приказ об утверждении положения об архиве образец

Другие статьи

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ, Приказ Минзд

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

от 22 октября 2014 года N 1667

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях обеспечения сохранности документов министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерства), хранения документов, их учета и отбора на государственное хранение

1. Утвердить и ввести в действие согласованные с экспертно-проверочной комиссией главного архивного управления Рязанской области:

1.1. Положение об архиве министерства согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

1.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

2. Начальникам всех структурных подразделений принять указанные в п. 1 и п. 2 настоящего приказа Положения к руководству и учету в работе.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра В.И.Грачева.

Приложение N 1. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 1
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 года N 1667

1. Общие положения

1.1. Документы министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (далее - ГКУ РО "ГАРО").

До передачи на государственное хранение эти документы временно, 10 лет, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся в архиве министерства здравоохранения Рязанской области.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет министерства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В министерстве для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, дел по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив (далее - архив).

Руководство министерства обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Приказом министра назначается ответственное за ведение архива должностное лицо.

1.5. В своей работе архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, инструкцией по делопроизводству министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО), ГКУ РО "ГАРО", приказами министра и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве министерства разработано на основании "Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176, утверждено приказом министра по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГАУРО.

1.7. Архив министерства работает по планам, утвержденным министром, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива министерства осуществляет министр.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива министерства осуществляет ГКУ РО "ГАРО".

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают:

законченные делопроизводством министерства документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений министерства:

- документы по личному составу министерства;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) министерства и ЭПК ГАУРО;

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.4. организует использование документов:

- информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, архивные документы или копии документов в целях служебного использования для работы в структурных подразделениях;

- в установленном порядке выдает архивные копии документов, архивные справки, архивные выписки по запросам организаций и заявлениям граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

- ведет учет дел, выданных во временное пользование из архива;

- ведет учет выданных архивных копий, архивных выписок, архивных справок по запросам организаций и заявлениям граждан;

3.2.5. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК министерства;

3.2.6. оказывает методическую помощь структурным подразделениям министерства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив министерства;

3.2.7. ежегодно представляет в ГКУ РО "ГАРО" сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.8. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение ГКУ РО "ГАРО" документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

4.1.2. запрашивать от структурных подразделений министерства сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

4.1.3. не принимать из структурных подразделений министерства дела постоянного срока хранения, по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, оформленные и обработанные с нарушением требований инструкции по делопроизводству министерства, нормативно-методических документов Росархива, ГКУ РО, Основных правил работы архивов организаций.

5. Ответственность

5.1. Ответственное должностное лицо отвечает за выполнение возложенных на архив задач и функций перед руководством министерства. Обязанности и ответственность работников архива министерства определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

Приложение N 2. ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 2
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 года N 1667

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на государственное хранение, а также по подготовке дел по личному составу к передаче в ведомственный архив.

1.2. ЭК является совещательным органом при министре. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их министром, в необходимых случаях (см. п. 3.3 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО).

1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". нормативно-методическими документами Росархива, ГАУРО, государственного казенного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (далее - ГКУ РО "ГАРО"), приказами министра, Инструкцией по делопроизводству министерства, настоящим Положением об ЭК министерства.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей министра, ее секретарем является должностное лицо, ответственное за архив и делопроизводство министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра. В качестве экспертов для работы в комиссии могут привлекаться работники ГКУ РО "ГАРО", ГАУРО.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел и их формировании.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация проведения отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в министерстве.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с работником, ответственным за архив и делопроизводство, работу по ежегодному отбору документов министерства для их дальнейшего хранения и по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

- опись дел постоянного хранения управленческой документации;

3.3.2. На согласование ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

- сводную номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;

- Положение об ЭК;

- Положение об архиве.

3.3.3. На рассмотрение ЭПК ГАУРО:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем в сторону увеличения;

- решения ЭК об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

3.4. Представляет на утверждение министра акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, кроме перечисленных в п. 3.3.1.

3.5. Совместно с сотрудником отдела государственных закупок и правового обеспечения, ответственными лицами за архив и делопроизводство в отделах ЭК проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации, а также осуществляет контроль за формированием дел в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел.

4. Права ЭК

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам, ответственным в отделах за делопроизводство и архив, и отдельным сотрудникам министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения руководителей структурных подразделений по срокам хранения дел, не входящих в Перечень.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах их утраты.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений министерства, представителей ГКУ РО "ГАРО", ГАУРО.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство министерства по вопросам относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК министерства работает в тесном сотрудничестве с ЭПК ГАУРО и получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденного министром.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже чем 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступившие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство министерства (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК ГАУРО).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Образец положения об экспертной комиссии - Студопедия

Образец положения об экспертной комиссии

1. Общие положения

1.1. С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче в ведомственный архив создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

1.2. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их руководством предприятия

1.3. Эк назначается приказом руководителя предприятия и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включаются работник, ответственный за организацию делопроизводством, заведующий архивом.

1.4. В своей деятельности ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, соответствующими нормативами по документационному обеспечению управленческой деятельности, приказами руководителя предприятия, инструкциями и указаниями Государственной службы РФ, типовыми и отраслевыми перечнями документов, номенклатурой дел предприятия, описями дел, положениями об ЭК.

2. Функции экспертной комиссии

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

2.1. Проводит совместно с архивом ежегодный отбор документов предприятия для дальнейшего хранения или уничтожения, осуществляет контроль за организацией работы с документами в аппарате предприятия.

2.2. Выносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

2.3. Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел предприятия, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

2.4. Выносит на рассмотрение руководства предприятия предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3. Права экспертной комиссии

ЭК предприятия предоставляется право:

3.1. Давать указания специалисту, ответственному за организацию работы с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче в архив предприятия.

3.2. Требовать от руководства предприятия розыска дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

3.3. Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов а области документационного обеспечения управления и архивоведения.

3.4. Запрашивать от специалистов предприятия сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.5. Информировать руководство предприятия по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

4. Организация работы экспертной комиссии

4.1. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем предприятия, и отчитывается перед ним о своей работе.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже 2-х раз в год.

4.3. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Документирование деятельности ЭК предприятия, формирование дел, сложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Заместитель руководителя подпись расшифровка подписи

(или руководитель службы

Визы
Форма акта о выделении документов к уничтожению

Архив организации: регламентируем работу с архивными документами - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах
Архив организации: регламентируем работу с архивными документами

Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, обеспечения их сохранности и использования. Сориентироваться в данном комплексе официальных документов нам поможет к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова

В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В базовый комплект входят:

инструкция по делопроизводству;

положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;

должностные инструкции;

инструкция по охране труда для архивиста;

приказ о составе экспертной комиссии;

положение об экспертной комиссии;

положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.

Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.
Инструкция по делопроизводству
В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству . Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).
Положение об архиве
Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Обратите внимание !Если в организации нет архива, а только архивохранилище, то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении, в составе которого оно создано, но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение об архивной службе, работе с архивными документами и т.п.

Итак, Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива.

В Основных правилах работы архивов организаций сказано, что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ (как раз чаще всего в форме архивохранилища). Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации.

Например, в акционерных обществах, где есть головная организация и ее дочерние предприятия, для хранения архивных фондов иногда создаются объединенные архивы. В данном случае, несмотря на то, что организация и дочки являются самостоятельными юридическими лицами, но между ними имеются соподчиненность, единая сфера деятельности и единство выполняемых задач, экономически выгодно создавать один объединенный архив.

Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов: управленческой документации, научно-техническим архивом, архивом электронных документов и т.д.

Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно-техническую документацию, и документы на электронных носителях.

Также встречается такое сочетание: архив хранит научно-техническую документацию, а управленческая документация хранится в структурных подразделениях.

Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве. В зависимости от этого заполняется первый раздел Положения об архиве, определяющий статус и вид архива, его назначение.

Во втором разделе указывается от кого и какие документы подлежат передаче в архив. Основными источниками поступления документов в архив (источниками комплектования) являются структурные подразделения организации и, крайне редко, другие организации и физические лица.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения «постоянно» и «свыше 10 лет » (что реально означает сроки хранения 15 л. 25 л. 45 л. 50 л.) и документы по личному составу (75 л.).

Однако организация имеет право «понизить» границу между делопроизводственным и архивным хранением документов и установить, что документы со сроком хранения, например, 5 лет также подлежат передаче на архивное хранение.

В последнее время это стало очень распространенным явлением, т.к. связано с тем, что значительная часть первичной бухгалтерской документации имеет срок хранения «5 лет» и многие руководители, обеспокоенные ее сохранностью, требуют от архива своей организации принимать эти документы на хранение.

В этой ситуации в структурных подразделениях на хранение остаются лишь документы со сроками хранения один и три года.

Не запрещено при повышенной ответственности за сохранность документов или при отсутствии достаточного места в подразделениях для хранения документов устанавливать границу на уровне 1 года. В такой ситуации все законченные делопроизводством документы со сроками хранения 1 г. 3 г. 5 л. и 10 л. и т.д. поступают на хранение в архив или архивохранилище организации.

Конечно, при понижении границы между делопроизводственным и архивным хранением в организации обеспечивается лучшая сохранность документов, но при этом соответственно возрастает объем работ по их описанию, ибо все документы передаются в архив только по описям, составленным структурными подразделениями.

Установленная граница между делопроизводственным и архивным хранением документов обязательно прописывается в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве.

В третьем разделе указываются основные задачи и функции архива (архивной службы). Формулировки можно взять из Основных правил работы архивов организаций.

К основным задачам относятся:

принятие документов на хранение от структурных подразделений (комплектование) в соответствии видовой принадлежностью документов и сроками хранения, определенными в первом и втором разделах данного положения;

учет и обеспечение сохранности документов в архиве или архивохранилище;

создание и ведение справочно-поисковых средств к архивным документам (описи, картотеки, каталоги, историческая справка, базы данных и т.д.);

организация использования документов, хранящихся в архиве или архивохранилище;

подготовка и передача документов в государственный или муниципальный архив (для организаций с государственной или муниципальной формой собственности на документы или для организаций с частной формой собственности на документы, но заключивших договор о передаче документов).

Среди функций архива (архивной службы) наряду с функциями, непосредственно вытекающими из вышеперечисленных задач, есть и такие, которые непосредственно ориентированы на службу документационного обеспечения управления, но опосредованно влияют на качество, передаваемых на хранение материалов. Имеются в виду:

проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;

работа по составлению номенклатуры дел организации;

участие в разработке нормативных и методических документов не только по архивному делу, но и ДОУ.

В четвертом разделе Положения об архиве прописываются права работников архива (архивной службы):

возможность требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в архив (архивохранилище), при этом в упорядоченном состоянии и обязательно по описи;

контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

В пятом разделе указывается ответственность работников архива (архивной службы), которую они несут совместно с руководителем организации за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное их уничтожение, нарушение правил использования документов и доступа к ним в соответствии с нормами законодательства.

Напомним. если в организации вместо архива созданы, например, архивно-информационный отдел, отдел корпоративного хранения документов, отдел архивного хранения и использования документов, центр хранения документации, но с такими же функциями, что и в архиве, то Положения об отделе, центре и пр. а также должностные инструкции на специалистов в этих структурах должны иметь «архивное» наполнение.

Должностные инструкции

Работа с персоналом, отвечающим за постановку архивного дела в организации, предполагает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами, требования к которым отражены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339).

В случае отсутствия в организации архива или архивохранилища, а соответственно заведующего архивом или архивариуса, необходимо предусмотреть, на кого будут возложены обязанности по организации работы с архивными документами и кто будет нести ответственность за этот участок. Чаще всего в таких ситуациях обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ, и это должно найти отражение в его должностной инструкции.

Инструкция по охране труда для архивиста

Инструкцию по охране труда для архивиста разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам Основных правил работы архивов организаций, отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.

Приказ о составе экспертной комиссии

Приказ о составе экспертной комиссии(ЭК) издается в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.

В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников, в том числе обязательно работника, ответственного за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК). Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста и других специалистов по основным направлениям деятельности организации. В последнее время все чаще стали включать в состав ЭК представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК). Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива. В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

В небольших организациях, фирмах в состав ЭК включают, как правило, только секретаря, кадровика и бухгалтера.

ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав должен быть нечетным. Если организация имеет филиалы или отделения, расположенные вне центрального офиса, то в организации может быть образована Центральная экспертная комиссия (ЦЭК). а в филиалах или отделениях собственные ЭК.

Отношения между ЦЭК организации и ЭК филиалов или отделений строятся в соответствии с правовыми взаимоотношениями между организацией и ее структурами.

ЭК отделений или филиалов на своих заседаниях только рассматривает проекты описей дел, номенклатур дел, актов на выделение к уничтожению документов и в установленном порядке направляет их на согласование с ЦЭК организации (центрального офиса).
ЭК филиала или отделения и его руководителям предоставлено право на утверждение данных документов без участия ЦЭК организации (головного офиса).

Обе эти позиции имеют право на существование.

Положение об экспертной комиссии

Положение о ЦЭК или ЭК организации - основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.

В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.

Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации.

При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы