Рейтинг: 4.9/5.0 (1847 проголосовавших)Категория: Инструкции
“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, 2010, N 7
Должностная инструкция для сотрудника. Что следует знать руководителю?
Довольно часто руководители организаций формально подходят к должностной инструкции, считая ее необязательной. Действительно, в Трудовом кодексе не раскрывается понятие должностной инструкции, тем не менее пренебрегать данным документом не стоит.
О том, что представляет собой должностная инструкция, для чего она предназначена, как она помогает организациям при трудовых спорах и обосновании затрат, расскажем в настоящей статье.
Понятие должностной инструкции
Поскольку трудовое законодательство не содержит определения понятия должностной инструкции, обратимся к юридическим и экономическим словарям. Должностная инструкция - это документ, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия различных должностей в организации.
Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0 конкретизировал понятие должностной инструкции: это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.
Должностная инструкция относится к локальным нормативно-правовым актам, ее положения распространяются на ограниченный круг лиц. Она разрабатывается, как правило, кадровым работником при непосредственном участии руководителей структурных подразделений. Наличие таких инструкций позволяет:
- дать объективную оценку деятельности работника;
- обосновать наложение взысканий за неисполнение трудовых обязанностей;
- исключить дублирование действий при выполнении отдельных видов работ.
Значение должностной инструкции
Работодателю важно понять, для чего нужна должностная инструкция.
Данный документ четко регламентирует обязанности работника. Почему это важно? Вспомните ст. 60 ТК РФ: запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Как правило, работодатель не включает в трудовой договор трудовые обязанности, которые составляют трудовую функцию работника (если и включает, то в основном только общие обязанности, например соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, добросовестное отношение к трудовой деятельности и т.п.). Конечно, производственные обязанности можно включить в трудовой договор, но это не совсем удобно. Альтернативой служит должностная инструкция, которая в идеале является приложением к трудовому договору. Избежать претензий со стороны работника по поводу требования от него большего, чем положено, как раз поможет должностная инструкция, так как она содержит круг обязанностей работника и представляет собой часть трудового договора.
В качестве примера можно привести спорную ситуацию, возникшую в связи с увольнением работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин при наличии дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК РФ). В случае если уволенный по данному основанию работник обратится в суд за разрешением спора, руководителю придется представить в суде должностную инструкцию, чтобы доказать, что работника уволили за неисполнение тех обязанностей, которые он должен был выполнять в этой организации. Если работодатель не представит должностную инструкцию или представит ее, но не докажет факт ознакомления с ней работника, суд восстановит сотрудника. Для наглядности приведем кассационное определение судебной коллегии по гражданским делам Камчатского краевого суда N 33-1232/2009. Рассмотрев дело по жалобам войсковых частей N N 09856 и 20918 на решение Петропавловска-Камчатского городского суда о восстановлении на работе стрелка 179-й группы ВОХРД. Н. А. взыскании в его пользу заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации ему морального вреда, коллегия пришла к выводу об отсутствии оснований для отмены уже состоявшихся судебных актов, так как в ходе рассмотрения дела было установлено, что увольнение произведено с нарушением закона, поскольку войсковая часть привлекла к дисциплинарной ответственности стрелка за неисполнение обязанностей, которые на него трудовым договором не возлагались.
- поможет оценить результаты трудовой активности персонала и принять верное решение относительно работника - перевести на другую более высокую должность, направить на переподготовку, зачислить в резерв, а может, и вовсе уволить;
- устанавливает требования к определенной должности (профессионально-квалификационные качества работника, например машинописная скорость или знание иностранного языка, и личностные качества, например уровень образования, стаж работы и т.д.);
- поможет отказать в приеме на работу лицам, которые не подходят по деловым качествам, если последние указаны в инструкции, а у кандидата отсутствуют;
- используется при разработке локальных актов по оплате труда, при этом учитываются такие содержащиеся в инструкции параметры, как квалификационный разряд, сложность работ, наличие материальной ответственности и др.;
- обосновывает затраты на привлечение сторонних специалистов.
Например, учреждение воспользовалось услугами стороннего юриста, имея в штате своего. Затраты на оплату данных услуг оно учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы не согласились с этим и обратились в суд, ссылаясь на необоснованность таких расходов. В данном случае доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного юриста. Тогда будет ясно, что сторонний специалист выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного. В судебной практике имеется немало выигранных благодаря должностной инструкции дел. В качестве примера можно привести Постановление ФАС ВСО от 11.03.2008 N А33-10018/07-Ф02-747/08, в котором суд удовлетворил заявление о признании незаконным решения налогового органа о доначислении налога на прибыль, начислении пени и санкций. Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС УО от 18.06.2008 N Ф09-4346/08-С3.
Структура должностной инструкции
Единого документа, регламентирующего структуру должностной инструкции, нет, поэтому при ее составлении необходимо учитывать:
- уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции;
- имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности;
- нормативы трудозатрат на выполнение работы.
При распределении между работниками обязанностей нужно следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность совершения операций. Выполнение сложных задач лучше закрепить за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного исполнения возложенных на него обязанностей.
Чтобы определить содержание должностной инструкции, обратимся к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее - Справочник). Он содержит квалификационные характеристики различных должностей, которые в силу п. 5 имеют три раздела:
- “Должностные обязанности“ (основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих);
- “Должен знать“ (основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей);
- “Требования к квалификации“ (уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы).
Уровни требуемой профессиональной подготовки должны быть приведены в соответствии с Законом РФ “Об образовании“ <1>. Требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей (п. 2 Справочника). Поэтому сведения Справочника нужно брать за основу при составлении должностной инструкции по конкретной должности.
--------------------------------
<1> Закон РФ от 10.07.1992 N 3266-1 “Об образовании“.
Сведения Справочника постоянно обновляются. В частности, Единый квалификационный справочник для руководителей, специалистов и служащих в сфере здравоохранения утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 N 869, а для руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования - Приказом Минздравсоцразвития России от 30.10.2009 N 858.
Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит следующие разделы:
1. Общие положения.В данном разделе имеет смысл указать точное наименование должности работника с целью определения ее роли в конкретных условиях деятельности учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения. Кроме этого, здесь можно отразить нормативные акты, которыми обязан руководствоваться работник помимо должностной инструкции, и подчиненность сотрудника.
Нелишним будет указание порядка замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и т.п.). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, поскольку отсутствие четкого указания должностных лиц, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу учреждения.
2. Требования к квалификации.Здесь отражается уровень образования, знаний, навыков и умений, соответствующих конкретной должности.
3. Должностные обязанности.В этом разделе подробно прописывается, что и как должен делать работник. Обязательно нужно определить содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника, и перечислить конкретные обязанности работника, исполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач. При этом лучше всего избегать расплывчатых фраз типа “должен способствовать развитию. “ или “должен прилагать все усилия для. “, так как проконтролировать выполнение обязанностей и измерить результаты в данном случае практически невозможно.
4. Права работника. Здесь приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности сотрудника исходя из специфики его работы. Грамотно составленный данный раздел поможет в разрешении споров, возникающих между работниками учреждения.
5. Ответственность.В этом разделе нужно предусмотреть ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав. В него можно включить фразу: “Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией“.
Государственные служащие в своей деятельности руководствуются не должностными инструкциями, а регламентами, так как ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации“ предусмотрено, что профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа.
Фактически должностной регламент ничем не отличается от должностной инструкции, так как в него входят те же разделы, но с небольшим дополнением:
- должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего;
- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
- сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
- порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
- показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Примерные должностные регламенты утверждаются нормативно-правовыми актами соответствующих органов по управлению государственной службой. Среди них можно назвать:
- Приказ ФСКН России от 20.02.2007 N 40 “Об утверждении примерной формы должностного регламента федерального государственного гражданского служащего органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ“;
- Письмо Рособразования от 29.12.2006 N 17-3-09/164 “О должностном регламенте руководителей образовательных учреждений“;
- Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 31.03.2008 N 69 “Об утверждении Типовых должностных регламентов заместителей начальников управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации“.
Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Ее положения должны быть сформулированы кратко и четко: чем длиннее фраза, тем больше вероятность ее двусмысленного или противоречивого толкования. Отметим, что следует избегать:
- общих формулировок задач и функций, не позволяющих их конкретизировать и понять;
- возложения выполнения одних и тех же задач, функций на разных работников;
- отсутствия координации деятельности подразделений, работников (например, задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы друг с другом);
- нерациональности в распределении функций (то есть функции работника определены, но без учета реального объема работ, в результате получится либо перегрузка, либо недозагруженность работника).
Если к разработке должностной инструкции подходить формально, то реальное положение дел в учреждении будет отличаться от прописанного в инструкции, поэтому руководители вынуждены будут уделять много времени организации работы в отделах. В учреждениях, где должностные инструкции рассматриваются не как документы “для полок“, а как эффективный организационный метод, следует не забывать периодически их обновлять.
Составление должностной инструкции
Поскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, ее необходимо составить соответствующим образом. Основные требования к оформлению документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ <2> и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <3>.
--------------------------------
<2> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
<3> Утверждена Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.
При определении порядка составления должностной инструкции можно руководствоваться Приказом ФТС России от 11.08.2009 N 1458 “Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации“. В Приложении 5 к названному Положению установлен Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции. В нем предусмотрено указание должностных лиц, ответственных за каждый этап разработки инструкции, должностных лиц, с которыми согласовывается инструкция.
Составленную должностную инструкцию нужно представить юристу для проверки на соответствие законодательству. Если в учреждении нет юриста, сделать это может сотрудник кадровой службы. Затем инструкция утверждается руководителем организации. Для этого издается приказ и на самой инструкции ставится гриф “Утверждено“ и подпись руководителя.
Должностная инструкция вступает в силу после утверждения и действует до замены ее новой.
Важным элементом должностной инструкции является лист ознакомления, который составляется в произвольной форме. В вышеназванном Приказе приведена форма листа ознакомления.
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ДОЛЖНОСТНЫМ РЕГЛАМЕНТОМ
На обороте последнего листа делают запись: “В данном должностном регламенте пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью _____ листов“ (количество прописью). Запись заверяется подписью начальника структурного подразделения, в котором хранится должностной регламент (либо должностного лица, ответственного за хранение должностного регламента), с указанием даты.
После этого заверенную надлежащим образом копию должностной инструкции нужно выдать работнику, а ее оригинал будет храниться в отделе кадров. Руководителю структурного подразделения для текущей работы выдается также заверенная копия инструкции.
Схожие положения содержатся и в других ведомственных актах, например в Приказе ФСИН России от 05.06.2008 N 379 “Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы“. Некоторыми актами утверждены типовые должностные инструкции, которые нужно использовать при подготовке должностных инструкций на местах. Например, Приказом МВД России от 12.01.1998 N 19 утверждены Типовые должностные инструкции некоторых категорий сотрудников отрядов милиции особого назначения органов внутренних дел Российской Федерации и Типовое положение о медицинской части отряда милиции особого назначения (ОМОН) органа внутренних дел Российской Федерации, Приказом МВД России от 12.04.1996 N 199 - Типовые должностные инструкции по должностям государственных служащих центрального аппарата МВД России, Приказом Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645 - Типовые должностные инструкции работников музеев.
Внесение изменений в должностную инструкцию
В процессе трудовой деятельности и ввиду изменений организационно-технического характера может потребоваться внести коррективы в должностную инструкцию. С такой инициативой в основном выступает руководитель структурного подразделения: изменения готовятся в письменном виде и направляются кадровой службе, чтобы та оценила их целесообразность и согласовала. При этом у работников кадровых служб достаточно часто возникает вопрос: нужно ли уведомлять сотрудника о предстоящих изменениях? Для ответа на него обратимся к Письму Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, в котором сказано, что, если внесение корректив в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ), работника необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом. Тогда изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение в инструкцию корректив не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, если в должностной инструкции бухгалтера ранее не было функций кассира, то для включения их в документ необходимо письменное согласие работника.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, нужно подготовить дополнительное соглашение и одновременно внести изменения в трудовой договор и должностную инструкцию.
Как видим, процесс разработки должностной инструкции достаточно трудоемкий. Но потраченное время позволит получить отличный инструмент управления персоналом, который облегчит решение таких проблем, как аттестация, адаптация и мотивация персонала. В частности, если в инструкции прописано, что должен делать работник, в каких пределах и за что отвечать, кто его руководитель, то от работника будет гораздо меньше пассивности и ненужной инициативы. Поэтому рекомендуем подойти к разработке должностных инструкций творчески, учитывая при этом нормы трудового законодательства, а не ограничиваться типовыми инструкциями, скачанными из Интернета или правовой системы.
ревизии и проверки
Подписано в печать
Должностная инструкция должна составляться с учетом специфики организации деятельности конкретного юридического лица. Инструкция, скопированная с примерной, не отражающая условий конкретного учреждения, не будет столь эффективна.
Должностная инструкция должна составляться с учетом специфики организации деятельности конкретного юридического лица. Инструкция, скопированная с примерной, не отражающая условий конкретного учреждения, не будет столь эффективна.
Обычно содержание должностной инструкции включает в себя:
кому непосредственно подчиняется работник и кто подчиняется ему;
порядок взаимодействия с другими работниками;
цели и задачи работы;
требования к порядку выполнения трудовых обязанностей;
требования к поведению работника в чрезвычайных ситуациях;
требования к выполнению санитарных и иных подобных норм;
особенности ответственности работника.
Должностные инструкции составляются для каждой должности и имеют обезличенный характер (несмотря на то что некоторые должности по определению занимает только одно лицо, инструкция составляется для должности, а не для конкретного работника). Если ряд сотрудников занимают одну и ту же должность, то, как правило, их должностная инструкция едина. Можно разграничить обязанности работников, занимающих одну и ту же должность, как она обозначена в штатном расписании, путем разработки нескольких инструкций. Однако в этом случае вводят дополнительные характеристики должности (например, при наличии нескольких заместителей могут быть разграничены сферы их деятельности).
Особое внимание следует обратить на следующие моменты.
1. Наименование должности. Есть должности, которые предполагают наличие льгот или ограничений в соответствии с федеральными законами (трудовым, пенсионным законодательством). Наименования таких должностей и должностные инструкции должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренными Общероссийским классификатором профессий и должностей и квалификационными справочниками. В противном случае работник не сможет воспользоваться установленными для него льготами и преимуществами.
2. Непротиворечие положений инструкции требованиям закона. Те требования, которые предъявляются к работнику, должны быть законны. Положения инструкции не должны нарушать прав работника на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда, на отдых в течение установленного законом времени, не должны ужесточать материальную и дисциплинарную ответственность (пределы такой ответственности определяются только федеральными законами), лишать работника законных прав.
3. Отражение требований законодательства. Если какие-либо требования к деятельности работника установлены законодательно, желательно отразить их в должностной инструкции в виде отсылки к соответствующим нормам. Для информирования работника возможно и цитирование отдельных положений этих норм в разумных пределах.
4. Выполнимость обязанностей. Иногда работнику вменяется в обязанность столько различных действий, что выполнить их все очевидно невозможно в рамках установленного законом рабочего времени. Установление подобных нереальных для выполнения требований недопустимо.
5. Налоговые последствия. Если для учреждения актуальна задача оптимизации налогообложения, следует учесть возможные последствия в налоговой сфере. Наличие или отсутствие того или иного указания в должностной инструкции может использоваться для доказывания обоснованности определенных расходов (выплат компенсаций за использование личного имущества, затрат на повышение квалификации работников, выплат по гражданско-правовым договорам специалистам, привлекаемым к работе по выполнению функций, аналогичных имеющимся в штате должностям).
Важнейшим критерием правомерности применения должностных инструкций является правильный порядок введения их в действие.
Утверждается должностная инструкция грифом «УТВЕРЖДАЮ(ЕНА):» за подписью руководителя или со ссылкой на приказ руководителя организации. При необходимости согласования текста должностной инструкции проставляется также гриф согласования.
Главным требованием является требование ознакомить работника с инструкцией, причем под роспись. Знакомить с инструкцией надо при заключении трудового договора, переводе на другую должность, временном переводе на другую работу. В трудовом договоре, соглашении/приказе о переводе должно быть указано, что работник при осуществлении трудовой функции руководствуется требованиями должностной инструкции. Требования, установленные должностной инструкцией к работнику, можно применять лишь с того момента, когда работник будет ознакомлен с данным документом.
Рекомендуется выдать работнику копию должностной инструкции. В этом случае после росписи в том, что работника ознакомили с инструкцией, рекомендуется получить вторую роспись работника в том, что копия инструкции получена им на руки. Следует помнить, что в любом случае, в соответствии со статьей 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.
Примечание. Напомним, что при разработке и утверждении указанных документов следует иметь в виду, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).
Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.
Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:
- основные права и обязанности работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ);
- режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
- порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
- предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
- предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
- порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
- виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).
Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам. Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.
Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст. 109 ТК РФ).
Очевидно, что в правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории:
- работающие по режиму пятидневной рабочей недели;
- работающие в смену.
Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 09-00;
- окончание работы в 18-00;
- обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.
Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 08-00;
- окончание работы в 08-00 следующего дня;
- обеденный перерыв с 13-00 до 15-00;
- технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.
Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий.
Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.
Правила должны содержать раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы:
- вид и продолжительность рабочей недели;
- продолжительность ежедневного рабочего времени;
- график рабочего дня;
- работа в ночное время;
- работа в выходные и праздничные дни;
- работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д.
Положение об оплате труда
Положение об оплате труда (далее - Положение) - локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Кодексом. Однако, как и в случае с правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.
В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положение работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.
Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью положения об оплате труда, о котором мы расскажем чуть ниже.
В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.
При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться:
- оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
- оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);
- оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
- оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);
- оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).
МРОТ
Минимальный размер оплаты труда (далее - МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.
Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 "О минимальном размере оплаты труда". В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г. его размер составляет 1100 руб. в месяц.
Система премирования
Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.
Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении. Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа - положение об оплате труда и положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.
Стимулирование труда - это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.
Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.
Пример 2. В зависимости от области, в которой работает организация, руководство может установить свои показатели премирования. Например, если это частное охранное предприятие, то к таким факторам можно отнести:
- надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
- своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика;
- качественное выполнение служебных заданий;
- обеспечение безопасности охраняемых объектов;
- интенсивность труда;
- особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами);
- сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.
Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.
Налогообложение
Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их названия со ст. 255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например:
- премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ); а также
- любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).
Депремирование
В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.
В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить:
- случаи применения мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу);
- упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии;
- невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;
- несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;
- ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;
- за нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также за самовольный уход с рабочего места (поста);
- прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;
- совершение хищения; утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.
Штатное расписание
Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают, а некоторые руководители прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание "спускалось сверху" в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался. И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.
В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу. Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.
Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимым для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации.
В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать представить штатное расписание.
Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.
Преимущества документа
Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать руководителю, сколько у него остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по п. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.
"Вилка" в окладах
Много споров возникает о наличии так называемой "вилки" в окладах. "Вилка" - это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.
Должность реальная или виртуальная
Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.
Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.
Изменения в штатном расписании
Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.
Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.
Пример 3.
Общество с ограниченной ответственностью "Шериф"
15.04.2006 N 145-к
г. Казань
О внесении изменений
в штатное расписание
В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ
Приказываю:
1. Ввести с 01.07.2006 в штатное расписание ООО "Шериф", утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2004 N 234, следующие единицы:
- охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием;
- бухгалтера с окладом 15 000 руб.
2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.
Генеральный директор А.И.Фадеев
Печать ООО "Шериф"
В форме предусмотрен реквизит "Личная подпись главного бухгалтера". Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).
Штатный список (расстановка)
Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными. Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено, поэтому необходимо утвердить этот документ в учетной политике предприятия. Например, он может выглядеть так.
Автор: И.Ю.Новикова К. э. н. генеральный директор ООО "Аудит, консалтинг и право+", практикующий аудитор, преподаватель ГАСИС / Е.Н.Ивлева Заместитель генерального директора ООО "Аудит, консалтинг и право+", практикующий аудитор
Последние статьи
