Организация кассовой работы предприятия и его подразделений - издание БУХГАЛТЕР - ЗАКОН

Людмила Гайдукевич, эксперт, ЛИГА:ЗАКОН

В случае осуществления расчетов наличными предприятия должны иметь кассу, а их руководители обязаны обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Оформление кассовых операций осуществляет кассир предприятия, который несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Как это делать правильно, рассмотрим в статье

Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины предприятиями (предпринимателями), а также отдельные вопросы организации работы с наличными определяет Положение № 637.

Кассовые операции – операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличности при проведении расчета через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета

Согласно п. 2.2 гл. 2 Положения № 637 предприятия должны осуществлять расчеты наличными между собой и с физическими лицами через кассу как за счет наличной выручки, так и за счет средств, полученных из банков. Указанные расчеты проводятся также путем перевода наличности для уплаты соответствующих платежей.

В кассе предприятия приходуются, хранятся и выдаются наличные денежные средства.

Касса – помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов.

Как правило, наличные средства и другие ценности предприятия (ценные бумаги, бланки строгой отчетности, печать предприятия и т. п.) хранятся в сейфе или в закрытом на ключ шкафу. Ответственность за создание условий, необходимых для обеспечения сохранности средств в кассе, несет руководитель (п. 4.1 Положения № 637 ).

Вся наличность, поступающая в кассы, должна своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходоваться (п. 2.6 гл. 2 Положения № 637 ).

При этом в порядке исключения пп. 4.3 п. 4 Положения № 637 предусмотрено, что если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия – юридического лица.

Вместе с тем следует отметить, что согласно абз. первому п. 2.8 гл. 2 Положения № 637 обособленные подразделения предприятий – юридических лиц, в том числе хозяйственные единицы, могут сдавать наличную выручку (наличность) непосредственно в кассы таких юридических лиц или в любой банк для ее перевода и зачисления на банковские счета указанных юридических лиц без ее оприходования в кассе предприятия. На это указывают налоговики в вопросе-ответе из раздела 109.15 ресурса База налоговых знаний "ЗІР").

Наличность может храниться в кассе только в пределах установленного лимита. Сверхлимитную сумму денежных средств необходимо сдавать в банк. Запрещено хранить в кассе (сейфе) ценности, не принадлежащие предприятию (например, личные деньги кассира или других лиц) (п. 4.1 Положения № 637 ).

Операции по оприходованию и выдаче наличности осуществляет кассир предприятия, который оформляет их документально и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (п. 4.8 Положения № 637 ).

Оформление кассовых операций

Каждая операция с наличностью должна быть документально оформлена (подтверждена) соответствующими документами.

Поступление наличности в кассу оформляется (приходуется) на основании приходного кассового ордера. выдача – на основании расходного кассового ордера. Данные из этих ордеров заносятся в кассовую книгу. в которой указывается остаток наличности в кассе предприятия на начало дня, обороты за день и остаток на конец дня. Данные кассовой книги должны соответствовать фактическому наличию денег в кассе. Выписанные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется отдельно по приходным и расходным операциям.

В случае проведения наличных расчетов с применением регистратора расчетных операций (далее – РРО) или использованием расчетной книжки (далее – РК) оприходованием наличных является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций (далее – КУРО) на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК) (п. 2.6 гл. 2 Положения № 637 ).

Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления (п. 3.10 гл. 3 Положения № 637 ).

В случае получения кассовых ордеров и расходных ведомостей кассир обязан проверить:

• наличие и достоверность соответствующих подписей на документах, в том числе на расходном кассовом ордере или расходной ведомости – разрешительной подписи руководителя предприятия или уполномоченных им лиц;

• правильность оформления документов и наличие всех реквизитов;

• наличие и правильность оформления перечисленных в документах приложений.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир должен вернуть документы для соответствующего оформления.

Кассовые ордеры и расходные ведомости сразу же после получения или выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится оттиск штампа или надпись "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

Согласно п. 3.5 гл. 3 Положения № 637 в случае выдачи отдельным физическим лицам наличности ( в том числе работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт или документ, заменяющий его, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан.

Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличности с указанием полученной суммы (гривен – словами, копеек – цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличности нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или документы, заменяющие их, и расписываются в соответствующей графе документа.

Обратите внимание! Для вывода остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Выдача наличности лицам, отсутствующим в штатном расписании предприятия, проводится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, или по отдельной расходной ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости должны заполняться бухгалтером чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей на протяжении установленного для хранения документов срока (п. 3.10 гл. 3 Положения № 637 ).

Отметим, что на сегодняшний день подавляющее большинство предприятий для заполнения (печати) кассовых ордеров используют программное обеспечение.

Каждое предприятие, имеющее кассу, должно вести одну кассовую книгу. П. 4.2 гл. 4 Положения № 637 предусмотрено, что все поступления и выдачу наличности в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге, форма которой утверждена приложением 5 к Положению № 637.

В случае наличия у такого предприятия обособленных подразделений и осуществления этими подразделениями операций по приему и выдаче наличности с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров (прием выручки, выплата заработной платы, выдача средств на хозяйственные потребности и др.) такие подразделения также должны вести кассовую книгу (п. 4.2 Положения № 637 ).

Обособленные подразделения предприятий, осуществляющие наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводящие операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, кассовой книги не ведут.

Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и заверена подписями ответственных лиц предприятия.

Кассовая книга, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег в налоговом органе не регистрируются (вопрос-ответ из раздела 109. 15 ресурса База налоговых знаний ("ЗІР"). 

Записи в кассовой книге осуществляются каждый день с выводом остатка наличности в кассе на начало на следующий день. Записи в книге проводятся под копировальную бумагу чернилами (шариковой ручкой) темного цвета (копию подкалывать к отчету кассира). Если в какой-либо день не было движения наличности, записи в книге не делаются (п. 4.3 гл. 4 Положения № 637 ).

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом ведение книги в электронном виде возможно только в том случае, если соответствующая компьютерная программа обеспечивает визуальное отражение и распечатывание обеих частей ее листа – "Вкладний аркуш касової книги" и "Звіт касира", – которые по форме и содержанию должны воспроизводить обычную кассовую книгу (п. 4.4 Положения № 637 ).

В случае распечатывания "Вкладного аркуша касової книги" в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года – их общее количество за год.

После распечатывания "Вкладного аркуша касової книги" и "Звіту касира" кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать "Звіт касира" вместе с соответствующими кассовыми документами к бухгалтерии под подпись в "Вкладному аркуші касової книги".

"Вкладний аркуш касової книги" в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После завершения календарного года (или в зависимости от потребности) "Вкладні аркуші касової книги" формируются в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия – юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица) (п. 4.4 гл. 4 Положения № 637 ).

Итак, согласно п. 4.4. гл. 4 Положения № 637 кассовая книга в электронном виде прошивается, как правило, за месяц (это предусматривается также приказом об учетной политике предприятия).

Исправления в кассовых ордерах (расходных ведомостях) не допускаются (п. 3.10 Положения № 637 ). Итак, если при заполнении ордера была допущена ошибка, то такой документ оформляется заново.

Вместе с тем в кассовой книге исправления возможны. Заверяются они подписью кассира и главного бухгалтера (или лица, заменяющего его) (п. 4.2 Положения № 637 ).

Для этого неправильный текст (цифры) зачеркивается, выше вписывается правильный текст (цифры). При этом зачеркивание осуществляется одной линией так, чтобы можно было прочитать исправленный текст (цифры). Рядом с исправлением делается надпись "исправлено", ставятся подписи тех лиц, которыми был подписан документ, указывается дата осуществления исправления (р. 4 Положения № 88 ).

Детально о наличных расчетах, ограничении и ответственности за нарушения кассовой дисциплины узнайте в материалах издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" :

1. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637 .

Кассовая книга: особенности заполнения и контроль за ведением

Порядок ведения кассовой книги установлен Положением № 637.

Пунктом 1.2 этого Положения определено, что касса — помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов. При этом не обязательно иметь отдельное помещение для работы кассира.

Руководители предприятий должны обеспечить надлежащее обустройство кассы и надежное хранение наличных денежных средств в ней (п. 4.1 Положения № 637).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений), а обособленные подразделения предприятий, осуществляющие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Таким образом, Положением № 637 предусмотрены две разновидности кассовых книг — главная кассовая книга предприятия и кассовые книги обособленных подразделений. Главная кассовая книга может быть только одна, кассовых книг обособленных подразделений может быть несколько, но выдаются и оформляются они централизованно головным предприятием.

Листы кассовой книги пронумеровывают, прошнуровывают и скрепляют оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Вместе с тем обособленные подразделения предприятий, которые в сответствии с Законом об РРО осуществляют наличные расчеты с применением РРО или расчетных книжек (далее — РК) и ведением книг учета расчетных операций, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, кассовую книгу не ведут (абзац четвертый п. 4.2 Положения № 637).

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры («Вкладні аркуші касової книги»), являющиеся неотрывной час-тью листа кассовой книги, остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры («Звіт касира»), являющиеся отрывной частью листа кассовой книги, — это документ, по которому кассиры отчитываются о движении денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или заменяющего его лица.

Согласно п. 4.3 Положения № 637 записи в кассовой книге проводятся кассиром по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления либо выдачи. Если движение наличных в кассе в течение дня отсутствует, записи в кассовой книге в этот день можно не делать.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир суммирует операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию как отчет кассира вторые экземпляры с приходными и расходными кассовыми ордерами под подпись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат, а закрытие вышеуказанных документов и выписка соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в порядке, определенном в п. 3.9 Положения № 637.

В случае если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, которое использует при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовую книгу, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия — юридического лица.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые осуществляют кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) в соответствии с требованиями законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п.

Согласно п. 4.4 Положения № 637 предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств.

С помощью программного обеспечения для ведения кассовой книги осуществляются визуальное отражение и распечатка каждой из двух частей листа кассовой книги, которые по форме и содержанию должны воссоздавать форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов и должны вестись до начала следующего рабочего дня (то есть с остатком на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Ее страницы должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатки «Вкладного аркуша касової книги» в конце месяца должны автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года — их общее количество за год.

После распечатки «Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Звіт касира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладному аркуші касової книги».

«Вкладний аркуш касової книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в зависимости от необходимости) он формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица).

После окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в соответствии с законодательством Украины.

Пунктом 4.5 Положения № 637 предусмотрено, что контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

Контролирующие органы согласно Налоговому кодексу осуществляют проверки соблюдения порядка ведения операций с наличными. Во время проверок осуществляется контроль за выполнением предприятием требований Положения № 637, связанных с ведением кассовой книги и оформлением операций по приему и выдаче наличных из кассы, ведением соответствующих кассовых документов.

Выясняются наличие у предприятия кассовой книги, а также соответствие ее оформления требованиям законодательства Украины, проверяются правильность ведения кассовой книги, оформление в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных денежных средств (в том числе по срокам), соответствие указанных в ней сумм принятых в кассу или выданных из нее наличных данным приходных и расходных кассовых ордеров, качество и своевременность записей кассира согласно указанным в кассовой книге кассовым документам, наличие подписи бухгалтера, проверившего записи в кассовой книге по количеству полученных им кассовых ордеров, правильность подсчета в кассовой книге фактического остатка наличных в кассе на конец дня и т. п.

Во время проверки выясняется правильность заполнения всех реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров и расходных ведомостей (проставление необходимых дат, номеров, сумм, указание оснований для их выписки, наличие подписей служебных лиц и получателей денежных средств, оттисков печатей и штампов, подписей о получении наличных, правильность оформления депонированных сумм и т. п.). По отдельным расходным ведомостям могут выборочно перечисляться суммы выплаченных наличных.

Устанавливаются также наличие у предприятия журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег и правильность их ведения, а также правильность отражения в кассовых документах номеров корреспондирующих счетов, соответствие между корреспонденцией счетов, внесенных в кассовую книгу и указанных в кассовых ордерах, наличие необходимых подтверждающих документов, прилагаемых к кассовым ордерам (заявления, накладные, счета, справки и т. п.), и отметок об их погашении.

В кассовых документах, вызывающих сомнение относительно их подлинности, проверяется достоверность подписей получателей денежных средств и служебных лиц, которые дают пояснения об этом.

Во время проверки полного и своевременного оприходования денежных средств, поступивших в кассу от осуществления хозяйственной деятельности, записи в кассовой книге сверяются по суммам и срокам с данными соответствующих приходных кассовых ордеров (с привлечением при необходимости следующих подтверждающих документов: расчетных документов, квитанций к приходным кассовым ордерам, счетов-фактур, товарно-транспортных и налоговых накладных и т. п.). Проверяется также проведение записей относительно регистрации указанных ордеров (по суммам и датам) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Органами контроля применяются соответствующие встречные документальные проверки, которые осуществляются непосредственно у предприятий-покупателей (заказчиков), уплативших наличные денежные средства, путем привлечения соответствующих первичных документов и взаимной сверки кассовых документов получателей денежной наличности с данными покупателей, для контроля за полным и своевременным оприходованием наличных конкретным предприятием.

Выявленные в результате проверки нарушения и заключения о ведении кассовой книги и кассовых документов указываются в акте о проверке.

Александр Хивренко. главный государственный ревизор-инспектор отдела контроля за проведением наличных расчетов Управления проверок по отдельным вопросам Департамента налогового и таможенного аудита Государственной фискальной службы Украины

• Налоговый кодекс — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI
• Закон об РРО — Закон Украины от 06.07.95 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг»
• Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Нацбанка Украины от 15.12.2004 г. № 637

• 16.09.2016. № 35 Реалізація продукції власного виробництва

Розглянемо, чи може сільгосптоваровиробник здійснювати реалізацію продукції власного виробництва без застосування РРО з використанням розрахункових книжок (РК) і книг обліку розрахункових операцій (КОРО).

Є ряд процедур з реєстрації, перереєстрації та скасування реєстрації РРО, КОРО та РК, які зазнали змін, про що йтиметься далі.

Заполнение кассовой книги образец украина - последние новости

Посредством данного документа бухгалтерией осуществляется учет всех операций, проводимых кассой организации по выдаче или принятию наличных денег. Каждая организация должна вести кассовую книгу только в одном экземпляре. В соответствии с порядком ведения кассовых операций организации вправе вести кассовую книгу как вручную, так и автоматизированным способом в электронном виде. Ведение кассовой книги Электронный вариант книги допускается при обеспечении организацей необходимых мер по сохранности кассовых документов. В этом случае к началу каждого следующего рабочего дня должны составляться две одинаковые по содержанию машинограммы: "Вкладной лист" и "Отчет кассира", содержащие все необходимые реквизиты. Данные листы должны быть пронумерованы в порядке возрастания. Отсчет следует вести с начала года. В последнем "вкладыше" каждого месяца и календарного года должно быть указано общее количество листов за каждый месяц и год соответственно. Кассир, получив машинограммы, проверяет правильность их составления и подписывает. Вкладные листы кассир оставляет у себя и хранит их в течение года, а отчет передает в бухгалтерию под расписку вместе с и кассовыми документами. При ведении кассовой книги автоматизированным способом вкладные страницы брошюруются сшиваются и опечатываются по мере необходимости или по окончании календарного года, с обязательным заверением подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия общего количества страниц за год. Часть предприятий ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят на определенный период, который может зависеть от количества операций. При данном способе ведения листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с ней, а их общее количество заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия на последней странице книги. Все страницы прошивают и опечатывают сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на основе жидкого стекла, бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять из листы. Заполнение кассовой книги Рассмотрим два варианта. Образец заполнения кассовой книги с вертикальным расположением листов Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице. Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами. Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. Записи на чистом листе осуществляются через копирку. По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге. Второй вариант - горизонтальное расположение страниц. Пример кассовой книги с горизонтальным расположением страницКаждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них с горизонтальной линовкой заполняется кассиром как первый экземпляр, другая без горизонтальных линеек - как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части. Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые - должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций задень не отрываются. Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист копию записей в кассовой книге за день с приходными и расходными кассовыми документами. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке см. Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения филиалы, представительстваочень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной. В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением. Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели. Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии. В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике. В методике необходимо предусмотреть: 1 коды или индексы всех подразделений организации 2 порядок нумерации кассовых документов 3 способ ведения кассовой книги 4 периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

Школа бухгалтера № 16

Продолжение. Начало см. в уроке 8, "ДК" №22. уроке 9 ("ДК" №26 ), уроке 10 ("ДК" №29 ), уроке 11 ("ДК" №36 ), уроке 12 ("ДК" №45 за 2000 г.), уроке 13 ( "ДК" №5 за 2001 г), уроке 14 ( "ДК" №8-9 за 2001 г).

В сегодняшнем уроке продолжим начатую тему - заполнение кассовых документов при выдаче наличных денежных средств из кассы предприятия в национальной валюте, в частности с использованием расчетно-платежной ведомости (далее - РПВ).

РПВ в документообороте любого предприятия имеет двойное назначение:

а) платежного документа;

б) расчетного документа.

РПВ составляется и проверяется работниками бухгалтерии. Сначала бухгалтер, осуществляющий расчет заработной платы (далее - "расчетный" бухгалтер) заполняет графы РПВ с 1-й по 34-ю (образец формы РПВ см. на с. 38). После заполнения данных граф РПВ "расчетный" бухгалтер передает ее бухгалтеру, в обязанности которого входит оформление кассовых документов и проверка правильности их составления, в том числе и РПВ (далее - "проверяющий" бухгалтер).

"Проверяющий" бухгалтер оформляет незаполненные "расчетным" бухгалтером графы и после проверки, при условии правильного составления РПВ, передает ее в кассу предприятия для осуществления соответствующих выплат, или, если это необходимо, возвращает ее "расчетному" бухгалтеру для переоформления.

Порядок использования РПВ в качестве платежного документа рассмотрим в данном уроке, а использование РПВ в качестве расчетного документа - в уроках "Школы бухгалтера", посвященных оплате труда.

Порядок заполнения РПВ, во многом аналогичный порядку заполнения платежной ведомости (далее - ПВ), подробно рассматривался в предыдущем уроке "Касса и кассовые операции" (см. "ДК" №8-9 /2001).

Большинство обязательных реквизитов, указанных в РПВ, такие же, как и в ПВ, и заполняются аналогично, поэтому не будем их описывать, а только перечислим:

- структурное подразделение, работникам которого производятся выплаты;

- разрешающая надпись руководителя и главного бухгалтера предприятия;

- дата и место составления;

- период, за который производится расчет и выплата наличных денежных средств;

- порядковый и табельный номер получателя денежных средств;

- фамилия, имя, отчество получателя наличных денежных средств;

- подпись получателя о получении им наличных денежных средств из кассы предприятия.

Далее рассмотрим заполнение реквизитов РПВ, которых нет в платежной ведомости или в заполнении которых имеются отличия.

Идентификационный код предприятия

Указывается идентификационный код предприятия по ЕГРПОУ.

Подписи ответственных лиц В РПВ обязательно должны стоять подписи лиц, ответственных за оформление данного документа: "проверяющего" бухгалтера, который проверил правильность составления РПВ, и начальника цеха (отдела), работникам которого производиться выплата.

Начальник цеху (відділу)

Все начисления по видам оплат

В графе 20 РПВ бухгалтер, осуществляющий расчет начислений по видам оплат и заполняющий РПВ, указывает сумму всех начислений, причитающихся получателю наличных денежных средств. Данные этой графы определяются путем суммирования данных, указанных в графах 6 - 19.

В графах 6 - 19 указываются все начисления, производимые получателю денежных средств: доплаты и надбавки, премии, отпускные, материальная помощь, пособие по временной нетрудоспособности и т. д. Если некоторые из перечисленных выплат не производятся, то в данных графах проставляются прочерки.

Все удержания с начисленной оплаты

В графе 30 РПВ бухгалтер, осуществляющий расчет удержаний и отчислений из заработной платы и заполняющий РПВ, указывает сумму всех удержаний, произведенных из заработной платы работника в соответствии с законодательством Украины (подоходный налог, профсоюзные взносы, отчисления в Пенсионный фонд, удержания по исполнительным листам и т.д.), указанных в графах 22 - 29 РПВ, а также сумму выданной из кассы заработной платы за первую половину месяца (аванс), указанную в графе 21.

Задолженность получателя наличных денежных средств

В графе 31 РПВ указывается задолженность получателя наличных денежных средств перед предприятием. Такая ситуация возможна лишь в случае, если за период, за который производится расчет, общая сумма, указанная в РПВ в графе 30 "Всего удержано и выдано", превышает общую сумму, указанную в графе 20 "Всего начислено по видам оплаты".

Сумма заработной платы, причитающаяся к получению

В графе 32 указывается сумма заработной платы, которая будет выплачена получателю денежных средств после осуществления всех удержаний.

В графе 33 указывается сумма других начислений (премии, отпускные, больничные и т.д.), которые должны быть выданы получателю денежных средств после осуществления всех удержаний с данных выплат.

В графе 34 указывается общая сумма, которая должна быть выплачена получателю денежных средств (графа 32 + графа 33).

Все вышеперечисленные реквизиты РПВ должны быть обязательно заполнены. Если же соответствующие данные отсутствуют, то в данных графах должны стоять прочерки. Если реквизиты не заполнены или заполнены с нарушениями, РПВ возвращается кассиром обратно в бухгалтерию для ее дооформления или переоформления. При правильном оформлении перечисленных выше реквизитов кассир может приступить к выдаче наличных денежных средств из кассы получателям.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия по РПВ производится в том же порядке, что и по ПВ.

Кассир выдает наличные денежные средства получателю в размере, указанном в графе "Разом до видачі".

В случае если работником бухгалтерии, составившим РПВ, были допущены ошибки при расчете, а это, в свою очередь, привело к неправильно выданной кассиром сумме наличных денежных средств получателю, ответственность за это кассир предприятия не несет. В данной ситуации руководитель может наложить взыскание на виновных ("расчетного" бухгалтера и "проверяющего" бухгалтера) за невыполнение ими должностных обязанностей.

После истечения установленных сроков выдачи наличных денежных средств, указанных в РПВ, кассир обязан ее закрыть. Для этого он должен против фамилии работников, которым не произведена выплата из кассы предприятия, поставить оттиск штампа или сделать отметку от руки: "Депонировано", указать данные прописью о выплаченных суммах и суммах, подлежащих депонированию, и заверить их своей подписью, составить реестр депонируемых сумм и передать РПВ в бухгалтерию.

После того как РПВ в бухгалтерии будет проверена, ответственный работник бухгалтерии должен оформить два расходных кассовых ордера (далее - РКО): первый - в момент поступления РПВ от кассира, на общую сумму выданных наличных денежных средств согласно данной ведомости, второй - в момент сдачи депонируемых сумм в кассу банка, - на сумму, подлежащую депонированию и перечислению в банк (порядок оформления РКО см. в уроке 13, "ДК" №5 за 2001 г.).

Второй РКО может и не оформляться, в случае если сумма наличных денежных средств, находящихся в кассе с учетом депонируемых сумм, не превышает установленного лимита кассы. Оформленные РКО передаются работником бухгалтерии кассиру для внесения их данных в кассовую книгу.

В предыдущем уроке мы давали рекомендации по составлению и оформлению реестра депонированных сумм. Так, мы указывали, что реестр депонированных сумм имеет произвольную форму, но согласно последним изменениям в законодательстве Украины данный реестр уже имеет утвержденную форму (Методические рекомендации по применению реестров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. №356).

Аналитический учет расчетов за не полученную в установленный для предприятия срок выплаты сумму по оплате труда (расчетов с депонентами) ведется в реестре депонируемой заработной платы. Реестр составляется кассиром, который обязан закрыть платежную ведомость за каждый период выплаты заработной платы отдельно, и проверяется главным бухгалтером.

Работник предприятия, ведущий учет депонируемой заработной платы на основании расходных кассовых ордеров, платежных поручений и бухгалтерских справок о списании задолженности, относительно которой срок исковой давности истек, делает отметку об уплате (перечислении, списании, перенесении) депонируемой заработной платы и подтверждает своей подписью каждую отраженную операцию.

На начало года невыплаченные суммы депонируемой заработной платы из реестров за предыдущий год переносятся в реестр депонируемой заработной платы текущего года.

При оформлении данного реестра следует обратить внимание на заполнение таких граф:

- в графе 5 кассир указывает дату следующего дня после дня закрытия платежной или расчетно-платежной ведомости;

- в графах 7 - 10 указываются данные документа (дата, номер и сумма), согласно которому производится выплата, списание или перенесение депонированных ранее сумм. Эти данные заверяются подписью исполнителя.

Исполнителем могут быть: кассир, если производилась выплата депонируемых сумм, или же бухгалтер, в должностные обязанности которого входит документальное оформление депонируемых сумм, в случае, если ранее задепонированные суммы подлежат списанию (например, истек срок исковой давности), перечислению (например, на счет получателя) и т.д.

Следует также обратить внимание на то, что данный реестр относится к первичным документам бухгалтерского учета кассовых операций. В соответствии с пунктом 2.4. Положения 88, первичные документы для предоставления им юридической силы и доказательности должны иметь такие обязательные реквизиты: название предприятия или учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), код формы, дату и место составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении), должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.

(Пример оформления РПВ и реестра депонированных сумм (пример оформлен по данным РПВ) см. в PDF- формате ).

Все кассовые операции, которые осуществляются на предприятии и оформляются приходными кассовыми ордерами или расходными кассовыми документами, должны учитываться в кассовой книге, типовая форма которой утверждена приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. №51.

Каждое предприятие для оформления операций в национальной или иностранной валюте ведет кассовую книгу. Кассовая книга - это бухгалтерский реестр, предназначенный для обобщения данных по выданным и оприходованным наличным денежным средствам, а также для получения данных о наличии денежных средств в кассе предприятия на конец и начало рабочего дня.

Одним из важных предназначений кассовой книги является также осуществление контроля за движением денежных средств в кассе и соблюдением лимита кассы по определенной валюте (национальной, иностранной) на предприятии.

На предприятии на каждую имеющуюся валюту в кассе оформляется одна кассовая книга. В данном уроке мы рассмотрим оформление и заполнение кассовой книги в национальной валюте, а оформление и заполнение кассовой книги в иностранной валюте мы рассмотрим в следующих уроках.

Кассовая книга представляет собой сброшюрованные кассовые листы, состоящие из отрывной и неотрывной части. Неотрывные части кассового листа остаются в кассовой книге, а отрывные являются отчетом кассира.

При оформлении кассовой книги в ней обязательно должны быть указаны название предприятия и идентификационный код (данные реквизиты аналогичны реквизитам, заполняемым и в РПВ, образец заполнения см. выше ).

Если у предприятия имеется штамп с указанием наименования предприятия и его идентификационного кода, то вместо записи прописью указанных реквизитов в данных строках может быть поставлен оттиск такого штампа.

Листы кассовой книги нумеруются (отрывные и неотрывные части кассовой книги при этом нумеруются одинаковыми номерами), кассовая книга прошнуровывается и опечатывается.

После того как листы кассовой книги пронумерованы, книга прошнурована, количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и удостоверяется печатью предприятия.

Опечатываться кассовая книга может двумя способами:

1. Мастичной печатью. При использовании на предприятии данного способа опечатывания кассовой книги работник бухгалтерии должен:

а) наклеить бумагу размером, как правило, 5 х 5 см на узелок ниток, которыми прошнурована кассовая книга, наложив узелок и наклеиваемый лист бумаги на обложку кассовой книги;

б) поставить оттиск мастичной печати предприятия на приклеенный листок бумаги;

в) нанести еще один слой клея на бумагу с оттиском печати, которой был приклеен узелок ниток;

2. Сургучной печатью. При использовании на предприятии такого способа опечатывания кассовой книги, работник бухгалтерии должен:

а) наклеить бумагу размером, как правило, 5 х 5 см на узелок ниток, которыми прошнурована кассовая книга, наложив узелок и наклеиваемый лист бумаги на обложку кассовой книги;

б) залить край бумаги расплавленным сургучом и поставить на него оттиск печати предприятия.

Второй способ опечатывания кассовой книги имеет свои недостатки, а именно: сургуч при сгибании кассовой книги отклеивается от книги, что в дальнейшем может привести к его потере и, таким образом, к признанию кассовой книги не опечатанной, а это нарушение инструкции и, соответственно, штрафы.

При любом способе опечатывания кассовой книги необходимо помнить, что бумага, на которой ставится оттиск печати предприятия, должна быть папиросной, а клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло").

После опечатывания кассовой книги на обратной ее стороне делается следующая запись:

У цій книзі пронумеровано

та прошнуровано 50 (пятьдесят) аркушів

й опечатано печаткою

Данную запись должны заверить своими подписями главный бухгалтер и руководитель предприятия, а также обязательно должна стоять дата опечатывания книги.

Как правило, многие предприятия имеют обособленные структурные подразделения, которым дано право на осуществление кассовых операций с наличными денежными средствами. В соответствии с этим указанные подразделения также должны вести кассовые книги, оформленные по образцу кассовой книги предприятия. Ведение кассовых операций в структурных подразделениях рассмотрим в следующих уроках "Школы бухгалтера".

Перед началом работы кассир обязан записать на первом незаполненном листе кассовой книги дату текущего дня, в течение которого будут осуществляться кассовые операции.

На практике многие кассиры, в случае если на предприятии не было кассовых операций за определенный период, в данной графе делают следующую запись:

При этом кассиром заполняются все необходимые реквизиты: остаток на начало первого дня (периода), остаток на конец последнего дня (периода) и т.д. а в строках, где указываются данные из первичных кассовых документов, ставятся прочерки или на весь незаполненный лист кассовой книги знак "Z".

Так, если данный период начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, например, с 24.11.2000 г. по 06.12.2000 г. то учитывая необходимость определения сальдо на конец месяца и оборотов за месяц, кассир заполняет данный реквизит следующим образом:

Такое оформление листов кассовой книги предприятия не соответствует п.21 Инструкции №334. В соответствии с данным пунктом "ежедневнов конце рабочего дня кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число ѕ". Исходя из этого можно прийти к заключению, что в данной графе должна стоять дата за один день, а не за определенный период.

В то же время на вышеуказанное оформление кассовой книги работники НБУ при проведении проверок предприятия не обращают внимания.

В кассовой книге необходимо указать сумму наличия денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня. Данная сумма переноситься с предыдущего листа кассовой книги, из графы "Залишок на кінець дня".

Залишок на початок дня3000,00 .

После заполнения данных реквизитов кассир приступает к работе.

Записи в кассовой книге производятся шариковой ручкой или чернилами темного цвета с использованием копировальной бумаги для занесения данных в отрывную часть листа кассовой книги.

Сначала кассир сгибает страницу кассовой книги по линии отреза, загибая отрывную часть под неотрывную часть, и вставляет копировальную бумагу.

Внесение записей по кассовым операциям начинается на лицевой стороне неотрывной части страницы кассовой книги после строки "Залишок на початок дня".

При получении или выдаче кассиром наличных денежных средств по приходным или расходным кассовым ордерам он переносит данные их реквизитов в кассовую книгу.

Часто данные первичных кассовых документов не помещаются на лицевой стороне неотрывной части листа кассовой книги. В данном случае кассир обязан заполнить строку кассовой книги "Перенос". В этой строке отражается информация только об обороте кассовых сумм на данной стороне страницы кассовой книги. При расчете оборота не учитываются данные строки "Залишок на початок дня".

Запись в строке "Перенос" производится кассиром на основании данных, указанных на лицевой стороне листа кассовой книги. В графе "Прибуток" кассир обязан указать сумму всех поступивших в кассу наличных денежных средств, при этом не учитываются данные графы "Залишок на початок дня". В графе "Видаток" - сумму всех выплат наличных денежных средств из кассы предприятия.

Строка кассовой книги "Перенос" заполняется и в случаях, когда по окончании рабочего дня все первичные кассовые документы, прошедшие по кассе в течение этого дня, поместились на лицевой стороне неотрывной части листа кассовой книги. В этом случае строка "Перенос" заполняется кассиром при закрытии кассы. Если в течение дня по кассе никаких операций не осуществлялось, в строке "Перенос" ставится прочерк.

Пример. Допустим, что в кассовой книге остаток на начало дня равен 3000,00 грн. Далее отражено: поступление в кассу 200,00 грн, выдача из кассы 230,00 грн, поступление 300,00 грн, поступление 352,00 грн, поступление 360,00 грн, выдача 215,00 грн, выдача 235,00 грн, выдача 60,00 грн, выдача 98,00 грн. Итак, приход по кассе равен 1212,00 грн, расход - 838,00 грн. В строке "Перенос" нужно указать: 1212,00 грн и 838,00 грн.

Від кого отримано чи кому видано

Если после заполнения строки "Перенос" кассовые операции продолжаются на предприятии, кассир для продолжения записей в данном кассовом листе отрывную часть страницы кассовой книги загибает в обратную сторону, вновь вставляет копирку и продолжает записи под копировальную бумагу с обратной стороны неотрывной части страницы.

В конце рабочего дня кассир обязан закончить записи в кассовую книгу за текущий день, при этом он заполняет такие обязательные реквизиты:

Від кого отримано чи кому видано

Номер кореспондуючого рахунка

Залишок на кінець дня

У тому числі на зарплату

Запис у касовій книзі перевірив і

документи в кількості 4 прибуткових та 7.

При заполнении кассовой книги в строке листа "У тому числі на оплату праці" указывается сумма, находящаяся в кассе и предназначенная на оплату труда, не списанная на расход по кассе в связи с тем, что оформление РКО будет производиться после такой выдачи.

Необходимо помнить, что часть листа кассовой книги, которая является отчетом кассира, отрывается им в случаях:

1. По окончании рабочего времени по приему и выдаче наличных денежных средств из кассы предприятия при условии, что кассиром были внесены в кассовую книгу все приходные и расходные кассовые документы, прошедшие по кассе в течении дня.

2. В случае если в течение дня на предприятии осуществляется большое количество кассовых операций и их данные не помещаются на одном листе кассовой книги, кассир должен:

а) дооформить полностью данный лист кассовой книги (вывести обороты и остаток);

б) приложить к нему все приходные кассовые ордера и расходные кассовые документы;

в) перенести сумму остатка денежных средств, указанного в строке "Залишок на кінець дня" в новый лист кассовой книги в строку "Залишок на початок дня", поставить ту же дату, что и на листе кассовой книги, с которого переносится остаток, на начало и продолжить записи на новом листе кассовой книги.

На практике многие бухгалтеры, для удобства, вверху на новом листе кассовой книги пишут "Продолжение", хотя это и не предусмотрено Инструкцией №334.

По окончании рабочего дня, после того как кассиром были полностью заполнены отрывная и неотрывная части листа кассовой книги, он передает в бухгалтерию отрывную часть листа (заполненную под копирку копию записей в кассовой книге за день) или несколько отрывных частей листов кассовой книги (если в течение дня на предприятии происходило большое количество кассовых операций и их данные не поместились на одном листе кассовой книги).

Вместе с листами кассир передает приходные кассовые ордера и расходные кассовые документы (расходные кассовые ордера, платежные и расчетно-платежные ведомости и др.), по которым приходовались и выдавались наличные денежные средства из кассы за рабочий день.

Отрывные части листов кассовой книги вместе с первичными кассовыми документами и будут отчетом кассира о кассовых операциях за день. Для подтверждения принятия отчета кассира и прилагаемых к отчету документов бухгалтер должен поставить подпись на неотрывной и отрывной частях листа кассовой книги, после чего возвратить кассиру кассовую книгу. Отчет кассира и прилагаемые к нему все первичные кассовые документы остаются в бухгалтерии.

В случае если кассиром были сделаны исправления в кассовой книге, каждое из таких исправлений должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера предприятия или лица, заменяющего его. Примеры оформления :

Розрахунково-платіжна відомість (PDF-формат 42,2kB )

Реєстр депонованої заробітної плати - (PDF-формат 32.4 kB )

1. Инструкция о "Порядке ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине", утверждена постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. №21, в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №334 (в тексте - Инструкция №334 ).

2. Инструкция №4 от 20.06.95 г. "Об организации работы по наличному обороту учреждениями банков Украины", утверждена постановлением Правления НБУ от 20.06.95 г. №149, в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №335 (в тексте - Постановление №149 ).

3. Приказ Минстата Украины от 22.05.96 г. №144 "Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате" (в тексте - Приказ №144 ).

4. Инструкция №1 "Об организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утверждена постановлением Правления НБУ от 07.07.94 г. №129 с последующими изменениями и дополнениями (в тексте - Инструкция 1 ).

5. Приказ Минстата Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций" от 15.02.96 г. №51.

6. "Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете", утверждено приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. №88 и зарегистрировано в Минюсте Украины 05.06.95г. под №168/704 (в тексте - Положение 88 ).

7. Методические рекомендации по применению реестров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. №356.