Положение о канцелярии

1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

1.5. [Вписать нужное].

2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.

2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.

2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].

2.5. [Вписать нужное].

На канцелярию возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация делопроизводства на предприятии.

3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.

3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

3.4. [Вписать нужное].

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. [Вписать нужное].

5.1. Канцелярия имеет право:

- давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

- требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

- требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

- вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.3. [Вписать нужное].

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

- сохранность принятых в работу документов;

- соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

- соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

7.4. [Вписать нужное].

Руководитель структурного подразделения

[число, месяц, год]

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

[число, месяц, год]

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

1. Общие положения:

1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным

1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

распорядительными материалами государственных и вышесто­ящих организаций,

Положением о данной организации,

Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации, Положением о канцелярии.

2. Основные задачи и функции:

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и регистрируемой внутренней документации;

организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;

осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.

2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

Секретариат (включая референтов):

рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;

подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;

готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;

обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;

производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из них;

осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате учреждения;

разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата учреждения; разрабатывает перечень нерегистрируемых документов: составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.

осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;

осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;

анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:

осуществляет учет и регистрацию документов;

подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;

наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;

обеспечивает методическое руководство организацией работы с документами в учреждении и подведомственных ему организациях;

организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;

осуществляет учет документов «Для служебного пользования»,

находящихся в структурных подразделениях учреждения;

производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей;

составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения:

осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан;

готовит на рассмотрение руководителю организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение: осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;

организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции:

осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;

осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;

производит отправку исходящей корреспонденции;

осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города.

производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.

осуществляет работу по перепечатке на ПК служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;

осуществляет считку и правку перепечатанного материала;

производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на ПК.

3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии:

3.1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

3.2. Начальник канцелярии имеет право:

требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству учреждения, а также информацию о выполнении заданий руководства учреждения;

привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства учреждения;

вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;

утверждать должностные инструкции работникам канцелярии.

3.3. На начальника канцелярии возлагается:

организация работы с документами;

рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения:

проверка качества подготовки и оформления всех документов, представляемых на подпись руководителю организации;

организация подготовки материалов, касающихся деятельности учреждения и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;

проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;

организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях.

3.4. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.

3.5. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.

Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Методические указания по выполнению курсового проектирования для студентов специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление» очной и заочной формы обучения

Выбор темы
Тема курсового проекта в общем случае представляет собой анализ и усовершенствование системы документационного обеспечения на предприятии в соответствии с требованиями, пройденными на курсе «Основы

Оформление и порядок выполнения курсовых проектов
Работа над курсовым проектом проводится студентом самостоятельно, при консультации преподавателя, ведущего занятия в группе, по материалам хозяйства, в котором студент проходил организационно- техн

Методические указания
Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами: - централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в еди

План главы
2.1. Основные принципы рациональной его организации. 2.2. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции

Методические указания
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скор

Методические указания
Цель анализа - оценка существующего уровня организации делопроизводства на предприятии. Для достижения этой цели студент должен подробно ознакомиться с действующей на предприятии системой

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?

Положение о канцелярии

• Юридическая фирма Ангард. Основана в 2012 году, с целью оказания правовой поддержки населению, в 2013 с приходом новых специалистов, нам удалось прочно закрепиться на рынке корпоративного права (регистрация ООО, регистрация некоммерческих организаций, арбитраж, юридическое и бухгалтерское обслуживание).

Сегодня мы предлагаем качественные юридические и бухгалтерские услуги, как организациям, так и гражданам, опыт наших специалистов: юрист - более 17 лет, бухгалтер - более 10 лет! Любая форма оплаты. Задать вопрос Положение о канцелярии

_____________________________________________________________
(наименование работодателя)

_______________________________
(гриф утверждения)

_______________________________
(отметка об учете мнения представительного
органа работников)

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:

• Устава предприятия (учреждения, организации);
• настоящего Положения;
• трудового законодательства.

2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.1.2. Анализ работы по делопроизводству.

2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.

2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).

2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.

3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.

3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Подписи, визы согласования

Как правильно заполнить извещение о ДТП?

Как показывает практика, наибольшее количество ошибок в извещении о ДТП доп.

Регистрация компании в Польше. Что нужно для быстрой регистрации

Наличие статуса учредителя позволяет иностранцу получить визу для бизнес-по.

Положение о канцелярии - образец РБ 2016

1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением ____________________________________ и подчиняется непосредственно Генеральному директору.

2. Заведующий канцелярией назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

3. Структуру и штат канцелярии утверждает Генеральный директор ________________________________ с учетом объемов работы и особенностей производства.

4. Организация и руководство службой делопроизводства в ____ ________________________________.

5. Основными функциями канцелярии являются:

5.1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

5.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

5.3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документов.

5.4. Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях предприятия и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив.

5.5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства.

5.6. Принятие мер к своевременному обеспечению работников службы делопроизводства инвентарем, оборудованием и средствами механизации управленческого труда, ПЭВМ.

5.7. Печатание и размножение служебных документов.

5.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

5.9. Оформление командировочных документов, регистрация работников, приезжающих на предприятие в командировку.

6. Канцелярия имеет право:

6.1. Требовать от руководителей подразделений и исполнителей справки и другие материалы, необходимые руководству предприятия, а также информацию об исполнении документов, решений и заданий руководства предприятия.

6.2. Проверять правильность ведения делопроизводства в подразделениях, указывать руководителям подразделений невыявленные недостатки и требовать их устранения.

6.3. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил делопроизводства.

7. Получает от _____________________:

- проекты приказов и распоряжений на подпись руководству;

- исходящую с предприятия корреспонденцию.

8. Представляет __________________________:

- поступающую на предприятие корреспонденцию; копии распорядительных документов;

- бланки, формы согласно классификатору, разработанному на предприятии; методическую помощь в вопросах ведения делопроизводства.

9. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на канцелярию задач и функций несет заведующий канцелярии.

10. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 02 октября 2016

Положение О канцелярии

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
00.00.0000

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. Руководство канцелярии:
1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).
1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

№ п/п Задачи Функции
3.1 Организация делопроизводства на предприятии.
Ведение делопроизводства на предприятии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Формирование дел и их сдача на хранение.
Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
Выполнение копировальных и множительных работ.
Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты.
4.2. Внутренние документы:
Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
№ п/п Подразделение По вопросам
5.1 Со всеми подразделениями предприятия - ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6.1. Канцелярия имеет право:
6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
6.1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
6.1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
6.1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
6.1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
6.1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
6.1.7.
6.2. Заведующий канцелярией также вправе:
6.2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6.2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.
7.2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
7.2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
7.3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.
По результатам рассмотрения выносится решение:
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения
(подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00