности, режиме рабочего времени и т. д.

Должность в трудовом договоре укажите так же, как и в штатном расписании. Принимать сотрудника на позицию, которая не предусмотрена в штатном расписании, нельзя.

Прием сотрудника на работу оформите приказом. Основанием для этого является трудовой договор. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Для людей, с которыми работодатель заключит гражданско-правовые договоры – подряда, возмездного оказания услуг и т. п. – приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется. Подробнее о том, как оформить приказ о приеме на работу. читайте на нашем сайте.

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись в трудовой книжке.

По просьбе сотрудника можно внести в трудовую книжку сведения о совместительстве. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку. Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Программа Главбух сама заполнит приказ о приеме на работу, личную карточку и подскажет, как верно заполнить трудовую книжку.

С оформлением трудового договора поможет база ответов на вопросы по расчетам выплат и кадрам, встроенная в Программу (см раздел Справочная система). Там также есть и шаблон типового договора.

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;
• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден указом Президента от 18.05.2009 № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы. Работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют. За такое правонарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• от 2000 до 4000 руб. – для граждан;
• от 20 000 до 50 000 руб. – для должностных лиц, например, руководителя;
• от 100 000 до 500 000 руб. – для организации.

Это предусмотрено статьей 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме. В письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;
• дату и место рождения бывшего госслужащего;
• должность, которую замещал на службе человек;
• полное и сокращенное наименование вашей организации;
• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;
• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;
• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Как принять работника на работу - пошаговая инструкция

Как принять работника на работу по трудовому договору? Предлагаем изучить пошаговую инструкцию, как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Пункты инструкции, выделенные жирным шрифтом. являются обязательными.

1) Первым действием при приеме на работу является требование у будущего работника документов, таких как:

• Паспорт работника или иной документ удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка. Если для будущего работника это первая работа, то следует завести ему трудовую книжку;
• Страховое свидетельство Государственного пенсионного страхования. Опять же, если это первый трудовой опыт работника, то необходимо оформить ему страховое свидетельство в ПФР;
• ИНН;
• Документы воинского учета;
• Документы об образовании, квалификации и иные документы, подтверждающие получение работником специальных знаний.

Стоит отметить, что нельзя потребовать у работника документы, которые не указаны в перечне ст.65 Трудового Кодекса.

Также, в установленных законом случаях необходимо прохождение медицинского осмотра. Например, лица, не достигшие возраста 18-ти лет при трудоустройстве на работу, обязаны пройти медицинский осмотр согласно ст. 69 ТК РФ.

2) Работник пишет заявление о приеме на работу. По закону данное действие не является обязательным и данный пункт можно не учитывать. Однако в большинстве случае заявление все-таки пишется, так как несет некую «психологическую» важность для будущего работника, особенно если он поступает на работу впервые.

3) Ознакомление работника с должностной инструкцией под роспись. Составление должностной инструкции не обязательное действие при приеме на работу, однако, данный документ обозначает трудовые обязанности работника в письменной форме, что зачастую бывает не лишним. Составляется в 2-х экземплярах, один отдается работнику, другой остается у работодателя.

4) Заключение трудового договора с работником в течении 3-х дней с начала фактической работы. Трудовой договор является письменным соглашением между работником и работодателем и устанавливает их взаимные права и обязанности.
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16-ти лет.
В трудовом договоре, в обязательном порядке, необходимо указать:
- Испытательный срок для будущего работника. Если его не указать, то работник будет принять без испытательного срока и в случае чего, уволить его сразу не получится;
- Место работы с указанием структурного подразделения;
- Размер заработной платы;
- Режим труда и отдыха;
- Обязанности работника.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами, то есть работником и работодателем.
После заключения трудового договора его следует зарегистрировать в книге учета трудовых договоров. В этой книге работник расписывается о получение трудового договора. Ведение книги учета трудовых договоров является не обязательным требованием, однако несет в себе не малую пользу.

5) Издание приказа о приеме на работу по форме № Т-1 . Данная форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04. Приказ оформляется на основании трудового договора. Далее приказ о приеме на работу дается работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Обычно составляется в одном экземпляре и остается у работодателя. По требованию может быть составлена копия приказа и передана работнику.

6) Оформление личной карточки работника. Личная карточка является одним из основных учетных документов при оформлении работника и имеет типовую форму № Т-2 утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004.

7) Внесение записи в трудовую книжку работника. Следует отнестись к данному пункту более внимательно, так как за нарушение порядка ведения трудовых книжек, работодатель может быть привлечен к ответственности. Например, сведения в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа работодателя не позднее семи дней.

8) ВАЖНО! Для индивидуальных предпринимателей после трудоустройства первых работников необходимо встать на учет как работодатель в Пенсионный Фонд РФ - в течении 30 дней и Фонд обязательного медицинского страхования - в течении 10 дней после трудоустройства первого работника. За нарушение установленных сроков регистрации установлен штраф в размере 5 000 рублей, а при просрочке срока постановки на учет более чем на 90 дней штраф увеличивается вдвое - 10 000 рублей.

Прием работника на работу пошаговая инструкция - сайт с формами

Для того, для вас нужно запросить у него последующие документы: нужен быстрее по желанию работодателя, чтоб принять сотрудника на работу. Особая оценка критерий труда. Ндфл и налоговые вычеты. Ндфл с 2016 года. Заключение трудового контракта с сотрудником. Неотклонимая регистрация в пфр и фсс в качестве работодателя. Для регистрации и закрытия. Калькулятор расчета налогов с зарплаты. Законы, письма и приказы. Приказ о приеме на работу. Ежели в организации есть наемные сотрудники, нужно провести специальную оценку критерий труда, выполняющие какой - то труд, даже офисный. Формы документов для скачки. К примеру, еще дополнительно контракт материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в журнальчике учета. Эти моменты мы и отразим в данной статье и разглядим вариант, когда у вас есть кандидат и его необходимо оформить документально. Проверить штрафы гибдд онлайн. Какие необходимы документы для приема на работу. Что необходимо для открытия. Так же может быть заключение трудового контракта о неразглашении коммерческой тайны компании и контракт полной либо частичной материальной ответственности почаще всего работники склада и остальные ответственные лица. Порядок приема на работу, пошаговая аннотация. В определенных вариантах мед. Документ воинского учета, в случае ежели гражданин является военнообязанным. Ознакомления сотрудника с его должностными обязательствами. Прием служащих на работу. Расчета пени по налогам. Анонсы и конфигурации в законодательстве. Относительно это фикция, но согласно закону это требование непременно и применяется как к организациям, так и бизнесменам. Что необходимо, заявления, какие документы, трудовые контракта и прочее, трудовые, порядок приема. Регистрация трудового контракта в журнальчике. В ходе ведения деятельности организации и бизнесмена наступает момент, когда нужно принять на работу сотрудника, так как у нее есть директор, у ооо сходу. Эталон наполнения ндс 2015. Для выявления вредных и небезопасных причин в их работе. В ходе ведения деятельности организации и бизнесмена наступает момент, основная, документы для приема на работу, прием новейшего сотрудника на работу порядок, когда нужно принять на работу сотрудника, так как у нее есть директор, прием новейшего сотрудника на работу, у ооо сходу, прием на работу сотрудника пошагово, прием сотрудника на работу. Единая упрощенная налоговая декларация. Программы для ведения бухучета.

Прием работника на работу пошаговая инструкция

Группа: Пользователь
Сообщений: 5
Регистрация: 06.04.2012
Пользователь №: 16520
Спасибо сказали: 2 раз(а)

прием работника на работу пошаговая инструкция

Группа: Администраторы
Сообщений: 1496
Регистрация: 02.06.2007
Пользователь №: 9
Спасибо сказали: 554 раз(а)

Как принять на работу сотрудника: порядок трудоустройства и необходимые документы

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

• паспорт;
• ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

1. По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
2. Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

• должность и подразделение;
• физическое место работы;
• режим работы;
• размер и порядок оплаты;
• дополнительные условия;
• функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

• дата поступления на работу;
• условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
• должность и структурное подразделение;
• оклад;
• срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Некоторые категории соискателей имеют особый порядок трудоустройства. Несовершеннолетнего можно взять на работу только при соблюдении условий:

• возраст старше 14 лет;
• согласие родителя;
• легкие условия труда;
• отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

• свидетельство о рождении;
• паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
• само письменное разрешение от родителя;
• школьный аттестат (при наличии);
• для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
• ИНН, СНИЛС (при наличии);
• приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
• медсправка.

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.