Как выдать дубликат трудовой

• Чистый бланк трудовой книжки, подтверждающие документы, печать предприятия, ручка, бланки соответствующих документов, документы организации, документы работника, правила ведения трудовых книжек.

Напишите заявление на имя первого лица компании, в шапке которого впишите наименование предприятия, должность руководителя, его фамилию, инициалы в дательном падеже. Укажите занимаемую вами должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность, в родительном падеже. В содержании заявления выскажите свою просьбу выдать вам дубликат трудовой книжки взамен оригинала, указав причину, по которой необходимо это сделать. Причиной может быть утрата трудовой книжки работодателем, утеря, порча, а также внесение неверной записи, признанной недействительной. Поставьте личную подпись на заявлении и дату его написания. Документ направляется на рассмотрение директору, который в случае согласия ставит на нем резолюцию с подписью и датой.

Руководитель издает приказ о возможности выдачи вам дубликат а, присваивает документу номер и дату, подписывает его, заверяет печатью организации. Исполнение распорядительного документа возлагается на лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, указывается занимаемая им должность, фамилия, имя, отчество. Ознакомьте с приказом работника, которому необходимо выдать дубликат трудовой книжки, и сотрудника отдела кадров, которые ставят в соответствующих полях личные подписи и даты.

Приказ направляется в кадровую службу. Запросите в организациях, где вы ранее работали, подтверждающие документы. Таковыми могут быть приказы о приеме/увольнении, трудовые договора, справки на фирменных бланках. Представьте их кадровикам. В случае внесения неверной записи данные документы предъявлять нет необходимости.

На титульном листе чистого бланка трудовой книжки впишите фамилию, имя, отчество сотрудника в соответствии с документом, удостоверяющим личность, дату и место его рождения. На основании документа об образовании внесите статус образования, профессию, специальность. В правом верхнем углу напишите слово «Дубликат», затем рассчитайте общий и непрерывный стаж работника до поступления к вам на работу.

На основании представленных документов впишите дату приема/увольнения в определенной организации, наименование предприятий, название должностей, структурных подразделений в сведениях о работе. В основаниях укажите номер и дату предъявленного документа, подтверждающего факт работы в каждой компании. Заверьте каждую запись печатью вашей фирмы и подписью ответственного лица.

Выдайте работнику под роспись дубликат. зафиксировав его номер, дату выдачи в книгу учета трудовых книжек. В оригинале, если он испорчен или внесена неверная запись, впишите на титульном листе, что взамен выдан дубликат. укажите его номер. В данных случаях оригинал необходимо вкладывать в дубликат .

В случае утраты трудовой книжки работодателем, утери работником или порчи сотруднику организации необходимо выдать дубликат трудовой книжки, в которую записи вносятся по правилам ведения трудовых книжек на основании представленных документов. Дубликат выдается в течение 15 дней со дня подачи работником заявления.

• Документы работника, бланки соответствующих документов, ручка, печать предприятия, документы организации, чистый бланк трудовой книжки, подтверждающие документы.

Работнику, утерявшему трудовую книжку, необходимо написать заявление на имя первого лица компании, в котором высказать свою просьбу выдать ему дубликат взамен оригинала трудовой книжки. На документе должна стоять личная подпись сотрудника и дата его написания. Рассмотрев заявление, директор организации в случае положительного решения ставит на нем резолюцию с датой и подписью.

Руководитель предприятия издает приказ о возможности выдачи работнику дубликата трудовой книжки взамен ее оригинала. Укажите причину, по которой сотруднику нужно выдать дубликат. Это может быть утрата, утеря, порча трудовой книжки. Присвойте документу номер и дату издания. Директор возлагает ответственность за исполнение приказа на работника кадровой службы, который ведет трудовые книжки. Распорядительный документ подписывает первое лицо фирмы, кадровик, указав занимаемые должности, фамилии, инициалы. Поставьте печать предприятия. Ознакомьте с приказом работника под роспись.

Сотруднику, утерявшему трудовую книжку, необходимо представить документы с предыдущих мест работы, подтверждающие его трудовой стаж. Это могут быть приказы о приеме или увольнении, трудовые договора, справки на фирменных бланках. Данные документы должны быть подписаны руководителями предприятий и заверены печатями организаций.

Приказ направляется в кадровую службу, работники которой оформляют дубликат работнику на основании представленных документов. В чистом бланке трудовой книжки впишите на титульном листе фамилию, имя, отчество работника в соответствии с документом, удостоверяющим личность, дату и место его рождения. Укажите статус образования, профессию, специальность в соответствии с документом об образовании. В правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Рассчитайте общий трудовой стаж сотрудника до поступления к вам на работу, впишите его также на титульном листе.

В соответствии с представленными документами впишите номер порядковой записи, дату приема/увольнения арабскими цифрами. Если в документах указан только год приема/увольнения, в соответствии с законодательством признается 1 июля, когда написан только месяц, впишите 15 число указанного месяца. В сведениях о работе напишите факт приема/увольнения, наименования предприятии, названия должностей, структурных подразделений. В основаниях укажите номер и дату подтверждающего документа. Каждую запись заверьте печать организации, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Выдайте дубликат работнику, предварительно зафиксировав его номер и дату в книге учета трудовых книжек, под роспись. Если трудовая книжка испорчена, на титульном листе укажите фразу «Взамен выдан дубликат». Работнику на следующем месте работы необходимо предъявить дубликат, по возможности приложить оригинал трудовой, если он имеется у него.

Выдача дубликата трудовой книжки

Лицо, утерявшее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано немедленно уведомить об этом собственника или уполномоченный им орган по месту последней работы. Для этого он должен подать заявление произвольной формы. Не позднее 15 дней после получения заявления, а в случае осложнения – в другие сроки работнику выдают другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Заполняют дубликат по общим правилам: в разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносят записи о работе на основании ранее изданных приказов или распоряжений.

Если же до трудоустройства на это предприятие работник уже работал, то существует несколько вариантов выдачи дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней:

Вариант 1: при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 сначала вносят запись об общем стаже его работы, который подтверждают документы. Ответственное за заполнение трудовой книжки лицо необходимые сведения может получить из личной учетной карточки работника формы П-2, в которую они были занесены при приеме на работу. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал владелец трудовой книжки.

Вариант 2: если работник предоставляет в отдел кадров надлежащим образом оформленные документы, содержащие сведения о работе в прошлом (например, заверенные справки о подтверждении трудового стажа от предыдущих работодателей, копии приказов о приеме на работу и об увольнении), в трудовую книжку эти данные вносят по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывают дату приема на работу, в графе 3 – наименование предприятия, цех (отдел) где работал работник, и должность (работу), на которую он был принят. В дубликат трудовой книжки сведения о работе по совместительству и по совмещению профессий вносят по желанию работника. После этого в графе 2 записывают дату увольнения, а в графе 3 – причину увольнения, если в предоставленных работником документах есть такие данные. В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого были сделаны соответствующие записи в дубликате.

Вариант 3: работник может самостоятельно восстановить трудовую книжку. Для этого ему необходимо обратиться на первое место работы, чтобы ему выписали дубликат трудовой книжки с соответствующими записями о работе, а затем поочередно восстановить все последующие записи.

Дубликат выдают так же по последнему месту работы в случаях, если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т.п.). При этом на первой странице книжки, которая стала непригодной, пишут: «Взамен выдан дубликат», а книжку возвращают владельцу.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Напомню, что работодатель несет полную ответственность за организацию работы с трудовыми книжками. То есть, предприниматель должен организовать эту работу, но не обязан выполнять её самостоятельно. Можно поручить ведение, хранение и учет книжек своему работнику (бухгалтеру, например). Для этого достаточно издать приказ.

Поскольку приказ о назначении ответственного за ведение книжек является обязательным, возникает вопрос, нужно ли издавать приказ, если книжки будет вести сам ИП (работодатель)?

Ответ нормативные документы не дают, ведь Правила * не учитывали работодателей — ИП.

* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»

Поэтому в целях буквального соблюдения закона, я все же советую издать приказ, закрепляющий возложение такой обязанности на самого предпринимателя.

Правила предписывают работодателю оформлять и выдавать дубликат, если:

• трудовая книжка порвана, обгорела, до безобразия испачкана, т.е. пришла в негодность;
• человек потерял трудовую книжку;
• в книжку была занесена порочащая работника запись (например, увольнение по статье), а суд признал такое увольнение незаконным, изменил формулировку или вообще восстановил работника на работе. В этом случае работник имеет право потребовать оформить ему дубликат, в котором не будет этой записи.

1. Работник пишет заявление, в котором просит оформить дубликат трудовой книжки. Если человек уже не работает, то заявление он пишет последнему работодателю.
2. Соблюдая все правила приобретения нового бланка новой трудовой книжки (см. статью ), Вы получаете чистый бланк. В правом верхнем углу на страницу №1 (титульный лист) делаете надпись: «Дубликат «. На титульном листе старой трудовой книжки (если она сохранилась) также делаете запись: «Взамен выдан дубликат, серия, №___ » .
3. По старой книжке считаем общий стаж работы. Если книжка утеряна, то работник должен представить документы с прежних мест работы, которые подтверждали бы периоды работы в этих организациях. Оригиналы справок Вы отдаете работнику, они ему пригодятся для ПФР, а себе оставляете заверенные копии. Если книжка утеряна по вашей вине, то Вы принимаете активное участие в добывании подтверждающих стаж документов.
4. Заполняем титульный лист дубликата. Как это сделать. мы уже рассказывали.
5. На первом развороте раздела «Сведения о работе» посередине графы №3 записываем суммарный общий стаж работника, который подтвержден документально. Нельзя считать в стаж периоды только со слов работника, обязательно подтверждение документами (справками, копиями или выписками из приказов и личных карточек, и др.).
6. Потом все подтвержденные периоды нужно записать в хронологическом порядке:

• название работодателя,
• номер записи,
• дата,
• запись о приеме,
• ссылка на приказ,
• номер записи,
• дата,
• запись об увольнении,
• ссылка на приказ и т.д.

Если есть сведения о переводах, их тоже записываем. Последняя запись будет о работе в вашей фирме. И сделав ее, вы ставите печать только на увольнении в своей организации. Ну и на титульном листе, конечно. Все, дубликат оформлен.

Правила разрешают выдавать трудовую книжку работнику на руки только при увольнении. Но есть один случай, когда можно выдать книжку без увольнения. Поскольку обязанность оформлять пенсию снята с работодателя, то работник должен лично предоставить оригинал книжки при обращении в ПФР. Как снять с себя ответственность, если работник вдруг потеряет книжку (или испортит)?

• работник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку для оформления пенсии,
• после положительного решения руководителя работник письменно, на этом же заявлении подтверждает факт получения книжки с обязательством вернуть ее своевременно, без каких-либо повреждений и исправлений,
• контролировать возврат книжки.

В других случаях (для предоставления в банк, поиск работы и пр.) работник вполне может обойтись заверенной копией.

Комментарий от 02 февраля 2015 года.С января2015 года работодатель обязан выдавать трудовую книжку работнику для оформления пенсии. Статья 18 Закона от 21 июля 2014 г. № 216-ФЗ.

Теперь несколько слов о выдаче книжки при увольнении. Иногда работник по разным причинам не является за книжкой в день увольнения. Возникает риск, что работник воспользуется этим фактом и обратится в суд о взыскании неполученного заработка. Ведь Вы лишили его возможности устроиться на работу, не выдав книжку вовремя.

Если Вы не хотите рисковать, нужно как можно скорее отправить работнику письмо (обязательно с уведомлением о вручении) или телеграмму. В письмо вложить уведомление о том, что работник обязан получить книжку в связи с увольнением или дать согласие, чтобы книжку ему отправили по почте.

С момента отправки такого письма Вы освобождаетесь от ответственности за невыдачу книжки. И не забудьте в Книге учета трудовых книжек в двух последних графах указать дату отправления и номер уведомления (письма или телеграммы).

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru

Навигация по страницам комментариев:

Здравствуйте! Подскажите, а если человек не работает, и предприятие по последнему месту работы уже не существует, как оформить дубликат трудовой книжки? Трудовая сгорела при пожаре. Все справки из архива по трудовой деятельности собрали. Я понимаю, что ему нужно трудоустроиться, тогда новый работодатель выпишет дубликат. А если такой возможности нет. Существуют какие-нибудь другие способы? Человеку нужно встать на биржу по безработице, но там без трудовой не берут.

Анна Славинская 07.12.2015

К сожалению, других способов Правила не предусматривают. Если у последнего работодателя есть правопреемник, можно обратиться к нему. Можно попытаться оформить дубликат у пред-предыдущего работодателя, объяснив ему ситуацию.

Здравствуйте. Привела меня к вам кадровая беда. Трудовая книжка одного из сотрудников испорчена по моей вине — тушь/чернила для печати пролилась на листы трудовой (на пустые листы); а страницы, что имеют записи читабельны, не испорчены. Соответственно, я должна сделать человеку дубликат, но он просит сохранить имеющиеся записи. А я не могу разобраться как правильно это сделать.
Вот что нашла по этому поводу сама:

О трудовых книжках (с изменениями на 25 марта 2013 года):
«33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.)

Правильно ли я понимаю:
Действие 1. Что я должна в дубликате на главной написать, что это дубликат. Заполнить главную. В старой написать, что выдан дубликат.
Вопрос 1: нужно ли в дубликате писать, что выдан в замен испорченной № такой-то
Вопрос 2: дату заполнения трудовой писать реальной датой заполнения или датой приема в нашу организацию?

Действие 2. На первом развороте посчитать и написать общий стаж из оригинала. Далее перенести записи из оригинала в дубликат.
Вопрос 3: нужно ли эти записи нумеровать? или нужно начать нумерацию с записи о принятии в нашу организацию?

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Вопрос 4: Является ли читабельная трудовая книжка подтверждающим документом? Как верно в этом случае сделать запись в графе 4 (на основании чего сделана запись)?
Вопрос 5: Нужно ли еще где-то и что-то указывать, чтобы у другого работодателя не возникло вопросов почему столько записей, а они без печати?
Вопрос 6. Нужно ли составлять акт о том, что трудовая была испорчена по вине Организации? Предусмотрено ли законодательством наказание какое-то за это?
Вопрос 7. Какие документы должны остаться у нас как у предприятия, чтобы в будущим не возникло вопрос по поводу этого инцидента?

Действие 3. Внести запись о своей организации и при увольнении поставить единственную печать на все эти страницы?

Буду благодарна за ответы и/или если \»тыкните пальцем где почитать\» об этом подробнее.

Анна Славинская 23.07.2015

Анастасия, почитать нужно статью, там все ответы на ваши вопросы.
Но я бы в вашем случае подумала над тем, чтобы вшить вкладыш в залитую чернилами книжку. Титульный лист и старые записи ведь в порядке? Ну и хорошо, следующие записи будут во вкладыше.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как быть с оформлением трудовых книжек в Крыму… образцы, утвержденные до 1974 года продолжают «ходить», сотрудники, которые принимаются на работу впервые оформляются по трудовым книжкам РФ, а как быть с трудовыми, которые выдавались в период украинского Крыма? Необходимо оформлять трудовую, как дубликат? С перенесенным общим стажем без собирательств справок с прошлых мест работ? Как это правильно сделать? Что в него входит? Буду признательна за подробный ответ.

Анна Славинская 10.09.2014

Здравствуйте, Светлана! Приятно, что нас читают и новые россияне)))
Если у работника есть только украинская трудовая книжка, то при устройстве на новое место работы уже к российскому работодателю НЕ нужно украинский стаж переносить в дубликат. Как разъясняют юристы, достаточно такому работнику просто оформить новую трудовую книжку российского образца, а старую работник будет хранить для подтверждения прежнего стажа, который также учитывается в РФ с 1 января 2015 года.

В июле зам. министра труда и социальной защиты РФ Сергей Вельмяйкин сообщил, что действующие трудовые книжки жителей Крыма и Севастополя менять не будут. Не знаю, что имел в виду замминистра, и как это будет выглядеть на практике, но думаю, что все-таки будет постепенный переход на ТК российского образца.

Путеводитель по кадровым вопросам

10. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о восстановлении на работе

В соответствии со ст. 211 ГПК РФ судебный приказ или решение суда о восстановлении на работе подлежит немедленному исполнению.

Работодатель на основании решения суда издает приказ (распоряжение) и вносит запись в трудовую книжку работника в точном соответствии с текстом приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Порядок внесения записей в трудовую книжку в этом случае будет следующий:

1) в графе 3 без указания порядкового номера вписывается полное наименование работодателя (сокращенное наименование указывается при его наличии), издавшего приказ об увольнении работника и оформляющего документы о восстановлении на работе работника;

2) в графе 1 под наименованием работодателя ставится следующий порядковый номер;

3) в графе 2 проставляется дата внесения записи (дата получения судебного решения);

4) в графу 3 вносится следующая запись: "Запись за N ___ недействительна, восстановлен на прежней работе";

5) в графе 4 указывается наименование документа работодателя, его дата и номер, в соответствии с которым работник восстановлен на работе.

10.1. Порядок внесения сведений в дубликат трудовой книжки при восстановлении на работе

Если в трудовой книжке работника есть запись о признании записи об увольнении недействительной, то может быть оформлен дубликат трудовой книжки.

Оформление дубликата в этом случае имеет свои особенности - не требуется документального подтверждения с предыдущих мест работы (приказы, справки).

Дубликат оформляется (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- работодателем по последнему месту работы;

- по письменному заявлению работника.

Для оформления дубликата работодателю необходимо заполнить чистый бланк трудовой книжки следующим образом:

- на титульном листе дубликата трудовой книжки делается запись "Дубликат" (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек);

- затем вносятся сведения о работнике;

- в разделы "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" переносятся все записи из трудовой книжки, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Подробнее о внесении сведений о работнике см. п. 3 настоящего материала.

На первой странице трудовой книжки, в которую внесены сведения об увольнении и признании этой записи недействительной, делается запись "Взамен выдан дубликат" (с указанием его серии и номера), и книжка возвращается владельцу.

Обращаем внимание на то, что в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) необходимо внести информацию о дубликате трудовой книжки.

Аналогично происходит и выдача дубликата работнику, у которого была признана недействительной запись о переводе на другую работу (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

11. Порядок внесения в трудовую книжку сведений об отмене восстановления на работе

После восстановления работника на работе по решению суда работодатель вправе обжаловать данное решение.

Если суд отменил предыдущее решение, на основании которого работник был восстановлен на работе, то в данном случае возможно прекращение трудового договора в соответствии с п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

12. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о признании записи недействительной

В случае обнаружения неточной, неправильной записи в трудовую книжку работника можно внести исправления.

Внесение исправлений производится (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- работодателем по новому месту работы (на основании документа работодателя, допустившего ошибку);

- работодателем, которым была внесена неточная или неправильная запись.

Зачеркивание записей в трудовой книжке (за исключением титульного листа) не допускается (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Подробнее о внесении изменений на титульном листе трудовой книжки см. п. 3.1 настоящего материала.

Внесение изменений в трудовую книжку происходит по следующим правилам:

1) графа 1 - ставится следующий порядковый номер;

2) графа 2 - указывается дата внесения исправлений;

3) графа 3 - вносится "Запись за N ___ недействительна. Переведен на должность монтера".

Если дата перевода не совпадает с датой издания приказа, целесообразно в данной графе указать дату перевода, так как графа 2, предназначенная для этой информации, уже заполнена. Например, "Запись за N ___ недействительна. С 15.01.2010 переведен на должность монтера";

4) графа 4 - указывается наименование, дата и номер документа (приказа, распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Если запись отменяется как ошибочно внесенная без внесения правильной записи, то в графе 3 указывается следующее: "Запись за N ___ недействительна". Графа 4 не подлежит заполнению, так как документа, на основании которого вносится правильная запись, нет.

В разделе "Сведения о награждении" исправление записей производится по аналогичным правилам: через признание неточной записи недействительной и внесение правильной записи.

Отмена записи об увольнении работника и о переводе работника на другую должность (в другое подразделение) происходит по таким же правилам (признание записи недействительной). Подробнее о выдаче дубликата в связи с признанием записи недействительной см. п. 2 настоящего материала.

12.1. Признание записи в трудовой книжке недействительной, если организация, которая внесла неправильную запись, ликвидирована

Возможна ситуация, при которой неточная запись внесена организацией, прекратившей свое существование. В таком случае исправление должна внести организация-преемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, см. также Определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.11.2010 N 33-15671/2010).

Основанием для внесения записи об исправлении может быть решение суда, архивная справка или надлежащим образом заверенная копия приказа.

12.2. Признание записи в трудовой книжке недействительной, если наименование организации указано неправильно

На практике встречаются случаи, когда в трудовой книжке наименование организации записано неправильно. В такой ситуации основная сложность заключается в том, что исправление наименования организации не предусмотрено ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек исправление записи о приеме на работу происходит таким образом. После последней записи в разделе "Сведения о работе" проставляются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 указывается: "Запись за номером таким-то недействительна". Затем производится правильная запись.

В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" до внесения записей о приеме на работу и награждении указываются в виде заголовков полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. п. 3.1, 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Нумерация для такой записи не предусмотрена. В связи возникают сложности, если необходимо внести исправления в наименование организации. Отметим, что соблюдать общий порядок внесения исправления путем указания "Запись за номером таким-то недействительна" представляется проблематичным.

В то же время п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрено исправление в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" ошибочных или неточных записей путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Учитывая изложенное, рекомендуем вносить исправления в наименование организации следующим образом. Строкой ниже неправильной записи наименования организации в графу 3 "Сведения о работе" вносится запись "Запись о наименовании организации недействительна". После этого на следующей строке в той же графе 3 указываются в виде заголовков правильное полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. Номер записи не проставляется, поскольку нумерация в этом случае не предусмотрена. После внесения исправлений в наименование организации делается запись о приеме на работу в соответствии с разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

13. Порядок проставления в трудовой книжке печати организации

В настоящее время порядок использования печати при заполнении трудовой книжки работника и вкладыша в нее регламентирован отдельными положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. В соответствии с указанными документами печать необходимо ставить в следующих случаях.

1. Оформление титульного листа (первой страницы) трудовой книжки и вкладыша в нее. Печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка, ставится после того, как титульный лист (первая страница) заполнен и сведения заверены подписями работника и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Это следует из п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Аналогичные требования учитываются при заполнении титульного листа (первой страницы) вкладыша в трудовую книжку, что следует из абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

2. Внесение изменений в сведения о работнике, содержащиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или вкладыша в нее. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (вкладыша в нее) указывается информация о документах, на основании которых сделаны соответствующие изменения на первой странице (титульном листе). Данная информация заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, а также печатью организации (печатью кадровой службы). Эти выводы следуют из п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

3. Оформление трудовой книжки (вкладыша в нее) при увольнении работника. Все записи, внесенные в трудовую книжку работника (вкладыш в нее) за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (кроме случаев, указанных в п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Это следует из абз. 1 п. 35, абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Согласно письму Роструда от 22.11.2012 N 1450-6-1 записи, которые внесены при оформлении указанных документов в связи с увольнением работника, можно заверить не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы, а также любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя. По мнению ведомства, это формально позволит подтвердить факт работы у данного работодателя и не нарушит права работника.

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе. Это следует из положений абз. 1 п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ, абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ.

Требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах не содержится. В то же время это требование предусмотрено в абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Правила и Инструкция являются подзаконными актами, изданными во исполнение положений федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Исходя из этого, на наш взгляд, заверение записей в трудовой книжке не является безусловной обязанностью ООО и АО.

Вместе с тем Роструд, ссылаясь именно на то, что указанные Правила и Инструкция являются подзаконными актами, изданными во исполнение требований федерального закона, высказал позицию, согласно которой ООО обязано заверять записи в трудовой книжке (письмо от 15.05.2015 N 1168-6-1). Других позиций по данному вопросу в настоящий момент нет.

В связи с изложенным и чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, работодателям (как ООО, так и АО, которые, полагаем, также могут в полной мере руководствоваться сказанным) рекомендуется в вышеперечисленных случаях ставить печать в трудовых книжках своих работников. В указанных целях можно воспользоваться, например, печатью кадровой службы. Если оформляется первая страница (титульный лист) либо вносятся изменения в сведения, содержащиеся на ней, это прямо допускается абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. О том, что, в частности, такой печатью можно заверить записи при оформлении трудовой книжки в связи с увольнением работника, ранее высказывался Роструд (письмо от 22.11.2012 N 1450-6-1).

Отметим, что письма Роструда не являются нормативными правовыми актами и носят рекомендательный характер. На это обращают внимание в том числе и суды: см. например, Апелляционное определение Челябинского областного суда от 28.07.2014 по делу N 11-7556/2014.

ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

1. Правила внесения сведений при оформлении дубликата утерянной работником трудовой книжки

2. Правила оформления дубликата трудовой книжки при признании записи недействительной

3. Правила оформления дубликата трудовой книжки при массовой утере трудовых книжек работодателем

Согласно п. п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек дубликат трудовой книжки может быть выдан в определенных законом случаях:

- утрата трудовой книжки работником;

- если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной;

- если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.);

- если трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайной ситуации.

Перечисленные случаи оформления дубликатов трудовых книжек имеют свои особенности. Так, в случае утери работником или массовой утраты работодателем трудовых книжек для оформления дубликата требуется предоставление надлежаще оформленных документов, на основании которых и вносятся записи в дубликат. В графу 4 дубликата вписывается наименование документа, на основании которого вносилась запись (например, "Справка ООО "Верона" от 15.11.2008 N 45/8").

Если же записи в трудовой книжке были признаны недействительными или книжка пришла в негодность, документом, на основании которого оформляется дубликат трудовой книжки, является сама трудовая книжка и дополнительных подтверждающих документов не нужно. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.

1. Правила внесения сведений при оформлении дубликата утерянной работником трудовой книжки

Правила заполнения дубликата трудовой книжки регламентируется разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть оформлены по правилам, установленным в разд. 1 - 6 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Для оформления дубликата работнику необходимо обратиться с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней со дня подачи заявления выдает дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Сведения, вносимые в дубликат, должны соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.

На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". На ней же указываются сведения о работнике. Подробнее об этом см. п. 3 настоящего материала.

В разделе "Сведения о работе", в графу 3, необходимо внести общий стаж работы суммарно, т.е. сколько лет, месяцев, дней работник работал на прошлых местах работы (например, "Общий стаж работы 5 лет 4 месяца 23 дня"). Такая запись делается только в том случае, если работник имел предыдущие места работы.

Обратите внимание на то, что оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки "Сведения о работе": наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела.

Записи после указания суммарного стажа работы вносятся на основании надлежаще оформленных документов в следующем порядке (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1) графа 2 - дата приема к предыдущему работодателю на работу;

2) графа 3 - наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации;

3) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу;

4) графа 2 - дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были);

5) графа 3 - подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник;

6) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу;

7) графа 2 - дата увольнения;

8) графа 3 - основание увольнения;

9) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении.

Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Подробнее об этом см. п. 4, п. 5 настоящего материала.

Записи, вносимые в дубликат, должны соответствовать сведениям, содержащимся в документах, на основании которых заполняется дубликат трудовой книжки (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Ситуация из практики.Можно ли внести в дубликат трудовой книжки ссылку на статью Трудового кодекса РФ, если в справке, представленной работником с другого места работы, нет на нее указания?

В дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые отражены в представленных документах. Работник, ответственный за работу с трудовыми книжками, не вправе вносить недостающую информацию.

Заполнение дубликата трудовой книжки имеет особенности. Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справки, выписки, копии приказов, распоряжений).

Если подтверждающий документ не содержит данные, которые в силу закона должны быть указаны (например, пункт, часть, статью, на основании которых произошло увольнение), то необходимо внести только те данные, которые содержатся в документе.

Оригиналы документов, подтверждающих предыдущий стаж работы у других работодателей, возвращаются работнику, после того как с них были сняты копии и они были надлежаще заверены. Надпись, которой заверяется копия, должна содержать реквизиты, установленные п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст):

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись лица, заверившего копию;

- расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилия);

2. Правила оформления дубликата трудовой книжки при признании записи недействительной

Записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу могут быть признаны недействительными. Подробнее об этом см. п. 12 настоящего материала.

Если работодателю поступило заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которая была признана недействительной, то работодатель по последнему месту работы обязан выдать дубликат трудовой книжки.

В дубликат после заполнения титульного листа и проставления надписи "Дубликат" переносятся все записи из трудовой книжки, за исключением той, которая была признана недействительной.

Трудовая книжка должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена владельцу (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

После оформления дубликата трудовой книжки сведения о нем необходимо внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвалась), дубликат также может быть оформлен по заявлению работника. Записи в дубликат трудовой книжки просто переносятся (переписываются) из трудовой книжки, которая пришла в негодность.

3. Правила оформления дубликата трудовой книжки при массовой утере трудовых книжек работодателем

Пункт 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек устанавливает обязанность работодателя выдать дубликаты трудовых книжек работникам в случае массовой утраты трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций.

Дубликат оформляется на основании акта комиссии, создаваемой органами исполнительной власти субъектов, с участием работодателей и иных заинтересованных лиц и организаций, который содержит указания на:

- периоды работы работника;

Для установления стажа работы у данного работодателя факт работы может быть подтвержден:

- справкой, профсоюзным билетом и др.;

- показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

См. также информационное письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 12-3/10/2-6752.

ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

1. Выдача трудовой книжки работнику по его просьбе

1.1. Выдача работнику надлежаще заверенной копии трудовой книжки

2. Выдача трудовой книжки при прекращении трудового договора

2.1. Пересылка трудовой книжки после увольнения работника

2.2. Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки

2.3. Освобождение работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу трудовых книжек

3. Выдача трудовой книжки в случае смерти работника, признания его умершим или безвестно отсутствующим

1. Выдача трудовой книжки работнику по его просьбе

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Например, трудовая книжка может понадобиться для назначения или перерасчета страховой пенсии.

Трудовая книжка должна быть выдана не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Форма такого заявления трудовым законодательством не установлена, поэтому она может быть произвольной. Во избежание претензий со стороны проверяющих органов рекомендуется указать в заявлении цель выдачи трудовой книжки (например, для назначения страховой пенсии).

См. образец заявления о выдаче трудовой книжки работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения)

Работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня ее получения в органе, который осуществляет обязательное социальное страхование (обеспечение) (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

1.1. Выдача работнику надлежаще заверенной копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки может быть выдана работнику по его заявлению. Работодатель обязан выдать копию в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Заверительная надпись делается в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) и содержит:

- должность лица, заверившего копию;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

2. Выдача трудовой книжки при прекращении трудового договора

Статья 84.1 ТК РФ прямо устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора. Данная норма также закреплена в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается работнику с внесенной записью о прекращении трудового договора.

Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

2.1. Пересылка трудовой книжки после увольнения работника

Трудовая книжка может быть направлена по почте, если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Хотя форма уведомления законодательно не определена, представляется, что направить его можно только в письменной форме. В этом случае при возникновении трудового спора работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. Так, Московский городской суд признал неправомерным уведомление работницы о необходимости получить трудовую книжку телефонограммами, поскольку способ их оформления не позволяет проверить достоверность содержащихся сведений, что противоречит ст. 71 ГПК РФ (см. Определение от 07.10.2010 по делу N 33-31515). Чтобы подтвердить факт направления книжки работнику, рекомендуем затребовать от него в письменном виде согласие на ее пересылку по указанному им адресу.

2.2. Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки

Работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Если работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку в день прекращения трудового договора, то у него возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Так, в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 02.09.2009 N 12030 указано, что суд обоснованно удовлетворил требования истца о взыскании заработной платы за время задержки выдачи трудовой книжки и изменении даты увольнения. См. также Апелляционное определение Саратовского областного суда от 19.07.2012 по делу N 33-3539/2012, Определение Пермского краевого суда от 14.10.2010 по делу N 33-8981.

При задержке выдачи трудовой книжки средний заработок для оплаты времени вынужденного прогула рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ (Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу N 33-36584).

О случаях, когда работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовых книжек, см. п. 2.3 настоящего материала.

Ситуация из практики.Вправе ли работодатель не выдать трудовую книжку в день увольнения работника, если последний не подписал "обходной лист"?

Работодатель не вправе не выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Частью 4 ст. 84.1 ТК РФ установлена обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. При этом в Трудовом кодексе РФ нет нормы, обязывающей работника в случае увольнения подписывать "обходной лист" и сдавать его работодателю. Если условие об оформлении "обходного листа" при увольнении закреплено в трудовом договоре или локальном нормативном акте, в соответствии со ст. 8 ТК РФ оно не подлежит применению.

Согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случае незаконного лишения его возможности трудиться, в частности при задержке трудовой книжки.

2.3. Освобождение работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу трудовых книжек

Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки со дня направления работнику, не получившему ее при увольнении в связи с отсутствием либо отказом от ее получения, уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Также работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки при несовпадении последнего дня работы и дня оформления прекращения трудовых отношений в случаях:

- увольнения работника за прогул на основании пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;

- осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу на основании п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;

- увольнения женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам.

Данные выводы следуют из положений ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

3. Выдача трудовой книжки в случае смерти работника, признания его умершим или безвестно отсутствующим

Трудовая книжка работника в случае его смерти оформляется в установленном порядке с внесением записи об увольнении и может быть:

- выдана на руки одному из родственников работника под расписку;

- выслана по почте по письменному заявлению одного из родственников работника.

В данном случае в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче трудовой книжки родственнику работника (графы 12 и 13).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, абз. 1 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уполномоченное лицо несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Подробнее о назначении ответственного лица см. п. 5 настоящего материала.

Нарушение трудового законодательства и других нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии с ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

ПОДСЧЕТ СТРАХОВОГО СТАЖА ПО ЗАПИСЯМ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ

1. Правила определения по записям в трудовой книжке непрерывного трудового стажа в целях исчисления пособия по временной нетрудоспособности

2. Учет страхового стажа, не указанного в трудовой книжке

В настоящее время в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ для определения размера пособия по временной нетрудоспособности применяется понятие "страховой стаж".

Для определения периодов, включаемых в страховой стаж, необходимо руководствоваться Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91.

1. Правила определения по записям в трудовой книжке непрерывного трудового стажа в целях исчисления пособия по временной нетрудоспособности

В настоящее время при определении размера пособия по временной нетрудоспособности учитывается страховой стаж. Если в трудовой книжке работника есть записи о работе, периоды которой не входят в указанный стаж, то при определении его продолжительности для установления размера пособия следует руководствоваться ст. 17 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ. В соответствии с нормами данного Закона, предусматривающими сохранение ранее приобретенных прав при определении размера пособия по временной нетрудоспособности и продолжительности страхового стажа, работодатель может выплачивать работнику пособие в более высоком размере.

2. Учет страхового стажа, не указанного в трудовой книжке

Необходимо помнить, что помимо трудовой книжки как основного документа, подтверждающего периоды работы, есть и иные документы, которые также являются основанием для включения периодов работы в страховой стаж (Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

К таким документам, например, относятся:

- справки других работодателей;

- выписки из приказов;

- документ об уплате платежей на социальное страхование и др.

Ситуация из практики.Нужно ли при подсчете страхового стажа для заполнения больничного листа учитывать период работы, указанный в справке, вложенной в трудовую книжку работника?

Указанный в справке период работы следует учитывать, если он входит в страховой стаж.

В соответствии с разд. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91) при отсутствии трудовой книжки в подтверждение периодов работы могут приниматься другие документы, в том числе и справки, выдаваемые работодателями. При подсчете страхового стажа работника для заполнения листка нетрудоспособности необходимо сначала удостовериться, что период, указанный в справке, включается в страховой стаж, а затем учитывать его при общем подсчете.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ, СВЯЗАННЫЕ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

1. Заполнение трудовой книжки при работе по договору гражданско-правового характера

2. Наличие у работника нескольких трудовых книжек

3. Сведения, вносимые в трудовую книжку в графу 4 при приеме на работу руководителя

4. Внесение записи о прекращении трудового договора с руководителем

5. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку руководителя - единственного участника общества

6. Оформление трудовой книжки при предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением

7. Заверение записей в трудовых книжках работников филиалов и представительств печатью этих обособленных подразделений

1. Заполнение трудовой книжки при работе по договору гражданско-правового характера

Часть 8 ст. 11 ТК РФ определяет, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера, в том числе и Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек, и, следовательно, трудовые книжки в данном случае не должны вестись.

2. Наличие у работника нескольких трудовых книжек

Предъявление работником двух и более трудовых книжек не может являться основанием для отказа от их приема. Трудовая книжка работника является только документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, поэтому для правильного подсчета периодов работы, необходимо учитывать все представляемые документы.

Пункт 2 ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ устанавливает, что при совпадении по времени нескольких периодов, засчитываемых в страховой стаж, учитывается один из них по выбору застрахованного лица.

3. Сведения, вносимые в трудовую книжку в графу 4 при приеме на работу руководителя

Особенность заполнения трудовой книжки руководителя организации заключается в том, что в графу 4 можно внести либо реквизиты приказа о приеме на работу, либо реквизиты документа, на основании которого руководитель был назначен (избран) на эту должность. Такой вывод основан на совокупности норм п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек и ч. 2 ст. 16 ТК РФ, а также позиции Роструда, изложенной в письме от 22.09.2010 N 2894-6-1.

4. Внесение записи о прекращении трудового договора с руководителем

При внесении записи о прекращении трудового договора с руководителем следует учитывать, что в графе 4 можно указать реквизиты либо приказа об увольнении, либо документа, в котором содержится решение о прекращении трудового договора (п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Таким образом, в трудовой книжке отражаются следующие сведения:

- в графе 1 - порядковый номер;

- в графе 2 - дата прекращения трудового договора;

- в графе 3 - причина увольнения со ссылкой на пункт, часть, статью Трудового кодекса РФ;

- в графе 4 - наименование, дата и номер приказа или документа, в котором содержится решение о прекращении трудового договора.

5. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку руководителя - единственного участника общества

Решение единственного участника общества о заключении трудового договора завершается оформлением приказа или иного распорядительного документа, формулировка которого и должна быть внесена в трудовую книжку работника в графу 3 раздела "Сведения о работе".

6. Оформление трудовой книжки при предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением

Работнику может быть предоставлен отпуск с последующим увольнением.

Днем прекращения трудового договора будет последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Но трудовая книжка и расчет должны быть выданы в последний день работы, т.е. до начала отпуска (Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

7. Заверение записей в трудовых книжках работников филиалов и представительств печатью этих обособленных подразделений

Вопрос о том, можно ли использовать печать филиала или представительства организации для заверения записей, внесенных в трудовые книжки работников этих обособленных подразделений, нормативно не урегулирован.

Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами (абз. 1 п. 3 ст. 55 ГК РФ). В связи с этим они не признаются работодателями. Такой вывод следует из анализа ч. 4 ст. 20 ТК РФ.

Согласно абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, перечисленных в п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Исходя из содержания абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек можно сделать вывод, что для удостоверения записей в трудовой книжке допускается использовать только печать работодателя, т.е. печать юридического лица.

Вместе с тем Роструд указал, что не следует слишком формально подходить к толкованию положения абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, поскольку это может существенно затруднить работодателю выполнение предусмотренных законодательством обязанностей при увольнении работников (письмо от 22.11.2012 N 1450-6-1).

По мнению ведомства, заверить записи в трудовой книжке можно, например, печатью кадровой службы или другой печатью работодателя, которая содержит информацию о его наименовании и месте нахождения, что позволит подтвердить факт работы у данного работодателя (абз. 8 письма Роструда от 22.11.2012 N 1450-6-1).

Полагаем, что печать филиала или представительства, которая отвечает приведенным требованиям, можно использовать для заверения записей в трудовых книжках работников названных обособленных подразделений.

О других особенностях проставления оттиска печати см. Порядок проставления в трудовой книжке оттиска печати.