Бланки документов и их оформление

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами.
Рассмотрим требования, которые предъявляются к бланкам документов. Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-2003.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположениями реквизитов. Продольное расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой. Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа.
Чаще всего используют угловое расположение реквизитов. Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами, необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на языке партнера. При продольном расположении реквизитов бланка наименование организации сначала печатают на русском языке, а потом - на языке иностранного партнера.
Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации помещаются на бланке документа в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчётности. Помещать изображение Государственного герба на бланке имеют право только федеральные государственные органы и учреждения, определённые Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050. Следовательно, бланк с изображением Государственного герба не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Аналогичные требования предъявляются к бланкам с изображением герба субъектов Российской Федерации. На бланке может быть или герб России или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.
Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Размеры эмблемы не ограничены и она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации, объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.
Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом - центрируется по отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне названия организации. Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное изображение помещается на выбранное место.
Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере, не защищён от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки типографски нумеруются. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться. Однако и в этом случае оригинал - макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с помощью компьютера.
Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600 dpi) даёт достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие графические элементы, как эмблема организации.
Создав эмблему, ниже размещают наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования.
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы. Наименование на иностранном языке пишется ниже наименования на русском. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне.
Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения или филиала помещается в том случае, если они являются автором документа. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например, президент корпорации может иметь именной бланк. Наименование должности помещается ниже наименования организации.

В организации могут быть созданы следующие типы бланков:
• общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
• бланк конкретного вида документа (кроме письма);
• бланк для письма;
• должностной бланк (бланк должностного лица).
Бланк для письма имеет свои особенности. Так как письмо предполагает переписку, в этом бланке должны присутствовать справочные данные об организации (соответственно отсутствует указание на вид документа и место составления).
Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и WWW - страницы фирмы, другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т.п.
В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.
В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 1 января 2009 г. следует писать 01.01.09. В информационных системах и базах данных должно использоваться полное представление года: 01.01.2009.
Официальной датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата принятия решения. Если авторами документа являются две или более организации, официальной датой документа является более поздняя дата подписания.
В документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например, 15 мая 2009 г.
На одном уровне с датой располагают регистрационный индекс документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел и др. Регистрационный номер проставляется после обязательной регистрации документа в регистрационной системе, используемой в организации.
Часто документы, создаваемые в организации, являются ответом на поступивший документ. Поэтому ниже даты и номера документа в бланке для письма предусматривается место для ссылки на номер и дату документа - запроса, поступившего в организацию. Эти сведения приводятся для удобства пользования, установления информационного единства и оперативности поиска связанных документов. Ссылка на номер и дату проставляется в письмах - ответах, при исполнении поручений и т.п.
В общем бланке на месте ссылки проставляется место составления или издания документа (город). Оно указывается в том случае, если не включено в название организации. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает на бланке "г. Пермь", но ОАО "Шарикоподшипник" должно указать на бланке место составления документа - "Москва".
Перед городами Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. При создании бланков организации с угловым расположением реквизитов следует иметь в виду, что угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка.
Заголовок документа включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Поскольку угловые рамки для ограничения места, занимаемого реквизитом "заголовок", рассчитаны на машинописное заполнение бланка, в электронных документах угловые рамки часто не преусматриваются, а ограничение места, занимаемого заголовком, достигается путем оформления соответствующего абзаца шаблона документа или создания стиля "заголовок " со следующими параметрами: абзацный отступ (первая строка) - нет, правый отступ - 9 см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по левому краю.
На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже.
Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п.
Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах.
Если утверждённых форм нет, а ситуация, по поводу которой создаётся документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого документа.
Для работы над деловыми бумагами с индивидуальным текстом необходимо предварительно провести три этапа подготовки:
1. Изучить нормативные документы по излагаемому вопросу.
2. Рассмотреть предшествующие документы.
3. Собрать данные для составления текста.

Бланки документов: Как правило, документы оформляются на бланках, которые

Как правило, документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, по-вышает культуру документационного обеспечения управления.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.
Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс № ; ссылка на индекс и дату входящего документа На № от ; место адресата,
заголовок к тексту Г О выделении кредита 1.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.
При продольном расположении реквизиты адресанта - автора документа - располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате - в правом углу ниже реквизитов автора документа.
При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую - для реквизитов адресата.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (248x210). Допускается использование бланков формата A3 и А6.
Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:
левое - не менее 20 мм;
верхнее - не менее 20 мм;
правое - не менее 10 мм
нижнее - не менее 20 мм.
Расстояние между отдельными реквизитами - от 1-1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Согласно стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

1. Статья 358. Подделка документов, печатей, штампов и бланков, их сбыт, использование поддельных документов
   1. Подделка удостоверения или иного документа, который выдается либо удостоверяется предприятием, учреждением, организацией, гражданином-предпринимателем, частным нотариусом, аудитором или другим лицом, имеющим право выдавать либо удостоверять такие документы, и предоставляет права или освобождает от обязанностей, в целях использования его как подделывающим, так и другим лицом, или сбыт такого
   
2. 2.2. Требования к бланкам документов
   Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входит в состав документа данного вида (например, не используются одновременно реквизиты «Адресат» и «Гриф утверждения» ). Наряду с этим отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида.
   
3. 1.3 Требования к бланкам документов предприятия
   Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. Для изготовления бланков в основном используют формат бумаги А4 (210x297) и А5 (148x210). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5.
   
4. 3. Бланки документов
   3. Бланки
   
5. Бланк документа
   - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного
   
6. Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков
   (ст. 327 УК). Объектом данного преступления является установленный законом порядок изготовления и соответствующей передачи документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков. 785 РОССИЙСКОЕ УГОЛОВНОЕ ПРАВО Предметам преступления являются документы, государственные награды, штампы, печати, бланки. Понятия документов, штампов, печатей, государственных наград были раскрыты при анализе
   
7. 26.11. Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков (ст. 327)
   Объект преступления - общественные отношения, содержанием которых являются установленный порядок обращения с официальными документами, государственными наградами, штампами, бланками, печатями, а также права граждан. Предметом преступления являются официальные документы (ст. 324 УК), в том числе и удостоверения, предоставляющие права или освобождающие от обязанностей, государственные награды РФ,
   
8. Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков (ст. 327 УК РФ)
   Как и в составе преступления, предусмотренного ст. 324 УК РФ непосредственным объектом преступления, предусмотренного ст. 327 УК РФ, является правовой статус физических и юридических лиц или других организаций. Предметом преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 327 УК РФ, является официальный документ (в том числе удостоверение), предъявляющий права или освобождающий от обязанностей, либо
   
9. Статья 327. Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков
   1. Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков наказывается ограничением свободы на срок до трех лет либо арестом на срок от четырех
   
10. ПРЕСТУПЛЕНИЯ, ПОСЯГАЮЩИЕ НА ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОТНОШЕНИЯ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ СОХРАННОСТЬ И ПОДЛИННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, БЛАНКОВ
    ПРЕСТУПЛЕНИЯ, ПОСЯГАЮЩИЕ НА ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОТНОШЕНИЯ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ СОХРАННОСТЬ И ПОДЛИННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ,
    
11. БЛАНК
    - лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа либо с напечатанным любым способом текстом штампа либо иным текстом (текстом и рисунком), используемый для составления документа (бланк лицензии, паспорта, удостоверения, анкеты, заявления и т. п.). Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов,
    
12. 2.4. Порядок заполнения бланков государственных жилищных сертификатов
    Порядок заполнения бланков государственных жилищных сертификатов, выдаваемых гражданам – участникам подпрограммы «Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством» федеральной целевой программы «Жилище» на 2002-2010 годы был утвержден приказом Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 29
    
13. § 10. Подделка документов, штампов и печатей, сбыт их и использование поддельных документов
    Общественная опасность, подделки, документов, ответственность за которую установлена в ст. 194 УК УССР (ст. 196 УК РСФСР), заключается в том, что подобного рода действия причиняют существенный вред государственным и общественным организациям, правам и интересам граждан. Подделка документов и использование их служат средством получения виновными незаконных льгот, занятия тех или иных должностей
    
14. БЛАНКО-ВЕКСЕЛЬ
    - вексель, в котором отсутствует один или несколько обычных реквизитов: срок платежа, фамилия кредитора, денежная сумма, подлежащая оплате, или место и время выписки векселя; в некоторых случаях содержит только подпись векселедателя. Такие векселя обращаются между лицами, связанными деловыми отношениями, основанными на обоюдном
    
15. ВЕКСЕЛЬНЫЙ БЛАНК
    - лист вексельной бумаги, снабженный подписью векселедателя с пробелами для вписания суммы или реквизитов юридического (физического) лица, или срока, или же всех этих условий в
    
16. Статья 194. Подделка документов, штампов и печатей, сбыт их и использование поддельных документов
    Подделка удостоверения или иного выдаваемого государственным или общественным предприятием, учреждением или организацией документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях использования его как самим подделывателем, так и другим лицом, сбыт такого документа, а равно изготовление поддельных штампов или печатей государственных или общественных предприятий, учреждений или
    
17. Статья 194. Подделка документов, штампов и печатей, сбыт их и использование поддельных документов
    Подделка удостоверения или иного выдаваемого государственным или общественным предприятием, учреждением или организацией документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях использования его как самим подделывателем, так и другим лицом, сбыт такого документа, а равно изготовление поддельных штампов или печатей государственных или общественных предприятий, учреждений или
    
18. Документы для внутреннего пользования. Структура и содержание служебных документов
    Заявление - внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица. Но может быть и коллективное заявление, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или всего коллектива. Заявление
    
19. Статья 142. Фальсификация избирательных документов, документов референдума
    Объект:установленный законодательством порядок проведения выборов и референдумов. Объективнаясторона(ч.1ст.142УКРФ): Фальсификация: – избирательных документов; – документов референдума. Фальсификация документа – это составление поддельного документа либо внесение в подлинный документ заведомо неправильных сведений. Субъект:специальный: – член избирательной комиссии; – член комиссии
    
20. Фальсификация избирательных документов, документов референдума (ст. 142 УК РФ)
    Объектом преступления являются политические права граждан, закрепленные в Конституции РФ. Объективная сторона преступления состоит в фальсификации избирательных документов или документов референдума, которая выражается в изменении содержания подлинного документа, путем внесения в него заведомо ложных сведений, подделки подчистки или пометки другим числом, а также в изготовлении другого документа
    

Правила оформления документов

1. Оформление реквизитов документов

2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов

3. Образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка

1.Оформление реквизитов документа

Постоянные реквизиты бланка

Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба помещают на бланках в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17 мм.

Правом помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000г. № 357 обладают только государственные органы (организации).

Эмблема организации илитоварный знак (знак обслуживания) (2). Реквизит представляет собой условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак.

Изображение эмблемы организации государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, не государственной формы собственности - также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично Государственному гербу Республики Беларусь.

При угловом расположении реквизитов эмблема организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».

Автор документа (5,6,7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (реквизит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например в уставе. Наименование структурного подразде ления (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указывается цифрами без других обозначений:

Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. адрес электронной почты и другие сведения указывается по усмотрению организации. Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации.

Название вида документа (10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит печатается прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступов от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.

Данный вид реквизита является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем.

Место составления или издания документа (14). Указывается я на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п. например г. Минск.

Заполняемые реквизиты бланка

Код организации (3). Для министерств и других органов управления проставляют от ОКРБ 004-2001 - «Общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления». Длина кода составляет пять цифровых десятичных знаков, например 03050 - Госкомавиация. Код организации для других организаций за исключением министерств и иных органов управления проставляются по ОКРБ 018-2003 - «Общегосударственный классификатор юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Длина кода равна девяти цифровым десятичным знакам, например 592461323 - Иванов Иван Иванович.

Этот реквизит проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Код документа (4). Проставляется по ОКРБ 010-95 - «Унифицированные документы». Длина кода - десять цифровых десятичных знаков, например 0225612001 - приказ о поощрении. Место расположения - под реквизитом «Код организации».

Дата (11). Дата в тексте и в других реквизитах оформляется только цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в такой последовательности: день, месяц, год.

Регистрационный индекс (12). Условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документов, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.

Для внутренних документов - это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течении календарного года.

Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей, например 25-05/53, где 25 - индекс структурного подразделения, номер дела в номенклатуре, 53 - порядковый номер отправляемого документа.

Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета: __________________№ __________.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на №01-13/121 ОТ 02.03.2009г. На бланках для писем он оформляется в виде трафарета: на № _____________ от _______________.

Гриф ограничения доступа (15). Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.

Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.

При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 ноября 1992г. № 670.

Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.

Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:

Рассматриваемый реквизит может быть дополнен указанием срока его действия, например:

При снятии гриф зачеркивается с проставлением на документе соответствующей отметки (штампа) и подписи уполномоченного должностного лица, например:

(подпись) О.В. Яглов

Адресат (16). Реквизит проставляется в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора.

Адресат - сложный реквизит, включающий в себя следующие части:

1. Наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);

2. Указание должности и фамилия получателя (в дательном падеже);

3. Почтовый адрес.

Белорусский филиал «Мосэнергобанк»

Начальнику управления инженерно-инвестиционной

деятельности г-ну Давыдову О.М.

ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, в случае внутреннего документа указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ.

Если документ направляется частному лицу, то сначала приводят фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

На документе не должно быть более четырех адресатов; если их больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адресат.

Согласование служебных документов (26, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. оно проводится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллективного органа, внутреннее - визой.

Гриф согласования (25). Проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного элемента:

1. Слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;

2. Указание должности, включая наименование организации;

3. Личную подпись;

4. Расшифровку подписи;

Директор ПО «Нефтегаз»

(подпись) С.С. Луговой

Визы (26). Реквизит располагается от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись»и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Первым проект документа визируется исполнителем, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. затем визирование осуществляется в следующей очередности: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации; главный бухгалтер; юристы; служба документационного обеспечения.

По структуре этот реквизит аналогичен реквизиту «Подпись».

Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учреждения. Внутренние документы визируются на первом экземпляре. Отказываться от визирования не допускается.

Реквизит виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен (а, ы) и включают личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основные способы удостоверения документов - подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документов. В его состав входят:

1. Наименование должности лица, подписавшего документ 9печатается от нулевого положения табулятора);

2. Личная подпись;

3. Расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора), причем инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

- утверждение документа руководителем;

- издание распорядительного документа.

Грифутверждения (17). Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора.

В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименование учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа,его номер и дата. Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.

Печать (27). Проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ.

Директор завода (подпись) С.А.Киселев

Печать делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное название организации. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.

Текст (21). Текст - основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А4 печатают через один межстрочный интервал, на бланках формат А5 - через 14 пт. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через полтора межстрочных интервала.

Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений. Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа,во второй - выводы,

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:

1. Достоверность и объективность содержания;

2. Полнота информации;

3. Краткость изложения;

4. Унификация и стандартизация языка и стиля документа;

5. Нейтральность тона.

К элементу текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.

Заголовок текста печатается флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков, то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора.

Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Этот реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: на 20 л. в 3 экз.

Гриф приложения (24).Да нный реквизит, указывающий на связь приложения с основным документом, размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает: слово «Приложение», порядковый номер без знака №, название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

к приказу директора БелГИСС

Служебные отметки на документах

Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:

1. Фамилию, инициалы исполнителя;

2. Предписание действий;

3. Порядок и сроки исполнения4

4. Подпись руководителя;

5. Дату наложения резолюции.

Резолюция располагается на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.

Отметка о контроле (20). Необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка об исполнении (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя и номер его телефона.

Отметка о заверении копии (29). Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:

1. Слово «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;

2. Краткие сведения о порядке решения вопроса;

3. Подпись исполнителя;

Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации, дата поступления и регистрационный индекс документа.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает в себя:

1. Запись «Информация перенесена на машинный носитель»;

2. Подпись лица, ответственного за перенос данных;

3. Дату переноса.

2. Видыбланков документов и оформление отдельных видов документов

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланки бывают трех видов:

- бланк для писем;

- бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

- распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

- организационные (акты, протоколы, справки и т.п.).

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланк для положения, бланк для протоколов и т.д.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4(210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Формат А5 рекомендуется в целях экономии бумаги и используются при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются учетные порядковые номера.

Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме по следующим реквизитам:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления, индекс и дата сопроводительного документа, организация - поставщик бланков;

- количество поступивших экземпляров, серия и номер гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа, инициалы и фамилия должностного лица - получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметка об уничтожении.

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

- вид виданных бланков;

- должность, Ф.И.О. получившего бланки;

- расписка в получении;

- номера и серии испорченных бланков;

- отметка об уничтожении.

Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются по акту с отметкой в журнале.

О совершенствовании показателей

1.Организовать разработку и к 11.10.2005 предоставить директору на утверждение новые формы планов и отчетов о хозрасчетной деятельности цехов завода.

2.Главному бухгалтеру В.И.Носенко разработать указания об учете работы цехов, предусматривая получения от машиносчетной станции ежедневных и ежемесячных факсограмм по реализации продукции и по прибыли.

3.Контроль за исполнением возложить на заместителя директора В.И.Павлова.

Директор ________________ Н.К.Комаров

С приказом _______________ В.И.Павлов

ознакомлен: _______________ В.И.Носенко

О графике отпусков

Для составления графика отпусков на 2005 год

1. Руководителей структурных подразделений предоставить списки сотрудников с указанием предполагаемого очередного отпуска в 2005 году.

2. Главного специалиста фирмы Осипова И.И. составить сводный график отпусков работников фирмы на 2005 год и представить его на утверждение в дирекцию фирмы.

Срок представления отпусков 20.12.2004.

Зам. директора ________________ И.И. Антонов

Председатель - Петров А.Д.

Секретарь - Петрова М.В.

Присутствовали: Сухова В.П.

Приглашенные: начальник ОМТС Белый Ю.Д.

Ведущий экономист Смирнов А.П.

О рассмотрении номенклатуры дел (НД) на 2001 год

Петрова А.Д. - предложила рассмотрение проекта НД на 2001 год

Шах А.К. - дала замечание по разделу «Бухгалтерия» НД

Доработать раздел «Бухгалтерия» НД в соответствии с замечаниями Шах А.К. к 15.04.2001

Председатель ___________________ И.О.Фамилия

Секретарь ___________________ И.О.Фамилия

О переоценке основных фондов

Основание. приказ генерального директора «О переоценке основных фондов»

Председатель - зам. генерального директора Петров А.Д.

Члены комиссии: начальник ОМТС Кашин Ю.Д.

рук. Информационного отдела Корень И.В.

ведущий экономист Смирнов А.П.

зам. главного бухгалтера Шах А.К.

Комиссия провела переоценку основных фондов и установила следующее:

1.Первоначальная стоимость основных фондов до переоценки составила _______________________________________ тыс. рублей

2.Остаточная стоимость основных фондов до переоценки составила _______________________________________тыс. рублей.

3.Первоначальная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________________________________тыс. рублей.

4.Остаточная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________________________________ тыс. рублей.

В результате переоценки выявлены:

Излишки на сумму __________________________________тыс. рублей

Председатель _____________________ А.Д.Петров

Члены комиссии: _____________________ Ю.Д.Кашин

Отдел автоматизированных технологий

Минск Директору АО «Новые технологии»

О нарушении режима доступа в

служебное помещение отдела

Начальник отдела _________________ А.Б.Петренко

Ул. Янки Купалы, 3

тел. 210 17 14, 230 34 01

в АКБ «МТБ», код 117

На № ____________ от _________

О проведении выставки

Директору Минского станкостроительного завода

ул. Октябрьская, 5

Разрешите пригласить Вас на международную специализированную выставку «Лес. Деревообработка», которая состоится 23.03.2001 в Республиканском выставочном центре по ул. Я.Коласа, 27.

В рамках выставки будет проведена конференция Белорусский институт леса (г. Гомель) и Белорусский технологический университет им. Кирова (г. Минск).

Предлагаем Вашему вниманию более подробную информацию по указанному мероприятию. Имеются приложения.

Приложение: 1. Условия участия в выставке на 2 л. в 1 экз.

2. График проведения выставки на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор С.Н.Васильев

Титов 235 46 35

Работа, которую точно примут

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.