Рейтинг: 5.0/5.0 (1872 проголосовавших)Категория: Инструкции
За документооборот на предприятии должен отвечать конкретный работник. Если предприятие не очень большое – это секретарь, секретарь-референт. Если же организация включает в себя не одно подразделение (тем более, если они имеют разное территориальное расположение), организуется служба ДОУ (документационное обеспечение управления).
Именно они разрабатывают инструкцию предприятия по делопроизводству, перерабатывают ее, вносят изменения. При подготовке документа за основу можно взять «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Это важный, ответственный этап, т.к. после утверждения инструкции по делопроизводству документы на предприятии должны соответствовать определенному стилю:
- расположение реквизитов (продольное, угловое);
- фирменный шрифт;
- формат (размер бумаги, отступы).
Кроме образцов бланков предприятия в инструкции должны найти отражение такие вопросы, как организация регистрации входящих/исходящих документов; организация контроля за исполнением документов и принятых решений; подготовка и передача документов в архив и пр.
Формирование папок, в которые подшиваются документы определенной тематики, должно проводиться в соответствии с номенклатурой дел. Она разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения».
В связи с тем, что работа над разработкой номенклатуры дел объемная, требует обширных знаний, работу над ней правильнее организовать с привлечением представителей отдельных служб и отделов. Ими составляются перечни дел (также с указанием сроков хранения), которые формируются в службе или отделе, а служба ДОУ делает сводную номенклатуру дел по предприятию.
Для облегчения работы с документами все большее число предприятий используют систему электронного документооборота (СЭД). Подобрать эффективно работающую СЭД можно для любого предприятия (с числом работников 7 чел или 2000). Наиболее эффективно по соотношению цена/качество сегодня работают такие системы, как «Дело», «ЕВФРАТ-Документооборот».
Но даже если приобрести СЭД вашему предприятию пока не под силу, на помощь придут стандартные программы Microsoft Office. Используя обычные средства Word, Excel, PowerPoint вполне реально организовать оформление документов в соответствии с требованиями фирменного стиля, настроить электронный документооборот.
Федеральное агентство по образованию Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение профессионального высшего образования
«Сибирский государственный индустриальный университет»
Кафедра управления качеством и документоведения
ОПИСАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ЗАО «ВЫМПЕЛ»
(Курсовая работа по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»)
студентка крупы ЭД-04 А.Г. Сукиасян
Организация службы делопроизводства
1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………….5
1.2 Положение о службе ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………..6
1.3 Должностные инструкции работников службы ДОУ ЗАО «Вымпел»………12
2 Организация документооборота
2.1 Порядок движения входящих документов…………………………………….22
2.2 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки……………………………………………………………………………..27
2.3 Учет объема документооборота………………………………………………..30
2.4 Регистрация документов………………………………………………………..31
3 Номенклатура дел
3.1 Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел……………………………………………………. 32
3.1.1 Виды номенклатур дел…………………………………………………. 32
3.1.2 Типы номенклатур дел…………………………………………………. 33
3.1.3 Правила формулирования заголовков дел……………………………. 34
3.1.4 Источники установления сроков хранения документов………………38
3.1.5 Правила систематизации и индексации заголовков дел………………38
3.1.6 Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел……………………………………………………………………..41
3.2 Указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения………………………….44
3.2.1 Порядок применения перечня в делопроизводстве……………………44
3.2.2 Дифференциация сроков хранения документов по группам организаций……………………………………………………………………………46
3.2.3 Схема построения перечня и его научно-справочный аппарат………47
3.2.4 Анализ номенклатуры дел ЗАО «Вымпел»…………………………. 50
Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Экспертиза ценности документов……………………………………………53
4.3 Организация проведения экспертизы ценности документов………………. 56
4.4 Порядок проведения экспертизы ценности документов……………………. 58
4.5 Подготовка документов к передаче в архив…………………………………..60
5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО Вымпел»………………………………61
Список использованных источников………………………………………………. 64
В каждой организации имеются документы. Организация будет являться успешной, если управление документацией будет осуществляться с помощью специальной службы - делопроизводство. На многих предприятиях и организациях наблюдаются многочисленные ошибки в организации делопроизводства. Необходим более четкий контроль над управлением документацией, т.к. даже небольшие ошибки могут привести к серьезным последствиям для предприятия.
Цель данной курсовой работы – составить и проанализировать службу документационного обеспечения управления условной организации.
изучить имеющуюся литературу по данной проблеме;
проанализировать службу делопроизводства условной организации;
выявить ошибки в структуре документационного обеспечения управления;
научиться разрабатывать нормативные документы.
Метод исследования – анализ и синтез литературных источников.
Имеющаяся литература по рассматриваемой проблеме, и материалы данной курсовой работы в частности, будут полезны не только для руководителей, осуществляющих свою деятельность в различных сферах управления, но и для студентов, обучающихся по специальности «Документоведение» (350800), и просто для всех желающих расширить свои знания в области управления документацией.
1 Организация службы делопроизводства
1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел»
1.2Положение о службе ДОУ ЗАО «Вымпел»
Генеральный директор ЗАО «Вымпел»
________________ В.В. Иванов
от « » __________ 200__г.
О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций предприятия ЗАО «Вымпел».
1.2. Документационное обеспечение управления в предприятии ЗАО «Вымпел» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия ЗАО «Вымпел».
1.3. Состав и структура службы ДОУ определяется руководством предприятия ЗАО «Вымпел».
1.4. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
1.5. Работа службы ДОУ регламентируется настоящим Положением об этой службе. Деятельность работников - регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований государственного стандарта ДОУ и утверждаются руководителем предприятия ЗАО «Вымпел» или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.6. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, государственным стандартом ДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
1.7. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.8. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.2. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования организации работы с документами, информационно-поисковых систем контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с Единым Государственным стандартом ДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.
3. Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в ЗАО «Вымпел», прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
3 ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия ЗАО «Вымпел», внесение в них изменений.
2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями предприятия ЗАО «Вымпел» дел подлежащих сдаче в архив.
11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ.
12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам относящимся к компетенции службы ДОУ.
Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Основные (административные) функции управления - планирование, организация, координация, контроль.
Специальные функции управления - финансирование, учет, снабжение и т.д.
Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Система ОРД включает в себя три документационных массива:В учебном пособии рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения организационно-распорядительных документов.
Прим. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Издательство стандартов, 1998, с.1, п.1.
Во-первых, вы поймете, как организовать аудит делопроизводства в структурных подразделениях: какие контрольные функции стоит брать на себя службе ДОУ и ее руководителю? как инициировать внеплановую проверку, а также составить график проверок? как уведомить подразделения? как фиксировать выявляемые нарушения в ходе проверки? как составить отчет по результатам аудита с заключением, а потом отслеживать ход исправления нарушений? Причем наши рекомендации носят современный характер и помогут вам позаимствовать опыт системы менеджмента качества.
Во-вторых, мы показываем «как искать» недочеты в делопроизводстве проверяемого подразделения: на что обращать внимание, опрашивая сотрудников и работая с их документами, как задавать вопросы «с подвохом» и получать на них нужные ответы, как определять «слабые места» и делать соответствующие выводы.
З начение грамотной и хорошо организованной работы с документами в любой организации уже давно не оспаривается, являясь общепризнанным фактом. Во многих компаниях служба ДОУ стала полноценным самостоятельным структурным подразделением, которое выполняет свою основную задачу – обеспечение единого порядка документирования и организации делопроизводства в компании. В рамках этой задачи функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ) можно условно разделить на 4 группы: организационные, технологические, методические и контрольные.
Контрольная функция состоит:
В статье пойдет речь об одной из контрольных функций руководителя службы ДОУ, а именно об организации контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях компании. Причем наши рекомендации будут носить современный характер и заимствовать опыт системы менеджмента качества.
Проверка ведения делопроизводства на местах позволяет более объективно взглянуть на систему ДОУ в компании: зачастую делопроизводственные операции в структурных подразделениях остаются как бы «за кадром» внимания руководителя службы ДОУ, который все свое внимание сосредотачивает на координации и контроле деятельности в своем подразделении. Однако такой подход представляется несколько неполноценным, поскольку без информации о проблемах и затруднениях в структурных подразделениях сложно проводить анализ и систематизацию общего состояния делопроизводства и ДОУ в компании, и как следствие, делать соответствующие выводы.
Регламентация в локальном нормативном актеОбычно контрольные функции службы ДОУ и ее руководителя фиксируются в Положении о службе и должностной инструкции соответственно. Поскольку эти локальные нормативные акты (ЛНА) не предназначены для общего ознакомления, рекомендуем выделить в Инструкции по делопроизводству (ином регламентирующем ведение делопроизводства документе) отдельный пункт о таком контроле:
Как отразить контрольную функцию за ведением делопроизводства в подразделениях в «общедоступном» ЛНА
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Настоящая Инструкция принята с целью установления единых правил ведения делопроизводства и требований к нему в ООО «Галактика» (далее – Организация) и направлена на рационализацию документооборота. Требования настоящей Инструкции распространяются на все структурные подразделения Организации и филиалы.
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Организации единой системы делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство работой с документами и инструктаж работников основам делопроизводства возлагается на службу ДОУ.
Наличие в компании системы менеджмента качества (СМК) существенно облегчает задачу руководителю службы ДОУ: в подразделении менеджмента качества в обязательном порядке присутствует разработанная документированная процедура «Внутренние аудиты». которая предназначена для организации процесса внутренних аудитов СМК в компании. Данный акт целесообразно взять за основу при разработке собственной программы аудитов.
Итак, руководитель службы ДОУ должен разработать свои требования к проведению аудита ведения делопроизводства, в т.ч. провести такой аудит и в подразделении менеджмента качества.
Механизм аудита делопроизводства на местахВесь процесс аудита можно разделить на 4 основных этапа:
Итак, руководитель службы ДОУ принимает решение о проведении аудита системы ведения делопроизводства в структурных подразделениях компании. Если необходимость аудита вызвана конкретной причиной и его проведение будет носить разовый или внеплановый характер. то достаточно выпустить соответствующее распоряжение (см. Пример 3). В случае решения придать таким проверкам характер периодичности можно говорить о графике аудитов и как следствие о выпуске соответствующего приказа (показан в Примере 4).
График аудита ведения делопроизводства обычно составляется на год и включает в себя проверку всех составных элементов ДОУ. При планировании таких аудитов учитываются такие факторы, как общее состояние делопроизводства, уровень разработанности локальной нормативной базы, результаты предыдущих проверок. Годовой график определяет область и масштаб проверок (см. приложение к приказу в Примере 4). Этот документ утверждается руководителем организации, с ним подлежат ознакомлению руководители всех подразделений, участвующих в аудите.
На основе общего графика руководитель службы ДОУ разрабатывает конкретный план аудита каждого структурного подразделения (показан в Примере 5). В таком плане необходимо индивидуально подходить к каждому структурному подразделению и уже продумывать, на что обратить внимание там. Планы аудита регистрируются, мы используем у себя следующую логику их кодификации:
Взгляните на график аудитов подразделений в приложении к приказу из Примера 4. Из него следует, что юридический отдел (№ 1 в графике) будет проверяться в 2016 году дважды: в мае и октябре. Его первая проверка в этом году будет иметь № 01/01/2016 (номер подразделения в графике / номер проверки этого подразделения внутри года / год проверки), а вторая – № 01/02/2016.
Распоряжение о разовом проведении аудита
Еще раз обратим ваше внимание, что планы аудита следует рассылать в структурные подразделения не менее чем за 7 дней до его начала. Если аудит внеплановый, то проверяемые подразделения уведомляются посредством ознакомления с уже упомянутым распоряжением (показано в Примере 3).
Наконец, заключительной стадией подготовки проверки будет сбор необходимых рабочих документов для аудитора (руководителя службы ДОУ или комиссии). К таким документам относятся шаблоны и бланки, номенклатуры дел проверяемых подразделений, перечень имеющихся в компании локальных нормативных актов (ЛНА) и т.п.
Если необходимо проверить правильность оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), а эти вопросы пока не урегулированы в ЛНА организации, то проверять стоит на соответствие рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003 об оформлении ОРД. Думаем, что в результате проверки вы выявите такое разнообразие, что оно убедит вас наконец разработать соответствующий раздел Инструкции по делопроизводству с шаблонами используемых форм документов, соответствующими методическими материалами. Именно выявленные ошибки и чрезмерное разнообразие, а также оправданная наработанная отделами специфика помогут вам сделать эту работу качественно. Да и подразделения будут вам благодарны, если вы не только придете к ним искать ошибки, но и «узаконите» наработанный ими ценный опыт во внутренних нормативных документах, состыковав его со смежными бизнес-процессами.
Сотрудники проверяемых подразделений должны оказывать полное содействие в проведении аудита – это в идеале. А на практике руководителю службы ДОУ следует применять психологические приемы, позволяющие избежать негативного отношения проверяемых к аудитору. При этом учтите, что «сроки проведения аудита не должны быть слишком затянуты, поскольку любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Оптимальный период определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от объема исследуемого материала и может составлять от 2 до 7 и более дней» 2 .
Итак, 7 дней с момента «предупреждения» истекло, руководители подразделений или назначенные ими ответственные лица ознакомились с планом аудита (возможно, кое-что уже успели исправить, но от этого вам будет только легче), и руководитель службы ДОУ (члены комиссии) приступает к непосредственной проверке.
В процессе аудита применяются 2 метода: интервью (беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении, или его руководителем) и анализ документации.
Основные документы-помощники при проведении нашего аудита: номенклатура дел подразделения (демонстрирует планируемый перечень дел, которые должны формироваться в подразделении) и положение о нем.
Как использовать номенклатуру дел подразделения
Допустим, согласно номенклатуре дел юридического отдела дело № 05-11 «Перечень контрагентов предприятия» ведется в электронном виде. Руководитель службы ДОУ должен проверить, присутствует ли такой файл на сервере, защищен ли он от случайного удаления, осуществляется ли его резервное копирование.
Как использовать положение о подразделении
По Положению задачей административно-хозяйственной службы является поддержание всех офисных помещений в рабочем состоянии, содержание зданий, помещений организации, а также относящихся к ним строений и окружающей территории в надлежащем порядке, контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, сантехники, систем отопления, вентиляции и пр.). Следовательно, аудитор будет тщательно проверять соблюдение правил оформления и хранения служебных и докладных записок по хозяйственным вопросам, формирования отчетов и актов, наличие ознакомления сотрудников службы с распоряжениями руководства, касающимися административно-хозяйственной деятельности и т.п.
Для проведения аудита можно использовать специальные формы, куда будут вноситься все полученные сведения – это облегчит их систематизацию и последующий анализ. Самый простой способ – вносить результаты интервью и анализа документациив план аудита. дополнив его еще одним столбцом (мы скопировали таблицу из Примера 5, а добавленный столбец выделили оранжевой заливкой):
Выявленные в ходе аудита нарушения (можно вписывать в план конкретного аудита подразделения – см. оранжевую колонку)
При выявлении отклонений от правил делопроизводства компании аудитор может заполнять и специальную форму – наблюдение (Пример 9).
Наблюдение (оформляется в ходе аудита делопроизводства)Наблюдение (оформляется в ходе аудита делопроизводства)
Если в Примере 8 показан краткий вариант отображения всех выявленных обстоятельств, то в Примере 9 демонстрируется более полный способ описания каждого конкретного факта. Такие бланки для фиксации наблюдений всегда должны быть под рукой у каждого проверяющего, в них можно быстро отобразить конкретный факт в деталях, а потом, уже имея стопку заполненных наблюдений, единственный аудитор либо председатель комиссии может заняться отображением на компьютере всего перечня выявленных фактов в отчете из Примера 10.
Вообще, наблюдение заполняется и при отсутствии каких-либо нарушений. Целесообразно использовать 3 варианта оценки:
Несоответствие рекомендуется применять в крайнем случае, если нарушение грубое и влияет на результаты работы подразделения в целом. Если нарушение незначительное, применимо понятие потенциального несоответствия. В этом случае подразделению-нарушителю следует выдать рекомендации к его устранению и таким образом не пугать исполнителя страшной карой. Третий вариант – хорошая практика – применяется, если подразделение успешно внедряет какой-либо прогрессивный элемент ДОУ (электронный документооборот, сокращение объема документов и пр.).
Наблюдение оформляется в 2 экземплярах: один остается в проверяемом подразделении, другой – в комплекте документации по аудиту. На основании наблюдения подразделение будет предпринимать необходимые действия по выявленным нарушениям для их устранения.
Вы сами можете выбрать, какими документами фиксировать результаты проверки. Можно использовать и привычный акт (в нем есть весь список выявленных нарушений / отклонений, и кроме того, он содержит подписи проверяемой и проверяющей сторон).
Но мы рекомендуем такую пару:
Эта пара хороша следующим: когда вы выявили недостаток и сразу попросили разъяснений, вот в ваших руках доказательства, все явно, вы вместе это описываете, свидетельствуете своей подписью и проверяемого – ему сложно это оспорить, тем более он пока не знает, сколько еще вы найдете и насколько плачевно может выглядеть результат проверки. Чем более грустная будет вырисовываться картина, тем больше проверяемый станет биться за смягчающие формулировки. Если же вы сразу огорошите его списком нарушений в акте, то он может начать препираться и вам придется опять «лезть за доказательствами».
Наконец, на основании выявленных нарушений и положительных моментов руководитель службы ДОУ оформляет итоговый отчет о выполнении планового аудита ведения делопроизводства в структурных подразделениях (Пример 10).
Отчет о выполнении аудита делопроизводства подразделения
В отчете руководитель службы ДОУ (т.е. главный или единственный аудитор) собирает данные по всем несоответствиям, в том числе потенциальным, и оформляет итоговое заключение. В этом документе делается вывод о работе подразделения в целом, о его методах ведения делопроизводства; при наличии несоответствий даются рекомендации к их устранению; при хорошей практике – данное подразделение ставится в пример другим.
Заключение руководителя службы ДОУ в этом отчете является источником информирования руководства организации о характере и принципах делопроизводства на местах. Часто результаты аудита делопроизводства влияют на работу компании в целом, особенно если они оформлены наглядно и с конкретными выводами, понятными высшему руководству компании.
Аудит ведения делопроизводства бухгалтерии показал, что отдел буквально завален делами: с момента создания компании так повелось, что дела, законченные делопроизводством, и даже с истекшими сроками хранения, в архив не передавались, а накапливались на полках в бухгалтерии. Членам комиссии не удалось изучить некоторые дела, так как их просто не смогли найти.
По результатам аудита делопроизводства бухгалтерии было написано заключение с убедительным требованием организовать передачу дел бухгалтерии, законченных делопроизводством, в архив компании. Что и было сделано. В итоге в бухгалтерии появилось свободное место, где сразу был организован прием посетителей.
Таблица выявленных в ходе проверок делопроизводства в подразделениях фактов
Выправление ситуацииГлавная цель аудита – не наказать виновных, а выправить ситуацию, наладив и оптимизировав делопроизводство в подразделениях. Для этого, во-первых, нужно составить перечень выявленных проверкой фактов, и во-вторых, отслеживать работу по ним. Это удобнее делать в электронном виде в таблице, где каждому зафиксированному проверкой факту отведена отдельная строка, и по мере развития ситуации будут заполняться последующие колонки. Это наглядно и информативно. См. Пример 12.
В такую базу данных стоит заносить все выявленные в ходе проверок факты, в т.ч. и хорошую практику, по всем проверкам всех подразделений. Благодаря функции поиска и сортировки, вы сможете сделать много полезных выводов для различных целей, анализируя ее содержимое.
С 1 по 9, а также 14 столбцы заполняются руководителем службы ДОУ (главным аудитором), с 10 по 13 – ответственным лицом проверяемого структурного подразделения (эти данные вносятся после анализа причин нарушений). Максимальный срок разработки корректирующего действия – 1 месяц, при необходимости он может быть продлен.
Важно предусмотреть возможность совместного редактирования такой таблицы. Силами технических специалистов целесообразно так настроить работу в данном файле, чтобы руководители и ответственные лица подразделений имели постоянный доступ к нему и обладали правами редактирования в рамках своей компетенции. Тогда, во-первых, вы будете видеть ход развития ситуации, а во-вторых, вам не нужно будет самостоятельно отслеживать ее, достаточно будет провести заключительный контроль, иногда поторапливая отдельных «ленивцев».
Исследуем ситуацию в подразделенииПрояснив организационную сторону аудита, перейдем к практическим рекомендациям относительно того, как «вести раскопки на местах»: как опрашивать людей и исследовать документы подразделения.
Обычно все происходит в кабинете проверяемого подразделения. Аудитор в этом случае может сразу визуально оценить состояние дел: как и по какому принципу хранятся дела, какой у них внешний вид, как оборудованы рабочие места, есть ли наглядные материалы (например, у нас в кабинетах висела табличка с такой надписью: «Взял у секретаря исходящий номер? Не забудь передать в дело оригинал письма!»).
Если в вашей компании разработаны какие-либо корпоративные «напоминалки», памятки оформления документов, не лишним будет проверить, на месте ли они или внести какие-то изменения прямо в ходе проверки. Беседуя с представителем проверяемого подразделения, можно спросить, помогают ли такие визуальные элементы, а если нет, то почему.
Мы рекомендуем проверяющим размещаться со всеми своими документами непосредственно в кабинете, где хранятся и ведутся дела подразделения. Просить проверяемые подразделения собрать свои документы и принести их к вам – признак формального подхода к проверке.
В согласованное с руководителем отдела время аудитор (для упрощения будем так его далее именовать независимо от того, пришла ли целая комиссия либо единственный проверяющий в лице руководителя службы ДОУ) приходит на проверку. Нужно взять с собой копии приказа, графика проверок и плана конкретной проверки.
Любая проверка начинается с удостоверения того факта, что проверяемый в курсе того, что проводится аудит. Для начала нужно убедиться в наличии визы ознакомления на соответствующем приказе руководителя отдела либо ответственного за делопроизводство. Виза может быть оформлена как на самом приказе, так и на листе ознакомления с ним.
Далее аудитор начинает задавать вопросы общего характера:
– Назначен ли в отделе ответственный за делопроизводство?
– Знаете ли вы требования Инструкции по делопроизводству?
– Пользуетесь ли номенклатурой дел отдела? Как часто?
– Насколько тесно юридический отдел взаимодействует со службой ДОУ (секретариатом) в части регистрации документов, оформления приказов, распоряжений и их рассылки? Закреплено ли нормативно такое взаимодействие?
Осмыслив ответы на эти общие вопросы, аудитор получит возможность направить дальнейшую беседу в нужном ему направлении, уяснив для себя «слабые» места отдела.
Наличие ответственного за делопроизводство существенно облегчит задачу аудитора: все вопросы можно задавать именно ему. Отсутствие такого лица затруднит диалог: если основная беседа будет проходить между руководителем отдела и аудитором, то частные вопросы могут быть адресованы другим сотрудникам, которые не всегда компетентны в вопросах делопроизводства.
Например, типичен такой диалог:
– Почему это письмо оформлено именно так?
– Этот бланк нам дал секретарь.
– Как вы регистрируете служебные письма?
– Ой, этим занимается Нина Петровна.
И тому подобные вопросы и ответы. Итог – распыление информации о состоянии делопроизводства в подразделении (если, конечно, все сотрудники отдела не знают его в совершенстве, что случается редко).
Таким образом, отсутствие ответственного за делопроизводство – первый «звонок» аудитору, что к проверке следует подойти более тщательно, не рассчитывая на полноценную помощь руководителя.
Вопрос о знании Инструкции по делопроизводству содержит подвох: заявляя о владении Инструкцией, представитель проверяемого отдела «подписывается» на полномасштабную проверку своего делопроизводства, говоря об обратном – признается в некомпетентности.
Предположим, что наш ответственный знаком с Инструкцией по делопроизводству в пределах своей компетенции. В этом случае целесообразно пройтись по структуре Инструкции и задать ему несколько уточняющих вопросов:
– Какие виды документов вы используете в своей работе?
– Какими бланками пользуетесь?
– Как вы знакомите сотрудников отдела с организационно-распоря-дительными документами?
– Кто разрабатывает локальные нормативные акты в отделе?
– Как оформляется исходящая корреспонденция?
– Кто отслеживает исполнение документов?
– Как часто вносятся изменения в номенклатуру дел отдела?
– Как обеспечивается сохранность дел?
– Проводите ли вы экспертизу ценности документов и дел перед сдачей их в архив компании?
Ответы на эти вопросы помогут проверяющему понять, на какие разделы Инструкции следует обратить больше внимания, а какие просто затронуть. В Примере 14 показана траектория общения по каждому из названных направлений (какие возможны ответы, что должно насторожить и что дополнительно стоит проверить аудитору).
После таких подробных вопросов и ответов общая картина делопроизводства в отделе прояснится и аудитор поймет, «куда лезть» дальше, обычно находя там подтверждения своим опасениям в виде недочетов / ошибок в оформлении / нарушении технологии работы и т.п.
Если имеет место некорректное проведение экспертизы ценности документов перед сдачей в архив из-за недостаточного внимания руководителя отдела к этому процессу, то в архив могут попадать документы с истекшим сроком хранения или даже копии.
Проверив знание Инструкции по делопроизводству компании, аудитор может переходить к номенклатуре дел. Обычно проверяемая сторона знает, что такое номенклатура дел и зачем она нужна. Хотя нужно быть готовым ко всему. К счастью, в последнее время наиболее критическим незнанием подразделениями в части номенклатуры является стойкое непонимание графы «Срок хранения и № статьи по перечню». К этому факту служба ДОУ обычно относится довольно благосклонно.
Работа с номенклатурой достаточно проста: аудитор перечисляет указанные в ней дела и просит ответственного предъявить для просмотра соответствующие единицы хранения. А что можно обнаружить, заглянув внутрь папок, описано в Примере 15.
Таким образом, выявление как мелких недочетов, так и критических несоответствий в ходе проверки делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется путем интервью (опроса) ответственного сотрудника и тщательного анализа документов, подтверждающих его слова.
В рамках проведения аудита руководителю службы ДОУ необходимо иметь при себе целый пакет документов, но основным рабочим документом является план проверки.
Большим плюсом будет, если аудитору доведется присутствовать при осуществлении каких-либо операций делопроизводства: регистрации документа, составления письма, ознакомления с распоряжением и т.п. Так проверяющий получит наглядную и реальную картину.
Проверка ведения делопроизводства в структурных подразделениях представляет собой важную процедуру ДОУ, основная ответственность за успешную реализацию которой возложена на ее руководителя.
Разумный подход и грамотное проведение такой проверки позволит руководителю службы ДОУ выработать единую политику управления документами, а также предотвратить бюрократизацию ДОУ в рамках конкретной организации и превратить его в гибкий инструмент управленческого процесса.
Если ваша главная цель – улучшить систему ДОУ в компании, а не найти и «заклеймить» провинившихся, то люди «на местах» это почувствуют и будут охотнее идти на контакт.
СноскиБыкова Т.А. Вялова Л.М. Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В.Кузнецовой. – 3-e изд. перераб. и доп.– М. ИНФРА-М, 2012. – 364 с. Вернуться назад
Шинявская И.А. Аудит делопроизводства в организации. Вернуться назад
