Инструкция по организации учета, хранения и выдачи машинных носителей персональных данных Общие положения

по организации учета, хранения и выдачи машинных носителей персональных данных

1. 
   Общие положения
   
   1. 
      Настоящая инструкция определяет порядок учета, хранения и выдачи машинных носителей персональных данных (ПДн), обрабатываемых в государственной информационной системе области «Система образования Вологодской области», (далее - ГИС Образование»).
      
   2. 
      Ответственным за организацию учета, хранения и выдачи машинных носителей является лицо, ответственное за учет машинных носителей персональных данных_______________________________________________ (Должность и ФИО сотрудника).
      
   3. 
      Учету подлежат все машинные носители, на которые могут быть записаны персональные данные, обрабатываемые в ГИС «Образование».
      
   4. 
      Под машинными носителями в настоящей инструкции понимаются:
      

• 
  съемные носители информации (флэш-память, съемные жесткие диски).
  

1. 
   Порядок хранения и использования машинных носителей персональных данных
   
   1. 
      Машинные носители персональных данных используются лицами, имеющими право доступа к ГИС «Образование», только для выполнения должностных обязанностей. Выдача машинного носителя регистрируется в установленном порядке (раздел 4 настоящей инструкции).
      
   2. 
      О повреждении или утрате машинного носителя необходимо незамедлительно сообщить лицу, ответственному за учет машинных носителей, который в свою очередь докладывает об этом руководителю Учреждения.
      
   3. 
      При завершении использования машинного носителя (в т.ч. при выходе носителя из строя) принимаются меры по предотвращению возможного считывания с носителя хранившихся на нем персональных данных.
      
2. 
   Порядок учета машинных носителей персональных данных
   
   1. 
      Машинные носители персональных данных, подлежат обязательному учету.
      
   2. 
      Каждому машинному носителю присваивается уникальный учетный номер. Способ присвоения номеров и маркировки носителей выбирается лицом, ответственным за учет машинных носителей.
      
   3. 
      Машинные носители регистрируются в журнале учета и выдачи машинных носителей персональных данных (далее - Журнал) установленной формы.
      

При поступлении нового машинного носителя персональных данных, который будет использоваться для хранения или передачи персональных данных, данный носитель заносится в перечень машинных носителей.

1. 
   При завершении использования машинного носителя в журнал вносится отметка о снятии с учета машинного носителя.
   
1. 
   Регистрация выдачи и возврата машинных носителей персональных данных
   
   1. 
      Учет выдачи и возврата машинных носителей ведется в Журнале путем внесения отметок о выдаче и возврате машинного носителя персональных данных.
      
   2. 
      При выдаче машинного носителя персональных данных в Журнале фиксируется учетный номер и цель использования носителя. Если выдача сопровождается изданием исходящего документа, в отметке ставится его номер. Лицо, которому выдан носитель, ставит подпись в его получении.
      
   3. 
      При возвращении машинного носителя в место хранения напротив отметки о выдаче ставится отметка о возвращении носителя.
      
2. 
   Ответственность
   
   1. 
      Ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции несет лицо, ответственное за учет машинных носителей персональных данных.
      
   2. 
      Пользователи ГИС «Образование» несут ответственность за сохранность этих машинных носителей, а также за персональные данные, хранящиеся на них.
      

Инструкция по организации учета, хранения и выдачи машинных носителей персональных данных Общие положения

1 Цель разработки Положения определение порядка обработки персональных данных в Организации

1 Настоящее Положение разработано в соответ­ствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г №152-фз «О персональных данных» игл

Согласие родителя (законного представителя) на обработку персональных данных несовершеннолетнего

Оформление и учет носителей конфиденциальной информации

Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информ а- ции, или без использования того и другого. Черновики и проекты (беловики) открытых документов не регистрируется, регистрируется уже готовый подписанный (утвержденный) документ, а его черновик (при наличии) уничтожается исполнителем (составителем) документа без отражения в регистрационных формах факта уничтожения. На некоторых предприятиях поступают таким же образом и с черновиками конфиденциальных документов, в лучшем случае в учетных формах производится отметка об уничтожении черновика, представленного исполнителем, как это предусмотрено "Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения". Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных формах уничтожается только вариант, с которого печатался проект документа, остальные варианты просто выбрасываются в мусорную корзину или хранятся у исполнителя. Случается, что и единственный вариант черновика по ошибке выбрасывается вместе с черновиками открытых документов. Это может привести и приводит к тому, что безучетные, а потому и бесконтрольные черновики попадают в чужие руки. Но эти черновики содержат конфиденциальную информацию, и в результате такого обращения с ними происходит утечка информации, что наносит ущерб ее собственнику. Поиск неучтенных черновиков зачастую не достигает по - ложительных результатов. Поэтому все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Все сказанное в равной степени относится и к отпечатанным проектам конфиденциальных документов независимо от того, с черновика они печатались или без его использования, поскольку может быть несколько вариантов проекта, отдельные листы проекта могут перепечатываться, может меняться и количество экземпляров проекта, безучетное циркулирование вариантов, перепечатанных листов, экземпляров проекта также создает возможность для утечки содержащейся в них информации. Следовательно, должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправомерное обращение с ними и, кроме того, обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответствием перечням издаваемых конфиденциальных документов. Учет носителей, используемых для составления конфиденциальных документов, осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители. Бумажными носителями могут быть: - для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради; -для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка (координатная бумага). Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера. Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом. На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблок- нот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются: - на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов; - дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно -графических документов - количество лисов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы. Уче тный номер и гриф конфи- денци- ально- сти носителя Да та регистрации Ви д носителя Наименование или назначение носителя Ко ли- чество листов Фамилия лица, получившего носитель Подпись за получение и дата Подпись за возврат и дата Отметка об уничтожении носителя 1 2 3 4 5 6 7 8 9 При взятии носителей на учет заполняются графы 1 -5. В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности: 1 КТ (коммерческая тайна), 1ДСП (для служебного пользования). Если издаваемые документы имеют только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденци- альности" опускаются, рядом с номерами носителей гриф не проставляется. В графе 2 дата проставляется арабскими цифрами: в картонке указанием числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год). В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др. В графе 4 указывается наименование документа, который будет составляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного документа, или назначение носителя, если в него будет вноситься различная информация, например, по спецблокноту - "для черновиков", по рабочей тетради - "для рабочих записей". Одновременно на самих носителях проставляется: - на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп Уч.

№ Кол-во листов с указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер; - на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности - в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов; - на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно -графической информации - только учетного номера); на левом поле остальных листов штамп "К Уч. №" с указанием номера. После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполнением граф б, 7 журнала учета бумажных носителей. При необходимости взятия на учет дополнительных листов носителя (при нехватке ранее взятых листов для составления черновика документа или для замены испорченных листов) они нумеруются от последнего листа ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в журнале учета бумажных носителей за тем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой под ними (при этом заполняются графы 2,5), на левом поле каждого листа проставляется штамп "К Уч. №" с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника подразделения конфи - денциального делопроизводства. Выдача дополнительных листов производится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета бумажных носителей. Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ (независимо от того, с черновика печатаются проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с машинного носителя. К машинным носителям документированной информации относятся: - жесткие (твердые) магнитные диски; - гибкие магнитные диски (дискеты); - магнитные ленты; - магнитооптические диски; - оптические диски. ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов учитываются службой безопасности предприятия. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации, должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной информации, в которые целесообразно включать следующие графы: Уч Д Ви Ти На От От От От От етный ата д носи п носи имено метка о метка об метка о метка метка об номер и реги теля теля вание перено отправ возвра об уничто гриф стра инфор се ин лении те но уничто жении конфи- ции мации, форма носителя сителя жении носителя денци- нано ции на (стира ально- симой другой нии) сти на но носи инфор носите ситель тель мации ля 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Журнал учета машинных носителей, на которые заносится информация, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала учета машинных носителей, предназначенных для занесения информации, составляющей служебную тайну. Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как и в журнале учета бумажных носителей. В графе 3 проставляется: магнитный диск, дискета, оптический диск и др. В графе 4 пишется название (марка) носителя. В графе 5 указывается наименование информации, которая будет заноситься на носитель, если она заранее известна, если неизвестна, то графа заполняется по мере нанесения информации. В графе 6 напротив наименования соответствующей информации проставляются типы носителей, на которые перенесена информация ^спечатаа, дискета и др.), и их учетные номера. В графе 7 проставляются наименование предприятия, на которое направлен носитель, наименование, номер и дата сопроводительного документа. В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного письма, если носитель возвращен с сопроводительным Письмом, или порядковый номер и дата поступления пакета с носителем, проставленные в журнале учета поступивших пакетов (см. главу 4), если носитель возвращен без сопроводительного письма. Бели предприятие не осуществляет отправление машинных носителей, то графы 7, 8 опускаются. В графе 9 производится запись "информация уничтожена путем стирания", заверяемая подписью работника, производившего стирание, с проставлением даты. Такие записи должны осуществляться по мере стирания информации и проставляться напротив ее наименования, указанного в графе 5. Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу различных причин уничтожается. При этом указывается способ уничтожения. Отметка об уничтожении носителя заверяется подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты уничтожения. На самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой). Учет бумажных и машинных носителей производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимости от количества и продолжительности хранения носителей учет может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся (не уничтоженные) по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегистрации каждого носителя в предыдущей учетной форме, которая проставляется следующим образом: "Перерегистрирован в журнал (или картотеку) за год под № " с указанием года журнала и номера носителя. Отметка проставляется в графе 9 журнала учета бумажных носителей и в графе 10 журнала учета машинных носителей. В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. Листы журналов учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки. Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется. Порядок учета самих журналов и картотек изложен в главе 7. 3.2.2.

1. НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
   Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки
   
2. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ
   Для проверки наличия бумажных носителей, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета бумажных носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера и количества листов (с просчетом листов в носителе). В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по
   
3. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ
   Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и
   
4. Уничтожители информации с магнитных носителей
   Все изделия, выпускаемые для экстренного уничтожения информации с магнитных носителей, служат одной цели: при возникновении опасности утечки или разглашения информации, хищения или изъятия компьютерного системного блока (носителя с записанными данными), а также в случае, если информация стала ненужной или даже опасной, произвести ее мгновенное и необратимое уничтожение. Уничтожение информации
   
5. Проверка наличия документов, дел и носителей информации
   Цель проверки наличия документов, дел и носителей конфиденциальной информации — установление их реального соответствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и комплектности материалов, а также своевременное выявление фактов утраты конфиденциальных материалов и определение правильности выполнения процедур и операций по их учету, хранению и использованию. Проверка стимулирует
   
6. Г. НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ.
   Табл. 1. ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ РАБОТЫ ФИРМЫ ЭЛЬФ П О К А З А Т Е Л И Ед. изм. Август Сентябрь План Отчет План Отчет Ежедневный выпуск Набор 150 150 160 Выпуск за полные рабочие недели месяца Набор 3750 3750 3200 Отгрузка за месяц Набор 3750 3750 3200 Реализация за месяц Набор 3750 3750 3150 Расходы на продажу руб. 62 62 15260 Договорная цена 1 набора руб. 65 65 65 Реализация по
   
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
   СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ
   
8. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
   Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму (рис. 1). При заведении дела на обложке
   
9. Хранение информационных данных, уничтожение носителей информации
   Хранение информационных данных, уничтожение носителей
   
10. 3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных документов
    Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно - графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и
    
11. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ
    Документирование конфиденциальной информации включает определение состава внутренних и отправляемых документов и их изготовление Документирование конфиденциальной информации является важней шей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности,
    

Пример формы журнала учета съемных носителей ПИСЬМО Рособразования от 22-10-2009 17-187 ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ (2016)

ПИСЬМО Рособразования от 22-10-2009 17-187 ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ (2016) Актуально в 2016 году

ЖУРНАЛ
учета съемных носителей персональных данных
________________________________________________________
наименование структурного подразделения

Начат "__" _____________ 200_ г.

Окончен "__" _____________ 200_ г.

Должность и ФИО ответственного за хранение

Метка съемного носителя (учетный номер)

(Получил, вернул, передал)

Дата записи информации

<*> Причина и основание окончания использования (N и дата отправки адресату или распоряжения о передаче, N и дата акта утраты, неисправность, заполнение подлежащими хранению данными)

Скачать ПИСЬМО Рособразования от 22-10-2009 17-187 ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ (2016) Актуально в 2016 году

Сайт использует файлы cookie .Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.

© 2010—2016. Справочно-правовая система «ЗаконПрост».

Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровског

Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края (с изменениями на 20 мая 2013 года)

Постановление Губернатора Хабаровского края

Губернатор Хабаровского края

Собрание законодательства Хабаровского края, N 1 (102), 12.02.2011

Дата начала действия:

ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

от 27 января 2011 года N 5

Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной
информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности
в Правительстве Хабаровского края

(с изменениями на 20 мая 2013 года)

В целях приведения нормативных правовых актов Хабаровского края в сфере обращения и защиты конфиденциальной информации в соответствие с требованиями действующего законодательства Российской Федерации

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора Хабаровского края
от 27 января 2011 года N 5

(с изменениями на 20 мая 2013 года)

1.1. Настоящее Положение определяет общие требования по защите информации, содержащей сведения конфиденциального характера (далее - конфиденциальная информация), обрабатываемой в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края (далее - органы исполнительной власти края), и порядок организации работы по обеспечению ее защиты. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном Конституцией Российской Федерации. законодательством Российской Федерации.
1.3. К конфиденциальной информации в органах исполнительной власти края относится информация, не являющаяся сведениями, составляющими государственную тайну, используемая в повседневной деятельности Правительства края, к которой нет свободного доступа на основании требований федеральных законов, обладающая действительной или потенциальной ценностью в силу ее неизвестности лицам, не имеющим права доступа к ней, и по отношению к которой в органах исполнительной власти края принимаются правовые, организационные, технические и иные меры защиты. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
1.4. Конфиденциальная информация фиксируется на бумажных (документы, издания, книги, брошюры, буклеты и др.), магнитных (дискеты, магнитные диски, цифровые запоминающие устройства, аудио-, видеопленки и др.), оптических (лазерные диски и др.) и других носителях информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
1.5. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
1.6. В настоящем Положении используются основные понятия, равнозначные по смыслу понятиям, установленным федеральным законодательством.

2.1. Государственные гражданские служащие края, а также лица, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, в органах исполнительной власти края (далее - сотрудники органа исполнительной власти края), обрабатывающие конфиденциальную информацию, обязаны соблюдать конфиденциальность информации в соответствии с требованиями законодательства.
2.2. Руководителями органов исполнительной власти края утверждаются перечни сведений конфиденциального характера (далее - Перечень).
При составлении Перечня необходимо учитывать:
- не составляют ли сведения государственную тайну;
- не относятся ли сведения к информации о деятельности государственного органа, доступ к которой не может ограничиваться в соответствии с федеральным законом;
- иные установленные законодательством случаи, когда не могут быть установлены требования конфиденциальности информации.
2.3. Носителям конфиденциальной информации присваивается пометка "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется в соответствии с утвержденным Перечнем.
2.4. Обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера (далее - конфиденциальный документ), в информационных системах органов исполнительной власти края (системе электронного документооборота Правительства края, региональной системе межведомственного электронного взаимодействия, защищенном терминальном комплексе, иных системах) разрешается при условии соответствия автоматизированных рабочих мест требованиям безопасности информации, что подтверждается аттестатом соответствия органа по аттестации или иными документами в соответствии с действующим законодательством.
2.5. Конфиденциальный документ на бумажном носителе, создаваемый в органах исполнительной власти края, должен отвечать следующим требованиям:
- первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должны иметь в правом верхнем углу пометку "Для служебного пользования", а под ней номер экземпляра;
- при наличии приложений к основному документу на каждом приложении должны быть указаны: номер приложения, его наименование, номер экземпляра и количество листов в нем;
- между центром и нижней частью последнего листа основного документа, ближе к левому краю, указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя и номер его телефона, дата печатания документа. Данные сведения указываются на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и на обороте последнего листа каждого экземпляра всех его приложений.
Сведения, указанные в настоящем пункте, указываются также в конфиденциальных документах в электронном виде, создаваемых в органах исполнительной власти края.
2.6. Распечатывание конфиденциальных документов производится исполнителем документа.
После распечатывания или сканирования конфиденциального документа исполнитель должен убедиться в невозможности получения повторных несанкционированных копий.
2.7. Все конфиденциальные документы подлежат регистрации.
Распечатанные документы регистрируются в установленном порядке в соответствующих журналах учета или электронной базе данных.
При регистрации входящих конфиденциальных документов в порядковом номере документа добавляется индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и пометка "Для служебного пользования".
2.8. Если в сопроводительном письме к документу с пометкой "Для служебного пользования" нет конфиденциальной информации, то сопроводительное письмо оформляется в соответствии с требованиями пункта 2.5 настоящего Положения, но под пометкой "Для служебного пользования" делается надпись "(с приложением)".
Регистрация сопроводительного письма осуществляется в соответствии с требованиями пункта 2.7 настоящего Положения. При этом в журналах учета или в электронной базе данных делается отметка о том, что без приложения сопроводительное письмо не содержит конфиденциальной информации.
2.9. Прием входящих и отправка исходящих конфиденциальных документов осуществляется в:
- аппарате Губернатора и Правительства края - управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края;
- органах исполнительной власти края - структурными подразделениями, ведущими общее делопроизводство.
2.10. При обнаружении недостачи вложений поступившего конфиденциального документа составляется акт, в котором перечисляются все вложения, оказавшиеся в наличии, а также недостающие, их тематика, наличие или отсутствие повреждений на конверте, другие необходимые, по мнению составителей акта, сведения.
2.11. Конфиденциальный документ, поступивший в орган исполнительной власти края, минуя структурные подразделения, указанные в пункте 2.9 настоящего Положения, должен быть передан в установленном порядке для регистрации и оформления в соответствии с настоящим Положением.
2.12. При необходимости направления конфиденциального документа нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края и подшивается в дело вместе с основным документом.
2.13. Отправка конфиденциальных документов средствами факсимильной связи не допускается.
Пересылка конфиденциальных документов на материальных носителях может осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью и фельдсвязью.
2.14. Пересылка конфиденциальных документов в электронном виде в органах исполнительной власти края может осуществляться с использованием системы электронного документооборота Правительства края, региональной системы межведомственного электронного взаимодействия, защищенного терминального комплекса, иных систем, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, за исключением сведений, составляющих государственную тайну.
При пересылке конфиденциальных документов в электронном виде по каналам связи, выходящим за пределы контролируемой зоны, необходимо использовать защищенные каналы связи, а при использовании открытых каналов связи применять сертифицированные криптографические средства.
2.15. Передача конфиденциальных документов и их копий на бумажных носителях сотрудникам органов исполнительной власти края для использования в работе, а также передача их в другие структурные подразделения органов исполнительной власти края осуществляются под роспись в реестре выдачи-приема конфиденциальных документов.
2.16. Сотрудник органа исполнительной власти края, получивший для работы конфиденциальный документ на бумажном носителе, обязан располагать его так, чтобы исключить возможность ознакомления с ним других лиц.
2.17. Сотрудник органа исполнительной власти края, обрабатывающий конфиденциальный документ, обязан принимать меры для обеспечения его сохранности и не разглашать содержащиеся в нем сведения, за исключением случаев, установленных законодательством.
Сотрудники органа исполнительной власти края не могут использовать в личных целях конфиденциальную информацию, ставшую им известной вследствие выполнения служебных (трудовых) обязанностей.
2.18. При обработке конфиденциальных документов на средствах вычислительной техники, то есть совокупности программных и технических элементов систем обработки данных, способных функционировать самостоятельно или в составе других систем (далее - СВТ), они должны располагаться таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
2.19. При отлучении с рабочего места сотрудник органа исполнительной власти края обязан закрывать все конфиденциальные документы в электронном виде.
В нерабочее время, а также в случае временного неиспользования конфиденциальных документов и (или) съемных носителей, содержащих конфиденциальные документы в электронном виде, они должны храниться в местах, недоступных для посторонних лиц (в запираемых шкафах, сейфах и т.п.).
2.20. При увольнении, переводе в другое подразделение сотрудник органа исполнительной власти края обязан сдать все числящиеся за ним конфиденциальные документы, в том числе в электронном виде, начальнику своего структурного подразделения. Указанные действия должны быть произведены до наступления дня увольнения (перевода).
2.21. Копирование (размножение) конфиденциальных документов осуществляется сотрудником органа исполнительной власти края с разрешения руководителя структурного подразделения на основании бланка-заказа установленной формы с указанием количества экземпляров (копий) (приложение N 1 ). Новые экземпляры (копии) конфиденциальных документов регистрируются в установленном порядке с присвоением копиям очередных номеров экземпляров основного документа. Копирование (размножение) производится на специально предназначенных для этих целей СВТ.
2.22. Копирование (размножение) конфиденциальных документов для сторонних организаций производится в случаях, предусмотренных законодательством, только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе в соответствующей графе, и разрешения руководителя органа исполнительной власти края. Копия письма с разрешением прилагается к бланку-заказу.
2.23. Конфиденциальные документы группируются для хранения согласно номенклатуре дел по функциональному направлению. На обложке каждого дела (тома), в котором подшит хотя бы один конфиденциальный документ, проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.24. Уничтожение конфиденциальных документов, утративших практическую ценность, производится комиссией, назначенной приказом руководителя органа исполнительной власти края и состоящей не менее чем из трех человек, с составлением акта уничтожения. При этом в регистрационных документах делается соответствующая ссылка на акт уничтожения, который хранится по правилам, применяемым к документам с пометкой "Для служебного пользования". Письменное разрешение на уничтожение по представляемому списку документов дает руководитель органа исполнительной власти края. Уничтожение конфиденциальных документов на бумажных носителях производится путем их резки на бумагорезательной машине.
(Раздел изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .

3.1. Обработка персональных данных в органах исполнительной власти края осуществляется в связи с реализацией трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций с учетом соблюдения прав и свобод человека и гражданина, в том числе на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Перечни персональных данных, обрабатываемых в органах исполнительной власти края, утверждаются актом руководителя данного органа.
3.2. Обработка документов, содержащих персональные данные, в органах исполнительной власти края осуществляется в соответствии с федеральными законами от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". указами Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". от 07 сентября 2010 г. N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации". иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.3. В случае обработки документов, содержащих персональные данные, допускается не проставлять на них пометку "Для служебного пользования".
3.4. Мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (далее - ИСПДн) проводятся в соответствии с требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 г. N 1119 .
Используемые для обеспечения безопасности персональных данных в ИСПДн средства защиты информации должны иметь действующие сертификаты соответствия по требованиям безопасности информации.
Обеспечение функционирования средств защиты информации ИСПДн осуществляется лицом, назначенным ответственным за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе.
3.5. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации производится в соответствии с Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 .
3.6. Актом руководителя органа исполнительной власти края утверждается перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к ним.
3.7. В органах исполнительной власти края должны быть реализованы меры по раздельному хранению персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
3.8. Хранение документов, содержащих персональные данные, должно быть организовано так, чтобы был исключен доступ и ознакомление с ними посторонних лиц.
3.9. Защита персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных обеспечивается за счет средств органов исполнительной власти края в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1. Передача конфиденциальной информации третьим лицам (юридическим лицам и физическим лицам, не являющимся сотрудниками органов исполнительной власти края) запрещается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
4.2. В случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, допускается использование конфиденциальной информации в документах открытого доступа, в интервью, публикациях, на выступлениях, конференциях, презентациях, проходящих вне помещений, предназначенных для обработки такой информации, исключительно с разрешения руководителя соответствующего органа исполнительной власти края и (или) иного обладателя данной информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
4.3. В случае наличия разрешения руководителя соответствующего органа исполнительной власти края и (или) иного обладателя данной информации на передачу конфиденциальной информации для публикации (оглашения) в открытых источниках пометка "Для служебного пользования" снимается, о чем ставится в известность управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .

5.1. Размещение помещений, в которых обрабатываются и хранятся конфиденциальная информация, и их оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей конфиденциальнойая информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
5.2. Помещения должны отвечать правилам техники безопасности, санитарным нормам, требованиям пожарной безопасности.
5.3. Входные двери оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время.
5.4. Доступ в помещения, в которых обрабатывается и хранится конфиденциальная информация, осуществляется в порядке, утвержденном актом руководителя органа исполнительной власти края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
5.5. По окончании работ помещения закрываются, опечатываются и сдаются службе охраны или ответственному дежурному органа исполнительной власти края с указанием времени приема (сдачи) под охрану помещений (приложение N 2 ).

6.1. Машинные носители информации (дискеты, магнитооптические диски, CD- и DVD-диски, жесткие магнитные диски, флеш-накопители и т.д.), содержащие конфиденциальные документы в электронном виде, регистрируются в подразделении, которому поручен учет документов с пометкой "Для служебного пользования", с проставлением учетных реквизитов по журналу учета машинных носителей информации. Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "Для служебного пользования" и т.д.) проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
6.2. Порядок рассылки машинных носителей информации, проведения проверок наличия учтенных машинных носителей, служебных проверок по фактам их утраты, снятия пометки "Для служебного пользования" с машинных носителей является таким же, как и для конфиденциальных документов на бумажных носителях. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
6.3. При осуществлении ремонта или передачи СВТ в другое подразделение (иной орган исполнительной власти края) с машинных носителей необходимо произвести стирание конфиденциальной информации. Стирание информации производится таким образом, чтобы ее невозможно было восстановить.
6.4. Уничтожение машинных носителей или стирание конфиденциальной информации производится с составлением акта (приложение N 3 ).

7.1. Передача конфиденциальной информации в электронном виде осуществляется с использованием машинных носителей, учтенных в несекретном делопроизводстве органа исполнительной власти края, имеющих пометку "Для служебного пользования", либо в соответствии с пунктом 2.14 раздела 2 настоящего Положения. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
7.2. Передача конфиденциальной информации в электронном виде с использованием накопителей на магнитных дисках (дискетах, флеш - носителях и т.д.) между сотрудниками одного структурного подразделения и между сотрудниками структурных подразделений органа исполнительной власти края осуществляется с письменного разрешения руководителя структурного подразделения или руководителя органа исполнительной власти края с записью в журнале передачи информации (файлов) (приложение N 4 ). (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
7.3. Передача конфиденциальной информации в электронном виде между органами исполнительной власти края путем пересылки учтенных машинных носителей информации осуществляется через структурные подразделения, ведущие общее делопроизводство, в порядке, установленном для отправки конфиденциальных документов на бумажных носителях. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .

8.1. Осуществление систематического контроля за соблюдением в органах исполнительной власти края установленного порядка обращения с конфиденциальной информацией и конфиденциальными документами возлагается:
8.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края:
- в части получения, отправки, учета и хранения конфиденциальных документов на бумажных носителях - на управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края;
- в части обработки конфиденциальной информации специально предназначенными для этих целей объектами информатизации, в том числе с применением системы электронного документооборота, работоспособности установленных на них средств защиты информации - на министерство информационных технологий и связи края;
- в части обработки персональных данных - на ответственных за организацию обработки персональных данных, назначенных приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
8.1.2. В органах исполнительной власти края:
- в части обработки конфиденциальных документов на бумажных носителях - на структурные подразделения, ведущие общее делопроизводство;
- в части обработки персональных данных - на ответственных за организацию обработки персональных данных, назначенных актом руководителя органа исполнительной власти края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
8.2. Проверки по соблюдению требований обращения с конфиденциальными документами, проводятся в соответствии с утвержденными планами работы и при выявлении случаев нарушения установленного порядка обработки конфиденциальной информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
8.3. О результатах проведенных мероприятий по контролю сообщается заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края, при этом отражается состояние дел в области выполнения установленного порядка обращения со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию, выявленные недостатки и нарушения, а также вносятся предложения по их устранению.
8.4. В случае утраты конфиденциального документа на бумажном носителе или установленного факта утечки конфиденциальной информации, ставится в известность руководитель органа исполнительной власти края, а в случае нарушения правил эксплуатации объектов информатизации и установленных на них технических средств - дополнительно министерство информационных технологий и связи края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
8.5. Для расследования обстоятельств утраты конфиденциального документа на бумажном носителе, утечки конфиденциальной информации, и определения возможного ущерба руководителем органа исполнительной власти края назначается служебная проверка, результаты работы которой докладываются руководителю, назначившему комиссию. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .

9.1. Требования настоящего Положения обязательны для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти края, которые несут персональную ответственность за сохранность конфиденциальной информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
9.2. Руководители органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края несут ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами, в подчиненных им подразделениях, в том числе за обоснованность проставления (непроставления) исполнителями - разработчиками документов пометки "Для служебного пользования". (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .
9.3. Сотрудники органов исполнительной власти края, допустившие разглашение конфиденциальной информации, либо нарушившие требования настоящего Положения и других распорядительных документов, устанавливающих порядок обращения с конфиденциальной информацией, а также по вине которых произошла утрата носителей конфиденциальной информации, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36 .

Приложение N 1
к Положению о порядке обращения
с конфиденциальной информацией и мерах
по обеспечению ее защиты и сохранности
в Правительстве Хабаровского края

БЛАНК-ЗАКАЗ
на копирование (размножение) документа с грифом "Для служебного пользования"

____________
Примечание. Журнал заводится несекретным порядком с регистрацией его в номенклатуре дел, книг и журналов на текущий год в делопроизводстве и выдается представителю объекта вычислительной техники. По окончании заполнения журнала он ставится на архивный учет и хранится в несекретном делопроизводстве 1 год, после чего уничтожается в установленном порядке.
В примере N 1 представлена регистрация передачи информации (файл "Titul") между пользователями одного структурного подразделения.
В примере N 2 представлена регистрация передачи информации (файл "План на 2011 год") между различными структурными подразделениями одного органа исполнительной власти края, которая производится с письменного разрешения руководителя.

Текст документа сверен по:
Официальная рассылка

Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края (с изменениями на 20 мая 2013 года)