Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция секретаря на телефоне

Рейтинг: 4.9/5.0 (542 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Содержание обучающей инструкции секретаря - Студопедия

Содержание обучающей инструкции секретаря

В разделе «Общие положения» производится точное, краткое, недетализированное объяснение, почему работа существует. Инфор­мация для этого может быть получена на основании ответов на сле­дующие вопросы:

Почему работа существует?

Каким целям отвечает должность секретаря?

Что для этого должен сделать секретарь?

Другие элементы данного раздела совпадают с теми, что обычно входят в состав должностной инструкции.

Раздел «Функциональные обязанности и права» — важнейший элемент описания работы. В других разделах обязанности, требую­щие детализации и пояснения особенностей их выполнения, могут быть в расширенном варианте повторены, например функция кон­троля исполнения документов в разделе «Документация».

Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основы­ваются на следующих посылках:

обязанности нацелены на ключевые результаты работы;

обязанности описывают конечные результаты работы, они гово­рят «ЧTO» а не «как»;

обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату.

Определения основных обязанностей должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, проблемно-ориентированными, точными, иерархи­чески связанными с описываемой работой.

Перечень основных обязанностей для хорошо структурирован­ной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельнос­ти), то вполне вероятно, что в описание работы включены второсте­пенные обязанности.

Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения оп­ределенных действий, право осуществления контроля, способы со­гласования вопросов и т.п.

Все обязанности подразделены на две группы: организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. органи­зационные операции также документируются, например при проведе­нии совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоко­ле». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) - прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей на­правлено на эффективное циркулирование информации в учрежде­нии, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогатель­ных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, на повышение культуры управленчес­кой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;

предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» — определение корреспонденции, направляемой для анализа и приня­тия решения руководителем;

составление проектов резолюций для важнейших документов; направление документов, не требующих рассмотрения руково­дителем, непосредственно в структурные подразделения или ответ­ственным исполнителям;

обработку и отправку корреспонденции; организацию передачи документов внутри организации; составление номенклатур дел; формирование дел;

контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предваритель­ную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе цен­ности документальных материалов;

составление описей на материалы постоянного, долговременно­го хранения и по личному составу;

составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

постоянный контроль за правильным оформлением всей доку­ментации, образующейся в деятельности организации;

оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указан­ных обязанностей является:

решение вопросов оптимизации документооборота организации; эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем администра­тивных функций (организации распорядительства, контроля, коор­динации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как пере­говоры, презентации, совещания, прием посетителей, командиров­ки, секретарь обязан:

1. При проведении плановых совещаний:

совместно с руководителем уточнить дату, место и время прове­дения, его повестку, состав участников, докладчиков; оповестить участников;

уточнить с руководителем регламент совещания; обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;

обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

2. При организации приема посетителей секретарь должен диф­ференцирование подходить к трем категориям: прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обя­зан:

иметь график приема;

вести учет посетителей;

контролировать принимаемые в ходе приема решения;

следить за очередностью приема и регламентом бесед.

Четкое выполнение названных процедур позволит:

оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;

сэкономить время руководителя;

спланировать текущую и перспективную работу руководителя.

3. При подготовке командировок руководителя секретарь:

подбирает необходимую для командировки информацию;

готовит совместно с руководителем программу командировки;

оформляет командировочное удостоверение и другие докумен­ты;

по возвращении руководителя обрабатывает материалы по ко­мандировке;

информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятель­ности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:

поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

при необходимости размножение информации;

составление информативно-обзорных рефератов;

ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя, и ее запись в дневнике или других учетных доку­ментов.

В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучаю­щих инструкциях содержатся критерии и ограничения к подбору кандидата на должность. Могут быть перечислены конкретные лич­ностные качества. Достаточно полный и конкретный перечень дело­вых и индивидуальных качеств секретаря представлен известным ис­следователем Харрисоном. Некоторые формулировки и положения изменены или дополнены.

Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.

профессиональные навыки секретарской работы: высокая ква­лификация в области стенографии, машинописи, работе со средст­вами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязан­ностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганиза­ции и организационных навыков, умение четко и оперативно испол­нять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечи­вать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя от­ветственность по решению поставленных руководителем задач, ос­вобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение доку-ментационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и уме­ние, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятель­ные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциаль­ность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденци­альной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформ­лению командировок;

лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросове­стность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении те­лефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, не­обходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стрем­ление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;

вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности се­кретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

В разделе может быть представлена схема рабочего места секре­таря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);

средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное обору­дование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

копировальные средства и аппараты;

офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне ав­томатизации работы секретаря.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень не­большом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не ска­заться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точ­ное отображение звуковой информации.

Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Средства обработки документов, перечисленные выше, требуют­ся секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при боль­шом объеме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, на­пример телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.

При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переме­нам. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

постепенное вхождение в работу;

обязательное чередование труда и отдыха;

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в лю­бом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть надень или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Объективная основа четкого планирования — это наличие в ра­боте секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназна­ченной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дуб­лирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. При планировании работ секретарь должен знать, что на­иболее благоприятное время для выполнения творческих или труд­ных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и цо второй половине дня, от 14 до 17 часов, рабо­тоспособность наиболее высокая. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется пла­нировать на одно и то же время рабочего дня, например обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.

Приведем пример раздела обучающей инструкции о структуре затрат рабочего времени секретаря на выполняемые им операции.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередно­го решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем днев­нике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограм­мы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей инфор­мационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соот­ветствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с ука­занием руководителя. Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы.

19. Наметить мероприятия на следующий день. Конец рабочего дня:

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответст­вующие отделы о необходимости подготовки к проведению опреде­ленных мероприятий.

21. Если руководитель остается работать после окончания рабо­чего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок"свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.

В разделе обучающей инструкции «Документация» не только перечисляются все виды документов, с которыми работает секретарь, но даются также правила заполнения этих документов, приводятся образцы их форм и т.п. В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией с внешними и внутренни­ми «корреспондентами» (подразделениями, ответственными испол­нителями, вышестоящими организациями и др.):

В отдельной таблице можно зафиксировать все информацион­ные связи секретаря и руководителя.

Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Вза­имоотношения секретаря» и «Ответственность» принципиально не отличаются от должностной инструкции, их анализ не дается.

Литература к главе 13

1. БондыреваТ.Н. Секретарское дело. - М. Высшая школа, 1989. -383с.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. -76 с.

3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Выпуск 1. - М. 1989. - 272 с.

4. Кузнецова Т.В. Серова Г.А. Андреева В.И. Литвинцева Н.А. Секретарское дело //Спецвыпуск журнала «Секретарское дело», 1996.

5. Основы законодательства Российской Федерации об архив­ном фонде Российской Федерации и архивах. - М. 1993. - 14 с.

6. Ришар П. Секретарь учреждения. - М. Экономика, 1983.

7. Управление персоналом организации. Учебник. - М. ИНФРА-М, 1997.

8. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. -М. Экономика, 1985. - 128 с.

инструкция секретаря на телефоне:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Должностная инструкция оператора на телефоне

    Раздел должностные инструкции содержит более 200 должностных инструкций руководителей и специалистов различных направлений бизнеса.

    должностные инструкции директора, начальников, заместителей

    -должностные инструкции менеджера, инженера, бухгалтера, экономиста

    должностные инструкции заведующих, администраторов, операторов, врачей

    должностные инструкции секретаря, продавца, кассира, консультанта

    -должностные инструкции слесаря, плотника, электрика, уборщицы

    Разделы: Франчайзинг, Покупка бизнеса, Продажа бизнеса, Оценка бизнеса, Обзоры готового бизнеса, Аналитика готового бизнеса, Советы по готовому бизнесу, Статьи про готовый бизнес.

    Готовые бизнес-планы по различным отраслям бизнеса, составление бизнес плана, бизнес планирование.

    Разделы: Ипотечное кредитование, Потребительское кредитование, Кредиты для бизнеса, Условия кредитования, Кредитные карты, Автокредит, Банки, Лизинг.

    Разделы: Инвестирование, Советы инвестору, Инвестиционные фонды, ПИФ, Доверительное управление, Управляющие компании, Инвестиционные компании, Финансирование, Иностранные инвестиции, Налоги инвестора.

    Разделы: Финансовый менеджмент, Финансовый маркетинг, Финансовые расчеты, Кассовые операции, Личные финансы, Автоматизация бизнеса, Безопасность финансов, Аудит,Управленческий учет, Зарплата, Командировочные расходы, Бухучет, Кредит, Вклады.

    Трудовые договора, Договора аренды, Договора купли-продажи, Договора на оказание услуг, Договора поставки, Договора подряда, Типовые договора, Образцы договоров.

    Разделы: Идеи бизнеса, Свой бизнес, Идеи малого бизнеса, Архив бизнес идей.

    Типовые должностные инструкции и образцы должностных инструкций различных работников.

    Разделы: Рынок страхования, Авто страхование, Медицинское страхование, Страхование недвижимости, Страхование вкладов.

    Разделы: Реклама, Маркетинг, Брэнды, Маркетинговые исследования, Карьера.

    Должностная инструкция оператора на телефоне

    Должностная инструкция оператора на телефоне

    I. Общие положения

    1. Оператор на телефоне относится к категории специалистов.

    2. На должность Оператора на телефоне назначается лицо, имеющее среднетехническое, незаконченное высшее или высшее образование и стаж работы области телефонных продаж (маркетинга) не менее года.

    3. Назначение на должность Оператора на телефоне и освобождение от нее производится приказом Генерального директора Предприятия по представлению Начальника Отдела поддержки продаж, с согласия Коммерческого директора.

    4. Оператор на телефоне должен знать:

    4.1. Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в сфере оптовой и розничной торговли продуктами питания.

    4.2. Правила заключения и исполнения договоров на поставку продукции.

    4.3. Порядок расчетов по договорам.

    4.4. Особенности технологии работы с Клиентом по телефону.

    4.5. Базу данных «ХХХ», а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.

    5. Оператор на телефоне подчиняется непосредственно Начальнику Отдела поддержки продаж или лицу, его замещающему, выполняет поручения Коммерческого директора.

    6. На время отсутствия Оператора на телефоне (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет другой Оператор на телефоне, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    II. Задачи должности

    1. Обеспечивает телефонный прием стандартных заказов Клиентов.

    2. Дает Клиентам справочную информацию, касающуюся цен, ассортимента и условий Компании «ХХХ».

    3. Поддерживает и развивает имеющуюся Клиентскую базу Компании.

    4. Полностью выполняет все требования Компании по технологии и методике телефонных продаж.

    5. Обеспечивает в работе с Клиентами точность, оперативность, ответственность и компетентность.

    III. Должностные обязанности

    Оператор на телефоне:

    1. Принимает звонки Клиентов.

    2. Определяет тип Клиента («рыночник», «ключевой Клиент», «собственная точка», «розница», «региональный» и т.п.) и закрепление Клиента за конкретным Менеджером.

    3. В соответствии с принятой в Компании технологией и методикой лично принимает заказ у всех Клиентов, кроме ключевых и новых (позвонивших впервые и не имеющих закрепленного за ними Менеджера).

    4. Ключевых Клиентов переключает на соответствующего Менеджера. В случае отсутствия Менеджера, переключает на другого Менеджера по Ключевым Клиентам. Если в данную минуту нет ни одного доступного Менеджера по Ключевым Клиентам — переключает на Начальника Отдела оптового сбыта.

    5. Перед приемом заказа, проверяет по компьютеру наличие за данным Клиентом просроченной или сверхнормативной дебиторской задолженности. Заказ принимает только в случае отсутствия таковых.

    6. В случае наличия у Клиента просроченной или сверхнормативной задолженности, переключает его на закрепленного за ним Менеджера либо на Финансовую службу.

    7. Принимая заказ, обязательно обращает внимание Клиента на новый товар в ассортименте Компании, на особые позиции по указанию Руководства Коммерческой службы, а также напоминает ему о товаре, традиционном для данного Клиента (типа Клиентов). Никогда не заканчивает прием заказа не предложив Клиенту еще трех-четырех позиций сверх того, что он уже заказал.

    8. При необходимости, консультирует Клиента по оптимальному составлению ассортимента исходя при этом из специфики бизнеса данного Клиента и из стратегической нацеленности Компании «ХХХ» на долгосрочное сотрудничество с данным Клиентом.

    9. В рамках условий, упомянутых в п. 8, а также с учетом качества существующей задолженности Клиента и его кредитной истории, стремится к максимальному размеру Заказа не только по объему, но и по ассортименту.

    10. На основе действующих в Компании «ХХХ» правил и нормативов определяет размеры скидок (колонку прайс-листа).

    11. В случае возникновения нестандартной ситуации, консультируется с Начальником соответствующего Отдела сбыта.

    12. Принимая заказ, детально согласовывает с Клиентом ассортимент и сумму заказа, согласовывает время доставки, обязательное наличие в указанное время ответственных лиц Клиента, уполномоченных принимать товар, совершать (если необходимо) расчеты и подписывать нужные документы.

    13. В случае приема заказа от регионального Клиента согласовывает форму оплаты, время прибытия Клиента в Москву или реквизиты по отправке товара Клиенту.

    14. Регистрирует все звонки Клиентов и все принятые заказы, оперативно передает информацию Менеджерам Отделов для отслеживания исполнения Заказов.

    15. Звонки от новых Клиентов передает Начальникам соответствующих отделов для последующего закрепления за одним из Менеджеров.

    16. Делает инициативные звонки по картотеке «заснувшим» Клиентам-рыночникам.

    17. Делает звонки Клиентам по указаниям Начальников отделов сбыта, докладывает о результатах этих звонков поручившему Начальнику отдела сбыта.

    18. В случае запроса Клиентом (потенциальным Клиентом) справочной информации, касающейся ассортимента, цен, условий по доставке, сертификатного обеспечения и т.п. — предоставляет всю необходимую информацию. При необходимости обеспечивает отправку факса.

    19. В случае звонка Клиента (потенциального Клиента) с целью иной, чем заказ либо получение справочной информации — переключает его на соответствующего Менеджера, а в случае отсутствия Менеджера — на соответствующего Начальника отдела сбыта.

    20. В любом случае, оперативно передает все полученную информацию о замечаниях и/или пожеланиях Клиентов заинтересованным Отделам Компании.

    21. Поддерживает принятые в Компании фирменные технологии и методики работы с Клиентами.

    22. В случае производственной необходимости — оказывает помощь в работе другим операторам на телефоне или на выписке.

    23. При наличии соответствующих решений Руководства проводит работу по реализации специальных программ скидок и бонусов, других сбытовых акций.

    24. Постоянно повышает свой профессиональный уровень.

    25. Обеспечивает своевременное оформление всей предусмотренной отчетности и иной рабочей документации.

    26. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны.

    27. Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.

    28. Выполняет служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников.

    Оператор на телефоне вправе:

    1. Знакомиться с решениями Руководства Предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции.

    2. Вносить на рассмотрение Начальника Отдела поддержки продаж, Коммерческого директора предложения по улучшению сбыта продукции.

    3. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений Компании.

    4. Запрашивать через Начальника Отдела поддержки продаж, информацию и документы от Руководителей подразделений и специалистов, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

    5. Сообщать непосредственному Руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности Предприятия и вносить предложения по их устранению.

    Оператор на телефоне несет ответственность:

    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    2. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    3. За допущенные в работе ошибки, приведшие к невыполнению установленных Руководством целевых показателей Отдела — в пределах переменной части заработной платы.

    VI. Критерии оценки деятельности Оператора на телефоне

    Критериями оценки деятельности Оператора на телефоне являются:

    Достижение Отделом целевых показателей.

    Отсутствие обоснованных претензий к Оператору со стороны структурных подразделений Коммерческой службы.

    Оперативность, точность и аккуратность при приеме заказов, отсутствие ошибок.

    Отсутствие обоснованных претензий со стороны Клиентов.

    Отсутствие негативных оценок со стороны Руководства Компании и Руководства Коммерческой службы.

    VII. Заключительные положения

    1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

    2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность Оператора на телефоне могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций Коммерческой службы.

    3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом Генерального директора Предприятия.

    Перейти в другие разделы сайта :

    Перепечатка материалов сайта без установки активной ссылки на сайт alti.ru запрещена.

    Hotprog140: Новости

    Работников. Скачать должностную инструкцию секретарь на свой компьютер. Проверять номера телефонов заказчиков по базе. Фиксировать.

    Должностная инструкция. диспетчер на телефоне Должностная инструкция. пресс- секретарь (специалист по средствам массовой информации).

    1. Общие положения 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов. 1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров (менеджера по персоналу, иного должностного лица). 1.3. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.

    Бланки: Должностная инструкция секретаря -референта 3.8. проводит работу по обеспечению связей организации ( телефон, факс, компьютер и др.).

    • Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать.
    • ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия ( телефон, факс и т. п.). 3.7.
    • Бланки: Должностная инструкция секретарю -референту. работу по обеспечению связей организации (фирмы) ( телефон, факс, компьютер и др.).

    Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д. К списку должностных инструкций УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности секретаря Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 3. Права секретаря Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность секретаря Секретарь несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. К списку должностных инструкций

    Должностная инструкция секретаря | Должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ. ответственного секретаря административной комиссии. при администрации Советского района. 1. ОБЩИЕ.

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря 2, На должность секретаря назначается лицо„ которое имеет начальное профессиональ- Передает и принимает информацию из приемно-переговорного устройства ( телефон.

    Soft-load99: Новости

    Должностная Инструкция Секретарь Телефон

    Должностная Инструкция Секретарь Телефон

    Должностная инструкция секретаря руководителя

    Подборка наиболее важных документов по вопросу Должностная инструкция секретаря руководителя (нормативно-правовые акты, формы, статьи.

    Типовой образец УТВЕРЖДАЮ ___________________________________ (инициалы, фамилия) (наименование организации, пред- ________________________ приятия и т.п. его организационно- (директор или иное долж- правовая форма) ностное лицо, уполномо- ченное утверждать долж- ностную инструкцию) " " ____________ 20__г. м.п. Должностная инструкция секретаря руководителя ______________________________________________ (наименование организации, предприятия и т.п.) " " ______________ 20__г. N_________ Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с __________________________________________ (наименование должности лица, на которого ______________________________________________________ и в соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. I. Общие положения 1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей. 1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее __________ лет. 1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению ________________________________________________________________________. 1.4. Секретарь должен знать: - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия; - положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; - устав предприятия; - организацию делопроизводства; - методы оформления и обработки документов; - архивное дело; - машинопись; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; - основы этики и эстетики; - правила делового общения; - правила эксплуатации вычислительной техники; - основы административного права и законодательства о труде; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; 1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю ________________________________________________________________________. (предприятия, структурного подразделения) 1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.7. ______________________________________________________________. II. Должностные обязанности Секретарь: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. 2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. 2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. 2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. 2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя. 2.17. _____________________________________________________________. III. Права Секретарь имеет право: 3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 3.6. ______________________________________________________________. IV. Ответственность Секретарь несет ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________ (наименование, _____________________________. номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) _________________________ (подпись) " " _____________ 20__г. СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись) " " ________________ 20__г. С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _________________________ (подпись) " " _____________ 20__г.

    Секретарь референт генерального директора: должностная инструкция

    Должностная инструкция секретаря -референта фирмы. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя фирмы и сотрудников;.

    Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать.

    Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на Секретарь руководителя относится к категории технических отделением экстренной психологической помощи по телефону. должностная инструкция;.

    Работников. Скачать должностную инструкцию секретарь на свой компьютер. Проверять номера телефонов заказчиков по базе. Фиксировать.

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия ( телефон, факс и т. п.). 3.7.

    1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применение средств вычислительной и организационной техники; - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; - выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO). 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Другие инструкции в разделе: - Мерчендайзер: должностная инструкция; - Должностная инструкция юрисконсульта отдела регистрации; - Должностная инструкция инженера по стандартизации.