Руководства, Инструкции, Бланки

Образец Оформления Факса Директору Ао Виктория

Рейтинг: 4.0/5.0 (110 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Виктория, АО Москва, реквизиты, e-mail, юридический адрес, телефон, схема проезда

Виктория, АО

Виктория, АО зарегистрирована по адресу Москва г, ул.Амурская, д.1, 107553. Генеральный директор организации АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ВИКТОРИЯ" Гапонова Галина Николаевна. Основным видом деятельности компании является Деятельность агентов по оптовой торговле живыми животными, сельскохозяйственным сырьем, текстильным сырьем и полуфабрикатами. Также Виктория, АО работает еще по 20 направлениям. Размер уставного капитала 16 369 100 руб.

Организация насчитывает 4 дочерние компании. Имеет 4 лицензии.

Компания Виктория, АО принимала участие в 360 торгах из них выиграла 129. Основным заказчиком является Администрация Города Дзержинского. В судах организация выиграла 38% процессов в качестве истца. проиграла 16% процессов в качестве истца и 33% в качестве ответчика.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ВИКТОРИЯ" присвоен ИНН 7701122169, КПП 771801001, ОГРН 1027700207941, ОКПО 01455234

Действует с 15.05.1992

Оценка проведена на основании информации, полученной из общедоступных источников и предоставляется в соответствии со ст. 7 ФЗ-149 от 27.07.2006 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Все баллы и характеристики субъективны и при отсутствии достаточной информации могут быть неопределённы или необъективны. Если вы считаете, что информация необъективна - свяжитесь с нами.

Ресурс принадлежит ООО СБИС

образец оформления факса директору ао виктория:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Документы для реорганизации

    Список документов для реорганизации в форме преобразования из ЗАО в ООО Скачайте формы по теме

    Пошаговый алгоритм, список документов, а также условия реорганизации АО в форме преобразования в ООО и порядок регистрации реорганизации описан в рекомендациях № 1 и 2. О порядке конвертации акций см. Справочник № 3.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах « Систем ы Юрист » .


    1. Рекомендация :Как провести преобразование АО

    Преобразование АО – достаточно длительный и сложный процесс, результат которого во многом зависит от правильной работы юриста. Каждый этап требует максимальной собранности и внимательности. Так, нарушение прав акционеров на общем собрании может стать причиной для признания судом решения о преобразовании АО недействительным. Из-за ненадлежащего уведомления кредиторов реорганизуемым АО регистрирующий орган может отказать во внесении в ЕГРЮЛ записи, подтверждающей факт реорганизации. Подача в регистрирующий орган передаточного акта, составленного с нарушением требований законодательства, не позволит зарегистрировать создаваемое юридическое лицо.

    Понятие преобразования АО и основные этапы работы юриста в процессе преобразования АО

    Преобразование АО – форма реорганизации АО, при которой реорганизуемое общество прекращает деятельность, а его права и обязанности передаются создаваемому юридическому лицу другой организационно-правовой формы.

    Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО) устанавливает, что в процессе реорганизации АО может преобразоваться в:

    • общество с ограниченной ответственностью;
    • общество с дополнительной ответственностью (далее – ОДО);
    • производственный кооператив;
    • некоммерческое партнерство.

    Перечень форм, в которые можно преобразовать АО, приведен в пункте 1 статьи 20 Закона об АО. Этот пункт не предусматривает возможность преобразования АО в ОДО. Однако к ОДО применяются правила об ООО (если такие правила не противоречат ст. 95 ГК РФ). Следовательно, АО можно преобразовать не только в ООО, но и в ОДО. К тому же Закон об АО косвенно указывает на возможность такой реорганизации (подп. 3 п. 3 ст. 20 Закона об АО ).

    Вместе с тем, организационно-правовая форма ОДО не получила распространения на практике. Поэтому реорганизация АО путем его преобразования в ОДО в настоящее время почти не проводится.

    Можно ли реорганизовать АО путем его преобразования в акционерное общество другого типа (например, ОАО в ЗАО) (mod = 131, id = 70102)

    Изменение типа юридического лица не является его реорганизацией (абз. 2 п. 23 постановления Пленума ВАС РФ от 18 ноября 2003 г. № 19 «О некоторых вопросах применения Федерального закона "Об акционерных обществах"»; далее – постановление № 19). В данном случае не изменяется организационно-правовая форма такого лица. Следовательно, преобразование ОАО в ЗАО (и наоборот) проводится не по правилам о реорганизации юридических лиц (ст. 57 ГК РФ. ст. 15 Закона об АО ), а по другим правилам Закона об АО. Чтобы изменить тип АО, необходимо:

    • об изменении типа акционерного общества, то есть о преобразовании ОАО в ЗАО (или наоборот);
    • о внесении в устав изменений, связанных с преобразованием, либо об утверждении устава в новой редакции;

    Таким образом, при изменении типа АО не нужно составлять и утверждать передаточный акт, опубликовывать сообщение в СМИ, уведомлять кредиторов и выполнять другие требования, установленные законом в отношении реорганизации .

    Поскольку изменение типа АО не является реорганизацией, то не наступают свойственные реорганизации последствия. Так, при преобразовании ОАО в ЗАО (и наоборот):

    • количество участников гражданского оборота не меняется. Иными словами, АО не прекращает деятельность, и при этом не создаются новые АО;
    • права и обязанности АО остаются прежними (т. е. не переходят к другому лицу в процессе правопреемства).

    Пример из практики: Суд решил, что в случае изменения типа АО это общество не должно представлять доказательства правопреемства при участии в судебном разбирательстве

    ОАО «К.» предъявило к ОАО «А.» требование о взыскании долга по договору подряда. В исковом заявлении истец указал, что его организационно-правовая форма на момент заключения договора была ЗАО «К.».

    Суд первой инстанции посчитал, что ОАО «К.» – надлежащий истец по делу. Требования были удовлетворены (аргументация не имеет отношения к примеру).

    Ответчик обжаловал решение. Суды апелляционной и кассационной инстанции пришли к следующему выводу: ОАО «К.» не доказало, что является правопреемником ЗАО «К.». Следовательно, нарушены правила статьи 65 Арбитражного процессуального кодекса РФ. В итоге суды отказали в иске.

    Истец подал в ВАС РФ заявление о пересмотре в порядке надзора постановлений судов апелляционной и кассационной инстанций. ВАС РФ отменил оба постановления и оставил без изменения решение суда первой инстанции.

    Аргументация: правопреемство возникает при реорганизации юридического лица (ст. 58 ГК РФ ). Изменение типа общества не является реорганизацией, так как организационно-правовая форма остается прежней (п. 23 постановления № 19 ). Поэтому истец не должен представлять доказательства правопреемства при участии в судебном разбирательстве (постановление Президиума ВАС РФ от 16 октября 2007 г. № 5178/07 ).

    Можно ли преобразовать АО в юридическое лицо какой-либо другой организационно-правовой формы, не указанной в статье 20 Закона об АО (mod = 131, id = 70103)

    Такая реорганизация будет считаться недействительной. Ведь статья 20 Закона об АО содержит исчерпывающий перечень организационно-правовых форм, на которые можно изменить форму «акционерное общество» в процессе преобразования. Например, невозможно преобразовать АО в какую-либо другую некоммерческую организацию (фонд, ассоциацию, потребительский кооператив), кроме некоммерческого партнерства.

    Чтобы реорганизация в форме преобразования прошла в соответствии с законом и без негативных последствий, юрист реорганизуемого АО должен в первую очередь разработать примерный план действий. Процедура складывается из нескольких этапов. При преобразовании АО необходимо:

    3. Разработать документы, которые будут утверждаться на общем собрании акционеров. А именно, передаточный акт (составляется бухгалтерией при взаимодействии с юридическим отделом) и проект учредительных документов создаваемого юридического лица.

    7. Уведомить кредиторов реорганизуемого АО и рассчитаться с теми из них, кто предъявит требование о досрочном исполнении обязательства.

    8. Провести сверку расчетов с налоговой инспекцией (п. 3.3 Регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами, утвержденногоприказом ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444 ; далее – Регламент).

    9. Выкупить акции у акционеров, предъявивших требования о выкупе (ст. 75. 76 Закона об АО).

    10. Представить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ определенные законодательством сведения .

    Внимание! (mod = 167, id = 1590) Если акционерное общество является эмитентом облигаций, необходимо провести дополнительные мероприятия в процессе его реорганизации в форме преобразования.

    Закон предоставляет акционерным обществам право размещать облигации (п. 1 ст. 33 Закона об АО ). Если реорганизуемое общество воспользовалось такой возможностью (т. е. стало эмитентом облигаций), то реорганизацию необходимо провести с учетом ряда особенностей.

    Во-первых, нужно определить, позволяет ли организационно-правовая форма создаваемого юридического лица осуществлять эмиссию облигаций.

    Если такое лицо может выступать в роли эмитента облигаций, то реорганизация акционерного общества в форме преобразования в это лицо будет соответствовать закону (п. 6 ст. 27.5-5 Федерального закона от 22 апреля 1996 г. № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»; далее – Закон о РЦБ). К примеру, акционерное общество, разместившее облигации, можно преобразовать в общество с ограниченной ответственностью, поскольку ООО имеет право размещать облигации (п. 1 ст. 31 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

    Если же выяснится, что закон не наделяет создаваемое лицо правом размещать облигации, то преобразовать акционерное общество (эмитента непогашенных облигаций) в это лицо не удастся. Например, нельзя реорганизовать общество, разместившее облигации, путем преобразования в производственный кооператив. Возможность провести такую реорганизацию возникнет лишь после погашения облигаций. Причем при погашении облигаций понадобится соблюсти условия погашения, предусмотренные в решении о выпуске (дополнительном выпуске) облигаций (абз. 2 п. 7.2.26. п. 7.2.35 Стандартов эмиссии ценных бумаг и регистрации проспектов ценных бумаг, утвержденных приказом ФСФР России от 4 июля 2013 г. № 13-55/пз-н ; далее – Стандарты эмиссии).

    • внести изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) облигаций;
    • заменить ранее выданные или оформленные сертификаты облигаций на предъявителя, выпущенных в документарной форме, на новые сертификаты. В новых сертификатах необходимо указать, что эмитент облигаций – создаваемое юридическое лицо.

    Такие правила установлены в абзаце 2 пункта 6 статьи 27.5-5 Закона о РЦБ.

    Изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) облигаций вносит совет директоров реорганизуемого акционерного общества, если его полномочия не отнесены к компетенции общего собрания акционеров.

    Пункт 2 статьи 24.1 Закона о РЦБ устанавливает, что изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) эмиссионных ценных бумаг вносит орган эмитента, к компетенции которого отнесено утверждение такого решения.

    Правом утверждать это решение обладает совет директоров (наблюдательный совет) либо орган управления, осуществляющий функции совета директоров хозяйственного общества (п. 2 ст. 17 Закона о РЦБ. п. 2.3.2 Стандартов эмиссии ).

    Функции совета директоров акционерного общества может осуществлять общее собрание акционеров, но только в случае, если одновременно выполняются два условия (абз. 2 п. 1 ст. 64 Закона об АО ):

    • число акционеров – владельцев голосующих акций реорганизуемого общества менее 50;
    • устав общества предусматривает, что функции совета директоров (наблюдательного совета) осуществляет общее собрание акционеров.

    Суть изменений сводится к тому, что в качестве эмитента облигаций указывается не реорганизуемое акционерное общество, а его правопреемник – создаваемое юридическое лицо. Такие изменения нужно изложить по форме. утвержденной в приложении 6 (1) к Стандартам эмиссии .

    Изменения можно внести без согласия владельцев облигаций (п. 4 ст. 24.1 Закона о РЦБ ).

    Если выпуск (дополнительный выпуск) облигаций подлежал государственной регистрации, то изменения, внесенные в решение о таком выпуске, также нужно зарегистрировать (п. 5 ст. 24.1 Закона о РЦБ ). Документы, необходимые для регистрации, перечислены в пункте 3.1.9 Стандартов эмиссии. Порядок регистрации установлен в пунктах 2.1–5 статьи 20, пунктах 6–9 статьи 24.1 Закона о РЦБ.

    В-третьих, в течение 30 дней с момента завершения реорганизации созданное юридическое лицо обязано уведомить межрегиональное управление Службы Банка России по финансовым рынкам о реорганизации эмитента облигаций и его замене на правопреемника. Если реорганизованное акционерное общество было эмитентом биржевых облигаций, то вместо межрегионального управления необходимо уведомить биржу, допустившую биржевые облигации к организованным торгам (п. 7 ст. 27.5-5 Закона о РЦБ ).

    В-четвертых, созданное юридическое лицо обязано осуществить раскрытие информации по правилам статьи 30 Закона о РЦБ в каждом из следующих случаев:

    • проспект облигаций реорганизованного акционерного общества подлежал государственной регистрации;
    • реорганизованное АО было эмитентом биржевых облигаций, допущенных к организованным торгам с представлением бирже проспекта биржевых облигаций.

    Такое правило установлено в пункте 8 статьи 27.5-5 Закона о РЦБ.

    Каким требованиям должен отвечать передаточный акт при преобразовании АО

    Права и обязанности от реорганизуемого АО к создаваемому юридическому лицу переходят на основании передаточного акта (п. 5 ст. 58 ГК РФ. п. 4 ст. 20 Закона об АО ). Передаточный акт должен содержать положения о правопреемстве (т. е. о переходе прав и обязанностей) по всем обязательствам реорганизуемого АО в отношении всех его кредиторов и должников (абз. 4 п. 6 ст. 15 Закона об АО ). При отсутствии таких положений налоговая инспекция может отказать в регистрации реорганизации (абз. 2 п. 2 ст. 59 ГК РФ ).

    Передаточный акт составляет бухгалтерия реорганизуемого АО при взаимодействии с юридическим отделом. Документ вступает в силу с момента его утверждения общим собранием акционеров (подп. 8 п. 3 ст. 20 Закона об АО ).

    Форма передаточного акта законодательно не утверждена. Обычно в передаточном акте устанавливается, что реорганизуемое АО передает, а правопреемник (создаваемое юридическое лицо) принимает:

    1) имущество. Нужно указать актив (оборотные и внеоборотные средства) и пассив (капитал и резервы, долгосрочные и краткосрочные обязательства);

    2) документацию. Примерный перечень документов, прилагаемых к передаточному акту, сформулирован в пункте 4 Методических указаний по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н (далее – Методические указания). Такими документами являются:

    • бухгалтерская отчетность, в соответствии с которой определяется состав имущества и обязательств;
    • акты (описи) инвентаризации имущества и обязательств (инвентаризация должна быть проведена перед составлением передаточного акта);
    • первичные учетные документы по материальным ценностям (например, акты приемки-передачи основных средств);
    • расшифровки (описи) кредиторской и дебиторской задолженностей с информацией о письменном уведомлении кредиторов и дебиторов о переходе к правопреемнику имущества и обязательств по договорам, а также расчетов с бюджетом и государственными внебюджетными фондами.

    Кроме того, при реорганизации необходимо передать документы, перечисленные в пункте 1 статьи 89 Закона об АО (договор о создании АО, устав, свидетельство о государственной регистрации, протоколы общих собраний акционеров и т. д.). Закон устанавливает, что условия и место хранения таких документов должны определить учредители (уполномоченный орган) реорганизуемого лица (п. 9 ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Поэтому в передаточном акте имеет смысл указать, какие именно документы и в каком порядке будут передаваться от реорганизуемого АО к создаваемому юридическому лицу.

    Как принимается решение о реорганизации АО в форме преобразования

    По закону вопрос о реорганизации вносится в повестку дня собрания только по предложению совета директоров (наблюдательного совета) общества (п. 3 ст. 49 Закона об АО ). Иной порядок внесения вопроса о реорганизации может предусматриваться уставом АО. Например, можно установить, что такой вопрос вправе внести в повестку дня акционеры (акционер), являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 процентами (5% и т. д.) голосующих акций.

    Решение о преобразовании АО в ООО (ОДО) или производственный кооператив принимается большинством в три четверти голосов акционеров – владельцев голосующих акций, участвующих в общем собрании акционеров (п. 4 ст. 49 Закона об АО ).Преобразование в некоммерческое партнерство проводится только по единогласному решению всех акционеров (абз. 2 п. 1 ст. 20 Закона об АО ). Итоги голосования необходимо оформить в протоколе общего собрания акционеров (п. 2 ст. 63 Закона об АО ).

    Решение может содержать указание на срок, по истечении которого оно не подлежит исполнению.

    Пример формулировки условия о сроке, по истечении которого решение о реорганизации не подлежит исполнению

    «Реорганизация АО в форме преобразования должна быть осуществлена в течение трех месяцев со дня принятия решения о реорганизации; если по истечении указанного срока общество не реорганизовано, то принятое решение не подлежит исполнению».

    Решение о реорганизации АО в форме преобразования должно содержать (п. 3 ст. 20 Закона об АО ):

    • наименование, сведения о местонахождении создаваемого юридического лица;
    • порядок и условия преобразования. Например, порядок и срок для уведомления кредиторов, порядок и срок для опубликования сообщения в СМИ и т. д.;
    • порядок обмена акций (порядок распределения имущества) ;
    • указание об утверждении передаточного акта (передаточный акт прикладывается к решению);
    • указание об утверждении учредительных документов создаваемого юридического лица (учредительные документы прикладываются к решению);
    • список членов ревизионной комиссии или указание о ревизоре создаваемого юридического лица (если устав такого лица предусматривает их наличие и относит их избрание к компетенции высшего органа управления);
    • указание об исполнительном органе создаваемого юридического лица: сведения о единоличном исполнительном органе (генеральном директоре) и коллегиальном исполнительном органе (если его создание предусмотрено уставом).

    Кто может быть участником ООО, создаваемого в результате преобразования акционерного общества (mod = 131, id = 70104)

    Изначально только участники реорганизуемого акционерного общества.

    Их акции будут обмениваться на доли в уставном капитале создаваемого ООО в соответствии с установленным порядком обмена. Однако если акционер предъявит требование о выкупе и лишится акций реорганизуемого акционерного общества, то стать участником создаваемого ООО он не сможет (ст. 75 Закона об АО ).

    Третьи лица могут стать участниками создаваемого ООО лишь после его государственной регистрации (например, при последующем приобретении его долей ). Непосредственно в момент регистрации выступить в роли учредителей третьим лицам не удастся. Нельзя образовать ООО, сочетая два разных способа создания юридического лица – учреждение и реорганизацию.

    Кто может передать имущество в уставный капитал ООО, создаваемого в результате преобразования акционерного общества (mod = 131, id = 70105)

    Только реорганизуемое акционерное общество.

    Ни акционеры реорганизуемого общества, ни любые другие лица не вправе передать имущество в уставный капитал ООО, создаваемого в процессе преобразования.

    Уставный капитал создаваемого ООО формируется за счет:

    • уставного капитала реорганизуемого акционерного общества
    • и (или) иных собственных средств реорганизуемого акционерного общества (добавочного капитала, нераспределенной прибыли и т. д.).

    Такое правило установлено для акционерных обществ. однако на практике его применяют и при формировании уставного капитала ООО.

    Размер уставного капитала ООО должен быть не менее 10 тыс. руб. (абз. 2 п. 1 ст. 14 Закона об ООО ).

    Помимо перечисленных выше обязательных положений, решение о реорганизации может содержать:

    • дополнительные данные о единоличном исполнительном органе, членах коллегиального исполнительного органа, членах ревизионной комиссии (ревизоре) создаваемого юридического лица (п. 3.1 ст. 20 Закона об АО ). В решение можно внести указание об аудиторе создаваемого лица. Все эти сведения фиксируются с целью наиболее детально урегулировать отношения между участниками, создаваемым юридическим лицом и органами этого лица;
    • особый порядок совершения отдельных сделок (видов сделок) или запрет на их совершение с момента принятия решения и до момента завершения реорганизации (абз. 1 п. 7 ст. 15 Закона об АО ). Цель таких правил – ограничить вывод активов реорганизуемого общества. Например, в решении можно закрепить, что с момента его принятия запрещаются сделки по отчуждению недвижимого имущества. В таком случае интересы участников будут наиболее защищены: реорганизация не повлечет неблагоприятных последствий (недвижимость реорганизуемого АО перейдет только к создаваемому лицу, а не к третьим лицам). Если же сделка по отчуждению недвижимого имущества будет совершена, акционер или реорганизуемое общество смогут подать иск о признании ее недействительной.

    Внимание! (mod = 167, id = 1591) Если общее собрание акционеров проведено с нарушением требований закона, то решение о реорганизации АО в форме преобразования может быть признано недействительным.

    В таком случае совет директоров (наблюдательный совет) будет вынужден провести еще одно (внеочередное) общее собрание акционеров (ст. 55 Закона об АО ), что негативно отразится на деятельности АО:

    • увеличится срок проведения реорганизации;
    • АО понесет расходы на проведение нового собрания;
    • реорганизация АО в форме преобразования может вообще не осуществиться. Ведь лицо, которое обжаловало решение о реорганизации в связи с нарушением требований проведения собрания, скорее всего, в будущем проголосует против реорганизации.

    Пример из практики: Суд признал недействительным решение о реорганизации ЗАО, так как некоторые акционеры не были уведомлены о проведении общего собрания

    ЗАО «У.» провело общее собрание акционеров. Повестка дня включала вопрос о реорганизации общества в форме преобразования в ООО «У.». Собрание акционеров приняло решение о реорганизации.

    Гражданин П. и ЗАО «П.» (акционеры ЗАО «У.») не участвовали в собрании. Посчитав, что принятое решение нарушает их права, они обратились в суд с иском к ООО «У.» и налоговой инспекции о признании недействительными:

    • решения о реорганизации ЗАО «У.», оформленного протоколом общего собрания акционеров;
    • решения налоговой инспекции о государственной регистрации ООО «У.».

    Суд установил, что ЗАО «У.» не известило акционеров о проведении общего собрания, нарушив тем самым правила статьи 52 Закона об АО. Такое нарушение является основанием для удовлетворения иска о признании решения собрания недействительным (п. 24 постановления № 19 ). Гражданин П. и ЗАО «П.» не участвовали в голосовании по вопросу о преобразовании. Вместе с тем, они владели в совокупности 30 процентами акций реорганизованного общества. Следовательно, голосование этих акционеров могло повлиять на принятие решения (п. 7 ст. 49 Закона об АО ). По этим причинам суд удовлетворил заявленные требования. В итоге ЗАО «У.» не преобразовалось в ООО «У.» в процессе реорганизации (постановление ФАС Московского округа от 16 апреля 2010 г. № КГ-А40/1870-10-П по делу № А40-16629/08-57-120 ).

    Какие действия нужно выполнить после принятия решения о реорганизации АОв форме преобразования

    После принятия решения о реорганизации на общем собрании акционеров реорганизуемое общество должно выполнить ряд установленных законом действий:

    • уведомить налоговую инспекцию о начале процедуры реорганизации ;
    • уведомить кредиторов и рассчитаться с теми из них, кто предъявит требование о досрочном исполнении обязательства;
    • провести сверку расчетов с налоговой инспекцией (п. 3.3 Регламента );
    • выкупить акции у акционеров, предъявивших требования о выкупе (ст. 75. 76 Закона об АО);
    • представить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ определенные законодательством сведения .

    Внимание! (mod = 167, id = 1592) Если реестр акционеров реорганизуемого АО ведет регистратор, общество обязано уведомить его о начале процедуры преобразования.

    АО, которое не ведет реестр акционеров самостоятельно. должно представить своему регистратору один из следующих документов, заверенных обществом:

    • копию протокола общего собрания акционеров, принявшего решение о реорганизации;
    • выписку из такого протокола.

    Документ нужно представить регистратору в течение семи рабочих дней со дня составления протокола собрания (п. 1.6 Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг, утвержденного приказом ФСФР России от 23 декабря 2010 г. № 10-77/пз-н ). В свою очередь, протокол необходимо составить в течение трех рабочих дней с момента закрытия собрания (п. 1 ст. 63 Закона об АО ). Таким образом, регистратора нужно уведомить о начале процедуры реорганизации не позднее 10 рабочих дней с момента принятия решения о преобразовании.

    Как уведомить налоговую инспекцию о начале процедуры реорганизации

    В течение трех рабочих дней после дня принятия решения о реорганизации в налоговую инспекцию необходимо представить письменное уведомление (сообщение) о начале процедуры реорганизации по форме № P12003. утвержденной приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25@. К уведомлению нужно приложить решение о реорганизации (п. 1 ст. 13.1 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»; далее – Закон о государственной регистрации).

    Уведомление подписывает генеральный директор (иное уполномоченное лицо) реорганизуемого АО. Подлинность подписи необходимо засвидетельствовать в нотариальном порядке (п. 1.2 ст. 9 Закона о государственной регистрации ).

    Уведомление нужно представить в инспекцию, осуществляющую функции регистрирующего органа. Важно учесть, что в городах с численностью населения от 1 млн человек могут быть созданы единые регистрационные центры (п. 3 приказа МНС России от 22 июля 2004 г. № САЭ-3-09/436@ ). Если в городе создан Единый регистрационный центр, то другие городские инспекции регистрацию не осуществляют. Например, в Москве регистрирующим органом (Единым регистрационным центром) является МИФНС № 46 по г. Москве. Именно туда нужно подавать уведомление о начале процедуры реорганизации АО, находящегося на территории Москвы.

    Инспекция в срок не более трех рабочих дней вносит в ЕГРЮЛ запись о том, что общество находится в процессе реорганизации. В качестве подтверждения того, что запись внесена, инспекция выдает АО следующие документы:

    До 24 августа 2013 года в налоговую инспекцию также нужно было представлять сообщение о реорганизации акционерного общества по форме № С-09-4 .

    Такое требование было установлено в подпункте 4 пункта 2 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Уведомление направляли в налоговую инспекцию по месту нахождения общества. С 24 августа 2013 года налогоплательщики освобождены от исполнения этой обязанности (подп. «б» п. 4 ст. 1 Федерального закона от 23 июля 2013 г. № 248-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации»).

    Как уведомить кредиторов и рассчитаться с ними

    Реорганизуемое АО обязано уведомить кредиторов о начале процедуры реорганизации (абз. 2 п. 1 ст. 60 ГК РФ. п. 2 ст. 13.1 Закона о государственной регистрации. абз. 2 п. 6 ст. 15 Закона об АО ). Для этого необходимо поместить сообщение (уведомление) о своей реорганизации в журнале «Вестник государственной регистрации» (п. 1 приказа ФНС России от 16 июня 2006 г. № САЭ-3-09/355@ ). Правила приема и публикации сообщений представлены на сайте журнала .

    Обязательные сведения, содержащиеся в сообщении (п. 6.1 ст. 15 Закона об АО ):

    • сведения о реорганизуемом АО (полное наименование, адрес, ИНН/КПП, основной государственный регистрационный номер и дата его присвоения, государственный регистрационный номер записи и дата внесения записи, адрес и наименование регистрирующего органа);
    • сведения о создаваемом юридическом лице (полное и сокращенное наименования, местонахождение);
    • форма реорганизации – преобразование;
    • порядок и условия заявления кредиторами своих требований (местонахождение постоянно действующего исполнительного органа АО, дополнительные адреса для заявления требований, способы связи с АО – номера телефонов, факсов, адреса электронной почты и т. д.);
    • сведения о единоличном исполнительном органе реорганизуемого и создаваемого юридических лиц;
    • сведения о лицах (при их наличии), намеревающихся предоставить обеспечение исполнения обязательств кредиторам реорганизуемого общества.

    Чтобы кредиторы смогли оценить экономическое состояние реорганизуемого АО, общество вправе включить в уведомление дополнительные сведения (п. 6.2 ст. 15 Закона об АО ):

    • сведения о кредитных рейтингах реорганизуемого АО;
    • сведения об изменении кредитных рейтингов за три последних завершенных финансовых года (или за каждый завершенный финансовый год, если АО осуществляет свою деятельность менее трех лет).

    Сообщение помещается в журнале «Вестник государственной регистрации» дважды с периодичностью один раз в месяц (п. 6 ст. 15 Закона об АО ).

    Первое уведомление можно поместить только после того, как инспекция внесет запись в ЕГРЮЛ о начале процедуры реорганизации. Конкретный срок для публикации первого сообщения не установлен. В целях ускорения процесса реорганизации имеет смысл подать заявку на публикацию в максимально короткие сроки (например, на следующий день после получения листа записи ЕГРЮЛ ).

    Второе уведомление можно опубликовать не раньше чем через месяц после первого. Например, если первое опубликовали 28 января 2013 года, то второе нужно разместить не ранее 1 марта 2013 года.

    Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока (п. 3 ст. 192 ГК РФ ). Следовательно, второе уведомление можно разместить не ранее дня, следующего за днем истечения одного месяца со дня публикации первого (абз. 5 п. 12 письма ФНС России от 23 января 2009 г. № МН-22-6/64 ).

    При нарушении правил уведомления кредиторов или при отсутствии доказательств такого уведомления налоговая инспекция может отказать в регистрации реорганизации (абз. 2 п. 6 ст. 15 Закона об АО ).

    Как зарегистрировать юридическое лицо, создаваемое при реорганизации АО в форме преобразования

    Реорганизация АО в форме преобразования считается завершенной с момента государственной регистрации созданного юридического лица. С этого же момента реорганизуемое АО прекращает свою деятельность (п. 1 ст. 16 Закона о государственной регистрации ).

    Для внесения записей в ЕГРЮЛ реорганизуемое АО должно подать установленный законодательством комплект документов в регистрирующий орган – налоговую инспекцию ФНС России. При регистрации некоммерческого партнерства документы нужно представить в территориальный орган Минюста России.

    О представлении документов реорганизуемое АО должно уведомить своего регистратора, ведущего реестр акционеров (п. 9.4.7 Стандартов эмиссии ). Уведомление нужно направить в день подачи документов в регистрирующий орган.

    Несмотря на то что формально реорганизация считается завершенной после ее регистрации, созданное юридическое лицо (правопреемник) обязано совершить ряд действий, связанных с проведенной реорганизацией:

    • сообщить регистратору, ведущему реестр акционеров реорганизованного АО, о факте внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности этого АО (абз. 2 п. 9.4.7 Стандартов эмиссии );
    • направить в межрегиональное управление Службы Банка России по финансовым рынкам уведомление об изменении сведений, связанных с выпуском ценных бумаг (глава X Стандартов эмиссии ), в частности, об уменьшении количества ценных бумаг выпуска в результате погашения всех размещенных акций в связи с реорганизацией (абз. 2 подп. 1 п. 10.4 Стандартов эмиссии ).

    кандидат юридических наук, руководитель корпоративной практики Юридической Группы «Яковлев и Партнеры» (в 2001–2005 гг. – судья Арбитражного суда г. Москвы)

    эксперт ЮСС «Система Юрист»

    главный юрисконсульт ОАО «Реестр»

    2. Рекомендация :Как зарегистрировать реорганизацию АО

    Как зарегистрировать реорганизацию АО в форме преобразования

    Реорганизуемое АО должно подать установленный законодательством комплект документов в регистрирующий орган. В зависимости от того, в какую именно организационно-правовую форму преобразуется АО, таким органом будет:

    • при регистрации ООО или производственного кооператива – ФНС России в лице ее территориальных органов (налоговых инспекций);*
    • при регистрации некоммерческого партнерства – Минюст России в лице его территориальных органов.

    Адрес регистрирующего органа определяется по местонахождению реорганизуемого общества (п. 1 ст. 15 Закона о государственной регистрации ).

    Документы от имени реорганизуемого АО подает генеральный директор (директор) этого АО или иное лицо, которое вправе действовать без доверенности.

    Для регистрации создаваемого ООО или производственного кооператива в налоговую инспекцию нужно представить следующие документы (п. 1 ст. 14 Закона о государственной регистрации ):

    1. Заявление о государственной регистрации создаваемого юридического лица по форме № Р12001. утвержденной приказом № ММВ-7-6/25@ .

    2. Устав создаваемого юридического лица в двух экземплярах (если документы направляются в электронной форме – то в одном экземпляре).

    4. Документ об уплате государственной пошлины в размере 4 тыс. руб. (подп. 1 п. 1 ст. 333.33 НК РФ ).

    5. Документ, подтверждающий представление в территориальный орган Пенсионного фонда РФ определенных законодательством сведений .

    6. Документ, подтверждающий внесение изменений в решение о выпуске облигаций или иных эмиссионных ценных бумаг (за исключением акций) в части замены эмитента (в случае если реорганизуемое АО является эмитентом таких бумаг и закон позволяет провести реорганизацию ). В качестве данного документа может выступать копия изменений в решение о выпуске облигаций с отметкой об их регистрации (утверждении биржей) и указанием на то, что такие изменения вступают в силу с даты завершения реорганизации эмитента облигаций. Эту копию АО должно заверить либо самостоятельно, либо у нотариуса (п. 2.1 ,2.2 Требований № 13-56/пз-н).

    7. Доказательства уведомления кредиторов о реорганизации (обязанность представления таких доказательств установлена абз. 2 п. 6 ст. 15 Закона об АО ). Доказательствами являются:

    • копия бланка-заявки на публикацию сообщения в журнале «Вестник государственной регистрации»;
    • копии публикаций в журнале «Вестник государственной регистрации».*

    Для регистрации создаваемого некоммерческого партнерства реорганизуемое АО обязано представить в территориальный орган Минюста России следующие документы (п. 5 ст. 13.1 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»):

    1. Заявление о государственной регистрации создаваемого некоммерческого партнерства по форме № Р12001. утвержденной приказом № ММВ-7-6/25@ .

    С 4 июля 2013 года для государственной регистрации некоммерческих организаций необходимо использовать формы документов, утвержденные приказом № ММВ-7-6/25@ (п. 1 приказа Минюста России от 7 мая 2013 г. № 68 «Об определении форм документов, представляемых в Министерство юстиции Российской Федерации и его территориальные органы для государственной регистрации некоммерческих организаций», п. 2 письма ФНС России от 21 июня 2013 г. № ПА-4-6/11289@ ).

    До 4 июля 2013 года для регистрации создаваемого некоммерческого партнерства реорганизуемое акционерное общество вместо заявления по форме № Р12001 обязано было представить заявление по форме № РН0001. утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2006 г. № 212 «О мерах по реализации отдельных положений Федеральных законов, регулирующих деятельность некоммерческих организаций».

    2. Учредительные документы некоммерческой организации в трех экземплярах.

    3. Решение о создании некоммерческой организации, принятое на общем собрании акционеров реорганизуемого АО (подается в двух экземплярах).

    4. Сведения об учредителях в двух экземплярах.

    5. Документ об уплате государственной пошлины в размере 4 тыс. руб. (подп. 1 п. 1 ст. 333.33 НК РФ ).

    6. Сведения о местонахождении постоянно действующего органа некоммерческой организации, по которому осуществляется связь с этой организацией.

    Реорганизация АО в форме преобразования считается завершенной с момента государственной регистрации созданного юридического лица. С этого же момента реорганизуемое АО прекращает свою деятельность (п. 1 ст. 16 Закона о государственной регистрации ).*

    кандидат юридических наук, руководитель корпоративной практики Юридической Группы «Яковлев и Партнеры» (в 2001–2005 гг. – судья Арбитражного суда г. Москвы)

    эксперт ЮСС «Система Юрист»

    начальник правового управления ЗАО «Транскредитфакторинг»

    3. Справочник. Порядок обмена акций (порядок распределения имущества) при преобразовании АО

    Решение о реорганизации АО в форме преобразования должно содержать (подп. 3 п. 3 ст. 20 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»):

    1. В случае преобразования в ООО (ОДО) – порядок обмена акций АО на доли участников в уставном капитале ООО (ОДО).*

    2. В случае преобразования в производственный кооператив – порядок обмена акций АО на паи членов кооператива.

    3. В случае преобразования в некоммерческое партнерство – порядок определения состава имущества или стоимости имущества, которое вправе будет получить член некоммерческого партнерства (лицо, являющееся на момент принятия решения акционером АО) в каждой из следующих ситуаций:

    • при ликвидации некоммерческого партнерства;
    • при выходе из некоммерческого партнерства;
    • при исключении из некоммерческого партнерства.

    С уважением, Виктория Рыбалкина,

    ведущий эксперт Горячей линии «Системы Юрист»

    Ответ утвержден Натальей Колосовой,

    ведущим экспертом Горячей линии «Системы Главбух»

    Персональные консультации по учету и налогам

    Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

    Составление и оформление основных документов управления

    Составление и оформление основных документов управления: Практическое пособие по дисциплине «Делопроизводство». – Мн. МИТСО, 2002. – 76 с.

    Материал пособия содержит учебные примеры составления и оформления основных документов управления и практические задания по документированию на персональном компьютере. Образцы документов составлены в соответствии с новым стандартом (СТБ 6.38-95, Требования к оформлению документов) и другими нормативно-методическими документами.

    Издание имеет справочно-практическое назначение и рассчитано на студентов очной и заочной форм обучения, слушателей центров обучения по документационному обеспечению управления, а также всех специалистов, работающих с документами.

    Системы документации 6

    Основные регламентирующие документы 7

    Состав реквизитов и места их расположения 8

    Рис.1. Расположение основных реквизитов документов 10

    Бланки документов предприятий 11

    Рис.2. Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов 12

    Рис.3. Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов 13

    Рис.4. Форма бланка письма с продольным расположением реквизитов 14

    Рис.5. Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов 15

    Образцы основных документов управления 16

    Рис.6. Форма приказа 16

    Рис.7. Образец приказа 17

    Рис.8. Форма указания 18

    Рис.9. Образец указания 19

    Рис.10. Образец сводного приказа по личному составу 20

    Рис.11. Форма полного протокола 22

    Рис.12. Образец полного протокола 23

    Рис.13. Форма акта 24

    Рис.14. Образец акта 25

    Рис.15. Форма докладной записки 26

    Рис.16. Образец внутренней докладной записки 27

    Рис.17. Образец объяснительной записки 27

    Рис.18. Форма справки 28

    Рис.19. Образец справки с места работы 28

    Рис.20. Образец справки по производственной деятельности 29

    Рис.21. Форма заявления 30

    Рис.22. Образец заявления 30

    Рис.23. Образец резюме 1 31

    Рис.24. Образец резюме 2 32

    Рис.25. Образец исходящего письма-просьбы 33

    Рис.26. Образец входящего письма-ответа 34

    Рис.27. Образец гарантийного письма 35

    Рис.28. Образец гарантийного письма 36

    Рис.29. Образец информационного письма 37

    Рис.30. Образец факса 38

    Рис.31. Образец телефонограммы 39

    Рис.32. Образец телеграммы 39

    Рис.33. Образец типового письма иностранному партнеру

    с использованием свободной пунктуации 40

    Реквизиты типового письма иностранному партнеру 41

    Рис.34. Образец письма иностранному партнеру 42

    Рис.35. Перевод на русский язык письма иностранному

    Практические задания по документированию 44

    Общие рекомендации по выполнению заданий на персональ-

    ном компьютере (типовой алгоритм подготовки документа) 44

    Тема 1. Построение формуляра-образца организационно-

    распорядительных документов 45

    Тема 2. Оформление приказа 45

    Тема 3. Оформление выписки из приказа 47

    Тема 4. Оформление распоряжения 47

    Тема 5. Оформление решения 48

    Тема 6. Оформление протокола 48

    Тема 7. Оформление акта 49

    Тема 8. Оформление внутренней и внешней докладной

    Тема 9. Оформление справок и заявлений 53

    Тема 10. Составление и оформление служебного письма 55

    Тема 11. Подготовка серийных документов 59

    Краткий словарь терминов 62

    Одной из важнейших задач современного менеджмента является рациональная работа с документами в офисе. Ведь именно через документы работники предприятий и организаций независимо от их профиля и уровня получают большую часть деловой информации, а на составление документов и работу с ними тратится в среднем до 60% рабочего времени.

    К тому же интенсивность таких процессов, как получение информации и ее обработка, анализ и принятие решений, выполнение этих решений, контроль и учет исполнения и т.д. сейчас настолько велика, что эффективная работа любого офиса немыслима без использования современных компьютерных технологий.

    Современная жизнь человека и государства невозможна без документов. Знание делопроизводства будет востребовано при любой общественно-политической ситуации, вот почему делопроизводство является одной из основных дисциплин при подготовке и руководителей любого ранга, и специалистов самого широкого профиля: юристов, менеджеров, экономистов, бухгалтеров, банкиров и т.д.

    Документационное обеспечение управления (ДОУ), как принято сейчас рассматривать процессы делопроизводства и документооборота, состоит в решении следующих задач:

    документирование (составление и оформление документов);

    организация работы с документами (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения).

    Предлагаемое издание является практическим пособием по первой части делопроизводства – документированию и предназначенно для использования в учебном процессе любого образовательного учреждения на практических занятиях и лабораторных работах в компьютерных классах по дисциплине «Делопроизводство».

    Материал пособия содержит учебные примеры составления и оформления основных документов управления и практические задания по документированию на персональном компьютере. Образцы документов составлены в соответствии с новым стандартом (СТБ 6.38-95, Требования к оформлению документов) и другими нормативно-методическими документами.

    Издание имеет справочно-практическое назначение и рассчитано на студентов очной и заочной форм обучения, слушателей центров обучения по документационному обеспечению управления, а также всех специалистов, работающих с документами.

    В пособии приведен краткий словарь терминов и обширный список источников и литературы по делопроизводству.

    Положение об организации;

    Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

    Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

    Инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению);

    Должностные инструкции работникам;

    Правила, памятки и др.

    Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Мн. 1994.

    Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000г. № 357-3.

    Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

    ГОСТ 16487 – 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

    СТБ 6.10 – 94. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения.

    СТБ 6.38 – 95. Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996.

    Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 95.Республика Беларусь. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996 .

    Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн. 1995.

    СТБ 1221-2000. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения.

    СТБ – 99а. Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной подписи.

    Состав реквизитов и места их расположения

    Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми. состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными. которые включают в себя несколько самостоятельных частей (гриф согласования, гриф утверждения, адресат и др.)

    Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

    Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, согласно стандарту СТБ 6.38 – 95 определяется числом 32. Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов.

    Стандарт СТБ 6.38 – 95 устанавливает следующий состав реквизитов:

    01 – Государственный герб Республики Беларусь;

    02 – эмблема организации;

    03 – код организации по Общегосударственному классификатору
    Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);

    04 – код документа по Общегосударственному классификатору
    Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

    05 – наименование вышестоящей организации;

    06 – наименование организации;

    07 – наименование структурного подразделения;

    08 – почтовый адрес отправителя;

    09 – коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера
    факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в
    Интернете и т.д.) и коммерческие данные (номер счета,
    наименование банка и т.д.);

    10 – наименование вида документа;

    11 – дата документа;

    12 – индекс документа;

    13 – ссылка на индекс и дату входящего документа;

    14 – место составления или издания документа;

    15 – гриф ограничения доступа к документу;

    17 – гриф утверждения документа;

    19 – заголовок к тексту;

    20 – отметка о контроле;

    21 – текст документа;

    22 – отметка о наличии приложения;

    24 – гриф согласования документа;

    25 – визы согласования документа;

    27 – фамилия исполнителя и номер его телефона;

    28 – отметка о заверении копии;

    29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

    31 – отметка о поступлении документа (регистрационный штамп
    входящих документов);

    32 – предупредительный знак.

    Расположение наиболее часто используемых реквизитов документов показано на рис.1.

    ОАО «Электронные системы»

    Краткое содержание, выраженное

    отглагольным существительным в

    предложном падеже, начинается

    Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом

    1. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения, предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, срок исполнения.

    2. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):

    2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

    3. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа возложить на … (указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль – наименование должности, инициалы, фамилия пишутся в винительном падеже).

    руководителя Подпись Инициалы, фамилия

    Рис. 6. Форма приказа

    О

    ТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ПРИКАЗ

    Об увеличении уставного капитала общества

    В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.2002 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.2001

    1. Руководителю Юридического отдела Савчуку М.М. в срок до 01.03.2002 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Республиканскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

    2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.2002 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Республики Беларусь.

    3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

    Генеральный директор Подпись И.Н. Шухов

    Подпись Расшифровка подписи

    Рис.7. Образец приказа

    УКАЗАНИЕ

    Заголовок к тексту, начинается предлогом «О»

    Текст констатирующей части указания обычно начинается устойчивыми формулировками: В соответствии…; В целях….; Во исполнение…. и т.д.

    Распорядительная часть указания начинается словом

    ОБЯЗЫВАЮ (пишется от поля, крупно).

    Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом

    Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения.

    В последнем пункте указания определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением (Контроль за исполнением указания возложить на.….).

    Наименование должности руководителя

    или одного из заместителей Подпись Инициалы, фамилия

    Рис. 8. Форма указания

    Н ПО «ОРБИТА» УКАЗАНИЕ

    О графике отпусков на ____г.

    Для составления графика отпусков на ____ г.

    1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в ____ г. Срок представления списков – «___» _________ г.

    2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на _____ г. и представить его на утверждение директору объединения. Срок представления графика – «___» _________ г.

    Директор объединения подпись И.О. Фамилия

    Подпись Расшифровка подписи

    Рис. 9. Образец указания

    КЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
    ЗАКРЫТОГО ТИПА «ОМЕГА»

    ПРИКАЗ

    По личному составу

    1.1. ОРЛОВА Сергея Васильевича на должность начальника лаборатории № 2 с 03.02.2002 с трехмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию.

    Основание: заявление Орлова С.В. с визами.

    1.2. ВАКУЛИЧ Ирину Федоровну на должность главного специалиста отдела № 6 с 15.02.2002 на 2 года по контракту.

    Основание: 1. Заявление Вакулич И.Ф.

    2. Контракт с работником, имеющим право на пенсию, от 07.01.2002 № 2.

    2.1. МИШИНУ Татьяну Степановну, специалиста отдела маркетинга, на должность ведущего специалиста отдела реализации готовой продукции с 10.02.2002 с окладом согласно штатному расписанию.

    Основание: 1. Заявление Мишиной Т.С.

    2. Докладная записка начальника отдела реализации готовой продукции А.Р.Пискунова.

    3.1. МИРОНОВУ Сергею Петровичу, специалисту отдела маркетинга, учебный отпуск на 15 дней с 10.02.2002 по 25.02.2002 для сдачи экзаменов зимней сессии в институте.

    Основание: 1. Заявление Миронова С.П.

    2. Справка-вызов на сессию МГЛУ.

    3.2. САНЬКО Нине Аркадьевне, экономисту редакционного отдела, очередной отпуск с 08.02.2002 по 02.03.2002 на 24 рабочих дня за 2001 год.

    Основание: заявление Санько Н.А. график отпусков.

    4.1. ДРОЗДОВУ Алису Федоровну, бухгалтера, 20.02.2002 по собственному желанию по уходу за ребенком, ст. 31 КзоТ Республики Беларусь. Очередной отпуск использован по 18.12.2001.

    Основание: заявление Дроздовой А.Ф.

    4.2. ЯСЬКОВИЧ Павла Андреевича, старшего специалиста отдела снабжения, 01.04.2002 в связи с сокращением численности работников в соответствии со ст. 33 КЗоТ Республики Беларусь.

    Очередной отпуск использован по 01.06.2001.

    Основание: приказ Генерального директора от 15.01.2002 № 8 «О сокращении численности работников».

    АРТУРОВА Олега Георгиевича, технолога, в Москву в Академию наук на три дня с 13.02.2002 по 16.02.2002 для представления научной разработки.

    Основание: распоряжение главного инженера завода

    Генеральный директор Подпись А.С.Воронов

    Визы: главного инженера

    начальника отдела кадров

    С приказом ознакомлены:

    Заголовок к тексту,

    начинается предлогом «О»

    Машинописный текст докладной записки печатается через 1,5 интервала.

    Текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях.

    Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время (по состоянию на ….; за период с 00.00.0000 по 00.00.0000) включается в заголовок.

    Приложение: текст приложения оформляется в соответствии с СТБ 6.38-95

    Наименование должности Подпись Инициалы, фамилия

    Рис. 15. Форма докладной записки

    Отдел новых проектов Генеральному директору

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г-ну Петрову И.Л.

    Об увеличении штатной

    Для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы

    В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики БГУ или Школы рекламы.

    Руководитель отдела Подпись И.А. Раевская Рис.16. Образец внутренней докладной записки СПРАВКА

    Кирсанова Ольга Петровна работает в ЗАО «Двина» в должности экономиста отдела маркетинга с окладом …………..руб. в месяц.

    Общий трудовой стаж Кирсановой Ольги Петровны, проживающей по адресу: ул. Нестерова, д.3, кв. 178, г. Минск, составляет 19 (девятнадцать) полных календарных лет.

    Справка выдана по состоянию на 01.02.2002.

    Начальник отдела кадров Подпись В.Р.Гарин

    Главный бухгалтер М.П. Подпись М.И.Лыткина

    Рис. 19. Образец справки с места работы

    Отдел перевозок Генеральному директору

    СПРАВКА г-ну Савельеву М.М.

    Об организации авиаперевозок

    туристов по состоянию на 01.07.2002

    К началу туристического сезона нашей компании было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Белавиа», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия).

    К 01.06.2002 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Белавиа» имеют 180 посадочных мест. Но предоставить большее число мест нашей компании она не имела возможности.

    Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

    Ст. менеджер Подпись О.Н. Соколикова Рис. 20. Образец справки по производственной деятельности

    Наименование структурного Адресат
    подразделения

    Принял – начальник канцелярии
    Л.М.Ковалева
    Тел. 229 36 81
    13 час. 20 мин.

    14 августа 2002г. в 10 час. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Орловская пл. д.6) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 2002/2003 учебном году.

    Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам обязательна.

    Начальник управления Подпись В.С.Бондаренко

    Рис.31. Образец телефонограммы

    МИНСК МИНПРОМСТРОЙ РБ

    СООБЩИТЕ ОТПРАВЛЕНИЕ БРЕСТПРОМСТРОЮ
    СТРОЙМАТЕРИАЛОВ СТРОИТЕЛЬСТВА
    КОМБИНАТА ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ ПИНСКЕ 6138

    г.Брест, ул. Платонова, 29, Брестпромстрой
    Генеральный директор Личная подпись Ю.А.Данилов

    Рис. 32. Образец телеграммы

    Рис. 33. Образец типового письма иностранному партнеру

    с использованием свободной пунктуации

    Реквизиты типового письма иностранному партнеру

    Заголовок бланка компании (эмблема и наименование фирмы, возможно указание рода ее деятельности).

    Юридический адрес фирмы (Issuer Field ): почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, название банка, адреса и телефоны представительств и филиалов. Указывается под наименованием фирмы или на нижнем поле бланка.

    Ссылки (Reference Line ). «Наша ссылка» (номер, Our Ref) обычно состоит из инициал отправителя и секретаря. Если письмо является ответом, то указывается исходящий номер инициативного письма (Your Ref).

    Дата (Date ) указывается буквенно-цифровым способом.

    Любое специальное сообщение (Attention Line ). Например, “Вниманию господина….”, “Срочно”, “Конфиденциально”.

    Имя и адрес получателя (внутренний адрес – Address ). Построчно пишется:
    – имя и фамилия получателя;
    – наименование компании;
    – номер дома, улица;
    – город;
    – штат (графство), почтовый округ;
    – страна.

    Вступительное обращение (Saution ). Деловое письмо начинается со слов “Dear…” .

    Заголовок письма (Subject Line ).

    Основной текст письма (Body of the Letter ), разделенный на абзацы, которые отделяются друг от друга одной чистой строкой.

    Заключительная формула вежливости (Complimentary Close ). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению получателя письма.

    Личная подпись автора письма (Signature ), ниже которой указывается ее расшифровка (имя и фамилия) и на следующей строке – должность.

    Указание на наличие приложения (Enclosure ).

    Указание на рассылку копий данного письма (Corbon Copy Notation ).

    RIVER BANK HOUSE 67, UPPER THAMES STREET,

    London, EC 4 V ЗАН

    Your ret: RM/si Our ret: DB/ap/175 Tel. 01 248 2217 (30 lines)

    Telex: 886678 LDN

    Mr R. Morrison 17 May 2002

    P.Marlow & CO. LTD

    21 Bird Street

    Dear MR Morrison

    Order 345

    Unfortunately, we have not yet received the compurters «OPTIMA 133» which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

    We look forward to hearing from you.

    D.Barker

    Mr Derek Barker

    Carbon copy M Pryor
    Рис. 34. Образец письма иностранному партнеру

    РИВЕР БАНК 67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ,

    Лондон, ЕС 4 V ЗАН

    Ваш номер: RM/si Тел. 01 248 2217 (30 линий)

    Наш номер: DB/ap/175 Телекс: 886678 LDN

    Господину Моррисону 17 Мая 2002

    П. Марлоу & К. Лтд

    Уважаемый г-н Моррисон,

    О заказе № 345

    К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры «OPTIMA-133», которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.

    Жду вашего ответа.

    D. Barker

    Г-н Дерек Баркер

    Прил. Копия заказа 345

    Копия М. Прайеру

    Рис. 35. Перевод на русский язык письма иностранному партнеру
    ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ

    Общие рекомендации по выполнению заданий на персональном компьютере (типовой алгоритм подготовки документа)

    Создать рабочую папку для сохранения документов, например, папку с именем группы (ДП-2002-1);

    Запустить MS Word ;

    Установить удобную рабочую среду (Масштаб – По ширине страницы, Сервис – Параметры – вкладка Вид – Показать границы области текста );

    Установить параметры страницы (Файл – Параметры страницы ):

    формат бумаги А4 или А5;

    ориентация страницы (книжная или альбомная);

    поля (верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см).

    Сохранить файл (пустой документ с установленными параметрами страницы) в рабочей папке группы под именем, совпадающим с именем будущего документа, например, Приказ, Акт, Справка и т.п. (Файл – Сохранить );

    Набрать текст документа, используя исходные данные задания, периодически сохраняя создаваемый документ;

    При угловом расположении реквизитов в таких документах, как письмо, акт, докладная записка и др. для оформления заголовочной части документа рекомендуется использовать вспомогательную таблицу (Таблица – Добавить таблицу – одна строка, две ячейки). Раздельное размещение реквизитов в ячейках такой таблицы позволяет осуществлять независимое редактирование набираемой информации;

    Создать эмблему (логотип, фирменный знак) организации и разместить этот реквизит на верхнем или левом поле бланка документа. В качестве эмблемы можно использовать готовый рисунок их библиотеки рисунков (Вставка – Рисунок – Из файла ) или создать эмблему средствами MS Paint. Для размещения эмблемы на полях бланка можно использовать вставку рисунка в кадр;

    Убрать (сделать невидимыми) границы вспомогательных таблиц и кадров, если таковые использовались в процессе создания документа;

    Выполнить предварительный просмотр подготовленного документа (Файл – Предварительный просмотр );

    Сохранить в рабочей папке окончательный вариант документа с тем же именем.

    Тема 1. Построение формуляра-образца организационно-распорядительных документов

    1.1. Составить проект бланка предприятия (института) общего вида и бланк для писем на основе формуляра-образца (угловой и продольный варианты).

    1.2. Составить проект бланка института для конкретного вида документа (приказа, акта, справки и т.д.).

    Тема 2. Оформление приказа

    2.1. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ по основной деятельности. используя следующие исходные данные:

    Международный институт экономики и управления. Приказ от 08.02.2002г. №3, г.Минск. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами в институте и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:

    1.Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в МИЭУ.

    2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.03.2002. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам института с 01.03.2002 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту Иванченко Н.В. совместно с начальником копировально-множительной службы Данилюк Д.П. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения института до 01.03.2002. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника общего отдела института Фатееву П.А. Директор В.М.Саврасов.

    Оформить отметки на документе: визы, исполнение и направление в дело, перенос на машинный носитель.

    2.2. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ по основной деятельности. используя следующие исходные данные:

    Республиканский дом мод. Приказ от 10.01.2002г. № 5. г.Минск. Об утверждении Положения о порядке премирования работников по итогам работы за год. В целях совершенствования порядка премирования работников предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:

    1.Начальнику экономического отдела Нестерову Н.В. разработать Положение о порядке премирования работников по итогам работы за год до 01.02.2002г. 2. Рассмотреть Положение о премировании работников по итогам работы за год на общем собрании коллектива до 15.02.2002г. 3. Ввести в действие Положение о премировании работников по итогам работы за год с 16.02.2002г. 4. Отменить приказ № 3 от 07.02.2001г. 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Шубину Л.В. Директор Арнаус С.Т.

    Оформить отметки на документе: визы, исполнение и направление в дело, перенос на машинный носитель.

    2.3. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ об итогах работы с документами в 2001 г. в производственно-коммерческой фирме «Лантан». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

    2.4 Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ по производственно-коммерческому предприятию «Глобус» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

    2.5. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно

    Тема 3. Оформление выписки из приказа

    3.1. Составить и оформить выписку из приказа на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие исходные данные:

    Закрытое акционерное общество «Звезда». Выписка из приказа от 08.01.2002 № 3, г. Минск. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами в организации и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Всем структурным подразделениям руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Директор С.П. Бурлаков. Заверяет выписку из приказа секретарь-референт А.Ф. Силин.

    Тема 4. Оформление распоряжения

    4.1 .Составить и оформить распоряжение по организации на бланке с угловым (продольным) расположением реквизитов, используя следующие исходные данные:

    Коммерческая фирма «Мастер». Распоряжение от 12.03.2002г. № 11. г.Минск. О проведении ремонтных работ. В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе №2 ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в цехе № 2. Ответственный - начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок исполнения 15.03.2002г. 2. Контроль за проведение ремонтных работ возложить на начальника цеха № 2 Антонова Н.В. Директор Л.П. Никитин.

    Оформить реквизиты: визы, отметка об исполнителе, отметка об исполнении и направлении в дело.

    Тема 5. Оформление решения

    5.1. Составить и оформить решение на бланке с угловым (продольным) расположением реквизитов, используя следующие исходные данные:

    ЗАО «Белорусский сувенир». Совет директоров. РЕШЕНИЕ от 25.01.2002г. № 5, г.Минск. О подготовке к выставке-ярмарке в Санкт-Петербурге. На основании координационного плана от 03.01.2001г. Совет директоров ЗАО «Белорусский сувенир» РЕШИЛ: 1. Назначить ответственным представителем ЗАО на выставке-ярмарке Васильева А.Д. 2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 10.02.2002г. 3. Смирнову Л.Б. подготовить уточненный ассортимент сувениров, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение Совету до 10.02.2002г. Председатель Совета А.В. Лапин. Члены Совета Н.П. Шкляр, Т.П. Федорова.

    Тема 6. Оформление протокола

    6.1. Составить и оформить полный протокол. используя угловой вариант расположения реквизитов на бланке:

    АО"Корвет". ПРОТОКОЛ. Дата. Индекс документа. г.Минск. Заседание Совета директоров. Председатель А.Р. Серов, секретарь И.В. Розова. Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.Я. Яров. Отсутствовали: Л.Д. Дмитриева – в командировке, В.Т. Львов – болен.

    Повестка дня: 1. Об организации филиала предприятия в г.Пинске. Докладчик А.В. Громов. 2. Об утверждении программы повышения квалификации сотрудников планово-финансового отдела.Докладчик М.И. Шувалов. 1. СЛУШАЛИ: Громов А.В. – краткое изложение выступления. ВЫСТУПИЛИ: Караев И.С. – изложение выступления или вопроса. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 00.00.0000 (ответств. М.Я. Яров). 1.2. Доработать бизнес- план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова до 00.00.0000 (ответств. И.С. Караев). 2.СЛУШАЛИ: Шувалов М.И.- краткое изложение выступления. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Утвердить программу повышения квалификации сотрудников планово-финансового отдела. Председатель А.Р. Серов, секретарь И.В. Розова. Верно: инспектор Б.Н. Кислова. Дата.

    Оформить отметку об исполнении и направлении в дело.

    6.2. Составить и оформить краткий протокол, используя продольное расположение реквизитов на общем бланке:

    АО "Фаворит". ПРОТОКОЛ. Дата. Индекс. г.Минск. Общее собрание коллектива. Председатель Л.И. Соколов, секретарь А.Р. Саркисова. Присутствовали 28 сотрудников. Приглашенные: зам. директора АО "Интур" О.Б. Лан.Рассмотренные вопросы: 1. Об организации летнего отдыха сотрудников. Выступили Грачев И.В. Кашин А.И. Лан О.Б. 2. О переходе на новую систему премирования. Выступили Славин Н.И. Шмелев А.Н.Принятые решения:1. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 00.00.0000 (отв. Н.И. Корн). 2. Перейти на новую систему премирования с 00.00.0000. (отв. А.В. Васильев). Председатель Л.И. Соколов, секретарь А.Р. Саркисова.

    Оформить отметку об исполнении и направлении в дело.

    Тема 7. Оформление акта

    7.1. Составить и оформить акт на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие данные:

    АО «ЛАДА-ИНВЕСТ». Отдел рекламы. АКТ. Дата. Индекс документа. г.Минск. О прием-передаче ПЭВМ. УТВЕРЖДАЮ. Директор Г.К.Белов. Дата. Основание: докладная записка нач. отдела Корнейчука В.М. от 00.00.0000 № 00. Комиссия в составе председателя – нач. отдела П.Л. Андрейченко и членов комиссии: вед. инженера О.Б. Славина и инженера-программиста И.В. Орлова составила акт приема- передачи ПЭВМ РС/486 D-33инв. №27 из отдела рекламы в отдел № 5. ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер). ПЭВМ передается отделу №5 на срок выполнения работ по контракту № 22/47. Председатель комиссии П.Л. Андрейченко, члены комиссии О.Б. Славин, И.В. Орлов.

    7.2. Составить и оформить акт на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие данные:

    АКТ. Дата. Индекс документа. г.Минск. О списании имущества. УТВЕРЖДАЮ. Зам. директора Минского завода "Электроника" Иванов А.В. 00.00.0000. Основание: приказ директора завода от 00.00.0000 № 00 "О проведении инвентаризации". Составлен комиссией: председатель- начальник отдела снабжения А.И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В.Н. Беляев, заведующий складом К.С. Сидоров.

    В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр - в отдел снабжения; 2-й экземпляр - в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3 л. в 2 экз. Председатель комиссии А.И. Петров. Члены комиссии: В.Н. Беляев, К.С. Сидоров.

    7.3. Составить и оформить акт на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие данные:

    АКТ. Дата. Индекс документа. г.Минск. О вскрытии посылки. УТВЕРЖДАЮ. Директор института профтехобразования П.Т. Смирнов. Дата. Основание: приказ директора института от 00.00.0000 № 00. Составлен комиссией: председатель – нач. канцелярии О.Н.Борисова. Члены комиссии: зав. экспедицией – Л.С.Костенко, ст. инспектор – Д.Н.Чернова.

    С предприятия-поставщика в адрес института прибыла 00.00.0000 посылка за № 00. При вскрытии ящика обнаружено отсутствие числящихся по накладной комплектующих изделий к аппарату ТДР-45 на общую сумму …….(прописью) тыс.руб. Комиссия пришла к выводу: потребовать от предприятия-поставщика досылки недостающих комплектующих изделий. Нарушений правил доставки посылки не обнаружено. Составлен в трех экземплярах: 1-ый экз. – предприятию-поставщику, 2-ой экз. – 39 отделению связи г.Минска, 3-ий экз. – в дело № 05-12. Председатель комиссии О.Н.Борисова, члены комиссии Л.С.Костенко, Д.Н.Чернова. В дело № 05-12. Подпись. В.П.Лобачева. Дата.

    Тема 8. Оформление внутренней и внешней

    8.1. Составить и оформить внутреннюю докладную записку, используя следующие исходные данные:

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. ООО «Folkon». Дата. О дополнительном финансировании заказа № 274/39. Директору фирмы Гущину П.В. В связи с ростом цен на полиграфические услуги вIквартале 2002 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно. млн. руб. для завершения работ по заказу № 274/39. Начальник отдела рекламы И.Р. Васильев. Семенова Н.В. 278 44 36. ЛМ 2 00.00.0000.

    Оформить отметку о направлении в дело.

    8.2. Составить и оформить внутреннюю докладную записку. используя следующие исходные данные:

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Дата. Заведующему районным отделом здравоохранения Новоселовой Р.С. О подготовке санатория-профилактория завода «Промсвязь» к 00.00.0000. По Вашему поручению мною проверена подготовка нового санатория-профилактория завода «Промсвязь» к 00.00.0000. Установлено, что лечебный корпус санатория снабжен современным медицинским оборудованием. Считаю, что санаторий-профилакторий полностью готов к принятию отдыхающих. Лечебная часть санатория укомплектована медперсоналом. Инспектор районного отдела здравоохранения С.В. Кузнецов.

    8.3. Составить и оформить внутреннюю докладную записку. используя следующие исходные данные:

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Дата. О состоянии учета на строительстве пансионата. Главному бухгалтеру Андрееву Л.К. По Вашему распоряжению мною с 00.00.0000 по 00.00.0000 была произведена проверка состояния учета на строительстве пансионата. В результате проверки установлено следующее: 1. Приходные и расходные документы по складу сдаются бухгалтеру с опозданием на 5-6 дней. 2. При проверке фактического наличия материалов по 20 наименованиям у кладовщика Петрова Л.И. на 2 февраля установлены излишки: гвоздей 15 кг, олифы 2 кг, а также пересортицы и недостачи в пределах норм естественной убыли. Бухгалтер строительства пансионата Силин Н.В. имеет все условия для правильной постановки учета. Необходимо предложить производителю работ Славину Н.Г. и бухгалтеру Силину Н.В. ликвидировать недостатки в учете к 00.00.0000. Приложение. Ведомость остатков материалов на 3 л. в 1 экз. Бухгалтер Г.П. Васин. Кирсанова О.Б. 2394271.

    8.4. Составить и оформить внутреннюю докладную записку заведующего аналитической лабораторией В.П. Долгушева директору завода «Керамика» Шорину Т.Б. следующего содержания:

    Лаборатория не может качественно осуществлять входной контроль поступающих вспомогательных материалов и глины, так как лабораторная печь и смесительная машина давно не работают.

    Далее излагается просьба дать указание отделу материально-технического снабжения срочно закупить необходимое оборудование.

    Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1л. в 1 экз.

    Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

    8.5. Составить и оформить внешнюю докладную записку. используя следующие исходные данные:

    Адресат - руководитель базового предприятия (завод «Интеграл»). Подписывает докладную записку директор профессионально-технического училища № 76. В записке сообщается о том, что учебный компьютерный класс оснащен персональными компьютерами устаревших моделей, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные характеристики, что отрицательно сказывается на качестве подготовки учащихся. Вносится предложение о замене персональных компьютеров.

    Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

    8.6. Составить и оформить внешнюю докладную записку. используя следующие исходные данные:

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Дата. Индекс. Начальнику Минского городского комитета по народному образованию Бондаренко В.А. О выполнении плана набора учащихся. Довожу до Вашего сведения, что утвержденный Главным управлением профтехобразования г.Минска план приема учащихся на 2002/2003учебный год выполнен. Приняты 267 учащихся на обучение в группах со средним образованием на базе восьми классов и 90 учащихся в группы на базе полного среднего образования. Прошу рассмотреть возможность поощрения мастеров производственного обучения Н.И. Гурина, С.Т. Лапова и Т.Р. Кузнецову, добившихся хороших результатов по организации и проведению профориентационной работы в школах Октябрьского района Минска. Директор профессионально-технического училища № 76 В.С. Кречет. Ковалевич С.В. 239 14 93.

    Оформить отметку об исполнении и направлении в дело.

    8.7. Составить и оформить внутреннюю докладную запискузаместителя начальника контрольно-ревизионного отдела П.М. Завьялова Генеральному директору обьединения Карповичу Н.А. о назначении документальной ревизии в магазине № 7. В тексте докладной записки указать, что при проведении 07.09.2002г. инвентаризации товарных фондов магазина № 7 обнаружена недостача различных товаров на сумму ………. руб. Далее излагается просьба назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 7 с 01.01.2002г. по 07.09.2002г.

    Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

    Тема 9. Оформление справок и заявлений

    9.1. Составить и оформить на общем бланке служебнуюсправку по производственной деятельностидиректору предприятия о закупке мебели и оборудования. В тексте справки указать, что в соответствии с планом модернизации офисной мебели и оборудования в 1 квартале 2002 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

    Подписывает справку главный бухгалтер. Оформить отметку об исполнении и направлении в дело.

    9.2. Составить и оформить внешнюю служебнуюсправкумагазина №14 Минского обьединения книжной торговли генеральному директору обьединения Костромину Б.Н. о комплектовании товарных фондов в 2002 году. В тексте справки указать, что в 2002 году комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

    1. Книготорговая база «Минсккнига» – 0000000.
    2. Обьединение «Калибр» – 00000000.
    3. Обьединение «Книгоэкспорт» – 000000000.

    Подписывает справку директор магазина К.В.Сокольчик.

    9.3. Составить и оформить личную справку о месте работы и заработной плате, используя следующие данные:

    СПРАВКА. Дата. Индекс документа. г.Минск. Детский сад № 29 Октябрьского района г. Минска. Некрасова Юлия Васильевна работает инженером отдела снабжения Минского фарфорового завода с 00.00.0000. Должностной оклад Некрасовой Ю.В. составляет ________________. Зам. директора завода Ф.Н. Кречетов. Гл. бухгалтер С.Г. Миронова.

    9.4. Составить и оформить личную справку о трудовом стаже, используя следующие данные:

    СПРАВКА. Дата. Индекс. г.Минск. ЖЭС-39. Общий трудовой стаж Федоровой Марии Николаевны, главного специалиста отдела рекламы, проживающей по адресу: пр.Рокоссовского, д.17, кв.136, г. Минск, составляет 19 (девятнадцать) полных календарных лет.Справка выдана по состоянию на 01.01.2002г. Нач. отдела кадров Е.С.Воробьева.

    Тема 10. Составление и оформление служебного письма

    10.1. Составить и оформить гарантийное письмо со следующими данными:

    Автор письма – Научно-техническая библиотека. Адрес библиотеки: ул. Филимонова, д.39, 220815, г. Брест. Дата,03-08/97.

    Адресат – ПТУ-15, директор Андреев К.Д. пр .Жукова, д.43, 220856, г. Брест.

    Текстписьма: Уважаемый господин Андреев! Администрация библиотеки просит изготовить 15 (пятнадцать) стеллажей для книг. Чертеж и размеры стеллажей прилагаем. Оплату гарантируем.

    Подписывает письмо директор библиотеки. С.В.Антонова. и главный бухгалтер В.И.Тимошин.

    Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

    10.2. Составить и оформить письмо-ответ со следующими данными:

    Автор письма – Управление сельского хозяйства (указать справочные данные организации).

    Адресат-Председатель Акционерного общества «Восход» Юнг Л.Б.

    Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером № 45/02-09 от 00.00.0000. О поставках автомобилей.

    В тексте письма сообщается, что легковые автомобили будут передаваться в хозяйства в 4-ом квартале 2002 г. согласно заключенного договора с автозаводом, по полученным заявкам.

    Подписывает письмо начальник отдела снабжения Ю.Д.Орлов..

    Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

    10.3. Составить и оформить письмо-подтверждение со следующими данными:

    Автор письма – Институт точной механики (указать справочные данные института).

    Адресат-директор ЦНИИ «Орбита» г-н Ревякин К.М.

    Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером № 06-02/48от 00.00.0000. В тексте письмас удовлетворением подтверждается получение оборудования для лаборатории..Кроме того, адресата просят направить в институт специалистов по установке и наладке оборудования и сообщить заранее время командирования сотрудника.

    Подписывает письмо заместитель директора института Аристов Н.В..

    Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

    10.4. Составить и оформить письмо – приглашениеобьединения «ЭКСПОЦЕНТР» с предложением принять участие в белорусской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г.Измире (Турция), которая будет проходить с 20 января по 10 февраля 2003г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно – технической информацией и заключить выгодные сделки.

    10.5. Составить и оформить письмо – ответ ОАО «ПРОГРЕСС» в рекламное агенство «ВЕКТОР» следующего содержания:
    Уважаемые господа!

    В своем письме Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции. Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных обьявлений. Будем признательны за скорый ответ.
    С уважением,

    10.6. Составить и оформить письмо – просьбу

    Минского туристического центра«Беларусь»в Комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2002г. леса в Литву в количестве 5000 куб.м. так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в Заславской зоне отдыха является встречная поставка леса.

    10.7. Составить и оформить письмо-просьбуГосударственной торговой компании«Белторг»в Болгарскую фирму«Миаве»о возможности поставки в Гомельскую область экологически чистого детского питания.

    10.8. Составить и оформить письмо-ответ

    типографии издательства«Наука»закрытому акционерному обществу«Триника»о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

    10.9. Составить и оформить письмо – приглашениеорганизационного комитета обьединения«ЭКСПОЦЕНТР»с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия энерогоресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Я.Колоса, д.17.

    10.10. Составить и оформить информационное письмо

    о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

    10.11. Составить и оформить письмо-ответ

    внедренческого предприятия «Актив» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Бакор» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Заречное.

    10.12. Составить и оформить письмо-просьбу

    Гомельского завода железобетонных конструкций Администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2003 г. для треста «Белтрансстрой».

    10.13. Составить и оформить письмо-ответ

    Могилевского управления здравоохранения Администрации Бобруйского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

    10.14. Составить и оформить письмо-ответ со следующими данными:

    Дата. Индекс документа № 27/01-04. На № 39/05-11 от 00.00.0000. Минскпроект. Гл. конструктору г-ну Михайлову А.С. г. Минск, 220037, Первомайская ул. 14. Об отправке чертежей. Высылаем по Вашей просьбе чертежи конструкций за номерами 7421, 7425, 7429, 7431. Приложение: чертежи на 4 л. в 2 экз. Главный конструктор И.Е. Зотов.

    Недостающие реквизиты служебного письма составить самостоятельно.

    10.15. Составить и оформить письмо-просьбу со следующими данными:

    Начальнику Главного управления кадрами Министерства информатики и связи Республики Беларусь г-ну Макарову А.П. В порядке выполнения плана мероприятий по перестройке и совершенствованию отраслевой системы повышения квалификации руководящих работников и специалистов связи прошу Вас выделить институту в 2002г. 30 персональных компьютеровIBM PC 486 DX2илиPENTIUMдля использования в учебном процессе. Директор Гродненского института связи Р.С. Антонов.

    Недостающие реквизиты служебного письма составить самостоятельно.

    10.16. Составить и оформить служебное письмо со следующими данными:

    Автор письма - Институт физики АН РБ (указать справочные данные организации – адрес, тел. факс и т.д.)

    Адресат – директор института технических средств управления г-н Раппо С.М.

    Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером 15/4-07 от 00.00.0000

    В тексте письма изложено сообщение о возвращении технического проекта АСУ " Кадры" в связи с тем, что проект имеет существенное недостатки, требующие переработки. Кроме того, адресату предлагают направить сотрудника для обсуждения возникших вопросов и просят сообщить заранее время его командирования.

    Подписывает письмо зам. директора института Н.В.Сахаров

    Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

    Тема 11. Подготовка серийных документов

    11.1. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-сообщения о семинаре следующего вида:

    Многие крупные фирмы используют телефон как средство для экономии денег и получения дополнительной прибыли. Как делового человека, Вас заинтересуют рассматриваемые на нашем семинаре вопросы телефонной практики.

    Мы будем рады видеть Вас на семинаре и постараемся ответить на все Ваши вопросы. Вместе с письмом направляем Вам информацию о времени, месте проведения и программу семинара.

    11.2. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-рекомендации следующего вида:

    Я получил копию письма г-на Никитина В.А. в котором он рекомендует нас как фирму, способную на высоком уровне обеспечить внедрение новейших компьютерных систем, необходимых Вашей компании.

    Для первого знакомства я направляю Вам для рассмотрения информацию о деятельности нашей фирмы. Мы надеемся, что сможем быть Вам полезными.

    11.3. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида:

    Международный институт
    трудовых и социальных отношений

    220099, г. Минск, ул. Казинца, 21, к. 3, тел. (17) 278 03 59

    СПРАВКА

    «Фамилия» «Имя» «Отчество» является студентом (кой) «Курс» курса «Отделение» отделения факультета «Факультет».

    Обучается по специальности «Специальность».

    Начальник отдела кадров А.Н.Красин

    11.4. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида:

    Международный институт
    трудовых и социальных отношений

    220099, г. Минск, ул. Казинца, 21, к. 3, тел. (17) 278 03 59

    СПРАВКА

    Призывник «Фамилия» «Имя» «Отчество» «Год рождения» г. рождения в «Год поступления» поступил в Международный институт трудовых и социальных отношений и в настоящее время обучается на «Курс» курсе «Отделение» отделения по специальности «Специальность».

    Срок окончания вуза «Год окончания».

    Начальник отдела кадров А.Н.Красин

    КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

    ( по материалам «Документы. Делопроизводство» М.В.Стенюкова, М.2001, http://www.gramma.ru)

    А

    АВТОБИОГРАФИЯ описание своей жизни, включая обучение и трудовую деятельность.

    АВТОР ДОКУМЕНТА создатель документа, которым может быть организация (служебное письмо) или конкретное должностное лицо (докладная записка и др.).

    АДРЕСАТ – тот, кому адресован документ.

    АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

    АКТ – информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретный факты, события, действия.

    АНКЕТА документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

    АННОТАЦИЯ краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

    АРХИВ – структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом и использованием документов, законченных в делопроизводстве.

    БЛАНК – стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.

    ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (подпись с проставлением даты, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом).

    ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

    ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный организацией для внутреннего использования.

    ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в организацию.

    ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – заверенная копия части документа.

    ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – письмо, выражающее гарантию.

    ГРИФОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

    ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

    ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

    Д

    ДАТА число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

    ДЕЛО совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.), помещенных в одну обложку.

    ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

    ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю организации (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

    ДОКУМЕНТ (документированная информация) информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

    ДОКУМЕНТАЦИЯ – оформленная по единым правилам совокупность документов.
    ДОКУМЕНТООБОРОТ 1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. 2. Количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

    ДУБЛИКАТ – копия официального документа, имеющая юридическую силу.

    ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА – совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммерческие и коммуникационные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту.

    ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА – указание на содержание письма, регистрационный номер выражается формой предложного падежа с предлогом "о".

    ЗАПИСКА краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например, служебная з. памятная з. докладная з. объяснительная з.).

    ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.

    ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.

    ИНДЕКСЫ – условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

    ИНДЕКС ДЕЛА; НОМЕР ДЕЛА порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

    ИНДЕКСАЦИЯ – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

    ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
    ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

    ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из учреждения. Копия, как правило, остается в деле.

    КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

    КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
    КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

    КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РБ.

    КОПИЯ ДОКУМЕНТА – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

    КОПИЯ ДОКУМЕНТА:заверенная копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу.
    КОРРЕСПОНДЕНТ – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

    Л

    ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.)

    ЛИЧНОЕ ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
    НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА
    – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

    НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

    НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

    О

    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
    1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
    2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

    ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД) – документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

    Первоначальный, подлинный экземпляр документа.

    2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

    ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

    ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

    ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

    ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

    ПИСЬМЕННЫЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА – документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

    ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

    ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.

    ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ – письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

    ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

    ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

    ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

    ПИСЬМО - ПРОСЬБА – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим).

    ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

    ПИСЬМО - ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

    Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.

    ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ – реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалов и фамилии) лица, подписавшего документ.

    ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.

    ПОЛОЖЕНИЕ–
    1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
    2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

    ПРЕДЛОЖЕНИЕ – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

    ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

    ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

    1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

    2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

    ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

    ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

    ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    Р
    РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
    – документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

    РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

    РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

    РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

    РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) или в памяти ПК кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

    РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

    РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

    РЕКВИЗИТЫ – обязательные элементы служебного документа.
    РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – отдельный информационный элемент официального документа (адрес, дата, подпись и т.п.).

    РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
    РЕФЕРАТ – краткое письменное изложение первоисточника.
    РЕШЕНИЕ

    1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
    2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
    3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

    С
    СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

    СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

    СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

    СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ – подпись и печать.

    1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

    2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

    СТАНДАРТ – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РБ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РБ.

    ТЕЗИСЫ – краткое изложение текста документа или выступления.
    ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
    ТЕЛЕКС – телеграмма, посланная по телетайпу.
    ТЕЛЕТАЙП – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
    ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

    ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги):

    Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.

    Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

    ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

    ТОВАРНЫЙ ЗНАК – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

    1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

    2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

    УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – заполнение реквизита «гриф утверждения документа» должностным лицом, как правило, руководителем.

    Ф

    ФАКСИМИЛЕ
    1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки.
    2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
    ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
    ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

    ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ – группировка документов по делам в соответствии с номенклатурой и их упорядочение внутри дела.

    Э

    ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – научно-техническая обработка документов с целью определения сроков их хранения.

    ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

    ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

    электронная цифровая подпись(ЭЦП ) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.

    Ц
    ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО
    – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

    Ю

    ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя прав и обязанностей.

    ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

    ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №. в отделении. банка».

    Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000 г. №357-3.

    Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Минск, 1994.

    Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

    СТБ 6.38 – 95. Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Минск, 1996.

    СТБ 1221-2000. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения.

    СТБ – 99а. Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной подписи.

    Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 95. Республика Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Минск, 1996.

    Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Минск, 1995.

    Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Минск, 1997.

    Алексеенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. М. 2001.

    Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления. М. 1998.

    Горбачев Г.Л. Давыдова Э.Н. Деловая документация и делопроизводство: Учебное пособие. Минск, 1996.

    Давыдова Э.Н. Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебное и практическое руководство. Минск, 1998.

    Делопроизводство: Информационно-практический журнал. М.

    Информатика для юристов и экономистов / Симонович С.В. и др. СПб. 2001.

    Елизаветина Т.М. Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. М. 2001.

    Кирсанова М.В. Анодина Н.Н. Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. М. Новосибирск, 2001.

    Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. М. 2001.

    Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. СПб. 1997.

    Макарова Н.В. Николайчук Г.С. Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс. СПб. 2002.

    Организация работы с документами: Учебник. М. 1998.

    Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. Минск, 1999.

    Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. М. 2001.

    Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М. 2000.

    Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). М. 2000.

    Дополнительная

    Андреева В.И. Делопроизводство. М. 1995.

    Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. М. 2000.

    Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М. 1988.

    Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2000.

    Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: Практические рекомендации. М. 1996.

    Веселов П.В. Современное деловое письмо. М. 1992

    Делопроизводство. Серия: «Юридический справочник», приложение к журналу «Право и экономика»/ В.Г. Гавриленко, Н.И. Ядевич. Минск, 1999.

    Информатика: Учебник /Под ред. проф. Н.В. Макаровой. М. 2001.

    Информатика: Практикум. /Под ред. проф. Н.В. Макаровой. М. 2001.

    Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. М. Новосибирск, 1997.

    Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М. 1998.

    Михальченко А.Н. Давыдова Э.Н. Пособие по делопроизводству. Минск, 1993

    Павлюк Л.В. Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. М. СПб. 1998.

    Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение. Минск, 1997.

    Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь. Минск, 1996.

    Стенюков М.В. Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. Практическое пособие. М. 1996.

    Теннер Р. Как овладеть искусством делового письма. М. 1994.

    Шевцов А.Д. Азбука офиса. Минск: М. 2001.