Рейтинг: 4.3/5.0 (1843 проголосовавших)Категория: Инструкции
Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
– установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
– определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
– установление пределов ответственности работника.
В каких случаях должностная инструкция обязательна?
Для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, это касается:
– медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);
– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г. Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);
– работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);
– работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).
Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
В отношении остальных работников обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее целесообразно, особенно если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только наименование должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям специалистов (например, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (например, водитель, электрогазосварщик, грузчик) – инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не запрещено называть инструкции по профессии также должностными.
По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. Например, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, например, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания суды, как правило, требуют представить должностную инструкцию, а также свидетельства ознакомления с ней работника при трудоустройстве. Если работник не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, не представляется возможным доказать, что он не прошел испытательный срок (см. например, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).
Для чего пригодится должностная инструкция?
При наличии должностной инструкции работодатель может:
– обосновать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
– распределить трудовые функции между работниками;
– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции;
– обосновать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
– обосновать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей (в т. ч. и увольнения) (письма Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г. № 1028-с от 30 апреля 2008 г.).
Из каких разделов состоит должностная инструкция?
В этот раздел включаются:
1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);
2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;
3) требования к знаниям работника (“должен знать”). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых обязанностей;
4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей. Как правило, в этот перечень включаются:
– законодательство РФ;
– локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);
– положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см. например, Положение о кадровой службе (отделе кадров));
– приказы и распоряжения руководителя организации;
– распоряжения руководителя структурного подразделения;
– непосредственно должностная инструкция;
– другие документы;
5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а также лица, которые находятся в подчинении у работника);
6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться обязанности данного работника в период его временного отсутствия (например, в период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);
7) категория, к которой относится конкретная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель).
В этот раздел нужно включить перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках его трудовой функции.
Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, как правило, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе “Должностные обязанности” должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.
В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, например в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г. и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.
Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) при наступлении каких-либо обстоятельств не относится к трудовой функции и не может быть включена в должностную инструкцию. Кроме того, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться должно быть добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г. № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г.
В данный раздел включаются:
– право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;
– запрашивать и получать от работников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых обязанностей;
– обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию;
– требовать от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав и т.п.
Для некоторых категорий работников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
Ответственность.
Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Например, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также целесообразно указать в данном разделе.
Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную. Как правило, формулировки в этом разделе приводятся в общем виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.
Как разработать и утвердить должностную инструкцию?
1. Сначала нужно составить проект инструкции с учетом требований действующего законодательства. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Унифицированная форма инструкции не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций можно использовать:
– квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г.;
– единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). Например, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих можно использовать Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г. № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).
Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. “а” п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд России (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).
2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников например, – с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и учесть его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).
3. Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит “Подпись”, который располагается в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, как правило, подписывает ее составитель (например, специалист по кадрам, руководитель структурного подразделения).
В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные работники (например, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования располагается на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна включать в себя подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).
4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Как правило, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо особенностей (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности работника, утверждающего документ (например, генеральный директор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
5. В завершение процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по этой должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:
– в листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);
– в Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на сайте www.moedelo.org);
– на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (по аналогии с трудовым договором);
Если работник не желает ознакомиться с должностной инструкцией, отказ целесообразно оформить письменно, например в виде акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (например, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).
Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.
Инструкция составляется по должности или профессии, а не в отношении каждого работника лично. Составлять именные должностные инструкции, конечно, не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу, а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.
Алексей Добычин Просветленный (35537), закрыт 9 месяцев назад
Например водителя
Выдали д\и в шапке перечислены все категории транспорта начиная от легкового заканчивая специальным.
Вопрос: правильно ли это или д\и должна быть непосредственно для водителя определенного автомобиля (имеется ввиду специфика работы) и должны ли быть в документе какие либо ссылки на статьи на основании которых она издана?
Имеется только в шапке, Утверждаю и в конце: Согласовано Гл. механик и Нач. отдела кадров.
Денис Знаток (494) 9 месяцев назад
Предприятие имеет право и обязано составить ДИ.
Но, Ваши обязанности определяются в основном еще и Трудовым Договором.
Если ДИ идет вразрез с Вашим ТД, то вы имеете право обратиться в Трудовую Инспекцию.
Не совсем ясно, что не устроило в ДИ вопрошающего, скорее всего что-то у Вас произошло.
Мало информации, Вы уж подробнее как-то объясняйтесь.
Алексей Добычин Просветленный (35537) 9 месяцев назад
в тд водитель, закреплён спецтранспорт, но о нём нет ничего в ди водителя или управление спецтранспортом со спецоборудованием предусматривается машинистом, а не водителем!?
Денис Знаток (494) Разные Инструкции. РАЗНЫЕ. Я уже писал. У Вас их должно быть ДВЕ. Или одна - совмещенная, но так никто не делает. Вы можете ехать по дороге без выполнения работ - это та инструкция, которая у вас есть или выполнять работу - эта та инструкция, которой у вас нет.
Людмила дочь Александра Искусственный Интеллект (109146) 9 месяцев назад
простите. моя твоя не понимай. Да, в шапке перечислены категории. а ниже, что за текст?
Вообще - обязанности предприятия. а потом - обязанности водителя.
Я даже и не могу определиться, что Вы хотите узнать?
Алексей Добычин Просветленный (35537) 9 месяцев назад
Цитирую: Должностная инструкция водителя КДМ, ДПС, специального и легкового автомобиля такого то предприятия.
Функционал у всех разный, а инструкция одна, конкретно по функционалу ничего, только управлять автомобилем в соответствии с установленным заданием, с соблюдением технологии работ, но о самой технологии ни слова, а авто со спец оборудование?
Алексей Добычин Просветленный (35537) 9 месяцев назад
или это уже будет называться не водитель, а машинист!?
Денис Знаток (494) На работу со спецоборудованием составляется еще одна ДИ. ДИ, которую Вы назвали, относится к управлению автотранспортом вне рабочей зоны спецоборудования. К примеру - доехать до места работы, соблюдая ПДД. Работа на спецоборудовании не относится к вождению автомобиля.
Людмила Кузнецова Высший разум (158274) 9 месяцев назад
Трудовой кодекс не обязывает составлять должностные инструкции. Тем более на лиц, не занимающих должности. А вот статьей 57 ТК РФ установлено, что в трудовом договоре с любым работником обязательным условием является трудовая функция, основанная на квалификационных требованиях к профессии. В Вашем случае, к водителю.
Алексей Добычин Просветленный (35537) 9 месяцев назад
т. е. работа может основываться на разовых заданиях, если нет ДИ.
Людмила Кузнецова Высший разум (158274) Все может быть. Но в любом случае работник выполняет свою трудовую функцию: сегодня водитель может возить грузы, а завтра - людей. Функция водителя от этого не изменится. А вот задание работнику может быть выдано в соответствии системой оплаты труда: сдельной или повременной.
Составлением должностных инструкций обязаны заниматься только государственные учреждения
Одним из достаточно важных организационно-распорядительных документов. устанавливающим обязанности работника учреждения, его должностные функции и требования к его квалификации, а также регламентирующим его правовое положение, является должностная инструкция.
О необходимости составления должностной инструкцииСоставлением должностных инструкций обязаны заниматься только государственные учреждения. Если же организация не относится к госорганам, то выполнение данных обязанностей не входит в ее компетенцию. И в случае отсутствия таких документов оштрафовать такую организацию невозможно. Однако существуют весомые аргументы, доказывающие важность должностной инструкции.
Данный документ способствует равномерному распределению обязанностей между сотрудниками, которые занимают похожие должности. С его помощью можно без каких-либо проблем провести аттестацию работников учреждения. В случае, если сотрудник хочет оспорить в суде наложенное дисциплинарное взыскание, то должностная инструкция является именно тем документом, с помощью которого можно доказать правомерность действий руководства учреждения.
Случается, что работник не соответствует занимаемой должности, что практически всегда чревато последствиями. Должностная инструкция в этом случае поможет обосновать увольнение данного сотрудника.
Немалую пользу приносит этот документ и работникам. К примеру, при поступлении на работу в то или иное учреждение культуры работник в первую очередь знакомится с должностной инструкцией и выясняет, сможет ли он справиться с данными обязанностями и сможет ли, работая в данной организации, продвинуться по карьерной лестнице. Также с помощью этого документа можно определить меру ответственности за возможные нарушения.
Главные мероприятия этой осени:
» 20-21 октября. конференция «Эффективное управление учреждением культуры. ответственность руководителя» зарегистрироваться со скидкой 10%
» 24 ноября. конференция «Авторское право. Как применять в учреждении культуры. Спорные вопросы» зарегистрироваться со скидкой 20%
» 25 ноября. конференция «Внедрение профстандартов. Профстандарты по профессиям. Правильное применение» зарегистрироваться со скидкой 20%
Чем нужно руководствоваться при составлении должностной инструкцииПрежде чем составить должностную инструкцию, необходимо определиться на основании чего она будет разработана. Для этой цели используют либо требования квалификационных характеристик, либо требования профессионального стандарта (в случае его утверждения по соответствующей группе профессий).
В квалификационных характеристиках представлены требования:
Это дает возможность руководителю учреждения принять решение о назначении на соответствующую должность сотрудника, который не имеет специальной подготовки или стажа работы, однако, обладает достаточным практическим опытом. В профстандарте же аналогичная норма отсутствует.
Однако стоит помнить, что требования квалификационных характеристик могут не совпадать с теми, которые предусмотрены профессиональными стандартами. В квалификационных характеристиках и профстандартах перечислены все требования к должностным обязанностям, которые являются основной должностной инструкции.
Например, в профессиональных стандартах все трудовые обязанности сотрудника учреждения объединены в группы в соответствии с трудовыми функциями. Если же трудовая функция и установленные по ней наименования должностей изменяются, то, соответственно, подлежит изменению и квалификационный уровень. Поэтому совмещение обязанностей, которые относятся к различным обобщенным трудовым функциям, запрещено.
При составлении должностных инструкций используют следующие документы:
Особенностью должностной инструкции является ее обезличенный характер, то есть она составляется не для конкретного лица, а для должности и профессии сотрудников учреждения. Если одну и ту же должность занимают несколько работников, то в этом случае применяется только одна должностная инструкция, с которой каждый из сотрудников знакомится в индивидуальном порядке.
Иногда обязанности работников, занимающих одну и ту же должность, например, заместителей руководителя, расписывают в нескольких должностных инструкциях. Для этого необходимо ввести дополнительные характеристики должности
Читайте бесплатно в системе «Культура»
В должностные инструкции в учреждениях культуры необходимо включить конкретный перечень обязанностей работника. При этом учитываются особенности организации труда и управления, а также права, ответственности и компетентности работников.
Также в содержание данного документа входит информация, касающаяся точного наименования должности и организации, квалификационных требований, порядка взаимодействия с другими сотрудниками, прав работников по отношению к своим сотрудникам, порядка отчетности.
Кроме того, в должностной инструкции означены цели и задачи работы, которые касаются определенной должности. Здесь же указывается перечень конкретных трудовых обязанностей и различные требования, например:
Составление должностной инструкции педагога детской школы искусств для выполнения другой педагогической работы имеет свои особенности. Так, например, в содержании данного документа должны содержаться критерии, касающиеся его участия в работе педагогических и методических советов, с работой по проведению родительских собраний, консультаций, оздоровительных, воспитательных и других мероприятий, которые предусмотрены образовательной программой.
Также здесь должна размещаться информация о предоставлении методической, диагностической и консультативной помощи родителям и семьям, чьи дети проходят обучение на дому в соответствии с медзаключением.
Кроме всего прочего, немаловажными критериями, которые должны быть включены в должностную инструкцию педагога ДШИ для выполнения другой педагогической работы, являются:
В должностную инструкцию можно включить некоторые ограничения и льготы, которые предполагаются для некоторых должностей. Положение сотрудника учреждения культуры должно конкретизироваться только в лучшую сторону.
Что не стоит включать в должностную инструкциюРаботая над составлением должностной инструкции, стоит помнить о некоторых нюансах, касающихся того, что не должно включаться в этот документ, например:
Должностная инструкция в учреждениях культуры должна предоставлять работникам законные права, а не лишать их. Поэтому ни под каким предлогом не стоит включать в нее положения, нарушающие требования охраны труда права работника на рабочее место или законный отдых.
Не стоит также сверх меры ужесточать материальную и дисциплинарную ответственность и определять для сотрудника выполнение огромного количества обязанностей. Нужно учитывать, что каким бы старательным ни был работник, в любом случае ему не под силу выполнять одновременно два несовместимых действия.
Кроме того, внесение в инструкцию подобных требований, считается просто бессмысленным, и при возникновении спорной ситуации суд просто проигнорирует подобные положения инструкции.
Об оформлении и утверждении должностной инструкцииВ правовой базе не имеется нормативно-правовых актов, которые бы регулировали порядок составления инструкции. Поэтому руководство учреждения обязано самостоятельно принимать решение об оформлении и изменении данного документа.
Должностную инструкцию необходимо оформлять на бланке учреждения, включающим в себя информацию о наименовании организации и самого вида документа, дату подписания, порядковый номер и место составления. Необходимо заранее установить состав должностных лиц, которые будут визировать инструкции. При оформлении стоит нюанс, который касается написания заголовка.
В соответствии с требованиями к оформлению документов, предусмотренными Госстандартом, заголовок должностной инструкции пишется в родительном падеже, например: «Должностная инструкция педагога-организатора».
Документ должен быть подписан руководителем службы ДОУ и руководителем самого учреждении, а также согласован с представительным органом работников (если это означено в трудовом договоре). Стоит помнить, что инструкция может представлять из себя как самостоятельный документ, так и приложение к трудовому договору.
О применении должностных инструкцийПри введении в действие должностных инструкций необходимо придерживаться определенных правил. Поскольку инструкция может выступать в роли приложения к трудовому договору, то руководство учреждения обязано ознакомить с ней работника в случае заключения договора, перевода на другую должность или при временном переводе на другую работу.
До тех пор, пока сотрудник учреждения не будет ознакомлен с должностной инструкцией, применять ее запрещается. Ознакомившись с данным документом, работник подтверждает свое согласие со всеми требованиями, которые в нем означены, и ставит свою подпись.
С случае несогласия с положением и отказом подписать ознакомление, составляется акт, свидетельством чего являются незаинтересованные люди. Также в этом случае нужно зафиксировать факт ознакомления работника с должностной инструкцией в любой форме.
Должностные инструкции в учреждениях культуры хранятся на протяжении трех лет в тех организациях, которые разрабатывали или утверждали данный документ. Также существует возможность хранения инструкции другими организациями в течение такого же срока.
Если в инструкцию вносятся изменения, касающиеся введения новых норм, то работники учреждения должны быть уведомлены об этом не позже двухмесячного срока до введения изменений.
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника учрежденияРешение вопроса о том, каким образом вносить изменения в должностную инструкцию, принимается руководством учреждения культуры и зависит от обстоятельств. В законодательной базе никаких требований по этому поводу не существует. Одной из причин внесения изменений является изменение организационных или технологических условий труда, а также изменение обязательных условий трудового договора.
За два месяца до внесения изменений необходимо сообщить об этом работнику в письменном виде, и если работник даст свое согласие на продолжение трудовых отношений, то данные изменения могут быть внесены зафиксированы в инструкции.
В том случае, если инструкция является приложением к трудовому договору, изменения в одно и то же время вносятся и в должностную инструкцию, и в трудовой договор. При этом в обязательном порядке к трудовому договору подготавливается дополнительное соглашение.
Если же должностная инструкция представляется собой отдельный документ, то руководством утверждается ее новая редакция, после чего происходит ознакомление с ней сотрудника организации.
Обычно, с необходимость декларирования должностных обязанностей возникает в основном в больших компаниях. Некоторым это нужно для получения сертификата ISO 9001 или для того, чтобы привлечь иностранных инвесторов, а другим просто хочется избавиться от беспорядка в работе и от ненужных работников, а попутно постараться решить проблему, носящую название - амнезия знаний. Она возникает тогда, когда главные сотрудник, который обладает уникальными знаниями, уходит из компании, и подразделение начинает работать не столь продуктивно, соответственно нарушается работа всей компании. Никому не известно толком, что и каким образом он делал, находясь на рабочем месте, однако без него в компании дела продвигаются не очень хорошо.
Однако в подавляющем большинстве ситуаций, даже написание четких должностных инструкций может не спасти сложившуюся ситуацию. Так как к составлению их отношение весьма своеобразное: раз нужно, значит начертим. Как правило, эту работу отдают HR-специалистам, чаще всего они начинают названивать коллегам и просить что-нибудь выслать, или же бороздят просторы интернета в поисках примера. Заготовки, полученные таким способом, к данной организации отношения не имеют вообще и с ее нуждами никак не соприкасаются, соответственно пользы для компании не несут, а только покрываются пылью. Однако если относиться к составлению инструкций с толикой понимания, то работу руководителю они должны, хоть немного облегчить.
Включение реальной работы в реальный процесс.
Как правило, информация для написания подобных инструкций берется из уже имеющейся кадровой документации, из коллективного договора, положения об организационных структурах, положения о подразделении, штатного расписания, приказов и тому подобное. Даже с советского времени кадровых работников вдохновляют и внешние нормативно-правовые документы, такие, к примеру, как тарифно-квалификационные справочники. Инструкция, которая составлена подобным образом, имеет очень красивый вид, и ее можно использовать в качестве замыливания глаз, однако свою основную функцию они не выполняют, потому что являются не пригодными для использования внутри организации, а только рисуют сотрудника на его рабочем месте в идеале, а от реальных нужд уходят в сторону.
Намного лучше если инструкция составляется под реальное место и реального сотрудника. "в инструкциях составленных на живо, описывается работа, которая включена в бизнес процесс, а не правильная или стандартная ее интерпретация»", - сказано Людмилой Толстолужской, директором тренингового центра «Ника».
Если идет написание инструкции под уже существующего работника, очень хорошо, если он сам будет принимать в этом участие. Тогда этот документ не будет иметь вид слишком формального, или, что еще хуже, ущемлять свободу, если все составить удачно, то работник будет с большим уважением относиться к своим обязанностям. Необходимо, чтобы он был ознакомлен со своей инструкцией и расписался на ней. Если же он будет с каким-либо аспектом не согласен и попросит немного откорректировать, то не надо воспринимать это как сопротивление или попытку саботировать составление инструкции. Это больше всего похоже на то, что он довольно серьезно относится к своим обязанностям, а также о том, что у него есть способность вести конструктивный разговор с руководством. Тут очень важно, если сам руководитель будет способен к подобному диалогу.
В том случае, когда инструкция составляется под новую, еще не существующую должность, необходимо при составлении учитывать цели и нужды компании
«например, вам в отделе маркетинга необходим работник, целью которого будет исследование рынка. В этом случае нужно будет исходить не от его стандартных обязанностей, а от тех действий, которые должны будут им быть предприняты в контексте работы в этой организации, исходя из ситуации на конкретно взятом рынке. Функции могут быть смежными, и обязанности не связываться с непосредственно маркетинговой сферой. Инструкцию необходимо делать понятной, отражающей весь алгоритм работы человека. Нужно, чтобы в основу ее легла ценность, которая приносится клиенту благодаря работе на этой позиции (внешнему или внутреннему)», - замечает Людмила.
Отталкиваемся от модели бизнес-процесса.
Есть рад методик, которые позволяю придать инструкциям живой вид. В том случае, когда компанией четко осознаются ее бизнес-процессы, когда их расписывают пошагово, уже не так сложно найти тех, кто отвечает за каждый отдельный шаг. Ярослава Бутенко, которая занимает должность директора и соучредителя «Компании корпоративных тренингов (СТС)»: «для начала есть необходимость в пошаговом расписании процессов, а затем идет создание матрицы функций. Сверху, по горизонтали, необходимо разместить список работников, в конце оставляем некоторое количество пустых столбиков для новых работников, а вертикально уже расписываем непосредственно сами шаги. Отвечать каждый должен за тот шаг, который выполняет. В том случае, когда остаются шаги, которые не кому выполнять, эту часть можно выделить предполагаемому работнику. Это способствует пониманию того, какое еще количество персонала нам необходимо, чем сотрудники должны заниматься и в каком направлении их искать. А те сотрудники, которые уже есть, получат таким образом свою инструкцию».
Яной Демченко, бизнес-тренером организации «Четвертое измерение», утверждается, что разрабатывать должностные инструкции, основываясь на описании бизнес-процессов, существенно упрощает задачу. Больше того, присутствие бизнес-моделей гарантирует то, не произойдет упущения какого либо аспекта, все функции распределяются между сотрудниками верно, устанавливаются правильные горизонтальные связи между подразделами и работниками. С помощью полной модели бизнес-процессов возможно достичь прозрачность процедуры для формирования всех основных кадровых документов.
Однако если в организации бизнес процессы не имеют четких очертаний, можно воспользоваться другой способом: строить все, начиная не сверху - от процессов к исполнителям, а снизу - от исполняющего к процессу. Такой способ подразумевает в себе полный опрос работников двух уровней:
- руководителя и ведущего специалиста подразделения;
Опрашивая первых, мы выясняем, чем подразделение должно заниматься, а опрашивая вторых, мы узнаем, чем же они там заняты в реальности.
Можно опрашивать сотрудников не только о том, как о распределены функциональные обязанности (реальные функции), но так же и о том, какое распределение обязанностей они бы хотели (то есть, какие функции они должны выполнять).
Специалисты согласны с тем, что все эти способы, но с разной долей точности, помогают определять, каковы реальные функциональные обязанности той или иной структурной единицы (будь, то подразделение или конкретный работник). Самым удачным будет если использовать оба этих подхода.
Стандарты, которые бы регламентировали содержание подобных инструкций, отсутствуют, однако есть типовая форма инструкций, которая рекомендована. Подобные типовые инструкции, обычно, составляются из четырех разделов. В первом разделе, который носит название «Общие положения», могут содержаться такие сведения:
- требования к должности ( уровень образования, общий стаж работы, нужные умения и навыки, а также компетенция);
- подчиненность (кому это должностное лицо подчинено);
- порядок, в котором назначается и освобождается от занимаемая должность;
- количество подчиненных и их состав;
- замещение лица (кто его замещает в то время, пока его нет, и кого оно может замещать);
- возможно ли совмещение нескольких должностей и других функций;
- нормативная основа для работы (какие нормативные и организационно-правовые документы обуславливают трудовую деятельность и полномочия должностного лица).
Название второго раздела «Должностные обязанности». Именно сюда и вносятся те данные, которые получены описанными выше способами. «Когда я составляю инструкции для новых сотрудников без опыта, я пытаюсь составлять алгоритм действий, более подробно описывать, все обязанности, которыми должен заниматься человек, находясь на рабочем месте. К примеру, ответственность администратора за прием посетителей детализируется таким образом: «Открыть дверь», «Предлагать посетителям кофе, чай». Для чего? А для того, чтобы после звонка посетителя в дверь, не вставал вопрос: «А почему это я должен открыть?». Дае если технология очень проста, я все равно ее расписываю. К примеру: «если клиент своим вопросом загнал вас в тупик, говорить «Я не знаю» не стоит. Необходимо произнести: «Я для вас непременно это выясню». А вот у должностной инструкции консультанта совершенно иной вид. Там уже идет появление сферы ответственности «Проведения переговоров с клиентом», которая не нуждается в расшифровке, тот, кто занимает эту должность консультанта или претендует на нее, сам знает, как это сделать», - рассказывает Ярослава.
В следующим разделе- «Права» - регламентируются полномочия работника, дается список вопросов, решением которых он должен заниматься самостоятельно. Сюда включается возможность получения информации, которая необходима сотруднику для того, что бы успешно реализовать свои обязанности; право на дачу распоряжений, указаний и контроль за их исполнением; право на заверение, согласование, подписание и утверждение документов отдельного вида; право на распоряжение полученными средствами и прочее.
В последнем разделе - «Ответственность» - указывается мера ответственности сотрудника. если он не будет соблюдать требуемые инструкции, которые установлены для него локальным правовым актом, а также законодательством трудовым. Здесь возможно уточнять и конкретизировать ответственность сотрудника, как за полное неисполнение, так и если он соблюдает их не в достаточной мере качественно. Так же возможно перечисление групп нарушений, которые могут возникнуть, учитывая сферу деятельности.
Дополнительно, но очень важно.
Однако учитывает ли должностная инструкция все тонкости? И как она способна повлиять на работу сотрудника?
«В должностной инструкции есть смысл в том случае, когда у компании есть стратегический план развития. Главной ее целью есть описание того, что конкретно необходимо организации от работника, для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные должностные инструкции должны исключать возможность вольной трактовки работниками своих полномочий и избавлять руководство от каждодневного указания обязанностей сотрудника, и сокращать необходимое время, которое используется для введения в рабочие обязанности нового человека», - уточняется Яной Демченко.
«Как считают специалисты вполне целесообразно ознакомление с разделом «Результаты», чтобы человеком было понято не только, каковы его обязанности в компании, но и с тем, каких результатов он будет в состоянии достичь с помощью тех или иных действий. Это очень важно делать даже в том случае, когда результат работы невозможно оценить с помощью цифр или в процентном соотношении. Так в чем необходимость этой должностной единицы? Как результат, вы получите бесперебойную работу сети компьютеров, будут отсутствовать конфликты и жалобы со стороны клиентов ,а также будут отсутствовать штрафы от налоговых органов и так далее.
Необходимо подкрепление раздела «Результат» подразделом с критериями и порядком оценивания качества исполняемой работы, это даст гарантию сотруднику в непредвзятости отношения к нему руководящего состава, а так же позволит сделать оценивание его работы более прозрачным.
Некоторыми специалистами рекомендовано дополнить инструкцию дополнительным разделом - «Взаимодействие с иными подструктурами, должностные связи». Это будет лишний раз напоминать работнику, что в компании он работает не один, а также будет обязывать его вступать в отношения, которые будут выгодны бизнес процессу. Но каждое такое отношение и взаимодействие нужно согласовывать с подструктурами и коллегами, с которыми оно будет осуществляться. Так что, в инструкциях для всех сотрудников раздел «Взаимодействия» должен быть взаимосвязан.
Плохо без бюрократии.
Ярославой Бутенко, директором и соучредителем «Компании корпоративных тренингов (СТС) было сказано:
- Мне раньше казалось, что нет необходимости в разведении подобной бюрократии, компания наша ведь маленькая, каждый работник находится на виду. Однако потом, я поняла, что очень здорово, когда все правила и процедуры расписаны. Если что-то сказать, и не записать это ужасно: можно ведь и забыть, или понять не правильно. Каждый по-разному воспринимает границы дозволенного, сферу своей ответственности. В таком случае неизбежно будут возникать конфликты. Начальнику иногда совсем не хватает времени, ведь нельзя же постоянно все контролировать и давать распоряжения. Но это все можно поместить в инструкцию, да и не только сами действия, но еще и результат, к которому эти действия должны привести. Слишком много бюрократии это тоже не хорошо, но когда она совсем отсутствует, то это намного хуже. -
Обязательно и ознакомление человека со своей инструкцией, с обязательной подписью. В противном случае просто нелепо что-то требовать от работника, когда он ничего не знает.
Должностная инструкция дисциплинирует и воспитывает. Однако никакая бумажка не в состоянии сделать работника умным, результативным и добросовестным. Она всего лишь помогает понять правила игры. Я выступаю за отбор правильных кандидатов, которые будут управляемые, адекватные, и в дальнейшем работать с ними при помощи такой инструкции. Тогда исчезнет возможность вольной трактовки слов начальства.
Татьяной Буданцовой, соучредителем компании «Медиа-Ключ» (г. Одесса) уточняется:
- у нас еще не было таких случаев, чтобы в компании неукоснительно выполнялись обязанности, которые были утверждены. Составляют их описание, потом идет их утверждение. И все. Они не выполняются. Нам кажется, что причины такого кроются:
1. В том, что функциональные обязанности становятся компромиссом, который описывает представления, непосредственно написавшего их о том, какая работа должна выполняться, или может выполняться, конкретным человеком, находящимся на определенной должности. Или же это описание-шаблон, переделанное под компанию. По большей части, никто не задумывается о реальности выполнения подобных должностных инструкций.
2. В том, что функциональные обязанности представляют собой рамку, которая отделяет границы полномочий и работы. Хотя эти границы нарушаются постоянно, и всем это известно. Однако такие фиксированные границы позволяют надавить, прижать, унизить или уволить. А это уже совсем не выполнение обязанностей, а использование их в качестве инструмента воздействия - чтобы управлять или манипулировать.
Вам может быть интересно.
