Форматы бланков - Студопедия

Служебные документы оформляются, в основном, на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (148×210). Кроме того, могут использоваться бланки формата А3 (297×420) и А6 (105×148).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

Эти размеры полей, установленные ГОСТом Р 6.30-97 (с изм. №1 принято и введено в действие постановлением Госстандарта России от 21.01.2000), соответствуют размерам полей, установленным в ГОСТе 6.10.5-87 и стандартах ИСО. На практике, в большинстве организаций оформляют документы с полями большими по размеру, чем требует стандарт, так как это не противоречит международным требованиям.

Печатается текст документов через 1,5 интервала. Расстояние между реквизитами может быть 1,5 – 3 интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатают через один интервал.

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера проставляются посередине верхнего поля листа без точек и тире. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА - это

ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА – установленный ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» размер листа бумаги с нанесением на нем постоянных реквизитов, применяемый для создания определенных видов документов. Установлены два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов – А4 (210 X 297 мм) и А5 (148 X 210 мм). Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 X 297 мм). Вся площадь формата бланка кроме разбиения его на зоны углового и продольного размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30–2003 условно может быть разделена еще на две части: служебное поле и рабочее поле формата.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М. Флинта. Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009 .

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. По ГОСТу 6.39 72 установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Фирменный бланк бланк с фирменной… … Бухгалтерская энциклопедия

поле — 3.12 поле: Установленное пространство для размещения конкретного элемента данных в составе зоны. Источник: ГОСТ Р 52535.1 2006: Карты идентификационные. Машиносчитываемые дорожные документы. Часть 1. Машиносчитываемые паспорта … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Бланк — У этого термина существуют и другие значения, см. Бланк (значения) … Википедия

Кипу — Тип: иное Языки: кечуа, аймара (в царстве Кольа), пукина (?) … Википедия

Форматы бумажных документов

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

Форматы бумажных носителей и документа.

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, ис­пользуемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каж­дый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве ис­пользуются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5. Од­нако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм.

Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

Формат документа - это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкрет­ные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Постоянное документирование требует типовой основы. Поэто­му каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые за­готовки для разных документов, называемые «бланками». Многооб­разие типовых документов потребовало их унификации и стандарти­зации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицирован­ных форм документов и процедур работы с ними.

Форматы бумажных документов. Общие требования.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований. Состав реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

16 - гриф утверждения документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

Форматы бумаги и поля

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов бумаги.

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствие с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-69 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные формы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В .

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США = североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21, 59 смх27, 94 см.

Любой документ должен иметь поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на котором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом (флаговом) штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе -параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размещается полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код электронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходимые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для регистрационного номера документа и даты регистрации

В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов:

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место составления или издания документа

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту. В новом ГОСТе Р 6.30-2003 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту: "На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка, на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка, на уровне наименования фирмы.

©2015- 2016 megalektsii.ru Права всех материалов защищены законодательством РФ.

Международные стандарты по оформлению документов, Форматы бумаги и проектирование бланков - Документационное обеспечение управления персоналом - Учебн

В соответствии с международными стандартами для создания управленческих документов используются листы бумаги, размеры которых устанавливает ИСО 216:1975 "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В". Система форматов бумаги по требованиям ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).

Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат A4 соответствует формат>' АО, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2. 1

Основным является ряд форматов А (ИСО — А ряд), вспомогательным — ряд В (ИСО — В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А.

Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.

Форматы бумаги (ряд А). Для создания управленческой документации используются форматы A3, A4, Л5, Л6. Формат A3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат A4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476. В России эти форматы были приняты в 1934 г. и в настоящее время они приведены в ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе.

Например, в США стандартом ANSI ХЗ/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: Letter (216 х 279 мм), Legal (216 х 356 мм), Executive (190 х 254 мм), Ledger/Tabloid (279 х 432 мм).

Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО A4 па 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат Letter. Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.

Проектирование бланков. Формы документов разрабатываются с использованием вспомогательных средств, установленных стандартом ИСО 3535:1977 "Листы для разработки форм и схемы размещения".

Лист для разработки форм — это схема размещения реквизитов, содержащая указатели полей и сетку линий, указывающую расположение напечатанных реквизитов. Лист для разработки форм применяется там, где расположение реквизитов с заранее напечатанным текстом точно определено таким образом, чтобы вся информация была расположена внутри границ. Образец листа приведен в приложении к стандарту. Он отпечатан на бумаге формата A4 и может использоваться для проектирования форм до этого размера включительно.

Лист имеет указатели полей: левого — 20 мм; верхнего — 10 мм. На листе нанесены вертикальные и горизонтальные линии. Расстояние между вертикальными линиями — 2,54 мм (1/10 дюйма), что соответствует вертикальным линиям на схеме размещения. Расстояние между горизонтальными линиями — 8,466 мм (1/3 дюйма).

Схема размещения — лист бумаги, снабженный шкалами и другими указателями, которые соответствуют характеристикам большинства пишущих, машин. Схема размещения предназначена для расположения информации на формах, для которых расположение реквизитов оставляется на усмотрение проектировщика. Схема размещения предназначена для проектирования форм больших размеров (A3 и др.). Расстояние между вертикальными линиями в схеме — 2,54 мм (1/10 дюйма); горизонтальными — 4,233 мм (1/6 дюйма).

Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт ИСО 8439:1990 "Конструкция бланков. Основная схема расположения". Для бланков используются форматы бумаги A4 и A5L. На бланке выделяется область текста и поля.

Поля бланков устанавливаются по ИСО 3535:1977: левое — 20 мм; верхнее — 10 мм.

Текстовая область для формата A4 составляет: 183 х 280 мм; для формата A5L — 183 х 131 мм. Указанные размеры могут применяться также для других форматов ряда А или для других форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.

Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 "Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками". Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма — 2,54 мм (1/10 дюйма).

По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая зона документа формата A4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72 х X 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены CO - C8.

Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны):

— поле сведений об отправителе документа (issuer field);

— поле ссылок (reference field);

— поле адреса (address field).

Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней части бланка.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, дат и других сведений, а поле адреса — для указания одного или двух адресов (в ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов).

В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций.

Например, в инструкциях регламентируется порядок оформления таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (СС Notation) и др.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме па работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту.

Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках ИСО. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии "Документация и информация" (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);

2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).

В международных стандартах и в российском ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535:1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата A5L — 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее — 20, правое — 10, верхнее — 15 мм.

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180:1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

Па поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Презентация на тему: Бланки документов Основные понятия Классификация бланков документов Форматы бумаги и поля 1

1 Бланки документов Основные понятия Классификация бланков документов Форматы бумаги и поля 1

2 Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации. ГОСТы предполагают такие виды бланков, как: - общий бланк для всех видов ОРД; - бланк конкретного вида документа, кроме письма; - бланк для письма. Бланки структурных подразделений организации или должностного лица имеют право на существование, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо обладают правом подписи. 2

3 3 В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец". Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

4 4 Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей. Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты. Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения. Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по горизонтали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по вертикали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).

5 Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами и представляющий собой модель документа называется формуляр-образцом. 5

6 Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30- 2003. Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля (центрованный способ расположения реквизитов на бланке). Чаще всего используют угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа - так называемый флаговый способ их расположения. 6

8 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: ***Б ланк с угловым расположением реквизитов 8

10 В зависимости от вида документа: ***ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕТА; ***БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТОВ; ***БЛАНК ПИСЬМА. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. 10

12 Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. 12

14 Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. 14

17 Бланки организационно-распорядительных документов могут в зависимости от автора документа разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица. На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо. 17

20 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); 20

22 - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 22

23 Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм). Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327- 60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. 23

24 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм – верхнее 20 мм - нижнее. 24

Требования к бланкам документов

Форматы бумажных документов

Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А –основной, В и С – дополнительные.

Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.

Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т.д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит.

Исходный лист А1 имеет размеры – 840х594.

Делим большую сторону пополам – получаем формат А2 размером 594х420.

Делим большую сторону пополам – получаем формат АЗ размером 420х294.

Делим большую сторону пополам – получаем формат А4 размером 294х210. И так далее. Последний формат А 13 равен примерно размеру почтовой марки. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов в унифицированной системе организационно–распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 30 – левое, правое – не менее 8, верхнее и нижнее – не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 – дата и 12 – индекс документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.