Краткая памятка кассиру по работе на ККТ

Подготовка ККТ к работе.

Перед началом работы кассир получает у представителя администрации под роспись: ключи (от кассовой кабины, от денежного ящика и ключ кассового режима), разменные деньги, принадлежности для работы. Кассир снимает крышку ПУ (печатающего устройства) или поднимает кожух для доступа к нему, осматривает машину, удаляет пыль с поверхности машины и с печатающих механизмов, включает ККТ в сеть, в большинстве ККТ импортного производства устанавливает переключатель режимов (замок) на кассовый режим, проверяет наличие лент (чековая, контрольная, красящая) и в случае их отсутствия устанавливает ленты. В некоторых ККТ отечественного производства проводит режим «Начало смены» - устанавливает дату, время или корректирует их значение. Номер чека устанавливать на нули не требуется, так как он обнуляется при выводе сменного Х - отчета в режиме с гашением. Затем необходимо проверить исправность блокирующих устройств, получить нулевой (пробный) чек с целью проверки четкости и правильности печатания реквизитов на чеке. Нулевые чеки прилагаются в конце дня к отчету кассира и их количество проставляется в графе 4 форм КМ-4, КМ-5. Представитель администрации вместе с кассиром получают отчет сменный Х в режиме «Показания», проверяют показания денежных сменных регистров (на начало смены они должны иметь нулевое значение). После этого показания суммирующих денежных счетчиков на начало смены (графа 6 – ф. КМ-4, ф. КМ-5) записать с предыдущего дня работы на конец смены (графа – 9 ф. КМ-4, графа 7 – ф.КМ-5), которые заверяются подписями. Отступив от края 10-15см, оформляется начало контрольной ленты. На ней указывается тип и заводской номер ККТ, дата и время начала работы, показания денежных и операционных регистров. Данные на контрольной ленте заверяются подписями. Кроме этого, кассир вводит в машину сумму разменных денег, выполнив операцию вложения денег в кассу (в денежный ящик). Порядок выполнения операций установки режимов, снятия показаний, вложения денег в кассу (в денежный ящик) смотри в разделе «Технико – зксплуатационная характеристика ККТ».

Работа кассира в течение смены.

Кассир – операционист или другое материальное лицо (контролер – кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязан обеспечивать тщательный уход и бережное обращение с ККТ, содержать ее в чистоте и порядке. Операцию ввода сумм осуществлять в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовой машины. После определения общей суммы покупки но показаниям индикатора ККТ или с помощью счетных устройств необходимо назвать ее покупателю, получить деньги, четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги на виду у покупателя. Закончив оформление чека, назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно) и покупкой. Причем, если кассовая машина установлена на рабочем месте.продавца, то чек следует выдавать вместе с покупкой, при установке машины на рабочем месте официанта, приемщика заказов чек следует выдавать после оказания услуги. Выдаваемые покупателям (клиентам) чеки должны быть погашены с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах. Чеки ККТ на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе. В случае ошибки кассира – операциониста при вводе суммы и невозможности погашения чека (использования для другого покупателя) в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены актом по форме КМ-З. При возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы. Кассир – операционист не имеет права снимать кассу без разрешения администрации; - не выдавать покупателю (клиенту) чек.

Кассир имеет право в течение смены по указанию администрации изменять шифр, применять штампы, и оттиски «погашено», «счет», «контроль» и т. п.; получать распечатки по кассовой машине. При выявлении неисправностей кассир обязан:

• выключить кассовую машину;
• вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;
• совместно с представителем администрации определить характер неисправности;
• в случае неясного печатания реквизитов на чеке совместно с представителем администрации надо проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек, указав на обороте сумму (рубли прописью, копейки цифрами). Если чек не вышел, вместо него получить нулевой чек. Нулевой чек следует оформить таким же образом, как и чек с неясными реквизитами.

При невозможности дальнейшей работы из – за неисправности кассовой машины (нечеткий оттиск на документах, несовпадение печатаемых на документах даты и времени с текущими, отсутствие контрольной ленты и др.), кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной ККТ так же, как при окончании смены. Делает отметку в книге кассира – операциониста с указанием времени и причины окончания работы. Использование ККТ должно быть также прекращено в случае нарушения пломбы, отсутствия СВК (голограмм), маркировки предприятия – изготовителя, а также при наложении запрета налог в машины. с налоговыми органами или работниками ЦТО на использование. При выявлении нарушений пломбы или СВК надо незамедлительно оставить в известность ЦТО и сообщить в налоговый орган. Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает специалиста ЦТО, предварительно поставив в известность налоговую инспекцию, делает соответствующую запись в журнале вызова технических специалистов.

• работать без контрольной ленты, за исключением тех ККТ, конструкцией которых предусмотрен эле«тронный контрольный журнал (буфер контрольной ленты); допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине,
• покидать кассовую машину без уведомления администрации, не отключив ККТ,
• самостоятельно вносить изменения в работу кассового терминала,
• иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные ККТ, кроме денег, выданных перед началом работы для размена.

Порядок окончания работы.

По окончанию работы кассир должен выполнить действия:

1. Подготовить денежную выручку к сдаче (подсчитать наличные деньги, разложить их по купюрам, а металлические монеты по достоинству, отсчитать сумму разменных денег).
2. В случае наличия неиспользованных чеков, подписать их, наклеить на лист бумаги, совместно с администрацией оформить акт ф. КМ-3. В акте указывается номер неиспользованного (возвращенного) чека, наименование секции, сумма каждого чека и фамилия лица, распорядившегося принять чек от покупателя. Указывается также общая возвращенная или неправильно отпечатанная сумма по неиспользованным чекам, которую записывают в книгу кассира – операциониста ф.КМ-4 ( графа 15). Акт должен быть подписан руководителем, бухгалтером, материально-ответственным лицом, кассиром, старшим кассиром.
3. Подготовить другие платёжные документы.
4. Составить справку - отчет (ф. КМ-6) и сдать выручку вместе со справкой – отчетом старшему кассиру (руководителю, бухгалтеру предприятия) по ПРИХОДНОМУ кассовому ордеру.
5. Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, то есть выводит сменный 2 - отчет в режиме «Гашение» и записывает с этого отчета в книгу кассира операциониста. При расхождении суммы выручки по счетчикам (сменным денежным регистрам ) с фактической суммой денег, сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.
6. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты, указав на ней:
7. Тип номер ККТ, показания регистров денежных и контрольных, сменную выручку, дату и время окончания работы, Ф.И.О. кассира и его подпись, Ф.И.О. представителя администрации и его подпись.
8. Закончив оформление кассовых документов, кассир производит уход за ККТ и рабочим местом, закрывает кассовую машину ключом, отключает от сети, накрывает чехлом, сдает администрации на хранение ключ и контрольную ленту.
9. Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет по форме КМ-7 за текущий день.

На всех ККТ в обязательном порядке применяется контрольная лента, которая или выводится на печать при одновременном оформлении с чеком или сохраняется в контрольной памяти (электронном журнале – буфере контрольной ленты) ККТ и вывод на печать осуществляется при получении сменной Х отчета в режиме «Гашение».

Правила техники безопасности.

1. Рабочее место кассира должно быть оборудовано так, чтобы исключить возможность соприкосновения работающего с токоведущими устройствами, шинами заземления, батареями отопления, водопроводными трубами.
2. Включать машину в сеть следует через специальную розетку, которая должна быть заземлена.
3. Перед включением машины в электросеть надо осмотреть вилку, розетку и убедиться в их исправности.
4. Следует помнить, что денежный ящик открывается автоматически на 1/3 длины во время выдачи первого чека.
5. Не допускается вмешательство в работу машины после ее пуска до окончания рабочего цикла.
6. При остановке машины по неизвестной причине, а также при внезапном стопорении (остановка машины при незаконченном рабочем цикле) необходимо отключить ее от электропитания.
7. Запрещается проводить ТО машины, включенной в сеть электропитания.
8. После окончания работы необходимо отключить электропитание, вынув штепсельную вилку из розетки.
9. Не следует допускать к работе на машине лиц, незнакомых с правилами работы и техники безопасности.

Комментарии доступны только зарегистрированным на сайте

Как работать на кассе: заполняем журнал кассира-операциониста, снимаем z и x отчеты

Работа с кассовым аппаратом требует определенных навыков. Как работать на кассе, каковы тонкости работы с ККМ, как заполнять журнал кассира-операциониста, как снять Z-отчет и X-отчет по кассе, какова процедура закрытия кассы, уточните в этой статье.

Предварительную подготовку ККМ к работе проводит специалист вашего центра технического обслуживания (ЦТО). При вводе ККМ в эксплуатацию присутствуют кассиры – материально ответственные лица. Представитель ЦТО проверяет исправность кассы, опробует ее в работе и вводит данные для обязательных реквизитов чека – например, название вашей компании (ваши фамилию, имя, отчество, если вы индивидуальный предприниматель) и ИНН.

Кассу нужно поставить на ровную поверхность и подключить к розетке (использовать удлинитель не рекомендуется). Не забудьте проверить наличие батареек в кассовом аппарате – они помогут сохранить информацию в случае отключения от электросети.

Работу с ККМ можно доверить только сотрудникам, которые прошли специальное обучение (например, в ЦТО или просто в процессе введение в должность). С кассирами нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Если вы директор или индивидуальный предприниматель, вам не возбраняется и лично работать на кассе.

До начала работы с ККМ ключ от кассы хранится у вас. Перед началом работы вы, ваш заместитель, дежурный администратор или главный (старший) кассир (в зависимости от размера вашего бизнеса) выдаете кассирам под расписку:

• ключи от кассы и денежного ящика;
• купюры и монеты для размена;
• необходимые принадлежности для работы и обслуживания кассы (чековые ленты, красящую ленту, такие инструменты как щетки для чистки и пинцеты для вытаскивания застрявшей ленты).

Кроме того, перед тем как работать на кассе вы или ваше доверенное лицо обязаны вместе с кассиром:

• сверить показания секционных и контрольных счетчиков с данными книги кассира-операциониста за предыдущий рабочий день;
• занести эти данные в книгу за текущий день и заверить своими подписями;
• оформить начало контрольной ленты – указать на ней тип и номер ККМ, дату и время начала работы, показания счетчиков;
• закрыть замок показания денежных счетчиков;
• убедиться в исправности кассового аппарата и готовности к работе.

После этого вы выдаете кассиру ключи – он может начинать работу.

X-отчет показывает, какие операции и на какие суммы проведены, и позволяет контролировать выручку. Первый Х-отчет кассир снимает в начале дня, после того как подключит кассовый аппарат к электричеству, убедится, что нумератор показывает ноли, заправит чековую и контрольную ленту, проверит дату и при необходимости подправит ее вручную (дата должна быть больше, чем в предыдущем Z-отчете, иначе кассовый аппарат не начнет работать). Х-отчет в начале дня будет совпадать с данными из журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) за предыдущий день.

Можно снимать не только полный X-отчет, но и отдельно по каждому отделу или товару, а также по кассирам. Запрашивать такой отчет можно любое количество раз в течение дня – например, в конце каждой смены. В отличие от Z-отчета, Х-отчет не обнуляет выручку. При выводе Х-отчета проводится сверка его данных с реальной суммой выручки в денежном ящике кассы.

Последний X-отчет снимается в конце дня при окончательной сверке выручки (при инкассации).

В начале работы с кассовым аппаратом кассир пробивает несколько нулевых чеков, чтобы проверить исправность ККМ. Убедитесь, что ваши кассиры высчитывают и озвучивают покупателям общую сумму покупки, уточняют способ оплаты (наличными или картой), а если вдруг касса не принимает карточки – предупреждают об этом клиентов. Также следите, чтобы кассиры выдавали покупателям чеки, если не хотите штрафов. Кроме того, заранее определите, как в чеках будут отображаться скидки и акции (уменьшением суммы или с помощью специальной функции кассового аппарата), и проинструктируйте сотрудников.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Если на чеке начинают появляться цветные полоски, значит, пора менять чековую ленту. Кассиры должны следить, чтобы край ленты при ее заправке в кассу был ровным, иначе вставить ее в устройство без задержек и недовольства клиентов не удастся. Если ленту не заменить вовремя, она может закончиться в момент печати контрольного чека при закрытии кассы, а это может привести к сбою ККМ. Работать без контрольной ленты или склеивать ее при обрыве кассиру категорически запрещается.

Кроме того, кассир не имеет права:

• покидать рабочее место, не предупредив вас, не отключив кассу и не закрыв ее на ключ (если все же нужно оставить ККМ, ключи должны быть у кассира – он материально ответственный);
• вмешиваться в работу программного обеспечения кассы;
• допускать к кассовому аппарату кого-либо, кроме вас или тех, кого вы разрешите;
• хранить в кассе личные деньги.

Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре в конце дня при сдаче выручки. Его подписывает кассир, а утверждаете вы. Акт КМ-3 понадобится, только если:

• клиент отказался от покупки и оформил возврат;
• кассир ошибся.

Во втором случае кассир своевременно должен выбить правильный чек и отдать его клиенту. Чек с ошибкой погашается и подшивается к акту (поскольку чеки быстро выцветают, лучше сразу их скопировать).

Форма КМ-3 включает в себя информацию о кассовом аппарате, о кассире, о вашей программе учета. Также в акт вписывают номер и сумму каждого чека.

В конце дня нужно сверить выручку в кассе с показаниями ККМ. Сделать это можно с помощью X-отчета. Затем составляется Z-отчет кассира, который содержит:

• данные контрольных регистров на начало и конец дня;
• сумму выручки;
• сведения об общей сумме возвращенных клиентам денег и чеков, аннулированных чеков;
• информацию о скидках.

Кассир не сдаст выручку, пока не снят Z-отчет. Конец контрольной ленты (распечатки) Z-отчета подписывается, в нем указывается тип и номер ККМ, показания контрольных счетчиков, сумма, выручки, дата и время окончания работы. На основании этого отчета заполняются другие формы отчетности – например, журнал кассира-операциониста.

Кассиры сдают деньги и кассовый отчет по форме КМ-6 старшему (главному) кассиру. Если у вас одна-две ККМ, выручка сдается непосредственно инкассатору. Затем кассиру нужно заполнить журнал, проверить состояние кассового аппарата и подготовить его к завтрашнему дню, отключить кассу от сети, накрыть чехлом и сдать вам ключи под расписку.

Правила ведения журнала кассира-операциониста схожи с правилами заполнения книги кассира-операциониста, применявшейся раньше. Журнал заводится на каждую кассу отдельно либо один общий на все ККМ. В общем случае этот регистр ведется по форме № КМ-4, но допускается заполнение журнала кассира-операциониста по сокращенной форме № КМ-5, если касса установлена на прилавке магазина. Официанты в точках общепита также пользуются формой КМ-5.

Записи в журнал кассира-операциониста заносятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок, исправления заверяются подписями кассира и руководства (то есть вашим автографом). Если ведется один журнал на все кассы, записи вносят в порядке нумерации касс. Естественно, вся информация вводится в хронологическом порядке.

Журнал вместе с другими важными документами, например, паспортом кассового аппарата, должен храниться у вас.

Журнал заполняется ежедневно после снятия Z-отчета по кассе. В него вносятся данные выручке, о возвращенных клиентами чеках, о количестве нулевых чеков за день или за смену. В журнале отражается также информация о недостачах или излишках, если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с выручкой.

Для оперативного и точного учета вашей кассе нужно подключение к программе автоматизации управления магазином. Качественная система автоматизации позволяет не только формировать приходные и расходные ордера или ведомости по средствам в кассе на готовом бланке одним мановением мышки, но и управлять финансами в режиме реального времени. Например, контролировать остатки денежных средств в кассах и импортировать данные об остатках по кассам из 1С.

Кроме того, в системе автоматизации можно управлять ценами и скидками, оперативно передавая данные в кассовые аппараты. Достаточно прописать цену один раз по каждому виду товара, и дальше цена будет формироваться автоматически.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

• Торговый и складской учет
• Интеграция с фискальными регистраторами
• CRM, заказы и сделки
• Печать первичных документов
• Банк и касса, взаиморасчеты
• Интеграция с интернет-магазинами
• Интеграция со службами доставки
• Интеграция с IP-телефонией
• Email и SMS рассылка
• КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами. Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ. Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом. в этом нет ничего сложного.

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

• проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
• отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
• перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
• в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

Индикатором заканчивающейся ленты является розовый маркер, который наносится в конце рулона. Если он появился, то подготовьте новую ленту. Порядок смены одинаков практически для всех устройств:

1. Поднимите крышку, из-под которой выходит лента. Обычно она поднимается просто вверх, хотя на некоторых моделях есть защелки.
2. Выньте старую бобину от закончившейся ленты.
3. Отсоедините край новой ленты от рулона.
4. Уложите ее в приемник размоткой вниз.
5. Проведите ленту через фиксирующий вал и печатающее устройство.
6. Закройте крышку и при помощи клавиши “ЧЛ” или “Вверх” промотайте ленту. Ее край выйдет из щели.
7. Оборвите лишнюю бумагу и продолжайте работать.
8. Старая лента опечатывается, подписывается и передается директору.

В замене ленты нет ничего сложного — осуществив операцию пару раз, вы научитесь делать это быстро и качественно.

Интересное по теме:

Правила работы с кассовым аппаратом (ККТ) по закону

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения кассы. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу кассового аппарата, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы кассового аппарата, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике кассового аппарата.

Простейшие модели кассовых аппаратов производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство кассовых машин имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из кассового аппарата. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если кассовый аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии кассовых аппаратов, работающих без прямого подключения к сети питания.

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс кассового аппарата, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния кассового аппарата и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассовый аппарат в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько кассовых аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты с кассовых аппаратов и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия кассового аппарата с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

• Образец заполнения КМ-4 для ИП.
• Расчеты наличными. Лимит денежных стредств в кассе.
• Образец заполнения формы КНД 1110021. Скачать бланк бесплатно.
• Какие виды ККТ (ККМ) бывают? Разновидности.
• Что такое Контрольно-Кассовая Техника (ККТ)? Выбор.