Надо ли назначать ответственного за ведение и учет трудовых книжек?

Несмотря на планирующуюся отмену, трудовые книжки, на данный момент, являются основным документом о трудовой деятельности и стаже работы. В связи с этим, законодательством, уделяется отдельное внимание их ведению и учету, устанавливая ответственность работодателя за нарушение установленного порядка. В статье рассмотрим надо ли назначать ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Об этом говорится в пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей1.

В данном документе установлено также, что внутри организации перед работодателем за хранение и учет трудовых книжек, за их своевременное и правильное оформление отвечает специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением).

Для соблюдения вышеуказанного требования руководителю организации приказом (распоряжением) следует назначить конкретного работника ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Общество с ограниченной ответственностью «Квартет»

10 февраля 2012 года №25

О назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

Назначить с 11 февраля 2012 года ответственным лицом за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Сорокину И.В.

Генеральный директор Королев И.Д. Королев

Если работник, ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек уходит в отпуск, заболел, направляется в командировку или увольняется, то его полномочия необходимо передать другому работнику. Передача полномочий также оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. Передавать книжки следует по акту.

1 Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «

Эксперты предоставляют консультации и дополнительную информацию. Здесь Вы получите ответы на Ваши вопросы!

Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки - Топ 10

Каждая тема рассмотрена во всех деталях, не уходите от сложных вопросов, практики много.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек представлен ниже. В графе 4 проставляется основание переименования приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Москва) ооо ортопедическая стоматология является пользователем электронного пакета кадровика профверсии, а также постоянным подписчиком и покупателем всех книжных новинок по кадровому делу.

1. Общие правила оформления трудовыхкнижек.
2. Образец приказа о приеме на работу с неполным рабочим днем и записи в трудовую книжку.

А поскольку трудовая книжка приобретала статус чуть ли не основного документа, без нее нельзя было ни перемещаться по стране, ни получать продовольственные карточки.

В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Рассмотрим подробнее образцы оформление приказа о переводе работника на другую работу и соответствующей записи в трудовую книжку (рис. Большой справочник по ведению, исправлению, учету 200 образцов записей в печатном виде вы можете пользоваться этими материалами в работе. Исключение составляют случаи, когда сотрудник устраивается на работу впервые или на условиях совместительства.

Наш с вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Что делать, если в трудовой есть запись о совместительстве, но нет записи об основной работе? Запись в трудовой книжке будет такой должность налоговый консультант переименована в консультант по налогам и сборам.

• Тк рф в связи с нарушением установленных правил заключения трудового договора образец записи об увольнении работника по п.
• Во властных структурах обсуждается создание органа, призванного подготовить общественное мнение к повышению пенсионного возраста.

Договор о материальной ответственности с лицом, ответственным за ведение трудовых книжек

Да, нужно. Кроме ведения трудовых книжек специалист осуществляет и их хранение, в т.ч. неиспользовых бланков трудовых книжек. Кроме этого по окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить отчет о наличии бланков.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО*. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера*. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши

20 октября руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой на основании заявки были выданы под отчет:

• бланк трудовой книжки;
• вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

руководитель Научно-практического института методологии

и организации внутреннего контроля в государственном секторе,

государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

С уважением,Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Приказ о назначении ответственного за ведение труд

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.5.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

О назначении ответственного
за организацию работ по ведению,
учету, хранению и выдаче трудовых
книжек работников

Во исполнение Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить лицом, ответственным за организацию работ по своевременному и правильному заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним, за их учет, хранение и выдачу юрисконсульта Бухарика Е.В.
2. Осуществлять учет и хранение бланков трудовых книжек, как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством.

Директор Л.И. Дикий

Юрисконсульт
Е.В.Бухарик
09.04.2008

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Только баран любит овцу за внешность, волк - за содержание.

нужен ли такой приказ если это прописано в должностной инструкции?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

нужен ли такой приказ если это прописано в должностной инструкции? Нужен приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Ударим рускем йозыгом по беспределу правописания!
Страшно — это когда понимаешь, что в каждом человеке есть свой сейф, и ты можешь его открыть…

Образец приказа об ответственном за хранение трудовых книжек

Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них должен работодатель (п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от № 225). А приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, за их ведение, сохранность, учет и выдачу как раз подтвердит, что компания свою обязанность выполняет. Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки смотрите в статье. Если порядок учета трудовых книжек нарушает ответственный сотрудник, то трудинспекторы не вправе штрафовать за это компанию по статье 5.27 Ко АП РФ (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от № 09 АП-2127/2006- АК). А вот если сотрудник не назначен, то вся ответственность за учет книжек возлагается на компанию (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от № 09 АП-9595/06- АК). Расскажем, как составить такой важный для компании документ и приведем образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки. В каком виде составляется приказ Приказ о назначении ответственного сотрудника за трудовые книжки компания может составить в произвольном виде. Никакой специальной формы для этого не предусмотрено. Что предусмотреть в приказе о назначении ответственного сотрудника В приказе о назначении ответственного за трудовые книжки указывают Ф. И. О. и должность сотрудника. На случай его отсутствия (отпуска, командировки, болезни) можно сразу же в приказе обозначить, кто будет исполнять его обязанности. Это избавит компанию от издания приказов об и. о. каждый раз, когда ответственного сотрудника не будет на работе. Ниже дан образец, который мы составили с учетом требований инспекторов. Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки. Образец Общество с ограниченной ответственностью « Компания» ПРИКАЗ.
Допускается ли перенесение ежегодного отпуска на следующий рабочий год в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы работодателя? допускается без согласия работника по инициативе работодателя, с учетом мнения выборного профсоюзного органа; допускается без согласия работника по инициативе работодателя; допускается, но только с согласия работника; не допускается никогда. Благодарю весь коллектив Кадровика-практика за отличную работу и внимательное отношение к пользователям портала и клиентам. Содержательный сайт, хорошая подборка справочной базы, пошаговые процедуры, форум - обращаюсь за информацией на сайте довольно часто. Готова с удовольствием рекомендовать коллегам кадровые журналы (книги учета, журналы регистрации). Заказывала два раза. Первый раз, когда нужно было наладить и восстановить кадровый документооборот в компании. Второй раз когда вышла на новое место работы. Так привыкла к Вашим журналам и книгам учета, что даже не хотелось искать что-то другое. Отличный ассортимент, качество, формат журналов и содержание. Отдельное спасибо менеджеру по книгам и журналам Наталье за оперативное решение всех вопросов и помощь! Еще мне очень помогают Ваши информационные рассылки. Всегда вовремя рассказываете про изменения в ТК РФ, пишите про возможные проблемные моменты в разных сферах КДП. Спасибо Вам за работу! С уважением, Галина И. директор по персоналу Получила сегодня посылку с книжной продукцией. Очень все понравилось, действительно в данных книгах оказана огромная помощь в кадровой работе (признаюсь, были сомнения, что в книгах все поверхностно и кратко, как это бывает нередко в наше время). Но Ваша команда превзошла мои ожидания! Спасибо автору этих книг и журналов! Чувствуется большая работа в подборках книг и рекомендаций и главное, опыт и практика людей, а не.
Новости от партнеров Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек ( Образец заполнения) Во исполнение подп. 1.10 постановления Совета Министров Республики Беларусь от N 1635 О трудовых книжках работников, ПРИКАЗЫВАЮ:1. Назначить старшего инспектора по кадрам отдела кадров Иванова И. И. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.2. Назначить инспектора по кадрам отдела кадров Федорову К. А. ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников в периоды отсутствия Иванова И. И. с доплатой в размере 20% от тарифного оклада инспектора по кадрам.3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Маркову М. М. Приказ о назначении ответственного за ведение труд.кн. Нашла в инете, вроде, не очень старый ПРИКАЗ№ 792-п Екатеринбург О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ПРИКАЗЫВАЮ: Назначить ответственного за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров Журову О. А. и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по управлению персоналом С. М. Вилеева. Приложение: должностная инструкция начальника отдела кадров на 2-х листах. Генеральный директор А. А. Агеев Начальник юридического отдела Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек Содержание статьи Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении.
Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2010, N 12 Вопрос: Менеджер по персоналу, в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной в организации, обязан хранить и вести трудовые книжки работников. Нужно ли в дополнение к этому издавать приказ о назначении менеджера по персоналу ответственным за ведение и хранение трудовых книжек? Ответ: Наличие должностной инструкции менеджера по персоналу не отменяет необходимости издания приказа (распоряжения) о назначении специально уполномоченного лица ответственным за ведение и хранение трудовых книжек. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от N 225 (ред. от ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В приказе (распоряжении) указываются Ф. И. О. должность работника и ответственность, возложенная на него. Кроме того, в приказе могут содержаться сведения о лице, на которое возлагается ведение и хранение трудовых книжек на периоды временного отсутствия специально уполномоченного работника. Если у работодателя отсутствует приказ (распоряжение) о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работника, ответственность за ведение хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет работодатель в лице руководителя (директора, генерального.

Необходимо или нет издавать новый приказ о назначении ответственного лица за ведение, учет и т

Добрый день, уважаемые коллеги! Подскажите, пожалуйста, необходимо или нет издавать новый приказ о назначении ответственного лица за ведение, учет и т.д. трудовых книжек, если ответственный работник (приказ был издан ранее) был переведен на новую должность? Заранее спасибо.

Подскажите, пожалуйста, необходимо или нет издавать новый приказ о назначении ответственного лица за ведение, учет и т.д. трудовых книжек, если ответственный работник (приказ был издан ранее) был переведен на новую должность?

Вы узнаете больше об учете трудовых книжек . если перейдете в материал.

Да, приказ будет нужен .

Если изначально был издан приказ о назначении лица, замещающего определенную должность. ответственным за ведение трудовых книжек. данная должность указана в первоначальном приказе, то при переводе работника на иную должность в данный приказ нужно внести изменения в части указания новой должности работника ( если он остается ответственным за ведение и хранение трудовых книжек) .

Если по должности. на которую работник переведен, он не будет осуществлять кадровое делопроизводство и не будет иметь доступа к трудовым книжкам работников, то нужно издать новый приказ о назначении нового ответственного .

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ( приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответственность за отсутствие учета

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет ( ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ ).

2. Ситуация: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме ( п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

3. Ситуация: Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8. 57. 72 ТК РФ).

Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости.

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Компания Vertex - Приобретение и учёт трудовых книжек

На работника, проработавшего по основному месту работы свыше пяти календарных дней, работодатель обязан завести трудовую книжку (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). С 6 октября 2006 года такая обязанность установлена не только для работодателей - организаций, но и для индивидуальных предпринимателей. В настоящее время в Российской Федерации применяется трудовая книжка образца 2004 года (постановление Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 06.02.2004)). Вместе с тем продолжают действовать и советские трудовые книжки (образца 1938 и 1974 годов, а также трудовая книжка колхозника) (постановления СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»; Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»).

Обеспечить работника трудовой книжкой должен работодатель. Поэтому у него всегда в запасе должны быть чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил). Поскольку трудовая книжка является защищенной полиграфической продукцией с соответствующей степенью защиты, выпускаемой объединением «Гознак» Минфина России (п. 2 приказа Минфина России от 22.12.2003 № 117н), то приобретать их следует только у официальных распространителей. Если работник принесет чистый бланк, купленный им самостоятельно в палатке или переходе метро, не спешите делать в нем соответствующие записи. Ведь в будущем у работника могут возникнуть проблемы. Например, при получении загранпаспорта выяснится, что трудовая книжка с такими серией и номером не выпускалась.

Трудовая книжка является бланком строгой отчетности. Работодателю необходимо учитывать трудовые книжки и вести для этих целей специальные книги:
1) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69);
2) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы ( п. 41 Правил).

Назначаем ответственное лицо

Порядок ведения работодателями трудовых книжек установлен следующими нормативными актами:
1) Трудовым кодексом РФ (ст. 65, 66, 84.1 и др.);
2) постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
3) постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В организации или у индивидуального предпринимателя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил).

Общество с ограниченной ответственностью «Титан»

107113, г. Москва, ул. Мира, 56.
Тел. (499) 235-08-77

Приказ 02 июля 2007 г. № 15

О возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек

Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225,

Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО «Титан» на инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву.
Ознакомить инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву с настоящим приказом под роспись.

Генеральный директор______Иванов________ А.А. Иванов

С приказом ознакомлен(а)
«02» июля 2007 года______Лиходеева________ Л.И. Лиходеева

Примечание. Если приказ о назначении не издан, трудовые книжки ведет непосредственно руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Заполняем трудовую книжку

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно представить трудовую книжку. А если данное место работы является для него первым, то работодатель в недельный срок в присутствии работника должен оформить ему трудовую книжку (п. 8 Правил).

Когда работодатель заводит трудовую книжку (или ее дубликат), ему вначале необходимо заполнить титульный лист данного документа. Для этого следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Примечание. Любые записи в трудовой книжке производятся без сокращений!

На титульном листе указываются:
- фамилия, имя и отчество работника (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
- дата его рождения (число, месяц и год записываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
- сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном); они вносятся только на основании соответствующих документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Важно учесть, что запись о незаконченном образовании соответствующего уровня также может быть произведена на титульном листе трудовой книжки, но только на основании представленных работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.);
- профессия и/или специальность, на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Примечание. При устройстве впервые на работу, не требующую специальной подготовки (уборщица, грузчик, дворник, сторож, мойщик и др.), требование работодателя о представлении документов об образовании неправомерно (ст. 65 ТК РФ).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе подтверждает правильность всех внесенных сведений.

Кроме того, титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ее выдачу и ведение, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (приложение № 3).

Заполнив титульный лист трудовой книжки, работодатель вносит запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».

При этом в графе 3 данного раздела в виде заголовка указывается как полное, так и сокращенное наименование организации (при его наличии) или индивидуального предпринимателя.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении работника в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного). Кроме того, в эту графу вносятся наименования должности (работы), профессии, специальности с указанием квалификации.

В графе 4 отражаются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (приложение № 4).

В трудовую книжку также необходимо вносить записи о постоянных переводах сотрудника на другую работу у данного работодателя (п. 4 Правил).

В целом запись о переводе производится по тем же правилам, что и запись о приеме на работу. Ее также вносят в раздел трудовой книжки «Сведения о работе».

В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата перевода на другую работу.

В графе 3 делается запись о переводе с указанием нового структурного подразделения (если условие об изменении структурного подразделения включено в дополнительное соглашение с работником, на основе которого производится перевод) и наименований должности, профессии, специальности, работы, на которую работник был переведен.

В графе 4 отражаются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник переведен на другую работу (приложение № 5).

В трудовую книжку вносится и запись об увольнении работника, в том числе об основаниях прекращения трудового договора (п. 4 Правил). Она опять-таки производится в разделе «Сведения о работе».

При этом в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата увольнения.

Примечание. В графе 3 делается запись об увольнении (о прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому трудовой договор с работником был прекращен (приложение № 6).

Примечание. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие часть и пункт указанной статьи (п. 15 Правил).

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие часть и пункт статьи 81 ТК РФ (п. 16 Правил). Например: «Уволена по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующие часть и пункт статьи 83 ТК РФ (п. 17 Правил). Например: «Уволена в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

При оформлении увольнения работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью организации (кадровой службы) или индивидуального предпринимателя;
- подписью самого работника (п. 35 Правил).

В трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях» вносятся записи о поощрениях работника. В частности, работодателю необходимо отразить следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми организациями;
в) других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 Правил).

Однако записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил) (приложение № 7).

Примечание. Записи о награждении заверяются подписями и печатью организации только при увольнении работника.

Особый порядок оформления трудовых книжек установлен для совместителей.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Следовательно, записи как о внешнем, так и о внутреннем совместительстве производит только работодатель по основному месту работы совместителя. Основанием для их внесения служат справка, приказ или любой иной документ работодателя по месту совмещаемой работы, подтверждающие факт такой работы (приложение № 8).

Когда работник поступает работать по внутреннему совместительству, а затем увольняется только с основного места работы, записи в трудовой книжке выглядят немного иначе (приложение № 9). Запись об увольнении с совмещаемой работы позднее внесет работодатель по новому основному месту работы.