Внутренние описи, Нумерация листов в деле, Заверительная запись - Документирование управленческой деятельности - Учебные материалы для студентов

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела – перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: "Приказы по основной деятельности ". А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4).

Рис. 18.4.Пример внутренней описи единицы хранения на CD-диске

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями, сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.

Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись, рис. 18.5). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

Рис. 18.5.Образец заверительной записи

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

– литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

– номера листов с наклеенными документами;

– номера листов с конвертами и вложений в них;

– номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4.

При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а нс стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Лист заверителя дела образец - документы и примеры для ваших нужд

Как лист - заверитель оформлять опосля завершения дела, 45 листов, ежели уже написано. По идее, то все уже обязано быть готово, ежели я дала опись. В это журнальчике изготовлена крайняя запись в 2010. Подшивается либо приклеивается на крайний незапятнанный лист, либо на внутреннюю сторону обложки. Подскажите, но мне поручили сдать документы в архив книжки о присвоении квалификации, книжки с протоколами заседаний гак, работаю в институте не секретарем, пожалуйста. Лист - заверитель может быть распечатан, может быть заполнен и от руки. А также обложку дела оформлять какими чернилами. Обложки дел можно оформлять шариковой ручкой. Вопросец в том, брошюровать, составлять лист - заверитель и опись, кто должен делать дырки на книжках. Подскажите, что некие документы написаны на черновиках в подразделении некое время была напряженка с незапятанной бумагой, пожалуйста, необходимо ли указывать в листе - заверителе. Я либо это дело уже служащих архива. То есть пересоставляется новейший лист - заверитель даже в том случае, а просто описка в листе - заверителе допущена, ежели листы верно пронумерованы. Как указать в листе - заверителя информацию, ежели в документах имеются исправления пример год написан 2010 и ручкой голубой исправлен на 2011. В журнальчике регистрации по личному составу 75 лет, рядовая тетрадь лист - заверитель заполняем на крайнем чистом листе. Форме, в которой фиксируются: 2а будет литерный. В 2011, нет, 2012, 2013. Мне необходимо прошить приказы по личному составу за 1997,2006. Лист - заверитель оформляется опосля завершения дела журнальчика, и он не непременно должен совпадать с записью о количестве листов в журнальчике. В том случае, ежели следует составить новейший, но перечеркнуть, то старенькый лист - заверитель следует изъять либо его необходимо бросить в деле. Вы также сможете скачать в формате doc эталон листа - заверителя дела. И оно считается переходящим делом. Дело в том, что при подготовке дела к архивному хранению была найдена техно ошибка, приведшая к пропуску в реестре приказов по личному составу за год приказа. Скажите пожалуйста, то эта информация указывается в пропущенных листах, ежели в деле отсутствует одно распоряжение было отменено. К примеру, в листе - заверителе указано 245 листов, в деле находится 243 листа. И означает, чем дата согласования описи эк организации, дата опосля подписи в листе - заверителе обязана стоять наиболее ранешняя. Нумеруется фактическое количество листов, прошитых в деле. Документ дело можно подшить, как молвят, пронумеровать, здрасти. Отсутствует много приказов в делах. Подскажите, лист - заверитель составляется на каждый том дела, либо же 1 лист - заверителя на все тома в деле. Подскажите как верно написать в листе - заверителе подшито либо прошнуровано. Индивидуальности состояния и формирования дела нередко не заполняют. В начале статьи приведен пример наполнения листа - заверителя. Речь идет, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, при этом делается расшифровка должности и подписи, склеенных листов ежели огромные схемы и тому схожее, проставляется дата, а в их вложения и так дальше лист - заверитель дела должен подписать его составитель, порванных листов, ежели имеются в деле конверты, к примеру, вклеенных фотографий.

Лист заверителя дела образец

Группа: Пользователь
Сообщений: 12
Регистрация: 23.06.2012
Пользователь №: 16343
Спасибо сказали: 4 раз(а)

лист заверителя дела образец

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

Форма листа-заверителя дела

Формат А4 (210 х 297)

Приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. N 68 настоящее приложение изложено в новой редакции
См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 4
к п. 2.11.10.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)

___________________
(название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N __________________ Опись N _______________ Дело N _______________
Заголовок дела _________________________________________________________
________________________________________________________________________

───────┬─────────────────┬────────────────────┬────────────┬─────────────
Дата │ Кому выдано │ Характер │ Номера │ Подпись
испо- │фамилия, инициалы│ использования │использован-│ лица,
льзо- │ (разборчиво) │ (копирование, │ ных листов │использовав-
вания │ │выписки, просмотр и │ │ шего дело
│ │ др.) │ │
───────┼─────────────────┼────────────────────┼────────────┼─────────────
1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5
───────┼─────────────────┼────────────────────┼────────────┼─────────────
│ │ │ │
│ │ │ │

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

у меня другая
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано ___________________листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ______________;

пропущенные номера листов _______________

+ листов внутренней описи _______________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
_____________________________________________________ _____________________

___________________________
Должность работника (подпись) (расшифровка подписи)
Дата

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Не говори, что не знаешь. Попроси 10 минут на уточнение деталей вопроса.

stela7454, Все у вас правильно.

Юрла написала про

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Секрет успеха в искренности. как только вы сможете ее изобразить, считайте что дело в шляпе!

Женская логика:во-первых, не брала, во-вторых, уже положила на место.

Подскажите ради бога, как он заполняется и на сколько он нужен при оформлении личного дела на уволенного? Заполняется он просто:

В деле подшито и пронумеровано ___________________листов - ставите и прописываете кол-во листов дела, предварительно пронумерованных
литерные номера листов ______________ - это те листы у которых имеется буковка рядом с цифрой
пропущенные номера листов _______________ - пишите порядковый номер листа, который отсутствует в деле
+ листов внутренней описи _______________ - пишите кол-во листов, они сшиваются в начале дела, также предварительно нумеруются
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов - обычно, это не заполняют

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Не говори, что не знаешь. Попроси 10 минут на уточнение деталей вопроса.

а опись и лист заверитель номеруется или только документы которые вложены.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

я все нумерую, но на листе заверите номер не ставится.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Не говори, что не знаешь. Попроси 10 минут на уточнение деталей вопроса.

тоесть опись лист №1 дальше у меня 15 листов и + лист заверителя. В опись я пишу что пронумеровано 17 листов??

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Правильно. Только лист заверитель я первый кладу, потом опись и потом все остальное - так удобно очень.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Не говори, что не знаешь. Попроси 10 минут на уточнение деталей вопроса.

так получается лист заверителя 17 будет номерован а лежать и подшит будет первым??

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Настоящая памятка составлена для определения методики работы по техническому оформлению архивных дел после научной обработки фондов, описания документ

Настоящая памятка составлена для определения методики работы по техническому оформлению архивных дел после научной обработки фондов, описания документов личного происхождения, аудиовизуальной документации отделом, занимающимся обеспечением сохранности документов в государственном архиве. Памятка также предназначена для сотрудников отделов, осуществляющих научно-техническую обработку документов в организациях, и может быть использована при работе в муниципальных архивах Удмуртской Республики.

Обеспечение сохранности документов всегда складывалось из решения двух задач: организации хранения и обеспечения физической сохранности документов. Поэтому одним из первоочередных видов деятельности архива является техническая обработка документов, включающая следующие виды работ:

- подшивка или переплет дела;

- нумерация листов в деле;

- оформление внутренней описи к документам дела;

- оформление листа-заверителя дела;

- оформление обложки дела.

В данной памятке предлагаются варианты оформления архивных дел с учетом особенностей их формирования, специфики документации на бумажной основе, аудиовизуальных документов, документов личного происхождения и страхового фонда микрофильмов и фотодокументов.

2. Оформление дел с документами

на бумажной основе

2.1. Подшивка дел.
2.1.1. Делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенный в отдельную обложку.

2.1.2. Обложки дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть прочными, чтобы они хорошо держали документы, не сгибались и не мялись при хранении их в вертикальном положении.

2.1.3. При замене обложки дела старая обложка сохраняется и подшивается следом за новой. Если дело имеет две-три старые обложки с разными заголовками и шифрами, что бывает часто при переработке фондов, то сохраняются и подшиваются все обложки. Если старую обложку дела невозможно подшить, то она ксерокопируется и ксерокопия подшивается следом за новой обложкой.

2.1.4. Если обложка представляет собой целую газету, то дело аккуратно расшивается, обложка ксерокопируется, а экземпляр газеты передается в отдел НСА с целью включения в коллекцию периодических изданий (в ЦДНИ УР) или в научно-справочную библиотеку (в ЦГА УР).

2.1.5. Перед подшивкой документы аккуратно складывают по формату обложки (предпочтительный формат А4), таким образом, чтобы толщина дела была равномерной и не превышала 30-40 мм, количество листов – 200-250, причем левый и верхний края тщательно выравниваются. Выступающие кромки обложки должны быть срезаны. Все металлические скрепки (булавки) должны быть удалены, т.к. со временем они подвергаются коррозии.

2.1.6. Если в деле много документов небольшого формата, то перед подшивкой их накладывают один на другой таким образом, чтобы предыдущий лист закрывал номер листа последующего документа, т.е. раскладка «лесенкой» до формата обложки.

2.1.7. Единичные документы большого формата, подшиваемые в дело стандартного размера, должны быть сфальцованы до формата А4 согласно ГОСТ 2.501-88 с условием свободного прочтения документов. При обнаружении документов, сфальцованных неправильно, дело перешивается.

2.1.8. Если текст документа слишком близко расположен от края листа (ближе, чем 1,5-2 см), то к листу с обратной стороны (в случае отсутствия на ней текста) поливинилацетатной эмульсией (ПВА) подклеивается полоска прочной бумаги («фальчик»). В случае расположения текста с двух сторон листа обойным клеем (КМЦ) подклеивается «фальчик» из микалентой бумаги и только затем к нему, не закрывая текст на листе, «фальчик» из прочной бумаги (за который лист подшивается в дело). Категорически запрещается применение силикатного канцелярского клея.

2.1.9. При подшивке дел следует обращать внимание на правильность систематизации документов на двойных листах. Иногда они бывают сложены и подшиты неправильно, так, что начало документа оказывается отделено от его окончания другими документами. Особенно часто это встречается в фондах дореволюционного периода, а также в делах с таблицами. При обнаружении таких дефектов их следует немедленно устранить, переформировав данные дела.

2.1.10. При подшивке дел, объем которых превышает 300 листов, их можно разделить на тома (части), не нарушая при этом хронологической последовательности. Однако, если разделение дела может повлечь за собой механическое повреждение документа, делить их не рекомендуется.

Разделение дела в ходе научно-технической обработки фонда производится только сотрудниками, занимающимися научной переработкой фонда.

2.1.11. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела – лист использования документов. В необходимых случаях в начале дела после листа использования подшивается внутренняя опись документов дела.

2.1.12. При наличии в деле отдельных не подшитых особо ценных документов, невостребованных личных документов, а также не подклеенных фотографий, они должны быть вложены в конверт, который затем подшивается в данное дело, по месту их расположения.

2.1.13. Крупноформатные дела (плакаты, афиши, чертежи и т.д.) помещаются в тубусы или папки с клапанами, при этом оформляется внутренняя опись.

2.1.14. Периодические печатные издания (газеты, журналы) также подшиваются или переплетаются.

2.1.15. Дела должны быть подшиты прочной хлопчатобумажной ниткой на 4 прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста и резолюцией на документах. Длина нитей должна быть больше длины корешка подшиваемого дела в 2,5 раза. Шитье начинается сверху непрерывными стежками, расположенными с обеих сторон. При этом дело стягивается нитью так, чтобы стежки плотно фиксировали документы. Начало и конец нити проходят через один и тот же прокол и укрепляются узлом. Допускается подшивать дело на 3 прокола, если оно малого формата или на 5 проколов, если оно нестандартного большого формата, и имеет много документов малого формата.

2.2. Нумерация (перенумерация) листов в деле

2.2.1. Для закрепления порядка расположения документов в деле все листы, кроме листа-заверителя, листа использования и чистых листов, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов. Нумерация производится черным графитовым карандашом или нумератором. Не допускается нумерация цветным карандашом или чернилами.

2.2.2. Листы внутренней описи, которые помещаются в начале дела, нумеруются отдельно, арабскими или римскими цифрами. Их количество указывается в листе-заверителе через знак плюс (+) после указания общего количества листов в деле. Например, 100 листов + 2 листа внутренней описи.

2.2.3. Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются самостоятельно.

2.2.4. Лист, сфальцованный до формата дела и прошитый за один край, нумеруется в развернутом виде как один лист в правом верхнем углу.

2.2.5. Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа, если в середине его нет текста. Если же в середине двойного листа имеется текст, который в подшитом виде не поддается прочтению, то такой лист следует перешить за край и пронумеровать как один лист.

2.2.6. Если к листу подклеены одним краем другие документы (резолюции, вырезки, вставки и т.д.), то они нумеруются самостоятельно.

2.2.7. Лист с наглухо наклеенными документами или фотографиями нумеруется как один лист.

2.2.8. Фотографии или другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

2.2.9. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруется, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя (медали, ткани и т.д.) их наличие оговаривается в листе-заверителе.

2.2.10. При нумерации особо ценных дел, подлежащих микрофильмированию, листы нумеруются с расчетом на подготовку к этим видам работы. Нумеруется не только лицевая, но и оборотная сторона листов, если на оборотной стороне имеется текст или пометки. Ставится номер лицевой стороны листа с проставлением сокращенного слова «оборот» – «об». Например, 17«об».

2.2.11. При нумерации альбомов фотографии и рисунки, наклеенные в нем, нумеруются не на обороте, а на листе альбома над правым верхним углом документа. При этом нумеруется валовой нумерацией сначала листы альбома, затем собственной валовой нумерацией фотографии и рисунки (на листе фотографии и рисунки нумеруются слева направо и сверху вниз), на которые, составляется внутренняя опись. В случае наличия аннотации к фотографии допускается их не нумеровать. В заверительной надписи оговаривается количество листов альбома и количество фотографий и рисунков. Внутренняя опись приклеивается к обложке альбома с внутренней стороны.

2.2.12. В делах, содержащих буклеты, каждая страничка (полоса) нумеруется как отдельный лист.

2.2.13. В делах, содержащих паспорта, членские билеты, орденские, трудовые книжки и т.д. нумеруются все листы, как с рукописным, так и с печатным текстом, в т.ч. незаполненные бланки.

2.2.14. В делах, содержащих почетные грамоты, поздравительные адреса и дипломы, папки, в которые они вложены, не нумеруются. Если на папках имеются дарственные надписи, то они нумеруются валовой нумерацией на оборотной стороне папки.

2.2.15. В рукописи, оформленной одним делом, авторская нумерация может сохраняться и оговариваться в листе-заверителе.

При отсутствии в такой рукописи небольшого количества листов допускается сохранять авторскую нумерацию, что оговаривается в листе-заверителе. Например: «По авторской нумерации отсутствуют листы 9, 10» и указывается фактическое количество листов.

При большом количестве пропусков рукопись нумеруется вновь.

Если в рукописи с авторской нумерацией имеется небольшое количество вставок, автором не пронумерованных, на них проставляются литерные номера, что отражается в общем количестве листов в листе-заверителе.

Если текст рукописи размещен на листе двумя или тремя колонками, то лист нумеруется одним номером.

2.2.16. На открытках номер ставится на стороне с текстом письма.

2.2.17. При обработке личных фондов, письмо нумеруется вслед за конвертом с надписью. Если на конверте наклеена почтовая марка, она нумеруется номером вслед за конвертом в правом верхнем углу над маркой.

2.2.18. В альбомах с аппликациями нумеруются листы, на которых наклеены аппликации, а не фрагменты аппликации, если расположены они на одном листе. В листе-заверителе отмечается, что это аппликация.

2.2.19. При технической обработке научно-технической документации – сложенные чертежи нумеруются в правом нижнем углу над угловым штампом.

2.2.20. Нумерация фонодокументов производится на начальном ракорде с его нерабочей стороны. Необходимо нанести следующие обозначения:

- производственный и архивный номер единицы хранения;

- номера единиц учета и их общее количество.

2.2.21. Нумерация негативов фотодокументов и страхового фонда фотодокументов производится на перфорации пленки с помощью острого предмета.

2.2.22. Нумерация видеодокументов производится на кассете острым предметом. Необходимо нанести следующие обозначения:

- производственный и архивный номер единицы хранения;

- номера единиц учета и их общее количество.

2.2.23. К перенумерации листов следует прибегать в исключительных случаях. Это требование объясняется тем, что дела уже могли быть использованы с конкретной ссылкой на листы дела. Если дело имеет небольшие неточности в нумерации, их следует исправить следующим образом:

а) на непронумерованные листы проставляют номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением буквенного обозначения, т.е. литерные номера. Например, 20а, 20б.

б) при повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах, один из них, первый по порядку, остается с тем же номером, а к последующим добавляются буквенные обозначения в алфавитном порядке.

в) если при нумерации листов были пропущены номера, то это необходимо оговорить в листе-заверителе.

2.2.24. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются (но ни в коем случае не стираются). При этом новые номера ставятся выше или ниже старых, а если это невозможно, то рядом, но так, чтобы номера не сливались в один.

2.2.25. По окончании нумерации заполняется лист-заверитель, в котором оговариваются все особенности в нумерации листов. (Образец оформления см. Приложения 1, 2). Приложение 1 – лист-заверитель дела, не имеющего документов, требующих специального оформления или учета. Приложение 2 – лист-заверитель дела, имеющего документы, требующие отразить их особенности оформления.

2.3. Оформление внутренней описи дела

2.3.1. Для учета документов (личных, судебных, НТД и т.д.), подшиваемых в дело, составляется внутренняя опись дела. В обязательном порядке составляется внутренняя опись дела, если документы хранятся в неподшитом виде в папках, тубусах и конвертах.

2.3.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, в нее в порядке расположения документов вносятся их заголовки, крайние даты, номера листов. Внутренняя опись помещается в начале дела (приложение 3). На тубусах и больших конвертах внутреннюю опись допускается наклеивать на внешнюю сторону.

2.3.3. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

2.3.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

2.3.5. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная позднее по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела, вслед за листом использования.

2.3.6. В случае внесения изменений во внутреннюю опись (при изъятии документов из дела) делается новая отметка, которая заверяется сотрудником, внесшим изменения. Изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

2.3.7. Листы внутренней описи имеют особенности нумерации (см. раздел 2 п.2.2.2).

2.4. Оформление листа-заверителя дела

2.4.1. В конце дела на отдельном чистом листе или бланке листа-заверителя составляется заверительная надпись (приложение 1,2). В книгах заверительная надпись оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, последний вклеивается за верхнюю или боковую его часть на внутренней стороне обложки дела после последнего листа.

2.4.2. В листе-заверителе указывается:

- архивный шифр дела;

- количество пронумерованных листов дела цифрами и прописью;

- особенности в нумерации листов;

- сведения о физическом состоянии документов;

- номера литерных листов;

- номера чистых, но пронумерованных листов;

- номера пропущенных при нумерации листов;

- количество фотографий и чертежей;

- количество заполненных листов внутренней описи, титульного листа и оглавления (если они имеются в деле);

- номера склеенных листов;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

- названия документов, имеющих самостоятельную нумерацию и количество листов, страниц;

- номера листов с неисправленными дефектами документов.

2.4.3. В листе-заверителе к секретным делам указываются номера несекретных листов в деле и номера листов, изъятых из дела.

2.4.4. В том случае, если в заверительную надпись вносятся исправления и дополнения, она должна быть заверена сотрудником, который сделал эти исправления (подпись, дата). Если нет никаких изменений в деле, то в листе-заверителе ставится штамп «Проверено» и также как и в первом случае, заверяется сотрудником. В случае заполнения листа-заверителя дела, в связи с частыми проверками, подклеивается чистый лист, перед заполненным листом-заверителем.

2.5. Оформление обложки дела

2.5.1. Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72. 1 На обложку дел выносятся:

- название архива, в случае отсутствия специального штампа;

- название фондообразователя за описываемый период – в именительном падеже, в виде его полного, в круглых скобках, сокращенного названия и название вышестоящей организации в родительном падеже (если оно имеется), при обработке личных фондов – фамилия, имя и отчество фондообразователя;

- заголовок дела, соответствующей описательной статье описи;

- крайние даты документов в деле;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- штамп с архивным шифром дела.

2.5.2. В делах, имеющих документы ограниченного доступа, на обложке в правом верхнем углу ставится штамп «Доступ ограничен». Если в деле имеются отдельные документы с ограниченным доступом, то такой штамп ставится на листе использования в нижнем левом углу с указанием номеров листов.

2.5.3. После завершения рассекречивания дел на обложках ниже штампа «Секретно» ставится штамп «Рассекречено», штамп «Секретно», индекс «С», имеющийся в номере описи зачеркивается. Штамп «Рассекречено» ставится на обложке рассекреченного дела и в случаях, если штамп «Секретно» не был проставлен.

При рассекречивании отдельных документов дела, штамп «Рассекречено» ставится только на листе использования в нижнем левом углу с указанием номеров листов.

При изготовлении копий рассекреченных документов методом микрофильмирования (микрофиширования) гашение грифа «Секретно» может быть заменено съемкой трафарета «Рассекречено» при копировании каждого рассекреченного документа.

При копировании частично рассекреченных дел гриф «Секретно» гасится на копии рассекреченной части дел.

2.5.4. На обложках особо ценных и уникальных дел в правом верхнем углу ставится штамп (размером 2х2,5) «ОЦ» (особо ценное) или «У» (уникальное) такой же штамп ставится в описи, в графе «Примечание» напротив заголовка особо ценного или уникального дела. На ярлыках коробок и связок, в которых находятся особо ценные документы, проставляется штамп «ОЦ» или «У» цветными чернилами или тушью.

2.5.5. В правом верхнем и левом нижнем уголке обложки специальным штампом проставляется архивный шифр дела (приложение 4), в который входит сокращенное название государственного архива, номер фонда, номер описи и номер дела.

2.5.6. Заголовок дела на обложку переносится из описи дел, утвержденной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

2.5.7. Если в описи заголовок дела написан сокращенно, в результате его унификации в связи с внесением в опись большого количества дел с одинаковыми заголовками, на обложке должен быть указан полный заголовок, четко, черными чернилами или тушью.

2.5.8. При технической обработке фонда, если заголовок дела, крайние даты, количество листов на обложке не соответствует описи, и если дело не перешивается, старые сведения зачеркиваются, а после слов «новая редакция» на свободном поле обложки пишется новый заголовок дела, крайние даты и количество листов. Если изменения и дополнения, которые следует вынести на обложку дела значительны и нет свободного места, то заполняется новый титульный лист (обложка-вкладыш), который вклеивается в начало дела, вслед за обложкой дела. При этом старый заголовок на обложке дела аккуратно зачеркивается одной чертой (наискосок).

2.5.9. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Например:
1) Финансовые отчеты и акты ревизий горкомов, райкомов КПСС за 1 полугодие 1981 г. Том I
2) Финансовые отчеты и акты ревизий горкомов, райкомов КПСС за 2 полугодие 1981 г. Том II
или
1) Актовые записи о рождении граждан, зарегистрированных Нечкинским волостным исполнительным комитетом. Том I.
2) Актовые записи о рождении граждан, зарегистрированных Нечкинским волостным исполнительным комитетом. Том II.

2.5.10. На обложке под текстом заголовка дела в правом нижнем углу ставятся крайние даты документов. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 10 июня 2003 года.

2.5.11. Оформление обложки дела с документами личного происхождения аналогично основным принципам оформления архивного дела (пп.2.5.1-2.5.14).

2.5.12. Дела с научно-технической документацией, как правило, сброшюрованы и переплетены, имеют титульный лист, на котором указываются название и подведомственность учреждения, наименование темы, фамилии руководителей и исполнителей темы, год составления отчета. В этих случаях разрешается в качестве обложки дела использовать титульный лист отчета по теме, если имеющиеся на нем сведения соответствуют заголовку дела по описи.

В печатных изданиях (книгах, брошюрах и т.п.) архивной обложкой дела является обложка книги, на котором имеются необходимые элементы оформления, соответствующие заголовку по описи. При оформлении дел с НТД и печатных изданий специальный штамп с архивным шифром проставляется на оборотной стороне обложки дела перед титульным листом.

2.5.13. В случае обнаружения противоречий содержания дела с описью, работник, осуществляющий техническую обработку, должен обращаться к составителю описи.

2.5.14. В правом нижнем углу обложки дела ниже даты дела указывается количество листов, которое проставляется на основании листа-заверителя, и срок хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется «Хранить постоянно»).

3. Оформление дел с аудиовизуальной документацией
3.1. Техническое оформление фоновидеодокументов
3.1.1. Фоновидеодокументы принимаются в специальной заводской кассете, изготовленной из ударопрочного полимерного материала. Кассеты помещаются в пластмассовые футляры. В случае отсутствия пластмассовых футляров, кассеты выкладываются в футляры из твердого картона. Кассета проверяется на отсутствие дефектов механического происхождения. Футляр должен препятствовать свободному перемещению кассет внутри него в соответствии с ГОСТ 10354-82. Процесс оформления обложки (этикетки) складывается из проставления архивного шифра, крайних дат (см. раздел 2). В упаковку вкладывается внутренняя опись единицы учета, лист-заверитель, лист использования.

3.1.2. Фонодокументы на грампластинках упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и в бумажный конверт по ГОСТ 20283-89. Оформление конверта фонодокумента (грампластинки) аналогично оформлению обложки дел с управленческой документацией (см. раздел 2).

3.1.3. Фоновидеодокументы на CD, MD, DVD дисках упаковываются в специальный заводской кассете с выемкой для дисков. Процесс оформления обложки складывается из простановки архивных шифров, дат (см. раздел 2). В упаковку вкладывается внутренняя опись единицы учета, лист-заверитель, лист использования.

3.2. Техническое оформление фотодокументов и страхового фонда фотодокументов
3.2.1. Фотодокументы (позитивы и негативы), а также страховые копии фотодокументов (негативы) укладываются в конверт соответствующего размера, из светонепроницаемой бумаги, который упаковывается в другой конверт (больших размеров), являющийся обложкой данного документа.

3.2.2. На конверте с фотодокументами (негативы) в правом верхнем углу специальным штампом проставляется архивный шифр (приложение 5).

3.2.3. На конверте со страховыми копиями добавочно ставится штамп «СФ», в левом верхнем углу (приложение 5).

3.2.4. Для склеивания конвертов применяется поливинилацетатная эмульсия. Воспрещается использование казеинового, силикатного клея.

ЭПМК Комитета по делам

архивов при Правительстве УР Протокол № 1 от 30.01.2004