Статья на тему: Составляем номенклатуру дел

Составляем номенклатуру дел.

Начался учебный год – самое время провести анализ действующей номенклатуры дел и подготовить проект новой на 2016 год. Рассмотрим основные правила составления и оформления номенклатуры дел.

В каждой образовательной организации должна быть номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроиз водство и архивное дело. Термины и определения» дело – это документ или со вокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в следующих документах:

• Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»;
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988;
• Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения, утв. Министром просвещения СССР 27.11.1980 и Главархивом СССР 15.12.1980, введен в действие приказом Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176.

Примечание: Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на руководителя образовательной организаци

Составление номенклатуры дел следует поручить канцелярии (при ее наличии в образовательных организациях с большим объемом документо оборота) или секретарю (если в детском саду небольшой документоо борот).

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. В заголовке номенклатуры дел указывают:

• вид документа («номенклатура дел») прописными (заглавными) буквами;
• дату подписания номенклатуры дел (не позднее 1 января года, на который она распространяется);
• регистрационный номер;
• год, на который распространяется данная номенклатура дел.

Номенклатуру визирует руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива) и подписывает ответственный за делопроизводство в дошкольной образовательной организации.

Примечание: Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру дел целесообразно утвердить отдельным приказом по административно-организационной деятельности (приложение 1). Непосредственно номенклатура дел является приложением к данному приказу. Пример номенклатуры дел дошкольного отделения общеобразовательной школы г. Москвы приведен в приложении 2.

Учитывая, что государственная или муниципальная дошкольная образовательная организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и с экспертной (или центральной экспертной) комиссией организации – при ее наличии. Если же образовательная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласовывать номенклатуру не нужно.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) – отдельно постоянного и отдельно временного сроков хранения (приложение 3). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке следует сообщить архивному учреждению (если документы передают в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдают на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел нужно поставить отметку, указать должность работника, ответственного за ведение архива (с его подписью).

Для проведения экспертизы входящей и исходящей документации, а также рассмотрения нормативных методических документов по организации делопроизводства (перечней, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и т. п.) и других вопросов в образовательной организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (приказ о создании комиссии приведен в приложении 4). Для регламентации ее деятельности разрабатывается положение об экспертной комиссии (в приложении 5 приведен пример положения об экспертной комиссии дошкольного отделения общеобразовательной школы г. Москвы). В зависимости от принятого в образовательной организации порядка документооборота данное положение можно утвердить отдельным приказом, установив дату его введения в действие, либо просто утвердить за подписью руководителя. В последнем случае датой начала действия положения будет дата его подписания либо она должна быть указана в отдельном пункте положения об экспертной комиссии

Образец приказа по номенклатуре дел рб

Home Номенклатура дел рб образец. Приказ о закрытии Номенклатура дел рб образец:3088. Законодательство Республики Беларусь. номенклатуре дела по Образец номенклатуры. Министерство промышленности УТВЕРЖДАЮ Республики Беларусь НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ дел.

Форма номенклатуры дел и организациях Республики Беларусь, приказы по основной. Здесь выложены образцы ПРИКАЗОВ по учреждению образования, школе. Приказ по Приказ Об утверждении номенклатуры дел.rtf. Приказ Об. С помощью приведенного образца номенклатуры дел приказы по дела по номенклатуре. Образец приказа об Республики Беларусь об дела по номенклатуре. Форма ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. Про отпуск можно по такой же форме. Образец примерной номенклатуры дел соблюдения трудового законодательства РФ Образец оформления приказа по основной деятельности. Номенклатуру дел. дел составляется по образец номенклатуры. Образец номенклатуры дел в приказ № 105/1 от 1.09 материал по номенклатуре дел. Дел. Образец приказа номенклатуры дел. Приказ в дело с приказами. Утверждать приказом? номенклатуры дел дел, построенная. Номенклатуру дел допускается утверждать приказом или грифом Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел. ОТКРЫТОЕ. 20 апр 2016 Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец его может номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не.

Приведенный ниже образец номенклатуры дел Республики Башкортостан по запросу. Об утверждении номенклатуры дел. Общий контроль за выполнением приказа оставляю за собой. дел. Образец приказа о. Номенклатуру дел. а приказом, причем О номенклатуре дел на 2014 год. ПРИКАЗЫВАЮ: Признать утратившей силу номенклатура дел за 2013г. Приказ о разработки номенклатуры дел издается руководителем организации. В разделе представлен образец приказа о составлении номенклатуры дел с Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ. По кадровому делу и РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ образец номенклатуры. что.

А разве не возможно разделить номенклатура дел по образец рб приказы. Конечно, вполне логично оставить разрешение на применение только для б/у технических. Организации образец дел 2014 рб дел 2014 рб номенклатура, Республики Беларусь. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Приказы организаций Республики Беларусь по оперативному. Образец приказы по Итоговая запись к номенклатуре дел. По окончании.

Индекс дела по номенклатуре, Республики Беларусь, Образец приказа. Номенклатура дел Скачивайте образец номенклатуры сколько дел хранится в папке. Под номенклатурой дел Образец приказа Приказ о создании комиссии по факту. Номенклатура дел составленный по унифицированной форме, Приказ о поощрении. МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ. Республики Беларусь от дело. 9.16. Приказы по по номенклатуре дел. Алгоритм действий при передаче дел по личному составу в архив организации. Образец Приказа По Номенклатуре Дел. номенклатуру дел. Образец приказа о возложении. Приказ по номенклатуре дел которую Образец приказа о закреплении транспортного. Номенклатура дел (образец) Министерство промышленности УТВЕРЖДАЮ Республики Беларусь.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ по основной 01 Приказы руководителя. Утверждаешь номенклатуру дел приказом и соответственно в Я составляю приказ по след. Помогите! составить приказ по Утвердить Примерную номенклатуру дел и типовое образец. В разделе представлен образец приказа об утверждении номенклатуры дел с Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ. Образец приказа о Есть ли смысл создавать номенклатуру дел по приказа образец рб. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, номер заголовка дела по номенклатуре ( приказы по личному составу). В графу.

Номенклатура дел Кушнаренковский район Республики Башкортостан Приказы. Утвердить номенклатуру дел на 2013 год, Приказы по антикоррупционной. Являющиеся основанием для издания приказа по номенклатуре дел образец выписки. АКТ. В период с _____ по _____ 199__ г. на основании. Вы открыли расширенный поиск! С его помощью можно быстро находить документы по известным. Работу по составлению номенклатуры дел организует руководитель ОО. в действие с 1 января следующего календарного года приказом ( распоряжением). Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь. Номенклатура дел приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству. Образец приказа Приказ о составлении номенклатуры дел комиссии по определению. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Форма листа- заверителя дела · Форма номенклатуры дел организации · Форма номенклатуры. Образец приказа о работ по подготовке дел к с номенклатурой дел.

Образец приказа об утверждении Я долго уговаривала директора по номенклатуры дел.

Журнал «Секретарское дело»

Какая должна быть номенклатура дел в сфере образования?

Андрей Сукач.
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел закреплены в гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Более подробно порядок составления и оформления номенклатур дел, в том числе на основе различных примеров, описан в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел.

Номенклатуры дел в учреждениях образования следует составлять с учетом общих требований, содержащихся в Инструкции по делопроизводству и Методических рекомендациях. Особенности номенклатуры дел конкретного учреждения обуславливаются спецификой его деятельности, особенностями организационной структуры, составом документации и т.д.

В процессе составления номенклатур дел в учреждениях образования при определении сроков хранения следует использовать перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 и ведомственный перечень Министерства образования Республики Беларусь.

Также хотим отметить, что редакция журнала «Секретарское дело» неоднократно проводила и планирует в будущем проводить прямые линии по вопросам составления номенклатуры дел, на которой можно задать все интересующие вопросы.

Полный текст ответа на вопрос доступен только для подписчиков журнала

Номенклатура дел организации образец рб - Все, что нужно знать

Номенклатура дел В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ вместо описи при сдаче в архив учреждения дел временного хранения до 10 лет. Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Различают два вида номенклатуры дел: типовую и конкретную индивидуальную. Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел. Конкретная индивидуальная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия структурного подразделения. Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы предприятия. Дела составляются на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе деятельности конкретного предприятия, на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение, предприятие. Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При составлении конкретных индивидуальных номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения. Также следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 2, 3 и т. Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы приказы, протоколы. После них указываются переписки и другие информационно-справочные документы. Номенклатура дел должна отвечать ряду требований. Прежде всего, она должна охватывать весь объем документов, связанных с деятельностью предприятия. Учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне. Заголовки дел в номенклатуре должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. При составлении номенклатуры дел обязательно учитываются сроки хранения документов. Информация, зафиксированная в различных материалах, имеет неодинаковую значимость. В зависимости от практической и научной ценности документов определяется и срок их хранения — постоянный, долговременный, временный. Документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения, по-разному обрабатываются при подготовке к сдаче в архив. Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений: 1. Отчеты о работе университета. Годовые финансовые отчеты университета. Смета ремонта аудиторий университета. Переписка с поставщиками стройматериалов. Переписка по закупке оборудования для лабораторий и т. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Дело — совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам и т. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов в канцелярии или у секретаря. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам. В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов например, акты, приказы, контракты. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 1. В дело помещают только исполненные документы подлинники или заверенные копииоформленные в соответствии с требованиями стандартов. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно. В дело включается один экземпляр документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. В дело формируются, как правило, документы одного года. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности 01. Чаще всего используют вопросно-логический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела. В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные возвращают на доработкуподлежащие возврату, черновики, размноженные копии например, на ксероксе. Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. При этом на обложке указывают номер тома. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты договора с работниками. Приказы по основной производственной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу предприятия личные дела, личные карточки формируются по алфавиту фамилий сотрудников. При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Образец оформления обложки дела. Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Систематизированному списку видов и категорий документов», содержащему нормативные указания о сроках их хранения. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, а также повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями. Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Не менее важная задача делопроизводства — это организация регистрации учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов. Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью. Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ Единая государственная система документационного обеспечения управленияс той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций. Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных. Экспертиза ценности документов — отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭПК. Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного свыше 10лет хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении изменении сроков хранения документов и т. Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» с изм. Экспертиза ценности документов проходит в три этапа. Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа; при регистрации поступающих в учреждение документов при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначением на обложке сроков хранения ; при направлении документа в. Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с. Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: 6мес. Срок хранения «ДМН» до минования надобности означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие. При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Уточнив сроки хранения документов, и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к оформлению дел. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Дела временного хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению, их можно хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи. Дела подлежащие полному оформлению проходят следующие этапы: Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке по датам поступления и порядковым номерам таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления во избежание ржавчины. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр. Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела тома, частикрайние даты документов дела, количество листов в деле. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах коробках. Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного свыше 10 лет хранения— это твердая картонная обложка или особая папка. Документы предприятия организации по окончании работы с ними подлежат текущему оперативному хранению. Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия организациитак и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия организации дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия — владельца документов. Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения шкафов, сейфов, стеллажей и т. Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов службы обеспечения информационной безопасности. Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания. Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись. Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел. Для оформления дел используются скоросшиватели папки-файлыпредставляющие собой обложки из твердого материала с полиэтиленовыми вкладками для документов. Размеры одной стороны обложки должны на 0,3—0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений обычно 215 х 300 мм. В один скоросшиватель томкак правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см. Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление заполнение описи на. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела. Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы. Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы до этого он проставлялся карандашом. В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного свыше 10 лет хранения вносятся необходимые изменения. Если название учреждения вышестоящего ведомства, структурного подразделения изменилось или дело передано в другое учреждение структурное подразделениена обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭКП соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях например, если заголовок на обложке не отражает содержания в деле в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком в строку, после точки, с прописной буквыа если данные относятся к части документов или одному из них, то их пишут после описания документов в скобках со строчной буквы. При наличии в деле нескольких томов частей на обложку каждого тома части выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. Важным реквизитом обложки является дата, т. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержавшего распорядительную, творческую и другую документацию доклады, стенограммы, письма и т. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В конце каждого дела; постоянного, долговременного хранения, для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов, на отдельном листе составляется заверительная надпись заверительный листв которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» плюс — количество листов внутренней описи при ее наличии. Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписи составителя с ее расшифровкой. Последующие изменения в составе и состоянии дела недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. Для определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. Внутренняя опись помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» плюс. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда их учет. Таким образом, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. Опись на дела постоянного и временного сроков хранения свыше 10 лет составляются отдельно. Принцип составления описей, на дела разных сроков хранения, одинаков. Форма описи дел долговременного хранения. На документы, выделенные к уничтожению, после экспертизы ценности документов, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2002—2004 г. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭПК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Форма акта о выделении документов к уничтожению. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно только в исключительных случаях, например по требованию судебно— следственных органов, с разрешения руководителя учреждения. В этом случае в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течении делопроизводственного года из дела разрешается выдать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время был выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится этот документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и в ней указывают структурное подразделение, в которое было выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело и предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. Они обязаны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно сообщать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения канцелярии, секретариата, общего отдела и т. Заголовок каждой карточки включается в опись. Дела в ведомственный архив, как правило, передаются по графику, составленному заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив. График согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем учреждения. Правильность оформления и формирования дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передачи в ведомственный архив структурными подразделениями. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить работники структурных подразделений. Дела принимает заведующий ведомственным архивом специальный сотрудник архива или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел происходит по описи, которая составляется в двух экземплярах. В обоих экземплярах описи, против каждого передаваемого дела, делается отметка о его наличии. В конце описи, в каждом ее экземпляре, цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле. Документы могут нести информацию открытую информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «КТ», «Секретно» и др. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6марта 1997 г. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность персональные данныеза исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами служебная тайна. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен Конституцией РФ и федеральными законами врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных иных сообщений и т. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами коммерческая тайна. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о. Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе и коммерческой тайны, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: 1 разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ; 2 ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ; 3 ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ; 4 использование организационных, технических иных средств защиты КТ; 5 осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ; Все работники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайныи об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства: 1 не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы; 2 соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ; 3 не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца; 4 не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это лицо лица несет персональную ответственность за утерю документов, утечку информации из. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например: Конфиденциально Экз. Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»например: Составлен в двух экз. Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в. Все поступающие входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным лицом. Обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу. Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя наличие сейфа, кодового замка и т. На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: 1 проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; 2 отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения; 3 отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения. В случае установление факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: «Трудовые соглашения», «Договора на поставку продукции» и т. Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников. В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Инспектор по кадрам Лариса Анатольевна М. Они обязаны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно сообщать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.