как часто можно менять должностные инструкции

Изменение должностных обязанностей

Изменение должностных обязанностей. Когда согласие сотрудника не требуется

Работодатель вправе скорректировать должностную инструкцию в рамках трудовой функции работника. Если это не приведет к изменениям условий трудового договора, например, уменьшению заработной платы, то ввести новую редакцию инструкции можно незамедлительно. За отказ выполнить ее положения последует дисциплинарное взыскание.

Kак правильно скорректировать обязанности сотрудника, чтобы избежать обвинений в изменении трудовой функции Нужно ли получать согласие на увеличение объема работы по должности Можно ли требовать исполнения от работника новых обязанностей, если он с ними не согласен

Условия бизнеса постоянно меняются, и вместе с ними требования к работникам. Значит, объем их трудовых обязанностей не может оставаться прежним. Право работодателя на корректировку должностных инструкций подтверждают суды, но чтобы не пришлось конфликтовать с сотрудниками, нужно правильно оформить такие изменения. Для уменьшения объема обязанностей и, как следствие, изменение размера заработной платы придется провести процедуру, предусмотренную ст. 74 ТК РФ. Но если в должностную инструкцию вносят уточнения, не касающиеся условий трудового договора, то этого может и не потребоваться. Работника, который не соглашается работать по новой редакции инструкции можно наказать.

Трудовую функцию можно поменять только по согласованию с работником

Утвердив должностные инструкции, работодатель хочет быть уверенным, что их можно быстро и безболезненно адаптировать под изменившиеся условия работы. И, конечно, его волнует, как безопасно провести эту процедуру. Изменение должностной инструкции пройдет с минимальными рисками, если учесть следующее.

Корректировка инструкции (изменение, дополнение, уточнение обязанностей) не должна затрагивать трудовую функцию работника. С этим возможны сложности, поскольку на практике часто путают два понятия «трудовые обязанности» и «трудовая функция», хотя они не тождественны.

Трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы (ч. 1 ст. 15 и абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Как правило, работника принимают на конкретную должность, поскольку вид работы длиннее писать во всех кадровых документах (штатном расписании, трудовой книжке, приказах).

Трудовые обязанности — перечень действий, которые должен выполнять работник в рамках трудовой функции, являясь фактически ее содержанием. Нередко трудовые обязанности называют также должностными обязанностями. Оба понятия правомерны.

Так вот, трудовую функцию сотрудника можно поменять только с его согласия, оформив это через перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ ). Нельзя просто утвердить новую инструкцию, по которой работник вместо бухгалтерских функций будет заниматься продажами. Придется договариваться с ним и подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Уменьшить заработную плату из-за изменения обязанностей можно, если работник не против

На практике трудовые обязанности уменьшают, увеличивают, конкретизируют или замещают одни на другие. Суды признают за работодателями право корректировать перечень обязанностей работников. Более того, работодатель не обязан согласовывать его с каждым работником; этот список не является обоюдной волей сторон трудового договора, а предписывает последнему круг его обязанностей (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 30.04.2014 № 33–2689/2014).

Главное требование — не затрагивать трудовую функцию сотрудника, вид выполняемых им работ. Если работник занимается продажами или разработкой программного обеспечения, то он должен и дальше выполнять ту же работу.

Поскольку перечень обязанностей, как правило, содержится в должностной инструкции, а не в трудовом договоре, то и вносить изменения придется в этот локальный акт работодателя. Самые распространенные изменения должностной инструкции — увеличение и уменьшение трудовых (должностных) обязанностей сотрудника.

Увеличение трудовых обязанностей. Работодатель вправе изменить объем обязанностей работника в большую сторону, только если они в целом входят в рамки выполняемой работником трудовой функции (определение Московского городского суда от 02.07.2013 № 4г/1–5084 ).

Такие корректировки лучше проводить с учетом профессиональных стандартов и квалификационных справочников и включать в должностную инструкцию обязанность, поименованную в одном из этих документов. В таком случае изменения трудовой функции не произойдет. В случае спора суды нередко сравнивают должностные инструкции и квалификационные справочники и, не найдя в них противоречий, отказывают работникам в исках (апелляционное определение Астраханского областного суда от 22.05.2013 по делу № 33–1466/2013).

Если справочником или стандартом не предусмотрена нужная обязанность, то достаточно того, чтобы она по смыслу вписывалась в функционал и квалификационные характеристики, установленные для соответствующей должности.

2 месяца — минимальный срок уведомления работника об изменении обязанностей с уменьшением зарплаты.

Уменьшение трудовых обязанностей. Меняя объем обязанностей сотрудника в меньшую сторону, работодатель преследует разные цели, но ведут они, как правило, к понижению заработной платы. При этом важно не поменять трудовую функцию работника, то есть оставить прежними название должности и характер обязанностей.

Причины для уменьшения списка обязанностей бывают разные. Но в каждом случае лучше иметь веские основания подобных изменений. Например, значительное сокращение производственной деятельности или перераспределение техники (апелляционные определения Пермского краевого суда от 10.12.2012 по делу № 33–10895, Свердловского областного суда от 11.02.2014 по делу № 33–1893/2014 ). К тому же не обойтись без заблаговременного уведомления работника об изменении условий его договора.

Конкретизировать обязанности работника можно и без его согласия

Больше всего работодателя волнует порядок изменения должностных инструкций. Не ясно, всегда ли нужно проводить процедуру, предусмотренную ст. 74 ТК РФ.

Она точно потребуется в двух случаях. Во-первых, когда должностная инструкция оформлена приложением к трудовому договору, а во-вторых, если корректировка обязанностей приведет к уменьшению зарплаты. Обе ситуации вызовут изменение условий трудового договора, а значит, придется соблюсти процедуру, установленную ст. 74 ТК РФ, и убедиться, что работник не возражает продолжить работу в новых условиях.

Но, как правило, работники противятся любым действиям, которые касаются объема обязанностей, так как их увеличение приведет к повышенным требованиям работодателя. Поэтому работодатели и в других случаях часто пользуются более длительным, но надежным способом, проводя процедуру, предусмотренную ст. 74 ТК РФ.

Заметим, что суды не проверяют, каким образом оформлена новая или измененная должностная инструкция: приложением к трудовому договору или отдельным документом. Они признают увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ законным, если в компании поменялись организационные или технологические условия труда, которые вызвали изменение определенных сторонами условий трудового договора. Кроме того, работодателю нужно запастись бумагами с подписями работника об ознакомлении с предстоящими изменениями и отказом от продолжения работы. Несоблюдение этих условий приведет к его восстановлению (апелляционное определение Челябинского областного суда от 28.04.2014 по делу № 11–4607/2014; определение ВС РФ от 16.05.2014 № 5-КГ14-14 ).

Впрочем, не любое изменение должностной инструкции столь затратно. Избежать их поможет внимательное изучение объема и характера уточнений, вносимых в инструкцию.

Не стоит применять норму ст. 74 ТК РФ при полной смене обязанностей. Это рискованно даже без переименования должности. Так, Приморский краевой суд, признал новую должностную инструкцию незаконной после сравнения двух ее вариантов (старого и нового), усмотрев в этом изменение трудовой функции работника. Причем доводы работодателя об оформлении должностной инструкции отдельным документом, а не приложением к трудовому договору на вывод суда не повлияли (определение от 26.03.2014 по делу № 33–2307). В подобной ситуации нужно договариваться с работником о переводе на другую работу.

Кроме того, может быть излишним проводить через ст. 74 ТК РФ уточнения и корректировки формулировок должностной инструкции. Например, внесение в инструкцию перечня программного обеспечения, которое обычно использует сотрудник, либо детализацию ежедневных операций и процедур. Суды также указывают, что конкретизация должностных обязанностей не приводит и к изменению трудовой функции, то есть должности и вида деятельности (апелляционное определение Астраханского областного суда от 02.07.2014 по делу № 33–1947/2014).

Иногда суды трактуют корректировку должностной инструкции достаточно широко, подразумевая под ней даже дополнение инструкции новыми обязанностями. Например, в одном деле работодатель, используя ст. 74 ТК РФ в указанных целях, проиграл спор. Суд обосновал свое решение тем, что новая должностная инструкция не повлекла за собой необходимость изменения определенных сторонами условий трудового договора. В результате увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ суд признал незаконным (решение Уссурийского районного суда Приморского края от 16.07.2013 № 2–4392/2013).

Не требуется согласие работника на перемещение, если при этом не меняются условия его трудового договора, например, должность, оплата труда (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ ). Смена кабинета или помещения в таком случае может быть как временной, так и постоянной.

Kстати Переименование должности суд может воспринять как изменение трудовой функции

Работодатель вправе менять условия трудового договора за исключением трудовой функции работника. То есть независимо от обстоятельств, как минимум название должности должно остаться неизменным.

Иногда нового руководителя организации или его заместителя, отвечающего за вопросы персонала, не устраивают старые названия должностей. И тогда штатное расписание начинают приводить «в порядок»: вводят или исключают штатные единицы, а также присваивают новые названия подразделениям и должностям.

Нередко эти мероприятия используют с целью избавиться от неугодных сотрудников, ведь увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ не влечет значительных финансовых расходов.

Но даже если после переименования должности функционал работника не изменится, то вероятность восстановления работника слишком велика. В частности, по мнению Красноярского краевого суда, название должности должно оставаться неизменным независимо от организационных или технологических изменений (апелляционное определение от 17.03.2014 по делу № 33–1619/2014).

Интересный вопрос Нужно ли доплачивать за замещение руководителя, если эта обязанность закреплена в должностной инструкции?

Единого мнения по данному вопросу нет. В случае спора суд может принять как сторону работодателя, так и сторону работника.

Но противники этой точки зрения ссылаются на определение Верховного суда РФ от 11.03.2003 № КАС03-25. которое сняло запрет на доплату штатным заместителям. Причем, как показывает практика, не обязательно оплачивать каждый случай исполнения обязанностей отдельно. Сумму доплаты можно учесть в составе зарплаты, но так, чтобы эта статья расходов четко прослеживалась в бумагах (апелляционное определение Свердловского областного суда от 25.03.2014 по делу № 33–3590/2014). Впрочем, для работодателя безопаснее подписывать с работником отдельные соглашения на любую дополнительную работу.

Поэтому конкретизацию должностных обязанностей сотрудника можно провести по-другому. Сначала подготовить новую редакцию должностной инструкции и передать ее на ознакомление. Целесообразно установить срок, в течение которого сотрудник должен вернуть документ. Инструкцию можно ввести в действие незамедлительно, если он подпишет ее, в противном случае придется составить акт об отказе от ознакомления и готовиться к применению дисциплинарного взыскания. Важно помнить, что подобный подход безопасен, когда обязанности именно конкретизированы, а не добавлены новые или уменьшены старые.

Обязанности, которые работодатель возлагает на работника приказом согласовывать не нужно

В некоторых случаях отказ работника выполнять работу обоснован. Например, опасность для жизни и здоровья позволяет ему покинуть рабочее место и не появляться до устранения риска. Наказать за это сотрудника нельзя.

Но некоторые ситуации не столь однозначны. Не ясно, что делать с работником, который игнорирует нормы конкретизированной должностной инструкции. Также непонятно, правомерно ли взыскание, если в трудовом договоре и должностной инструкции не прописана конкретная обязанность, но она возложена приказом.

Отказ выполнять уточненную должностную инструкцию. Нередко работники принимают корректировку должностной инструкции за изменение трудовой функции. Поэтому сначала стоит объяснить, как поменяется его работа в связи с уточнением обязанностей по должности. Если это не поможет, то на первый раз работнику, который откажется выполнять требования скорректированной инструкции, можно объявить замечание или выговор. Для этого нужно иметь подтверждение факта ознакомления с документом (подпись сотрудника или акт об отказе, но с указанием, что информация зачитана вслух), запрос объяснения проступка, объяснение работника или акт о его отсутствии.

Если он и дальше продолжит игнорировать обязанности, то у работодателя есть основание для его увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Хабаровский краевой суд в подобной ситуации отказал работнику в восстановлении. По мнению суда, дополнения в должностную инструкцию фактически конкретизировали его должностные обязанности, не изменив условия трудового договора (заработную плату, режим труда и отдыха, место работы). Следовательно, у работодателя не было оснований применять ст. 74 ТК РФ (апелляционное определение от 18.04.2014 по делу № 33–2222/2014).

Невыполнение обязанности, установленной приказом. Сотрудники часто пытаются оспорить трудовые обязанности, возложенные приказами. Но в судах они не находят поддержки. Взыскание за невыполнение обязанности, установленной в приказе, признается правомерным.

Без должностной инструкции будет непросто обосновать отказ в приеме из-за отсутствия у кандидата нужных профессиональных качеств. Но за отсутствие инструкции компанию наказать нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 ).

Так, в одном деле работнику не удалось доказать незаконность выговора и невыплату премии. По его мнению, поручение, содержащееся в приказе, выходило за рамки трудового договора. Однако задача не привела к изменению операций (функций), предусмотренных должностной инструкцией. Также не увеличился круг обязанностей. Работнику не помогло и заявление о незнании приказа. Этот довод суд отверг, так как приказ был зачитан и разъяснен на общем собрании в присутствии работника, а после этого зарегистрирован и размещен в автоматизированной системе с персональным доступом.

Кроме того, в трудовом договоре содержалась обязанность исполнять приказы, распоряжения и иные локальные нормативные акты работодателя. Из этого суд сделал вывод о законности выговора и лишения сотрудника премии, поскольку он не выполнил трудовую обязанность (апелляционное определение Тамбовского областного суда от 11.07.2012 по делу № 33–1536).

Не всегда дело заканчивается выговором или замечанием. С работниками, имеющими несколько взысканий, работодатели расстаются по статье. По мнению судей, применение п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в подобных ситуациях абсолютно правомерно. В частности, такую позицию занял Свердловский областной суд в определении от 30.08.2012 по делу № 33–10833/2012 .

Сначала работнику объявили выговор за нарушение трудовой дисциплины и ненадлежащее исполнение обязанностей. Основанием послужило неисполнение распоряжения генерального директора, тогда как в должностной инструкции закреплена обязанность исполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия. Также суд выяснил, что поставленная перед работником задача не повлияла на его трудовую функцию. Более того, по мнению суда, изменение (уточнение, конкретизация) должностных обязанностей по занимаемой должности не является изменением трудовой функции. А значит, предупреждение о новой обязанности за 2 месяца в порядке ст. 74 ТК РФ не требуется.

После еще одного нарушения работодатель уволил его за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ ).

В другом деле похожее поведение работника также привело к аналогичным последствиям — увольнению за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей (апелляционное определение Московского областного суда от 14.08.2013 по делу № 33–17418/2013 ). Причем сотруднику не помогла ссылка на незнание должностной инструкции. У работодателя был акт об отказе от ее подписания. К тому же распоряжение с заданием не влияло на трудовую функцию работника.

Итак, работодатель вправе конкретизировать трудовую обязанность в приказе. Главное, чтобы она вписывалась в трудовую функцию работника. Иными словами, менеджера по продажам нельзя назначить приказом ответственным за кадровое делопроизводство. Такую дополнительную работу придется поручать в порядке ст. 60.2 ТК РФ. Но перед менеджером можно поставить определенную задачу по «холодным» звонкам клиентам, а за ее срыв — применить дисциплинарное взыскание.

Kстати Работник может оспорить должностную инструкцию с разнородными обязанностями

Если в должностной инструкции указаны обязанности, присущие разным профессиям, риск конфликта возрастет в несколько раз.

Должностные инструкции работодатель разрабатывает под себя. Иногда в них включают максимум функционала, чтобы не оплачивать дополнительную работу. Некоторые суды не видят противоречий в выполнении работником разнородных обязанностей, например, по охране территории и ее уборке (определение Владимирского областного суда от 16.06.2011 № 33–2050/2011, кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 24.10.2011 № 33–3798/11).

Но для других отказ выполнять расширенную должностную инструкцию — правомерен (апелляционное определение Самарского областного суда от 09.07.2014 № 33–6615/2014). Круг обязанностей, предусмотренных квалификационным справочником по должности, можно расширять за счет работ, равных по сложности, и при условии, что их выполнение не требует другой квалификации и изменения названия должности.

Уменьшить риск можно с помощью двойных названий должностей, например, «продавец-кассир». Это однозначно будет свидетельствовать о том, что функция состоит из разнородных работ и не предполагает совмещения.

Интересный вопрос Можно ли одновременно проводить две процедуры: сокращать штат и менять условия трудовых договоров?

Да, суды признают подобные действия правомерными. Причем работник, который не хочет работать в изменившихся условиях, не вправе сам выбрать основание увольнения. Это прерогатива работодателя.

Новая система оплаты труда может привести к уменьшению окладов, а сложная ситуация на рынке — к сокращению штата или численности. Если эти события совпадут, то важно соблюсти определенную в законе процедуру, и тогда претензий к работодателю не будет.

Например, Московский городской суд в апелляционном определении от 24.03.2014 по делу № 33–8764 подтвердил право работодателя инициировать сразу обе процедуры. По его мнению, это допускается, если в организации возникли обстоятельства, требующие произвести изменение существенных условий трудового договора и сокращение штата. В итоге суд не нашел нарушений прав работника, который был уволен по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Ведь уведомление о предстоящем увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ он получил после извещения об изменении условий труда (снижении оплаты труда). А значит, у работодателя были все основания прекратить с сотрудником трудовые отношения именно из-за его несогласия продолжать трудиться в измененных условиях.

Вы внимательно прочитали статью? Тогда ответьте на вопрос: В каком документе лучше закрепить должностные обязанности работника, чтобы их можно было легко скорректировать? В трудовом договоре В должностной инструкции, которая оформлена приложением к трудовому договору В должностной инструкции, являющейся отдельным документом Если работодатель оформит должностную инструкцию отдельным документом, то незначительная корректировка или уточнение трудовых обязанностей работника можно проводить без длительной процедуры, предусмотренной ст. 74 ТК РФ. Ведь в этом случае условия трудового договора меняться не будут.

Должностная инструкция: инструкция по применению

Должностная инструкция: инструкция по применению Для чего необходима должностная инструкция?

Должностная инструкция — главный документ, который призван определять функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействие работников. Разработка подобной инструкции — задача не из легких, даже если у вас под рукой шаблон должностной инструкции. Сложность ее усложняется в разы, если большая организация предусматривает составление десятков или сотен таких документов: должностная инструкция директора, должностная инструкция бухгалтера, должностная инструкция менеджера.

Данная статья предполагает рассмотрение вопросов, касающихся структуры должностной инструкции, ее состава, оптимизации процесса разработки документа, а также способы привлечения к этому процессу управленческого персонала. Главный вопрос, на который мы призваны ответить данным материалом: что такое должностная инструкция, зачем нужна должностная инструкция м как составить долностную инструкцию. Итак, поехали.

Должностная инструкция — нужна ли она?

Ситуация, когда на замечания со стороны руководителя отдела, кающиеся некорректного выполнения функций, подчиненный отвечает вопросом: «А где указано, что я обязан это выполнять?» — уже давно не нова в сфере бизнеса.

И в самом деле, если обязанности работника нигде конкретно не прописаны или он при приеме на работы был с ними не ознакомлен, то и исполнять он их не может в силу незнания. Большое количество компаний экономят время и силы на подобных «мелочах». В результате обязанности работника сформулированы либо некорректно, либо расплывчато. Начинающая компания, не имеющая большого количества работников, более легко лавирует в подобной ситуации. Она имеет возможность лично разъяснить каждому сотруднику круг обязанностей и дополнительно обсудить спорные моменты.

В таком случае, действительно, составлять на каждую должность отдельную инструкцию нет необходимости. При последующем росте компании число сотрудников резко увеличивается, тем самым увеличивается и внимание к формальностям. Возникает резкая необходимость формализовать все процедуры и зафиксировать их в документах внутреннего распорядка компании. В их число входит и должностная инструкция.

На практике к должностной инструкции возникает двоякое отношение. Одни относят ее к разряду «ненужных бумаг», которые замедляют рабочий процесс. Другие считают, что должностная инструкция (скачать образец) — неприкасаемый документ, который не терпит изменений. В таком же положении находились должностные инструкции советской эпохи. Писались они в то время формально, сопровождаясь множеством ссылок на нормативные документы, которые спускали разнообразные министерства. Должностные инструкции той эпохи были однотипными для каждой отрасли.

Изменившиеся экономические условия поспособствовали пересмотру взглядов и на должностные инструкции. Бизнес может стать прибыльным только в том случае, если организации максимально рационально будет использовать все свои ресурсы, включая человеческие. Чтобы работа сотрудников была наиболее эффективной, должностная инструкция должна грамотно регулировать их действия. Должностная инструкция четко устанавливает «правила игры» для работника, подробно фиксируя ряд функциональных обязанностей, иерархию подчиненности, ответственность, права, а также уровень взаимодействия с иными работниками и отраслями деятельности компании. Грамотная должностная инструкция требует к себе особого внимания.

Тщательное описание, моделирование трудовых процессов — основа документа. В последнее время многие организации разрабатывают профессиограммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции, различные профили должности. Все эти документы способствуют в некотором роде более четкой организации работы, а также некоторому облегчению подбора кандидатов на тот или иной пост. Основное их содержание — описание характеристик, которые должны присутствовать у кандидата, чтобы он мог состояться в том или ином статусе. Достаточно часто встречаются случаи, когда должностная инструкция подменяется профилем должности, что неправомерно.

Многие небольшие компании развиваются так называемым «естественным образом», когда каждый знает, что он делает и к чему стремится. Но наступает момент, когда подобное распределение просто необходимо засвидетельствовать документально. Для этого идеально подходят внутренние организационно-распорядительные документы компании.

Особенности должностных инструкций

Должностная инструкция имеет ряд особенностей. Одна из них — отсутствие «привязки» к характеристике конкретного сотрудника. Определение требований к должности формируется вне личности сотрудника, который будет ее занимать. Главная задача должностной инструкции — разъяснить работнику, что конкретно он обязан выполнять, определить его обязанности, а также права. В сфере управления считают, что должностная инструкция в обязательном порядке должна быть составлена на каждую штатную должность компании, иметь безличный характер, а также подписываться сотрудником при заключении контракта (трудового договора ).

Должностные инструкции используют на всех этапах привлечения работников к труду и их деятельности в компании.

При кастинге сотрудников в организации, должностные инструкции включают сведения, которые необходимы для организации качественного выбора сотрудников. Основной критерий — соответствие кандидатов требованиям, которые предъявляет организация.

При вливании в работу нового работника во время адаптационного периода в организации основой для составления контракта выступает должностная инструкция. Благодаря этому сотрудник оперативно знакомится с кругом своих обязанностей и прав на рабочем месте, а также активно внедряется в деятельность компании.

При ранжировании работ в соответствии со сложностью, а также составлении компенсационных пакетов для сотрудников разных уровней в организации иерархическое выстраивание работ и постов на основе должностных инструкций способствует более рациональному построению системы премирования и иного рода вознаграждений за качественный и высококвалифицированный труд.

С целью быстрого и качественного управления работой служащих организации должностная инструкция является руководством к действию в первую очередь для самого работника. Она определяет, какие действия ожидают от работника, а также критерии оценки результатов деятельности. Если работник принимает участие в обсуждениях должностной инструкции, то он имеет право влиять на условия, организацию, критерии оценки своей трудовой деятельности.

Для мониторинга деятельности или аттестации работников в соответствии с должностной инструкцией происходит анализ и оценка результатов деятельности сотрудников, а также его соответствие должности, которую он занимает. Также должностная инструкция регулирует принятие кадровых решений о карьерном росте, перемещении, освобождении от занимаемой должности, внесении в запас руководящего аппарата, направление на курсы повышения квалификации и др.
Для определения необходимости в дополнительном обучении должностная инструкция является ориентиром для последующего повышения профессионализма специалистов, а также для последующей их переподготовки.
Категория, уровень и правовой статус работника влияют на название структурных элементов должностной инструкции.

Примером этого можно назвать:

для компании, ее структурных подразделений подготовка положений включает должностные инструкции первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей отделов;
для работников и специалистов подготавливаются должностные инструкции;
деятельность работников хозяйственных и вспомогательных служб регулируется функциональными обязанностями.

Структура и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция традиционно состоит из разделов:

Раздел должностной инструкции «Общие положения» содержит:

категорию, к которой относится должность: «наименование должности» — руководитель, специалист и др. (скачать должностную инструкцию руководителя );
подчиненность: функциональное подчинение, линейное;
порядок, в соответствии с которым происходит назначение на должность или освобождение от нее: назначение на пост «наименование поста» и увольнение происходит в соответствии с приказом директора организации после представление непосредственным руководителем;
условия замены работника на определенной должности в результате временной нетрудоспособности или отсутствия основного работника.

Раздел «Должностные (функциональные) обязанности» содержит описание видов деятельности, которые входят в круг обязанностей того или иного сотрудника в соответствии с его должностью. Это самый объемный раздел. Он составляет примерно 60 процентов от всего документа. Перечисленные в нем функции в обязательном порядке должны соответствовать задачам должности и квалификации сотрудников. Кроме перечня обязанностей этот раздел включает информацию, которая оговаривает частоту выполнения обязанностей сотрудником. Она может быть постоянной, еженедельной, ежемесячной, по распоряжению начальника и т. д.

Раздел должностной инструкции «Права» содержит детальную информацию о правах, которыми работник уполномочен, чтобы эффективно достигать задач, которые перед ним ставятся руководством. Схема этого раздела традиционно следующая:

право сотрудника самостоятельно принимать решения (перечень вопросов, которые сотрудник вправе решать без вмешательства вышестоящего руководства);
право получать сведения, в числе которых находятся и конфиденциальные, которые способствуют полноценной квалифицированной работе сотрудника (кроме банального перечисления сведений могут оговариваться и дополнительные условия их получения. В большей степени это касается коммерческих предприятий);
право контроля (перечень вопросов, а также деятельности иных сотрудников, которые должны держаться под пристальным контролем сотрудником на данной должности);
право требования выполнения с подчиненных тех или иных действий, а также право давать указания и следить за их неукоснительным выполнением;
право на подпись, согласование и утверждение документов определенных видов (особо тщательно следует прописать в должностной инструкции право подписывать документы финансового характера, а также бумаги, которые направляются в иные организации от лица компании).

В данном разделе также необходимо сказать о праве сотрудника предлагать мероприятия, направленные на совершенствование его деятельности. Также можно указывать право работника принимать участие в разнообразных рабочих группах, осуществляющих подготовку и реализацию разнообразных проектов, а также разработку совместных решений, которые будут направлены на реализацию поставленных целей как перед подразделением, так и перед всей компанией в целом.

Кроме всего этого, в разделе могут содержаться права, общие для всех работников, вне зависимости от занимаемой должности:

право получать установленные виды компенсаций за свой труд;
право на организацию комфортных условий труда;
право повышать уровень своей квалификации;
право максимально развивать и реализовывать свои профессиональные способности.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» устанавливает рамки индивидуальной ответственности работника за выполненную работу, а также результаты, которые должны быть достигнуты по итогам выполненной работы.

Работник может быть ответственным за:
качественное и своевременное выполнение функций и задач;
некачественное выполнение или невыполнение своих обязанностей, которые оговорены в должностной инструкции, в рамках трудового законодательства Российской Федерации;
преступления, которые были совершены во время работы, в рамках действующего законодательства Российской Федерации;
причиненный материальный ущерб, в рамках трудового и гражданского законодательства Российской Федерации.

Здесь можно перечислить общие законодательные и нормативные акты, внутренние кадровые документы компании, которые регламентируют ответственность работника на той или иной должности.

Уместно здесь и указание основных критериев и показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка успешности осуществления подчиненными поставленных перед ними задач. Критерии и показатели должны быть сформулированы конкретно и грамотно, в соответствии с должностными обязанностями работника. К примеру:
достижение в соответствии с планом показателей работы (объемы продаж, качество услуг и изделий);
неимение ошибок и служебных сбоев;
неимение жалоб, претензий и упреков из уст руководства или посетителей;
грамотное использование требований и иных нормативных документов в профессиональной деятельности;
исполнение должностных обязанностей в указанное время;
выдерживание временных рамок, отведенных на выполнение того или иного задания руководства.

Раздел «Квалификационные требования» содержит информацию об образовании, квалификации, опыте и необходимой специализации, которая необходима для всестороннего и качественного выполнения всех видов работ, предусмотренных в должностной инструкции.

Раздел «Необходимые знания» содержит информацию о дополнительных знаниях, умениях и навыках работника сверх квалифицированных требований, которые необходимы в реальных условиях деятельности организации. Они вызваны рядом факторов: особенностей нормативных документов, внутренних процедур, оборудованием и материалами, инструментарием и т. д.

Раздел «Взаимодействия» должен содержать подробную информацию о способах взаимодействия и обмена информацией работников с иными должностными лицами в своем отделе, между отделами и с иными организациями. Необходимо очень точно указать перечень постоянных действий работника, а также оговорить возможные внештатные ситуации и алгоритм действий в них. К примеру, товар со склада может быть отпущен кладовщиком только по накладной, оформленной менеджером отдела сбыта и бухгалтером. Это штатная ситуация. Но может быть и нештатная ситуация. Если сроки поставки срываются поставщиком, то менеджером отдела снабжения должны быть выяснены у поставщика причины такого положения дел и сроки поставки. После этого полученная информация должна быть доведена до сведения всех заинтересованных подразделений.

Крупная компания имеет ряд особенностей разработки должностных инструкций.

Практически все кадровики (современное название — эйчары) приходят к моменту, когда они вынуждены составлять должностную инструкцию. Некоторые учебники по HR-менеджменту утверждают, что составлять должностные инструкции в любой компании обязан именно эйчар. Это вполне рационально, когда организация невелика и насчитывает не более 20 сотрудников. В таком случае основная обязанность эйчара состоит в проведении анализа, описании спектра работ, а также грамотного составления на основании полученных сведений должностной инструкции. Но если организация более обширна, имеет матричную структуру, и у нее в штате работают не менее 100 работников? В данном случае работа эйчару не под силу. Функции кадровика на себя должны возложить руководитель отделов. Они должны заняться составлением стратегических планов развития своих отделов, где работа сотрудников — ключевой ресурс организации.

Важно помнить, что должностная инструкция — это не закон, который не терпит изменений. Должностные инструкции должны находиться в постоянном движении. В соответствии с изменением целей и задач организации, должны корректироваться и должностные инструкции. Их необходимо постоянно уточнять и дополнять, пересматривая определенные пункты. В таком случае эйчар должен способствовать линейным менеджерам в грамотном оформлении документа, которые должны соответствовать требованиям к документообороту стандартов ISO или внутрикорпоративным правилам. Главная задача эйчара — участие в разработке типовых форм внутренних документов, а затем и последующее обучение всех менеджеров организации работе с этими документами.

Первый шаг на пути разработки должностных инструкций для работников компании — составление плана, где эйчар должен отразить все этапы проекта, перечислить лиц, которые несут ответственность за выполнение каждого из них, а также указать конкретные сроки осуществления каждого этапа.

Осуществление проекта разработки огромного количества должностных инструкций в большой компании планируется и производится поэтапно. Последовательность может быть самой разной.

Оценка ресурсов, необходимых для осуществления проекта, определение задач, сроков из осуществления, а также ответственных за выдерживание сроков.

Предварительно необходимо провести оценку потребности во временных, материальных и кадровых ресурсах. Консультантами во время разработки должностных инструкций должны выступать юристы и представители службы безопасности. Главным моментом во время реализации проекта является поддержание эйчаром связи со всеми лицами, которые принимают участие в этом, и оказанием им консультативно-методической помощи.

Немаловажно и получить поддержку топ-менеджеров. а также утвердить план осуществления проекта у руководства организации.

Чтобы успешно осуществить планы, эйчар должен организовать и согласовать с руководством организации проведение заседания, где будет осуществлено обсуждение проекта разработки и введение в действие должностных инструкций. Далее следует подготовка анкеты с целью собрать необходимую информацию от линейных менеджеров, разработка инструкции по ее заполнению.

Анкета, которую должны заполнить линейные менеджеры, должна быть подготовлена в полном соответствии с содержанием будущих должностных инструкций. Вопросы необходимо формулировать четко и однозначно. Во время разработки анкеты должны быть продуманы порядок анализа и обработки полученной информации.

Проведение совещания с линейными менеджерами осуществляется с участием вышестоящего руководства организации, во время которого необходимо указать конкретную мотивацию деятельности линейных менеджеров в сфере разработки должностных инструкций. При этом необходимо указать на конкретные преимущества из использования для самих менеджеров.

После определения участников проекта, распределения их функций и зон ответственности, возникает необходимость вовлечения линейных менеджеров в процесс непосредственной разработки должностных инструкций. С этой целью собираются все руководители отделов. При значительных масштабах организации можно прибегнуть к помощи руководства компании. Основной темой совещания в таком случае должно стать ознакомление эйчаром менеджеров о способах использования должностной инструкции как инструмента управления. Необходимо остановиться на таком моменте, что имея должностную инструкцию, руководителю не придется несколько раз останавливаться на объяснении должностных обязанностей подчиненному. К тому же адаптация новых работников будет проходить более продуктивно, а работа с людьми наладится более тесно.

Выражаясь доступным языком, эйчар должен умело прорекламировать проект, чтобы менеджеры дали свое согласие на участие в нем, заинтересовав их конечным результатом. Первая встреча должна закончиться сообщением этапов и сроков, в которые проект должен быть реализован.

Во время совещания должна также осуществиться проработка с управляющими инструкции по заполнению анкеты, рассмотрены спорные вопросы, а также вместе со всеми заполнена одна анкета в качестве образца.
Контроль заполнения анкет в отделах.

Важный момент — постоянное отслеживание сроков и качества заполнения анкет, корректирование вероятных недочетов. Сбор анкет и последующий анализ полученной информации, а далее на ее основе подготовка комплектов должностных инструкций для каждого отдела. Эти инструкции должны пройти согласование с линейными менеджерами. Если возникает необходимость, то вносятся соответствующие коррективы.

Разработать должностные инструкции для работников отделов на основе информации, полученной из заполненных анкет весьма проблематично. В особенности, когда во время анализа полученной информации возникают «неувязки». Чаще всего проблемы возникают с описаниями зон ответственности, порядком взаимодействия и функциями некоторых работников. Решить подобные вопросы можно лишь при помощи линейных менеджеров путем внесения соответствующих изменений в исходные варианты должностных инструкций.

Утверждение должностных инструкций

Утверждение должностных инструкций происходит приказом по организации.

Должностные инструкции в окончательном варианте утверждаются приказом по компании, а уже после этого вводятся в действие. Подготовить приказ — также задача кадровика.

Должностные инструкции, которые грамотно и четко составлены — основа управленческой системы персоналом в любой компании. Это помощь как руководству, так и менеджеру по персоналу в построении фундаментальной системы управления на предприятии.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание

Обновление должностных и рабочих инструкций

Видео

Другие статьи

Изменение должностных обязанностей

Должностная инструкция: инструкция по применению

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы