Проверка кадров

ПРОВЕРКА КАДРОВ

У вас в "гостях" инспектор по труду. Да, визит такого "гостя" приводит в трепет руководителей компании.

И все же всегда надо помнить, что должен делать проверяющий, а в чем его полномочия ограничены. И в этом нам поможет законодательство, регулирующее деятельность проверяющего инспектора. Это Постановление Правительства РФ от 28 января 2000 г. N 78 "О федеральной инспекции труда" (в ред. от 8 января 2003 г.) (далее - Постановление о федеральной инспекции труда); Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)" (в ред. от 9 мая 2005 г.) (далее - Закон о защите прав).

Конечно, проверяющий - такой же работник, как и мы. У него, как говорится, своя работа, у нас - своя. И он уполномочен исполнять обязанности и иметь права, предусмотренные соответствующим законодательством.

Государственный инспектор труда имеет право:

• беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверения установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации любой организационно-правовой формы
• осуществлять в установленном порядке проверки и расследование причин нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
• запрашивать и безвозмездно получать от руководителей и иных должностных лиц организаций, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, работодателей (их представителей) документы, объяснения, информацию, необходимые для осуществления своих полномочий
• предъявлять работодателям (их представителям) обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав граждан с предложениями о привлечении виновных в этих нарушениях к дисциплинарной ответственности или отстранении их в установленном порядке от должности
• привлекать к административной ответственности в установленном законодательством РФ порядке лиц, виновных в нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
• по результатам проверок передавать материалы по фактам нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в правоохранительные органы о привлечении виновных лиц к уголовной ответственности, а также предъявлять иски в суд

Должностные лица государственной инспекции труда, осуществляющие надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, при осуществлении своих полномочий независимы от государственных органов и руководствуются только Конституцией РФ и федеральными законами; обязаны сохранять государственную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, полученную при осуществлении своих полномочий, не сообщать работодателям (их представителям) и другим должностным лицам организаций сведения о гражданах, обратившихся к ним с заявлением, жалобой или иным обращением, если авторы обращений требуют этого; несут в соответствии с законодательством РФ ответственность за противоправные действия или бездействие.

Решения указанных должностных лиц могут быть обжалованы соответствующему руководителю по подчиненности и (или) в судебном порядке.

В силу ст. 11 Закона о защите прав должностные лица органов государственного контроля (надзора) при проведении мероприятий по контролю обязаны:

• своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством РФ полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований
• соблюдать законодательство РФ, права и законные интересы юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• проводить мероприятия по контролю на основании и в строгом соответствии с распоряжениями органов государственного контроля (надзора) о проведении мероприятий по контролю в порядке, установленном ст. 8 Закона о защите прав
• посещать объекты (территории и помещения) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в целях проведения мероприятия по контролю только во время исполнения служебных обязанностей при предъявлении служебного удостоверения и распоряжения органов государственного контроля (надзора) о проведении мероприятия по контролю
• не препятствовать представителям юридического лица или индивидуального предпринимателя присутствовать при проведении мероприятия по контролю, давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки
• предоставлять должностным лицам юридического лица или индивидуальным предпринимателям либо их представителям, присутствующим при проведении мероприятия по контролю, относящуюся к предмету проверки необходимую информацию
• знакомить должностных лиц юридического лица или индивидуального предпринимателя либо их представителей с результатами мероприятий по контролю
• при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, учитывать соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для жизни, здоровья людей, окружающей среды и имущества, а также не допускать необоснованные ограничения прав и законных интересов граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
• доказывать законность своих действий при их обжаловании юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в порядке, установленном законодательством РФ

Законом о защите прав установлен порядок проведения мероприятий по проверке юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Основанием проведения мероприятия по контролю является распоряжение (приказ) органа государственного контроля (надзора).

Статьей 7 Закона о защите прав установлены требования к содержанию распоряжения (приказа) о проведении мероприятия по контролю. В нем указываются:

• номер и дата распоряжения (приказа) о проведении мероприятия по контролю. Присвоение номера и датирование распоряжения (приказа) о проведении мероприятия по контролю подразумевают регистрацию и ведение органом государственного контроля (надзора) учета этих распоряжений (приказов). В случае возникновения сомнений в факте вынесения распоряжения (приказа) о проведении мероприятия по контролю для установления фактических обстоятельств могут быть использованы регистрационные и учетные данные органа государственного контроля (надзора), от имени которого вынесено распоряжение (приказ)
• наименование органа государственного контроля (надзора). Наименование органа государственного контроля (надзора), указываемое в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю, должно соответствовать наименованию органа, указанному в нормативном правовом акте, предоставляющем федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов РФ, подведомственным им государственным учреждениям полномочия на проведение государственного контроля (надзора)
• фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение мероприятия по контролю. Обратите внимание на то, что Закон о защите прав требует указания именно фамилии, имени и отчества, а не фамилии и инициалов
• наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводится мероприятие по контролю. В соответствии с ч. 1 ст. 54 Гражданского кодекса РФ от 30 ноября 1994 г. N 51-ФЗ (в ред. от 9 мая 2005 г.) (далее - ГК РФ) установлено, что юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименования некоммерческих организаций (а в предусмотренных законом случаях и наименования коммерческих организаций) должны содержать указание на характер деятельности юридического лица. Согласно ч. 1 ст. 19 ГК РФ гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая
• цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю. Цели, задачи и предмет различаются в зависимости от того, проверка плановая или внеплановая

В силу ч. 4 ст. 7 Закона о защите прав в целях проверки выполнения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований органом государственного контроля (надзора) в пределах своей компетенции проводятся плановые мероприятия по контролю. В отношении одного юридического лица или индивидуального предпринимателя каждым органом государственного контроля (надзора) плановое мероприятие по контролю может быть проведено не более чем один раз в два года. В отношении субъекта малого предпринимательства плановое мероприятие по контролю может быть проведено не ранее чем через три года с момента его государственной регистрации. Внеплановой проверке, предметом которой является контроль исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений, подлежит деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя при выявлении в результате планового мероприятия по контролю нарушений обязательных требований. Внеплановые мероприятия по контролю проводятся органами государственного контроля (надзора) также в случаях:

• получения информации от юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, органов государственной власти о возникновении аварийных ситуаций, об изменениях или нарушениях технологических процессов, а также о выходе из строя сооружений, оборудования, которые могут непосредственно причинить вред жизни, здоровью людей, окружающей среде и имуществу граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
• возникновения угрозы здоровью и жизни граждан, загрязнения окружающей среды, повреждения имущества, в том числе в отношении однородных товаров (работ, услуг) других юридических лиц и (или) индивидуальных предпринимателей
• обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) иных юридических лиц и (или) индивидуальных предпринимателей, связанные с невыполнением ими обязательных требований, а также получения иной информации, подтверждаемой документами и иными доказательствами, свидетельствующими о наличии признаков таких нарушений (ч. 5 ст. 7 Закона о защите прав)

Надо заметить, что обращения, не позволяющие установить лицо, обратившееся в орган государственного контроля (надзора), не могут служить основанием для проведения внепланового мероприятия по контролю.

Продолжительность мероприятия по контролю не должна превышать одного месяца. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения специальных исследований (испытаний), экспертиз со значительным объемом мероприятий по контролю, на основании мотивированного предложения должностного лица, осуществляющего мероприятие по контролю, руководителем органа государственного контроля (надзора) или его заместителем срок проведения мероприятия по контролю может быть продлен, но не более чем на один месяц.

Следует отметить, что проверяющий должен предъявить распоряжение (приказ) о проведении мероприятия по контролю и служебное удостоверение не любому представителю юридического лица, а руководителю или иному должностному лицу и не представителю индивидуального предпринимателя, а самому индивидуальному предпринимателю.

Согласно ст. 11 Закона о защите прав должностное лицо, осуществляющее мероприятие по контролю, обязано предъявлять служебное удостоверение и распоряжение (приказ) при каждом посещении объектов (территорий и помещений) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в целях проведения мероприятия по контролю.

Закон о защите прав запрещает проведение мероприятия по контролю лицом, не указанным в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю. Это значит, что в случае невозможности по каким-либо причинам (таким как болезнь, служебная командировка и т.п.) проведения мероприятия по контролю тем должностным лицом, которое указано в распоряжении (приказе), должно издаваться новое распоряжение (приказ) о проведении мероприятия по контролю с указанием фамилии, имени, отчества и должности другого лица, уполномоченного на проведение мероприятия по контролю, или должно вноситься (также путем издания нового распоряжения (приказа)) изменение в вынесенное ранее распоряжение (приказ) о проведении мероприятия по контролю в части указания фамилии, имени, отчества и должности лица, уполномоченного на проведение мероприятия по контролю.

На действия должностных лиц органов государственного контроля (надзора) при проведении мероприятий по контролю устанавливаются следующие ограничения:

• они не вправе проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к компетенции органа государственного контроля (надзора), от имени которого действуют должностные лица. Соответствие предмета проводимого мероприятия по контролю компетенции органа государственного контроля (надзора) закреплено в законодательстве в качестве одного из основных принципов защиты прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)
• они не вправе осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятий по контролю должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей. Согласно ч. 1 ст. 13 Закона о защите прав должностные лица и (или) представители юридического лица и индивидуальные предприниматели и (или) их представители имеют право непосредственно присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки. Следует обратить внимание на то, что рассматриваемый запрет касается проведения только плановых проверок
• не вправе требовать представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки, а также изъятия оригиналов документов, относящихся к предмету проверки. Предмет проводимого мероприятия по контролю в соответствии с ч. 1 ст. 7 Закона о защите прав должен быть указан в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю
• не вправе требовать образцы (пробы) продукции для проведения их исследований (испытаний), экспертизы без оформления акта об отборе образцов (проб) продукции в установленной форме и в количестве, превышающем нормы, установленные государственными стандартами или иными нормативными документами. Согласно ч. 11 ст. 7 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (в ред. от 9 мая 2005 г.) правила и методы исследований (испытаний) и измерений, а также правила отбора образцов для проведения исследований (испытаний) и измерений, необходимые для применения технических регламентов, разрабатываются с соблюдением порядка разработки технического регламента федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции в течение шести месяцев со дня официального опубликования технических регламентов и утверждаются Правительством РФ. Технический регламент - документ, который принят международным договором РФ, ратифицированным в порядке, установленном законодательством РФ, или федеральным законом, или указом Президента РФ, или постановлением Правительства РФ, который устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации) (ст. 2 ФЗ "О техническом регулировании")
• не вправе превышать установленных сроков проведения мероприятий по контролю
• не вправе распространять информацию, составляющую охраняемую законом тайну и полученную в результате проведения мероприятий по контролю, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ

Охраняемой законом тайной являются:

• государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-разыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации (ст. 2 ФЗ "О государственной тайне"). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. N 1203
• коммерческая тайна - конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду (ст. 3 ФЗ "О коммерческой тайне"). Статьей 5 ФЗ "О коммерческой тайне" установлен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
• налоговая тайна - это право налогоплательщика на неразглашение информации, предоставленной налоговым органам, гарантированное ст. 102 Налогового кодекса РФ от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ (в ред. от 6 июня 2005 г.)

Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:
- разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;
- об идентификационном номере налогоплательщика;
- о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;
- предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о взаимном сотрудничестве между налоговыми (таможенными) или правоохранительными органами (в части сведений, предоставленных этим органам). К разглашению налоговой тайны относятся, в частности, использование или передача другому лицу производственной или коммерческой тайны налогоплательщика, ставшей известной должностному лицу налогового органа, органа государственного внебюджетного фонда или таможенного органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении ими своих обязанностей.

Утрата документов, содержащих составляющие налоговую тайну сведения, либо разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами;

По результатам мероприятия по контролю составляется акт установленной формы. Форма акта по результатам мероприятия по контролю устанавливается нормативным правовым актом органа государственного контроля (надзора).

В акте должны быть указаны сведения. соответствующие сведениям, указанным в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю:

• номер и дата распоряжения (приказа) о проведении мероприятия по контролю
• наименование органа государственного контроля (надзора)
• фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), проводившего мероприятие по контролю
• наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводилось мероприятие по контролю

В акте должно быть указано время как составления акта, так и проведения мероприятия по контролю.

В акте также должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность представителя юридического лица или представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавшего при проведении мероприятия по контролю. Также в акте должны быть указаны сведения о выявленных нарушениях или об отсутствии таковых.

Должностные лица и (или) представители юридического лица и индивидуальные предприниматели и (или) их представители имеют право ознакомиться с результатами мероприятий по контролю и отразить в акте факт своего ознакомления, согласия или несогласия с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц органов государственного контроля (надзора). В случае отказа указанных лиц ознакомиться с актом делается соответствующая запись в акте об отказе в ознакомлении.

Акт должен быть подписан должностным лицом (лицами), осуществившим мероприятие по контролю.

К акту прилагаются акты об отборе образцов (проб) продукции, обследовании объектов окружающей среды, протоколы (заключения) проведенных исследований (испытаний) и экспертиз, объяснения должностных лиц органов государственного контроля (надзора), работников, на которых возлагается ответственность за нарушения обязательных требований, и другие документы или их копии, связанные с результатами мероприятия по контролю.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений подлежит передаче юридическому лицу, либо вручается руководителю юридического лица или его заместителю и индивидуальному предпринимателю или их представителям под расписку, либо направляется посредством почтовой связи с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта, остающемуся в деле органа государственного контроля (надзора).

В отличие от акта проверки предписание выносится лишь в случае выявления правонарушений в работе организации.

Это окончательный вердикт правового инспектора, позволяющий судить о соблюдении законности в вашей организации. Назначение документа - дать работодателю обязательные для исполнения указания об устранении имеющихся нарушений и о привлечении виновных в том лиц к дисциплинарной ответственности.

Предписание оформляется в строгом соответствии с требованиями ст. 9 Закона о защите прав.

В документе указывается срок, в течение которого работодателю необходимо исправить те или иные нарушения, и срок, в течение которого следует проинформировать об этом правового инспектора.

Один экземпляр предписания с копиями приложений (протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников) вручается работодателю или его представителю под расписку. Предписание также может быть направлено в организацию по почте с уведомлением о вручении. Позднее уведомление приобщается к экземпляру предписания, остающемуся в деле проверяющего инспектора.

Думаем, вышеуказанное поможет вам не растеряться при проверке.

И все же надо знать еще и свои права.

Должностные лица и (или) представители юридического лица и индивидуальные предприниматели и (или) их представители при проведении мероприятий по контролю имеют право:

• непосредственно присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки. Непосредственное присутствие при проведении мероприятий по контролю - не только право должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей, но и при условии наличия требования органа государственного контроля (надзора) об обеспечении такого присутствия - обязанность должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей.
Надо отметить, что к акту, оформляемому по результатам мероприятия по контролю, прилагаются только объяснения работников, на которых возлагается ответственность за нарушения обязательных требований;
• получать информацию, предоставление которой предусмотрено ФЗ и иными нормативными правовыми актами. Как установлено ст. 2 Закона РФ от 27 апреля 1993 г. N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" (в ред. от 14 декабря 1995 г.), каждый гражданин имеет право получить, а должностные лица, государственные служащие обязаны ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах и материалах
• знакомиться с результатами мероприятий по контролю и указывать в актах о своем ознакомлении, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц органов государственного контроля (надзора)
• обжаловать действия (бездействие) должностных лиц органов государственного контроля (надзора) в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством РФ. Каждый гражданин вправе обратиться с жалобой в суд, если считает, что неправомерными действиями (решениями) государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий и их объединений, общественных объединений или должностных лиц, государственных служащих нарушены его права и свободы

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обеспечивают по требованию органа государственного контроля (надзора) присутствие своих должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований, и (или) своих представителей при проведении мероприятий по контролю.

Вред, причиненный юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю вследствие действий (бездействия) должностных лиц органов государственного контроля (надзора) при проведении государственного контроля (надзора), признанных в порядке, установленном законодательством РФ, неправомерными, подлежит возмещению в соответствии с гражданским законодательством.

При определении размера убытков, причиненных юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю неправомерными действиями должностных лиц органа государственного контроля (надзора), также учитываются расходы юридического лица или индивидуального предпринимателя, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг) или на финансовые результаты его деятельности, а также затраты, которые юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, чьи права нарушены, произвели или должны будут произвести для получения юридической или иной профессиональной помощи.

КАДРЫ

Проверка кадровой работы

Кадровый учет является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе учреждения позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования бюджетных средств.
Однако, как и в любом ином направлении деятельности учреждения, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения. В данной статье освещены основные моменты проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.

В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:
— формирование кадрового состава для замещения должностей;
— организация подготовки проектов приказов учреждения, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта или трудового договора, назначением на должность, освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом работника на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений;
— ведение трудовых книжек работников;
— ведение личных дел работников;
— обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
— организация и обеспечение подбора кадров, в том числе в случае необходимости проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, и включение работников в кадровый резерв;
— организация и обеспечение проведения аттестации работников;
— организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников;
— формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
— обеспечение должностного роста работников;
— организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;
— консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.
Предлагаем вашему вниманию алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.
1. Законодательные и нормативные акты:
— Бюджетный кодекс;
— Кодекс об административных правонарушениях;
— Трудовой кодекс;
— Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ Президента РФ N 609);
— Указ Президента РФ от 28.12.2006 N 1474 «О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации» (далее — Указ Президента N 1474);
— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225);
— Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»;
— Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н (далее — Инструкция N 25н);
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата N 1);
— Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (далее — Квалификационный справочник).
2. Задачи проверки кадровой работы:
— соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;
— наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение по оплате труда, положение по премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их соответствие установленным требованиям;
— соответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;
— своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;
— правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов в соответствии с отраслевыми приказами, постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами;
— правильность установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;
— ведение учета по каждому работнику;
— оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;
— ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).
3. Источники информации при проверке кадровой работы:
— штатные расписания;
— учредительные документы;
— коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплаты, о материальном стимулировании и т.д.;
— табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
— трудовые договоры, трудовые контракты;
— трудовые книжки;
— приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;
— личные карточки;
— личные дела;
— иные системные документы.
4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.
5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.
Прежде всего, кадровую работу в учреждении осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.
Для определения состояния кадрового учета в бюджетном учреждении рекомендуем составлять подробный план проверки, в котором отражаются ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в таблице 1.

План проверки кадровой работы

—————————————T——————T——————————————¬
¦ Перечень мероприятий (процедур) ¦Период проведения¦ Документы, подлежащие проверке ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦ 1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров ¦
+—————————————T——————T——————————————+
¦Соответствие содержания системных¦ ¦Штатные расписания, положения по оплате¦
¦документов (штатных расписаний,¦ ¦труда, о премировании, материальном¦
¦положений, приказов и т.п.)¦ ¦стимулировании, приказы по кадрам,¦
¦законодательству РФ ¦ ¦коллективный договор и др. ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦Определение степени унификации¦ ¦Приказы о приеме на работу, увольнение,¦
¦первичных документов по учету¦ ¦табели учета использования рабочего¦
¦персонала и рабочего времени ¦ ¦времени, личные карточки, коллективный¦
¦ ¦ ¦договор ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦Проверка правильности ведения трудовых¦ ¦Приказы, личные карточки, личные дела,¦
¦книжек и внесения записей в них ¦ ¦трудовые книжки и иные системные¦
¦ ¦ ¦документы ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦Проверка правильности учета рабочего¦ ¦Табели учета использования рабочего¦
¦времени ¦ ¦времени ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦ 2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер материального ¦
¦ стимулирования работников учреждения ¦
+—————————————T——————T——————————————+
¦Проверка обоснованности установления¦ ¦Приказы руководителя, личные карточки,¦
¦надбавок и доплат, в том числе за¦ ¦личные дела, трудовые книжки, табели¦
¦особые условия труда (сверхурочные¦ ¦учета рабочего времени ¦
¦работы и работу в ночное время, работу¦ ¦ ¦
¦в выходные и праздничные дни и др.) ¦ ¦ ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦Проверка правильности установления¦ ¦Приказы руководителя, личные карточки,¦
¦окладов, разрядов и т.п. в соответст-¦ ¦личные дела ¦
¦вии с законодательством и системными¦ ¦ ¦
¦документами ¦ ¦ ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦Проверка правильности проведения¦ ¦Приказы о проведении аттестации,¦
¦аттестации ¦ ¦результаты (протоколы) аттестаций, состав¦
¦ ¦ ¦аттестационной комиссии ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦Формирование фонда заработной платы,¦ ¦Расчеты ФОТ, нормативы штатной¦
¦материального стимулирования и его¦ ¦численности, утвержденные вышестоящей¦
¦использование ¦ ¦организацией, приказы о распределении¦
¦ ¦ ¦ФОТ, материальном стимулировании,¦
¦ ¦ ¦премировании, поощрении и др. ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦ 3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения ¦
+—————————————T——————T——————————————+
¦Формирование кадрового резерва,¦ ¦Документы, содержащие кадровый резерв¦
¦правильность в несения в списки¦ ¦учреждения, результаты аттестаций,¦
¦работников, имеющих потенциальные¦ ¦рабочие документы кадровых служб и др. ¦
¦возможности карьерного роста ¦ ¦ ¦
+—————————————+——————+——————————————+
¦Повышение образовательного и¦ ¦План (график) повышения квалификации¦
¦профессионального уровня работников¦ ¦работников учреждений, в том числе в¦
¦учреждения ¦ ¦вузах, специально организованных курсах¦
¦ ¦ ¦повышения квалификации, семинарах внутри¦
¦ ¦ ¦ведомства и вне его. Наличие¦
¦ ¦ ¦свидетельств, сертификатов и иных¦
¦ ¦ ¦документов, подтверждающих профессиональ-¦
¦ ¦ ¦ный и образовательный уровень работников¦
¦ ¦ ¦учреждения ¦
L—————————————+——————+——————————————

В случае если кадровый учет в учреждении ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
— концентрация функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и использования;
— концентрация программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;
— отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.
Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.

1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.
Законность содержания персонала устанавливается по штатным расписаниям и штатным нормативам. Штатные расписания должны по форме и содержанию соответствовать требованиям законодательства РФ, а именно:
— штатные расписания оформляются с использованием формы Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1;
— количество штатных единиц, предусмотренных штатным расписанием, не должно превышать установленный вышестоящей организацией предел по штатной численности;
— фонд оплаты труда в штатном расписании не должен превышать утвержденный вышестоящим органом фонд оплаты труда;
— разряды, оклады, доплаты, надбавки должны соответствовать предусмотренным должностям штатного расписания и законодательству РФ;
— штатное расписание утверждается на определенный год, изменения в него вносятся приказами руководителя, в которых дано основание для внесения таких изменений;
— должности, предусмотренные штатным расписанием должны соответствовать законодательно установленным должностям и специальностям согласно квалификационным требованиям или квалификационным справочникам, а также специфике деятельности бюджетного учреждения и ведомственным документам.
Кроме штатного расписания в бюджетных учреждениях составляются штатные расстановки — рабочие документы по учету кадров, в которых помимо установленных должностей и специальностей указываются фамилии и инициалы работников, занимающих эти должности. Как правило, форма и содержание таких документов определяются приказами, методиками и инструкциями, утвержденными министерствами и ведомствами, а иногда и самими учреждениями самостоятельно. Рекомендуем использовать штатные расстановки при проведении проверок личных дел, личных карточек работников, трудовых книжек, табелей учета рабочего времени, поскольку информация, содержащаяся в таких расстановках, позволяет определить структуру и последовательность проверок, не прибегая при этом к помощи работников кадровых служб в составлении списков для проверки, которые порой составляются слишком долго.
Кроме штатного расписания проверке должны быть подвергнуты иные документы, являющиеся основными по трудовой деятельности, такие как коллективный договор, трудовые контракты (договоры), положения по оплате труда, о материальном стимулировании, премировании, поощрении, на предмет правильности составления и соответствия их содержания законодательству РФ.
Уставной юридической формой регулирования трудовых отношений является коллективный договор либо иные документы (положения, учредительные документы), в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию учреждения.
Трудовой кодекс устанавливает уровень условий труда и охрану трудовых прав работников. Нарушение любой статьи ТК РФ является серьезным противозаконным действием и карается в административном или уголовном порядке, поэтому выполнение установленных в его статьях правил является обязательным для всех руководителей и работников.
В каждом бюджетном учреждении должно быть разработано и принято положение по оплате труда в соответствии с коллективным договором, заключаемым между администрацией и представителями трудового коллектива, и (или) в соответствии с законодательством РФ. В нем предусматриваются формы оплаты труда всех категорий работников, ставки и расценки, а также система поощрения каждой категории работников за результаты труда. В основу положения должны быть заложены такие принципы, при которых каждый работник без принуждения становится заинтересованным в постоянном повышении производительности труда.
После проверки законности содержания персонала ревизор изучает условия оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка и другие вопросы, предусмотренные законодательством РФ (или коллективным договором, приложениями к нему и отдельными соглашениями).
Проверка кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их оформления. Формы первичных учетных документов по учету кадров утверждены Постановлением Госкомстата N 1, которым определен и порядок их заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких форм в учетной политике учреждения.
Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков.
Первичные документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании рабочего времени приведены в таблице 2.

Унифицированные формы документов по учету кадров,
рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

——————————T———————————————————————¬
¦ Номер (код) унифицированной¦ Наименование формы ¦
¦ формы ¦ ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ По учету кадров ¦
+—————————-T———————————————————————+
¦ Т-1 ¦Приказ о приеме работника на работу ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ Т-2 ¦Личная карточка работника ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ Т-3 ¦Штатное расписание ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ Т-5 ¦Приказ о переводе работника на другую работу ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ Т-6 ¦Приказ о предоставлении отпуска работнику ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ Т-7 ¦График отпусков ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ Т-8 ¦Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении) ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ Т-11 ¦Приказ о поощрении работника ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦ По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда ¦
+—————————-T———————————————————————+
¦ Ф. 0504421 ¦Табель использования рабочего времени и расчета за работной платы ¦
L—————————-+———————————————————————-

В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности. Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.
При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих Указом Президента РФ N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.
В личных делах ревизору необходимо обратить внимание на трудовой договор (контракт), заключенный с работником. Понятие трудового договора раскрыто в ст. 56 ТК РФ, согласно которой трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами. Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, предписано своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. В трудовом договоре должны быть указаны:
— фамилия, имя, отчество работника (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключившего трудовой договор;
— место работы (с указанием структурного подразделения);
— дата начала работы;
— наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.
При этом если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. В настоящее время для этого используется Квалификационный справочник.
Следует иметь в виду, что наименования должностей в бюджетных учреждениях, как правило, устанавливаются ведомственными документами, а также на основании Единой номенклатуры должностей служащих и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий и иных документов, утвержденных в соответствии со ст. 143 ТК РФ Правительством РФ.
Трудовой распорядок в учреждении определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Таковыми является локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в бюджетном учреждении. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются руководителем учреждения с учетом мнения представительного органа работников и являются, как правило, приложением к коллективному договору. Руководитель учреждения должен в соответствии с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.
Таким образом, при проведении проверки кадровой работы учреждения ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в учреждении, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.
В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др. Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по учреждению. Как правило, такие документы составляются кадровой службой учреждения и хранятся в ней.
Так, при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником. Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки работников (форма N Т-2), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по учреждению.
Особое внимание обращается на правильность определения количества отработанных в последнем рабочем году полных месяцев для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении работников.
Следует учитывать возможные случаи недостоверности данных об отработанном рабочем времени в табелях его использования, когда в числе рабочих дней показываются дни, оплаченные за период отпуска или по листкам временной нетрудоспособности. Поэтому все выявляемые при проверке документы, противоречащие данным табелей, и причины данного нарушения следует уточнять с непосредственными начальниками конкретных работников.
Что касается оформления табелей учета рабочего времени, то их форма разработана для бюджетных учреждений и приведена в Приложении N 2 к Инструкции N 25н.
В обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых «подставных» лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные дела и другие документы, в которых определено фактическое количество и поименный состав работников учреждения, ревизор проводит их сверку с трудовыми книжками. В случае выявления лиц, не работающих в учреждении, но получающих при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную информацию в правоохранительные органы.
Кроме того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения, оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их форма определены Правительством РФ. В данный момент порядок оформления, ведения, хранения и форма трудовых книжек установлены Постановлением N 225.
При проверке трудовых книжек ревизору следует обратить внимание на внесение записей в трудовую книжку (не позднее недельного срока с момента утверждения приказа или иного основания записи) и на содержание сведений, например, место работы, занимаемые должности и выполняемые работы (раздел II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225).
Отметим, что трудовая книжка оформляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Постановление N 69). Данная инструкция уточняет процесс заполнения разделов трудовой книжки, определяет порядок внесения сведений о работнике, работе, награждении работника, увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также порядок выдачи дубликата трудовой книжки.
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ, а именно в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на учреждение — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток). Повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
К должностным лицам, ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них, относятся работодатель (п. 45 Постановления N 225) и уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Ревизору следует иметь в виду, что согласно п. 40 Правил учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждены Постановлением N 69 (Приложения N 2 и 3).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией учреждения, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — кадровой службой или другим подразделением учреждения, оформляющим прием и увольнение работников.
При проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть заверено подписью работника не только в данной книге учета, но и в личной карточке.

В предыдущем номере вниманию читателей были представлены задачи проверки кадровой работы, а также план проверки, состоящий из нескольких этапов, один из которых был рассмотрен. В этом номере мы закончим разговор о первом этапе проверки (проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров) и рассмотрим остальные этапы.
Итак, при проверке кадровой работы ревизору необходимо обратить внимание на ряд вопросов, таких как:
— правильность оформления приказов в учреждении о приеме на работу и увольнении персонала. При проверке используется Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата N 1);
— правильность оформления и своевременность представления в бухгалтерию табелей учета рабочего времени персонала;
— наличие трудовых книжек работников и их соответствие лицам, числящимся в ведомостях и штатных расстановках;
— правильность приема, оформления и увольнения лиц, в том числе работающих на условиях совместительства, при совмещении профессий и временном заместительстве;
— соответствие назначений на определенные должности работающих и вновь принятых на работу сотрудников учреждений квалификационным требованиям, а также использование при этом трудовых книжек, личных дел и аттестационных материалов, которые сопоставляются с квалификационными требованиями (при проверке можно воспользоваться ТК РФ);
— соответствие работников должностям и штатным расписаниям. Применяется метод обхода рабочих мест, анализ профессиональной специализации по трудовым книжкам, документам об образовании, квалификационным материалам, актам приема и сдачи должностей (материальных ценностей, докум