Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив»

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

Подготовка и передача дел в архив осуществляется всоответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательствомпо вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службыРоссии, нормативно-методическими документами по документационному обеспечениюуправления (ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,Основными правилами работы ведомственных архивов.

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документовв дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационногообеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделенияхорганизации.

Формирование дел осуществляется под непосредственнымметодическим руководством архива организации.

1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеосновные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненныеи оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и других нормативных актов по делопроизводству;

- включать в дело документы, соответствующие по своемузаголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводствомдокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личныхдел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста ворганизации;

- документы постоянного и временного сроков хранениянеобходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщинане должна превышать 4 см;

- запрещается включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобыони по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приэтом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты ихутверждения или составления, присоединяются к документам, к которым ониотносятся.

1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления идругие организационно-распорядительные документы организации группируются вдела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии сноменклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельноот приказов по личному составу.

1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указаннымидокументами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, тоих группируют в самостоятельные дела.

1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах вхронологическом порядке.

1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которомуони относятся, независимо от даты их получения или составления (например:годовой отчет организации (баланс), планы организационно-техническихмероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работыорганизации и структурных подразделений и т.п.).

1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенныхсотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитномпорядке.

1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями,а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается вдела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросамработы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируютсяраздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службыдокументационного обеспечения управления организации или другими структурнымиподразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел приметодической помощи и под контролем архива организации.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2 );

- нумерацию листов в деле ( п. 2.3 );

- составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4 );

- составление листа-заверителя дела ( п. 2.5 );

- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела( п. 2.6 ).

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, непроводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутреннейописи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивкеметаллические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела переддокументами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листоввнутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов междукомплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерациейарабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, чернымграфитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфическиедокументы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотнойстороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается инумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, приэтом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение вконверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерациейлистов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются покаждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей длянумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делахдопускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляетсявнутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивомсоставляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, ккоторым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобыграждан и т.п.

2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 поустановленной форме ( приложение 1 ), которая содержит следующие сведения:

- порядковый номер документов в деле;

- заголовок (краткое содержание) документов;

- индекс (регистрационный номер) документов;

- номера листов дела, на которых расположен каждыйдокумент.

2.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерациюлистов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем суказанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксацииособенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописьюколичество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенностинумерации документов дела:

- наличие литерных листов и пропущенных номеров;

- номера листов с неустранимыми дефектами (порванныелисты, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.

На обложке дела указываются:

- наименование структурного подразделения организации иего подчиненность;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела;

- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнеенаименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертнойкомиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивнойслужбы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящейорганизации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела взаголовке не оговаривается.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

- для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самогопозднего документа;

- для дел, содержащих переписку, датой начала делаявляется дата поступления первого входящего или дата первого исходящегодокумента, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящегодокумента;

- датой личного дела являются даты подписания приказов оприеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

- датой дел, содержащих лицевые счета сотрудниковорганизации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы иотчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадаетс датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеютсядокументы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указаниеколичества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителядела ( п. 2.5 ).

2.6.8. Реквизит «Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9. На корешке обложки дела указывается индекс дела пономенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10. Номер тома указывается только в том случае, еслизаведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указываетсяколичество заведенных томов.

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организациидела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации(структурных подразделений) по месту их формирования.

3.2. Руководители структурных подразделений и специалистыделопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несутответственность за сохранность документов и дел.

3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихсяшкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пылии воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поискадокументов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурадел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

3.4. Временное изъятие документов из дел допускается висключительных случаях и производится только с разрешения начальникаделопроизводственной службы организации (структурного подразделения) собязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причинывыдачи подлинника.

3.5. Копии документов, находящихся в делах организации,выдаются сторонним организациям только с разрешения начальникаделопроизводственной службы организации (структурного подразделения).

3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-историческойценности и утративших практическое значение, производится архивом организации вустановленном порядке.

Самовольное уничтожение служебных документов вструктурных подразделениях организации запрещается.

3.7. Специалисты структурных подразделений организации несутответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратноеобращение с ними.

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенныев делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (делапостоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу),оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка,составляются описи дел ( приложение 4 ).

4.2. Описи дел составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного хранения;

- дела по личному составу.

4.3. Опись дел представляет собой перечень дел ссамостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том)вносится под самостоятельным порядковым номером.

4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описина дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственнымметодическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив.Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой дляподготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой онсдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются по установленной форме в двухэкземплярах и представляются в архив организации через год после завершения делв делопроизводстве.

4.5. При внесении вопись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, авсе остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другиесведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов вделе, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовоквоспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома неуказывается в описи.

4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии сноменклатурой дел в организации.

4.7. В опись дел делопроизводственной службы организациипосле заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие иисходящие документы.

4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которойуказывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.

4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываютсяруководителем организации, составителем описи (специалистомделопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.

4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архиворганизации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственнойслужбы организации, ответственного за делопроизводство.

4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметоко приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

5.1. В архив организации передаются дела постоянного,временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передачапроизводится только по описям ( раздел 4 настоящего Порядка).

5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного(свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарногогода, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии снастоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующегогода, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

5.3. Передача дел в архив организации осуществляется пографику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурныхподразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителеморганизации.

5.4. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количества дел,включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатуройдел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделенияобязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным заархив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводстваструктурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждогоэкземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятыхв архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а такжеподписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятсяслужбой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче вархив для уничтожения в установленном порядке.

5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделенияорганизации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с моменталиквидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы вдела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документамипри передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронныйдокумент - это документ, созданный с использованием носителей и способовзаписи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые вдеятельности организации электронные документы подлежат передаче вустановленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций осуществляют прим электронныхдокументов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а такжеподготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются какотдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а такжедокументы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектованияархива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

6.2. Место хранения электронных документов определяетруководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированномподразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба повнедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведениядокументов, технологическая служба.

6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронныхдокументов являются:

- наличие в архиве аппаратно-программного оснащения дляхранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи вновые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачейинформации по каналам связи;

- обеспечение доступа к информации по установленнымкатегориям пользователей, а также обеспечение защиты информации отнесанкционированного доступа (путем применения соответствующих техническихсредств и правовых норм);

- обеспечение режима хранения электронных документов,исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должнопредусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителейэлектронных документов. Технические параметры данных режимов определяютсясоответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработкиинформации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД.Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета ихранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение иобращение.

6.4. Отбор электронных документов на архивное хранениеосуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документовархив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей зафункционирование информационных технологий в организации, определяет переченьсистем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии собщими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведениясобственно экспертизы электронных документов.

Экспертиза электронных документов проводится экспертнымислужбами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется вкомплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой составдокументов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования кжизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценкатехнического состояния документов.

Отбор электронных документов производится на основе«Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельностиорганизаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированнаябаза данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического ипроизводственного назначения.

6.5. Электронные документы поступают на архивное хранениевместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующаяинформация: название документа, дата его создания, характеристика содержания(аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базыданных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к немусоставляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей наархивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений.В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица храненияэлектронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкиймагнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронногодокумента и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводитсяучетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронныхдокументов.

6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивноехранение состоит из следующих этапов:

- запись на машинные носители (при необходимости -перезапись на новые носители);

- проверка технического состояния;

- подготовка сопроводительной документации(сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточнойдля обеспечения сохранности и использования электронных документов);

- непосредственная передача электронных документов вархив организации.

6.7. Сроки временного архивного хранения электронныхдокументов государственной части архивного фонда Российской Федерации ворганизации в соответствии с постановлением Совета Министров-ПравительстваРоссийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов иорганизации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет.Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованиюс государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по актупосле утверждения описи в установленном порядке.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела

Инструкция по передаче дел в архив

ПРИКАЗ ВАС РФ от 25-03-2004 27 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (2016) Актуально в 2016 году

27.1. До передачи в архив судебные дела и дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

27.2. В архив сдаются все судебные дела и дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям (приложение N 36), порядок составления которых определен настоящей Инструкцией.

27.3. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее 5 дней после вступления в законную силу и приведения к исполнению завершающего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле, его копий. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалиста архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

27.4. Полному оформлению подлежат судебные дела, а также предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает: подшивку и переплет дела, изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (приложение N 37); составление внутренней описи документов дела (приложение N 38); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

27.5. Сроки хранения судебных дел проставляются только судьями на лицевой стороне обложки судебного дела.

27.6. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

27.7. По завершении года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов.

27.8. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистематизации документов, не составляются заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

27.9. Судебные дела и дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

27.10. Передача судебных дел и дел по номенклатуре в архив производится по графику, составленному специалистом архива, согласованному с руководителями судебных составов и подразделений.

27.11. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста судебного состава или подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически сданных в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего (специалиста) архивом и специалиста, передавшего дела.

27.12. Дела с истекшим временным сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами судебных составов и подразделений по актам. Акты утверждаются соответствующими руководителями и согласовываются со специалистом архива. Акты оформляются в двух экземплярах: первый сдается в архив, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения (приложение N 39).

27.13. Исчисление срока хранения дел и документов в архиве суда производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

Тема 11

1.Экспертиза ценности документов. 2. Оформление дел. 3. Оформление обложки дел. 4. Составление описей. 5. Порядок передачи документов на хранение в архив.

1. Экспертиза ценности документов Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации. Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза - один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. (Схема № 21).

Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Перечислим эти документы: 1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1; 2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19; 3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2; 4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; 5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996) 6. Ведомственные перечни. Экспертиза ценности документов осуществляется: - в делопроизводстве организации (учреждения); - в ведомственном архиве; - в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов. Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится: " при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней; " при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения); " при направлении документа в дело ( исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу ); " при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки); " при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив). Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях. В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы: принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений); принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа); принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми). На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов. Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов. К критериям происхождения относятся: " роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; " время и место образования документа. К критериям содержания: " значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; " повторяемость информации в других документах; " целевое назначение документов; " вид и разновидность документов. К критериям внешних особенностей документов: " юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей); " наличие резолюций, пометок; " особенности передачи текста; " особенности материальной основы документа; " особенности физического состояния документа. Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы: " документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также ее структурных подразделений; " документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более); " документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно). Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии. ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК. ЦЭК и ЭК - постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения). Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство). Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом). В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭЦ (ЭК) являются: " организация ежегодного отбора документов для хранения; " рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; " рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения; " рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; " подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; " участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.); " рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел; " методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций; " организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.1 Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах". ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения: - об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; - об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел; - об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел; - об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел1. 1.1. Проведение экспертизы ценности Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения. Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой "ЭПК", особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой "ЭПК" принимает ЭПК архивной службы. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: " постоянного хранения в государственных архивах: " временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); " временного хранения (до 10 лет); " подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями. 2. Оформление дел Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.1 Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: " подшивку или переплет дела; " нумерацию листов в деле; " составление заверительной надписи дела; " составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; " внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.) (Схема № 22).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками. При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовые книжки, документы об образовании), они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела - бланк-формы для внутренней описи документов. Документы, включенные в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации, составляется заверительная надпись дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне листа запрещается. Форма листа-заверителя дела дана в приложении к "Основным видам государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов". Формы не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков.

ЛИСТ- ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано 234 (двести тридцать четыре) л.

+ 2л. внутренней описи,

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. 5. Порядок передачи документов на хранение в архив Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ: 1. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится? 2. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения? 3. Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях? 4. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации? 5. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения? 6. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?