Служебные письма - Реферат, страница 1

2. Служебные письма

3. Классификация документов составляющих служебную переписку

4. Разновидности служебных писем

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо. поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.

1. История делового письма

Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».

Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в. а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный

2. Служебные письма

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

· письмо оформляется на должностном бланке;

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Там же.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать. В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый». Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати. По характеру информации письма имеют много разновидностей. Рассмотрим это в следующей главе.

3. Классификация документов составляющих служебную переписку

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Существует множество способов классификации служебных документов. Вот, например, некоторые из них.

1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

по административным вопросам;

вопросам материально-технического снабжения;

внешнеторговой деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

3) По месту составления документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и

внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток внутренних документов. то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Реферат - Служебные письма

1. Служебные письма. Разновидности служебных писем. Основные требования, предъявляемые к их составлению 3

2. Правовая основа организация с документами в судебных органах 9

3. Практическое задание 12

Список литературы 13

1. Служебные письма. Разновидности служебных писем. Основные требования, предъявляемые к их составлению

Служебное письмо - самый распространенный вид деловых документов.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и предприятиями, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.[168]

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении даётся обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история, основание или обоснование составления письма. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, даётся ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, замечание, требование, выводы, мнение и т. д.). Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».[169]

Реквизиты служебных писем:

- ссылка на индекс и дату инициативного письма;

- заголовок к тексту;

- приложение к тексту;

Написание служебных писем - Общее делопроизводство - Студенческая библиотека онлайн

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством обмена информацией и оперативного управления самыми разными процессами. Служебное письмо является не только носителем определенной информации и правовым документом.

Оформляется служебное письмо на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, то используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).

Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту ( должен отвечать на вопрос "что?"), текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.

Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п. которые размещаются с абзаца.

Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: "просим сообщить. " "разъясняем, что. " или от третьего лица единственного числа - "министерство информирует. ", "управление считает целесообразным".

Изложение содержания письма должно быть логически последовательным, кратким, убедительным, побудить адресата должным образом решить затронутый вопрос.

Служебное письмо должно быть оформлено безупречно. Даже небольшое несоблюдение требований к нему может превратить письмо на дефектный с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых говорится в письме, должны быть проверены.

подписанного письма не разрешается вносить никаких исправлений или дополнений. При составлении служебных писем следует помнить следующие правила этикета:

1. Четко придерживаться требований оформления.

2. При обращении использовать слова: господин, сударь, уважаемый, высокочтимый. Обращение пишется отдельной строкой, после него ставится восклицательный знак.

Нужно помнить, что при непосредственном обращении нормой украинского языка является кличний падеж. Например:

уважаемый Петр Юрьевич, глубокоуважаемый Ярослав Анатольевич.

3. Местоимения Вы, Ваш, Вас пишутся с большой буквы.

4. Изложение содержания должен быть аргументированным, поэтому обязательными являются ссылки на другие документы.

в Соответствии с Законом Украины "Об образовании" проанализируйте. Согласно постановлению КМУ от 03.04.2008 № 21 проинформируйте.

5.Требования в тексте письма не должны выражаться в категорической форме. Для избежания категоричности не употребляются личные формы глаголов, а безличные.

Мы передаем Ваше дело в суд.

Ваше дело будет передано в суд.

6. Подписывая письмо, можно использовать словосочетания: С уважением, С глубоким уважением.

Служебная переписка ведется от имени учреждения, а не от имени должностного лица, подписавшего документ. Личный момент в таких письмах должен быть сведен к минимуму. Если письмо составлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа - "прошу. ", "предлагаю. ".

Служебное письмо визирует работник, который создал документ, руководитель структурного подразделения учреждения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) - руководители заинтересованных структурных подразделений учреждения, а также заместитель руководителя учреждения согласно функциональных обязанностей (если письмо должен подписывать руководитель учреждения).

Классификация служебных писем.

В основу общей классификации служебных писем возложена блоки признаков, которые строятся по разным характеристикам документа.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда. Внутри ряда предполагается наличие одного преобладающего признака, на основе которой происходит разделение служебных писем на подвиды и разновидности. Все эти ряды создают многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящей из подсистем.

Так, с целью составления служебные письма подразделяются на:

o ответы о выполнении заданий, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым, поручениях высших должностных лиц;

o ответы на запросы, обращения, а также корреспонденцию Верховной Рады Украины;

o ответы на выполнение поручений учреждений высшего уровня;

o ответы на запросы других учреждений;

o ответы на обращения граждан;

o ответы на запросы на информацию;

o инициативные письма;

o сопроводительные письма.

По степени формализации деловые письма делятся на формальные и неформальные.

Формальные письма - это письма, подготовленные одним предприятием (организацией) к другому.

Неформальные письма составляют работники одного уровня (скажем, менеджер кадровой службы одной фирмы менеджеру кадровой службы другой) с предложением о личной встрече с целью обсуждения некоторых вопросов, обмена информационными материалами и тому подобное.

По функциональному признаку все деловые письма можно разделить на такие, которые требуют ответа, и такие, которые ее не требуют.

Среди первых - письмо-просьба, письмо-требование, письмо-обращение, письмо-запрос. Ответы на них оформляют в зависимости от содержания входящего письма.

Ко второй группе относятся письмо-предупреждение, письмо-отказ, письмо-напоминание, письмо-сообщение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-распоряжение, информационное письмо, сопроводительное письмо.

В зависимости от адресата различают коллективные и циркулярные письма.

Коллективное письмо составляется от имени определенного количества человек и направляется по одному адресу. К таким письмам можно отнести жалобы, просьбы и обращения, подписанные группами лиц, которые осознают свою общность в решении вопросов.

Циркулярное письмо , наоборот, направляется ряду подчиненных учреждений одним адресатом. Источником циркулярного письма является, как правило, вышестоящая организация (министерство, корпорация), информирует свои подразделения или дочерние фирмы по тому или иному вопросу или дает указания, распоряжения.

учитывая содержание и объем письма разделяют на: простые, или одноаспектні; сложные, или многоаспектные.

По тематическому признаку письма бывают административно-хозяйственные, снабженческо-бытовые, производственные, пропагандистские и другие. По этому признаку различают также деловую и коммерческую корреспонденцию.

Считается, что переписка, которая касается экономической, правовой, финансовой и других форм деятельности предприятия, является деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта - коммерческой.

Переписка может касаться производственной деятельности предприятий и организаций и отношений между общественными, профсоюзными и культовыми учреждениями.

По структурным признакам деловую корреспонденцию можно разделить на стандартную (регламентированную) и нестандартную.

Личными есть письма, которыми обмениваются знакомые или родственники. Такая корреспонденция имеет частный характер.

Ранее личные письма занимали много страниц. Автор первого толкового словаря Самуэль Джонсон, скажем, считал, что краткое письмо, адресованное далекому другу, с оскорбительным, подобно короткого кивка или небрежного рукопожатия.

Пишут личные письма, как правило, от руки. И если иногда их можно напечатать, то приглашения, ответы, поздравления и соболезнования всегда составляют от руки, что подчеркивает искренность того, кто пишет, лучше выражает личное отношение к человеку и события в ее жизни.

Во многих странах считают, что в отдельных случаях обязательно нужно отправлять письма. Например, выразить благодарность хозяевам, если вы гостили в их доме свыше лбу. Обязательными являются также письма, в которых благодарят за подарки, если не было возможности поблагодарить лично.

Рекомендательными € письма, которые заочно представляют человека. Такие письма помогают ей быстро заручиться поддержкой по месту временного пребывания. Они означают: "Предъявитель сего имеет право на ваше внимание и гостеприимство: (3 учитывая это неудобно просить кого-либо дать такое письмо.)

Вместе с рекомендательным письмом можно вложить в конверт свою визитную карточку

Рекламные письма . или письма прямой почтовой рекламы (Direct mail или mail Sales) предназначены для рекламирования товаров и услуг непосредственно тем людям, в которых заинтересован рекламодатель.

Если список адресатов хорошо продуманный, рекламный лист составлен тонко и со вкусом, а товар, что предлагается, имеет хороший спрос, адресаты, как правило, получают серьезный импульс к осуществлению немедленных покупок.

Образцы деловых писем приведены в приложении 4.34.

Служебные письма

"П о ч м е й с т е р: Жаль, однако ж, что вы не читаете писем: есть прекрасные места. Иное письмо с наслаждением прочитаешь - так описываются разные пассажи. а назидательность какая. лучше чем в "Московских ведомостях."
Н.В.Гоголь "Ревизор"

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем . на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу. например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата. Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса. если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении. ", "О создании. ", "О проведении. " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
- в основной части формулируется основная цель письма.

вводная часть:"В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:"На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

? Уважаемый Игорь Леонидович!

? Уважаемый господин Зорин!

? Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

? Мы были рады получить Ваше письмо

? Большое спасибо за факс от 04.06.00

? Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Большинство писем продолжается далее словами:

? Согласно контракту от. N.

? В соответствии с.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

? Ставим Вас в известность.

? По истечении. срока предложение нашей фирмы теряет силу

? Концерн. подтверждает получение.

? Подтверждаем, что партия ТНП получена.

? Сообщаем Вам, что.

? Ставим Вас в известность, что.

? Извещаем Вас, что.

? Просим оплатить в течение. банковских дней.

? Мы будем благодарны, если Вы.

? Качество продукции наша фирма гарантирует.

? Мы рады предложить Вам.

? Мы можем рекомендовать.

? Мы уверены, что Вы заинтересуетесь.

? К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.

? К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за.

? К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за.

? Фирма оставляет за собой право обратиться. если Вы.

? Задержка поставок может привести к.

? Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены.

? Просим принять участие в.

? Мы рады пригласить Вас.

Письма можно закончить фразами:

? Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

? Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

? Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Составьте и оформите деловое письмо в соответствии с образцом оформления служебных писем и сохраните оформленный вами документ в вашей рабочей папке.

Сначала оформите бланк для писем Научно-исследовательского института чародейства и волшебства. Используйте в качестве эмблемы, предлагаемую здесь картинку.

Бланк лучше оформлять с использованием технологии текстовых таблиц. Вспомните, в каком состоянии должен находиться флаг "Поверх текста ", когда вы будете вставлять картинку в таблицу.

Реквизиты для оформления бланка:

Российская акадмия неестественных наук (РАНН) Научно-исследовательский институт чародейства и волшебства (НИИЧАВО). Почтовый адрес института: 102030 г. Китеж ул. Лысой Горы, 13. Телефон института: 12-34-56. Расчетный счет N 1234567890 в Китежском отделении банка "Лукоморье".

Прочитайте текст этого задания до конца и оформите деловое письмо на созданном вами бланке. Самостоятельно сформулируйте текст реквизита заголовок к тексту и оформите этот реквизит. Затем сформулируйте и оформите текст письма, пользуясь оборотами из Рекомендаций к составлению служебных писем

Ученый секретарь НИИЧАВО Игорь Иванович Выбегалло направляет для ознакомления работу научного сотрудника института Антона Андреевича Забегалло "Об использовании плазмы для обработки металлических деталей избушек на курьих ножках" председателю Комитета Оборонной Техники (КОТ) Модесту Матвеевичу Горыныч и приглашает его принять участие в обсуждении этой работы на заседании Научно-технического совета НИИЧАВО. Заседание должно состояться 29 апреля 2003 года в 12 часов в зале заседаний НИИЧАВО по адресу г. Китеж ул. Лысой Горы ,13.

Почтовый адрес Комитета оборонной техники 123456 г. Соловец ул. Ивана Купалы, 25.