Подготовка деловой документации средствами MS WORD 2007

ГОСТ 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению постоянных реквизитов.

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор MS Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы . Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
4. Реквизиты « Государственный герб Российской Федерации» и « Герб субъекта Российской Федерации» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название организации эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Реквизит «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизиты «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит «Код формы документа» проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

При заполнении реквизита «Наименование организации» необходимо помнить, что название организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над этим реквизитом указывается сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организации располагается под реквизитом «Эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например:

Реквизит «Справочные данные об организации» включает: почтовый адрес организации, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Данный реквизит располагается под реквизитом «Наименование организации». Адрес в этом реквизите заполняется следующим образом:

• наименование адресата (для физических лиц — фамилия, имя, отчество);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка);
• название области, края, автономного округа, республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс;
• номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
• банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций)

Выполните практическое задание 1 .

Ограничительная отметка - Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов ( заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Контрольно-измерительные приборы, установленные на оборудовании, должны иметь ограничительные отметки допустимых параметров. пломбу или клеймо госповерителя или организации, осуществляющей ремонт приборов.

На бланке для писем также могут печататься трафаретные части отдельных реквизитов, ограничительные отметки для полей и реквизитов: код, адресат; дата, индекс; ссылка на индекс и дату исходящего документа; отметка о контроле; заголовок к тексту; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении.

ГОСТ 6.30 - 97 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок .

ГОСТ Р 6.30 - 97 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок .

ГОСТ Р 6.30 - 97 предусматривает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов, ограничительных отметок и трафаретных мест.

На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1 - 9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов / / - 13, 16, 19, 20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки.

На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3, 6 - 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, 11, 12, 17, 19, 20, 24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.

В состав бланка письма входят следующие реквизиты: название учреждения и указание на его подведомственность; наименование структурного подразделения; почтовый индекс и адрес; номера телетайпа, телефона, счета в банке; ограничительные отметки для реквизитов заголовок к тексту и адресат; отчерки для размещения даты, индекса и ссылки на индекс и дату входящего документа.

Реквизит заголовок стоит после номера и даты, в левом верхнем углу. На бланке указываются ограничительные отметки для первой строки заголовка.

Кроме того, в площади формата размещаются символические знаки ( уголки, крестики, отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении письма, указывают начало ji конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документа. Эти знаки называют ограничительными отметками и трафаретными местами.

На служебном поле документа размещаются реквизиты 18, 27, 28, 29; на поле углового ( продольного) штампа располагаются реквизиты 01 - 12; на рабочем поле - остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата размещаются символические знаки ( уголки, крестики, отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками .

Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита заголовок к тексту от 0-го положения табулятора. Для облегчения работы машинисток в некоторых бланках документов начало текста обозначается ограничительными отметками .

. © Copyright 2008 - 2014 by Знание

Лекция № 4

1. Виды бланков, требования к их оформлению.
2. Требования к оформлению реквизитов ОРД.

1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60 (Бумага потребительская. Форматы) устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С - дополнительным.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м 2 с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие форматы:

Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

Разного рода справки

Применение стандартных форм обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов, считается более выгодны, поскольку позволяет экономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже расположен в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит большое количество документов данного вида.

Все поля формата, кроме разбивания на зоны размещения реквизитов, условно разделяется на три части: служебное поле документа, поля для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа (флаговым каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части. При продольном варианте расположения штампа (центрованным начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения реквизитов). Остальная - большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.

От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают: название вида документа, дата, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, фамилия исполнителя. завершительная надпись «Верно», отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и др.

От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.

От 2-го положения табулятора (16 знаков от начала левого поля) печатают: индекс исходящего документа, дату в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровка подписи в первом грифе согласования, переменная информация в водной части актов и протоколов.

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направление его в дело».

От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адреса».

От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф утверждения, второй гриф согласования, надпись на приложении к документу с указанием номера приложения, отметку о поступлении документа.

От 6-го положения табулятора (48 знаков от левого поля документа) печатают: расшифровку подписи в реквизите «Гриф утверждения», расшифровку подписи в реквизите «Подпись», идентификатор электронной копии документа.

От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении документов с использованием компьютера и различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. В этом случае шесть стандартных положений из восьми (со 2-го по 7-й) следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали. В этом случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа.

При оформление документов ОРД на компьютере или машинописным способом требуется отделение реквизитов, их составных частей и строк в тексте документов относительно друг от друга на удобное для работы и экономное с точки зрения расходов бумаги расстояние (интервал ). Рекомендуется следующие сочетание межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:

Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов - Контрольная работа стр

V. Бланки документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности. Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее.

Бланки документов изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:

общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).

Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дата документа опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.

Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографск?

Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов - реферат, курсовая работа, диплом

Классификация деловой документации. Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав их реквизитов и схема расположения. Суть стандартизации и унификации в делопроизводстве. Понятие бланка документа. Требования к использованию гербовых бланков.

Полную версию данного документа с таблицами, графикам и рисунками можно скачать с нашего сайта бесплатно!
Ссылка для скачивания файла находится внизу страницы.

Ссылка для вставки в сайты и блоги :

Воспользоваться поиском

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

Тема: Основные правила оформления управленческих(организационно-распорядительных) документов

- В в е д е н и е -

I. Классификация деловой документации

II. Организационно-распорядительные документы и их виды

III. Состав реквизитов ОРД

IV. Схемы расположения реквизитов ОРД

V. Бланки документов

- З а к л ю ч е н и е -

- В в е д е н и е -

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и о??раций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) Стандарты, обозначаемые «ГОСТ» без буквы «Р», являются стандартами бывшего СССР, действующими сегодня в России. или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская.
Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система ??рвичной учетной документации и другие системы. Полный ??речень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

I.Классификация деловой документации

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, сте??ни сложности, сте??ни гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, сте??ни обязательности, сте??ни унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обес??чению.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По сте??ни сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в кото?ы? рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По сте??ни гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной сте??ни закрытости (совершенно секретные, секретные) и документы для служебного пользования - конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик- документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск - копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По сте??ни обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По сте??ни унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные (неунифицированные) документы по содержанию являются с??цифическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка.

Трафаретные документы имеют заранее на??чатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.

Анкета - способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а ??ременная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, ??реводу и увольнению ??рсонала и другие документы.

Таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а ??ременная (в цифровом или словесном выражении) - на ??ресечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают ??рвичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ.

II.Организационно-распорядительные документы и их виды

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД - наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение адми???тративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обес??чения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми. Это положение следует понимать как то, что эти правила и требования являются лишь менее жесткими по сравнению с нормами отмененного ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественника - ГОСТ Р 6.38-90.

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный ??речень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить ??речень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме ??речисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

-- Государственный герб Российской Федерации;

-- герб субъекта Российской Федерации;

-- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-- основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;

-- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

-- код формы документа;

-- справочные данные об организации;

-- наименование вида документа;

-- регистрационный номер документа;

-- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

-- место составления или издания документа;

-- гриф согласования документа;

-- визы согласования документа;

-- отметка о заверении копии;

-- отметка об исполнителе;

-- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

-- отметка о поступлении документа в организацию;

-- идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и ??ременные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обес??чивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).

IV. Схемы расположения реквизитов ОРД

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2. Такое расположение позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита - текста документа.

Рис. 1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка

Рис. 2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями Под зоной понимается часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами (ГОСТ Р 51141-98). Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого ??ремещения реквизитов в площади формата. Такие ??ремещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой ??ремещение границ реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования свидетельствует о нежелательности ??ремещения границ некото?ы? реквизитов (28, 29, 30) и необходимости четкого их размещения в пределах разумного отклонения от размеров, предусмотренных стандартом (± 2 мм).

Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделено на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

На служебном поле документа размещаются реквизиты 28, 30, 29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-14; на рабочем поле - остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата могут размещаться символические знаки («уголки», «крестики», отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности. Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее.

Бланки документов изготовляют типографским способом, с помощью средств о??ративной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения кото?ы? приведен ниже.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение ??ременных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. (С) Информация опубликована на ReferatWork.ru
Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк;бланк письма;бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:

общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).

Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.

Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 ??чатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения ??чатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества ??чатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. (С) Информация опубликована на ReferatWork.ru
Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) ??чатать рисованными шрифтами.

Бланки следует ??чатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

- З а к л ю ч е н и е -

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды Могут ??редаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в ??реводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для ??редачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) - обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обес??чивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обес??чивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обес??чивается законодательством, ком??тенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого ??рсонала, повышает престиж организации.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например: учет - в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора сведений в письменном виде, планирование - в виде различного рода планов.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обес??чению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов Для с??циалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов («информация», «документированная информация»), обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со с??циально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обес??чение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения ??чатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации») содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, ??ресылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).

Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении ??речня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сте??ням секретности» и ряд других, значение кото?ы? для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обес??чение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. Изд. 5-е,Ю ??рераб. и доп. - м. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. - 344 с.

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 3-е издание, ??рераб. И доп. - М. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 520 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -- М. Изд-во стандартов, 2003.

4. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М. Научная книга, 1998. - 458 с.

5. Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М. МЦФЕР, 2003. - 235 с.

6. Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. -- Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 368 с.

7. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. - М. ТК Велби, изд-во Прос??кт, 2004. - 368 с.

8. Управленческая документация. Классификатор. - М. Книга-сервис, 2003. - 274 с.

9. ЧувенковА. Ю. Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. -- М. ТК Велби, изд-во Прос??кт, 2004. - 462 с.

Рис. 3. Образец общего бланка организации

Рис. 4. Образец углового бланка письма организации

Рис.5. Образец продольного бланка письма организации

Рис. 6. Образец продольного бланка письма структурного подразделения

Рис. 7. Образец продольного бланка письма

Рис. 8. Образец бланка конкретного вида документа должностного лица