Рейтинг: 4.0/5.0 (1824 проголосовавших)Категория: Инструкции
о ведении делопроизводства
в МОУ «Средняя общеобразовательная школа №5»
1. Общие положения.
1.1. Настоящие методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности школы, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на Галушкину Татьяну Александровну, директора школы.
1.3.Непосредственное ведение делопроизводства в школе возлагается на Рубинову Марину Николаевну, секретаря школы, которая обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документирование управленческой деятельности школы:
2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности школы, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.
2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности школы, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями. В состав документов школы входят: Организационные документы (Устав школы; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы должны оформлятъся на бланках школы, соответствующих стандарту 1ГОСТ Р 6.30-2003), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Процессы применения управленческих решений школы и сами решения документируются с помощью протоколов педагогических советов.
Протоколы оформляются на бланках школы и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дату утверждению), заголовок, визу, текст, подписи, отметку о направлении в «дело». Дата протокола — это дата проведения совещания
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.
При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» пишутся от 0 — нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слово «повестка дня» печатают от 0 — нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали— выступили — постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.
В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование школы, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.
Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование школы, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа„ адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.
Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование школы, адрес, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.
3. Прием и регистрация документов.
3.1.В канцелярии школы все конверты с поступающей корреспонденцией (кро ме конвертов с надписью «лично») вскрываются, проверяется наличие вложенных в них
документов, правильность доставки и целостность конвертов.
3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности школы.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
З.З.Регистрация документов производится в день их поступления.
3.4.Регистрационный номер и дата ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления
3.5. С объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации входящих и исходящих документов
4. Контроль за сроками исполнения документов.
4.1.Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут директор, секретарь.
4.2.Вся поступающая в школу документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции директора. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок 1 месяц; жалобы, заявления — в течение месяца; телеграммы — не более чем в двухнедельный срок.
4.3.Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки, исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия секретаря поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
Документ снимается с контроля после его исполнения.
5. Составление номенклатуры и формирование дел.
5.1. Составление номенклатуры дел.
5.1.1.В целях правильного формирования дел школы, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, проводится
классификация документов.
5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел — списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве школы с указанием сроков их хранения
5.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
5.2. Формирование дел.
5.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии школы.
5.2.3. 5.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей даты, индекса, заверительной надписи и т.д.).
Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.
5.2.4.В деле группируются документы одного календарного (01.01 — 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).
5.2.5.Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
5.3. Систематизация отдельных категорий документов.
5.3.1.Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
5.3.2.Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
5.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 — 31.08) года.
5.3.4.Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
— заявление о приеме на работу;
направление или представление;
— листок по учету кадров; — автобиография;
— документы об образовании;
— аттестационный лист;
— выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
— дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.). В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
5.3.6.Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
5.3.7.Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело
переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка
систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
6. Подготовка документов к передаче в архив.
6.1.Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
6.2. Экспертиза ценности документов.
6.2.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
Экспертизу ценности документов в лицее осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
6.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом директора школы.
В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначается секретарь школы.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел школы, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
6.3. Оформление дел.
6.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми
нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.
6.3.2. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:
— в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указываются корреспондент, автор, территория и др. и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;
— из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
6.3.4.Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
6.3.5.Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
6.3.6.Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов (особо ценные, личные дела и др.).
6.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
6.4. Описание документов постоянного срока хранения.
6.4.1. По окончании делопроизводственного года в тех общеобразовательных
учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК (экспортно-проверочной комиссией) этого архива не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
6.4.2.Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
6.4.3.Описи составляются секретарем.
6.4.4.На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении
7. Обеспечение сохранности дел
7.1. Ответственность за сохранность документов лицея несет директор.
7.2.Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
7.3.Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Делопроизводство в школе
Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".
Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.
Первый заместитель министра А.Ф.Киселев
1. Общие положения
1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.
Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:
Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Краткость и лаконичность;
Нейтральность и наличный характер изложения;
Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
Следование нормам официально-делового стиля речи.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
к приказу от 11.02.2001 N 2
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
к приказу от 02.02.2001 N 12
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Приказ может быть подписан:
лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).
Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.
Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.
В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.
Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.
Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:
В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.
Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.
Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».
Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.
Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали").
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.
Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.
Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.
Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".
Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.
В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выписка из протокола
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.
Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:
наименование общеобразовательного учреждения,
ссылку на индекс и дату входящего документа,
заголовок к тексту,
отметку о наличии приложения,
отметку об исполнителе,
ТЕЛЕФОНОГРАММА. Телефонограмма включает следующие реквизиты:
фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Повышение уровня руководства общеобразовательной школой во многом зависит от правильного ведения школьной документации, своевременной обработки первичной информации, упрощения учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости учетных данных. Школьная документация — это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы и финансово-хозяйственных операций, осуществляемых общеобразовательной школой.
Выполнение школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности.
Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к школьной документации вообще, порядок составления и оформления учебно-педагогической документации, ведения делопроизводства школы, первичного финансового и хозяйственного учета.
Устанавливаются сроки хранения документов.
Планирование учебно-воспитательной работы, а также укрепления материально-технической базы школы осуществляется в соответствии с методическими указаниями и рекомендациями по этим вопросам Министерства просвещения СССР и министерств просвещения (народного образования) союзных республик. Поэтому данные вопросы в настоящей Инструкции не рассматриваются. Дневник учащегося, являющийся документом школьника и не относящийся к школьной документации, также не рассматривается.
В связи с тем, что МБОУ «СОШ № 2» г.Сосногорска обслуживается централизованной бухгалтерией Управления образования МР «Сосногорск», которая ведёт учет исполнения сметы расходов в формах и регистрах. В настоящей Инструкции устанавливается только порядок ведения в школе первичной учетной документации по этим вопросам.
Статистические отчеты составляются в общеобразовательной школе на основании ведущегося в них первичного учета. Утверждена следующая статистическая отчетность школы:
Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи в документах ведутся на компюторе. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.
II.Учебно-педагогическая документация
Учебно-педагогическая документация школы состоит из
Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также начальником Управления образования или инспектором, присутствующими при передаче.
В каждой школе должна быть документация по учету и движению детей школьного возраста от 6 до 15 лет включительно.
В делах школы должны храниться инспекторские акты, докладные записки или справки. В школах также ведется книга замечаний и предложений инспектирующих лиц.
Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс основной, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок, тексты письменных экзаменационных работ учащихся) хранятся в школе пять лет.
В книгу записываются все обучающиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема. Обучающиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими следует считать обучающихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу (9 класс, 11 класс,12 класс). Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
Выбытие обучающегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы обучающийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвр.» записывается в графе «Дата поступления в школу».
При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об ученике, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучения обучающегося в X — XI (XII) классах аттестат об окончании основного общего образовании находится в личном деле и выдается на руки после получения им среднего (полного) общего образования
В личное дело обучающегося при выбытии его из школы вкладывается форма N 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.
Личные дела обучающихся в I -IV классах ведутся учителями начальных классов, в V — XI (XII) — классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, N К/5 — означает, что ученик записан в алфавитной книге на букву «К» под N 5).
При выбытии обучающегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям (законным представителям), с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.
Устанавливаются три вида классных журналов — для I -IV и V – IX, X — XI (XII) классов.
Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения.
Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе согласно инструкции по ведению классных журналов.
Журналы параллельных классов нумеруются литерами. Например, «I-A класс», «I-б класс», «V-а класс», «V-б класс», «V-в класс».
Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (директор школы) дает указания классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости обучающихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет (1 недельный час — 2 стр. 2 нед. ч — 4 стр. 3 нед. ч — 5 стр. 4 нед. ч — 7 стр. 5 нед. ч — 8 стр. 6 нед. ч — 9 стр.).
Учитель, проверяя и оценивая знания обучающихся, выставляет оценки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. На правой странице журнала записывает тему согласно рабочей учебной программе и тематическому плану, изучавшуюся на уроке, и задание на дом. На левой — ставит дату урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой «н» (не был), При проведении сдвоенных уроков делается запись даты и темы каждого урока. По письменным работам оценки выставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа. По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам точно указывается их тема и количество затраченных часов.
В графе «Домашнее задание» записывается содержание задания и характер его выполнения (читать, рассказывать наизусть), страницы, номера задач и упражнений, практические работы. Если обучающимся дается задание по повторению, то конкретно указывается его объем. Оценки за каждую учебную четверть (триместр, полугодие) выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (триместре, полугодии). Одновременно с этим четвертные (триместровые, полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости обучающихся
В классном журнале учтено, что класс на занятиях по иностранному языку, физической культуре, трудовому обучению, а также по русскому языку в нерусских школах делится на две группы. На эти предметы в журналах для школ с русским языком обучения отводится 15 страниц, для национальных школ — 22 страницы. Форма записи дается в Приложении.
Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно чёрной пастой в соответствии с установленной формой.
Классный руководитель (учитель начальных классов) аккуратно записывает в классном журнале фамилии и имена обучающихся в алфавитном порядке, заполняет «Общие сведения об учащихся» с использованием данных из их личных дел.
Ежемесячно классным руководителем в раздел «Учет посещаемости» записывается количество дней и уроков, пропущенных обучающимися. Подводятся итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым обучающимся и классом в целом за четверть (триместр, полугодие) и учебный год. В случае длительной болезни обучающегося занятия с ним проводятся на дому (в санатории, больнице).
Сведения о награждении обучающихся, об их участии в кружках и факультативных занятиях заполняются соответственно классным руководителем.
Страница «Замечания по ведению классного журнала» заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе (директором) школы.
Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя и руководителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в группу или опоздавших воспитанников.
В графах «Работа воспитателя», «Работа руководителя кружка» делается запись о количестве проработанных часов в группе и кратком содержании работы с обучающимися.
Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения журнала группы продленного дня.
В журнал разрешается вносить только фамилии обучающихся, зачисление которых в группу оформлено приказом директора школы. Если обучающийся прервал посещение группы продленного дня и его выбытие оформлено приказом директора школы, то в графе «Дата выбытия» следует вписать число и месяц отчисления из группы. Если обучающийся начал посещать группу в течение года, фамилия его заносится в журнал в конце списка.
В первой части книги отдельно учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем (полном) общем образовании с указанием их номеров обычного образца и аттестатов с золотым и серебряным тиснением окончивших школу с золотой и серебряной медалями. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в Управление образования. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается ответственный за выдачу аттестатов. Основанием для выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.
Во второй части книги в соответствии с ее формой записываются сведения об окончивших школу и получивших среднее (полное) общее образование. Год выпуска обучающихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств обучающихся данного выпуска.
В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате, записываются сведения о награждении медалями или похвальной грамотой; указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата (основанием этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении аттестата о среднем (полном) общем образовании.
Отметка о выдаче справки обучающимся, имеющим неудовлетворительные оценки по одному или нескольким учебным предметам (не были допущены к экзаменам, не выдержали весенних экзаменов более чем по двум предметам, не выдержали экзамены в дополнительные сроки хотя бы по одному предмету), производится также в книге учета бланков и выдачи аттестатов. В графе «Расписка в получении аттестата о среднем (полном) общем образовании директором школы делается запись о выдаче обучающемуся справки.
Запись о выдаче дубликата аттестата о среднем (полном) общем образовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы 4 — 28 включительно используются для записи следующего текста:
«Дубликат взамен утерянного подлинника N ______________, выданного _______ (числа) _____________ (месяца) 20__ года, получил ________ (числа) _________________ (месяца) 20__ года» ,
а выше, в строке 2, делается отметка о выдаче дубликата N ____________.
В конце списка всех окончивших школу в данном году должны быть росписи лиц, за подписью которых выданы аттестаты.
Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора школы и печатью школы.
В первой части книги учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов об основном общем образовании с указанием их номеров. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в Управление образования. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается ответственный за выдачу аттестатов в управлении образования. Основанием для выдачи аттестатов об основном общем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.
Во второй части книги (в соответствии с формой книги) записываются сведения об окончивших основное общее образование. Год выпуска обучающихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств обучающихся данного выпуска.
В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате об основном общем образовани; записываются сведения о получении аттестата об основном общем образовании особого образца, награждении похвальным листом (пишется «награжден» или делается прочерк); указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестатов об основном общем образовании (основанием для этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении аттестатов об основном общем образовании.
Запись о выдаче дубликата аттестата об основном общем образовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы 4 — 25 включительно используются для записи следующего текста:
» Дубликат взамен утерянного подлинника N _____________, выданного ________ (числа) __________ (месяца) 20__ года, получил ______ (числа) ________ (месяца) 20__ года» ,
а выше, в строке 2, делается отметка о выдаче дубликата N ___________.
В конце списка всех обучающихся, занесенных в книгу в данном году, должны быть росписи лиц, подписавших аттестаты.
Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора школы и печатью школы
Золотой медалью «За отличные успехи в учении» награждаются выпускники средних общеобразовательных школ в соответствии с Положением о золотой и серебряной медалях.
Награжденные обучающиеся расписываются в получении медалей, которые вручаются им бесплатно.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
Учет ведется отдельно по похвальным листам и грамотам.
Год награждения обучающихся и вид награды указываются посередине, перед записями фамилий, имен и отчеств награжденных обучающихся. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы.
Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится.
Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.
Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы.
В книге приказов оформляются: указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательного процесса, прием на работу и освобождение от нее учителей и других работников школы в соответствии с Трудовым кодексом и Правилами внутреннего трудового распорядка для работников общеобразовательных школ, численный состав обучающихся по классам на начало учебного года, зачисление и выбытие обучающихся, распределение между учителями учебных часов, классного руководства, закрепление учебных кабинетов, поощрения, взыскания.
Приказами по школе оформляются решения педагогического совета о допуске обучающихся к экзаменам, об окончании обучающимися 9-го и 11 (12)-го классов и т.д. При этом списки учащихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы и т.п.) фиксируются в протоколах педсовета, а в приказах указываются общие результаты.
Книга приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью школы.
III. Делопроизводство школы
Документное обслуживание управления деятельностью общеобразовательного учреждения ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, в которой дается система правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства в школе с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Такая Инструкция разрабатывается на основе Постановления Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике от 4 сентября 1973 г. N 435 «Об основных положениях Единой государственной системы делопроизводства».
Финансово-хозяйственная документация состоит из:
Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заведующими хозяйствами, помощниками директора по хозяйственной части, заведующими кабинетами, учителями физической культуры, библиотекарями и т.п.).
Кроме того, в делах школы должны находиться тарификационный список учителей и действующее штатное расписание, утвержденные начальником Управления образования. Технический паспорт школы является основным документом, в котором дается характеристика здания школы, всех учебных, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, радиофикации, телефонизации) с приложением соответствующих схем.
Инвентарные списки основных средств применяются для оперативного учета основных средств (кроме библиотечных ценностей) и находятся у материально ответственных лиц. В инвентарных списках учет ведется раздельно по зданиям и сооружениям, учебному оборудованию и инвентарю, белью, постельным принадлежностям, одежде и обуви, хозяйственному инвентарю, транспортным средствам и т.д. в соответствии с классификацией основных фондов.
Указанные списки хранятся в учреждении постоянно.
Книга складского учета материалов (ф. N М-17) ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов.
Указанная книга хранится в учреждении постоянно.
Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения (ф. N 410) применяется для оформления выдачи со склада (кладовой) материалов. Записи в ведомости рекомендуется производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается директором школы и служит основанием для списания материалов в расход.
Ведомость передается в централизованную бухгалтерию в установленные ею сроки.
Ведомость оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации (ф. N 412), применяется для учета материально ответственными лицами инвентаря стоимостью до 2-х рублей за единицу, находящегося в эксплуатации. Однородные предметы записываются в ведомость одной строкой. Если списание пришедших в негодность предметов производится не полностью, рекомендуется в графе «Отметка о выбытии» записывать количество списываемых предметов, а затем в очередной свободной строке ведомости вновь отмечать оставшиеся в эксплуатации предметы. По мере выбытия указанных малоценных и быстроизнашивающихся предметов остатки их переносятся в новую ведомость с учетом поступивших вновь.
Инвентарная книга библиотечного фонда школы. В каждой школьной библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально в инвентарных книгах все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей (диапозитивы, микрофильмы и т.д. Ежеквартально количество и стоимость книг, записанных в инвентарную книгу, сверяются с данными бухгалтерии. Переинвентаризация библиотечного фонда, а также переписка инвентарной книги запрещаются. В отдельных случаях переинвентаризация фонда и переписка инвентарной книги могут быть произведены с особого разрешения
Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России » Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».
Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.
Первый заместитель министра А.Ф.Киселев
