Комментарии к ГОСТ Р -2003 Унифицированные системы документации Требования к оформлению документов

Требования к оформлению документов"

Новый госстандарт обязателен для кадровой документации

С 1 июля 2003 года вводится в действие новый ГОСТ.

Рассмотрим, какие изменения и новшества надо учесть при ведении делопроизводства и оформлении реквизитов документов.

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", входит в компетенцию заведующих канцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией и участвующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в области делопроизводства организации.

Казалось бы, это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству. Ведь документация по личному составу занимает особое место в делопроизводстве организации. При ликвидации крупного предприятия в архив сдаются документы по личному составу, фиксирующие трудовой стаж, занимаемую должность, получаемую работниками заработную плату. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и личные дела работников, а также регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Основанием для установления этого срока служит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Невостребованные трудовые книжки работников и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с перечнем хранятся 50 лет.

Если внебюджетное предприятие имеет небольшие объем производства и штатную численность (например, мастерская по оказанию бытовых услуг населению, где работает 8-10 человек), его документы по основной деятельности могут (по результатам экспертизы ценности документов) в архив не сдаваться. Но документация по личному составу, фиксирующая трудовые отношения работника и работодателя, при ликвидации такого предприятия подлежит обязательной сдаче в архив. Почему важны "мелочи"? К сожалению, на практике и сегодня существуют руководители и кадровые специалисты предприятий, не отдающие себе отчета в юридической и практической значимости кадровых документов.

Достаточно редко, но такое случается: документы по личному составу служат подтверждением в гражданских исках по установлению даты рождения или уточнению анкетно-биографических данных (например, правильности написания фамилии, имени, отчества при различном их указании в документах).

Учитывая особенности кадровых документов, с них снимаются нотариально заверенные копии.

К сожалению, в текущей работе кадровые специалисты не имеют времени, возможности, а иногда и желания задумываться над последствиями неправильного оформления документов. Рассмотрим реальную ситуацию, которая достаточно часто возникает в работе многих кадровиков.

Кадровая служба подготовила документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут выяснилось, что директор надолго отбыл по делам. Кадровик обращается к заместителю, и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор Смирницкий А.С. Петров

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях. Хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей (если вообще окажется возможным).

Приведенные выше примеры свидетельствуют о том, что кадровый специалист предприятия должен не только хорошо знать трудовое законодательство и владеть навыками заполнения унифицированных форм, но и в полном объеме владеть правилами и нормами составления и оформления "текстовых" документов: приказов, актов, протоколов, писем. Что нужно использовать из ГОСТа? Комментируя порядок оформления реквизитов*(1), мы также используем положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и практику работы специалистов-делопроизводителей.

Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров, подписания, заверения копий документов и т.п.

Код организации. В правом верхнем углу унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты расположено два "окошка". В нижнем указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Проставление этого кода в унифицированных формах является обязательным. Код по ОКПО присваивается организации в процессе регистрации органами статистики, и вы при необходимости можете уточнить его у главного бухгалтера вашей организации.

Код формы документа. Справа вверху над кодом по ОКПО в унифицированных формах располагается код формы документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), он используется при автоматизированной обработке больших документационных массивов. Этот код уже проставлен на всех унифицированных формах, и даже если на предприятия отсутствуют автоматизированные системы управления, снимать его нельзя.

Наименование организации. Указывается строго в соответствии с учредительными документами (уставом, для бюджетников — Положением об организации). Сокращенное наименование организации указывают ниже полного или за ним, но только в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств, если они являются авторами документов, указывают ниже наименования организации. Если в наименовании организации не отражено ее местоположение, как, например, в названии "Московский машиностроительный завод", рекомендуем при заполнении унифицированных форм указывать название административно-территориальной единицы — местоположения организации.

Произвольные сокращения в наименовании организации, особенно в трудовых договорах, приказах, трудовых книжках, штатном расписании, а также на бланках организации, совершенно недопустимы и приводят к серьезным правовым последствиям. Особенно внимательными следует быть кадровым специалистам при заполнении трудовых книжек работников.

В качестве иллюстрации приведем реальный случай. При оформлении пенсии работнику сотрудники Пенсионного фонда обратили внимание на то, что в наименовании организации, которое указывается при приеме работника на работу, и наименовании, указанном на печати, которой скрепляется подпись должностного лица при увольнении работника, имеются незначительные расхождения. Для уточнения наименования организации потребовалась справка со ссылкой на учредительные документы, приказы о переименовании организации. В процессе решения этой проблемы выяснилось, что переименования организации не производилось, но в уставе содержится третий, отличный от двух уже имеющихся в трудовой книжке работника, вариант.

Обращайте внимание на необходимость точного воспроизведения названия организации с учетом таких "мелочей", как входящие в его состав кавычки, дефисы, прописные, строчные буквы и пр. Например, в названии организации ЗАО "РосТексТ" "игра" строчных и прописных букв должна воспроизводиться очень строго.

Наименование вида документа. Для текстовых документов (кроме писем) печатается прописными буквами полужирным шрифтом в разрядку. Разрядка, то есть пробел после каждого знака, используется в том случае, если наименование документа составляет менее 8 знаков. При написании названия документа "Должностная инструкция" разрядка не используется, а вот слово "Акт" принято писать с двойной (два пробела после каждого знака) разрядкой.

Дата документа. К сожалению, на практике можно встретить документы, на которых вместо даты стоит обозначение "б/д", что, по мнению автора документа, должно обозначать "без даты". Это совершенно недопустимо, потому что дата является одним из важнейших реквизитов документа.

Датой документа является дата его подписания, а для утверждаемых документов — дата утверждения. Для протокола — дата заседания, для акта — дата события.

Обращаем ваше внимание на ошибки, которые возникают при датировании утверждаемых документов.

Положение 10.01.2003 N 3

Расхождение между датой документа и датой его утверждения в приведенном примере означает, что документ, точнее, его проект, был зарегистрирован специалистом-делопроизводителем до его утверждения, а ответственное должностное лицо, подготовившее документ, и руководитель предприятия не обратили на эту серьезную ошибку никакого внимания. В данном случае датой документа является не "10.01.2003", а "16.01.2003", так как именно эта дата была поставлена руководителем при утверждении документа.

Дата оформляется восемью арабскими цифрами: день месяца и месяц обозначаются двумя парами, год (с началом нового тысячелетия) пишется в четыре цифры через точку без пробела. При цифровом написании даты в конце точка не ставится. Допускается написание даты в обратном порядке: год, месяц, день месяца, но этот порядок менее привычен:

06.03.2003 или 2003.03.06

Для финансово-хозяйственных, бухгалтерских документов, документов, фиксирующих взаимоотношения сторон (например, трудовых договоров), рекомендуется словесно-цифровой способ написания даты:

06 марта 2003 г.

Этот способ сводит риск фальсификации дат наиболее важных документов до минимума.

Регистрационный номер документа. Фиксирует факт создания документа и проставляется организацией-автором. Для отправляемых в другие организации документов этот номер является исходящим. Он находится на одном уровне с датой и вписывается так же, как и дата, после подписания или утверждения документа руководителем. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который организация может дополнить по своему усмотрению индексом дела по номенклатуре, информацией о первичном документе, исполнителе, корреспонденте и т.п.

Приказы по личному составу регистрируются порядковыми номерами с буквенным шифром. Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам всегда регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Их совместная регистрация является грубейшим нарушением норм и правил делопроизводства. Рекомендуем также отдельно регистрировать приказы о приеме, переводе, увольнении работников, так как эти приказы имеют срок хранения 75 лет и должны сдаваться в архив вместе с регистрационными формами. Напоминаем, что регистрация документов предприятия ведется в течение одного производственного года. Это значит, что для большинства организаций в январе нового года появляется приказ N 1 о/к. Все экземпляры, копии и выписки (копия части документа) одного документа всегда несут дату и номер подлинника.

Соблюдение правил датирования и регистрации документа является основой для создания эффективного поискового и справочного аппарата в работе с документами, а выстраивание этой системы начинается в процессе составления и оформления документа.

Место составления или издания документа. Указывается на протоколах, актах, в текстовых (неунифицированных) формах приказов в том случае, если его определение затруднено по реквизиту "Наименование организации". Место составления или издания указывается с учетом административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения. Располагается ниже даты и номера документа.

Гриф утверждения. Утверждение — это особый способ удостоверения некоторых видов документов. Документы, подлежащие утверждению, вступают в силу только после их утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Существует два способа утверждения, оба имеют одинаковую юридическую силу.

Первый способ — утверждение документа подписью руководителя. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строке печатают наименование должности. Строчкой ниже оставляют свободное место для личной подписи утверждающего лица и на этой же строке печатают расшифровку подписи — инициалы через точку перед фамилией. Еще ниже указывается дата утверждения документа. При ее указании два первых знака остаются незаполненными и заполняются рукой руководителя.

Директор ЗАО "Старт"

Исправления в дате утверждения документа нежелательны. Если утверждение документа планируется на исходе месяца и нет уверенности, что руководитель утвердит документ до его окончания, при оформлении рекомендуем оставить незаполненными не только пару цифр, обозначающих дату, но и два последующих знака (обозначение месяца): __.__.2003.

Второй способ утверждения — издание утверждающего документа (постановления, решения, протокола). Чаще всего в практике кадровой работы таким образом утверждаются локальные нормативные акты, другие организационные документы. Этот способ целесообразно использовать в тех случаях, если утверждаемый документ нуждается в пояснении, установлении срока вступления в силу или если документ утверждается коллегиальным органом (собранием, конференцией, советом).

В этом случае утверждаемый документ является приложением к утверждающему и в правом верхнем углу его первого листа указывается: Утвержден (Утверждена, Утверждены, Утверждено — по согласованию с наименованием утверждаемого документа), затем наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Например, правила

от 20.05.2003 N 32

Штатное расписание ( унифицированная форма Т-3 ) утверждается приказом директора. Оформление грифа утверждения на этом документе не вполне соответствует ГОСТу (наименование утверждающего документа дано в именительном падеже), но в данном случае мы не рекомендуем самостоятельно вносить изменения в унифицированную форму.

Резолюция. Надпись на документе, сделанная руководителем и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется на первом листе документа, на свободной части листа. Не рекомендуется наносить резолюцию на полях документа, а также по тексту — это затрудняет как прочтение текста, так и резолюции. Некоторые руководители используют для нанесения резолюции листки из именного блокнота или "кубика", прикалывая их степлером в левом верхнем углу листа. Советуем своевременно отказаться от этой привычки. Такой способ довольно часто приводит к утрате важной информации и создает проблемы при формировании и прошивке дел. При отсутствии места для нанесения резолюций они оформляются на отдельном листе формата А4. Ниже заголовка "Лист резолюций" указывается наименование, дата и номер документа, к которому относятся резолюции.

Резолюция состоит из фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение решения руководителя, изложенного в резолюции. Если поручение дается нескольким исполнителям, основным является лицо, указанное в этом списке первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Затем идет содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, написавшего резолюцию, и дата резолюции. Например:

в трудовой договор

Заголовок к тексту используется при оформлении актов, инструкций, правил и других текстовых (неунифицированных) документов. Проставляется должностным лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок отражает краткое содержание документа и согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовых приказов отвечает на вопрос "о чем?" и имеет форму отглагольного существительного с предлогом "о":

Приказ о создании аттестационной комиссии.

Отметка о контроле. Если в тексте документа или в резолюции руководителя содержится срок исполнения документа, в правом верхнем углу первого листа документа секретарь руководителя или работник канцелярии делает отметку о контроле, проставляя букву "К" или штамп "Контроль".

Отметка о наличии приложения. Таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов, на которые имеются ссылки в тексте основного документа, могут быть вынесены в приложение. Таким образом оформляются приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям. На первом листе приложения в правом верхнем углу в этом случае пишут "Приложение N" и указывают наименование, дату и номер документа, к которому относится приложение. Допускается писать слово "приложение" заглавными буквами.

к приказу директора ЗАО "Кварц"

от 19.05.2003 N 26

к положению о премировании

работников ЗАО "Росбизнес"

Подпись. Один из важнейших реквизитов документа. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, таковым не является.

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своей компетенции, что обычно определено нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). На практике сотрудники Пенсионного фонда обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров — первым руководителем, директором организации или его заместителем. Обсуждать законность подобных требований не будем, но считаем, что выполнить их значительно проще, чем создавать проблемы владельцу трудовой книжки.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки. Например:

ЗАО "Консалтинг" Личная подпись А.А. Савельев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, то есть первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор завода Личная подпись Л.И. Шапошников

Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Зименко

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций их подписи располагают в столбик на одном уровне. При подписании совместного документа от лица двух и более сторон (договор) первый лист оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4.

Директор ЗАО "Кварц" Директор ООО "Квадрат"

А.А. Волина С.И. Тропинин

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите "Подпись" указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии.

Председатель комиссии Личная подпись А.Б. Маев

Члены комиссии Личная подпись Ю.Н. Камнева

Личная подпись Т.И. Савенкова

Личная подпись Р.О. Кравченко

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, зам.), а в расшифровке подписи — его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Гриф согласования документа. Это предварительная оценка проекта документа, его своевременности, целесообразности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам в рамках должностной компетенции лица, с которым согласуется документ. Грифом согласования оформляется внешнее согласование: с коллегиальным органом (собранием) или представителями сторонних организаций.

Этот реквизит состоит из слова Согласовано (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строчке указывается наименование должности лица, с которым согласуется документ. Ниже — личная подпись и расшифровка подписи (инициалы перед фамилией). Последняя строчка — дата согласования.

Директор кадрового агентства "Партнер"

Личная подпись П.Р. Зеленова

Согласование документа может производиться другим документом — письмом, протоколом и т.п. Оно оформляется следующим образом:

от 27.07.03 N 18-07/2151

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами. Если документ согласуется в нескольких организациях, грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования". В этом случае на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Визы согласования документа. Визой оформляется внутреннее (в пределах организации) согласование документа. Документы, представляемые на подпись руководителю, визируются непосредственным исполнителем, руководителем структурного подразделения, где подготавливался проект документа, другими ответственными должностными лицами. Виза согласования документа включает в себя должность лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы через точку перед фамилией) и дату подписания.

Проставлять визы в сокращенном виде (подпись и дата на левом поле документа) нельзя, так как с течением времени бывает невозможно установить должность и фамилию лица, таким образом завизировавшего документ.

При наличии замечаний к проекту документа лицо, визирующее проект документа, делает запись "Замечания прилагаются", ставит свою подпись, дату ознакомления с документом. Замечания оформляют на отдельном листе, в них должен содержаться конкретный вариант изменений к тексту документа, лист подписывают и прилагают к первоначальному проекту.

Начальник отдела кадров

Визы проставляют ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа (например, исходящего письма). Они вместе с копией остаются в деле организации — автора документа. На приказах и других распорядительных документах визирование производится на подлиннике документа с тем, чтобы документ ушел на хранение с визами ответственных должностных лиц. При необходимости визируется каждый лист документа, а также его приложения.

Оттиск печати. Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов.

При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита "Подпись" на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором — возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом.

Отметка о заверении копии. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

При заверении соответствия копии документа, в том числе ксерокопии, подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно". На следующей строке указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Ниже — дата заверения копии.

Начальник отдела кадров Личная подпись Ж.С. Киселева

При выдаче и рассылке документов в сторонние организации копии заверяются печатью организации или канцелярии, отдела кадров.

Отметка об исполнителе. Эта отметка предполагает возможность обратной связи, обращения к должностному лицу, подготовившему документ, с целью получения дополнительной информации, уточнения отдельных позиций документа.

Включает в себя инициалы (ставятся перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его контактного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. После исполнения документа (например, отправки ответа почтой или по факсу) на нем делается отметка, свидетельствующая, что работа с данным документом закончена. Она располагается на первом листе исполненного документа, в левом нижнем углу.

Этот реквизит включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или краткие сведения об исполнении (например, "Дан ответ по телефону 21.05.03, 16-05"). Затем пишут "В дело" и указывают номер дела, в котором будет храниться исполненный документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

от 22.05.03 N 096/10-138.

Отметка о поступлении документа в организацию. Так называемый входящий номер фиксирует факт и время приема документа в данной организации. Проставляется на документах, поступивших в организацию, от руки или при помощи штампа в нижнем правом углу первого листа документа. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. При необходимости (особо важные, срочные документы, факсы) проставляются часы и минуты.

В некоторых методических пособиях по делопроизводству авторы предлагают в качестве входящего номера ставить сложный цифровой или буквенно-цифровой шифр, состоящий из обозначения структурного подразделения — исполнителя входящего документа, номера дела по номенклатуре дел организации и порядкового номера входящего документа. Эта позиция является ошибочной, так как входящие документы регистрируются перед подачей на резолюцию руководителю, а на этом этапе специалист-делопроизводитель не всегда может и имеет право определять, какому структурному подразделению руководитель поручит исполнение документа.

Дата и номер поступления документа являются важными поисковыми признаками. С даты поступления отсчитывается срок исполнения поступившего документа, если в резолюции руководителя этот срок не указан.

Идентификатор электронной копии документа. Если документ имеет электронную копию, то в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая "путь" документа в базе: указывается наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро "поднять" документ. Переписка кадровой службы

Объем переписки, которую ведет кадровая служба организации, относительно невелик. Это письма с просьбой об увольнении работника "путем перевода", о подтверждении и установлении стажа работы в связи с утерей работником трудовой книжки. При отсутствии работника на работе длительное время сотрудники отдела кадров при помощи почты и телеграфа пытаются выяснить его местонахождение и причины отсутствия. Эта переписка в дальнейшем может служить доказательством обоснованности увольнения работника за прогул.

"Забывчивым" работникам, не востребовавшим свои трудовые книжки при увольнении, кадровики организации вынуждены напоминать о необходимости сделать это лично или направить письменное согласие на высылку трудовой книжки по почте. Особенности содержания таких писем делают их весомым аргументом в разрешении конфликтов между работником и работодателем, в том числе в судебном порядке. Поэтому составление и оформление переписки кадровой службы требуют особого внимания и тщательного соблюдения не только правовых норм, но и правил делопроизводства.

Также обращаем внимание на то, что следует исключить ведение кадровой документации предприятия так называемыми гелевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя 2-3 года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.

Как оформить бланк

Письма пишутся на специальном бланке, который называется бланком письма. Солидные компании, а также организации, имеющие право размещать на своих бланках Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, изготавливают бланки для ведения переписки только типографским способом. Некоторые из указанных ниже реквизитов мы уже подробно рассмотрели, а сейчас обращаем внимание на специфику оформления деловой переписки и особо значимые для нее реквизиты.

На бланке письма строго в соответствии с учредительными документами указывается наименование организации, являющейся автором этого письма. Сокращенное наименование организации, если оно зафиксировано в учредительных документах (уставе, положении об организации), помещают ниже полного или за ним (в скобках). Наименование филиалов и представительств, которые являются структурными подразделениями организации, при условии, что именно они являются авторами письма, располагают ниже наименования организации. Бюджетные организации также указывают на своих бланках наименование вышестоящего министерства, ведомства. Оно указывается над наименованием организации. Ниже наименование организации (а этот реквизит, как сказано выше, может состоять из нескольких частей) следуют справочные данные организации. Они служат для обеспечения контакта с получателем письма и состоят из почтового адреса организации, номеров телефонов, факсов и других средств связи. Обращаем ваше внимание на то, что на бланках письма указывается именно почтовый, а не юридический адрес организации. В некоторых, чаще всего внебюджетных, организациях они могут отличаться. Юридический адрес организации — это адрес, по которому зарегистрирована фирма, он указан в ее учредительных документах. Юридический адрес организации указывают в финансово-хозяйственных документах, договорах, в том числе трудовых. Почтовый адрес указывается на бланках письма.

Справочные данные организации по ее усмотрению могут быть дополнены адресом ее электронной почты и сайта в Интернете. При необходимости на бланк письма могут быть вынесены и банковские реквизиты организации. Новый ГОСТ *(1) предлагает также включать в справочные данные код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Ниже справочных данных указывают дату и регистрационный номер письма. Этот номер еще называют "исходящим", он проставляется организацией — автором письма и фиксирует факт создания данного документа. Датой письма является дата его подписания руководителем. Исходящий номер письма рекомендуем (и ГОСТ это допускает) проставлять при помощи буквенно-цифрового или сложного цифрового шифра, где первая группа цифр — буквенное или цифровое (по структуре и штатной численности, штатному расписанию) обозначение структурного подразделения. Вторая (через дефис) — номер дела по номенклатуре дел организации. В это дело подшивается копия письма. В завершение следует порядковый номер письма. Он проставляется от руки в соответствии с регистрацией исходящей корреспонденции.

Ниже на бланке письма следует ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит заполняется в том случае, если подготовленное письмо является ответным. На верхней строке указываются дата и исходящий номер такого письма, ниже — исходящий номер и дата письма, на которое дается ответ. Такая ссылка существенно облегчает поиск первичного документа, в значительной мере ускоряет решение вопросов и обмен информацией.

Обязательным реквизитом письма является адресат. Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма адресуют начиная с наименования должности, затем следует название организации-получателя письма, инициалы и фамилия, почтовый адрес или факс.

Специалистам организации письма адресуют следующим образом:

В письме, адресованном физическому лицу, порядок адресования несколько иной.

ул.Майская, д.18, кв.6

Исходящие письма также включают заголовок к тексту, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, гриф согласования и визы согласования документа. Для отдельных видов писем подписи должностных лиц скрепляются оттиском печати. Например, гарантийное письмо "Об оплате типографских услуг по изготовлению регистрационных форм (журналов, карточек) кадровой службы предприятия". В тексте такого письма обязательно повторяются банковские реквизиты организации, письмо подписывает руководитель и главный бухгалтер организации, их подписи скрепляются оттиском печати организации, также можно использовать печать "Для финансовых документов".

На лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу проставляют отметку об исполнителе с указанием инициалов, фамилии и номера контактного телефона. При необходимости уточнения информации, изложенной в письме, этот реквизит позволяет оперативно связаться по телефону непосредственно со специалистом, подготовившим письмо, и задать ему все интересующие вопросы.

На входящих (поступающих в организацию) письмах канцелярия организации-получателя ставит отметку о поступлении документа. Затем входящее письмо поступает на доклад руководителю, который ставит свою резолюцию. В рассматриваемой нами ситуации письмо направляется в кадровую службу предприятия и содержит поручения ее сотрудникам. Если в резолюции указан срок исполнения, работники канцелярии или секретарь директора ставят отметку о контроле и передают письмо в отдел кадров.

После исполнения поручения руководителя, изложенного в резолюции, ответственный исполнитель или начальник отдела кадров проставляют отметку об исполнении и направлении письма в дело.

В связи с производственной необходимостью (например, при формировании личного дела работника) или по просьбе (письменное заявление работника — обязательно) с переписки отдела кадров и других кадровых документов могут сниматься копии. В этом случае на ксероксе письма ставится "Отметка о заверении копии", а при выдаче копии по запросу сторонних организаций подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью предприятия или отдела кадров.

В качестве примера приводим образец письма с просьбой уволить работника переводом в соответствии с пунктом 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Закрытое акционерное общество "Кварц"

ул.Строителей, д.12, Москва, 115643 тел. (095)

_08.07.03_N ОК-09/73 Директору

На N____от______ ЗАО "Офис-стандарт"

Об увольнении Смирновой А.А.

в связи с переводом в ЗАО "Кварц"

Уважаемый Сергей Иванович!

На основании достигнутой договоренности прошу Вас уволить бухгалтера

Смирнову Анну Алексеевну с ее согласия 18.07.03 в связи с переводом в ЗАО

"Кварц" в соответствии с п.5 ст.77 Трудового кодекса Российской

Генеральный директор Котов М.Ю. Котов

П.С. Иванова 215-08-76

Визы кадрового специалиста и юриста (при его наличии в организации) проставляются в нижней части лицевой стороны копии такого письма. Копия подшивается в дело, а подлинник письма отправляется организацией, в которую приглашается работник, по почте. На практике в пределах одного города его отправляют нарочным (курьерской доставкой), но чаще всего первый экземпляр письма передается работнику для личной доставки. При этом работник расписывается на втором экземпляре письма, который остается в организации.

При получении письма организацией, в которой работник (в рассматриваемой ситуации) пока продолжает работать, канцелярия проставляет отметку о поступлении, дату поступления и входящий номер, заносит письмо в регистрационные формы и передает на доклад руководителю. Руководитель накладывает резолюцию, в которой выражает свое согласие на увольнение "переводом" или отказ в удовлетворении просьбы работодателя. В случае отказа за работником остается право использовать другое основание для прекращения трудового договора. Обращаем ваше внимание на то, что в случае увольнения "переводом" ( п.5 ст.77 ТК РФ) согласие (просьба) работника на использование такого основания прекращения трудового договора должно быть выражено письменно, то есть отражено в его заявлении об увольнении (пишется работником от руки) на имя руководителя организации, из которой работник увольняется.

Прошу уволить меня 18.07.03 в связи с переводом на работу в ЗАО

"Кварц" в соответствии с п.5 ст.77 Трудового кодекса РФ. Письмо ЗАО

"Кварц" с просьбой об увольнении переводом прилагается.

В трудовую книжку работника как причина увольнения вписывается соответствующая формулировка с указанием наименования организации, куда переходит работник, и дается ссылка на пункт 5 статьи 77 ТК РФ. Работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, запрещено отказывать в заключении трудового договора в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. В трудовой книжке работника при увольнении указывается название организации, в которую он переходит, и отказ в приеме на работу в этой ситуации не только противозаконен, но и практически невозможен. Если в течение нескольких дней обстоятельства, способствующие приему работника на работу, резко и неожиданно изменились (а такие непредвиденные ситуации иногда возникают), кадровый специалист и руководство организации должны приложить все усилия, чтобы работник был принят на работу именно в эту организацию с оформлением всех предусмотренных законодательством документов. Отказ в приеме на работу в этом случае несет не только серьезные правовые последствия, но и оставляет трудовую книжку работника "открытой", что создает ему серьезные проблемы в процессе дальнейшего трудоустройства.

Напоминаем также, что лицам, приглашенным на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями, испытательный срок при приеме на работу не устанавливается.

Копия письма с просьбой уволить работника в соответствии с пунктом 5 статьи 77 ТК РФ вместе с заявлением о приеме на работу подшивается в личное дело работника, которое заводит на него кадровая служба организации, в которую работник приглашается на работу. Подлинник письма о переводе вместе с заявлением об увольнении подшивается в личное дело работника в организации, из которой он увольняется. В составе личных дел письма об увольнении переводом по согласованию между работодателями (подлинник и копия) хранятся 75 лет.

*В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

* ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная системы организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов" вступает в силу 1 июля 2003 года.

автор и ведущий курса "Кадровое делопроизводство"

"Кадровое дело", N 6,7 2003 г.

Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов