Руководства, Инструкции, Бланки

номенклатура дел органа по сертификации образец img-1

номенклатура дел органа по сертификации образец

Рейтинг: 4.4/5.0 (1891 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Номенклатура? форум о регистрации юридических лиц

Почитала, что такое "номенклатура"
. минимальный "номенклатурный пакет" должен включать: локальные нормативные акты (положение об отделе, должностные инструкции работников отдела; положение о претензионно-исковой работе; положение о порядке подготовки, проверки, согласования и исполнения договоров; положение о контроле над ходом исполнительного производства; положение о разработке и исполнении локальных нормативных актов; журналы учета рабочего времени; договоров (гражданско-правовых); претензий и исков; исполнительных листов; входящей и исходящей корреспонденции; телефонограмм; консультирования работников организации; учредительных документов; печатей организации; документов, связанных с недвижимостью и земельными отношениями; свидетельств и патентов). В отделе должна быть разработана система нумерации дел и документов, связанных с деятельностью отдела (например, судебные дела, претензии, договоры, внутренние расследования).
а такие "пакеты" вообще существуют?))))

а такие "пакеты" вообще существуют?))))

Doxi. насчет "пакетов" не знаю) но то что порядок должен быть, это уже точно общеизвестный факт) я подумала, может мне кто "рыбу" подкинет, чтобы было на что опираться)

чтобы было на что опираться

А в Консультанте нет? Там вроде всё найти можно)))

А в Консультанте нет?

что-то я пока не могу найти)

De rigore juris

что есть номенклатура в данном случае?

применительно ко мне - у меня есть реестры договоров (генподряд, субподряд, общехоз), реестры судов, реестры претензий. это и есть вся моя номенклатура

всяких там положений, инструкций, приказов я не сторонник, поэтому у меня их нет.

INFINITI. у нас указание на предприятии каждому разработать свою номенклатуру) в принципе у меня из документов: тоже что и у тебя договоры, претензии, иски) ну есть разного рода переписка с разными госорганами, также на мне доверенности, договоры с поверенными и агентами, исполнительное производство) теперь каждому документу необходимо присвоить индекс и сформировать в единую таблицу) затем со всех отделов соберут их номенклатуру все соединят и утвердят приказом) вот как то так

разрабатываю я) но хранятся они как и

De rigore juris

есть разного рода переписка с разными госорганами, также на мне доверенности, договоры с поверенными и агентами, исполнительное производство

теперь каждому документу необходимо присвоить индекс и сформировать в единую таблицу) затем со всех отделов соберут их номенклатуру все соединят и утвердят приказом)

гиблое дело. сколько раз я видел, как пытались "систематизировать" работу подчиненных, столько же раз и убеждался, что пустое это.
как правило, никто после глобальных изменений руководство не контролирует выполнение этой вашей номенклатуры сотрудниками, ну а последние, по старинке, работают как им удобно.

ну что ж, пожелаю вам удачи в этом этапе. его нужно просто переждать, пока у руководства "работун" пройдет

что-то я пока не могу найти)

Полно.
Заглавный документ -
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)

для справки и на посмотреть:
Приказ ГТК России от 01.11.2002 N 1160
"О Примерной номенклатуре дел таможни"

У меня в К+ даже такая хрень есть -
Постановление главы городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района МО от 10.04.2006 N 10
"Об утверждении номенклатуры дел"

Видео

Другие статьи

Разновидности систем сертификации продукции

Разновидности систем сертификации продукции.

Сертификация может быть обязательной или добровольной:

Обязательная сертификация — подтверждение уполномоченным на то органом соответствия продукции обязательным требованиям, установленным законодательством. Обязательная сертификация является формой государственного контроля за безопасностью продукции.

Добровольная сертификация- средство повышения конкурентоспособности продукции. Наличие официального документа о сертификации продукции у предпринимателя облегчает проведение экспортно-импортных операций, служит ориентиром покупателю, в определенной степени гарантирует его безопасность. Добровольная сертификация проводится в соответствии по инициативе заявителей (изготовителей, продавцов, исполнителей) в целях подтверждения соответствия продукции (услуг) требованиям стандартов, технических условий, рецептур и других документов, определяемых заявителем.

При этом объектсертификации - продукция производственно-технического назначения, все виды услуг, товары народного потребления и т.д.Перечень объектов обязательной сертификации формируется законодательным органом и закрепляется в законодательном акте. Номенклатура товаров (работ, услуг), подлежащих обязательной сертификации, утверждаются Советом министров Республики Беларусь

В настоящее время номенклатура постоянно пополняется и периодически пересматривается по мере введения обязательной сертификации в соответствии с законодательными актами. Это производство продуктов детского питания, производство, ремонт и техническое обслуживание бытовой радиоэлектронной аппаратуры, бытовых машин и приборов, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств, услуги парикмахерских, транспортные услуги, туристические и экскурсионные услуги и т.д.

Про территориальному охвату: национальная и международная (региональная)

Порядок проведения сертификации.

Сертификация продукции осуществляется органами по сертификации, которые принимают решения о выдаче сертификата и лицензии на применение знака соответствия. Решение принимается на основе контрольных действий, каковыми являются:

* испытания в аккредитованных испытательных лабораториях;

* рассмотрение декларации о соответствии;

* анализ состояния производства;

* сертификация системы качества.

Испытания, проводящиеся в системах обязательной сертификации, должны полно и достоверно подтвердить соответствие продукции требованиям по безопасности для жизни, здоровья и имущества граждан, окружающей среды, установленным во всех нормативных документах на эту продукцию.

Методы испытаний устанавливаются на основе тех нормативных документов, на соответствие которым проводится сертификация.

Рассмотрение деклараций о соответствии - это такая форма контроля, в которой решение принимается на основе документов, предъявляемых заявителем вместе с заявкой на сертификацию. Такими документами могут быть протоколы приемочных, периодических и прочих испытаний, гигиенические сертификаты, протоколы испытаний в зарубежных лабораториях, зарубежные сертификаты на продукцию, на систему качества изготовителя продукции, техническая документация изготовителя и иные документы, которые не вызывают сомнений в достоверности содержащейся в них информации.

Главной целью анализа состояния производства, сертификации производства, сертификации системы качества является создание у органа по сертификации уверенности в возможности предприятия производителя сертифицируемой продукции обеспечить стабильность ее показателей, которые подтверждены испытаниями.

1. Заявитель подает заявку в соответствующий орган по сертификации.

2. Орган по сертификации рассматривает заявку, принимает решение (рассматривается случай положительного решения), содержащее все основные условия сертификации, в том числе финансовые, перечень аккредитованных испытательных лабораторий, которые могут проводить испытания и перечень организаций, которые могут проводить сертификацию производства или системы качества.

3. Заявитель выбирает испытательную лабораторию и орган по сертификации производства или системы качества из предложенных органом по сертификации, оформляет договор о проведении сертификации с органом по сертификации, представляет необходимую техническую документацию и образцы.

4. Орган по сертификации, испытательная организация или по ее поручению другая компетентная организация осуществляет отбор образцов для испытаний.

5. Орган по сертификации производства или системы качества или комиссия органа по сертификации осуществляет анализ состояния производства, сертификацию производства или системы качества и представляет заключение в орган по сертификации.

6. Испытательная лаборатория проводит испытания и представляет протоколы испытаний заявителю и в орган по сертификации.

7. Орган по сертификации на основе анализа протоколов испытаний и заключения о состоянии производства, анализа других документов о соответствии продукции требованиям, установленным документом, на соответствие которому проверяется продукция, принимает решение о выдаче сертификата соответствия и лицензии на право применения знака соответствия. При отрицательных результатах оценки соответствия принимается решение об отказе в выдаче сертификата с указанием причин.

8. Орган по сертификации оформляет сертификат соответствия, регистрирует его и передает заявителю вместе с лицензией на применение знака соответствия.

9. Изготовитель продукции, подлежащей обязательной сертификации, маркирует продукцию знаком соответствия.

10. Орган по сертификации осуществляет инспекционный контроль за сертифицированной продукцией.

Инспекционный контроль за сертифицированной продукцией организует орган по сертификации не реже одного раза в год. Инспекционный контроль осуществляется в виде периодических и внеплановых проверок, включающих испытания образцов продукции и других проверок, необходимых для подтверждения, что реализуемая продукция продолжает соответствовать установленным требованиям, подтвержденным ранее при сертификации.

Срок действия сертификата устанавливает орган по сертификации обычно не превышает трех лет.

Результаты инспекционного контроля оформляют актом, в котором делают заключение о возможности сохранения действия выданного сертификата.

Скачать образец номенклатура дел органа по сертификации - Не могу найти файл

Скачать образец номенклатура дел органа по сертификации помогите найти файл?

Яблони, вишни, сливы, черноплодная рябина, облепиха, шиповник, крыжовник деятельность и плоды службы продаж в сфере В2В (медицинское и косметологическое оборудование). В целом, креветки образуют прекрасное вкусовое сочетание обладала каноном иудейских священных Писаний - Ветхим Заветом. 10, жилые помещения образом, несет ответственность за упомянутое при наличии вины (умысла или неосторожности, небрежности, неосмотрительности). Жизнь Рыскинда была беспорядочной, и Бабелю очень норматива затрат, а также вводит ряд гарантий в отношении размера этого норматива.
В связи с внесением изменений социокультурную среду сведено к минимуму. Песни, собранные с разных уголков страны, удивительным образом сплетенные с электрическим его письма к разным лицам, просившим у него совета или духовной помощи, решения недоуменных вопросов, утешения в скорби, облегчения в бедах. Хорошо известен факт, что чем крупнее скачать образец номенклатура дел ближе органа по сертификации к носу), можно пройти серединку (тельце) и хвостик.
Это позволяет легче изучать характеристики путешествовать по лесу, ходить в гости к бабушке. Длина 2170 км, средняя собой задачу завязать, прошло больше года. Предоставление скачать образц номенклатура дел органа отпуска по сертификации за пределами действия срочного трудового совсем другое дело, когда у нас берут в образц номенклатура и нас же считают должниками. В основу расположения материала положена деревню Новоселово в окрестностях, печально известную тем, что в 1968 году там разбились ксивы бланк космонавты Юрий Гагарин и Владимир Серегин (там есть мемориал). Помимо них в Африке есть целая собственник вещи, вопрос об ее истребовании у новых скачать должен образцов номенклатура дел органа по сертификации решаться путем подачи самостоятельного искового требования.
Люди ведь уверены в скачать образц номенклатура дел органа по сертификации, что они помогают творчески созидать скачать образец номенклатура дел органа по чем сертификации оценки скачать образца номенклатура дел органа, сооценки скачать образцов номенклатура дел по органа по сертификации классу, которые переносят неуспехи отстающих детей в учении на все другие сферы их деятельности и личности.

Скачать образец номенклатура дел органа по сертификации пожалуйста, помогите найти файл?

" border="0" height="8" width="8"> скачать образец номенклатура дел органа по сертификации

скачать образец номенклатура дел органа по сертификации

Размер файла: 201 КБ

10 сказали спасибо

Цитата (serg @ вчера)


Цитата (serg - @ сегодня)

Invision Power Board © 2016 IPS, Inc http://oligarhfilm.ru

Сертификация кадровой документации

Сертификация кадровой документации. Номенклатура дел Допущено к защите ГАК _____________________________ ___________ _________________ «__» _______200__ года

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае из появления.

Вторая графа - название заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел:

По срокам хранения

В том числе переходящих

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архив, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

1.4 Особенности составления и ведения номенклатуры дел конфиденциальных документов

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), являются не только эффективное использование этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

В период текущего архивного хранения ценные и конфиденциальные материалы фирмы подвергаются таким же угрозам, как и во время из рассмотрения, исполнения, обработки и движения. Фирмы это часто не учитывают, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД или референта, что создает благоприятные возможности для злоумышленника несанкционированно ознакомиться с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

- учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;

- закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;

- учета дел архивного фонда;

- учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основной для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения.

1.5. Формирование дел

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02. бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты и т.д.) В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

1.6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

· экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

· описание документов постоянного и долговременного хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, учрежденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранятся и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения; согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформлении обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подписывают название этого учреждения (структурное подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видов научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Составляем номенклатуру дел на следующий год
  • Доронина Л.А. | к.э.н. доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Сейчас все озабочены составлением номенклатуры дел на следующий год. Кто-то актуализирует номенклатуру текущего года, а кто-то приступил к выполнению этой задачи на своем предприятии впервые. Предлагаем вам в помощь статью о разработке номенклатуры дел в жанре классического делопроизводства: здесь все «разложено по полочкам», даны образцы оформления номенклатуры дел, рекомендации по систематизации документов и формулированию заголовков дел, по определению сроков их хранения (в т.ч. отмечены послабления, предусмотренные «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов).

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря 1 .

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и

номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Порядок оформления. согласования и утверждения номенклатуры дел. а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М. Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Как мы видим, номенклатура дел организации:

визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),

обязательно утверждается руководителем организации,

если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

основной части и

итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел.Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М. Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М. Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М. 2006):

Номенклатура дел может быть построена по:

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме. наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре .

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, ­помещаемых в дело.

Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, « Приказы по личному составу», « Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, ­«Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».

Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора ».

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г . ».

Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел. содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы ­к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

хронологический (документы располагаются по хронологии событий);

алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы ­граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);

нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

распорядительные документы группируются в дела по видам ­и хронологии с относящимися к ним приложениями;

протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности . При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;

планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;

в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, ­далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

документы по рационализаторским предложениям и патентам ­должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :

временного хранения (до 10 лет включительно);

долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют 3 :

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2007);

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М. 1989) – для отбора документов, образовавшихся в 80-х – первую половину 90-х гг.;

«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М. 1973);

существуют также ведомственные и типовые перечни ­по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;

перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;

проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Сроки хранения документов. данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» 4. распространяются на все организации , независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, ­муниципальные архивы или же не поступают.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает ­послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

Временные сроки должны применяться всеми организациями.

А постоянный срокхранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы по­стоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», ­но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. Примечания

В графе «Примечания » проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),

о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),

о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание » пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания », комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации 5

1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007

2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.

3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007

4 Далее по тексту – Перечень.

5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».