Рейтинг: 4.6/5.0 (1808 проголосовавших)Категория: Инструкции
В российском малом и среднем бизнесе сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией в организации или у предпринимателя часто поручается работникам, для которых такая работа не характерна. В одних организациях вопросами работы с договорами занимаются сейл-менеджеры, в других – бухгалтеры или специалисты, которые исполняют условия договоров между организациями в рамках своих трудовых обязанностей.
Понятно, что какими бы хорошими специалистами в своей области не были эти специалисты, скорее всего они не являются специалистами в области гражданского права, а это в первую очередь означает, что за основу будущего договора берется типовая форма договора (из интернета или других источников) и в такую форму вписываются лишь название организации. Другими словами, при наличии договора, содержание которого не учитывает все нюансы сделки, любая из сторон такого договора может попасть впросак.
Многие руководители организаций убеждены, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации по договору. Очень часто позже выясняется, что два честных человека по-разному поняли друг друга. Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что любой договор может содержать налоговые риски даже когда организация не пользуется схемами ухода от налогов, своевременно платит налоги и проводит проверку контрагента на добросовестность. А это означает, что любая (даже простейшая) ошибка в договоре может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению уголовного дела по одной из "налоговых" статей Уголовного кодекса РФ. Такое развитие событий может существенно снизить репутацию организации в глазах партнеров и отрицательно повлиять на результаты хозяйственной деятельности.
Договорная работа в организацииНачиная разговор о договорной работе необходимо вспомнить, что под договором в российском законодательстве понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
В основе договора лежит принцип свободы договора, который закреплен в статье 1 Гражданского кодекса РФ. Стороны договора заключают договор только по своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Этот основной принцип гражданского законодательства призван обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота и хозяйственной деятельности, необходимым условием которого является равноправие его участников.
Не смотря на кажущуюся простоту, для составления договоров требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд, к примеру, определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали.
Стороны договора определяют его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда законодательством такое условие не урегулировано императивно. Сразу же хочу успокоить, что Гражданский кодекс РФ содержит минимальное количество императивных норм, а большинство из них – диспозитивные, т.е. содержащие оговорку "если иное не предусмотрено договором (соглашением сторон)". Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой, а если не сделают или не захотят этого сделать, то в силу вступят нормы права "по умолчанию", т.е. диспозитивная норма.
Бывают случаи, когда какое-либо условие не определено ни в договоре, ни в диспозитивной норме закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота. применимыми к отношениям сторон.
При заключении договора принято выделять несколько этапов договорной работы:
подготовка к заключению договоров (заключение предварительных договоров; определение и согласование всех условий с контрагентами);
заключение договоров (оформление документа);
исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).
Проекты договоров обычно разрабатываются юристами, а спецификации (технические задания) – определяются заинтересованным отделом (лицом) – инициатором заключения договора. Эти документы формирует инициатор заключения договора и вместе со всеми приложениями, предложениями и возражениями контрагента, протоколами разногласий и другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением организации. Традиционной формой проверки соответствия проектов договоров интересам и возможностям организации является визирование (согласование).
В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий.
Кроме разработки самого проекта договора в рамках этого этапа договорной работы лучше принять меры по проверке контрагента на добросовестность. Хотя законы России не обязывают ни одну из сторон договора проверять добросовестность контрагента по договору, в последнее время налоговые инспекторы при проверках тщательным образом проверяют всех контрагентов компании на наличие признаков "однодневок". Основной аргумент — компания должна выбирать клиентов с должной осмотрительностью.
Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?
Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.
Само по себе нарушение налогового законодательства контрагентом не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Но факт получения необоснованной налоговой выгоды может быть признан, если налоговики докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.
Подробнее о проверке контрагентов на добросовестность можно прочитать в статье "Проверка контрагента на добросовестность ".
Момент заключения договора очень важен, так как именно с ним связано возникновение обязательств у каждой из сторон договора, с него начинают отсчет сроки оплаты и исполнения обязательств, установленные условиями договора.
Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения договоров.
Контроль за исполнением условий каждой стороной договора различен – если одна сторона контролирует своевременность и полноту оплаты, то другая – сроки и качество выполняемых работ, услуг.
Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов.
Контроль за своевременным и надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все подразделения организации, связанные с ведением договорной работы. В данной работе велико значение юриста (юридического отдела). На мой взгляд именно юристы должны разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на своевременное и надлежащее исполнение своих обязательств по договору, координировать в этом плане деятельность всех подразделений организации. Здесь юристу, наряду с другими структурными подразделениями, необходимо наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Только такой подход позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензий и исков, а зачастую – и обойтись без суда или принять обеспечительные меры.
Регламентация договорной работыОдной из особенностей договорной работы является то, что регулирование процесса договорной работы полностью зиждется на локальных нормативных актах организаций. В связи с этим встречаются случаи конфликта интересов контрагентов в процессе заключения и исполнения условий договора, когда в локальных нормативных актах одной организации – стороне договора установлен один порядок, а у другого контрагента – другой.
Поскольку регламентация договорной работы зависит только от опыта и воображения руководителя и автора этого локального нормативного акта, на практике встречаются такие регламенты договорной работы, как положение (регламент, инструкция) по ведению договорной работы, в которых (в едином документе ) описаны все бизнес – процессы с момента получения оферты от контрагента и до момента подачи иска в суд, так и локальные нормативные акты, в которых прописаны лишь отдельные бизнес – процессы (к примеру, положение о претензионной работе).
О том, что достаточно большая часть бизнеса работает вообще без каких-либо локальных нормативных актов, регулирующих договорную работу в организации, в рамках этой статьи упоминать смысла нет. Хочется лишь отметить другую крайность – чрезмерная "зарегулированность" этого бизнес – процесса рождает "мертвые" правила ведения бизнеса.
Как правило, в организации кроме локального нормативного акта о договорной работе разрабатываются и типовые формы договоров и другой договорной документации. Они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Вместе с тем надо понимать, что такие типовые формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.
Этапы договорной работы в организации
Подготовка проекта договора
Работа с договорами носит эффективный характер, если в организации разработаны типовые формы договора по основным видам деятельности и эти типовые формы размещены на внутреннем сервере организации с правами доступа.
Благодаря этому, работник – инициатор заключения большинства договоров может достаточно быстро подготовить договор, а нагрузка на юриста останется лишь в части разработки не типового договора под конкретную ситуацию.
Остается только присвоить договору номер и указать дату его заключения. Обычно учет договоров в организации ведут юристы или бухгалтерская служба.
Согласование проекта договораВ средних и крупных организациях проект договора проходит процедуру согласования. Обычно в такой процедуре принимают участие несколько отделов в таком порядке: заинтересованное в заключении договора подразделение, бухгалтерия, финансовый отдел, юридический отдел.
Если к проекту договора имеются замечания и предложения, то они оформляются в виде комментариев или сопроводительных служебных записок к договору в бумажном или электронном виде. Обобщив все замечания и предложения юристы дают свою оценку руководителю для принятия решения по заключению договора и дополнению его условий предложениями коллег.
К проекту договора также принято оформлять лист согласования в бумажном или электронном виде.
Контроль исполнения обязательств по договоруКонтроль исполнения своих обязательств контрагентом по договору осуществляется инициатором договора. Если обязательства не исполняются в полном объеме и в срок, то об этом сообщается в юридический отдел с приложением подтверждающих эти факты документов.
Необходимые условия договораАнализ условий договора достаточно подробно изложен в статье "Как составить договор ", поэтому в этой статье я лишь остановлюсь на отдельных самых важных условиях договора.
Статьей 432 Гражданского кодекса РФ установлено два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:
Сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора .
Достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким договорам.
Статья 432 Гражданского кодекса РФ относит к существенным следующие условия:
которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида;
относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Необходимо различать предмет и объект договора. Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается договор, а предмет, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе Гражданского кодекса РФ применительно к указанным в нем договорам.
Так как все споры возникают из-за денег, то в договоре следует детально определить порядок и форму расчетов.
Достаточно распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты:
в договоре предусматривается обязательный претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае, если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);
в установленных законом случаях стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например, определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;
с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда. В этом случае сторонам необходимо согласовать название и местонахождение постоянного действующего третейского суда, либо определить порядок формирования третейского суда.
В заключении рекомендую придерживаться следующей примерной структуры договора :
Реквизиты договора (наименование договора; место и дата его заключения).
Предмет договора (с подробным указанием объекта договора).
Срок действия договора.
Процедура согласования договора является одной из самых важных составляющих в процессе заключения и исполнения договора. Ведь от того, насколько верно со всех точек зрения будет составлен договор (юридической, финансовой, налоговой), зависит, насколько организация, инициировавшая его оформление, будет защищена при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Цель проведения процедуры согласования договора
Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор. удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя - в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе .
Порядок согласования договоров в организацииЛюбое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения .
Проект договора должен в обязательном порядке пройти согласование в таких подразделениях, как:
Без визы начальников данных подразделений никакой проект не может быть представлен руководителю на утверждение. При этом каждое из перечисленных подразделений может вносить мотивированные изменения в проект. как в части, касающейся деятельности самого подразделения, так и в части общих вопросов.
Все замечания оформляются в письменном виде и вместе с проектом возвращаются в подразделение-инициатор для дальнейшей доработки. И только после того, как все недочеты будут исправлены, проект будет отправлен на повторное согласование. и все визы начальников обязательных для согласования подразделений будут получены, договор направляется на утверждение руководителю.
Области ответственности подразделений при согласовании договоровПорядок согласования договоров требует от подразделения-инициатора подготовить целый пакет документов для дальнейшего рассмотрения другими службами. В пакет входят такие документы, как:
Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству. учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.
Финансово-экономической службой проводится анализ экономической целесообразности заключения договора. цены, указанной в конъюнктурной справке, проверка наличия денежных средств для оплаты приобретаемых товаров, услуг или работ, сроков и условий оплаты, соответствия текста соглашения требованиям действующих инструкций.
Служба делопроизводства контролирует соответствие структуры проекта действующим в организации нормативным документам. стилистические и грамматические аспекты, а также оформление идентификационных реквизитов документа.
Уважаемые победители конкурсного отбора по программе «Развитие»!
Статус заявки на получение финансирования по программе «Развитие» Вы можете отследить на портале http://online.fasie.ru.
Если вы нашли себя среди победителей конкурсного отбора по программе «Развитие» и в системе «Фонд-М» Ваша заявка имеет статус «Поддержана», для дальнейшей работы по заявке Вам необходимо заполнить договор.
1. Зайдите в систему «Фонд-М» под тем же логином и паролем, которые Вы использовали при подаче заявки.
2. Выберите раздел «Договоры» -> «Мои договоры».
3. В этом разделе уже присутствует черновик договора, заполненный на основе Вашей заявки. Откройте его и проверьте правильность заполнения полей, при необходимости заполните пустые поля. Обращаем Ваше внимание на следующие моменты:
- техническое задание должно давать полное представление о продукте, получаемом в результате выполнения договора, обязательно включая его количественные параметры;
- смета средств гранта и смета внебюджетных средств заполняются во вкладке «смета» в верхнем левом углу экрана;
- смета средств гранта должна соответствовать требованиям Фонда;
- в календарном плане должны быть прописаны все работы согласно сметам расходов. Работы за средства гранта и за собственные средства распределяете по 2-м этапам;
- показатели реализации инновационного проекта должны полностью соответствовать заявленным. Не допускается внесение изменений.
4. После заполнения всех обязательных полей нажмите «Подать» (в левой верхней части договора) и пришлите сообщение на электронный адрес куратора. Если все необходимые поля заполнены, договор перейдет в статус «Подан». Вы можете заполнять договор постепенно, в этом случае необходимо нажимать кнопку «Сохранить».
5. Сотрудники отдела сопровождения проектов проверяют и согласовывают следующие приложения к договору:
- показатели реализации инновационного проекта.
При наличии ошибок или замечаний договор будет возвращен Вам на доработку (статус «Отправлено на доработку»), о чем Вы будете оповещены в Системе. Подробности Вы сможете посмотреть в договоре по кнопке «Замечания». В этом случае Вам следует внести дополнительные исправления и повторно подать договор на проверку, а также прислать сообщение на электронный адрес сотрудников отдела сопровождения проектов.
6. Если договор не требует доработки, он будет согласован сотрудниками отдела сопровождения проектов (статус «Согласован»).
7. После согласования договора сотрудниками отдела сопровождения проектов необходимо сформировать два экземпляра печатных форм договора и приложений к нему. Для этого откройте договор и нажмите «Выгрузка файлов». Полученные печатные формы следует подписать и привести (направить) в Фонд. Даты документов проставляются в Фонде при подписании договора.
Пакет документов должен включать в себя:
1) Два подписанных экземпляра договора, включая:
- техническое задание на выполнение НИОКР;
- календарный план выполнения НИОКР.
- смету расходов средств гранта на выполнение НИОКР с расшифровками статей. (Рекомендации по составлению сметы )
- смету расходов внебюджетных средств на выполнение инновационного проекта.
- дополнение к договору (соглашению).
- плановые показатели реализации инновационного проекта.
2) Выписку из ЕГРЮЛ - оригинал или нотариально заверенную копию.
3) Копию устава предприятия, заверенную печатью и подписью руководителя.
4) Справку из банка об открытии или наличии расчетного счета - оригинал или заверенную печатью и подписью руководителя.
5) Реквизиты предприятия на фирменном бланке.
6) Только для форм предприятий - акционерных обществ - выписку из реестра акционеров, заверенную печатью и подписью руководителя.
7) Для предприятий, у которых доля юридического лица, либо юридических лиц в совокупности, больше 49%, необходимо предоставить оригинал, либо нотариально заверенную копию выписки из ЕГРЮЛ, копию баланса и отчета о прибылях и убытках за прошлый год и копию отчета о среднесписочной численности сотрудников за прошлый год по предприятиям-учредителям.
8. При получении печатных форм документов договор направляется на проверку и согласование в отдел финансирования проектов. Сотрудники отдела финансирования проектов проверяют и согласовывают смету расходов средств гранта и внебюджетных средств, проверяют правильность реквизитов предприятия и банка. При наличии ошибок или замечаний договор будет возвращен Вам на доработку (статус «Отправлено на доработку»), о чем Вы будете оповещены в Системе. Подробности Вы сможете посмотреть в договоре по кнопке «Обсуждение». В этом случае Вам следует внести дополнительные исправления и повторно подать договор на проверку. После согласования необходимо сформировать два экземпляра печатных форм исправленных документов. Для этого откройте договор и нажмите «Выгрузка файлов». Исправленные печатные формы следует подписать и привести (направить) в Фонд.
9. После согласования договора и приложений к нему сотрудниками отделов сопровождения проектов и сотрудниками отдела финансирования проектов печатные формы документов направляются на подписание руководству Фонда. После подписания договора руководством, он направляется на финансирование. В системе «Фонд-М» договору присваивается номер и присваивается статус «На исполнении».
Напоминаем Вам, что согласно п.6 Положения о конкурсе:
- победитель конкурса в 20-дневный срок с момента публикации результатов конкурса должен направить документы для оформления договора на согласование по адресу http://online.fasie.ru путем заполнения всех форм и вложением в электронном виде документов;
- в 10-дневный срок с момента согласования в системе документов, победитель конкурса должен предоставить в Фонд оригинал подписанного со своей стороны договора гранта со всеми указанными в нем приложениями.
В случае нарушения указанных требований Фонд вправе отказать победителю конкурса в заключении договора.
После согласования договора Вам необходимо записаться на личный прием для проверки документов к сотрудникам отдела сопровождения проектов по телефонам или электронной почте:
- Загидулин Игорь Владимирович - (495) 231-19-06 доб. 159 -zagidulin@fasie.ru
По содержательным вопросам Вы можете обращаться по указанным контактам к сотрудникам отдела сопровождения проектов.
По техническим вопросам, связанным с работой системы "Фонд-М" Вы можете обращаться в службу поддержки по электронной почте support@fasie.ru или по телефону +7 (495) 231-19-06 доб. 196 (пн-пт: с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00, время московское).
ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 29-10-2001 147 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ СОГЛАСОВАНИЯ. Актуально в 2016 году
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ СОГЛАСОВАНИЯ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общий порядок согласования, заключения, учета, ведения и контроля исполнения договоров (далее - договоры) в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент).
1.2. Судебный департамент заключает договоры в целях осуществления полномочий, возложенных на него Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", по организационному обеспечению деятельности:
- федеральных судов общей юрисдикции;
- органов и учреждений Судебного департамента;
- центрального аппарата Судебного департамента.
1.3. Инструкция определяет порядок:
- подготовки проектов договоров, одной из сторон в которых выступает Судебный департамент;
- согласования и заключения договоров;
- учета и хранения заключенных договоров;
- контроля исполнения договоров.
1.4. Судебный департамент заключает договоры в соответствии с нормами гражданского законодательства Российской Федерации, которые могут носить как возмездный, так и безвозмездный характер.
Договоры, предполагающие расходование средств федерального бюджета, средств государственных бюджетных фондов, заключаются в порядке, предусмотренном законом для договоров (контрактов) на закупку продукции, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
1.5. В аппарате Судебного департамента правом подписи договоров обладают следующие должностные лица:
- Генеральный директор Судебного департамента;
- первый заместитель и заместители Генерального директора Судебного департамента (по доверенности).
2.1. Основанием для подготовки проектов договоров в Судебном департаменте является:
- утвержденное Генеральным директором Судебного департамента распределение денежных средств по видам материальных средств верховным судам республик, областным, районным судам и управлениям (отделам) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации на централизованную закупку;
- решение конкурсной комиссии по результатам проведенного конкурса на закупку товаров, работ и услуг;
- резолюция Генерального директора Судебного департамента на мотивированной докладной записке начальников главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента (по вопросам их деятельности).
2.2. Подготовку проекта договора осуществляет подразделение Судебного департамента, на которое возложена реализация функций и задач, соответствующих предмету договора.
Работник такого подразделения, указанный в поручении первым, является основным исполнителем, персонально ответственным за подготовку проекта договора, его согласование и заключение, а также ведение заключенного договора (далее - исполнитель). В отсутствие исполнителя (увольнение, перевод на другую работу, продолжительная болезнь, командировка, отпуск) указанные функции переходят к работнику, исполняющему его обязанности в соответствии с поручением руководителя структурного подразделения.
2.3. Подготовка проекта договора начинается с изучения документов (решений), послуживших основанием для заключения договора.
2.4. За основу может быть принят проект договора, разработанный и представленный предприятием (учреждением), с которым планируется заключение договора, либо образец договора, разработанный юридическим отделом.
2.5. Содержание проекта договора должно соответствовать общим нормам гражданского законодательства и нормам специальных нормативных актов, регулирующих отдельные виды деятельности.
2.6. При подготовке проекта договора исполнитель должен установить предмет договора, обязательства сторон (с точки зрения механизма их исполнения), порядок внесения изменений, дополнений и прекращения его действия, а также другие существенные условия.
2.7. В процессе выработки условий договора исполнитель вправе обращаться за консультациями (заключениями):
2.7.1. В юридический отдел по вопросам соответствия положений проекта договора действующему законодательству, соблюдения формы и юридической терминологии при составлении отдельных статей (пунктов), разделов и всего проекта договора в целом.
В случае необходимости исполнитель может обратиться в юридический отдел с письменным запросом по содержанию отдельных положений (пунктов, подпунктов) проекта договора. При этом исполнитель обязан представить свой вариант рассматриваемых положений (пунктов, подпунктов) или подробно описать их содержание с определением цели и предполагаемого результата. В таких случаях письменное заключение юридического отдела должно иметь конкретную редакцию запрашиваемого положения (пункта, подпункта).
2.7.2. В Главное финансово-экономическое управление (далее - ГФЭУ) по вопросам уточнения размера, сроков и порядка оплаты, установления ответственности (финансовых санкций) за нарушение условий договора.
2.7.3. В структурные подразделения Судебного департамента по вопросам, относящимся к их компетенции.
2.7.4. В государственные органы и учреждения в установленном порядке по вопросам применения правовых актов или отдельных норм права.
2.8. Срок дачи заключения юридическим отделом, ГФЭУ, структурными подразделениями не должен превышать пяти рабочих дней с даты поступления запроса исполнителя.
3.1. Подготовленный проект договора согласовывается с заместителем Генерального директора, курирующим соответствующее подразделение Судебного департамента, с начальником структурного подразделения исполнителя, с председателем конкурсной комиссии Судебного департамента, начальником Главного финансово-экономического управления, заместителем начальника Главного финансово-экономического управления - главным бухгалтером Судебного департамента (далее - главный бухгалтер) и начальником юридического отдела.
По усмотрению Генерального директора Судебного департамента или его заместителя возможно дополнительное согласование проекта договора с иными должностными лицами Судебного департамента. Визы (подписи) проставляются на последнем листе договора и всех приложениях к нему того экземпляра, который в дальнейшем считается экземпляром Судебного департамента.
3.2. При согласовании проекта договора визы должностных лиц Судебного департамента имеют следующее значение:
3.2.1. Виза начальника главного управления (управления, самостоятельного отдела) Судебного департамента подтверждает, что предмет договора отвечает целям и задачам, стоящим перед Судебным департаментом, условия договора отвечают интересам судебной системы Российской Федерации, а порядок и сроки исполнения сторонами своих обязательств соответствуют реальным потребностям и возможностям их исполнения со стороны соответствующих подразделений Судебного департамента.
3.2.2. Виза председателя конкурсной комиссии Судебного департамента подтверждает, что указанный проект договора может быть заключен на основании решения конкурсной комиссии или в соответствии с действующим законодательством заключение такого договора не требует проведения конкурса.
3.2.3. Виза начальника Главного финансово-экономического управления подтверждает, что объемы бюджетного финансирования позволяют выполнить финансовые обязательства Судебного департамента в соответствии с представленным проектом договора, а также что ГФЭУ произведет резервирование средств для обеспечения оплаты товаров, работ и услуг по заключенному договору.
3.2.4. Виза главного бухгалтера подтверждает, что проект договора может быть принят к исполнению ГФЭУ и не содержит неприемлемых условий по срокам и порядку расчетов.
3.2.5. Виза начальника юридического отдела подтверждает, что проект договора не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, подготовлен и согласован в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, не содержит положений двойного толкования и может быть представлен на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителю.
3.3. Перед представлением проекта договора на согласование проект договора и все приложения к нему должны быть завизированы исполнителем.
3.4. Визы исполнителей от каждой из сторон, а также виза начальника юридического отдела проставляются на обороте каждого листа каждого экземпляра проекта договора и приложений к проекту договора, являющихся его неотъемлемой частью.
3.5. Проект договора и приложения к нему, представляемые на согласование, должны иметь сквозную нумерацию страниц. При согласовании проекта договора исполнитель обеспечивает представление указанным в пункте 3.1 должностным лицам Судебного департамента необходимых сопроводительных материалов.
3.6. Визирование проекта договора осуществляется должностными лицами Судебного департамента, указанными в пункте 3.1 настоящей Инструкции. Начальник юридического отдела визирует проект договора при наличии всех необходимых виз.
3.7. При наличии разногласий по условиям договора начальники главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента (в пределах своей компетенции) с участием работника юридического отдела и исполнителем проводят переговоры с представителями другой стороны (контрагента). При невозможности урегулирования спорных вопросов исполнителем совместно с юридическим отделом составляется протокол разногласий, который вместе с подписанным договором направляется другой стороне (контрагенту). При несогласии контрагента с протоколом разногласий или истечении срока для его принятия неурегулированные споры подлежат рассмотрению в установленном законом порядке.
3.8. Проект договора представляется на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям после подписания контрагентом, кроме случая, предусмотренного пунктом 3.7 настоящей Инструкции.
3.9. Срок согласования, оформления и заключения договоров, полученных от других сторон, составляет 30 дней, а договоры, заключаемые по результатам конкурса на размещение заказов на поставку товаров для государственных нужд, должны быть заключены не позднее 20 дней со дня проведения конкурса.
4.1. Договор после подписания передается в структурное подразделение, работник которого является исполнителем договора со стороны Судебного департамента.
4.2. Учет договоров, заключенных Судебным департаментом, осуществляется в юридическом отделе в журнале учета (Приложение N 1) с проставлением номера и даты на каждом экземпляре договора.
4.3. Все экземпляры договора, подписанные сторонами, исполнитель представляет в юридический отдел для учета. При этом исполнитель обязан представить копию договора со всеми приложениями и визами для хранения в юридическом отделе. Одну копию исполнитель оставляет в своем структурном подразделении для контроля за исполнением договорных обязательств.
4.4. Оригинал договора, содержащий условия о финансово-хозяйственной деятельности, исполнитель представляет в ГФЭУ (в отдел бухгалтерского учета и отчетности судебной системы или отдел бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента) для исполнения обязательств по оплате и хранению.
Оригинал договора, не содержащий условий о финансово-хозяйственной деятельности, хранится в структурном подразделении исполнителя.
5.1. Ведение заключенных Судебным департаментом договоров (обеспечение со стороны Судебного департамента исполнения обязательств сторон) осуществляет исполнитель.
5.1.1. Для организации исполнения обязательств сторон по договору исполнитель формирует дело, в которое подшивается контрольная копия договора со всеми приложениями, а также все материалы, имеющие отношение к процедуре подготовки проекта договора, и контрольный лист (Приложение N 2), в котором исполнитель отмечает выполнение обязательств сторон по договору.
В дальнейшем все оригиналы материалов (переписка), имеющие отношение к заключенному договору и не носящие характер прямых финансовых обязательств, хранятся в названном деле у исполнителя. Оригиналы материалов, носящие характер прямых финансовых обязательств, хранятся в ГФЭУ.
5.1.2. В процессе обеспечения исполнения обязательств сторон по договору исполнитель вправе обращаться за консультацией в юридический отдел. Такая консультация должна быть дана в сроки, определенные пунктом 2.8 настоящей Инструкции.
5.1.3. В случае необходимости изменения механизма, сроков или объемов исполнения обязательств стороны могут разработать дополнительное соглашение, которое подлежит согласованию, заключению и учету в порядке, определенном разделами 3 и 4 настоящей Инструкции.
5.1.4. При изменении условий договора, его досрочном расторжении или пролонгации исполнитель обязан не позднее 5 рабочих дней письменно поставить в известность об этом своего начальника, ГФЭУ, юридический отдел и принять меры к урегулированию вопроса в соответствии с действующим законодательством и настоящей Инструкцией.
5.2. ГФЭУ обеспечивает исполнение финансовых обязательств по договору. Если данные финансовые обязательства не могут быть выполнены в указанные сроки, ГФЭУ ставит об этом в известность Генерального директора Судебного департамента либо его заместителей, а также исполнителя.
6.1. Контроль исполнения договора осуществляется в двух формах:
- текущий контроль исполнения договорных обязательств;
- последующий контроль исполнения договорных обязательств.
6.2. Текущий контроль исполнения договорных обязательств осуществляют исполнитель (в части реализации предмета, условий договора и выполнения обязательств сторон) и ГФЭУ (в части соблюдения размеров оплаты, сроков и порядка расчетов).
6.2.1. Текущий контроль в части реализации предмета договора и выполнения обязательств сторон осуществляется посредством ведения контрольного листа исполнения договора.
В контрольном листе исполнитель указывает сроки поставки продукции, выполнения работ, оказания услуг, сроки фактического исполнения обязательств по договору, сроки и размеры оплаты продукции, выполнения работ, оказания услуг и сведения об оплате. Исполнитель ежемесячно представляет в ГФЭУ заявки о необходимых объемах финансирования в пределах обязательств по договору.
6.2.2. Исполнитель ежеквартально не позднее 10 числа после окончания квартала представляет копию контрольного листа о фактическом исполнении обязательств сторон по договору в юридический отдел и Контрольно-ревизионное управление.
6.2.3. Исполнитель не позднее 5 рабочих дней после истечения срока действия договора копию контрольного листа, завизированную ГФЭУ (отделом бухгалтерского учета и отчетности судебной системы или отделом бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента), представляет в юридический отдел для хранения, а при необходимости для принятия мер в соответствии с действующим законодательством.
6.3. Юридический отдел при выявлении фактов неисполнения обязательств сторонами по договору представляет докладную записку на имя Генерального директора Судебного департамента или его заместителей для принятия соответствующего решения.
6.4. Последующий контроль за своевременностью заключения и исполнения договоров осуществляет Контрольно-ревизионное управление. При выявлении фактов неисполнения или несвоевременного исполнения обязательств по договору для принятия необходимых мер представляет докладную записку на имя Генерального директора Судебного департамента или его заместителей.
