Образец визирование документов - вопрос решен

Совместные заседания
секций перинатальной
психологии РПО и
перинатальной
психотерапии ППЛ

Профессиональная
психотерапевтическая
лига (ППЛ)

Российское психологическое
общество (РПО)

Профессиональное
медицинское объединение
психотерапевтов, психологов
и социальных работников
(МОП)

Оформление подписи в документах - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость. оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
• личная подпись,
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»Личная подписьМ.А. Демченко

Если документ оформлен на бланке. то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директорЛичная подписьМ.А. Демченко

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные .

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но правильно(!) все-таки будет:

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера . «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх. т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор Личная подпись Л.И. Киселев

Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень»

А.П. Силин С.И. Михеев

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев

Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова

Личная подпись Т.И. Кораблева

Личная подпись Р.Ю. Савельев

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно(!) указывается фактическая должность лица . подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор Темников С.С. Комиссаров

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Школа бухгалтера № 24

Если документооборот на предприятии организован правильно, то одним из необходимых этапов создания служебного документа будет его согласование с ответственными работниками. Эта процедура более известна как визирование. Поговорим о ней.

Чаще всего согласовывают хозяйственные договоры и приказы руководителя. Процедура согласования преимущественно добровольная. Исключение составляют разве что центральные органы исполнительной власти, а также государственные предприятия, учреждения и организации. Указанные субъекты подпадают под действие норм Общего положения о юридической службе министерства, другого центрального органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабмина от 27.08.95 г. № 690 (далее — Положение о юридической службе), в п. 8 которого указано, что проекты приказов и других нормативных актов, которые подаются на подпись руководства, обязательно проверяются и визируются юридической службой данного органа.

Обязан ли главный бухгалтер (бухгалтер) визировать документы, передаваемые на подпись руководству? Законодательство такой обязанности не предусматривает, но если ее предусмотреть в должностной инструкции или другом локальном акте предприятия, от главного бухгалтера (бухгалтера) можно требовать завизировать документ. То же касается работников юридической службы или других структурных подразделений.

Нередко между работниками предприятия возникают споры по поводу того, в какой очередности они будут визировать документы. Конечно же, этот вопрос решается предприятием самостоятельно. Однако принято, чтобы юрисконсульт (иной работник юридической службы предприятия) визировал документ последним. Такое правило установлено и в упомянутом нами п. 8 Положения о юридической службе.

Если вы желаете, чтобы на вашем предприятии согласование и визирование документов осуществлялось правильно, следует обратиться к соответствующим правилам, зафиксированным в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.10.97 г. № 1153 (далее — Примерная инструкция).

Согласно п. 4.5.2 Примерной инструкции виза должна включать: личную подпись, инициалы и фамилию лица, визируещего документ, и дату визирования. В случае необходимости можно указать наименование должности этого лица. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а если на нем не хватает места, она может проставляться на оборотной стороне этого листа. Как это определено в п. 4.5.3 Примерной инструкции, замечания и предложения к проекту документа, если такие есть, излагаются на отдельном листе, о чем рядом с визой (подписью) делается отметка «Замечания и предложения прилагаются».

Хотим обратить внимание, что применение изложенных в Примерной инструкции правил является делом добровольным, хотя бы потому, что распространяется она на ограниченный круг субъектов. Поэтому не будет нарушением, если, например, проставлять визу на каждом листе проекта документа, а не только на последнем. Обычно это делают для того, чтобы сделать невозможным замену страниц в документе.

Многих, конечно же, беспокоит вопрос ответственности завизировавших документ лиц за содержание такого документа. Прежде всего пугает перспектива уголовной ответственности. Как свидетельствует практика, при исследовании и анализе документов следователями в процессе дознания или досудебного следствия, они изъявляют желание пообщаться не только с руководителем, который подписал документ, но и с теми работниками, чьи визы стоят на этом документе.

Сразу успокоим: перспектива привлечения к уголовной ответственности лиц, завизировавших «сомнительный» документ, маловероятна. Объясним, почему.

Как мы уже отмечали, процедура визирования законодательно почти не урегулирована. Это означает, что правовое значение визы однозначным назвать нельзя. «Автограф» работника на документе не обязательно является свидетельством того, что с содержанием документа он ознакомился. А даже если и ознакомился, виза еще не говорит однозначно о том, что работник не имеет замечаний к содержанию документа (для «частных» предприя­тий предоставление замечаний и предложений в порядке и форме, определенным в Примерной инструкции, — это всего лишь культура документооборота и не более).

Кроме того, к уголовной ответственности за преступления, связанные с принятием незаконных распорядительных решений (подписание договоров, приказов, распоряжений и т.п.) привлекают преимущественно служебных лиц 1. А на предприятиях служебными являются лица, которые постоянно или временно занимают должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, или выполняют такие обязанности по специальному полномочию.

Организационно-распорядительные обязанности возлагаются на руководителей предприятий и их заместителей, начальников структурных подразделений и их заместителей (среди них — главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, начальник юридического отдела или его заместитель) и т.п. А что касается административно-хозяйственных обязанностей, то их выполняют начальники планово-хозяйственных, снабженческих, финансовых отделов и служб, заведующие складами и другие.

Таким образом, тот факт, что к уголовной ответственности за служебные преступления привлекают руководителей и главных бухгалтеров предприятий, особого удивления не вызывает. А вот возбуждение уголовного дела относительно «простого» бухгалтера при указанных обстоятельствах — это уже нонсенс. Согласитесь, что обычно бухгалтер не имеет официальных полномочий руководить работниками, предъявлять требования, требовать воплощения в жизнь его воли, распределять обязанности между работниками и т.п. Также бухгалтер, как правило, не имеет полномочий по управлению или распоряжению имуществом предприятия, подписанию финансовых документов. Таким образом, он не будет считаться служебным лицом предприятия и не может быть субъектом служебных преступлений.

Но и главный бухгалтер, хотя он считается служебным лицом предприятия, не подлежит уголовной ответственности за согласование (визирование) «сомнительного» документа. Ведь ответственность за служебные преступления наступает лишь при условии, что противоправные действия служебного лица были обу­словлены его служебным положением и связаны с его властными или служебными полномочиями. То есть для привлечения к ответственности за служебные преступления недостаточно одного формального основания — статуса служебного лица. Необходимо, чтобы противоправность деяния была связана с функциями лица как служебного. Продемонстрируем это на примере.

1 А это преимущественно такие составы преступлений, как злоупотребление властью или служебным положением (ст. 364 Уголовного кодекса Украины (далее – УК Украины), превышение власти или служебных полномочий (ст. 365 УК Украины), должностная халатность (ст. 367 УК Украины).

Главный бухгалтер завизировал проекты хозяйственных договоров. Налоговики пришли к выводу, что хозяйственная операция, оформленная указанными договорами, была направлена на уклонение от уплаты налогов, и инициировали возбуждение уголовного дела по ст. 212 УК Украины. Грозит ли что-нибудь главному бухгалтеру? Считаем, что нет, даже если следователи и докажут факт уклонения от уплаты налогов. Ведь вопреки тому, что главный бухгалтер является служебным лицом, допущенное нарушение не было связано с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей. Виза главбуха не обязывает руководителя подписывать договор, а проставляется лишь для сведения. Главный бухгалтер в этом случае выполнял, так сказать, роль налогового консультанта. Договор подписывал руководитель. Он единолично принимал решение об осуществлении соответствующей хозяйственной операции, даже если и согласовывал этот вопрос с другими специалистами предприятия, следовательно вся ответственность в этом случае лежит на нем.

Сделанные нами выводы подтверждаются практикой Верховного Суда Украины, в частности положениями постановления Пленума ВСУ от 08.10.2004 г. № 15 «О некоторых вопросах применения законодательства об ответственности за уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей». В п. 7 указанного постановления указывается, что субъектами преступления, предусмотренного ст. 212 УК Украины, могут быть лица, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета, представлению налоговых деклараций, бухгалтерских отчетов, балансов, расчетов и других документов, связанных с исчислением и уплатой обязательных платежей в бюджеты и государственные целевые фонды (руководители; лица, выполняющие их обязанности; другие служебные лица, которым в установленном законом порядке предоставлено право подписи финансовых документов).

А в абзаце 2 п. 3 постановления Пленума ВСУ от 26.12.2003 г. № 15 «О судебной практике в делах о превышении власти или служебных полномочий» акцентируется на том, что ответственность. наступает лишь при условии, что действия служебного лица были обусловлены его служебным положением и связаны с его властными или служебными полномочиями.

Дмитрий Гарный, юрист

Визирование документов образец

Тимофей Козлов (Москва)
Как лучше всего уволится?

Света Самсонова
пишете заявление по собственному желанию, отрабатываете 2 недели и с чистой совестью на волю

Агния Анисимова
Пишите заявление по собственному и все. Неиспользованный отпуск компенсируют деньгами. Обязаны это сделать. Написал Заявление, на 2 недели Взял Больничный, Чтоб не отрабатывать. Всех Дел! Напишите заявление на увольнение и получите.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Вероника Маркова (Москва)
Помогите, пожалуйста Нужен примерный текст "Инструкции по делопроизводству кадровой службы "

Света Самсонова
1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее-Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ОАО «Чувашэнерго» (далее – Общество) и направлена на совершенствование кадровой.

Агния Анисимова
так и наберай в поисковике фразу, или набери делопроизводство, а там будут подпункты Не точно поставлен вопрос! Уточняйте! Какая структура. Ведомство. 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее-.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Денис Григорьев (Мск)
Не могу уволится с работы, на прямую не подписывает заявление. Подскажите что мне сделать?

Света Самсонова
Ну если у вас договор на определенное время, и в нем нет пункта о том, что один из участников договора может его расторгнуть, ничем уже не помочь. Но если же такого нет, вам просто стоит обратиться в профсоюз. Если таковой есть.

Агния Анисимова
а Вам и не надо его подписывать) Вам надо выполнить требования ТК РФ а именно предупредить работодателя о желании уволиться в установленный ТК РФ срок (14 дней или 3 дня или 0 дней) в зависимости установленных ТК РФ норм. Предупредить вы.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Дмитрий Афанасьев (Мск)
Новосибирск.Что делать если утерян гос.номер у авто?

Света Самсонова
Первое и самое главное (!!не вздумайте звонить в милицию и тем более писать заявление о краже номера, т.к. по такому заявлению заведут дело и будут "искать" злодеев, пока дело не закроют, новых номеров Вам не дадут, а это в среднем от 3-.

Агния Анисимова
Если Вы потеряли (у Вас украли) государственный регистрационный номер(а). Вам надо поехать регистрационное подразделение ГИБДД, в котором зарегистрирована Ваша машина(постоянно или временно) Изменение регистрационных данных, снятие с.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Анна Большакова (Москва)
Вопрос по расторжению договора с риэлтором

Света Самсонова
Вы вправе расторгнуть договор с риэлтером, письменно предупредив его об этом. (Второй экземпляр уведомления с его распиской в получепнии не забудьте себе оставить). При этом риэлтер вправе оставить себ некую сумму из вашего аванса в.

Агния Анисимова
Если вы с ним договор заключили, там должно быть прописано условия Расторжение договора. Если даже нет такого раздела, всё равно можно отказаться от услуг, попросив вернуть какую-то часть денег, потому что полностью вряд ли риэлтор.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

№ 13 (далее — Примерная

инструкция по делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими

указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными при­казом

Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров

Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в которых конкретизированы

положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и

На внутренних документах

визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого

экземпляра доку­мента. При визировании проектов распорядительных документов

(приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция

по делопроизводству рекомендует располагать визы на оборот­ной стороне

последнего листа документа (п. 2.3.11), т.к. при размножении и рассылке копий

документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

Внутреннее согласование (визирование) документа означает, что все заинтересованные лица проверили содержание документа. Порядок визирования документов закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. На документах, затрагивающих интересы работника, следует оформлять визу ознакомления сотрудника с документом.

Если сотрудник, визирующий документ, не согласен полностью или частично с содержанием документа, в своей визе он может сделать пометку "замечания прилагаются". Возражения необходимо оформить на отдельном листе, подписать их и приложить к документу. Последствия несогласия кого-либо из визирующих с содержанием документа нужно оговорить в инструкции по делопроизводству. Судьбу проекта в любом случае решает руководитель организации. Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения.

Общество с ограниченной ответственностью "Роза"

по делопроизводству директор Ракитин А.А.

1.2.2. Правила визирования документов

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, его необходимо завизировать. Визирование – это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз: виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Чем же отличаются эти два вида виз?

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, кого затрагивает содержание документа.

Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов. Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так: Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА СОГЛАСОВАНИЕ И ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

документа (23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО,

должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации),

личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют

Письмо Российской академии

от 05.06.2003 № 430-162

Протокол заседания Правления

страховой компании «Росгосстрах»

Если документ имеет

два грифа согласования, их располагают на одном

уровне, слева и справа: СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор ООО "Феникс"

Генеральный директор ОАО "Севтрест"

Если грифов согласования

более двух, то они размещаются двумя вертикальными рядами.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Пример

Зав. общим отделом Подпись А.Е.Байкулов 19.04.2007 С проектом не согласен. Замечания прилагаются.

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского

института документоведения и архивного дела,

кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см.

N 65-ст, в котором содержатся общие правила оформления виз. На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.

Согласование и ознакомление — не одно и то же

Существует два вида виз — виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (то есть визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает содержание документа.

Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят. Поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если же письмо будет отправлено по факсу, визы следует проставлять на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает».

Работа с договорами

Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы.

Как подписать документ ЭЦП (электронной цифровой подписью)

Электронные документы, как и бумажные, нуждаются в визировании. Неподписанные бумаги не будут иметь юридической силы, следовательно, их нельзя будет использовать при ведении каких-либо операций. Необходимо знать, как подписать документ ЭЦП правильно, тогда участники бизнес-процессов смогут получить целый ряд преимуществ.

Несмотря на то, что электронно-цифровая подпись очень удобна, далеко не все могут с ней разобраться. Причина этому – различные форматы документов, с которыми приходится иметь дело. При подписании писем ЭЦП чаще всего приходится сталкиваться с файлами, принадлежащими системе MicrosoftOffice.

Под электронно-цифровой подписью следует понимать объект, с помощью которого можно легко определить авторство и понять, кто именно сформировал документ. Кроме того, с помощью ЭЦП можно определить целостность файла и его аутентичность. При этом создателям файлов необходимо знать, как подписывать документы ЭЦП правильно, чтобы не допустить ошибок.

Многое здесь будет зависеть от того, какой именно вид электронно-цифровой подписи используется. С помощью современных средств защиты информации можно будет не просто подтвердить авторство, но и уточнить изменения, которые были внесены в ваши документы после их окончательной публикации.

Для подписания документа электронно-цифровой подписью понадобится сначала сформировать общую информацию, которая будет указана в нем, а затем прибавить к нему строчку подписи и ЭЦП. Алгоритм подписания файла может существенно различаться. Здесь обычно все зависит от того, как именно программное обеспечение используется в работе. Чаще всего речь идет о документах, которые обрабатываются в Майкрософт Офис выпуска 2007 года. Чтобы добавить подпись в данных файлах, необходимо сделать следующее:

• поставить курсор там, где необходимо подписать документ, используя электронно-цифровую подпись;
• в меню найти вкладку «Вставка», а в ней выбрать «Текст», затем отыскать «Строка подписи», после в выпадающих пунктах найти «Строка подписи MSOffice»;
• затем нужно настроить подпись в диалоговом окне, которое сразу же появится при выборе вышеуказанной строки (нужно будет указать сведения о том человеке, который подписывает документ);
• если документ должен быть подписан сразу несколькими людьми, сформируйте строку для каждой подписи, придерживаясь указанных выше пунктов.

Если нужно подписать только строку, а не целый файл, понадобится выделить эту строку, в которой вводится электронно-цифровая подпись. Чтобы подписать документ ЭЦП, нужно открыть диалоговое окно «Подпись», после чего выполнить любое из нижеперечисленных действий:

• выбрать отсканированное изображение подписи, которую вы ежедневно ставите на бумажных документах;
• ввести собственное имя неподалеку от значка Х – тогда вы увидите печатную версию ЭЦП;
• если вы используете планшет, то вы можете поставить рукописную подпись;
• если у вас имеется специальное программное обеспечение, достаточно будет просто нажать на кнопку «Подписать».

Подписать ЭЦП сканом документа вполне возможно, главное, чтобы ваша подпись была отчетливо видна. Также допускается сформировать невидимую подпись, которая не будет отображаться в содержании документа. Увидеть ее можно будет, если нажать на строку «Подпись», которая располагается в строке состояния (она находится в низу экрана).

Документ, подписанный ЭЦП, обладает той же самой юридической силой, что и обычная бумага. Использование таких документов позволяет сэкономить огромное количество времени, которое обычно приходится тратить на почте при попытках отправить все необходимые отчеты. Кроме того, можно экономить деньги, которые тратятся на распечатку документации.

Все алгоритмы подписания документов очень похожи. Они были созданы с помощью одного и того же принципа с учетом некоторых поправок. Для подписания документа, который по своему формату относится к HTML, понадобится сформировать поле скрытого типа, используя соответствующую форму. Работать в web-браузере пользователям ЭЦП будет намного проще. Самое главное – правильно заполнить необходимую форму, а затем нажать «Подписать» и «Отправить». После этого произойдет автоматическая отправка письма.

Если необходимо завизировать файл формата «XML», подписание документа ЭЦП может быть выполнено по алгоритму, используемому для формата MSOffice. Если речь идет о работе с форматом XMLdsig, придется воспользоваться дополнительными программами и приложением MSInfopath, которое имеется в каждом комплекте Office.

Чтобы использовать ЭЦП для подписи документов, необходимо обзавестись специальным программным обеспечением. ПО должно выполнять криптооперации, с помощью которых можно контролировать цифровые сертификаты, выдающиеся в центрах. Таким образом, удается существенно облегчить процедуру визирования документов.

Необходимо подобрать наиболее оптимальную программу, с помощью которой возможно проводить криптооперации на территории пространства бывшего СНГ. Кроме защиты данных и его шифрования, такое программное обеспечение предоставляет широкие возможности своим владельцам, желающим подписывать документы с помощью электронно-цифровой подписи.

Преимущества такого программного обеспечения следующие:

• С помощью ЭЦП можно визировать целые пакеты документов, а также архивы.
• Допускается использование простой ЭЦП и усиленной.
• Владелец подписи имеет право сформировать первичный и дополнительный ее вариант, также в некоторых случаях используется заверяющий вариант.
• Если вы намерены работать с файлами MSOffice, можно также использовать невидимую электронную подпись. При необходимости добавления сразу нескольких подписей, можно использовать одновременно два варианта. Если же файл подписывает только один человек, применяется невидимая подпись.
• Специальное программное обеспечение позволит его владельцу добавлять комментарии вместе с подписью, а также корректировать дату визирования файла.
• Ограничения подписываемых документов могут быть установлены только из-за нехватки памяти только на компьютере.
• Допускается одновременная обработка нескольких документов.

Если вы знаете, как поставить ЭЦП на документ, но файл отличается от тех, что были использованы ранее (например, их формат – PDF), понадобится подобрать иную оптимальную программу. Важно, чтобы с ее помощью можно было визировать файлы, созданные в программах AdobeReader и AdobeAcrobat. Проследите за тем, чтобы программа поддерживала все версии.

Очень важно подобрать наиболее оптимальную стратегию подписания имеющейся документации, созданной в электронном формате. При желании вы можете проконсультироваться со специалистами – они помогут вам выбрать удобную стратегию, однако будьте готовы к тому, что эту работу нужно оплачивать.

Цель подписания документа ЭЦП – официальное его визирование. Электронный файл, завизированный электронной подписью, ничем не отличается от бумажного, юридически он имеет аналогичную силу. До начала применения электронно-цифровой подписи в непосредственной работе понадобится сформировать данные для ключа и сертификата.

Именно они будут использоваться для проверки подлинности ЭЦП. Закрытый ключ поможет создавать электронную подпись. Создавая ключи и сертификаты, специалисты используют криптографические структуры, имеющиеся в операционной системе всех современных компьютеров. Удостоверяющий центр обеспечивает корректное использование всех существующих сертификатов.

Понадобится подписать специальный договор с удостоверяющим центром, при этом соглашение должно быть официально заверено с помощью нотариуса. Некоторые организации открывают собственные центры, но в этом случае ЭЦП сотрудников предприятия не будет действительна за его пределами. Именно поэтому необходимо использовать услуги внешних удостоверяющих организаций.

Когда сертификат по ЭЦП только формируется, каждый сотрудник предприятия получает закрытый ключ. Процедура по формированию ключей может выполняться по совершенно разным алгоритмам, главное здесь – проконтролировать, чтобы все они были актуальными, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей.

После того, как будут созданы абсолютно все ключи и сертификаты, понадобится установить криптопровайдеры. Обычно они установлены в операционных системах, поэтому перед установкой понадобится проверить их наличие в компьютерах. Финальное оформление ключей может быть возможно только после окончательной установки криптопровайдеров.

Далее нужно установить программное оборудование, которое способно работать с электронными подписями. В частности, речь идет о MicrosoftOffice, с помощью которого уже можно создавать подписанные документы. На каждом компьютере организации должно быть установлено такое программное оборудование. Желательно, чтобы ПО было универсальным, и вы могли бы использовать самые разные виды подписей.

Теперь вы знаете, как подписать документ электронной цифровой подписью, и можете использовать это для работы со своими партнерами. Помните о том, что у каждой ЭЦП имеется свой срок действия, и ее каждый год необходимо продлевать. Необходимо постоянно следить за своей ЭЦП. В том случае, если подписывать документы недействительной подписью, можно столкнуться с огромными сложностями. Для продления подписи нужно будет обращаться в удостоверяющие центры, где вас попросят предоставить те же бумаги, что и при выдаче ЭЦП.