Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений 125

Запасы бюджетных учреждений - это оборотные активы в материальной форме, принадлежащих учреждению и обеспечивают его функционирование и, как ожидается, будут использованы или реализованы в течение года.

Основным документом, определяющим порядок учета запасов, их состав и оценка, является Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 08.12.2000 г. № 125.

Согласно вышеназванной инструкции срок ожидаемой эксплуатации запасов учреждения устанавливается центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненностью или самостоятельно учреждением в момент приобретения запаса, если такие нормативные документы отсутствуют.

Состав запасов бюджетных учреждений весьма разнообразен, а потому требует классификации. В бюджетных учреждениях основным является группировка запасов по функциональному назначению:

- Животные на выращивании и откорме;

- Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;

- Материалы и продукты питания;

- Продукция сельскохозяйственного производства.

Следует заметить, что указанная классификация положена в основу учета запасов по синтетическим счетам.

Планом счетов для учета запасов предусмотрены такие п 20 «Производственные запасы», 21 «Животные на выращивании и откорме» 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы », 23« Материалы и продукты питания », 24« Готовая продукция », 25 «Продукция сельскохозяйственного производства».

Счета и субсчета по учету запасов имеют определенные особенности их применения: Счет 20 «Производственные запасы» используется для учета запасов предназначаются для научно-исследовательских работ, для использования в производстве и капитальном строительстве. Он делится на субсчета:

• 201 «Сырье 0 материалов». Предназначается для учета сырья и материалов краткосрочного использования для научно-исследовательских работ и капитального строительства;

• 202 «Оборудование, конструкции и детали к установке». Предназначается для учета строительных конструкций и деталей, а также для отечественного и импортного оборудование, требующее монтажа и предусмотрено для установки, и другие материальные ценности, необходимые для строительства;

• 203 «Спецоборудование для научно-исследовательских работ по хозяйственным договорам». Предназначается для учета в научно-исследовательских учреждениях, организациях, в высших учебных заведениях для выполнения научно-исследовательских работ по хозяйственным договорам на конкретную тему заказчика до передачи его научному подразделению;

• 204 «Строительные материалы». Предназначается для учета строительных материалов, приобретенных за счет средств, выделенных на капитальное строительство, строительные и монтажные работы;

• 205 «Прочие производственные запасы». Предназначается для учета прочих запасов для научно-исследовательских работ по хозяйственным договорам и для капитального строительства.

Счет 21 «Животные на выращивании и откорме» используется для учета молодняка всех видов животных и животных на откорме. птицы, кроликов, пушных зверей, семей пчел, взрослого скота, отбракованного из основного стада, скота, принятой от населения для реализации, независимо от стоимости. Он делится на субсчета:

• 211 «Молодняк животных на выращивании». Предназначается для учета наличия, поступления и выбытия молодняка рогатого скота, свиней, овец, коз и лошадей по группами,

• 212 Животные на откорме ». Предназначается для учета наличия, поступления и выбытия животных, переведенных из основного стада на откорм и нагул по видам животных;

• 213 «Птица». Предназначается для учета наличия, поступления и выбытия всей птицы, как молодняка, так и взрослого по учетным группам;

• 214 «Звери» - Предназначен для учета наличия, поступления и выбытия пушных зверей по видам;

• 215 «Кролики». Предназначается для учета кроликов по породам и по видам;

• 216 «Семь» и пчел ». Предназначается для учета пчелиных семей по количеству и стоимости в целом на пасеке;

• 217 «Взрослый скот, отбракованный из основного стада». Предназначается для учета поголовья и первоначальной стоимости продуктивных животных и рабочего скота, отбракованных и реализованных или забитых на мясо в хозяйстве без откорма, по видам;

• 218 «Скот, принятый от населения для реализации». Предназначается для учета движения скота, принятой от населения для реализации по видам;

Счет 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» используется для учета малоценных предметов, которые не вошли в состав необоротных активов, поскольку срок их полезного использования менее одного года. Он делится на субсчета:

• 221 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся на складе и в эксплуатации ». Предназначается для учета предметов на складе и в эксплуатации. В При необходимости для отражения хозяйственных операций может делиться на дополнительные субсчета 3-4-го порядков;

• 222 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы специального назначения». Предназначается для учета предметов, которые имеют специфическое и ограниченное назначение только в отдельных отраслях и краткосрочный срок применения;

Счет 23 «Материалы и продукты питания» используется для учета материалов и продуктов питания, находящихся в учреждении. Он делится на субсчета:

• 231 «Материалы для учебных, научных и других целей».

Предназначается для учета реактивов и химикатов, стекла и химпосуды, металла, электроматериалов и радиоматериалов, радиоламп, фотопринадлежности, бумаги для выдача учебных программ, пособий, научных и других работ, испытуемых животных и других материалов для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценных и других металлов для протезирования;

• 232 «Продукты питания». Предназначается для учета продуктов питания учреждения, предусмотренные сметой по коду экономической классификации расходов 1133 «Продукты питания»;

• 233 «Медикаменты и перевязочные средства». Предназначается для учета медикаментов и перевязочных средств учреждения, предусмотренные сметой по коду экономической классификации расходов 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы ». На этом же субсчете учитывают вспомогательные и аптекарские материалы в медицинских учреждениях, имеющих свои аптеки;

• 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» Предназначается для учета хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей, строительных материалов для капитального текущего ремонта;

• 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы». Предназначается для учета всех видов топлива, горючих и смазочных материалов находящихся на складах и в кладовых, а также непосредственно у материально-ответственных лиц;

• 236 «Тара». Предназначается для учета тары по видам или группам;

• 237 «Материалы в пути» / Предназначен для учета материалов, уплаченные учреждением по поставкам и не поступили до конца месяца на склад, но подтвержденные транспортными документами. и материалы на складах централизованного снабжения, не распределены по учреждениям;

• 238 «Запасные части к машинам и оборудованию». Предназначается для учета запасных частей для ремонта и замены отработанных частей машин, оборудования и других транспортных средств;

• 239 «Прочие материалы». Предназначается для учета других материалов, не предусмотренных субсчетам 231-238; Счет 24 «Готовая продукция» используется для учета изделий производственных мастерских. Он субсчет:

• 241 «Изделия производственных (учебных) мастерских». Предназначается для учета готовой продукции, произведенной в производственных (учебных) мастерских и готовой печатной продукции;

Счет 25 «Продукция сельскохозяйственного производства» используется для учета продукции сельских и учебно-исследовательских хозяйств Он субсчет:

• 251 «Продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств».

Кроме классификации по функциональному признаку, с целью отображения всех видов запасов используется более детализированное их группирование в разрезе подгрупп, наименований, сортов и т.п. Каждому предмету одного наименования, качества и цены присваивают соответствующий номенклатурный номер - постоянно действующее сокращенное условное обозначения, условный числовой код учета. Номенклатурный номер имеет семь знаков: первые три знака обозначают субсчет, четвертый - подгруппу, три последние - порядковый номер предмета в подгруппе.

Важным компонентом учета запасов является их оценка. В бюджетных учреждениях запасы в учете оцениваются по балансовой стоимости, которая распределяется на первоначальную, справедливую и восстановительную.

Первоначальная стоимость-это стоимость приобретения, получения, изготовления запасов.

Справедливая стоимость - это первоначальная стоимость запасов, полученных учреждением бесплатно.

Восстановительная стоимость - это измененная первоначальная стоимость запасов после проведения их переоценки.

Следует учитывать, что переоценка запасов бюджетного учреждения может проводиться на выполнение нормативно-правовых актов Украины или по решению руководителя учреждения (В случае длительного пребывания морально устаревших запасов, значительного отклонения их стоимости от стоимости аналогичных запасов, приобретенных позже).

Изменение первоначальной стоимости запасов не является дополнительным доходом учреждения и не относится к доходам.

Для проведения переоценки запасов приказом руководителя учреждения создается специальная комиссия. Она осуществляет переоценку каждой отдельной единицы материальных запасов путем приведения ее стоимости в соответствие с новой ценой. При этом установлены при переоценке цены на однотипные предметы в пределах одной учреждения должны быть одинаковыми.

По результатам переоценки комиссия учреждения составляет акт об изменении стоимости материальных запасов. В акте необходимо указать наименование переоцененных материальных запасов, их количество и стоимость по данным бухгалтерского учета, новую цену за единицу после переоценки и сумма разницы, которая должна быть отражена в бухгалтерском учете. Акт утверждает руководитель учреждения.

Транспортные расходы не относятся на увеличение стоимости запасов, а списывают на расходы бюджетного учреждения по соответствующим кодам экономической классификации расходов, по которым они были предусмотрены в смете

Суммы налога на добавленную стоимость, уплачиваемых при покупке запасов, не относят на стоимость запасов. Если запасы покупают за счет средств общего или специального фонда (бюджетное учреждение не является плательщиком налога на добавленную стоимость), то суммы налога на добавленную стоимость относится на фактические расходы учреждения по соответствующим кодам экономической классификации расходов, по которым они были предусмотрены в смете. Если же запасы покупают за счет средств специального фонда и учреждение зарегистрировано плательщиком налога на добавленную стоимость, то сумма налога на добавленную стоимость относится на налоговый кредит по соблюдением при этом всех необходимых процедур и оформления налоговых накладных.

Учет запасов, как и ранее рассмотренные учетные направления, способствует выполнению ряда задач деятельности бюджетных учреждений. К главным задачам учета запасов относятся

- Правильное и своевременное документальное оформление операций по поступлению, движения и выбытия запасов;

- Контроль за хранением и движением запасов на складе;

- Контроль за рациональным использованием запасов и соблюдения условий их использования;

С целью своевременного отражения движения запасов в бюджетном учреждении для их аналитического учета, в соответствии с приказом Государственного казначейства Украины 18.12.2000 г. № 130 «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции по их составлению », предусмотрено типовые формы учетных регистров (табл. 6.1).

Библиотека онлайн © 2006-2014

Учет материальных запасов в бюджетном учреждении

Учет материальных запасов в бюджетном учреждении

Новая Инструкция по бюджетному учету внесла ряд изменений в учете материальных запасов. Анализ соответствия положений Инструкций N 70н и N 107н позволил выявить ряд следующих основных отличий в учете.

1. Состав материальных запасов. В новой Инструкции из состава материальных запасов выведен ряд объектов, относящихся к малоценным предметам, которые переведены в состав основных средств. К ним относятся: посуда, мягкий инвентарь и предметы, срок эксплуатации которых свыше 12 месяцев, отраженные в ОКОФ.

2. Критерии отнесения предметов к материальным запасам. В соответствии с Инструкцией N 107н по предметам, срок эксплуатации которых свыше 12 месяцев, применялся стоимостный критерий (50 МРОТ). В новой Инструкции критерием отнесения таких предметов к материальным запасам служит их наличие в ОКОФ.

3. Обобщение и перегруппировка предметов по счетам бухгалтерского учета.

4. Формирование фактической стоимости материальных запасов. Новая Инструкция предусматривает включение транспортных расходов по доставке продуктов питания, медикаментов и пр. в фактическую стоимость запасов.

5. Изменение методологии учета по бухгалтерским счетам операций, связанных с движением материальных запасов.

В соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету N 70н к материальным запасам относятся:

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов).

Отнесение ряда объектов, используемых свыше 12 месяцев, к материальным запасам может вызвать ряд затруднений. В соответствии с Методическими указаниями по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 24.02.2005 N 26н п. 5.8, если при переносе остатков по нефинансовым активам и принятии к учету новых объектов нефинансовых активов невозможно отнести их к определенным разделам ОКОФ, то эти объекты отражаются в учете на счете 10110000 “Прочие основные средства“.

Считаю целесообразным отразить в учетной политике учреждения примерный перечень объектов, используемых свыше 12 месяцев, к материальным запасам.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (табл. 1).

При формировании фактической стоимости материальных запасов, приобретенных за плату, следует обратить внимание на два аспекта.

1. Налог на добавленную стоимость включается в фактическую стоимость в случае приобретения запасов:

за счет бюджетных средств;

за счет целевых средств;

за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, если эти запасы используются в бюджетной деятельности.

Порядок формирования фактической стоимости материальных запасов

--------------------------------------------T------------------------------------------------------¬
¦ Способ поступления и выбытия запасов ¦ Формирование стоимости ¦
+-------------------------------------------+------------------------------------------------------+
¦1. Приобретение запасов ¦Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором постав-¦
¦ ¦щику. ¦
¦ ¦Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и¦
¦ ¦консультационные услуги. ¦
¦ ¦Таможенные пошлины и иные платежи. ¦
¦ ¦Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организа-¦
¦ ¦ции. ¦
¦ ¦Транспортные расходы, включая страхование доставки. ¦
¦ ¦Суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов¦
¦ ¦до состояния, в котором они пригодны к использованию в¦
¦ ¦запланированных целях. ¦
¦ ¦Иные платежи, непосредственно связанные с приобретени-¦
¦ ¦ем материальных запасов ¦
+-------------------------------------------+------------------------------------------------------+
¦2. Изготовление запасов ¦В размере затрат, связанных с изготовлением запасов ¦
+-------------------------------------------+------------------------------------------------------+
¦3. Безвозмездное получение: ¦Текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгал-¦
¦ - по договору дарения; ¦терскому учету с учетом сумм, уплачиваемых получателем¦
¦ - излишки, выявленные при инвентаризации;¦за доставку материальных запасов и приведение их в¦
¦ - полученные от ликвидации основных¦состояние, пригодное для использования ¦
¦средств ¦ ¦
+-------------------------------------------+------------------------------------------------------+
¦4. Поступление материальных запасов в поль-¦В размере стоимости, предусмотренной в договоре ¦
¦зование или распоряжение, не принадлежащих¦ ¦
¦учреждению ¦ ¦
+-------------------------------------------+------------------------------------------------------+
¦5. Списание (отпуск) материальных запасов ¦По средней фактической стоимости по каждой группе (ви-¦
¦ ¦ду) запасов ¦
L-------------------------------------------+-------------------------------------------------------

Если запасы приобретены за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, и использованы в этой деятельности, налог на добавленную стоимость отражается на отдельном счете 21001000 “Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам“.

2. Расходы по доставке материальных запасов включаются в первоначальную стоимость. В соответствии с прежней Инструкцией эти расходы при приобретении продуктов питания и медикаментов отражались по отдельной статье как непосредственно транспортные расходы. В новой Инструкции такого исключения нет. При доставке различных видов материальных запасов единовременно возникает необходимость распределения таких расходов. В учетной политике учреждения либо приказом директора при отсутствии таковой следует обозначить этот способ. Наименее трудоемким из возможных является способ “пропорционально стоимости доставленных материальных запасов“.

Средняя фактическая стоимость при списании запасов определяется следующим образом:

СФС = (Со + Сп) Кс. (Ко + Кп),

где СФС - средняя фактическая стоимость запасов;

Со - стоимость остатка запасов на начало месяца;

Сп - стоимость поступивших запасов за месяц;

Кс - количество списываемых запасов за месяц;

Ко - количество остатка запасов на начало месяца;

Кп - количество поступивших запасов за месяц.

Формы документального учета материальных запасов отражены в табл. 2.

Состав материальных запасов идентичен составу этих запасов старой Инструкции. Основным отличием является перегруппировка счетов учета и обобщение видов материальных запасов в более укрупненные группы. Соответствие состава материальных запасов новой и старой Инструкций отражено в табл. 3.

Состав материальных запасов по их группам достаточно полно отражен в Инструкции N 70н. Однако ряд утверждений требует конкретизации положениями учетной политики. Дорогостоящие медикаменты всеми учреждениями относятся на счет 10501000 “Медикаменты и перевязочные средства“. При этом учреждения, не относящиеся к лечебно-профилактическим и им подобным, должны в учетной политике установить критерий “дороговизны“. Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, учитываются на забалансовом счете 09. Инструкция представила перечень таких ценностей (двигатели, аккумуляторы, шины, покрышки и т.п.), но не закрыла его. Поэтому в учетной политике следует определить закрытый перечень ценностей, подлежащих учету на забалансовом счете 09.

При поступлении запасов в учреждение в учете оформляются записи.

1. Поступление материальных запасов от поставщика за плату:

Документальный учет материальных запасов

Соответствие счетов учета материальных запасов
новой и старой Инструкций

в части стоимости запасов:

Д 10500340 “Увеличение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 30220730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“;

в части НДС (в предпринимательской деятельности):

Д 21001560 “Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам“
К 30220730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“.

2. Поступление материальных запасов по договору дарения, пожертвования, оприходование излишек, выявленных при инвентаризации:

Д 10500340 “Увеличение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 40101180 “Прочие доходы“.

3. Приобретение материальных запасов подотчетным лицом:

Д 10500340 “Увеличение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 20814660 “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов“.

4. Оприходование материалов, полученных от ликвидации основных средств:

Д 10500340 “Увеличение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 40101172 “Доходы от реализации активов“.

5. Оприходование изготовленных материальных запасов:

Д 10500340 “Увеличение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 10604440 “Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“.

При списании запасов в учете оформляются следующие записи:

1. Списание израсходованных материальных запасов, а также по результатам инвентаризации списание недостач в пределах норм естественной убыли:

Д 40101272 “Расходование материальных запасов“
К 10500440 “Уменьшение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

2. Передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов:

Д 10601310 “Увеличение капитальных вложений в основные средства“,

К 10500440 “Уменьшение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета;

Д 10602320 “Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы“
К 10500440 “Уменьшение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета;

Д 10603330 “Увеличение капитальных вложений в непроизведенные активы“
К 10500440 “Уменьшение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета;

Д 10604340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“
К 10500440 “Уменьшение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

3. Списание стоимости материальных запасов при их реализации, списание недостачи материальных запасов:

Д 40101172 “Доходы от реализации активов“
К 10500440 “Уменьшение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

4. Списание материальных запасов, приобретенных за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, использованных в бюджетной:

Д 40103000 “Финансовый результат прошлых отчетных периодов“
К 10500440 “Уменьшение стоимости материальных запасов“ с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

5. Списание запасных частей к транспортным средствам, выданных взамен изношенных:

Д 40101272 “Расходование материальных запасов“
К 10505440 “Уменьшение стоимости прочих материальных запасов“.

Одновременно эти ценности учитываются на забалансовом счете 09.

6. Списание спецоборудования для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками при передаче его в научное подразделение:

Д 40101272 “Расходование материальных запасов“
К 10505440 “Уменьшение стоимости прочих материальных запасов“.

Одновременно указанные ценности отражаются на забалансовом счете 12. После выполнения работ спецоборудование в соответствии с условиями договора:

возвращается заказчику: стоимость ценностей списывается с забалансового счета 12;

приходуется на баланс по рыночной стоимости на дату принятия к учету: стоимость ценностей списывается с забалансового счета 12 и одновременно приходуется Д 10505340 “Увеличение стоимости прочих материальных запасов“ К 40101180 “Прочие доходы“.

Пример 1. Учреждение обслуживается в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджета (Казначействе).

В бюджетное учреждение в течение месяца поступали продукты питания вида “А“ в количестве 650 кг на сумму 36 250 руб. (в том числе НДС 5 500 руб.):

в количестве 200 кг по цене 59 руб./кг (в том числе НДС 9 руб.);

в количестве 50 кг по цене 65 руб./кг (в том числе НДС 10 руб.);

в количестве 400 кг по цене 53 руб./кг (в том числе НДС 8 руб.).

Оплата за продукты производилась следующим образом:

10 000 руб. было оплачено до поступления продуктов в организацию (авансовый платеж);

26 250 руб. оплачено после поступления продуктов в учреждение.

На начало месяца в учете значился остаток по этому виду продуктов питания в количестве 80 кг на сумму 3 856 руб.

В течение месяца было израсходовано продуктов этого вида в количестве 670 кг.

В учете должны быть оформлены следующие записи:

Продукты питания приобретены и использованы в процессе бюджетной деятельности
1. Перечисление аванса поставщикам:

Д 120611560 “Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов“
К 1304053340 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов“
10 000 руб.

2. Поступление продуктов питания от поставщиков:

Д 110502340 “Увеличение стоимости продуктов питания“
К 130220730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
36 250 руб.

3. Перечисление средств поставщикам в оплату полученных продуктов питания:

Д 130220830 “Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
К 1304053340 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов“
26 250 руб.

4. Зачет ранее перечисленных авансов:

Д 130220830 “Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
К 120611560 “Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов“
10 000 руб.

5. Списание израсходованных продуктов питания:

Д 140101272 “Расходование материальных запасов“
К 110502440 “Уменьшение стоимости продуктов питания“
36 809,62 руб.*(1)
Продукты питания приобретены и использованы в процессе предпринимательской деятельности
1. Перечисление аванса поставщикам:

Д 220611560 “Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов“
К 220101610 “Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“
10 000 руб.

2. Поступление продуктов питания от поставщиков:

в части стоимости продуктов питания:

Д 210502340 “Увеличение стоимости продуктов питания“
К 230220730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
30 750 руб.

Д 221001560 “Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам“
К 230220730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
5 500 руб.

3. Перечисление средств поставщикам в оплату полученных продуктов питания:

Д 230220830 “Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
К 220101610 “Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“
26 250 руб.

4. Принятие к зачету НДС:

Д 230304830 “Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость“
К 221001660 “Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам“
5 500 руб.

5. Зачет ранее перечисленных авансов:

Д 230220830 “Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
К 220611560 “Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов“
10 000 руб.

6. Списание израсходованных продуктов питания:

Д 210604340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“
К 210502440 “Уменьшение стоимости продуктов питания“
31 761,67 руб.*(2)

Пример 2. Бюджетное учреждение в процессе предпринимательской деятельности оказывает ремонтные услуги населению. С этой целью были закуплены материалы на сумму 60 000 руб.(в том числе НДС 9 153 руб.). После оплаты материалов принят к зачету НДС. В следующем периоде часть материалов на сумму 15 000 руб. были использованы на ремонт помещения бюджетного учреждения, а материалы на сумму 20 000 руб. использованы на оказание платных услуг. В учете следует оформить следующие записи:

1. Поступление материалов в учреждение:

в части стоимости материалов:

Д 210504340 “Увеличение стоимости строительных материалов“
К 230220730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
50 847 руб.

НДС по приобретенным ценностям:

Д 221001560 “Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам“
К 230220730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
9 153 руб.

2. Оплата поставщику материалов:

Д 230220830 “Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“
К 220101610 “Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“
60 000 руб.

3. Принятие к зачету НДС:

Д 230304830 “Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость“
К 221001660 “Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам“
9 153 руб.

4. Списание материалов, использованных в процессе оказания платной услуги:

Д 210604340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“
К 210504440 “Уменьшение стоимости строительных материалов“
20 000 руб.

5. Списание материалов на ремонт помещения бюджетного учреждения:

Д 240103000 “Финансовый результат прошлых отчетных периодов“
К 210504440 “Уменьшение стоимости строительных материалов“
15 000 руб.

6. Восстановление НДС:

Д 240103000 “Финансовый результат прошлых отчетных периодов“
К 230304730 “Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость“
9 153 руб.

В статье рассмотрены основные аспекты учета материальных запасов в соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету. Однако при организации учета материальных запасов следует особое внимание обратить на складской учет запасов и обоснованность их списания. В целях сохранности бюджетных средств можно рекомендовать учреждениям разработать нормы списания тех материалов, по которым такие нормы отсутствуют на государственном или отраслевом уровне. Их также целесообразно использовать при планировании смет доходов и расходов.

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений 125

Учет запасов в учреждении осуществляется по двум составляющим:

· по месту хранения;

Учет осуществляется по месту хранения, называется складским учетом. Организация складского учета предусматривает:

· определение нормативной базы;

· организацию материальной ответственности;

· организацию благоустройства и эксплуатации помещения для хранения;

· организацию предметного учета и хранения запасов;

· выбор носителей информации;

· организацию движения носителей информации.

Нормативных актов, регулирующих порядок организации хранения запасов, относятся:

· Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Государственного казначейства Украины от 08.12.2000 № 125;

· Инструкция по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения от 05.05.83 № 530;

· Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения от 02.06.87 № 747;

Заведующий складом (аптеки) и кладовщики являются материально ответственными лицами, а следовательно, их назначают на должность по согласованию с главным бухгалтером с одновременным подписанием трудового договора и договора о полной материальной ответственности. Порядок организации материальной ответственности подробно рассмотрены в разд. 5.

В бюджетных учреждениях в соответствии с видов материальных запасов следует отводить такие места для хранения:

· склады (кладовые) - для сырья, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов, готовой продукции, продукции сельскохозяйственного производства;

· кладовые для продуктов питания;

· аптеки - для медикаментов и перевязочных средств;

· специальные помещения в структурных подразделениях - в кабинетах, отделениях.

Организация работы мест хранения запасов начинается с обеспечения надлежащих условий хранения, должны соответствовать категории и вида запасов.

Склады (кладовые) должны иметь постоянный номер (шифр), который указывается во всех первичных документах по движению запасов в пределах склада и амбара. Склады (кладовые) должны быть изолированы от других помещений с целью предотвращения несанкционированного проникновения туда любых лиц. Для обеспечения хранения материальных запасов помещения склада (кладовой) должно быть оснащено охранной и пожарной сигнализацией, огнеупорными дверью с надежным замком, железными решетками и т.д. Для хранения продуктов питания отводится отдельное помещение, которое должно быть оборудовано холодильным оборудованием и вентиляционной системой. Места хранения должны быть оборудованы необходимыми приборами для взвешивания, мерной тарой, инструментами и оборудованием для вскрытия тары, при этом для измерительных устройств и тары следует обеспечить периодическое переосвидетельствованию и наложения клейма. На складе (кладовой) должен поддерживаться соответствующий температурный и влажностный режимы с помощью необходимого оборудования (вентиляционных систем и систем климатического контроля). Лекарственные средства, медикаменты и перевязочные средства, поступающие в учреждения здравоохранения, должны храниться (при наличии такого структурного подразделения) в аптеках указанного заведения. Порядок и организация эксплуатации и благоустройства указанных мест хранения достаточно четко регламентируется. Так, составления, состав и размеры помещений для хранения в аптечных учреждениях должны отвечать всем требованиям действующей нормативно-технической документации (строительные нормы и правила, ведомственная нормативная документация). Место для хранения в соответствии с установленными нормами обеспечивается охранными и противопожарными средствами. В помещениях для хранения должна поддерживаться определенная температура и влажность воздуха, проверка которых должна осуществляться не реже чем раз в сутки. Для наблюдения за этими параметрами складские помещения необходимо обеспечить термометрами и гигрометрами, которые закрепляются на внутренних стенах хранилища вдали от нагревательных приборов на высоте (1,5-1,7 м от пола и на расстоянии не менее 3 м от дверей. В каждом отделе нужно завести карту учета температуры и относительной влажности. Для поддержания чистоты воздуха, предусмотренной действующей нормативно-технической документацией, помещение следует оборудовать механической приточно-вытяжной вентиляцией. В случае, когда невозможно оборудовать помещения для хранения приточно-вытяжной вентиляцией, рекомендуется сделать форточки, фрамуги, вторые гратові двери и др. На аптечных складах и в аптеках, расположенных в климатической зоне с большими отклонениями от допустимых норм температуры и относительной влажности воздуха, помещения для хранения должны быть оборудованы кондиционерами.

Аптечные склады и аптеки оборудуются приборами центрального отопления. Не допускается отопление помещений газовыми приборами с открытым пламенем или электронагревательными приборами с открытой електроспіраллю. Помещения для хранения должны быть обеспечены необходимым количеством стеллажей, шкафов, поддонов, підтоварників. Стеллажи устанавливаются так, чтобы они располагались на расстоянии 0,6-0,7 м от наружных стен, не менее 0,5 м от потолка и не менее 0,25 м от пола. Стеллажи относительно окон должны быть расположены так, чтобы проходы были освещены, а расстояние между стеллажами составляло не менее 0,75 м для обеспечения свободного доступа к товару.

Помещения аптечных складов (баз) и аптек должны содержаться в чистоте; полы помещений периодически (но не реже как один раз в день) убирается влажным способом с применением разрешенных моющих средств.

Лечебные учреждения, не имеющие собственной аптеки, получают от хозрасчетных аптек медицинские средства непосредственно в отделения или кабинеты в пределах установленной текущей потребности. В отделении должна быть специальная комната для хранения медикаментов и лекарственных средств, оборудована системой охраны, металлическими дверями и решетками на окнах. Такое помещение должно быть обеспечено соответствующими местами для хранения медицинских запасов: холодильной камерой, шкафами, стеллажами и т.д. Для поддержания оптимального микроклимата в помещении должно быть установлено вентиляционную систему.

Одним из направлений организации предметного учета является разработка номенклатуры групп запасов и номенклатуры ценника.

Номенклатура групп запасов представляет собой структурированный перечень запасов, используемых в учреждении, организации (предприятии). Номенклатура групп содержит номенклатурный номер, наименование, единицу измерения. Номенклатура-ценник - это номенклатурный реестр, содержащий перечень технически правильных наименований запасов, их номенклатурный номер в зависимости от вида, сорта, марки или размера, техническую характеристику, учетную цену.

Номенклатурный номер является кодом или условным обозначением в отношении определенного вида запасов. Он сказывается во всех первичных документах. Номенклатурные номера разрабатываются так же, как и инвентарные номера. Согласно Инструкции по учету запасов бюджетных учреждений номенклатурный номер должен иметь семь знаков: первые три знака обозначают субсчет, четвертый-подгруппу, последние три - порядковый номер предметов в группе. Номенклатурные номера разрабатываются тремя методами, в основу которых положены кодирования с помощью цифр, букв и комбинированное кодирование.

Более известным является метод кодирования на основе цифровых знаков. В соответствии с этим методом номенклатура разрабатывается по серийной или десятичной системой. Если нумерация серийная, весь перечень разбивается на группы по заданным признакам, в данном случае - по субсчетам. В зависимости от специфики деятельности бюджетного учреждения каждая группа в большей или меньшей степени наполняется в процессе дальнейшего распределения. Каждой из групп (материалы для научных, учебных целей; продукты питания; медикаменты и перевязочные средства и т.п.) соответствует серия номеров с расчетами резерва свободных номеров для новых запасов, что их учреждение получит позже.

В случае десятичной системы нумерации соответствующее количество знаков отводится для каждой группы, подгруппы и названия запасов.

Система, которую введена в бюджетных учреждениях, имеет серийно десятичный принцип построения, поскольку группам материалов уже нормативно присвоено серию номеров от 201 до 205, от 211 до 218; от 221 до 222, от 231 до 239 и т.д.). Подгруппе выделяется 10 знаков - от 0 до 9, а порядковый номер предмета в подгруппе может иметь нумерацию от 1 до 999. Так, согласно приведенной в табл. 6.1 номенклатуры, номенклатурный номер 2310001 идентифицируется с азотнокислым аммонием, поскольку код 231 (первые три цифры) означает принадлежность предмета к группе материалов для учебных, научных и других целей, код 0 (четвертая цифра) - принадлежность к подгруппе реактивов и химикатов, код 001 (три последние цифры) - порядковый номер предмета - по номенклатуре. Цифровое кодирование достаточно распространено на практике. Метод кодирования с помощью букв применяется сравнительно редко, поскольку накладывает ограничения по количеству букв в алфавите. Кроме того, буквенное кодирование усложняет поиск необходимого номенклатурного номера во время составления документов. За буквенным методом названии запасов в каждой подгруппе присваивается код, состоящий из начальных букв названия того или иного предмета запасов. Так, условный номенклатурный номер МУН ХААК соответствует аммония азотнокислого (МУН - материал на учебные, научные, иные цели; Х - «химикат»; ААК - аммонит азотнокислый).

Комбинированный метод кодирования сочетает признаки двух предыдущих, а именно: группу определяют цифровые коды серийные подгруппу - буквенный знак, порядковый номер в подгруппе определяется в пределах от 001 до 999. Так, указанный вид материалов - аммоний азотнокислый - будет иметь номенклатурный номер 231Х001 (231 - код группы, код подгруппы «химикаты», 001 - порядковый номер предмета в подгруппе).

ПРИМЕР ОБЩЕЙ НОМЕНКЛАТУРЫ

МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ

Номер группы (шифр субсчета)

Практика показывает, что оптимальным вариантом разработки номенклатурных номеров есть именно метод комбинирования, за которым достигается оптимизация количества знаков номенклатурных номеров. Так, возможное сокращение с учетом выделения дополнительного количества подгрупп (по десятичной системе - 10, по литерным методом - до 30) в сравнении с цифровым методом. К тому же по сравнению с результатом буквенного метода такой номер запоминается значительно легче.

Работу по разработке номенклатурных номеров возглавляет работник бухгалтерской службы (руководитель группы, сектора и т.п.), привлекая к этому специалистов других структурных подразделений, в частности работников складов (кладовых) и т.п. Номенклатура предметов разрабатывается на несколько лет. Разработана номенклатура заносится в специальную алфавитную книгу, которая имеет следующую структуру:

· первая страница содержит данные об принятую систему кодов и их знаков, названия групп и подгрупп ;

· алфавитные страницы содержат разработан номенклатурный ценник, где по алфавиту подаются названия каждого вида запасов с последующими атрибутами.

Для фиксирования информации в соответствии с последовательностью поступления запасов открывают еще одну книгу - справочник, где каждой группе, подгруппе соответствует определенный объем страниц, который заполняется по мере поступления материалов и других запасов.

Для обеспечения оперативного порядка размещения материальных запасов должен быть разработан в общую схему разделения помещения на сектора или секции, в соответствии с которой помещения склада (кладовой) делится на секции, в пределах помещения должны быть отведены отдельные площадки для хранения материалов открытого хранения, а также изолированные места (секции) для хранения опасных видов материальных запасов. Помещение склада должно быть обеспечено оборудованием для размещения в виде стеллажей, полок, шкафов, ящиков и т.д. На местах расположения материалы и другие запасы подразделяются по видам материальными ярлыками, которые содержат информацию о номенклатурный номер, его технические характеристики и нормы запаса.

Достаточно строгие требования предъявляются к организации хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения, в частности в аптеках. Так, лекарственные средства и изделия медицинского назначения следует размещать на стеллажах, в шкафах, а при необходимости - и на полу, предварительно подложив поддон, подтоварник, специальную плитку. Не рекомендуется располагать рядом лекарственные средства, созвучные по названию, лекарственные средства для внутреннего употребления, сильнодействующие вещества, которые сильно различающимися высшими дозами, а также располагать в алфавитном порядке.

В помещениях хранения лекарственных средств в строгом соответствии с токсикологічними группами должны размещаться отдельно:

· ядовитые и наркотические вещества;

· лекарственные препараты общего списка.

Лекарственные средства списков А и Б должны храниться в соответствии с действующими приказами:

· согласно фармакологических групп;

· в зависимости от способа применения (внутреннее, наружное);

· лекарственные средства «ангро» в соответствии с агрегатного состояния (жидкие отдельно от сыпучих, газообразных и других);

· согласно физико-химических свойств лекарственных средств и влияния различных факторов внешней среды;

· с учетом установленных сроков годности для лекарственных средств;

· с учетом характера различных лекарственных форм.

Изделия медицинского назначения следует хранить раздельно по группам:

· изделия из пластмасс;

· перевязочные средства и вспомогательные материалы;

· изделия медицинской техники.

В процессе хранения нужно проводить тщательные визуальные наблюдения за состоянием тары, внешними изменениями лекарственных средств и изделий медицинского назначения, осматривая их не реже как один раз в месяц. Если тара повреждена, необходимо немедленно устранить ее дефекты или содержимое переложить в другую тару. В случае внешних изменений лекарственных средств проводится контроль их качества в соответствии с требованиями нормативно-технических документов государственной фармакопеи и определяется их пригодность к использованию в установленном порядке. В помещениях хранения, а также на территории склада (базы) необходимо систематически принимать меры по борьбе с грызунами, насекомыми и другими вредителями.

Все лекарственные средства в зависимости от физических и физико-химических свойств, воздействия на них различных факторов внешней среды делятся на такие, которые требуют защиты от воздействия:

4) повышенной температуры;

5) пониженной температуры;

6) газов, содержащихся в окружающей среде.

Еще две группы составляют следующие средства:

7) пахучие, красящие;

Лекарственные средства первой группы нужно хранить в таре из светозащитных материалов (стеклянной из оранжевого стекла, металлической таре, упаковке из алюминиевой фольги или полимерных материалов, окрашенных в черный, коричневый или оранжевый цвета), в темном помещении или шкафах, окрашенных внутри черной краской и с плотно подогнанными дверцами или в плотно сбитых ящиках с плотно плотно прилегающей крышкой. Для хранения особо чувствительных к свету лекарственных веществ (нитрат серебра, прозерин и др.) стеклянную тару оклеивают черным світлонепрониклим бумагой.

Лекарственные средства, требующие защиты от воздействия атмосферных паров воды, следует хранить в прохладном месте, в плотно упакованных версий таре из материалов (стекла, металла, алюминиевой фольги), что является не проницаемыми для паров воды, в толстостенной пластмассовой таре. Так, по рекомендациям:

· гипс палени следует хранить в хорошо закрытой таре (например, в плотно сбитых деревянных ящиках или бочках, желательно обложенных внутри полиэтиленовой пленкой);

· горчицу в порошке - в герметично закрытых жестяных банках;

· горчичники - в пачках, упакованных в пергаментную бумагу или полиэтиленовую пленку, которые помещают в плотно закрытую тару (например, картонные коробки, оклеенные внутри полимерной пленкой).

Лекарственные средства следует хранить в прохладном месте, в герметично закрытой таре с не проницаемых для улетучивающихся веществ материалов (стекла, металла, алюминиевой фольги). Применение полимерной тары, упаковки и укупоривания допускается в соответствии с Государственной фармакопеей и другой нормативно-технической документацией.

Лекарственные средства, требующие защиты от воздействия повышенной температуры, следует хранить при комнатной температуре (18-

20 °С) прохладной (12-15 °С) температуре. В отдельных случаях требуется более низкая температура хранения, например, для АТФ (3-5 °С), что должно быть указано на этикетке или в инструкции к применению препарата.

Средства, требующие защиты от воздействия пониженной температуры, хранятся при температуре выше +10 °С, и в случае появления осадка выдерживают при комнатной температуре, сливают и после определенных процедур используют.

Лекарственные средства, требующие защиты от воздействия газов, следует хранить в герметически закрытой таре из материалов, не проницаемых для газов, по возможности заполненной до краев.

Те средства, которые легко окисляются кислородом воздуха, следует хранить в сухом помещении в стеклянной герметично закрытой таре, залитой парафином.

Дезинфицирующие средства (хлорамин Б и др.) следует хранить в герметично закрытой таре, в защищенном от света месте, в изолированном помещении, вдали от помещений хранения пластмассовых, резиновых и металлических изделий, помещений для получения очищенной воды.

Перевязочные средства хранят в сухом проветриваемом помещении в шкафах, ящиках, на стеллажах и поддонах, которые должны быть окрашены внутри светлой масляной краской и содержаться в чистоте. Шкафы, где находятся перевязочные материалы, периодически протирают 0,2 %-м раствором хлорамина или хлорной известью.

Стерильный перевязочный материал (бинты, марлевые салфетки, вата) хранят в заводской упаковке. Запрещается их хранение в первоначальной вскрытой упаковке. Нестерильный перевязочный материал (вата, марля) хранят упакованным в плотную бумагу или в папках (мешках) на стеллажах или поддонах.

Согласно указанных рекомендаций организуют хранение лекарственных средств в отделениях, кабинетах.

Выбор носителей информации по организации складского учета регулируется нормативными актами, которые касаются форм учета и списания. В соответствии с ним рекомендуется использовать следующие формы:

· книга складского учета запасов (ф. С-9);

· карточка складского учета материалов (ф. М-12);

· книга регистрации счетов, поступивших в аптеку (ф. 6-МЗ);

· книга учета ядовитых лекарственных средств в отделениях;

· книга учета наркотических лекарственных средств в отделениях и кабинетах (ф. 60-АП);

· книга предметно-количественного учета в аптечных запасов (ф. 8-МЗ).

Книга складского учета запасов применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов. Книга ведется материально ответственными лицами за такими характеристиками каждого наименования запасов:

В книге фиксируется также информация о движении запасов по номеру документа, дате записи, порядковым номером записи, источник поступления и направлением выбытия, поступления, расходования, остатком. На последний, 95-й странице книги делаются отметки работника бухгалтерии о проверке книги осуществляется не реже как один раз в квартал.

Карточка складского учетаматериалов ф. М-12 подобная во многом в книгу складского учета.

Книга регистрации счетов, поступивших в аптеку. ф. 6-МЗ используется для фиксирования документов к оплате, полученных аптекой медицинского учреждения. Заведующий аптеки делает после проверки счетов поставщиков запись в указанном реестре учета за номером и датой счета, суммой по счету с разбивкой ее по видам лекарственных средств. После заполнения всех реквизитов книги счет передается в бухгалтерию с целью оплаты с обязательным подтверждением факта передачи в книге.

Книга учета ядовитых лекарственных средств в отделениях и кабинетах лечебно-профилактических учреждений применяется для учета одноименных средств. Книга ведется главной (старшей) медсестры отделения. В книге отражается информация о каждое наименование лекарственных средств по видам движения:

· оприходование (дата получения, источник поступления и номер документа, количество);

· расходование (дата, номер истории болезни, количество, остаток).

Книга учета наркотических лекарственных средств в отделениях и кабинетах также ведется главной (старшей) медсестрой по наименованию средств и имеет почти такую же структуру, как предыдущий реестр. В обеих книгах при открытии должны быть пронумерованы страницы. Книги прошиваются и заверяются подписью руководителя учреждения.

Книга предметно-количественного учета лекарственных средств открывается нумеруванням страниц и заверением их количества главным бухгалтером. Она предназначена для учета ядовитых и наркотических средств в аптеках учреждений. Книга ведется материально ответственным лицом по видам движения каждого наименования, фасовки, лекарственной формы, дозировки. На каждый указанный объект предметно-количественного учета открывается отдельная страница.

Рис. 6.2. Схема движения информации в процессе учета поступления

материальных запасов на складе

Организация движения носителей информации начинается с разработки учетной номенклатуры и графиков движения документооборота (рис. 6.2) с последующим обеспечением последними материально ответственных лиц и проведением подробного инструктажа по выполнению мер по рационализации движения носителей учетной информации.