Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по электронному документообороту в организации

Рейтинг: 4.2/5.0 (390 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации

"Отдел кадров коммерческой организации", 2014, N 1

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ

Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т. д. О том, что такое электронный документооборот и как он организовывается, расскажем в данной статье.

Под обычным документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

Документ, как определяет его ГОСТ Р 51141-98 <1>, - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В свою очередь, электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

<1> ГОСТ Р 51141-98 "Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

С помощью электронного документооборота бухгалтеры сдают отчетность в налоговые органы, ПФР, ФСС, Росстат и т. д. Осуществляется он также между участниками контрактной системы в сфере закупок. Электронные документы принимаются в судах в качестве доказательств, в электронном виде могут заключаться сделки и т. д.

Общим требованием ко всем электронным документам является наличие электронной подписи (далее - ЭП). Правила и виды использования ЭП установлены Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

К сведению. Ранее действовала электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая была определена Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ установлено три вида электронных подписей:

1. Простая электронная подпись (далее - ПЭП) - это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. То есть данная подпись лишь указывает на лицо, подписавшее документ, но не подтверждает содержащуюся в нем информацию. Чтобы электронный документ считался подписанным ПЭП, необходимо наличие одного из условий:

- простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

- ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Электронный документ, подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом данные акты и (или) соглашения должны предусматривать:

- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Не допускается использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну (ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - УНЭП) - это электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Она создается с использованием средств электронной подписи. Для оформления УНЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр за выдачей ключа. Ключ ЭП - это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. Также существует ключ проверки ЭП, который представляет собой последовательность символов и предназначен для проверки подлинности ЭП. Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки ЭП, который также выдается удостоверяющим центром в виде электронного документа или на бумажном носителе.

К сведению. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на официальном сайте Минкомсвязи в информационно-телекоммуникационной сети Интернет - minsvyaz. ru, раздел "Аккредитация удостоверяющих центров" <2>.

<2> Информационное письмо ФСФР России от 06.06.2013 N 13-ДП-10/21117 "О подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью".

Электронный документ, подписанный УНЭП, как и подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При использовании УНЭП сертификат ключа может и не создаваться, если соответствие ЭП данным признакам может быть обеспечено без такого сертификата (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - УКЭП) - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным по Закону N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром, его доверенным лицом или уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Обратите внимание! Информация в электронной форме, подписанная УКЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По сравнению с ПЭП и УНЭП она имеет самую высокую степень защиты и может использоваться для представления документов в любые органы. Исключение составляют лишь случаи, когда законами или иными нормативными актами предусмотрена необходимость представления документа только на бумажном носителе.

Таким образом, для осуществления электронного документооборота организация в первую очередь должна приобрести электронную подпись (если таковой у нее не было), получить сертификат ключа, заключить соглашение об обмене электронными документами с контрагентами, а также договор с оператором. При этом все участники электронного документооборота должны быть подключены к одному оператору. Реестр операторов размещен на сайте ФНС.

В зависимости от сферы применения электронной подписи в фирме работодатель может получить одну или несколько видов подписей. Однако в некоторых случаях, установленных законодательством, ему необходимо иметь УКЭП, например при подписании электронных документов согласно Федеральному закону от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". Использование такой подписи также является обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Внутренний электронный документооборот

Многие организации, особенно крупные, ведут электронный документооборот не только с контрагентами и государственными органами, но и в своих внутренних делах - с применением информационной системы. При внутреннем документообороте электронная подпись может не использоваться. Но в этом случае программные средства, применяемые в организации, должны позволять идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Для введения электронного документооборота внутри организации работодатель издает приказ и утверждает положение или правила об электронном документообороте. К внутренним документам, как правило, относятся приказы, распоряжения, договоры, объяснительные и служебные записки, акты, уведомления и т. д. Перечень документов, их создание, порядок обработки, рассмотрения, согласования и хранения, а также перечень должностей, участвующих в электронном документообороте, устанавливаются положением.

Кроме этого, могут быть разработаны различные инструкции по работе с внутренними документами, в которых пошагово описываются действия работников, осуществляющих такой документооборот, сроки рассмотрения и т. п. В отдельном альбоме, размещенном в программе, могут быть утверждены образцы (шаблоны) различных документов.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота. Часть документов (например, связанные с товарно-материальными ценностями), на которых требуется наличие "живых" подписей, распечатываются и хранятся еще и на бумажных носителях. В этом случае положением следует установить не только перечень документов, создание, хранение и использование которых могут осуществляться исключительно в форме электронных документов, но и перечень документов, которые дублируются на бумаге. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Применяя электронный документооборот в организации, работодатель должен обеспечить защиту информации, целостность обрабатываемых данных, а также антивирусную защиту информации.

Обратите внимание! Работодателю следует помнить, что в силу ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

В настоящее время существует не один программный продукт, который позволяет автоматизировать документооборот в организации. И несмотря на то что процесс этот требует не только финансовых вложений, но и времени на обучение сотрудников, цель оправдывает средства. Внутренний электронный документооборот позволяет не только отойти от бумажного документооборота, но и сократить сроки согласования и исполнения документов, систематизировать и структурировать хранение документов в электронном архиве, обеспечивает быстрый поиск документов и снижает вероятность их потери, облегчает работу сотрудников и т. д.

Регистрация и хранение электронных документов

Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила). Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка. Для автоматического заполнения карточки ответственные за это работники могут создавать электронные справочники, в которые вносятся перечень подразделений и лиц организации, осуществляющих электронный документооборот, наименования контрагентов и государственных органов, участвующих в электронном документообороте. В электронную карточку согласно Приложению к Правилам могут заноситься следующие сведения:

1. Адресант - информация об отправителе или создателе документа.

2. Адресат - получатель документа.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, - для созданных в организации документов это поле может заполняться из справочника, а для поступающих документов - вручную.

4. Вид документа - это могут быть отчет, письмо, договор, акт. Перечень документов также может быть установлен справочником.

5. Дата документа. При регистрации документа, созданного в организации, она проставляется автоматически, при регистрации поступившего документа - пишется дата его поступления.

6. Номер документа - также может проставляться автоматически. При этом может быть порядковым или содержать коды подразделения, его составившего.

7. Дата поступления документа - при регистрации документа проставляется автоматически. При этом может фиксироваться и время поступления документа.

8. Входящий номер документа - порядковый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации, как правило, автоматически. Если документ также поступил и на бумажном носителе, на нем проставляется номер, присвоенный при получении по электронным каналам, чтобы не создавать путаницы и облегчить поиск документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа - указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

10. Наименование документа либо аннотация к нему - заполняется вручную и содержит краткую информацию, изложенную в документе. Также при помощи справочников-рубрикаторов можно отнести документ к определенной теме.

11. Индекс дела - выбирается номер (индекс) дела по номенклатуре.

12. Сведения о переадресации документа - заносятся сведения о внутренней переадресации документов по исполнителям согласно резолюции руководителя.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа - указываются исполнитель согласно резолюции или указанию в самом документе и дата исполнения.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя - повторяет предыдущий пункт.

18. Отметка о конфиденциальности - заполняется в соответствии с реквизитом документа: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.

Поскольку Правила разработаны для федеральных органов исполнительной власти, остальные организации могут использовать данный Перечень для разработки своей электронной карточки или иной формы документа, в котором должны регистрироваться электронные документы.

Что касается хранения электронных документов, оно осуществляется согласно разработанной в организации номенклатуре дел и с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу. Храниться должны не только сами документы, но и сведения о документах, содержащихся в электронных карточках.

В локальном нормативном акте работодатель с учетом действующих в организации программно-технических средств определяет место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения.

Обратите внимание! Документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Сроки хранения таких документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе и устанавливаются нормативными правовыми актами, в частности Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, и др.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, на основании акта, утверждаемого руководителем, указанные документы подлежат уничтожению.

Подписано в печать 26.12.2013

инструкция по электронному документообороту в организации:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Инструкция по организации делопроизводства электронного документооборота

    СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М. В. Ларин Об организации электронного документооборота в Российской Федерации. Сколько может быть инструкций по делопроизводству в организации?
    Помещено в тему: Документооборот
    Зачем организации переходить на электронный документооборот? Ведь не только потому, что это модно. К тому же это может оказаться довольно затратным делом, а как скоро окупиться? Как понять, что необходимость изменений в ведении делопроизводства настала? Статья написана с целью ответа на все эти вопросы, оценки преимуществ и недостатков для делопроизводителя, а также работающих с документами исполнителей. И давайте посмотрим, что принесет для организации в целом переход на электронный документооборот.
    Впечатления привожу с точки зрения делопроизводителя от использования системы электронного документооборота (СЭД) со значительным объемом документооборота в крупной организации, где я непосредственно тружусь. Не буду приводить название СЭД, чтобы не агитировать в чью-либо пользу, я не занимаюсь распространением этих систем. Если вы пришли к выводу о необходимости перехода на электронный документооборот, то только вам решать какая система подходит вашей компании. Я только стремлюсь предоставить информацию к размышлению.
    Негативные стороны ведения электронного документооборота
    Первое что приходит в голову – очень, очень муторно закрывать регистрационные карточки документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый документ создается отдельная карточка. Причем правильно закрывать (в срок, с отметкой об исполнении и т.д.). Без этого теряется эффект от использования электронного документооборота.
    Система не редко зависает или работает не достаточно быстро (сидишь и смотришь на «зависший» экран), иногда что-то может «слететь» (срочно зовем администратора, значит, какое-то время потеряно).

    Инструкция по работе с сайтом v2me.ru 1636 views Like Liked. Консультационные услуги по организации делопроизводства и документооборота – новое направление деятельности компании «Электронные Офи.
    И избавиться от этого не удается в течение всего времени (несколько лет уже) применения электронного документооборота. К тому же постоянно идут какие-то доработки используемого программного продукта. Денежные затраты на его покупку были не такие уж маленькие, в процессе эксплуатации системы тоже появляются дополнительные затраты.
    Новые люди в организации не в состоянии сразу полноценно ринуться в круговорот работы – сначала обучение принципам электронного документооборота с использованием установленной системы. Имеется в виду, что приходится обучать не только делопроизводителя, а вообще всех вновь принятых и имеющих доступ в организации сотрудников к компьютеру. Здесь еще следует учитывать сопротивление людей нововведениям.
    Тем не менее, несмотря на все отрицательные стороны, сейчас представить себе работу в офисе без системы электронного документооборота просто немыслимо. Преимущества электронного документооборота
    Посмотрим, что же такого полезного привнес электронный документооборот на примере нашей организации.
    Обеспечен эффективный поиск нужного документа в любой момент времени, когда включен компьютер в офисе (всегда в рабочее время, ну или почти всегда). Значит, эффективно налажена оперативная работа с документами – исполнение, контроль, анализ и т.д.
    Прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины – как сотрудник, так и руководство может в любой момент узнать, сколько и какие именно документы находятся на исполнении у каждого конкретного специалиста, а также просрочен ли срок выполнения поручения (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов). В результате исполнительская дисциплина явно улучшилась.

    Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе. г. 10:56. 4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД.
    За счет автоматизации работ резко сократилось время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий (сейчас поручения в электронном виде), а также произошло ускорение движения информационного потока за счет автоматизации процессов регистрации, наложения резолюции, направления на ознакомление, согласование документов, анализа деятельности по отдельным направлениями и т.п. Вывод – однозначно повысилась эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.
    Уменьшились затраты организации на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях. А вот бумаги расходуется все-таки не намного меньше. В наши дни приходится отправлять адресатам в основном документы на бумажных носителях (электронный документооборот и массовое использование ЭЦП еще только впереди).
    Думаю, что даже перечисленных преимуществ достаточно, чтобы, по крайней мере, задуматься о возможности перехода на электронный документооборот. Чтобы грамотно выбрать подходящую систему электронного документооборота именно под ваши индивидуальные потребности необходимо знать об основных параметрах выбора СЭД. Продолжение темы последует.
    Евгения Полоса
    Добрый день!
    Организация в которой я сейчас работаю, планирует работать в АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота). В этой системе документ «живет» с одним номером, т.е. система присвоила письму исх. номер, я его отправила в филиал — они его приняли с тем же номером. Автоматически формируется карточка документа, в которой стоит номер. Разве это не противоречит правилам делопроизводства, государственному страндарту? Ведь письмо должно иметь исходящий и входящий номер. Спасибо!
    Здравствуйте! Термин «график документооборота» в настоящее время применяется в системе бухгалтерского учета.
    В делопроизводстве (или ДОУ) ранее применялся термин «схема документооборота». Такая схема описывает основные стадии жизненного цикла документа от момента создания или получения до момента передачи в архив. Схема прилагается к инструкции по делопроизводству организации. Однако «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, не приводят такую схему.
    Здравствуйте! Начать надо с обоснования перехода на СЭД (для чего необходимо создание или внедрение системы): создание единого документооборота в учреждении, унификация технологии работы с документами, сокращение затрат, связанных с документооборотом и т.д.
    В подобном техническом задании прописываются также сроки начала и окончания создания (внедрения) СЭД, назначение, цели системы. Далее поэтапно прописываются требования к системе: автоматизация приема, обработки и передачи поступающих (входящих) документов, обработка и отправка исходящих документов, подготовка внутренних документов, контроль исполнения документов, ведение электронного архива и т.д. – всё согласно инструкции по делопроизводству.

    Изменена Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, в т.ч. в части электронного документооборота. 5 января 2015, 9:24. 5 января 2015

    Инструкция об электронном документообороте бюджетного образовательного учреждения 2.1. Порядок организации электронного документооборота: 2.1.1. 3.3. Регистрация документов и передача их в делопроизводство ОУ 3.3.1.


    2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). (Личная подпись). документооборот в организации положение о

    Настоящая инструкция составлена в связи с внедрением автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia (СЭД) и определяет порядок · приказы по организации. 4. Участники документооборота.


    Электронная версия журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота". Между тем, инструкции по делопроизводству в организациях практически не содержат норм, правил организации работы с

    Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в любой организации обеспечивает многочисленные преимущества Инструкция по делопроизводству. Томский межвузовский центр дистанционного образования (ТМЦДО). Общий отдел.


    В условиях внедрения систем электронного документооборота (СЭД) В начале октября мы провели анонсированный на страницах журнала семинар «Разработка Инструкции по делопроизводству: трудные случаи и лучшие практики организаций».

    Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. 7 декабря 2015


    В любой организации при внедрении системы электронного документооборота неизбежно появится эмоциональное Если не цитировать официальное определение, а объяснить на пальцах, то инструкция по делопроизводству – это свод правил 1 июня 2015

    Семинары, мастер-классы, курсы по организации электронного документооборота. Практикум по разработке инструкции по делопроизводству (программа).


    При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству • Электронный документооборот. • Первичные учётные документы. • Организация первичного учёта областного управления

    Инструкция по организации делопроизводства электронного документооборота в образовательном учрежден. Инструкция эл двигателя врп225м2. Инструкция по использованию чайника с прессом.


    С требованиями Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, программно-технический комплекс, 2. Начиная с установки Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства для органов

    Программа дополнена вопросами организации электронного архива. Курс по автоматизации делопроизводства Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению14 декабря 2015


    Инструкция по делопроизводству в Государственном агентстве Украины по управлению зоной отчуждения. 2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с

    Инструкция по организации делопроизводства электронного документооборота

    Инструкция по организации делопроизводства (электронного документооборота) в школе

    СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М. В. Ларин Об организации электронного документооборота в Российской Федерации. Сколько может быть инструкций по делопроизводству в организации?

    Дмитрий Мельниченко Инструкция. Нужна ли?
    Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников - «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна – и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают – это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.
    И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).
    Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.
    Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.
    Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе. Разработка инструкции
    Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.
    Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

    Инструкция по работе с сайтом v2me.ru 1636 views Like Liked. Консультационные услуги по организации делопроизводства и документооборота – новое направление деятельности компании «Электронные Офи.

    Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).
    При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:
    ? виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;
    ? полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);
    ? порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.
    При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте». Структура инструкции
    Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:
    1. Терминология
    2. Нормативные ссылки
    3. Общие положения
    4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД
    5. Использование электронной цифровой подписи
    6. Правила работы с папками и документами
    7. Классификация документов
    8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов
    9. Выдача поручений и контроль исполнения документов Раздел «Общие положения»
    В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции. Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

    Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе. г. 10:56. 4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД.

    Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:
    ? прием и учет поступивших документов,
    ? подготовка и согласование проектов документов,
    ? учет и регистрация отправляемых документов,
    ? выдача поручений руководителями структурных подразделений,
    ? контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,
    ? формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,
    ? справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,
    ? контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,
    ? коллективная работа с документами.
    В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.
    Могут быть выделены следующие пользовательские группы:
    ? руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);
    ? руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);
    ? сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);
    ? делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);
    ? пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);
    ? администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).
    Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении. Раздел «Использование электронной цифровой подписи»
    Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д. Раздел «Правила работы с папками и документами»
    В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.
    Например:
    ? количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;
    ? необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);
    ? иностранные названия необходимо писать без перевода;
    ? права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;
    ? полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.
    Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.
    Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизит

    В данной организации присутствуют такие документы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Системы электронного документооборота (СЭД) на 6 апреля 2011


    Изменена Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, в т.ч. в части электронного документооборота. 5 января 2015, 9:24. 5 января 2015

    Меню Нормативно правовое регулирование документооборота

    Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее

    Архив министерства финансов ссср

    Министерство финансов СССР (Минфин СССР). Министерство финансов СССР имело печать с использованием герба Советского союза[1].

    Институт медиации и права

    Аттестация медиаторов продолжается. Председателям судов о медиации. Медиация: от Парижа до Сибири. 20 февраля 2015 года г. Караганда, Казахстан состоится Международная конференция «Медиация - новый правовой институт как средство

    Скачать руководство 1с документооборот 8

    Чтобы скачать ее, порекомендуйте, пожалуйста, эту презентацию своим друзьям в любой соц. сети. «1С:Документооборот 8». Зачем автоматизировать документооборот?

    Как организовать ведение производства и электронный документооборот с нуля

    Донская система электронного документооборота признана передовой и работает уже 10 лет.
    Создание системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело» в Ростовской области по праву считается одним из наиболее масштабных и инновационных разработок региона в организации безбумажного взаимодействия. В 2016 году проект отмечает свое десятилетие, и достигнутые за этот срок результаты впечатляют. Подробнее о проекте в интервью с министром информационных технологий и связи Ростовской области Германом Лопаткиным.

    Как организовать ведение производства и электронный документооборот с нуля Автор: Е.Л. Полоса, документовед, архивист

    Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

    Начинаем разбираться

    Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

    организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);

    создание документов (документирование деятельности);

    обеспечение хранения документов и их использования.

    Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др. в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

    Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

    Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

    инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;

    номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

    Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

    Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

    ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

    Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

    Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

    Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

    Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

    Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

    Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

    Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

    Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

    адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;

    в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;

    дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

    В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

    сразу непосредственно в подразделения.

    При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

    Регистрация входящих документов

    Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

    Примерный перечень нерегистрируемых документов:

    печатные издания (журналы, газеты, брошюры);

    копии информационных документов и рекламные материалы;

    Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила :

    Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).

    Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

    Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).

    Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.

    Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.

    Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

    Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

    При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

    в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;

    обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;

    регистрация проводится в одном месте;

    допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

    Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

    Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

    Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

    Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

    Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

    Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

    К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

    Пример 1

    Примерная форма журнала регистрации входящих документов

    Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

    Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

    Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

    Богданчикову М.Б.
    Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.
    Никифоров
    30.04.2012

    Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

    Богданчикову М.Б.
    Никифоров
    30.04.2012

    После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

    Контроль исполнения и ведение справочной работы

    В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

    контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;

    контроль за сроками исполнения документов.

    Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

    Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

    Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

    Создание документов

    Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

    разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

    определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

    оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

    Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

    Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

    наличие необходимых виз согласования;

    подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;

    использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;

    наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;

    правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

    Регистрация исходящих документов и их отправка

    Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

    Важно соблюдать следующие требования:

    документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,

    однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

    Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

    исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);

    приказы по основной деятельности;

    распоряжения по основной деятельности;

    приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);

    докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);

    иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

    На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

    Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

    Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

    Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

    Пример 2

    Примерная форма журнала исходящих документов

    Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

    Подготовка номенклатуры дел

    Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

    Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

    Пример 3

    Образец номенклатуры дел

    Какой именно Перечень – обычно оговаривают во введении.

    После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

    Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;

    Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

    Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

    Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

    подписание руководителем службы делопроизводства;

    визирование ответственным за архив организации;

    согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;

    • рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);

    утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

    Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

    Формирование документов в дела

    Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

    приложение к нему (если имеется);

    документ во исполнение входящего;

    приложение к нему (если имеется);

    другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

    Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

    Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

    К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

    Хранение и уничтожение документов

    Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

    Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

    Источник: http://www.profiz.ru/sr/7_2012/deloproizv_s_nulya/