Руководства, Инструкции, Бланки

как регистрировать договора в организации образец

Рейтинг: 4.5/5.0 (1120 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Документооборот договоров: мастер-класс

Документооборот договоров: мастер-класс
  • Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Полный текст статьи №3 и №4 2006г

Автор продолжает делиться опытом, накопленным на крупном российском производственном предприятии. Подробно описаны процедуры регистрации договоров, передачи подписанных документов контрагенту, а также организация их хранения. При этом наибольший интерес читателя должен вызвать фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

  • подготовку проекта договора;
  • его согласование;
  • заключение договора (подписание и заверение печатью);
  • регистрацию (включая государственную регистрацию);
  • учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
  • формирование базы по документам контрагентов;
  • организацию исполнения договоров;
  • подготовку договоров к сдаче в архив.
Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  • централизованный или
  • децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :

  • конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
  • отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

  • как правило, по количеству сторон;
  • для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

  • Преамбула.
  • Предмет договора.
  • Права и обязанности сторон.
  • Стоимость и порядок осуществления расчетов.
  • Особые условия договора.
  • Ответственность сторон.
  • Изменение, расторжение и прекращение договора.
  • Конфиденциальность.
  • Разрешение споров.
  • Обстоятельства непреодолимой силы.
  • Срок действия договора.
  • Адреса и реквизиты сторон.
  • Подписи сторон.

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

  • документы, содержащие сведения о контрагентах:
    • документы, предоставляемые юридическим лицом:
      • копии учредительных документов,
      • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
        • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
      • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
      • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
      • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
      • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
        • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности , сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
    • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
      • копия паспорта,
      • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
        • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
      • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
      • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте 1 :

  • в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
  • в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

  • проекта договора в электронной форме;
  • документов, подготовленных контрагентом;
  • листа согласования, содержащего следующую информацию:
    • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
    • визу ответственного исполнителя,
    • визы руководителей ответственного исполнителя,
    • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
    • наименование контрагента,
    • список визирующих,
    • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

    Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

  • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
    • обоснование необходимости заключения договора,
    • обоснование выбора контрагента,
    • о контрагенте,
    • предмет договора (кратко),
    • сумму договора,
    • условия платежа,
    • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
  • технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
    • обоснование целесообразности совершения сделки,
    • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
    • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
    • сроки исполнения сделки,
    • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.
  • Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

    Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

    В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

    Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

    Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

    Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора. что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

    • юрист;
    • финансовый директор;
    • главный бухгалтер;
    • руководитель заинтересованного подразделения.

    Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

    Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров. которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки. в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

    При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

    Следует различать типовые договоры. утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

    Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

    Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

    При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

    Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

    При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

    При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

    Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров. не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

    Заключение договора
    (подписание и заверение печатью)

    Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

    Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

    • визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
      • название организации,
      • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
      • подпись соответствующего руководителя;
    • прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

    Право подписания договора имеют:

    • лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
    • лица, получившие доверенность.

    Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

    Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

    Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

    Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

    Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

    Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

    • генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
    • специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
    • разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

    Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

    Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи.

    как регистрировать договора в организации образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Договорная работа на предприятии

    В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

    Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.5.

    Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
    Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

    Что же делать?
    Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
    скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

    договорная работа на предприятии

    Организация договорной работы на практике имеет множество вариантов. Очевидно, что порядок заключения, исполнения договоров, контроля за ведением договорной работы на крупном предприятии со сложной организационной структурой и на небольшом по численности и масштабу деятельности предприятии будет существенно отличаться. В зависимости от ряда факторов (отраслевой принадлежности, видов деятельности, осуществляемых предприятием, количества структурных подразделений, территориальной разобщенности и т.п.) возможны различные варианты организации договорной работы.
    Безусловно, есть и общие правила. Основным документом, обеспечивающим договорную работу на предприятии, можно считать положение о договорной работе. Его следует разработать с учетом индивидуальных черт предприятия, таких как масштаб и особенности производства, структура субъекта хозяйствования. Положение о договорной работе утверждается руководителем юридического лица. В указанном документе следует отразить вопросы заключения и исполнения договоров, порядка их регистрации и хранения подлинных экземпляров договоров. Порядок регистрации договоров должен соответствовать общим правилам документооборота, установленным Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
    Договоры упоминаются только в подп.165.2 п.165 Инструкции № 4 при описании составления номенклатуры дел. Больше особенности оборота договоров как документов в Инструкции № 4 не рассматриваются. Следовательно, предприятию при организации документооборота по договорам необходимо выполнять общие требования, а также требования инструкции по делопроизводству, которая должна разрабатываться на каждом предприятии на основе Инструкции № 4. Отдельного нормативного документа о порядке регистрации договоров по хозяйственной деятельности предприятия нет.
    В положении о договорной работе следует разграничить и предусмотреть отдельно порядок действий при заключении договоров, инициатором которых является предприятие, а также тех договоров, проекты которых поступают на предприятие от иных субъектов хозяйствования. И в том и в другом случае назначается ответственный исполнитель.

    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

    Идет отправка уведомления.

    В действительности все не так, как на самом деле

    ПОЛОЖЕНИЕ
    О порядке ведения договорной
    работы в ОАО «Жлобинский
    завод «Свет»

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Настоящее положение устанавливает общий порядок организации и ведения договорной работы в ОАО «Жлобинский завод «Свет» (далее – Общество).
    1.2. Организация и ведение договорной работы в Обществе подразумевает порядок подготовки, согласования, подписания, учета, хранения и контроля за выполнением договоров.
    1.3 Основными задачами договорной работы являются:
    совершенствование и повышение эффективности договорной работы, укрепление договорной дисциплины, защита законных интересов и прав Общества;
    своевременное заключение договоров и надлежащее их исполнение в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и настоящим положением.
    1.4. Настоящее положение распространяется на гражданско–правовые и хозяйственные договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Общества (в том числе на дополнительные соглашения).
    1.5. Методическое руководство договорной работой осуществляется юрисконсультом Общества.

    2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ

    2.1. При проведении договорной работы необходимо руководствоваться действующим законодательством Республики Беларусь.
    2.2. Договоры заключаются в простой письменной, либо в случаях предусмотренных законодательством, нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
    2.3. Подготовка и оформление договоров производится в следующей последовательности:
    составление проекта договора;
    согласование проекта договора;
    подписание договора;
    регистрация договора;
    направление договора на подпись контрагенту.
    2.4. В случаях, когда инициатором заключения договора выступает контрагент, проект договора проходит следующие стадии:
    определение исполнителя договора;
    согласование проекта договора;
    подписание договора;
    регистрация договора;
    направление подписанного договора контрагенту.
    2.5. Проект договора должен содержать следующие условия:
    место и дата заключения договора;
    преамбула (вводная часть), стороны договора;
    предмет договора;
    сумма (цена) договора или способов ее определения;
    срок действия договора;
    срок и порядок расчетов;
    ответственность сторон;
    другие условия, которые являются существенными по данному договору.
    Договор, кроме этого, должен содержать точное наименование, а также сведения о юридическом адресе сторон по договору и их банковские реквизиты.
    2.6. Часть перечисленных условий могут содержать в отдельных приложениях (спецификациях) к договору.

    3. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА

    3.1. Для всех структурных подразделений (специалистов), устанавливается следующий порядок согласования договоров:
    проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурным подразделением (специалистом) по принадлежности предмета договора;
    проект договора представляется юрисконсульту. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
    юрисконсульт подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний, согласовывает проект;
    при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;
    после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями (специалистами), исполнитель представляет его на подпись руководителю.
    3.2. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
    исполнитель договора;
    структурные подразделения по принадлежности к предмету договора;
    главный бухгалтер;
    юрисконсульт.
    3.3. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Обществе. Виза обязательно включает в себя личную подпись лица, должность, фамилию. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся под реквизитами сторон договора.
    3.4. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом.
    3.5. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности. При этом копия доверенности прилагается к договору.


    3.6. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.
    3.7. Если представленные разногласия принимаются, протокол разногласия визируется в порядке установленном настоящим положением, подписывается руководителем и один экземпляр высылается контрагенту.
    3.8. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение (специалист) возвращает контрагенту один экземпляр договора с неподписанным протоколом разногласий.
    3.9. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения (специалиста) или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением (специалистом) или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

    4. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ

    Контроль за выполнением договорных обязательств осуществляет соответствующее структурное подразделение, которое одновременно принимает необходимые меры к стороне по договору невыполняющей договорные обязательства и представляет необходимые материалы юрисконсульту для предъявления иска.

    5. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

    5.1. Надлежащий учет договоров является одним из важных элементов системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин и условий невыполнения или ненадлежащего выполнения договорных обязательств, способствовать правильному рассмотрению и своевременному предъявлению исков, обеспечивать достоверность отчетных данных о выполнении договоров.
    5.2. Учет договоров осуществляется юрисконсультом и в структурных подразделениях, которые осуществляют контроль за исполнением договоров путем ведения специальных журналов. Договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем.
    5.3. Договоры хранятся в течение всего периода их действия со всеми документами в отдельных папках у юрисконсульта и в соответствующих структурных подразделениях, а после его окончания - в порядке, установленном законодательством.

    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

    Как корректно нумеровать договора в ООО

    Корректная нумерация и пролонгация договоров в ООО

    1) Подскажите, пожалуйста, как правильно упорядочить делопроизводство в ООО по договорам оказания транспортных услуг (грузоперевозки). Например, договоры заключены в 2012 году, им присвоены номера с № 01, № 02 и т.д. в следующем году заключены новые договоры с новыми заказчиками. Так вот новым договорам 2013 года присваивать номера с № 01, 02 и т.д. или продолжить общую нумерацию, начатую с самых первых договоров нашего ООО?

    2) Как правильно пролонгировать договоры? В наших договорах в пункте "Срок действия настоящего договора" указывается, что ". договор действует по 31 декабря текущего года. Настоящий договор может быть расторгнут, изменен и пролонгирован по письменному соглашению сторон". Как правильно оформить пролонгацию договора?

    15 Июня 2013, 00:16 Родзинец Юлия, г. Санкт-Петербург

    Ответы юристов (3)

    Нумерация договоров производится по правилам, установленым в вашей организации. Как правило номер договора включает порядковый номер и год договора, иногда буквенный код, в зависимости от вида договора, иногда в нумерацию включается месяц заключения договора.

    В крупных организациях в договор иногда включается индекс подразделения, которое отвечает за подготовку и исполнения договора.

    Иногда номер договора ставится через дробь — вначале порядковый номер в организации, от которой исходит договор, затем через дробь порядковый номер в организации, для которой этот договор является «входящим».

    Пролонгируются договоры дополнительными соглашениями к договору. Если хотите «автоматической» пролонгации, то как правило «если ни одна сторона не заявит об ином за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий год/на каждый последующий год». Зависит от договора.

    15 Июня 2013, 00:30

    Есть вопрос к юристу?

    Посмотрите ЕГСДОУ (Единое государственное документационное обеспечение управления) и УСОРД (Унифицированная система организацонно-распорядительной документации),

    15 Июня 2013, 00:35

    1. Порядок нумерации договоров определяется самостоятельно Вашей организацией. Если для Вас важно контролировать количество контрагентов за все время, то ставьте сквозную нумерацию. Если хотите сделать акцент на год заключения договора, можно каждый год начинать нумерацию заново и добалять год заключения договора. Также можно применить и смешанный порядок, допустим при сквозной нумерации через дробь ставится год заключения. Это все на Ваше усмотрение, Для упорядочения, можете обратиться к унифицированной системе.

    2. Удобнее прописать в договоре автоматическую пролонгация, для этого, я бы порекомендовала составить указанный пункт следующим образом: «Договор действует по 31 декабря текущего года. Если ни одна сторона не заявит о расторжении договора за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий календарный год, анологичный порядок действует и в последующем.»

    15 Июня 2013, 06:32

    Ищете ответ?
    Спросить юриста проще!

    Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

    Почему договор аренды на 11 месяцев? Немного не допонимаю эту тему

    Почему договор аренды на 11 месяцев? Немного не допонимаю эту тему

    В соответствии с п. 2 ст. 609 ГК РФ Форма и государственная регистрация договора аренды
    2. Договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом.
    п. 2 ст. 651 гласит "2. Договор аренды заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации".
    Регистрировать долгосрочный договор необходимо в Федеральной регистрационной службе (если вы находитесь в Москве http://www.mkr.mos.ru/other/office/default.asp )
    Госпошлина в соответствии с п. 20 ст. 333. 33 НК РФ для юр. лиц 7 500 а для физ. лиц 500 руб.
    Следовательно, если договор сроком более 1 года не зарегистрировать, то он будет считаться не заключенным. А отсюда и правовые последствия, основным из которых является двусторонняя реституция (т. е. вы будете обязаны вернуть помещение, но арендодатель не вернет вам деньги, так как они будут удержаны как незаконное обогащение.
    Проще говоря если вы заключили к примеру договор аренды какого-нибудь большого магазина на 10 лет, но не зарегистрировали ваш договор, то ваш договор считается не заключенным. Вы делаете там дорогостоящий ремонт, планируя там работать 10 лет, а потом как завершили к вам приходит арендодатель и говорит "а освободите помещение, договор не зарегистрирован, а следовательно не заключен" и будет прав, а взыскать с него все расходы связанные с проведением ремонта вам можно будет только в суде и никак иначе.

    Но если у вас нет таких грандиозных и долгосрочных планов, а просто хотите снять офис или квартиру, то обычно заключают договор на 11 месяцев, чтобы его не регистрировать, так как необходимо собрать определенный пакет документов, отстоять очередь или записаться (обычно за месяц) да еще и госпошлину необходимо будет платить, а если захотите расторгнуть раньше времени опять необходимо будет регистрировать расторжение договора и собирать опять пакет документов и платить вторично гос. пошлину.
    Сама регистрация длиться 1 месяц со дня принятия документов. Вот такие документы необходимо для регистрации.
    Примерный перечень правоустанавливающих документов, представляемых при государственной регистрации договоров аренды
    •Подлинники договоров в количестве, равном числу участников договора;
    •Копия договора аренды, заверенная нотариально или всеми участниками договора;
    •Документ, подтверждающий, что право собственности на объект зарегистрировано
    •Решение полномочных органов организаций-участников договора о его заключении (если такое решение необходимо в соответствии с уставом организации или действующим законодательством)
    •Доверенность на право заключения договора, если он подписан представителем участника договора
    Примерный перечень правоустанавливающих документов, представляемых при внесении в Единый государственный реестр прав записи о расторжении (прекращении) договоров аренды (субаренды)
    •Подлинники соглашения о расторжении (прекращении) договора аренды (субаренды) в количестве, равном числу участников договора, копия соглашения о расторжении (прекращении договора аренды (субаренды). заверенная нотариально или всеми участниками договора или Решение суда (мировое соглашение) о расторжении договора аренды (субаренды) (копия, заверенная печатью суда) или Уведомление об одностороннем отказе от договора (для договора, заключенного на неопределенный срок) Документы, подтверждающие отправление уведомления (квитанция, выписка из реестра почтовых отправлений и т. п.) ;
    •Зарегистрированный договор аренды (субаренды) ;
    •Акт передачи (подтверждает возврат арендованного имущества арендодателю)
    •Решение полномочных органов организаций-участников договора о его расторжении (прекращении) (если такое решение необходимо в соответствии с уставом организации или действующим законодательством).
    •Доверенность на право расторжения договора, если он подписан представителем участника договора.

    Светлячок Оракул (95226) 9 лет назад

    Наталья Чернова Мыслитель (5870) 9 лет назад

    Срок 11 месяцев нужен для того, чтобы не регистрировать договор аренды в УФРС по Москве.

    Гульчатай Профи (698) 9 лет назад

    потому что договоры аренды до 1 года не подлежа гос. регистрации, а вот свыше да в ФРС, закон о государственной регистрации недвижимого имущества нодо смотреть

    Сергей К. Мыслитель (8192) 9 лет назад

    Договора аренды, заключенные на срок менее одного года, не подлежат государственной регистрации. За государственную регистрацию надо платить.
    Но арендную плату принято считать по месячно. Поэтому договор заключают на 11 месяцев, а не на год без одного - двух дней.

    Алексей Мастер (1787) 9 лет назад

    до до 1 года не требуется гос регистрация с выше 1 года регистрация в юстиции гос пошлина при регистрации договора 500 р. физ лица и 7500 юр лица

    Winston Smith Просветленный (21165) 9 лет назад

    для физических лиц. ДОГОВОР НАЙМА на срок год и свыше должны регистрироваться в ФРС