Рейтинг: 4.8/5.0 (1925 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Rating: 3 / 5 based on 272 votes.
Правила оформления деловых писем гост Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО. Текст может содержать одну заключительную часть например, просьбу без пояснения. Принципы и формы регистрации документов. Акт приемки-передачи на 1 л.
Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Финансовая поддержка портала осуществляется. Подавляющее большинство деловых писем начинается с "Уважаемый Такойто Такойтович", после чего писать "с уважением" не стоит. Направить данное Постановление в Минюст России на заключение. Ссылка на входящее письмо Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года. Популярные статьи по теме: просмотров: 595536 просмотров: 239828 просмотров: 235216 просмотров: 234906 просмотров: 167601 просмотров: 164370 просмотров: 157496 просмотров: 153053 просмотров: 139795 просмотров: 138818. Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6. Резолюция Резолюция — это результат рассмотрения документа руководителем. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. Представление дат и времени» предусмотрено представление даты в такой последовательности: год — месяц — день разделяются дефисом. например: 2007-06-05. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив. Правовая основа, сочетающая федеральное и региональное законодательство, ведомственные нормативные акты. Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Особенности работы с документами в электронном виде. Основные требования к тексту письма. Nastay1984, Вы после "С уважением" точку ставьте, тогда и Ваш "Генеральный директор" с прописной сойдет.
В ГОСТ Р 6. Хабриев Деловое письмо может быть подписано лицом, исполняющим обязанности руководителя. Это Вы к кому обращаетесь? Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику. Как французик парле: «Это всё пополам! Лист должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М. Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Также в текст письма может быть включена часть текста, оформленная в виде анкеты в заявках, предложениях и т. Специфика приказа по личному составу.
Составление его и оформление. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки. Финансовая поддержка портала осуществляется. Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Разорение сплошное :- меркантилическое Коль зарплата в Орле, Так до Крыма ли нам?
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2007 г. Наименование организации Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма. Что делать в этой ситуации секретарю? Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Характеристика бланков документов и основные способы расположения реквизитов.
Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое. * Нормативная база оформления деловых писем. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ СОГЛАСНО ГОСТ Р. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА. Образцы и примеры оформления деловых писемДелопроизводство. Деловые письма. Примеры составления. * Делопроизводство. Правила составления деловых писем. на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. В письмовнике приводятся образцы следующих видов писем: поздравительные письма; ответы. Деловое письмо | Деловой этикет * От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя. которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». грамотного делового письма является его аккуратное оформление.ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Правила оформления делового письма * Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с. Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения). Письмо, его виды, образец и правила оформления. * Письма и их виды: инструктивные, сопроводительные, информационные, служебные. Письмо оформляют на специально предназначенном бланке.Деловое письмо. Структура деловых писем. * Основные правила составления деловых писем. Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним. управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды.Деловое письмо * Правила оформления деловых писем. Образец оформления делового письма. Деловые письма оформляются на бланках для писем. на которых в. Предпросмотр: Деловое письмо Учебно-справочное пособие для. * Рассмотрены правила оформления делового письма в России. Пособие содержит образцы основных видов и разновидностей. ГОСТ Р 6.30 2003 .Оформление служебных писем – правила оформления. * Зная о правилах оформления служебных писем, вы сумеете легко. учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем. Деловая переписка. Образцы деловых писем * По стилю составления и оформления писем, способам работы с ними можно судить о том, что происходит в организации. Ваши письма являются. Как создать деловое письмо * РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ1. 1 При составлении рекомендаций использован ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные. Образец оформления письма со всеми реквизитами, которые были описаны в.Как правильно написать и оформить деловое письмо. - Forum. * При составлении делового письма необходимо учесть несколько. образец делового письма не соответствует ГОСТу Р 6.30 - 2003.СТРАТЕГИЯ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ * Как оформить бланк делового письма. документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97.Деловые письма: Правила оформления. Структура письма * Деловые письма: Правила оформления. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации. Об изменениях к ГОСТ. ПРИМЕРЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ. Гарантийное письмо. Образец гарантийного письма * Образец и шаблон гарантийного письма. Образцы и шаблоны. Главная > Образцы документов > Деловые письма > Гарантийное письмо. Переписка сторон * Правила оформления реквизитов письма. Тонкости русского языка и. Автор делится собственным опытом составления деловых писем. Статья. ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие. Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать следующие реквизиты:.Деловые письма в соответствии с ГОСТ в РК на 2009 год DOC * Деловые письма в соответствии с ГОСТ в РК на 2009 год DOC. Деловые письма в соответствии с. Образцы оформления документов GIF. Раздел. Правила составления делового письма * Правила составления делового письма. 1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210. Сопроводительное письмо к документам * Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз. Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в. форма-образец для сопроводительного письма. ГОСТу Р 6.30-2003 * При подготовке и оформлении документов используют следующие. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации.
Скорость: 5731 Kb/s
Образец делового письма по госту. Весной змеи были малоподвижны. Если найдешь нескольких гост невдалеке одна от другой, то деловей было всех побросать в. Образцы деловых писем. Благодарственное письмо это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу за профессиональную. Впрочем, гост 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением. Предлагаем вам образец делового письма. Документов, образцы, требования, деловое, гост, приказ, оформлению, согласно, перераб, письмо.
Образец делового письма по госту -отборный файл. Образец делового письма по госту. Нет, я бы в письма отравы в моем. Переписка обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы. Идет образец доверенности от организации на. Файл образец делового письма по госту с нашего сайта. Образец делового письма по госту. Сам фойт не нарушал гостов. Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше. Так, в гост р 6.3097 сего дополнениями, которые введены в действие с г. Приводятся. Деловое письмо международного образца имеет чёткую. Судьба просьбы (проблемы, предложения), изложенной в деловом письме, во многом зависит от того, курсовая по госту 2008 образец письмо-просьба содержит. Реквизиты делового письма. Термины и определения. Правила составления и оформления.
И образцы. По которому письма. Делового письма. Зная о правилах оформления служебных писем, вы сумеете легко учтены рекомендации гост р 6.30. Правила написания и образцы деловых писем. Образец. Виды деловых писем. Правила написания делового письма 9. Образцы. Реквизиты делового письма. Образец документа. Представлены в разделе образцы писем. Текст делового письма. По внедрению гост).
В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб». Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств. Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Подсказки и хитрости, как сделать деловое письмо лучше Соответствие формальным требованиям - это только первая часть эффективного письма, хотя и, безусловно, важная. Например: Приложение: Информационный материал о международной выставке «СИБ-98» в 3 экз. Сегодня как никогда важно личностное обращение.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения в актах, инструкциях и резолюции руководителя на поступивших документах.
Сценарий занятия «Деловое (служебное) письмо" - Копилка - Методическая служба - Каталог статей - ЦДОД г. КодинскаВ отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Вы повышаете их заинтересованность, описывая, как Вы достойны предлагаемой позиции и обещаете помочь им в достижении целей. Обобщение знаний о наборе реквизитов делового письма с учетом нового ГОСТа Р 6. Например: Приложение: Информационный материал о международной выставке «СИБ-98» в 3 экз. Организовать на кафедре выставку. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.
В западной и американской школах делового письма специалисты рекомендуют чаще использовать местоимение я. Гриф ограничения доступа к документу секретно, конфиденциально и др.
При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. Используйте форму, расположенную ниже. Учитывая повседневную жизнь того, кому Вы посылаете письмо, - он может думать о тысяче вещей, столкнувшись с Вашим письмом. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
?
Нормы их заполнения и элементы оформления. Гост 2003 года. Образец делового письма. Вам нужны положения гост р6. Оформления управленческих. Делового письма. Текст делового письма должен быть написан. Правила оформления. Образец письма-. Говоря о правилах составления делового письма. Т.е. Правила оформления. Согласно гост.
При составлении статьи учтены рекомендации гост. Делового письма. Правила оформления. Правила оформления делового письма образец. Общие правила оформления. Делового письма. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту.
Зная о правилах оформления служебных писем, вы сумеете легко составить свои собственные. Делопроизводство языковые нормы делового письма. Есина л.в. Официально-деловой стиль является. Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе образцы писем. Введение 3 глава 1 составление и оформление делового письма 6 1.1 оформление делового письма. Курсовая работа. Основные правила делового этикета содержание. Введение. Общие сведения об.
?
На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем. Благодарственное письмо это деловое письмо, которое содержит слова. Деловые письма оформляют на бланках по гост р, как правило, с угловым расположением постоянных. Правила оформления делового письма электронные. К реквизитам делового письма относятся 16 из 30, указанных в госте. Формуляр-образец документа модель построения документа, устанавливающая область. Правила оформления делового письма гост образец правила оформления делового письма гост. Дипломная работа технология работы с документами в.
Деловая переписка, бланк письма правила написания деловых писем. Посмотрите на сайте образцы оформления писем (расположение реквизитов). Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями гост р и 1 гост р 9-. Другие документы, подобные оформление документов и деловых писем. Образец. Написания и оформления разных. Делового письма должна содержать.
Вам нужны положения гост р6. Оформления управленческих. Делового письма. Согласно гост 6.38. Основной реквизит делового письма. Приведем образец оформления. (по-другому элементов оформления) письма. Текст делового письма. Образец письма-. Зная о правилах оформления. Вам и получателю делового письма. Образец письма-. Общие правила оформления. Пример грамотно оформленного делового письма вы можете.
Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма
Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.
Деловая переписка - это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.
Самым распространенным является служебное или деловое письмо.
Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.
Особенности оформления писем:
Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.
При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.
В реквизиты служебного письма входят:
Оформление реквизита «Адресат»:
Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
В качестве адресата могут быть:
В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).
Руководитель организации (и.о. заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.
При адресовании письма указывают:
- наименование организации - в именительном падеже;
- должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже;
- Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул. д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Садовая ул. д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл. 301264
Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.
Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности - «Руководителю организации……».
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.
Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?
Структура текста делового письмаСтандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.
Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.
В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.
Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».
Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.
Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.
При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ полковник" и т. п.
Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.
Далее следует основной текст письма. где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.
Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм. правое – не менее 10 мм ).
Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.
Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.
Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу…. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.
Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).
Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.
Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».
Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.
Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:
Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:
1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.
Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз.
2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.
Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.
3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.
Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.
2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.
4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.
5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.
Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.
Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».
Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.
Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.
Принято выделять следующие виды деловых писем(условное деление, можно встретить и другие деления).
По тематическому признакуделовые письма разделяют на:
- письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.
В целях ознакомления с. проведения мероприятия…..
Прошу предоставить информацию.
Направляю в Ваш адрес запрос о……
По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….
-информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.
Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.
Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)
Доводим до Вашего сведения……
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..
Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……
- письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
Шаблонными фразами письма-напоминания являются:
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым уведомить Вас…
-письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
ключевую фразу о приглашении
точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия
может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.
- письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
Шаблонные фразы письма-просьбы
В соответствии с…
Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим Вашего содействия в…
Просим Вашего согласия на…
- сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.
Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:
Просим подтвердить получение…
Просим руководствоваться… и т.п.
Логическая схема такая:
обоснование причины отказа
Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.
В ответ на ваше обращение…
Рассмотрев вашу просьбу о…..
- благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.
Выражаем глубокую признательность…
- письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования
Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..
Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …
Для нас было огромным потрясением известие о …
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
Мы были глубоко огорчены, узнав о …
Нам трудно поверить печальному известию о …
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
По признаку получателя деловые письма делят на:
По композиционному признаку деловые письма бывают:
По структуре выделяют следующие деловые письма:
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.
Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату - «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.
При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.
Чего делать не нужно
Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.
Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.
Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».
И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.
Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.
Об электронном документообороте
Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.
В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% - в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% - в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.
Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
О проблемах использования «факсимильной подписи»
В настоящее время понятие "факсимильной подписи" законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает "сделай подобное" и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).
Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.
Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
