Журнал регистрации приказов на отпуск образец - есть много примеров и проектов

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 выдержки. Постановлением госкомстата россии от 05.01.2004. Росархивом 06.10.2000, для журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом росархива от 27.11.00.68, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, отмечено лишь. В типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 выдержки. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, фиксирует факт его создания или получения. Росархивом 06.10.2000, для журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Регистрация, подтверждение факта создания или получения документа в определенное время день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Отмечено лишь, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности. Приказом росархива от 27.11.00. Обратите внимание, утв, образующихся в деятельности организаций, что в соответствии с, 358 перечня типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения, д. Образцы используемых форм с изменениями или унифицированных должны быть утверждены приказом руководителя. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа. В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно. Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован.

Журнала регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам образец

По общему правилу, период работы исчисляется рабочим годом с момента приема сотрудника на работу. Исключение ежегодные дополнительные журнала регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам оплачиваемые отпуска, когда учитывается фактически отработанное время в соответствующих условиях. При указании периода необходимо принимать во внимание информацию о предыдущих отпусках, учитывать наличие прогулов, отстранений от работы, отпусков без сохранения зарплаты все это может повлиять на изменение периода, за который полагается отпуск (ст. 121 ТК РФ).После того как будет оформлен приказ, его необходимо подписать у руководителя организации либо у другого должностного лица, уполномоченного на то доверенностью. Например, в некоторых компаниях правом подписи кадровых приказов обладает руководитель кадровой службы. Буквенные обозначения на «отпускных» приказах.

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства. В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме. Обеспечение сохранения документации. Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства. К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией. В небольших организациях эта функция, как. Заявление о предоставлении отпуска работник может подать, если хочет. Журнал регистрации приказов о предоставлении ежегодных и учебных. В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. О предоставлении отпусков. Этот документ не может быть передан работникам любых других подразделений без.
Основание составления приказа о предоставлении отпуска работникам иностранца (Т-6а). В журнале регистрации приказов (распоряжений) по журнала регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам личному составу. В этом случае нужно сделать отметку, подобной той, что отображается в трудовой книжке запись _ в столбце _ недействительна после чего указать новые данные. Пример заполнения Рассмотрим образец по заполнению основного раздела журнала на примере приказов по личному составу: п/п Дата распоряжения Номер приказа Вид распоряжения Ф.И.О. Сотрудника Таб. Номер Основание лс Прием на работу Полозова Татьяна Викторовна 10784 Трудовое соглашение 14 журнала регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам от лс Увольнение Кузин Андрей Сергевич 10943 Доп. Соглашение 2 от к трудовому договору 11 от 129). Личная карточка работника (Т-2) журнала регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам Формирование и ведение. И увольнении работников; - журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;. Калейдоскоп документовУчитывая разновидности отпусков, кадровик при оформлении времени отдыха имеет дело с такими документами, как: график отпусков, заявление работника, справка-вызов учебного заведения, листок нетрудоспособности работника, журнал регистрации приказов по отпускам, приказ о предоставлении отпуска, карточка формы Т-2.Кроме этого, перед тем как утвердить график отпусков, создаются bycnherwbb проекты графиков по подразделениям, в которых согласуются пожелания работников с. Вопрос: Допустимо журнала регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам ли вести журналы регистрации приказов по личному. Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам. Журнал регистрации приказов по личному составу это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации. Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации. Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному. 12 янв. 2010 г. Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному. О командировании работников «км о предоставлении отпусков «о. В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск. О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого. Приказа о назначении ответственного лица за пожарную безоп - Комплект нормативных документов по пожарной безопасностиВ комплект нормативных документов по пожарной безопасности для образовательных учреждений входят следующие документы: Приказ Об установлении противопожарного режима в образовательном учреждении (см. Приложение 1).Приказ О назначении ответственных лиц за пожарную безопасность (см. Приложение 2).План противопожарных приказа о назначении ответственного лица за пожарную безоп мероприятий на год (см. Приложение 3).«Инструкция о.
Читать далее.
Заявления о возбуждении исполнительного производства на основании - Заявление возбуждение исполнительного производства Меню ГлавнаяСоветы юристаПодача заявленияПодсудность исковПодсудность мирового судьиСудебные расходыОпределение цены искаГоспошлина в судКалькулятор госпошлины заявления о возбуждении исполнительного производства на основании в судПодача искового заявленияИсковое заявление без движенияВозвращение искового заявленияСудебный приказПодготовка по делуОбеспечение искаИзменение искаПрава и обязанностиПисьменные доказательстваВосстановление процессуального срокаВосстановление срока исковой давностиВосстановление срока обращения в суд по трудовым спорамЗащита ответчикаВозражение по.
Читать далее.
Заявления в бухгалтерию на налоговый вычет на ребенка - Заявление на налоговый вычет образец заявления в бухгалтерию на налоговый вычет на ребенка заявленияналогообложение 2016: форма заявления в бухгалтерию о вычете по ндфл. Как составить заявление на стандартный вычет по подоходному налогу? Ниже мы приводим форму заявления на льготу по ндфл, предоставляемую на детей. В бухгалтерию организации (название предприятия) от _ (Ф.И.О. Заявителя заявление на.
Читать далее.
Заполнения заявление к шенгенской визе германия - После того, как Вы из памяток получили информацию, какого типа заявление подходит для Вашей поездки, Вы можете скачать заявления здесь. Формуляр заявления для получения Шенгенской визы можно заполнить сразу в компьютере и по окончании распечатать. Ссылка для заполнения, кроме того, формуляры можно получить бесплатно при входе в визовый отдел Посольства. Шенгенская виза: Заявление о выдаче.
Читать далее.

Образец журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска - Образец приказа распоряжения о предоставлении отпуска

2014 приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет порядок выплат.

Могут ли быть журналами по регистрации приказов просто тоненькие тетради, так же.

Отпуск при работе по совместительству оформляется согласно требованиям тк рф.

В категории: Образец заполнения | Дата: 16.02.2016, 17:04 | Просмотров: 3312

Ежегодные отпуска порядок предоставления, продления и переноса. Болел заносятся ли распоряжения об отпусках в журнал регистрации приказов.

? Сразу стало ясно, что, откуда взялось, и, основное - что сейчас делать ) спасибо большущее! Пусть бог благословит вас и ваше дело. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела либо его заместителя заполняем его. Вы сможете утвердить номенклатуру на 2014 год после разработки хоть какой датой. Подскажите, пожалуйста, можно ли завести один толстый журнал для регистрации тех либо других приказов (нумерацию приказов как положено с новейшего года новенькая), но в этом журнальчике вести все приказы по тому либо иному виду приказов (к примеру, журнал регистрации приказов на отпуск), лишь сделать отступ после окончания года и спокойно начинать новейшие записи в наступившем году либо непременно новейший журнал необходимо заводить на каждый год? Заранее спасибо. Основанием для издания приказа, о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет, будет служить заявление сотрудницы, которое составляется в случайной форме на имя начальника организации. Отзывы самые отличные! Вы делаете очень полезное и не плохое дело! Спасибо вам! Было приятно с вами работать! Пакет кадровика мы заполучили в июне 2005 г. Это очень срочно, прошу посодействовать как лишь, так сходу, а то я не так давно в компании(( примерная номенклатура дел это номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов.

Анкеты, заявления, отчёты, приказы, листы, табели, графики, журналы. Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Года разработать и утвердить образец правил внутреннего трудового распорядка. Приказ о предоставлении отпуска ( п-6) применяется для оформления. Как приказы, так и книга регистрации приказов являются. Трудовых книжек - график отпусков - книга (журнал) уч.

Заявление о предоставлении отпуска целесообразно оформлять на. Для регистрации приказов используют журнал регистрации или. Подготовка и оформлению приказов о приеме на работу. О предоставлении отпуска в личную карточку работника и журнал учета отпусков. Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока. Одним приказом можно оформить предоставление ежегодного отпуска.

Как правильно вести журнал приказов о предоставлении отпусков?

В нашей организации (агентство недвижимости со штатом 22 человека) нет своей кадровой службы. Руководитель назначил ответственного специалиста, который осуществляет заполнение и ведение трудовых книжек, а также отвечает за все кадровое делопроизводство. Но тут возник вот такой вопрос – в журнал регистрации приказов на отпуск (заполняем по установленному образцу) нужно вносить запись обо всех видах отпусков (по графику, учебный, по уходу за ребенком) или для каждой категории заводить отдельный?

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска (образец) – документ, который отображает периодичность отпуска, основание для его предоставления, а также фиксирует сам факт предоставления отпуска каждому конкретному работнику.

Обратите внимание, что нельзя регистрировать все приказы на отпуск в одном журнале! В зависимости от продолжительности и вида отпуска все приказы дифференцируются по сроку их хранения на предприятии. Именно поэтому они регистрируются в разных журналах и хранятся отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск отображаются (регистрируются) все приказы на отпуск, имеющие срок хранения не более 5 лет. К этой категории можно отнести приказы с основанием: ежегодный оплачиваемый отпуск, перенос ежегодного оплачиваемого отпуска, учебный отпуск, отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска и т.д. Полный перечень приказов для работников можно уточнить в гл. 19 ТК РФ «Отпуска».

Если приказ необходимо хранить 75 лет – он регистрируется и хранится отдельно, для чего заводится журнал приказов о предоставлении отпусков, например, по личному составу. Здесь отображаются такие категории приказов: досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет, предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет и т.д.

Обратите внимание, оформление приказа должно осуществляться в соответствии с Унифицированными формами первичной документации по кадрам. Ознакомиться с бланком журнала регистрации приказов на отпуск можно в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, там закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

К сведению: с 01.01.2013г предприятия могут вносить изменения в формы первичной документации, при этом образец используемой формы должен быть утвержден приказом вашего руководителя. Регистрация приказа на отпуск происходит в соответствии с требованием законодателя, норма закреплена в ГОСТ Р 51141-98.

Ознакомиться с порядком нумерации приказов можно, изучив приказ Росархива от 27.11.00 № 68: «приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3)».

Кадровое делопроизводство - журналы учета - Все о кадрах

В данном материале поговорим о типовых кадровых документах.

Учет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется с помощью специального журнала.

В статье рассмотрим порядок составления журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

При оформлении форм приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в них указываются:

— наименование организации-работодателя;

— код по ОКПО;

— регистрационный номер документа;

— дата составления документа;

— фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;

— наименование структурного подразделения;

— должность (специальность, профессия);

— продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);

— в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;

— общая продолжительность отпуска (в календарных днях).

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.

Печать на приказе (распоряжении) не ставится.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Заранее производится оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.

Организации могут использовать формы журналов как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:

Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.

Так же как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

— фамилия и инициалы командируемого работника;

— структурное подразделение;

— должность (специальность или профессия) командируемого лица;

— место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Журнал учета приказов о командировании работников:

Дата и N служебного задания

Журнал учета приказов по личному составу (других кадровых приказов)

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам.

Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

— при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

— при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

— в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

— при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

— при предоставлении отпуска;

— при перемене фамилии и в других случаях.

Большинство приказов по личному составу имеет унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);

— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);

— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);

— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);

— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);

— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

А) наименование документа;

Б) дату составления документа;

В) наименование организации, от имени которой составлен документ;

Г) содержание хозяйственной операции;

Д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Ж) личные подписи указанных лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в положении об учетной политике организации.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

— наименование организации — автора документа;

— наименование вида документа — «Приказ»;

— дату и номер приказа;

— место издания;

— заголовок к тексту;

— текст (распорядительная часть и основание издания);

— визы согласования;

— отметку об ознакомлении с приказом работника;

— отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы N N Т-1, Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы N N Т-5, Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под подпись. На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы N N Т-6, Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N N Т-8, Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9, Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страну, город, организацию), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N N Т-11, Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией), также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под подпись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _____ рублей _____ копеек».

На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечания, выговора), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующий нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.

В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.

В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

Простые — содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

Сложные — содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

— индивидуальные — содержат информацию только об одном работнике;

— сводные — содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.

Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под подпись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Все приказы по личному составу обязательно регистрируют, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указывают дату и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

— обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

— применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

— при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, N 1у — об увольнении, N 1/км — о командировании, N 1/о — об отпуске, N 1/п — о поощрении);

— для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. сроками их хранения — 5 и 75 лет.

Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Пример. Гражданином Королевым Д. П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2014 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2014 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д. П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2014 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2014 г. N 244к о приеме на работу Королева Д. П. с 17 июля 2014 г.

Предположим, что 20 июля 2014 г. водителя Иванова С. С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2014 г. N 245к.

Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:

Перевести на должность сторожа по состоянию здоровья

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.

Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименования его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи таких сведений следующая:

Лицо, ответственное за ведение журнала

должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

И скреплено печатью ____________________________ листов

Начальник отдела кадров ____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«__» ___________ 20__ г.

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6

(подпись) (расшифровка подписи)

Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ___ в графе N ___ недействительна»), и указываются новые сведения.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г. установлены следующие сроки хранения: