.jpg)
Рейтинг: 4.2/5.0 (1839 проголосовавших)Категория: Инструкции
Настоящий стандарт определяет порядок разработки, изложения и оформления Положения о внутреннем структурном подразделении и должностных инструкций работников компании, а также внесение в них изменений.
Данный стандарт распространяется на все внутренние структурные подразделения, все (должности) рабочие места и всех работников Общества.
Настоящий стандарт определяет порядок разработки, изложения и оформления Положения о внутреннем структурном подразделении и должностных инструкций работников компании, а также внесение в них изменений.
Данный стандарт распространяется на все внутренние структурные подразделения, все (должности) рабочие места и всех работников Общества.
Организационная единица - часть ОАО «МММ», условно рассматриваемая как отдельная организация. Организационными единицами считаются: Генеральная дирекция ОАО «МММ», дирекция филиала, структурное подразделение филиала. <o:p></o:p>
Структурное подразделение (внутреннее) - официально выделенный элемент структуры организационной единицы (департамент, управление, отдел, служба, сектор, цех, участок, группа и др.) с самостоятельными задачами и функциями.
Должность/рабочее место – официально выделенная часть деятельности ОАО «МММ», зафиксированная в ее штатном расписании, которая характеризуется установленным кругом трудовых функций (должностных обязанностей), прав и ответственностью за выполнение данных трудовых функций.<o:p></o:p>
Стандарт предприятия - внутренний документ Общества, который определяет последовательность необходимых действий руководства и сотрудников, направленных на достижение заданных конечных результатов.
III. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯПоложение о внутреннем структурном подразделении - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого внутреннего структурного подразделения, которое отражено соответственно в организационной структуре Генеральной дирекции, дирекции филиала или структурного подразделения филиала. Положение определяет статус данного подразделения, отражает его место и роль в системе управления, показывает его внутреннюю организацию, описывает взаимодействие с другими структурными подразделениями. <o:p></o:p>
На основе Положения осуществляется повседневная деятельность сотрудников подразделений по реализации поставленных задач, за которую руководитель несет полную ответственность. Положение является базовым документом при распределении функций и работ между исполнителями, для установления их персональных должностных обязанностей, составления штатного расписания. Его применение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании работников.<o:p></o:p>
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, который регламентирует требования к должности и определяет основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в данной должности.<o:p></o:p>
Должностная инструкция предназначена для обеспечения рационального разделения труда и направлена на правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников.
Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их подготовки и принятия. <o:p></o:p>
Должностная инструкция является основным документом, описывающим рабочее место, исходя из чего, определяется стоимость данного рабочего места, т.е. величина должностного оклада (постоянной части оплаты труда) работника занимающего это рабочее место.
Исходя из установленных должностных обязанностей, работник строит свою деятельность, а руководитель имеет возможность ее контролировать и принимать соответствующие меры воздействия, то есть поощрения при выполнении дополнительных, инициативных заданий, способствующих улучшению коллективных результатов работы, или наказании за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей.
IV. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
4.1 Положение о внутреннем структурном подразделении структурного подразделения филиала, дирекции филиала или Генеральной дирекции (Приложение 1 -«Макет Положения») разрабатывает и инициирует внесение изменений руководитель данного внутреннего структурного подразделения.
Положение согласовывают специалисты подразделений, выполняющих функции мотивации, компенсации и организационного развития, функции правового обеспечения, руководитель (руководители) курирующий (курирующие) работу данного внутреннего структурного подразделения. Утверждается Положение соответственно начальником структурного подразделения филиала, директором филиала или Генеральным директором.<o:p></o:p>
Основной экземпляр Положения хранится в структурных подразделениях (у специалистов), выполняющих функции мотивации, компенсации и организационного развития, второй экземпляр, непосредственно, у руководителя данного внутреннего структурного подразделения.
При изменении наименования внутреннего структурного подразделения, расширении или сужении функций необходимо составлять новое Положение о внутреннем структурном подразделении.
4.2. Должностную инструкцию (Приложение №2 – «Макет должностной инструкции») разрабатывает, а также инициирует внесение изменений руководитель структурного подразделения, в котором имеется данное рабочее место. <o:p></o:p>
Должностные инструкции должны быть разработаны для всех должностей (рабочих мест) компании. При разработке должностной инструкции необходимо, чтобы наименование должности и профессии соответствовало Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Должностные инструкции согласовывают специалисты подразделений, выполняющих функции мотивации, компенсации и организационного развития, функции работы с персоналом, а также функции правового обеспечения и руководитель (руководители) курирующий (курирующие) работу данного внутреннего структурного подразделения.
Кроме этого, должностные инструкции согласовывают специалисты подразделений экономики (в части подтверждения функций управления бюджетами), а также специалисты подразделений охраны труда (в части подтверждения функций, выполнение которых предполагает физические нагрузки ).
Утверждает должностные инструкции работников в Генеральной дирекции, дирекции филиала, структурном подразделении соответствующее первое лицо (Генеральный директор, директор филиала, начальник структурного подразделения).
Основной экземпляр должностной инструкции регистрируется и хранится в структурных подразделениях (у специалистов), выполняющих функции мотивации, компенсации и организационного развития, второй экземпляр, непосредственно, у руководителя данного внутреннего структурного подразделения, третий у работника, занимающего данное рабочее место.<o:p></o:p>
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.
Изменения в должностную инструкцию (расширение или сужение функций, изменение наименования внутреннего структурного подразделения и др.) вносятся путем составления новой должностной инструкции.
Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность (профессию) или увольнения с организации.
V. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ РАЗДЕЛОВ ПОЛОЖЕНИЯ О ВНУТРЕННЕМ СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Общие требования к стилю изложения:
1. Используется только прямой порядок слов в предложениях (подлежащее перед сказуемым, определение до определяемого слова, дополнение после дополняемого);
2. Используются только простые предложения;
3. Перед перечнями должны использоваться обобщающие слова;
Не должно быть несогласованных падежей.
Требования к информации представленной на титульном листе положения о внутреннем структурном подразделении:
1. Код Положения ХХ (код ОАО «МММ»), ХХ (код филиала), ХХ (код СП), ХХХХХ (функциональный код подразделения, согласно корпоративному справочнику наименования подразделений), ХХ (порядковый уникальный номер Положения в рамках функционального кода). Коды используются для регистрации, учета и анализа Положений о внутренних структурных подразделениях компании. Регистрацию Положений осуществляют специалисты структурных подразделений обеспечивающих функции мотивации, компенсации и организационного развития. Датой регистрации является дата утверждения Положения.
Требования к содержанию раздела «Общие положения»:
В разделе указываются основные сведения о внутреннем структурном подразделении:
1. Место подразделения в структуре организационной единицы.
2. Порядок создания и ликвидации внутреннего структурного подразделения.
3. Подчиненность внутреннего структурного подразделения.
4. Структура подразделения.
5. Руководство подразделением.
6. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.
Требования к содержанию раздела «Задачи и функции»:
1. Основные 3 – 5 задач деятельности подразделения.
2. Основные функции:
-функции должны быть сгруппированы в соответствии с направлениями деятельности (основными задачами);
-направления деятельности должны быть определены конкретно, и охватывать всю работу, выполняемую подразделением;
-направления деятельности должны быть ранжированы по степени значимости;
-направления деятельности не должны пересекаться между собой.
Требования к содержанию раздела «Взаимодействие с другими структурными подразделениями»:
Раздел "Взаимодействие с другими структурными подразделениями" устанавливает совокупность устойчивых связей и взаимных обязательств между внутренними структурными подразделениями организационной единицы, а также обеспечивает необходимую согласованность в действиях.
Взаимодействие учитывается по вертикальным и горизонтальным связям.<o:p></o:p>
Вертикальные связи отражают распределение полномочий, эти связи служат каналами передачи распорядительной (вниз) и отчетной (вверх) информации.
Горизонтальные связи отражают отношения с другими смежными внутренними структурными подразделениями, не носящими характера подчиненности. По этим каналам связи передаются статистическая информация, аналитические материалы, проекты документов, предложения и замечания по их доработке и корректировке.
В разделе устанавливается также взаимодействие с другими организационными единицами ОАО «МММ», внешними организациями.
Для представления информации должен использоваться процессный подход, т.е. должна отслеживаться последовательность работы над документами.
VI. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ РАЗДЕЛОВ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Общие требования к стилю изложения:<o:p></o:p>
1. Используется только прямой порядок слов в предложениях (подлежащее перед сказуемым, определение до определяемого слова, дополнение после дополняемого);
2. Используются только простые предложения;
3. Перед перечнями должны использоваться обобщающие слова;
4. Не должно быть несогласованных падежей.
Требования к информации представленной на титульном листе должностной инструкции:
1. Код должностной инструкции ХХ (код ОАО «МММ»), ХХ (код филиала), ХХ (код СП), ХХХХХ (код должности по ОКПДТР), ХХ (порядковый уникальный номер должностной инструкции в рамках должности по ОКПДТР). Коды используются для регистрации, учета и анализа Должностных инструкций. Регистрацию Должностных инструкций осуществляют специалисты структурных подразделений обеспечивающих функции мотивации, компенсации и организационного развития. Датой регистрации является дата утверждения Должностной инструкции.
2. Грейд должности (указывается после проведения оценки описанного в данной должностной инструкции рабочего места).
3. С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись с указанием даты его ознакомления.
Требования к содержанию раздела «Общие положения»:
В разделе указываются основные сведения о должности:
1. Полное название должности и подразделения, а также категория работника (руководители, специалисты, прочие служащие, рабочие)
2. Порядок назначения и освобождения от должности. В данном пункте также указывается, по представлению какого лица производится назначение, с каким должностным лицом согласовывается.
3. Подчинение работника – называется вышестоящее должностное лицо (лица), которому (которым) административно и функционально подчиняется работник.
4. Подчиненность работнику - перечисляются лица, находящиеся в подчинении у данного работника. Это может быть структурное подразделение, группа лиц, объединенная для решения определенных задач, или отдельные лица.
5. Порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
Требования к содержанию раздела «Требования к знаниям и опыту»:
1. Требования к образованию. Должны быть представлены требования к минимально достаточному уровню образования и требования к необходимому объему дополнительных знаний, обязательному для данного рабочего места.
2. Требования к знаниям. Должны быть представлены требования к широте (объему) и характеру знаний в одной или нескольких функциональных областях, владение которыми необходимо для успешной деятельности на рабочем месте.
3. Требования к опыту. Должны быть представлены требования к продолжительности стажа, а также к отрасли, организации, рабочему месту, где может быть получен необходимый опыт.
4. Нормативные документы – перечисляются документы, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность, в своей работе.
Требования к содержанию раздела «Должностные функции (обязанности)»:
1. Основная цель деятельности. Одним предложением должен быть представлен основной результат деятельности установленный для данного рабочего места.<o:p></o:p>
2. Основные функции (обязанности):
-обязанности должны быть сгруппированы в соответствии с направлениями деятельности (основными задачами);
-направления деятельности должны быть определены конкретно, и охватывать всю работу, выполняемую работником;
-направления деятельности должны быть ранжированы по степени значимости;
-направления деятельности не должны пересекаться между собой;
-формулировки направлений деятельности должны начинаться с отглагольного существительного и включать характеристику объекта деятельности и процедуры, совершаемой с ним работником;
-должностные обязанности должны соответствовать функциям подразделения, в котором работает работник;
-формулировки обязанностей начинаются с глагола (для руководителей подразделений с отглагольного существительного) и из них должно быть ясно видно, что должен делать работник;
-должностная обязанность указывает на то, что преобразуется в процессе деятельности, то есть указывается объект деятельности (оборудование, документ, информация и т.п.) и вид деятельности, то есть каким образом преобразуется объект деятельности (контроль, анализ, организация и т.п.).
3. Руководящие функции должности. (Должна быть представлена информация о количестве работников находящихся в прямом подчинении, перечень рабочих мест находящихся в функциональном и методологическом руководстве данной должностью).
4. Функции управления бюджетами. (Должны быть представлена информация по влиянию рабочего места на управление доходной и расходной частью бюджета, а также по размеру бюджета, за которым закреплена ответственность данного рабочего места).
5. Функции, выполнение которых предполагает физические нагрузки. (Должна быть представлена информация об интенсивности и продолжительности физических нагрузок, которые могут присутствовать на данном рабочем месте).
Для формулировок должностных обязанностей не рекомендуется использовать следующие глаголы:
Например, «участвует в разработке методик» можно заменить: «разрабатывает/ согласовывает/ утверждает методики». В случае: «участвует в работе комиссии…» если данное действие носит нерегулярный характер – это не является должностной обязанностью, при регулярности работы комиссии формулировка может быть следующей: «Выполняет (конкретные работы) в составе комиссии».
При применении глагола «обеспечивает» всю работу Начальника подразделения можно свести к выполнению одной должностной обязанности: «Обеспечивает выполнение задач подразделения». Поэтому, «обеспечивает» лучше заменять более конкретными глаголами: организует что-то, закупает необходимые материалы, координирует действия в процессе проведения работ и т.п.<o:p></o:p>
Требования к содержанию раздела «Права»:
В разделе отражается перечень прав работника, отвечающих следующим требованиям:
1. Права работников определяются действующим законодательством и внутренними нормативными документами ОАО «МММ»;
2. Права работников содержат описание полномочий работника, необходимых для выполнения должностных обязанностей;
3. Формулировки прав начинаются с глагола и из них должно быть ясно видно, какими полномочиями обладает работник.
В должностной инструкции указываются две группы прав: функциональные и трудовые. К первой группе относятся права распорядительного характера и права организационного характера. Ко второй группе относятся права, предусмотренные действующим законодательством.<o:p></o:p>
Требования к содержанию раздела «Ответственность»:
В разделе указываются показатели ответственности работника, и устанавливается мера ответственности за несоблюдение должностных обязанностей, а также требований действующего законодательства. Содержание раздела должно отвечать следующим требованиям:
1. Ответственность определяется, исходя из должностных обязанностей должностного лица, возлагаемых на него должностной инструкцией, основных направлений деятельности, определенных для данной должности;
2. Ответственность, особенно для руководящего состава, может возлагаться за непринятие своевременно надлежащих мер по устранению или предотвращению каких – либо нежелательных явлений, связанных с кругом обязанностей должностного лица, за несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации;
3. Формулировки ответственности начинаются с отглагольного существительного и из них должно быть ясно видно, за что конкретно несет ответственность работник.
Требования к содержанию раздела «Взаимоотношения (внутренние и внешние коммуникации по должности)»:
В разделе указываются наименования организационных единиц ОАО «МММ» (в т.ч. внутренних структурных подразделений), а также внешних организаций, от которых должность получает и которым передает документы, структура документов и сроки их подготовки. Для представления информации должен использоваться процессный подход, т.е. должна отслеживаться последовательность работы над документами.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.
Распределение должностных обязанностей между руководящими сотрудниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом руководителя организации.
Роль должностных инструкций:
1. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
2. Предназначение должностной инструкции – ответить на вопросы исполнителя «Что делать?» перед началом работ, объяснить что от него требуется, и руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Должностная инструкция – это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.
3. Должностная инструкция позволяет оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Нельзя уволить работника за систематическое невыполнение должностных обязанностей, если причиной недовольства является качество его работы. В трудовом контракте этот момент не оговаривается, поскольку контракт отвечает на вопрос: «Что сотрудник должен делать на работе?». Администрации практически невозможно разобраться с человеком, подписавшим контракт, где указаны обязанности, но нет критериев оценки качества его работы. На вопрос «Как?» отвечает должностная инструкция.
4. Должностная инструкция – один из ключевых документов, устанавливающих в организации правила игры, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. В том случае, если должностные инструкции составлены правильно, зафиксированные в них обязанности полностью покрывают все функции и задачи, необходимые для оптимальной работы организации. Проще решаются проблемы контроля за деятельностью, повышается исполнительская дисциплина, так как каждый начальник знает, что он может спросить с подчиненных. Из жизни организации исчезают необоснованные выговоры, самодурство руководителей и сотрудники, профессионально изображающие перегруженность работой.
5. Должностная инструкция – синоним зрелости организации. Всякий документ имеет символическое значение. При приеме на работу наличие должностной инструкции означает для претендентов на должность солидность фирмы и позволяет привлечь в организацию профессионалов. Использование должностной инструкции в качестве основного аргумента при оценке деятельности сотрудников говорит о проработанности управленческих связей, стабильности организации и дальновидности руководства.
6. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
7. Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.
8. Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) – один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
В должностную инструкцию рекомендуется включать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
5. Взаимоотношения, связи по должности.
Содержание раздела «Общие положения» полностью определяется традициями каждой конкретной организации, но должно быть унифицировано во всех документах организации.
Чаще всего в данном разделе устанавливается:
1. Наименование и категория должности – определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).
2. Непосредственная подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит.
3. Порядок назначения и освобождения от должности.
Производится приказом или распоряжением, но не контрактом, так как контракт является лишь основанием для приказа.
4. Порядок замещения при отсутствии.
5. Чем руководствуется работник в своей деятельности – нормативные, нормативно-правовые и организационно-правовые документы.
Прямая ссылка на должностную инструкцию не достаточна. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов и отрасли, в которой действует организация. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой – положение о структурном подразделении и настоящую должностную инструкцию.
6. Квалификационные требования – требования к образованию и стажу работы. Квалификационные требования берутся из нормативов труда, которые распространяются на предприятия и организации всех форм собственности: из положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37). Однако в общих положениях Квалификационного справочника определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.
Раздел «Должностные обязанности» («Функции») важнейшая часть должностной инструкции и занимает по объему около 60% всего документа. В нем устанавливаются основные цели (направления деятельности) сотрудника и определяются его функции при реализации целей и задач структурного подразделения исходя из распределения функций подразделения между его сотрудниками.
В разделе перечисляются конкретные функции, возложенные на сотрудника с указанием формы его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее.
Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей сотрудников по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.
Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.
Определяемые разделом функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно «да» или «нет».
В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника, представленных ему для выполнения возложенных на него функций, на доступ к ресурсам компании, связанных с распорядительными функциями и принятием решений и определенных законодательством и внутренними документами организации.
Конструкция раздела в наиболее общем виде может быть следующей:
· знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы;
· присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения);
· участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;
· вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков;
· осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;
· запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
· привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации);
· подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
· требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:
· действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции;
· вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
· сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.
Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей. Главное не путать права и обязанности!
Раздел «Ответственность» устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей, требований законодательства и неиспользование предоставленных ему прав, установленные в соответствии с действующим законодательством (дисциплинарная, административная или уголовная).
В данном разделе можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание. В должностной инструкции можно отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за их совершение.
В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации.
В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» указывается круг должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией:
· кому, какую и в какие сроки предоставляет сотрудник информацию;
· от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник;
· с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;
· с кем совместно подготавливает документы и т. д.;
· определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностная инструкция согласовываются с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации, кадровой службой, руководителями заинтересованных подразделений и другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.
Утверждает должностные инструкции первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.
После утверждения должностная инструкция передается сотруднику который проставляет на ней ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».
Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
В должностные инструкции должны вноситься изменения, получаемые путем периодических обсуждений руководства с работниками вопросов исполнения их обязанностей и изменения, связанные с развитием организации. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план организации и/или его корректировки. Заменяться или заново утверждаться, должностные инструкции могут в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений или утверждения новых должностных инструкций издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под подпись.
Все положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и изменения к ним регистрируются в журнале регистрации. Регистрационный номер пишется от руки.
Вопросы для самопроверки:
1. Перечислите функции и состав организационно-правовой документации организации.
2. Что относится к учредительной документации организации? Как она разрабатывается?
3. Что такое Структура и штатная численность, штатное расписание организации?
4. Как разрабатывается и какие разделы включает Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе)?
5. Назовите структуру и порядок разработки должностных инструкций.
Основная цель создания:
Создать организационно правовую основу;
Повысить ответственность начальников, мастеров, менеджеров, персонала;
Повысить объективность при аттестации персонала, помощь в присвоении определенных знаний сотруднику, поощрение в случае необходимости.
Если грамотно составить инструкцию, то она дает возможность работнику, четко представлять свои обязанности. Она позволяет руководителям подразделений четко распределять обязанности среди персонала, работников. Никаких дублей на производстве не должно быть, то есть дублей обязанностей.
Если должностная инструкция подписана работником, то руководство имеет право расторгать трудовой договор в случае, если работник не соответствует занимаемой должности. Проведение аттестации позволит выяснить соответствует ли работник занимаемой должности, или нет. Если не устраивает что-либо, то руководитель имеет право уволить без привлечения компетентных органов, таких как, например, профсоюзная организация. Если работник обратится в суд, то доказать ничего не сможет, так как взыскание, то есть увольнение, было правомерным. Должностные инструкции работников помогают работодателям, но и сотрудникам.
Нет, должностные инструкции сотрудников должны быть созданы на любом предприятии, где имеется штатное расписание. При составлении трудового договора, работник обязан прочитать инструкции, чтобы знать, какие права имеет, какие нормы установлены на предприятии и так далее. Так утверждает ТК РФ. Должностная инструкция должна быть прочитана и подписана работником и в том случае, если его переводят на другую должность.
Каждая инструкция разрабатывается руководителем соответствующего подразделения, необходимо соблюдать права и нормы подразделения. Должностные инструкции сотрудников позволят равномерно распределить функции между персоналом, работниками.
Перед тем как утвердить документ, его нужно согласовать с юридической службой предприятия. Другие подразделения и службы должны принимать участие в согласовании. В бумаге обязательно указывают, что все подразделения ознакомлены с актом. Это необходимо подтвердить подписью. Также должна присутствовать подпись работника и дата, в какой именно день был ознакомлен человек с должностной инструкцией персонала. Дата должна совпадать с датой трудоустройства на работу.
Должностные инструкции сотрудников – это документ, он составляется на базе типовой квалифицированно й характеристики. Конкретная должностная инструкция составляется на каждую должность персонала на определенном предприятии. Каждое предприятие само по себе уникальное и имеет свою специфику в трудовой деятельности, объеме производства. Хоть предприятия, организации разные, инструкции все-таки одинаковые.
Что должно входить в инструкциюПервое – это общие положения;
Третье – должностные обязанности;
Четвертое – ответственность сторон, руководителя и работодателя.
Что указывают в первом пункте:
Наименование должности, указывают, опираясь на штатное расписание;
В документе необходимо указать каковы требования к образованию и стажу работы на предприятии;
Кому подчиняется работник;
Как назначается и освобождается сотрудник от должности;
Какие имеются подчиненные в окружении;
Если работник будет отсутствовать какое-то время, имеется ли человек, который будет замещать его во время отсутствия.
Может ли работник совмещать должности;
В этом разделе указана информация соответствующая статье 21 ТК РФ.
В должностные инструкции сотрудников в третий раздел входит информация, указывающая на обязанности сотрудника. Обязанности, которые возлагает на него структурное подразделение. Записи вносятся, основываясь на ТК РФ, статья 21.
Ответственность определяет меру сотрудника, какое наказание получит специалист, если будет нарушать инструкции. Обычно наказание производят в виде материальных вычетов из зарплаты.
Документ можно по своему усмотрению дополнить такими разделами, как «Оценка работы», Организация работы».
Когда документ готов, его дают на ознакомление сотруднику, он читает, ставить дату и подпись. Должностные инструкции сотрудников можно составить как отдельным ознакомительным листом для каждого сотрудника, а можно предоставить полную версию. После, подпись и дату работник поставить в специальном журнале по технике безопасности, что ознакомлен со всеми необходимыми данными, в том числе и с должностной инструкцией.
Должностные инструкции работников могут видоизменяться по причинам:
Если изменена структура предприятия;
Изменили штатное расписание;
Внедрили новые технологии.
