Расположение реквизитов и границы зон на формате а4 углового бланка

Вопрос 10. Схема расположения реквизитов (формуляры)

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих «штамп» документа) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2.

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста (реквизит 20).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная — большая часть площади формата — составляет рабочее поле документа.

Рис. 2.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 углового бланка по гост р -97

Примечания к прилож. 2.1 и 2.2: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; УЗ - гриф ограничения; 14 - адресат; /5 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; /8 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.

В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ

1. Организация документооборота (общие положения)

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

4. Прохождение внутренних документов

5. Учет объема документооборота

6. Контроль за исполнением документов

1. Организация документооборота (общие положения)

1. Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ИНСТРУКЦИЯПОДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкцияподелопроизводству. Екатеринбург - Пермь. в котором пострадали 8 человек; у/д N 138002 по факту. от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении.

инструкциипо виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкцииподелопроизводству* (20). Инструкцияпо. Станиславовне, проживающей в г. Пермь. Зеленый бульвар, д. 2, кв. 8. Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело. - СПб. Питер, 2005. *(.

Делопроизводство на факультете организовано, имеется номенклатура дел, инструкцияподелопроизводству. Перми Департамент дорог и транспорта Администрация г. Перми Департамент земельных отношений Администрация г. Перми.

20 июня 2005 г. по делу N А71-145/2005 -Г20 по иску предпринимателя. со строительством жилого дома в г. Пермипо ул. Аркадия Гайдара, 1, согласно. иным лицам. В соответствии с п. 3.37 Инструкцииподелопроизводству копии решения по делу об оспаривании.

20 июня 2005 г. по делу N А71-145/2005 -Г20 по иску предпринимателя. со строительством жилого дома в г. Пермипо ул. Аркадия Гайдара, 1, согласно. иным лицам. В соответствии с п. 3.37 Инструкцииподелопроизводству копии решения по делу об оспаривании.

Делопроизводство (9) - Реферат, страница 15

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка по ГОСТ Р 6.30-97

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-97

Примечания к прилож. 2.1 и 2.2: 01 - Государственный герб Российской Феде­рации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы доку­мента; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; УЗ - гриф ограничения; 14 - адре­сат; /5 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; /8 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложе­ния; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполни­теле; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - от­метка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов

В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ

1. Организация документооборота (общие положения)

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

4. Прохождение внутренних документов

5. Учет объема документооборота

6. Контроль за исполнением документов

1. Организация документооборота (общие положения)

1. Документооборот — это движение документов в организа­ции с момента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки. Правильная организация документооборота спо­собствует оперативному прохождению документов в аппарате уп­равления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обра­ботки информации (руководителями учреждения и структур­ных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множитель­ной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступаю­щие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руково­дителям, в структурные подразделения и отдельным исполните­лям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутрен­няя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческо­го труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному ис­полнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возврат­ного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разраба­тываются руководителем службы делопроизводства (общего от­дела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письмен­ные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.

Схема 3.1. Движение документов в учреждении

- документы, отправляемые из организации,

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие в организацию документы независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность кон­вертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются от­правителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в ад­рес конкретного работника с пометкой «лично», передаются ра­ботнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для реги­страции. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конвер­ты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его пред­варительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение докумен­тов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подраз­деление или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необ­ходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех по­ступающих документов, а затем переадресовывают их своим заме­стителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Та­кой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время рабо­ты над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставлен­ных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступа­ющих документов. Документы, адресованные конкретным долж­ностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией ру­ководителя.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют сек­ретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, об­щими отделами, помощники руководителя и т.д. После предвари­тельного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу пер­вой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка - Студопедия

на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Феде-рации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товар­ных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Реквизит 04 Код организации проставляют по Обще­российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ) [38]. Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”[39] данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой доку­ментации (ОКУД) [40].

Реквизит 08 Наименование организации. являющейся автором документа, должно соответствовать наименова­нию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.

Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование выше­стоящего ведомства.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организа­ции указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи­зации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 09 Справочные данные об организации вклю­чают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, сче­тов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 Наименование вида документа. составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа. Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[41]. Датой распорядительного документа является дата его подпи­сания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автора­ми документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.

Можно использовать словесно-цифровой способ оформления да­ты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно допол­нить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенк­латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регист­рационных номеров документа каждой из этих организа­ций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату доку­мента, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

Реквизит 14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справоч­ные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15 Адресат. В качестве адресата могут быть организа­ции, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Русский текстиль»

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита «Адресат» при необходимости мо­жет входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной пра­вилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23)[42].

Документ не должен содержать более четырех адреса­тов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми ад­ресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

документоведения и архивного дела

Черкасский пер, д.2

При адресовании документа физическому лицу указы­вают инициалы и фа-

милию получа­теля, затем почтовый адрес, например:

Ул.Садовая, д.5, кв.12

Тульская обл. Киреевский р-н,

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию[43]. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издавае­мым документом. При утверждении документа должност­ным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

АОЗТ «Русский текстиль»

Личная подпись И.В. Аненков

При утверждении документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наимено­вания утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Заседанием общего собрания акционеров

от 30.09.2005 № 54

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Примерный перечень документов с грифом утверждения дан в приложении № 2.

Реквизит 17 Резолюция документа. реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответ­ствующим должностным лицом и включает фамилии испол­нителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:

Прошу подготовить проект

с фирмой «Заречье»

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа. реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименова­нием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком). например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого). например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 19 Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 20 Текст официального документа. информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа[44]. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации и субъектов Российской Феде­рации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели состав­ления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст мо­жет содержать одну заключительную часть (например, при­казы -распорядительную часть без констатирующей; пись­ма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных доку­ментов, указывают их реквизиты: наименование докумен­та, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п. то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряже­ние и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных орга­нов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст из­лагают от первого лица множественного числа («приказы­ваем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множест­венного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объедине­ния входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы

Реквизит 21 Отметку о наличии приложения. назван­ного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких прило­жений их нумеруют, например:

1. Положение об Управлении региональ­ного кредитования на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного доку­мента, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу директора Института

от 15.01.2005 №319

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минюста от 14.06.2005 №02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22 Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица[45]. В состав реквизита «Подпись» входят: наи­менование должности лица, подписавшего документ (пол­ное, если документ оформлен не на бланке документа, и сок­ращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

АОЗТ «Партнер» Никитенко Н.А. Никитенко

Исполнительный директор Никитенко Н.А. Никитенко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой долж­ности, например:

Генеральный директор Личная подпись М.А. Лисицин

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Козлова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязан­ности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Дементьев

Члены комиссии Личная подпись К.М. Аршинова

Личная подпись С.П. Хитрунов

Личная подпись В.А. Малов

Документ может быть подписан исполняющим обязан­ности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Достоверность документов в электронной форме заверяются электронной цифровой подписью-реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе[46].

Реквизит 23 гриф согласования. Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием[47]. Грифсогласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

Ректор Тюменского государственного

Личная подпись Г.Ф.Куцев

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии Протокол заседания

медицинских наук Правления страховой

от 25.01.2005 №451-805 компании «Евразия»

Реквизит 24 Виза согласования документа. реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа[48]. Согласованиедокумента в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:

Начальник юридического отдела

Петроченко В.А. Петроченко

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Начальник юридического отдела

Воробьев А.С. Воробьев

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.[49]

Возможно оформление виз распоряди­тельного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 25 Оттиск печати представляет изображение клише печати на бумаге[50], которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении № 3.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии доку­мента подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставля­ют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заве­рившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров

Хлебников С.А. Хлебников

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 27 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и нап­равлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо от 28.01.2000 №12/06-13

Подпись Б.Л. Осипов

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в орга­низацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р -97

Примечания к прилож. 2.1 и 2.2: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; УЗ - гриф ограничения; 14 - адресат; /5 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; /8 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов