Командировочные расходы и суточные в 2016 году

При направлении в командировку работодатель обязан помимо сохранения за сотрудником среднего заработка возместить ему расходы по найму жилья, проезду, проживанию, а также выплатить суточные за каждый день командировки. Указанные затраты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль только в случае, если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

2015 год внес существенные изменения в правила оформления служебных поездок, были отменены командировочные удостоверения, журналы учета сотрудников, находящихся в данных поездках, необходимость составления служебного задания и отчета о его выполнении. Также был уточнен порядок подтверждения времени и факта нахождения в командировке. Указанные изменения значительно уменьшили бумажную волокиту и облегчили жизнь не только работодателям, но и их сотрудникам. Но, видимо, ненадолго. В следующем году МинФин планирует внести поправки в Постановление Правительства,регламентирующее порядок направления работников в командировку.

В частности, речь идет о командировочных расходах: суточные в 2016 году Министерство Финансов предлагает отменить вовсе. Предполагается, что указанные изменения коснутся лишь суточных на поездки по территории России и не затронут заграничные командировки. Сами выплаты, конечно, не запретят, но признать их в целях налогообложения налогом на прибыль с принятием указанных поправок, не получится, кроме этого, с произведенных затрат необходимо будет исчислить подоходный налог и страховые взносы. Стоит отметить, что официального подтверждения и комментариев о принятии указанных изменений контролирующие органы пока не давали, поэтому говорить с уверенностью о том, что они будут приняты - пока рано. Поэтому стоит подробно остановиться на командировочных расходах нынешнего года.

На территории РФ

• Проезд;
• Проживание;
• Суточные;
• Иные расходы, одобренные работодателем

• Затраты на оформление загранпаспорта, визы, иных обязательных документов на выезд;
• Взносы за право въезда и проезда транспорта;
• Иные платежи и сборы

Порядок, размеры возмещения и особенности признания отдельных расходов определяются коллективным договором или локальным актом организации.

Работодатель обязан возместить затраты на проезд к месту командировки и обратно.

• На проезд к месту командирования;
• Оформление проездных билетов;
• Стоимость белья в поездах дальнего следования

Учесть в расходах по прибыли можно и стоимость ж/д билета на поезд повышенной комфортности с учетом дополнительных услуг (питания, печатной продукции, постельного белья т.д.) при условии, что они включены в стоимость билета.

Для подтверждения затрат на проезд работник должен представить следующие документы:

• Билеты (авиа, ж/д, автобусные);
• Посадочный талон (при перелете);
• Маршрут/квитанцию и посадочный талон (при приобретении электронного билета)

В случае утери билета (посадочного талона) подтверждением может служить дубликат проездного документа, копия экземпляра, запрошенного в транспортной компании или иной документ, содержащий информацию о пассажире, номере рейса, времени отправления и прибытия).

При несовпадении времени выезда сотрудника с датой начала командировки (например, сотрудник выехал в субботу, а начало командировки в понедельник) Минфин в своем Письме от 20.11.2014 разрешил учесть указанные затраты в целях обложения прибыли. В случае если сотрудник остается в месте командирования для проведения отпуска, затраты на оплату обратного проезда учтены в расходах по налогу на прибыль быть не могут.

Учет командировочных расходов в целях обложения прибыли также возможен в части затрат при проезде к месту командирования и обратно на такси. Возможность пользования услугами такси лучше прописать в локальном акте организации с указанием причин, по которым возможно использования данного вида транспорта, к которым может, например, относиться невозможность выполнения поставленных задач вследствие перебоя в движении транспорта, плотного рабочего графика, позднего вылета, отсутствия иного транспорта и т.д.)

Подтверждающими документами в данном случае будут являться:

• квитанция на оплату услуг такси (оформленная на бланке строгой отчетности с необходимыми реквизитами )

Подтверждением затрат в данном случае будет являться служебная записка, в которой будет отражен фактический срок пребывания в служебной поездке. К данной записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование транспорта: чеки на покупку ГСМ, путевой лист, квитанции и т.п.) Также возможность использования личного транспорта стоит прописать в локальном акте организации.

Обязанность возмещения затрат на проживание также предусмотрена Трудовым кодексом и Положением о служебных командировках. В них включаются расходы по найму жилья:

• на территории России;
• на территории иностранных государств
• дополнительные услуги (пользование прачечной, гладильной, Интернетом, телевизором, холодильником)

Не подлежат возмещению затраты за пользования сауной, баром, рестораном. фитнес-клубом.

Подтверждением расходов на найм жилья служит:

• Квитанция (на бланке строгой отчетности)

Подтверждением в данном случае будет являться приказ о направлении в командировку, договор аренды, чеки ККТ, подтверждающие оплату арендных платежей. Возмещению подлежат также затраты на оплату коммунальных услуг на период командирования.

Суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника, направленного в командировку и не имеющего возможности ежедневного возвращения домой. Возмещаются они за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, а также период нетрудоспособности, наступившей во время командирования.

При командировках по России суточные выплачиваются в валюте Российской Федерации, а при заграничных в иностранной. Отдельно стоит сказать о дне пересечения границы. При следовании в иностранное государство день пересечения российской границы оплачивается в иностранной валюте, а при следовании в России – наоборот, в рублях. Даты пересечения границ определяются по отметкам, сделанным в загранпаспортах.

В случае если сотрудник направляется в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой суточные могут не выплачиваются. Данный вопрос отнесен на усмотрение руководителя. В каждом конкретном случае он решает, целесообразно ли возвращение сотрудника домой с учетом времени, затрачиваемого на проезд, условий транспортного сообщения и т.п. Если по согласованию с руководителем работник остается в данной местности, то затраты на найм жилья подлежат возмещению в случае документального их подтверждения.

Определив, что входит в суточные командировочные расходы, разберемся с их размером.

Размер суточных может быть любой, но их сумма должна быть отражена в коллективном договоре или локальном акте.Необходимо отметить, что обложению подоходным налогом облагается не вся сумма, а превышение сверхустановленного налоговым кодексом лимита:

• 700 руб. для командировок на территории РФ;
• 2500 руб. для загранпоездок

Страховыми взносами указанные суммы не облагаются, если они документально подтверждены.

Кравченко И.П. был направлен в служебную поездку в г. Новгород с 1-10 августа на 10 дней. Локальным актом организации размер суточных при командировках на территории России установлен в размер 1 000 руб. Сумма выплаченных суточных составила 10 000 руб. (1000р.*10дн.). Взносами на страхование суточные не облагаются, а вот сумма НДФЛ с указанных выплат составит 390 руб. (1 000-700)*10*13%).

Более подробно с порядком учета и видами командировочных расходов, последствиями отмены командировочного удостоверения и особенностями возмещения отдельных затрат при нахождении в служебной поездке, можно в следующем видео

Как и все расходы, командировочные могут быть учтены только, если они имеют экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Документальное подтверждение после отмены командировочных удостоверений включает в себя:

• Решение работодателя о направлении сотрудника в командировку в письменном виде.

Для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой или разработать свою, впоследствии, закрепив ее в учетной политике.

• Авансовый отчет работника об израсходованных суммах, утвержденный руководителем

Указанный документ должен быть подготовлен и представлен руководителю в срок не позднее трех дней с момента возвращения на место работы.

В случае непредставления авансового отчета руководитель вправе по истечении месяца, с момента окончания срока, отведенного на возврат аванса, удержать выданные под отчет сотруднику средства. Но сделать это можно только с письменного согласия самого работника. В случае отказа, взыскать суммы можно будет только через суд.

Если данные средства удержаны не будут на их сумму необходимо начислить страховые взносы. В случае если по прошествии времени работник предоставит отчет и подтверждающие расходы документы организация праве произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов, а также сумму начисленных и уплаченных взносов. Также при отсутствии отчета и подтверждающих документов на сумму средств, выданных налогоплательщику, придется начислить НДФЛ.

• Документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов, в части:
• На жилье;
• Проезд;
• Иные расходы

Также налогоплательщик (организация) должна подтвердить срок нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Он определяется по проездным документам, если они утеряны, то документами о найме жилья. Если и они отсутствуют, то по документам, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроках нахождения (прибытия и убытия) работника в месте командирования.

В бухгалтерском учете указанные затраты отражаются следующим образом:

Учет произведенных расходов

• В 2015 году с отменой командировочного удостоверения основанием для подтверждения факта нахождения сотрудника в командировке является проездные билеты, документы о найме жилья или в случае отсутствия и того и другого – документ, заверенной принимающей стороной о нахождении работника в командировке;
• Подтверждением расходов, в свою очередь, является приказ руководителя о направлении и командировку, авансовый отчет и приложенные к нему документы, подтверждающие произведенные затраты;
• В состав командировочных расходов включаются затраты на проезд, найм жилья, суточные и иные расходы, осуществленные с разрешения работника;
• Норма командировочных расходов законодательством не установлена и может быть полностью принята на расходы по прибыли в случае экономической обоснованности и документального подтверждения.

Авансовый отчет по командировке сотрудников и работников органов внутренних дел Российской Федерации, военнослужащих и лиц гражданского персонала внут

Приложение N 1 к Инструкции о порядке выезда сотрудников и работников органов внутренних дел Российской Федерации, военнослужащих и лиц гражданского персонала внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации в служебные командировки за пределы территории Российской Федерации

__________________________________________________________________
(наименование финансово-экономического подразделения)

Отчет Отчет проверен Выполнение задания
утверждаю и подлежит и целесообразность
в сумме _________ утверждению расходов подтверждаю
_________________ в сумме _________
_________________

Гл. бухгалтер Нач. отделения
валютных и особых Начальник подразделения,
расходов занимающегося вопросами
организации международного
сотрудничества
_________________ _________________ ____________________________

Фамилия, имя, отчество (полностью) _______________________________
__________________________________________________________________
Управление __________________ отдел ______________________________
должность _______________________

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ____________
по командировке в ________________________________________________

Остатки валюты в сумме: сданы в кассу п/о N ________
Возмещено расходов: получено р/о N ________
Недостачи валюты Взыскано _________ руб.
Подпись подотчетного лица: Отчет принят в сумме: __________
Подпись бухгалтера _________

Суточные по командировкам в 2016 году

Еще в 2015 году Минфин нашего государства разработал новый проект, в котором речь шла об отмене суточных для командированных работников (это касалось всех командировок, проводимых на территории России). В данный момент многих бухгалтеров интересует следующий вопрос: принят ли названный проект в 2016 году?

Нет, в текущем году отмена суточных не осуществляется, так как этот проект еще не принят на официальном уровне. Согласно последним сведениям на Едином портале нормативных правовых актов проводится его независимая антикоррупционная экспертная оценка. Таким образом, правила учета суточных по командировкам и в 2016 году остаются прежними.

Нормы суточных по командировкам при УСН в 2016г.

Дело в том, что организация должна сама устанавливать нормы суточных, это правило действует и в текущем году. Оно касается как командировок по территории России, так и за ее пределы. А вся сумма принимается в расходах по УСН. В Налоговом кодексе нашего государства (статья № 346.16, пункт 1, подпункт 13) сказано, что процедура нормирования не затрагивает суточных по командировкам. То есть полную сумму суточных можно спокойно учитывать при УСН в расходах, так как ее размер не это не влияет. Но при этом размеры суточных должны быть утверждены в локальных актах организации, направляющей работника в командировку.

Уплата НДФЛ и обязательных взносов в 2016 году с суточных по командировочным расходам

В 2016 году размеры суточных российским законодательством при исчислении единого налога по УСН не нормируются. Даже если они превышают сумму в 700 рублей, то обязательно их учитывают в расходах по УСН в полном размере. Необходимо обратить внимание на такой нюанс: НК нашего государства (статья №217, пункт 3) определяет нормы не подлежащих налогообложению суточных по командировкам для исчисления НДФЛ в зависимости от их вида:

1. По территории России – до 700 рублей за каждый день, проведенный в командировке.

2. За пределы нашего государства – до 2 тысяч 500 рублей в сутки.

Вот еще ряд нюансов, которые касаются данного вопроса в 2016 году:

• в случае, когда организация оплачивает суточные расходы в большем объеме, тогда процедура налогообложения вступает в силу;
• суточные расходы по командировкам, которые оговариваются во внутренних документах организации, не подлежат обложению страховыми взносами;
• с тех сумм суточных по командировкам, которые более установленных в документах предприятия размеров, уплачиваются взносы по сумме превышения.

Эти моменты оговариваются в следующих официальных документах:

• Закон №212-ФЗ, статья 9, часть 1, пункт 2, подпункт «и», а также часть 2 этой же статьи;
• Закон №125-ФЗ, статья 20.2, часть 1, пункт 2;
• письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 г.

Для наглядности рассмотрим следующий пример: организация, которая ведет свои расходы по УСН, в своих внутренних документах установила размер суточных в 800 рублей. Согласно вышеперечисленным законам вся сумма идет в расходы по «упрощенке», но 100 рублей будут облагаться НДФЛ – ставка составляет 13%. А взносы на сумму суточных в 800 рублей начисляться не должны.

Бухгалтерский учет суточных в 2016г.

В текущем году в бухгалтерском учете суточных также есть свои нюансы. Рассмотрим их:

• на дату выдачи командированному работнику подотчетных командировочных денежных средств для расходов (в части суточных) имеем Д 71 К 50-1;
• на дату утверждения авансового отчета, в котором отражаются все командировочные расходы, в том числе и суточные – Д 20 (44, 91-2, 08 и др.) К 71;
• при выданных суточных превышающих нормы, которые не затрагивает НДФЛ, проводится удержание НДФЛ с суммы оплаченных суточных по командировке работнику – Д 70 К 68.

НДФЛ (Налог на доходы физических лиц, подоходный налог)

• 05.09.2016 Нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной если, налоговым органом будет доказано, что налогоплательщику должно быть известно о нарушениях допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированное налогоплательщика с контрагентом.
• 22.08.2016 Суды пришли к обоснованному выводу о том, что налоговый орган правомерно определил дату фактического получения физическими лицами дохода и обязанность Предприятия перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц как день выплаты налогоплательщику дохода и дату фактического получения дохода (сумм, подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц), и с которого Предприятием был удержан этот налог на доходы физических лиц (не включая авансы). В обязан
• 01.08.2016 Суд, с учетом выводов изложенных выше по НДФЛ (в части выручки), а также того, что при переводе налогоплательщика на другую систему налогообложения ретроспективно по результатам налоговой проверки, подлежат учету все документы в подтверждение права на вычет по НДС, вне зависимости от того, что данные вычеты не были заявлены в установленном порядке, признал расчет предпринимателя по налоговым обязательствам по НДС, изложенный в исковом заявлении, обоснованн

Упрощенная система налогообложения (УСН)

Порядок уплаты страховых взносов

Оценив имеющиеся в деле доказательства, суды сделали правильный вывод о том, что организация, для которой деятельность, связанная с получением дохода, является приоритетной по отношению к уставной деятельности, не вправе применять льготу, предусмотренную пунктом 3 части 1 статьи 58 Закона № 212-ФЗ для общественных организаций инвалидов.

Суды посчитали установленным факт нахождения работников страхователя в командировках, и фактического несения ими расходов по проживанию в гостиницах. Одновременно суды пришли к обоснованному выводу, что причитающиеся работнику суммы в возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, по своему характеру являются компенсационными выплатами и составной частью заработной платы, обязанность по выплате которой лежит на работодателе.

Начисление и оплата суточных в 2016 году

Константин Николаев 2016-03-08

Отправка сотрудника в командировку и правильное начисление ему суточных за время пребывания в ней является важным аспектом бухгалтерской деятельности. Сумма суточных, период оплаты, необходимость (или отсутствие таковой) расчета на доходы работников, полученных в связи с командировкой, и страховых взносов – все это вопросы, требующие однозначных ответов, незнание которых может привести к большим неприятностям. Из данной статьи вы узнаете, какие особенности имеют суточные в 2016 году и на что в первую очередь следует обращать внимание при их начислении.

В статье рассматриваются следующие моменты, связанные с выплатой суточных командированному работнику:

• понятие суточных и особенности их начисления в 2016 году;
• суточные и НДФЛ — считать ли выданные за командировку суточные доходом, полученным работником и, соответственно, начислять ли на них НДФЛ, а если да, то когда это делать;
• суточные и страховые взносы — нужно ли начислять на сумму суточных такие же страховые взносы (пенсионные, медицинские), какие начисляются на заработную плату сотрудника.

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан сохранить ему средний заработок и компенсировать следующие затраты, связанные с поездкой (ТК РФ Ч.1, статья 168):

• расходы на проезд (авиа, ж/д и т.п. транспорт);
• расходы на проживание (затраты на гостиницу, хостел, гостевой дом и т.п.);
• расходы на различные нужды, возникшие в связи с пребыванием сотрудника не дома, то есть вне постоянного места жительства (на питание, на отдых и т.п.)

Расходы на иные нужды и называются «суточные».

Вопрос, что такое суточные в российском законодательстве освещен недостаточно четко.

Согласно Трудовому кодексу РФ суточные — это любые возникающие у работника расходы, связанные с тем, что он вынужден находиться вне места своего постоянного нахождения. Более подробного разъяснения нет.

Чуть более широкую трактовку понятия суточные можно вывести из Определения Верховного суда РФ (№КАС05-151 от 26.04.2005). Согласно Определению, работодатель может компенсировать расходы не только связанные с работой сотрудника не в своем городе и не на своем рабочем месте, но и те расходы, которые у него возникают в связи с тем, что ему приходиться жить не у себя дома, а в чужом месте.

Последний момент – «проживать не дома» — и связанные с ним нюансы, оказывающие существенное влияние на сотрудника, которого фирма отправила в командировку, рассмотрены в Трудовом Кодексе (ст. 168). Работник, выполняющий определенную работу по поручению фирмы и по этой причине вынужденный находится в чужом жилом помещении (снимать его, арендовать, оплачивать гостиничный номер) и не имеющий возможности вернуться в свое собственное жилье, имеет право на компенсацию. Организация, отправившая его в командировку, чье поручение он выполняет, обязана обеспечить ему не только приемлемые условия труда, но также и отдыха. В том числе она должна удовлетворить и его бытовые нужды (в том числе и в питании).

К любой командировке независимо от того, является она однодневной или многодневной, применяются одни и те же правила: работнику должна выплачиваться средняя заработная плата, он должен получить компенсацию всех расходов, связанных с его поездкой, а также любых других расходов, сделанных с ведома и разрешения работодателя. А вот суточные в этой ситуации являются исключением – их выплата работнику в случае отъезда его по служебным делам мене, чем на одни сутки, не полагается.

Эта ситуация обговаривается в Положении о командировках (пункт 11). В соответствии с этим Положением большинство работодателей предпочитает не выплачивать суточные, если работник выезжает по служебным делам менее чем на 24 часа и не ночует там, куда он выезжает, а возвращается для этого домой.

Однако по этому вопросу может быть и другое мнение. Так в Постановлении Верховного суда РФ №4357/12 от 11.09.2012 сказано, что выплата суточных не должна зависеть от продолжительности пребывания работника вне его места жительства. Соответственно, выплата суточных за менее, чем 24-часовую командировку возможна. Правда, суд, ориентируясь на статью Трудового Кодекса также проговорил, что такую выдачу денежных средств работнику нельзя в полной мере считать суточными, они должны относится к затратам (ТК РФ ст. 167 и 168 ТК РФ), включающим компенсацию иных расходов, возникающих по причине выезда работника в командировку в связи с производственными нуждами фирмы. Однако как бы они не назывались, суть их в бухгалтерском учете остается той же, что и у суточных: их выплата работнику может не сопровождаться начислением НДФЛ, если они не превышают определенные законодательством нормы выплат, которые может сделать организация при отсутствии документов, подтверждающих сделанные работником расходы. Эти нормы составляют:

• 700 руб. за выезды по России;
• 2500 руб. за выезды за пределы России.

Если же командированный сотрудник может предоставить документы, подтверждающие затраты в больших размерах, то их можно не только учесть полностью, но и не удерживать с них НДФЛ. Подробнее на эту тему можно почитать в письме Минфина России № 03-04-07/6189 (от 01.03.2013).

В 2016 году работодатель вправе заплатить сотруднику суточные в виде любой суммы, которую он сочтет подходящей (в соответствии с внутренними нормативными документами). Однако если эти выплаты превысят размеры, определенные законодательством, они будут считаться доходом работника и подпадут под требование начисления НДФЛ.

Максимальные размеры выплат, когда с суточных не нужно удерживать НДФЛ, определены в Налоговом кодексе РФ (статья 217, пункт 3) и в письме Министерства финансов России (№ 03-04-06/6394 от 04.03.2013г.):

• при командировках по России фирма, не начисляя НДФЛ, имеет право платить по 700 руб. в день;
• при нахождении работника за рубежом сумма, не облагаемая НДФЛ, намного выше. Она составляет- 2500 руб. в день. Ведь затраты на питание и иные бытовые расходы за пределами России намного выше, чем в пределах ее границ.

Никаких документов о видах расходов и потраченных на них сумм, произведенных в пределах определенных законодательством денежных показателей, не требуется. А вот для освобождения работника от налогообложения в случае выплаты ему суточных в суммах, больших, чем нормы, установленные законодательством РФ, подтверждение сделанных расходов является обязательным.

Выдача суточных сверх определенных законодательством нормативов, которые согласно Налоговому Кодексу РФ составляют 700 руб. при поездках в пределах страны и 2500 руб. при работе за границей, облагаются НДФЛ. Но удерживать этот налог в момент выдачи средств организация не имеет права. Ведь неизвестно в каком объеме будут использованы деньги, полученные работником. Затраты его могут оказаться как меньше (если работник экономил или вернулся из поездки раньше запланированного срока), так и больше (например, в случае возникновения необходимости потратить дополнительные деньги на какие-то потребности организации или если ему придется задержаться в поездке).

Поскольку деньги, выдаваемые сотруднику, до их траты и предоставления данных об этом в авансовом отчете не являются полученной им экономической выгодой, то и начисление НДФЛ на них в момент выплаты неправомерно.

Потому последовательность действий в случае начисления НДФЛ, связанного с выплатой суточных, должна быть следующей:

• получение авансового отчета от работника, вернувшегося из командировки, и подсчет точной суммы дохода, подлежащего налогообложению;
• начисление НДФЛ;
• удержание НДФЛ, рассчитанного от суммы, выданной работнику в качестве дополнительного дохода.

Такой порядок начисления и удержания НДФЛ основывается на статьи 226 НК РФ.

Подсчет суточных, не превышающих нормативы (700 руб. в день в России и 2500 руб. в день за рубежом) – это та ситуация, когда суточные не облагаются страховыми взносами. При этом, чтобы не возникло проблем с налоговой, Пенсионным фондом и ФСС, фирме необходимо прописать правила их начисления в любом внутреннем нормативном документе компании (например, в коллективном трудовом договоре).

Что касается суточных, превышающих норматив, то на них страховые взносы начисляются. Однако однозначным это утверждение является только по отношению к обычным командировкам, длящимся более 24 часов. А вот по поводу однодневных командировок существует две противоположных мнения:

• да, взносы нужны – мнение ФСС РФ;
• нет, взносы не нужны – мнение ВАС РФ от 14.06.2013. Это утверждение основывается на том, что суточные, получаемые работником за пребывание в командировке, не являются его доходом. Они лишь компенсируют неудобства, доставляемые ему поручением фирмы. Соответственно, начисление на них взносов является неправомерным.