Рейтинг: 4.4/5.0 (1858 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Иногда у предприятия или предпринимателя, работающих без ККТ, возникает необходимость разработки собственных бланков строгой отчетности, приравненных к чекам, пробиваемым ККТ.
На практике возникают вопросы, нужно ли где регистрировать такие самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности. На этот счет Министерством финансов разработано письмо (№ 03-01-15/1-14 от 29 января 2013 года), в котором сообщается, что самостоятельно разработанные в организации бланки не нуждаются в дополнительной их регистрации. При этом в письме специально оговаривается, что если в соответствии с действующими нормативами разработка и утверждение бланков строгой отчетности возложена на государственные органы, то предприниматели не вправе разрабатывать самостоятельные аналоги таких бланков.
Также в письме напоминается, что все самостоятельно разработанные бланки должны обязательно иметь реквизиты, установленные п.3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 года.
При этом формуляр бланка организация может напечатать самостоятельно, а может и заказать на «стороне» в фирмах, оказывающих полиграфические услуги, главное, чтобы были в наличии необходимые реквизиты.
Реквизиты эти в общем то типовые и их наличие объясняется даже не столько нормативными требованиями, но и даже просты здравым смыслом. Среди обязательных реквизитов самостоятельно разработанного бланка строгой отчетности должны быть наименование документа и его шестизначный номер с серией, графа для наименования организации (ФИО предпринимателя), место нахождения, ИНН, услуга за которую бетется плата и ее стоимость, размер оплаты и способ (наличными, переводом, банковской карточкой и т.п.), дата подпись. Остальные реквизиты самостоятельного бланка можно ввести сообразуясь с конкретным видом деятельности.
Дальнейшее проектирование базы данных заключается в выделении информационных объектов и распределении атрибутов между информационными объектами. Определим атрибуты каждого информационного объекта с указанием ключевого атрибута, идентифицирующего его экземпляры, и дадим им имена.
В описываемой предметной области базы данных «Учет бланков строгой отчетности» выделено пять информационных объектов (ИО):
1. Ответственные исполнители;
ИО «Ответственные исполнители» является информационно-справочным объектом. Данная таблица предназначена для хранения информации о работниках, которые работают с бланками. Она содержит следующие реквизиты: код_исполнителя, Ф.И.О. Из этих атрибутов можно выделить первичный ключ - это поле Код_исполнителя (т.к. оно уникально для каждой записи).
ИО «Подразделения» является информационно-справочным объектом, содержит перечень всех структурных подразделений, в которых работают ответственные исполнители. В нем представлены следующие реквизиты: код_подразделения (ключевое поле), подразделение, краткое наименование.
ИО «Виды БСО» является информационно-справочным объектом и предназначен для хранения информации о перечне названий бланков строгой отчетности, использующихся в организации. Имеет следующие реквизиты: код_бланка (ключевое поле), наименование бланка.
ИО «Должности» является информационно-справочным объектом с реквизитами код_должности, должность. Код_должности определен как ключевое поле.
ИО «Учет БСО» является оперативно-учетным объектом. Данный объект не имеет ключевых полей, а только информационные поля и поля-внешние ключи.
Необходимо учесть следующие обстоятельства (условия применения):
- номера бланков не повторяются на протяжении всего периода учета;
- каждый бланк идентифицируется уникальным номером и серией;
- один и тот же ответственный исполнитель может упоминаться в разных операциях;
- в одном акте могут быть отражены поступления нескольких объектов, каждый из которых относится к своей инвентарной группе;
- все бланки от каждого исполнителя принимаются одним МОЛ;
- в один день могут быть оформлены несколько операций.
Логическое проектирование - перенесение концептуальной модели на модель данных выбранной СУБД. Логическое проектирование заключается уточнении набора атрибутов каждого информационного объекта, указании типов данных для каждого атрибута, проведении процесса нормализации.
Процесс нормализации - это разбиение отношения на два или более с целью ликвидации дублирования данных и потенциальной их противоречивости. Теоретически существует пять нормальных форм, но на практике обычно используются только первые три. Более того, первые две нормальные формы являются по существу промежуточными шагами для приведения базы данных к третьей нормальной форме.
Атрибутный состав приводят к 3 нормальной форме (далее 3НФ), т.е. каждая справочная таблица должна иметь первичный ключ, а также не должно быть транзитивных зависимостей между полями таблиц.
Общие требования к нормализации данных заключаются в следующем:
каждый информационный объект (ИО) за исключением тех, которые не имеют подчиненных ИО, должен содержать уникальный идентификатор-ключ;
все описательные (неключевые) реквизиты должны быть взаимно независимы;
каждый описательный реквизит должен функционально-полно зависеть от ключа ИО. Это означает, что каждому значению ключа соответствует только одно значение описательного реквизита.
Результаты логического проектирования представлены в таблицах 2-6.
Таблица 2 - Атрибуты объекта «Ответственные исполнители»
Решение задачи состоит из следующих этапов:
- создание структуры таблиц и схемы данных;
- наполнение справочников;
- ввод оперативной информации;
- формирование запросов;
- создание печатных форм;
- реализация пользовательского интерфейса работы с базой.
Создание структуры таблиц является самым начальным этапом создания физической модели базы данных. Схема данных реализует логические связи между таблицами и обеспечивает целостность данных в базе.
Наполнение справочников выполняется пользователем вручную. Для обеспечения более комфортной работы пользователя создаются формы - анлоги справочных таблиц, в которых присутствуют элементы управления, облегчающие ручное заполнение таблиц.
Ввод оперативной информации должен осуществляться на основании входных документов: требований на выдачу БСО или отчетов по использованию бланков строгой отчетности от ответственных исполнителей, а также имеющихся справочников «Ответственные исполнители», «Подразделения», «Виды БСО». На основе оперативной таблицы «Учет БСО» и всех справочников формируются выходные документы.
В дальнейшем МОЛ (материально-ответственное лицо) по учету БСО при вводе оперативных данных сможет выбирать, необходимый вид БСО, подразделение, ответственного исполнителя из соответствующего справочника. Ввод оперативной информации выполняется ответственным лицом следующим образом: из справочника исполнителей выбирается исполнитель, а из справочника видов БСО выбирается (или вводится) наименование бланка, из справочника подразделений выбирается нужное подразделение. После этого формируется заказ с указанием конкретного клиента, информации по оказываемой услуге, ее стоимости, сроках готовности. После заполнения всех полей оперативной таблицы информация записывается в таблицу базы данных. Сведения по проведенной операции с бланками строгой отчетности сохраняются в базе данных. Вся информация хранится в базе данных для ее дальнейшего использования при необходимости и для получения статистической и других видов отчетности.
Для получения произвольной информации из базы данных по различным критериям формируются запросы.
Для формирования выходных документов и их печати создаются Отчеты.
Чтобы организовать комфортную работу пользователя с базой данных создается приложение (главное меню) с помощью Диспетчера кнопочных форм.
2. Проектирование базы в среде СУБД Access 2003 2.1 Создание структуры таблиц На основании данных задания к курсовому проекту была спроектирована логическая модель базы данных, состоящая из пяти таблиц: «Ответственные исполнители», «Виды БСО», «Подразделения», «Должности», «Учет БСО». На основании результатов проектирования создается структуры таблиц в реляционной базе данных в СУБД Access. При создании физической модели базы данных сначала описывается структура каждой таблицы. Затем создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Создание таблицы в СУБД Access 2003 может выполняться в одном из пяти режимов: «Таблица», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц», «Экспорт таблиц». В данном проекте создание таблиц будем выполнять в режиме Конструктор. Для создания таблицы выберем объект «Таблицы». Затем выполним команды «Создать» - режим «Конструктор» или щелкнем левой кнопкой мыши по пиктограмме «Конструктор» на панели инструментов. В появившемся окне конструктора таблицы введем названия полей, укажем ключевые поля (если они есть), тип каждого поля и его размер. Сохраним созданную структуру. Аналогично создаются все пять таблиц данной базы. Ключевое поле задается следующим образом: установить курсор мыши на поле, которое будет ключевым, затем щелкнуть левой кнопкой мыши по пиктограмме «Ключевое поле» на панели инструментов (либо выполнить команду Правка - Ключевое поле). На рисунке 6 приведено описание структуры таблицы «Ответственные исполнители» в режиме Конструктор. Ключевым полем в этой таблице является поле Код_исполнителя, значения этого поля являются уникальными, имеют тип данных Счетчик. Уточнена длина текстового поля Фамилия. В нижней части окна конструктора таблицы можно заполнить таблицу для задания общих свойств поля (вкладка Общие) или выполнения подстановки (вкладка Подстановка прилагаемого списка значений поля). Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. С помощью окна свойств (см. рисунок 6) установлена длина поля, равная 25 символам (по умолчанию она равна 50 символам). запрос логический информационныйРисунок 6 - Окно структуры таблицы «Ответственные исполнители»
Аналогично созданы таблицы:
1. Таблица «Виды БСО». Ключевым полем таблицы является поле Код_бланка.
2. Таблица «Должности» (ключевым полем таблицы является поле Код_должности).
3. Таблица «Подразделения». Ключевым полем таблицы является поле Код_подразделения.
4. Таблица «Учет БСО». В таблице ключевое поле отсутствует.
2.2 Установление логических связей между таблицами Создание структурных связей между информационными объектами (таблицами) выполняется с помощью схемы данных. Для создания схемы нужно выполнить команды Сервис - Схема данных. Далее необходимо явно указать логические связи между таблицами с помощью линий связи. Для этого в открывшемся окне выделить все имена таблиц и кнопкой «Добавить» поместить их в окно схемы данных. Для установления связей между таблицами необходимо перетащить ключевое поле справочной таблицы на поле-связку (поле с таким же именем) в связываемой таблице. В появившемся окне установить флажки «Обеспечение целостности данных» и «Каскадное обновление записей» и « «Каскадное удаление связанных записей». Технология связывания таблицы «Учет БСО» с таблицей-справочником «Виды БСО» представлена на рисунке 7.Рисунок 7 - Окно установки связи между таблицами
Полученная схема данных представлена на рисунке 8.
Рисунок 8 - Окно Схема данных с установленными связями между таблицами
2.3 Построение форм на основе таблиц базы данных В СУБД Access существует пять основных видов форм: форма, созданная конструктором форм; форма, созданная мастером форм; автоформа; диаграмма; сводная таблица. Формы используют для упрощения ввода информации в таблицы, ввода и изменения данных в одной строке за один раз. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. В случае если создавать форму в режиме конструктора, все необходимые поля и кнопки придется добавлять вручную. Если создавать форму в режиме мастера, то MS Access создаст форму самостоятельно, задав разработку ряд вопросов. Форму, созданную в режиме мастера, можно доработать в режиме Конструктор. Для создания простой автоформы необходимо перейти на вкладку «Формы» и нажать кнопку «Создать». В появившемся окне необходимо выбрать способ создания формы (например, автоформа: ленточная) и указать таблицу-источник данных. Таблицы «Ответственные исполнители», «Подразделения», «Виды БСО», «Должности» были созданы как автоформы. Для их создания использовались команды Формы - Создать - Автоформа ленточная или Формы - Создать - Автоформа в столбец. Вид автоформы типа Ленточная для таблицы «Подразделения» в режиме «Конструктор» представлен на рисунке 9.Рисунок 9 - Форма «Подразделения»
В формах могут присутствовать различные элементы управления, например, кнопки. На элемент «кнопка» назначают какие-либо действия: открытие другой формы, открытие отчета или выполнение запроса. Также в форме может использоваться такой элемент управления как «поле со списком» - элемент управления, реализующий выбор значений поля из списка имеющихся значений поля справочной таблицы. Такие формы создаются с помощью конструктора форм или мастера форм.
Так, например, в форме «Ответственные исполнители» присутствует элемент управления «поле со списком», который позволяет автоматизировать ввод значений в поле «код должности» исполнителя путем выбора значений из справочника должностей. Для создания «поля со списком» нужно открыть форму в режиме Конструктор и выполнить вставку элемента управления «поле со списком» путем щелчка на соответствующей ему пиктограмме на панели элементов (см. рис. 10).
Рисунок 10 - Создание элемента «поле со списком»
Форма «Ответственные исполнители» в режиме Конструктор представлена на рисунке 11.
Рисунок 11 - Форма «Ответственные исполнители»
Форма «Учет БСО» в режиме конструктора представлена на рисунке 12. Она была создана с помощью Мастера форм. В качестве шаблона использовался режим Мастер. Выбран стиль оформления «Строгий». Затем полученная форма дорабатывалась в режиме Конструктор. В форме присутствуют три элемента «поле со списком». Они созданы для заполнения полей «код_подразделения», «код_бланка», «код_исполнителя» путем выбора значений из справочника подразделений, справочника видов бланков и справочника исполнителей. Для заполнения поля «основание» используется элемент «список», содержащий фиксированные значения «требование» или «отчет». Также в форме создана кнопка «Добавить новое название бланка», нажатие на которую приводит к открытию формы-справочника «Виды БСО» для внесения новой записи по бланку строгой отчетности.
Создание кнопок выполняется с использованием панели элементов: выбран элемент «кнопка», на которую назначено действие «Открыть форму» в категории «Работа с формой».
Рисунок 12 - Окно Создание кнопок
Форма «Учет БСО» (режим Конструктор и режим заполнения) представлена на рисунке 13.
Рисунок 13 - Форма «Учет БСО»
Заполнение таблиц удобно выполнять через уже созданные формы. Для этого нужно перейти к объекту Формы, на вкладке Формы выделить нужное название формы и нажать кнопку Открыть. Заполненный справочник «Виды БСО» и фрагмент оперативной таблицы «Учет БСО» представлены на рисунках 14-15.
Рисунок 14 - Содержание справочной таблицы «Виды БСО»
Рисунок 15 - Содержание оперативной таблицы «Учет БСО»
Содержимое всех таблиц представлено в Приложении А.
2.4 Создание запросов При проектировании таблицы довольно часто требуется создать ряд запросов. Запросы нужны для получения информации по различным критериям. Для создания запросов (выборок из базы данных) используется объект Запросы. Для создания запроса нужно перейти на вкладку Запросы, нажать «Создать» и выбрать пункт меню Конструктор. Далее откроется окно конструктора запросов. Можно написать запрос вручную на языке структурированных запросов SQL. Для этого необходимо вызвать команду Вид - Режим SQL. Для тех, кто не знаком с синтаксисом языка запросов в СУБД имеется Конструктор запросов, вызываемый командами Запросы - Создать - Конструктор. После чего открывается окно конструктора. Окно конструктора запросов состоит из двух частей: схемы данных и бланка QBE. В схеме данных запроса должны присутствовать те таблицы, поля из которых используются в бланке QBE. Поля, которые интересуют пользователя, переносятся в бланк двойным щелчком мыши на нужном поле в схеме данных запроса. Условия отбора записей указываются в строках «Условие отбора:» и «или» бланка QBE. Для выполнения вычислений в запросе создается вычисляемое поле с помощью построителя выражений, который открывается кнопкой «Построить» на панели инструментов (см. рис. 16). Для подведения итогов по указанным группам записей используется кнопка «Групповые операции» на панели инструментов (см. рис. 16).Рисунок 16 - Панель инструментов окна конструктора запросов
В данном курсовом проекте были выполнены следующие запросы к базе данных.
Информация по учету БСО за любой указанный день «Учет БСО по указаннойдате»
Запрос «Учет БСО по указаннойдате» является запросом с параметром. Запрос выводит полную информацию обо всех операциях по учету БСО, совершённых за указанный день. Запрос был создан в режиме «Конструктор», бланк которого представлен на рисунке 17.
Рисунок 17 - Бланк QBE в режиме Конструктор
При выполнении запроса сначала выводится диалоговое окно, в котором требуется ввести дату (рисунок 18).
Рисунок 18 - Диалоговое окно запроса даты
Результат запроса на указанную дату (например, 12.10.2015) представлен на рисунке 19.
Рисунок 19 - Результат запроса «Учет БСО по указанной дате»
Информация по выдаче БСО за указанный месяц «ВыдачаБСО зауказанныймесяц»
Запрос «ВыдачаБСО зауказанныймесяц» является одновременно запросом с запрашиваемым параметром и запросом с вычисляемым полем. При выполнении запроса сначала запрашивается номер месяца, за который нужно вывести информацию. Затем указанный номер месяца отыскивается среди значений вычисляемого поля «Номер месяца». Поле «Номер месяца» вычисляется по формуле (см. рис. 20): Номер месяца: Month([Учет БСО]![Дата])
Рисунок 20 - Окно Построитель выражений с введенной формулой
Запрос в режиме «Конструктор» представлен на рисунке 21.
Рисунок 21 - Конструктор запроса «Выдача БСО за указанный месяц»
Результат запроса показан на рисунке 22 (за 10 месяц).
Рисунок 22 - Результат запроса «Выдача БСО за указанный месяц»
Информация по БСО, учтенным по конкретно указанному исполнителю «Учет БСОпо фамилии исполнителя».
Запрос 3 также является запросом с запрашиваемым параметром. В запросе используется параметр: начальные буквы фамилии ответственного исполнителя. Параметр указывается в строке «Условие отбора» в квадратных скобках напротив столбца с именем «Фамилия». Вид запроса в режиме Конструктор и результат выполнения запроса представлены на рисунках 23-24.
Диалоговое окно используется для ввода начальных букв фамилии клиента. В конкретном примере это клиент, фамилия которого начинается на букву «В».
При выполнении запроса пользователю открывается диалоговое окно требующее ввести фамилию. Пользователь может ввести не всю целиком фамилию, а только несколько символов и нужная пользователю информация будет найдена.
Рисунок 23 - Конструктор запроса «Учет БСО по фамилии исполнителя»
Рисунок 24 - Результат запроса
Подсчет количества БСО по подразделениям «УчетБСО по подразделению».
В запросе используются таблицы: Подразделения, Учет БСО, Виды БСО. Применяется функция агрегирования Sum(), подсчитывающая общую сумму выданных, использованных и испорченных БСО в указанном подразделении. Запрос в режиме конструктора показан на рисунке 25.
Рисунок 25 - Конструктор запроса «Подсчет БСО по подразделению»
Результат запроса показан на рисунке 26.
Рисунок 26 - Результат запроса
Подсчет количества БСО по видам «Подсчет БСО по их видам».
Запрос «Подсчет БСО по их видам» выводит статистику по всем выданным, использованным и испорченным бланкам строгой отчетности в организации. В данном запросе, как и в запросе 4, задается группировка записей по подразделению и указывается групповая операция Sum() потрем числовым полям. Вид запроса в режиме Конструктор и результат выполнения запроса представлены на рисунках 27-28.
Рисунок 27 - Конструктор запроса «Подсчет БСО по видам»
Рисунок 28 - Результат запроса
2.5 Разработка отчетов Непосредственное создание отчета происходит после перехода на вкладку Отчеты. Щелчок по кнопке Создать приводит к появлению диалогового окна Новый отчет. Вид диалогового окна представлен на рисунке 29.Рисунок 29 - Окно «Новый отчет»
В работе выполнено создание трех отчетов:
1. Книга учета БСО;
2. Подсчет БСО по каждому виду;
3. Реестр БСО, подлежащих списанию
Отчёт «Подсчет БСО по каждому виду» реализован с помощью макета Автоотчет: ленточный. Создан на основе одноименного запроса. Здесь не требуется никаких функций группировки и агрегирования (рисунок 30).
Рисунок 30 - Отчёт в режиме Конструктор
Для создания отчёта «Книга учета БСО» был использован макет Мастер отчетов. В примечании отчёта выводится итоговое количество бланков: выданных, использованных, испорченных по каждому виду БСО. Оно рассчитывается с помощью групповой операции Sum().
В качестве источника для отчёта «Книга учета БСО» используется запрос «Детализированный учет конкретных бланков». В отчёте применяется группировка данных по полям «Дата», «Бланк». Параметры группировки задаются в окне отчетов «Добавление уровней группировки».
Для представления отчета выбран «стиль Строгий». Отчёт в режиме Конструктора представлен на рисунке 31.
Рисунок 31 - Окно отчета в режиме Конструктор
Создан отчет «Реестр БСО, подлежащих списанию» также с помощью Мастера отчетов. В качестве источника используется запрос «Испорченные бланки». В отчёте применяется группировка данных по полю «Дата» по дням. Выполняется групповая операция Sum для поля «Стоимость». Отчёт «Заказы за день» в режиме Конструктор представлен на рисунке 32.
Рисунок 32 - Окно отчета в режиме Конструктор
2.6 Создание главной кнопочной формы Прежде чем создавать главную кнопочную форму, которая будет выступать как главное меню работы с базой данных, создадим дополнительно три обычные формы: форму для работы со справочниками «Справочники», форму для выполнения запросов «Запросы» и форму «Отчеты». Все формы представляют собой набор кнопок. Для создания форм использовался конструктор форм. Для вставки кнопки в форму использовалась Панель элементов (элемент Кнопка). Затем на каждую кнопку назначалось действие: открытие соответствующего запроса или формы. Для создания подсказок к кнопкам использовался элемент «Надпись» на панели элементов. Вид форм «Справочники» и «Запросы» в режиме Конструктор представлен на рисунках 33, 34.Рисунок 33 - Форма «Справочники»
Рисунок 34 - Форма «Запросы»
Форма «Отчеты» позволяет выполнить просмотр и печать трех отчетов. Форма состоит из трех элементов типа «надпись» и трех кнопок с изображением отчета. Щелчок по кнопке вызывает команду «Просмотр» отчета, указанного в элементе «надпись». Данная форма отображена на рисунке 35.
Рисунок 35 - Форма «Отчеты»
Для создания главной кнопочной формы нужно выполнить команды Сервис - Служебные программы - Диспетчер кнопочных форм. В результате откроется окно, в котором нужно указать название главной формы и ввести названия ее страниц. Каждая из страниц кнопочной формы - это отдельный режим работы. В нашей базе данных главную кнопочную форму назовем Главное меню. В меню будет 4 пункта (4 страницы): Операции с бланками, Справочники, Отчеты, Запросы. Для создания каждого из пунктов нужно выделить название главной кнопочной формы (в нашем случае Главное меню) нажать кнопку Изменить и ввести название создаваемой страницы. Для настройки каждого из элементов приложения его нужно выделить и нажать кнопку Изменить. В открывшемся окне для каждого элемента главной кнопочной формы назначается команда, которая выбирается из вложенного списка строки Команда.
Заключение В ходе курсового проектирования была спроектирована и реализована база данных, поддерживающая учет выдачи бланков строгой отчетности в учреждении здравоохранения. База данных предоставляет возможность ввода, хранения данных о бланках БСО, ответственных исполнителях, подразделениях. База данных включает в себя 5 таблиц, 8 форм, включая главную кнопочную форму, 3 отчета, 6 запросов. Все таблицы были созданы на основе входных и выходных данных. Разработано главное меню программы. Оно состоит из набора страниц, которые позволяют пользователю выбрать необходимую операцию для дальнейшей работы. Главное меню представляет собой главную кнопочную форму. Добавление и изменение данных было реализовано с помощью форм. Просмотр необходимых сведений осуществляется с помощью запросов и отчетов. Для проектирования и разработки БД использовалась программа MS Access 2003. Применение созданной базы данных в виде полученного программного приложения значительно упрощает и ускоряет обработку требований и отчетов на получение и возврат бланков строгой отчетности, способствует повышению эффективности и качества учета такого вида документов. Благодаря созданному приложению пользователь базы данных имеет возможность ввода данных посредством форм, анализа и вывода данных в виде выходных документов (отчетов). Список использованных источниковРудикова Л.В. Базы данных. Разработка приложений. - СПб. БХВ Петербург, 2006. -496.
Кошелев, В.Н. Access 2003. Практическое руководство / В. Кошелев: Бином, 2010. - 464 с.
Роджер, Дж. Использование Microsoft Office Access 2003. Специальное издание / Дж. Роджер: Вильямс, 2006. - 56-60 с.
Дейт, К.Дж. Введение в системы баз данных / К.Дж. Дейт - К. Диалектика, 2001. - 1072 с.
Хоменко, А.Д. Базы данных / А.Д. Хоменко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев: Корона, 2002. - 672 c.
Леонтьев, О.С. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб. Питер, 2001. - 288 с.
Описание структуры таблиц базы данных
Размещено на Allbest.ru
При наличных денежных расчетах с населением УСН-фирмы и предприниматели вправе выдавать самостоятельно разработанные и распечатанные бланки строгой отчетности. Письмо Минфина России от 20 января 2016 г. № 03-11-06/2/1651.
В рассматриваемом письме Минфин ответил на частный запрос организации, применяющей УСН, который касается применения бланков строгой отчетности (БСО) при наличных расчетах с населением за оказанные услуги.
Финансисты напомнили, что при наличных денежных расчетах с покупателями фирмы и предприниматели (в том числе и «упрощенцы») должны применять контрольно-кассовую технику - ККТ (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Однако если услуги оказываются населению, компании и предприниматели могут рассчитываться с физлицами наличными деньгами без применения контрольно-кассовой техники. Такое возможно при условии, что они выдают гражданам соответствующие бланки строгой отчетности, которые приравнены к кассовому чеку.
Вместе с тем, постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 утверждено положение об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (далее - Положение). Фирмы и предприниматели, которые принимают от населения «наличку» или рассчитываются с помощью пластиковых карт без использования кассовой техники, должны руководствоваться этим положением в своей хозяйственной деятельности.
Чиновники указали, что перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать бланк строгой отчетности, содержится в пункте 3 Положения. В БСО указывают:
- наименование документа, шестизначный номер и серию;
- наименование и организационно-правовую форма организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации;
- ИНН организации (предпринимателя);
- вид услуги и ее стоимость;
- размер оплаты наличными или с использованием платежной карты;
- дату осуществления расчета и составления документа;
- должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции, его личную подпись, печать организации (предпринимателя);
- иные дополнительные реквизиты.
Таким образом, если организации и предприниматели рассчитываются с населением за оказанные услуги «наличкой» или с использованием платежных карт без применения ККТ, они вправе использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности. С условием, что такие БСО содержат все перечисленные реквизиты.
Финансисты также отметили, что утверждать формы бланков в уполномоченных органах исполнительной власти не нужно.
Кроме того, добавили в Минфине, бланки БСО можно изготавливать не только типографским способом, но и формировать с использованием автоматизированных систем.
Закон позволяет обойтись без кассы, если вы используете бланки строгой отчетности. При применении БСО кассовые чеки не нужны. Уточните, можете ли вы обслуживать клиентов без кассового чека. Правила заполнения и выдачи бланков строгой отчетности для ИП и фирм – в этой статье.
В некоторых случаях вы вправе работать без кассового аппарата. В том числе – если вместо кассовых чеков можете применять бланки строгой отчетности. Общие правила расчетов наличностью или по картам без кассовых чеков определены постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.
В первую очередь, применение БСО актуально для деятельности на ЕНВД. Бланки строгой отчетности при этом используются для расчетов с юрлицами.
БСО можно использовать и при расчетах с населением за оказанные услуги. При этом к услугам населению эксперты относят не только виды деятельности, специально поименованные в Общероссийском классификаторе, но и любые взаимоотношения с физлицами. Применять такие документы можно, в том числе, при продаже товаров, если ваш покупатель не представляет юрлицо. С этим согласны налоговики (письмо ФНС России от 07.03.2014 № ЕД-4-2/4329@), их начальники из финансового ведомства (письмо Минфина России от 20.09.2013 № 03-01-15/39118) и судьи (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.09.2012 № 17АП-7900/2012-АК).
Формы бланков строгой отчетностиНекоторые формы БСО утверждаются властями. Прежде всего, речь о бланках путевок и большинства видов билетов. Если ваши расчеты с физлицами лежат в другой плоскости, вы можете разработать бланки строгой отчетности самостоятельно. Утверждать ваши БСО нигде не надо. Просто закрепите формы бланков строгой отчетности в вашей учетной политике.
Обязательные реквизиты БСО таковы:
Вы можете также добавить в бланк строгой отчетности нужные вам дополнительные реквизиты. Печать приветствуется налоговыми органами, но не обязательна.
Изготовление бланков строгой отчетностиБланки строгой отчетности можно заказать в типографии, а можно изготовить самостоятельно. На типографских бланках обязательно проверьте наличие:
Для самостоятельного выпуска БСО используется специальная система. Проще говоря, можно приспособить для этого старый кассовый аппарат, снятый с регистрации. Или любой другой – регистрировать ККМ во всяком случае не нужно.
Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>
Для автоматизированной системы печати БСО не нужна ЭКЛЗ. Тратиться на специальные наклейки, как в случае с зарегистрированной ККМ, вам также не придется. Единственные требования к такому устройству – защита от несанкционированного доступа, фиксация и хранение в течение 5 лет всей информации об операциях с БСО. Но обычный компьютер с принтером для изготовления бланков строгой отчетности не подойдет – чиновники считают, что защита информации в такой системе недостаточная.
Заполнение и учет бланков строгой отчетности в журналеПри формировании БСО в вашей автоматизированной системе все поля заполняет машина. При заполнении бланков строгой отчетности от руки нужно предусмотреть либо одновременное изготовление копии, либо наличие у бланка отрывных частей. Информацию в БСО нужно вносить четко и разборчиво, без исправлений. Испорченные или неправильно заполненные бланки строгой отчетности придется перечеркнуть и подшить в книгу учета бланков за день их заполнения.
Если вы заказывали БСО в типографии, вам нужно будет учитывать их по наименованиям, сериям и номерам в специальной книге учета бланков строгой отчетности. Хранение типографских бланков строгой отчетности также подчиняется определенным правилам. Требования к хранению и учету самостоятельно разработанных БСО не такие жесткие – главное, чтобы вы могли в любой момент отчитаться по ним перед налоговыми органами.
С сотрудником, которому вы поручите получать, выдавать, хранить и учитывать БСО, а также принимать по ним деньги от клиентов, нужно заключить договор о полной материальной ответственности.
Бланки строгой отчетности для ИП в 2015-2016 г. ШтрафыИндивидуальные предприниматели могут использовать бланки строгой отчетности наравне с компаниями – отдельных правил применения БСО для ИП, в том числе на УСН, не установлено. Ответственность за правильность заполнения бланков строгой отчетности индивидуальный предприниматель несет наравне с должностными лицами компаний (статья 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Кстати об ответственности. Если вы не выдали покупателю кассовый чек или, в данном случае, бланк строгой отчетности, вас ждет штраф, предусмотренный частью 2 статьи 14.5 КоАП РФ. Сотруднику компании или индивидуальному предпринимателю придется выложить 3–4 тыс. руб. а бюджет компании похудеет аж на 30–40 тыс. руб. Если же вы применяете ЕНВД, расстаться с деньгами при невыдаче клиенту подтверждающих документов вам придется, только если покупатель попросил их у вас, а вы или ваш сотрудник ему отказали. Причем, чтобы у клиента было право пожаловаться, не только его запрос, но и ваш отказ должен быть документально зафиксирован.
За применение неправильных бланков строгой отчетности вам, по сути, вообще ничего не грозит (письмо ФНС России от 16.10.2012 № АС-4-2/17492). А вот вашему клиенту с неправильными БСО повезет меньше – налоговая просто не позволит ему признать расходы по таким документам. Поэтому, если хотите, чтобы клиент вернулся, применяйте бланки строгой отчетности правильно.
Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг
Uprint Kaliningrad Ученик (119), на голосовании 5 лет назад
Зарегистрировал ИП. Пока собираюсь работать без кассового аппарата.
Имею ли я право собственноручно изготавливать БСО для собственных нужд, или обязательно через типографию?
Если только через типографию, то как самому разработать этот бланк - на основании каких положений?
Буду особо благодарен за ссылку на уже существующий бланк. Сфера услуг - заправка картриджей, ремонт оргтехники, печать А4-А1.
Голосование за лучший ответ
Голову с плеч Мудрец (17219) 5 лет назад
собственноручно изготавливать БСО - нет
обязательно через типографию - да
самому разработать этот бланк - да, любой формы с учетом наличия обязательных реквизитов по ФЗ №129-ФЗ
Сорри, уточню, реквизиты БСО:
наименование документа;
порядковый номер документа, дату его выдачи;
наименование для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя) ;
идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю). выдавшей (выдавшему) документ;
наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) ;
сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.
Источник: Федеральный закон № 54-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359
Татьяна Просветленный (40947) 5 лет назад
В типографии сами вам покажут образцы.
Московская кошка Знаток (349) 5 лет назад
только печатать через типографию, сейчас фирм оказывающих такие услуги-тьма, там и примеры и образцы любых БСО
Какие формы Бланков строгой отчетности имеет право применять ИП при наличных расчетах с физическими лицами за оказанные бытовые услуги (ОКУН 019753 Выполнение переводов с одного языка на другой, включая письменные переводы, выполненные путем доработки автоматического перевода). Кто имеет право изготавливать БСО?
Ответв отношении указанных групп услуг населению формы бланков строгой отчетности Минфином России не утверждались.
Предприниматель может самостоятельно изготовить бланки строгой отчетности .
Для применения самостоятельно разработанных бланков БСО вместо ККТ необходимо, чтобы они удовлетворяли требованиям законодательства к их оформлению и изготовлению. Такие бланки должны:
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.
Рекомендация:В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными
Перечень услуг в ОКУН открытый, так как некоторые услуги отнесены к прочим. Поэтому, если услуги прямо не поименованы в ОКУН, но относятся к услугам, оказываемым населению, организация может применять БСО. Например, услуга по лечению при проживании в пансионатах в ОКУН не поименована, но может быть отнесена кпрочим санаторно-оздоровительным услугам. И следовательно, при ее оказании можно использовать БСО. За разъяснениями об отнесении того или иного вида деятельности к услугам, оказываемым населению, можно обратиться в территориальное отделение Росстандарта. Такие выводы следуют из писем Минфина России от 21 октября 2013 г. № 03-11-11/43794 и от 8 октября 2012 г. № 03-01-15/8-213 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 24 октября 2012 г. № АС-4-2/18034 ), ФНС России от 7 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4329 .
Бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:*
Исключением из данного правила являются утвержденные формы БСО, в том числе БСО, применяемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа или при оказании услуг учреждениями культуры. Реквизиты данных документов устанавливают федеральные ведомства, уполномоченные на это законодательством. Об этом сказано в пунктах 5–6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. и Правилах. утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112. Подробнее о составлении бланков строгой отчетности см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .
Перечень действующих форм бланков строгой отчетности приведен в таблице .
Ситуация: может ли организация изготовить (разработать) бланки строгой отчетности самостоятельно
Порядок осуществления наличных расчетов без применения ККТ регламентируется Положением. утвержденным постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В этом документе сказано, что бланки строгой отчетности вправе утверждать федеральные ведомства, уполномоченные на это законодательством (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 ).
Вместе с тем, указанным Положением не ограничено право организаций самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности. Подтверждением данного вывода является перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать БСО. Из него исключены такие реквизиты, как:*
Таким образом, организация вправе использовать БСО, разработанные самостоятельно. Утверждать формы таких бланков в уполномоченном федеральном ведомстве (в т. ч. в Минфине России) не нужно. Правомерность указанной позиции подтверждена Минфином России в информационном письме от 22 августа 2008 г.. в письмах от 8 сентября 2010 г. № 03-01-15/7-204. от 23 июня 2008 г. № 03-01-15/8-239. от 16 июня 2008 г. № 03-01-15/8-230 .
Однако в отношении этого порядка предусмотрен ряд исключений и ограничений.
Исключение действует в отношении организаций, оказывающих услуги, БСО для которых (до вступления в силу нового порядка) были утверждены:
Такие организации могут самостоятельно не разрабатывать свои формы, а применять утвержденные.
Ограничение действует в отношении:*
Для применения самостоятельно разработанных бланков БСО вместо ККТ необходимо, чтобы они удовлетворяли требованиям законодательства к их оформлению и изготовлению. Такие бланки должны:*
Елена Попова. государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Статья:Налогообложение услуг по переводу текстов
Образовательная организация предоставляет услуги населению по переводу текстов с иностранных языков на русский. В соответствии с каким режимом налогообложения исчислять налоги?
В соответствии с код 019753. утвержденным код 019753. такие услуги признаются бытовыми (услуги по выполнению переводов с одного языка на другой, включая письменные переводы, выполненные путем доработки автоматического перевода, код 019753 ).*
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ», № 3, МАРТ 2009
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
