Руководства, Инструкции, Бланки

алгоритм должностная инструкция

Рейтинг: 4.6/5.0 (1125 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Инсрукции, должностные, рабочие, законодательство, порядок составления инструкции, алгоритм инструкции, управление и инструкции

Разработка должностных и рабочих инструкций

Пошаговый алгоритм действий

при разработке должностных и рабочих инструкций

с учетом норм ЕТКС, ЕКСД, Декрета №5, Директивы №1, Закона о борьбе с коррупцией.

Пособие дает возможность любому разработчку легко, быстро и грамотно создать любую должностную или рабочую инструкцию.

В пособии предложены формулировки, которыми необходимо дополнить существующие инструкции.

Автор Пособия– Липень Лариса Ивановна, кандидат юридических наук, доцент, автор более 2000 образцов должностных и рабочих инструкций с комментариями, выпущенных издательствами «Амалфея» и «Дикта» (г.Минск)

1.Значимость должностных и рабочих инструкций, 4стр.

2.Правовая основадля составления должностных и рабочих инструкций, 13 стр.

3.Структура должностной инструкции, 1 стр.

4. Алгоритм действий по составлению должностной инструкции, 10 стр.

5. Алгоритм составления рабочей инструкции, 1 1 стр.

6. Формулировки дополнительных записей в должностные и рабочие инструкции, 19 стр.

6.1. с учетом содержания Декрета №5 и Директивы №

6.2. с учетом новой редакции Директивы №2

6.3 с учетом новой редакции Закона о борьбе с коррупцие

6.4. формулировки в рабочие инструкции с учетом Общих положений ЕТКС, Декрета №5

7. Нормативные правовые акты, используемые в практическом пособии(полные тексты), 562 стр.

8. Нормативные правовые актыс авторскими выделениями для облегчения восприятия их содержания, 77 стр.

В пособии обращается внимание на значимость должностной и рабочей инструкции как элемента управления, рассматривается правовая основа для разработки инструкций (система ЕТКС и ЕКСД), требования к структуре должностной инструкции.

Приводится пошаговый алгоритм действий по составлению должностной и рабочей инструкции, соблюдение которого даст возможность любому разработчику легко, без особых затрат времени, и что особенно важно, грамотно составить инструкцию для любой должности или профессии.

Для облегчения работы разработчиков по учету в содержании должностных и рабочих инструкций т ребований Декрета №5, Директивы №1 и Закона о борьбе с коррупцией
автором предложены формулировки. которые необходимо внести в должностные инструкции для руководителей подразделений и для специалистов. а также в рабочие инструкции для рабочих.

К авторской разработке приложены все упоминаемые в тексте нормативные правовые акты, а также выдержки из этих нормативных правовых актов с авторскими выделениями для облегчения восприятия их содержания.

Объем авторского текста – 0.557 Мб. (58 стр. формата А4),

объем нормативных правовых актов, в т.ч. с авторскими выделениями, - 4.473 Мб.

общий объем пособия – 5.03 Мб.

алгоритм должностная инструкция:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Должностная инструкция младшего программиста по реализации алгоритмов - Образцы и примеры документов

    Должностная инструкция младшего программиста по реализации алгоритмов

    1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Младшего программиста.

    1.2 Младший программист назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора.

    1.3 Младший программист непосредственно подчиняется Начальнику отдела разработки, а в период его отсутствия Младший программист подчиняется лицу, замещающему Начальника отдела разработки.

    1.4 Младший программист в своей работе руководствуется:

    • приказами и распоряжениями руководства Компании;
    • действующими нормативными и технологическими документами, стандартами;
    • правилами внутреннего трудового распорядка;
    • положением о подразделении;
    • настоящей должностной инструкцией;
    • иными внутренними нормативными документами Компании.

    1.5 На должность Младшего программиста назначается сотрудник, обладающий:

    • неполным высшим или высшим образованием;
    • опытом работы менее 1 года (выпускник ВУЗа, студент старших курсов ВУЗа, сменивший профессию);
    • знаниями теории разработки ПО.

    2.1 Младший программист отвечает за выполнение и результат следующих функций:

    • реализацию алгоритмов;
    • разработку компонентов по подготовленным техническим требованиям;
    • отладку кода.

    3.1 Младший программист должен обладать следующими знаниями:

    • в языке программирования (TODO) и технологии программирования (TODO).

    3.2 Младший программист должен обладать следующими деловыми качествами:

    • дисциплинированность и исполнительность;
    • ответственность;
    • инициативность;
    • целеустремленность;
    • результативность;
    • коммуникабельность.

    4.1 Младший программист имеет право:

    • участвовать в совещаниях по проведению контроля;
    • запрашивать всю необходимую информацию, в том числе консультации, у лиц ответственных за выпуск программных решений для выполнения возложенных на подразделение задач;
    • обращаться в соответствующие структурные подразделения по вопросам эксплуатации используемых программных средств;
    • предпринимать соответствующие действия по устранению причин, создающих препятствия для осуществления своих функциональных обязанностей;
    • проходить обучение за счет компании на курсах по повышению профессиональных знаний;
      • вносить предложения вышестоящего руководству по улучшению работы, относящейся к функциональным обязанностям и всей Компании в целом.

    5.1 Младший программист несет ответственность за:

    • ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей;
    • некачественное или неполное выполнение регламентных функций;
    • несвоевременное, неполное и некачественное выполнение работ;
    • неправильное и (или) неполное использование предоставленных прав;
    • несоблюдение требований секретности и конфиденциальности служебной информации;
    • невыполнение приказов, распоряжений Генерального директора и непосредственного руководства;
    • несоблюдение требований правил техники безопасности, правил пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка;
    • причинение материального ущерба - в рамках действующего трудового, уголовного и гражданского законодательства.

    6.1 Младший программист в своей деятельности взаимодействует с:

    • начальником отдела разработки;
    • сотрудниками отдела;
    • руководителями проектов при работе в проектной группе.

    7.1 Режим работы Младшего программиста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.

    Должностная инструкция разработана в соответствии с Положением о подразделении.

    Руководитель Службы персонала

    (подпись) (фамилия, инициалы)

    «___» ___________ 200__ г.

    Лист ознакомления с должностной инструкцией

    Уважаемые гости нашего портала! Для получения возможности оставлять комментарии к публикациям, а так же доступа к другим функциям, реализуемым на портале, предлагаем пройти процедуру регистрации. Это займет у Вас совсем немного времени, но зато вы познакомитесь с Правилами поведения, а затем получите полноценный доступ ко всем возможностям и привилегиям, которые имеют зарегистрированные пользователи.

    ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

    © 2009 - 2016 Кадровый консалтинг и всё остальное.
    Примеры и образцы кадровых документов: трудовые договора, должностные инструкции, штатное расписание организации, гражданско-правовые договора, локальные нормативные акты, кадровые приказы.

    Разработка должностных инструкций для ФЭС

    Разработка должностных инструкций для ФЭС

    добавлено: 17-05-2005
    просмотров: 40895

    Если в состав ФЭС входят пять и более сотрудников, то разработка должностных инструкций, как правило, является обязательным условием обеспечения эффективной работы подразделения. Однако не достаточно разработать должностные инструкции сотрудников, следует регулярно пересматривать их с учетом изменяющихся задач компании.

    Для чего нужна должностная инструкция

    Должностная инструкция - документ, в котором определены основные задачи сотрудника, его обязанности, квалификационные требования к должности, список документов, которыми он должен руководствоваться при выполнении своих обязанностей, порядок назначения и освобождения от должности, место должности в организационной иерархии, права и ответственность сотрудника.
    Основным аргументом против составления должностных инструкций является большой объем связанной с этим «бумажной» работы, а также частые изменения структуры и профиля деятельности многих российских компаний. Особенно это касается ФЭС, ко-
    торые сегодня во многих компаниях претерпевают масштабные преобразования. В то же время именно при изменениях функциональных обязанностей различных специалистов должностные инструкции или четкая формулировка набора функций, выполняемых сотрудниками ФЭС, помогают обеспечить непрерывность функционирования финансовой службы и преемственность обязанностей сотрудников.

    Должностная инструкция необходима в первую очередь для управления персоналом. Указанные в ней требования помогают оценивать и развивать персонал, ускоряют процесс введения в должность нового сотрудника, а также позволяют обосновать размер оплаты труда, в том числе при проверке контролирующих органов.

    Владимир Козинец, ведущий специалист Группы по казначейским операциям и финансовому анализу ИФД «КапиталЪ» (Москва)
    По опыту своих предыдущих мест работы могу сказать, что должностные инструкции, исполнение которых напрямую не связано с системой мотивации персонала, а ответственность за реализацию поставленных задач неперсонализирована, носят исключительно формальный характер. Обычно внутренние и внешние взаимодействия ФЭС описаны в регламентах, положениях, политиках и пр. При этом отсутствие четких и однозначных регламентирующих документов, регулирующих взаимоотношения между различными подразделениями ФЭС, провоцирует ряд внутренних конфликтов, основанных на борьбе за контроль над информационными и финансовыми потоками. Оговорюсь, что эта ситуация в большей степени характерна для крупных холдингов, имеющих сложную структуру ФЭС.

    Когда необходима должностная инструкция

    Разработка иди пересмотр должностных инструкций необходимы во многих ситуациях. На уровне компании к ним можно отнести:

    • изменение организационной структуры;
    • корректировку технологии или внедрение программного обеспечения, ведущего к изменению процессов деятельности в компании.

    На уровне подразделения могут возникнуть следующие ситуации:

    • введение новой должности;
    • расширение полномочий должности; — изменение функций службы;
    • возникновение проблемных ситуаций, причиной которых является нечеткое распределение ответственности между должностями;
    • смена руководства подразделения, ведущая к изменению процессов и распределению ответственности.

    Поскольку эти преобразования приводят к изменению должностных обязанностей сотрудников ФЭС, нужно зафиксировать их функ-
    ции таким образом, чтобы они не пересекались. С другой стороны, важно, чтобы описанные обязанности охватывали все функции подразделения.

    Кто должен разрабатывать должностные инструкции

    В разработке актуальных должностных инструкций заинтересован в первую очередь непосредственный руководитель подразделения. Особенно это касается ситуаций, когда изменения в деятельности ФЭС существенны или необходимо спроектировать деятельность новой службы. Тогда финансовый директор должен сам заняться разработкой должностных инструкций с привлечением ведущих специалистов подразделения.

    Еще один распространенный вариант составления должностных инструкций - самостоятельная разработка инструкции сотрудником (описание своих должностных обязанностей и порядка взаимодействия с другими специалистами). Руководитель проверяет текст и вносит необходимые, на его взгляд, изменения. Такой подход дает качественный результат, если должностные инструкции разрабатываются для существующего подразделения впервые и стоит задача зафиксировать ситуацию «как есть».

    Как разработать должностную инструкцию

    Обычно должностная инструкция состоит и:) следующих разделов:
    1. Общие положения.
    2. Направления деятельности (основные задачи).
    3. Обязанности (функции).
    4. Взаимоотношения.
    5. Права.
    6. Ответственность.
    В компаниях могут использоваться разные формулировки, но содержание этих разделов остается примерно одинаковым.

    Владимир Мозоль, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Удмуртэнерго» Составление должностных инструкций для управленческого аппарата нашей компании заняло почти год. Сначала консультанты описали весь документооборот аппарата управления, изучили приказы РАО «ЕЭС России», касающиеся составления внутренней и внешней отчетности и процедур. После этого были описаны функции каждого подразделения на тот момент, а затем дополнены с учетом новых задач. В результате мы получили возможность расширить функции финансового управления без увеличения количества сотрудников. Людям стало понято, чего от них хотят, работа стала более качественной. Этому способствовала и система мотивации, которая была увязана с выполнением обязанностей, прописанных в должностных инструкциях. Так, в обязанности казначеев входит максимально эффективное использование свободных средств компании. Для них составляется план по доходности временно свободных средств и другим величинам. Сотрудники, которым удалось заработать больше плановой суммы или сэкономить, премируются по итогам квартала. Однако необходимо отметить, что сотрудники не заинтересованы в обновлении своих должностных инструкций — добавлять себе обязанности никто не хочет, поэтому за актуальностью инструкций следят руководители подразделений ФЭС. Сейчас «Удмуртэнерго», согласно постановлению Правительства РФ, делится на три компании. Существующие должностные инструкции значительно облегчат этот процесс, так как мы сможем скорректировать их для новых должностей. Светлана Каналмна, финансовый директор ГК «Ретал» (Москва).

    В компании существует два уровня должностных инструкций. Инструкции первого уровня составлялись на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих1 в процессе получения организацией сертификата ISO 9001 и предназначены для всех сотрудников ФЭС, включая финансового директора. Второй уровень должностных инструкций (регламенты рабочих мест) существует только для бухгалтерии, поскольку остальным немногочисленным сотрудникам ФЭС проще договориться друг с другом. Этот уровень представляет собой инструкции по ведению различных участков учета, позволяющие не только обеспечить точность учета, но и безболезненно передавать участки работы от одного сотрудника другому. Они разрабатывались самими специалистами по заданному жесткому формату и обеспечивают четкое понимание сотрудниками порядка контроля отражения фактов хозяйственной деятельности организации. В них указаны сроки исполнения и периодичность тех или иных действий каждого сотрудника. Регламенты включают таблицы, отражающие порядок взаимодействия с другими подразделениями компании, перечень контактных лиц, документов и сроки их предоставления. Такой подробный анализ системы взаимодействия, отраженный в должностных инструкциях, позволяет сотрудникам оперативно выполнять свои должностные обязанности, имея необходимый объем информации. Полнота инструкций обеспечивается тем, что они составлены исходя из существующего порядка учета активов и пассивов предприятия.

    Самая большая трудность в регламентации действий бухгалтерии — бурный рост компании, который приводит к частому пересмотру инструкций и перераспределению регламентов рабочих мест между сотрудниками в связи с увеличением объема работы. Также стоит вопрос поддержания имеющихся должностных инструкций в актуальном состоянии независимо ни от внешних (изменение законодательства), ни от внутренних (изменение структуры учета) факторов. Сотрудники финансовой дирекции, с одной стороны, напрямую заинтересованы в поддержании должностных инструкций (регламентов рабочих мест) в наиболее корректном состоянии, так как эти документы облегчают понимание процедуры исполнения должностных обязанностей. С другой стороны, не все заинтересованы в актуализации инструкций, так как не хотят брать на себя дополнительные обязанности и соответственно нести дополнительные риски быть депремированны-ми за их неисполнение.

    Основными разделами инструкции являются 2-й и 3-й, именно их разработка обычно вызывает наибольшие затруднения. Разделы 4 и 5 формируются на их основе, поэтому в рамках данной статьи мы наиболее подробно остановимся на разделах 2 и 3.

    Разделы «Направления деятельности» и «Обязанности»

    Существует два алгоритма разработки данных разделов - «снизу — вверх» и «сверху — вниз». Первый алгоритм предполагает сбор информации от сотрудников, ее анализ и обобщение на уровне подразделения. Данный алгоритм применим, когда должностные инструкции разрабатываются впервые и стоит задача зафиксировать ситуацию «как есть» на данный момент. Нaпpo-тив, когда необходимо спроектировать деятельность вновь создаваемого подразделения или же серьезно ее пересмотреть, корректнее применять алгоритм «сверху - вниз». Этот алгоритм подразумевает проектирование/перепроектирование деятельности ФЭС: от направлений деятельности службы к ее функциям и к должностным обязанностям сотрудников (см. рисунок).

    Шаг 1. Выделение направлений деятельности подразделения. Направление деятельности (далее - НД) - одна из основных задач подразделения. Основаниями для выделения НД являются:
    - виды деятельности;
    - объекты вида деятельности;
    - действия с объектом вида деятельности.
    В примере 1 приводится результат выделения НД для отдела бюджетирования и декомпозиции для его подотделов.

    Пример 1
    Выделение НД для отдела бюджетирования

    Подразделение - отдел бюджетирования

    Вид деятельности - бюджетирование.

    НД, выделенные па основе вида деятельности:

    - формирование бюджета;
    - исполнение бюджета;
    - подготовка отчетности об исполнении бюджета;
    - анализ исполнения бюджета. Подразделение — сектор планирования отдела бюджетирования

    Инд деятельности - формирование бюджета. Объекты вида деятельности: доходы, затраты, продажи, расчеты, закупки, инвестиции, налоги, движение денежных средств.

    НД, выделенные на основе объектов вида деятельности, - формирование бюджетов:

    - доходов;
    - затрат;
    - продаж;
    - расчетов;
    - закупок;
    - инвестиций;
    - по налогам;
    - движения денежных средств. Подразделение - группа планирования затрат сектора планировании

    Вид деятельности - формирование бюджета. Объект деятельности — бюджет затрат. НД, выделенные на основе действий с объектом вида деятельности:

    - сбор информации для формирования бюджета затрат;
    - агрегирование собранной информации по статьям бюджета затрат;
    - внесение агрегированной информации в формат бюджета затрат;
    - согласование бюджета затрат;
    - утверждение бюджета затрат.

    Выделенные НД должны удовлетворять определенным требованиям. Так, количество НД должно быть от 3 до 9. Минимальное количество направлений деятельности возможно для подразделения с двумя-тремя сотрудниками, максимальное - для отделов и служб, состоящих из десяти и более сотрудников. Выходить за данные пределы не рекомендуется.

    Формулировка НД должна быть конкретной, состоять из 10-15 слов и начинаться с отглагольного существительного. Для проверки конкретности формулировки НД нескольким сотрудникам смежных подразделений стоит задать два вопроса: «С каким объектом связана эта деятельность?» и «Как вы понимаете данное направление деятельности?» Если на эти вопросы находится точный и однозначный ответ, то формулировка НД является приемлемой, если нет — ее следует пересмотреть.

    Не нужно пытаться дать всеобъемлющую формулировку, так как это часто приводит к сложности ее понимания. Например, название НД «Формирование сводной налоговой декларации по налогу па прибыль, налогу па имущество, НДС, сбору на милицию АО «ABC» и деклараций по остальным налогам по управляющему офису АО «ABC» чрезмерно перегружено. Его можно заменить, например, на «Формирование сводной отчетности по налогам АО «ABC».

    Шаг 2. Наполнение НД функциями. Пoc-ле того как направления деятельности подразделений выделены, их нужно наполнить функциями (то есть сформулировать циклично повторяющуюся деятельность в рамках этого НД). При этом для НД, выделенных на основании видов деятельности (например, формирование бюджета), функции определяются на основе объектов вида деятельности (например, формирование БДДС). Для НД, выделенных на основании объектов вида деятельности (например, формирование бюджета закупок), функции определяются исходя из действий с данным объектом (сбор информации о закупках). Для НД, выделенных на основании действий с объектом вида деятельности (сбор информации для формирования бюджета затрат), функции устанавливаются на основе детализации действий с этим объектом (сбор информации о затратах производственного подразделения).

    К функциям НД предъявляются в целом те же требования, что и к самим НД. Количество функций в одном НД должно варьироваться от 3 до 9. В исключительных случаях возможно увеличение этого количества, однако лучше разбить такие направления деятельности на несколько. Функции должны быть сформулированы максимально конкретно, а результат их выполнения — ясен. Для проверки конкретности формулировки функции используются следующие вопросы: «Что является результатом выполнения данной функции?» и «Как вы понимаете данную функцию?» Если на эти вопросы сотрудники смежных подразделений легко находят точный и однозначный ответ, а еще лучше могут перечислить документы, которые являются результатом выполнения данной функции, то формулировка функции приемлема.

    Общим требованием к описанию функций ФЭС является их полнота, то есть достаточность для выполнения поставленной задачи (работа по направлению деятельности). Проверить полноту функций можно двумя способами:
    - через описание взаимодействий с подразделениями компании и внешними организациями. Необходимо определить, какую информацию или документы в рамках данной функции подразделение или отдельный сотрудник передает, получает либо готовит совместно с другими отделами. Возможно, появятся взаимодействия, которые не отражены в функциях подразделения, тогда список функций необходимо дополнить;

    - изучив описания должностных обязанностей, составленных сотрудниками самостоятельно. Для этого необходимо попросить всех сотрудников перечислить свои обязанности. Проанализировав этот список, можно заключить, каких обязанностей не хватает в перечне функций подразделения, и при необходимости его дополнить.

    Шаг 3. Проверка НД. После того как все НД наполнены функциями, необходимо еще раз проверить, правильно ли это было сделано: охватывают ли НД всю деятельность подразделения и не пересекаются ли функции, выделенные в рамках НД одного подразделения, между собой. Признаком того, что НД сформулированы неправильно или же их недостаточно, является наличие функции, которую нельзя отнести ни к одному НД. Чтобы устранить эту ошибку, можно расширить формулировку НД или же добавить НД (если таких функций несколько).

    Существуют «типичные» виды деятельности, которые выполняют почти все подразделения, например ведение архива документов. Для некоторых подразделений ведение архива является второстепенным из-за небольшого количества документов, для других - сопутствующей деятельностью (например, для бухгалтерии - ведение архива первичных документов). Есть и такие подразделения, для которых ведение архива имеет большое значение и они даже выделяют для этого специальную должность (например, архивариус по технической документации). Подобные виды деятельности также необходимо включать в НД подразделения. Признаком пересечения направлений деятельности является наличие функции, которую можно отнести сразу к нескольким НД. В такой ситуации необходимо либо конкретизировать формулировку одного или нескольких НД, либо убрать лишние.

    Таблица 1 Фрагмент матрицы функций отдела бюджетирования

    В примере 2 приводится результат наполнения функциями направлений деятельности, выделенных в примере 1.

    Пример 2
    Наполнение функциями направлений деятельности
    Подразделение - отдел бюджетирования НД «Исполнение бюджета» включает выполнение следующих функций:
    - составление заявок на оплату расходов, утвержденных в бюджете, отнесенных к ответственности отдела;
    - передача заявок в казначейство;
    - контроль факта оплаты по переданным заявкам. Подразделение - казначейство
    НД «Исполнение бюджета» включает выполнение следующих функций:
    - формирование ежедневного портфеля предстоящих платежей;
    - регистрация заявок от подразделений компании на оплату денежными средствами;
    - оформление необходимой банковской документации;
    - предъявление в банки оформленных в установленном порядке платежных поручений;
    - своевременное получение выписок счетов с отметкой о проводке платежных поручений и других платежных документов из банков;
    - ведение книги регистрации платежных поручений;
    - контроль выполнения условий договоров, дополнительных соглашений в части условий оплаты.

    Шаг 4. Формирование матрицы функций подразделения. Матрица функций подразделения - это таблица, в строках которой указываются НД и входящие в них функции, а в столбцах - все сотрудники данного подразделения. Далее в ячейках на пересечении функции и конкретной должности проставляются знаки «+», которые символизируют ответственность данной должности за выполнение данной функции (см. табл. 1).

    Личный опыт Владимир Козинец

    В одной из банковских групп, где я работал ранее, вопрос составления должностных инструкций и матриц функций подразделений был решен путем сосредоточения контролирующих организационную структуру функций в независимом подразделении (прямое подчинение председателю правле-ния) управлении стратегического планирования. Система мотивации, должностные инструкции и положения о подразделениях представляли собой взаимодополняющие элементы единого комплекса, построенного на основе функционального кодификатора и функциональных матриц. Этот комплекс был распространен как на головной офис, так и на сеть филиалов, что обеспечило хорошую управляемость в регионах.

    Таблица2 Распределение обязанностей по НД «Исполнение бюджета»

    На следующем месте работы (в крупном горнометаллургическом холдинге) ситуация была иной. Должностные инструкции носили формальный характер, и многие сотрудники даже не были с ними знакомы. Распределение задач и ответственность за их выполнение закреплялись в многочисленных регламентах путем длительного процесса переговоров и согласований внутри ФЭС. Ситуация осложнялась большой географической разобщенностью предприятий холдинга и наличием полностью или частично дублирующих друг друга подразделений. В таких условиях формирование эффективной системы управления денежными потоками заняло более трех лет. Успех но многом был связан с приходом менеджмента высшего и среднего звена из банковских структур.

    Шаг 5. Анализ матрицы функций подразделения. В табл. 1 распределение ответственности по НД «Формирование бюджета расчетов» не имеет пересечений между должностями и позволяет легко сформировать их должностные обязанности по данному направлению деятельности.
    По НД «Исполнение бюджета» за функции 2.1,2.2 и 2.3 отвечают сразу несколько должностей. В данной ситуации нужно определить, какую именно роль при выполнении данной функции играет специалист на конкретной должности. Обычно выделяются следующие роли и соответствующие им условные обозначения:
    К - контролирует;
    О - организует (работу сотрудников или внешних контрагентов);
    И - исполняет.
    В данных обозначениях НД «Исполнение бюджета» будет выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
    Таким образом, функции 2.2 и 2.3 рапре-делились на недублирующиеся роли, которые и отражают должностные обязанности сотрудников по данным функциям. Что касается функции 2.1, то для понимания разделения деятельности должностей по одной функции необходимо детализировать эту функцию (см. табл. 3 на с. 76).
    В результате дублирование должностных обязанностей полностью исключено, то есть в каждой строке матрицы функций должно остаться только одно условное обозначение роли: «+», «И», «К» или «О».

    Шаг 6. Формирование НД и должностных обязанностей сотрудника подразделения. На основе матрицы ответственности выбираются НД, в которых участвует данный сотрудник. Затем по конкретному НД формулируются должностные обязанности сотрудника с учетом его роли: контролирует, организует, исполняет (см. пример 3). Количество должностных обязанностей сотрудника по одному НД не должно превышать 9. Формулировка должностной обязанности должна начинаться с глагола.

    Таблица 3 Варианты детализации функции на примере казначейства

    Для формулировок должностных обязанностей не рекомендуется использовать глаголы «участвует» и «обеспечивает» из-за их неопределенности. Формулировку «участвует в разработке методик» можно заменить на «разрабатывает/согласовывает/утверждает методики». Формулировка «участвует в работе комиссии. », если данное действие носит нерегулярный характер, не является должностной обязанностью. Если же характер работы комиссии регулярный, то формулировка может быть следующей: «выполняет (конкретные работы) в составе комиссии». Глагол «обеспечивает» лучше заменить более конкретными «организует», «закупает», «планирует», «координирует действия в процессе проведения работ» и т. п.

    Пример 3
    Должностные обязанности работников сектораучета МПЗ бухгалтерии филиала

    Должностные обязанности бухгалтеров сектора При ведении расчетов по МПЗ бухгалтер сектора выполняет следующие обязанности:

    • составляет Ж/о 6 (учет поступления МПЗ);
    • согласовывает расчеты с дебиторами и кредиторами;
    • осуществляет расчет НДС по приобретенным и реализованным МПЗ;
    • ведет книгу покупок МПЗ, журнал регистрации счетов-фактур (покупка);
    • осуществляет сверку дебиторской и кредиторской задолженностей по поступившим и реализованным МПЗ;
    • выставляет счета-фактуры на реализацию МПЗ. При ведении учета расходов МПЗ ведущий бухгалтер сектора выполняет следующие обязанности:
    • осуществляет контроль, систематизацию, обработку и фиксирование информации в автоматизированной системе учета о расходе МПЗ;
    • оформляет накладные на отпуск МПЗ на сторону и составляет ведомость 16 (реализация МПЗ);
    • осуществляет сверку произведенных записей в карточках учета МПЗ со складом;
    • проводит инвентаризацию МПЗ и отражает ее результаты;
    • формирует оборотные ведомости движения и остатков МПЗ;
    • списывает отклонения пропорционально стоимости израсходованных МПЗ по учетным ценам на счете 16.

    Руководитель сектора активно участвует в НД 1 и 4 и контролирует ведение НД 2 и 3. В этом случае необходимо объединить НД 1, 2, 3 в одно — «Ведение учета по МПЗ». Тогда в него войдут пять функций: 1.1,1.2, 1.3 и контроль НД 2 и 3. Должностные обязанности руководителя сектора в этом случае выглядят следующим образом. При формировании отчетности по МПЗ руководитель сектора выполняет следующие обязанности:

    • формирует отчет по расчетам с дебиторами и кредиторами по МПЗ и сдает его в установленный срок в бухгалтерию;
    • составляет ведомость 10 (информация о затратах МПЗ на производство по группам);
    • получает и проверяет отчетность о движении МПЗ;
    • формирует сводный отчет о движении МПЗ по филиалу (с выделением затрат на ремонт, инвестиции, эксплуатацию) и сдает его в установленный срок в бухгалтерию.

    При ведении учета МПЗ руководитель сектора выполняет следующие обязанности:

    • осуществляет контроль, систематизацию, обработку и фиксирование информации в автоматизированной системе учета о приходе МПЗ;
    • ведет учет отклонений на счете 16 (разница между фактическими и учетными ценами);
    • формирует оборотные ведомости движения и остатков МПЗ;
    • контролирует ведение расчетов по МПЗ;
    • контролирует ведение учета расхода МПЗ.

    Полученные в результате выполненных агов НД и должностные обязанности сот-рудника являются готовыми разделами 2 и 3 должностной инструкции. Затем шаги 5 и 6 повторяются для каждого сотрудника подраз-деления.
    Матрица функций подразделения, полученная в ходе реализации этих шагов (см. напри-мер, табл. 4 на с. 78), также является полезны документом, который позволяет при необходимости легко перераспределять обязанности
    при изменении объемов работ, функций и количества должностей в подразделении.
    Кратко остановимся на остальных разделах должностной инструкции.

    Раздел «Общие положения»

    В данном разделе обычно отражаются общие аспекты деятельности должности:

    • - наименование должности;
    • - в чьем подчинении находится;
    • - порядок назначения на должность;
    • - кто может замещать;
    • - кого может замещать;
    • - документы, которые надо знать и использовать в работе;
    • - требования к должности (образование, опыт работы, дополнительные навыки).

    Кроме того, в этом же разделе могут быть зафиксированы другие важные моменты, например график работы, если он отличается от обычного, расположение рабочего места, если у компании несколько зданий в городе/области/стране.

    Раздел «Взаимоотношения»

    Взаимоотношения с подразделениями, должностными лицами компании и внешними организациями возникают при выполнении определенных функций или обязанностей. Поэтому их легко сформулировать, указав для каждой функции/обязанности в матрице функций подразделения соответствующие взаимоотношения. Практически все служебные взаимоотношения можно охарактеризовать одним из следующих терминов: передает, получает или делает совместно.

    Такая регламентация взаимоотношений не всегда необходима. Если достаточно менее подробной детализации взаимоотношений, можно ограничиться списком вопросов, которые решаются совместно с каждым должностным лицом или подразделением. Описание взаимоотношений целесообразно структурировать по направлениям деятельности.

    Таблица 4 Матрица функций для сектора учета МПЗ бухгалтерии филиала

    Следует также отметить, что каждое описываемое взаимодействие необходимо согласовывать с подразделениями, с которыми оно осуществляется. Разделы «Взаимоотношения» должностных инструкций взаимодействующих работников должны быть взаимосвязаны.

    Раздел «Права»

    Права сотрудника возникают в отношении одного из следующих типов субъектов:

    • руководство;
    • подразделения и должностные лица компании;
    • внешние организации;
    • подчиненные сотрудники.

    Пользуясь этим перечнем, достаточно легко сформулировать и проверить полноту зафиксированных прав по отношению ко всем указанным субъектам. Это могут быть права требовать информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей, увольнять или принимать на работу и т. д.

    Раздел «Ответственность»

    Данный раздел фиксирует вид и предмет ответственности, а также должностное лицо, контролирующее выполнение должностных обязанностей сотрудника и порядок наложения дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение обязанностей.

    Обновление должностных инструкций

    Неактуальные, а значит, и неприменимые на практике, должностные инструкции вызывают у сотрудников компании, включая руководство, раздражение и пренебрежение, в результате чего требования этих инструкций не выполняются. Должностная инструкция может стать инструментом управления только в том случае, если она будет использоваться при оценке результатов деятельности и соответствия сотрудника должности, а для этого необходимо поддерживать ее в актуальном состоянии.

    В начале статьи приведен список событий, при которых необходимо разрабатывать или пересматривать должностные инструкции, однако практика показывает, что наступление некоторых из них сложно своевременно отследить. Поэтому во многих компаниях актуализация должностных инструкций проводится регулярно, например раз в квартал. Необходимую периодичность изменения инструкций в конкретной компании можно определить на основе анализа скорости изменений в деятельности предприятия (филиала, подразделения).

    Пересмотр должностных инструкций финансово-экономических служб может повлечь за собой необходимость обновления должностных инструкций и других служб, с которыми взаимодействуют финансово-экономические подразделения. А если начать актуализировать должностные инструкции последовательно во всех отделах, этот процесс может затянуться из-за многочисленных согласований, урегулирования взаимодействий между отделами. Выходом из этой ситуации может стать регламентация не работы сотрудников, а бизнес-процессов компании (например, составление бюджета). В этом случае при разработке должностной инструкции конкретного сотрудника можно делать ссылки на готовые документы, регламентирующие тот или иной бизнес-процесс, что значительно снизит трудозатраты на разработку и поддержание актуальности должностных инструкций, а также повысит их качество.

    Популярные статьи по теме:

    Работа горничной от «А» до «Я»

    Работа горничной от «А» до «Я»

    В октябрьском номере «Академия гостеприимства» писала о работе службы румсервис, которая несет ответственность за ресторанное обслуживание в номерах гостиницы. Следует отметить, что немаловажным звеном отеля является департамент housekeeping, или служба гостиничного хозяйства (СГХ). Это одно из наиболее жестко регламентированных подразделений гостиницы, от эффективной работы которого зависят комфорт проживания, чистота номеров и зон общего пользования. В сегодняшнем номере мы начнем разговор о такой ключевой позиции, как горничная. Вместе с экспертами найдем ответы на вопросы относительно организации работы горничной, стандартов обслуживания номеров, системы контроля за выполнением норм должностной инструкции и ряда других.

    Горничная является главным действующим лицом службы номерного фонда, контролирующим санитарно-гигиеническое состояние гостиничных номеров, а также прилегающих к номерам помещений общего пользования (холлов, фойе, переходов, коридоров). Несмотря на дословное значение службы housekeeping (уход за домашним хозяйством), применительно к отельному бизнесу термин включает такие подразделения, как:

    • служба номерного фонда;
    • уход за общественными территориями;
    • отдел униформы;
    • прачечную отеля;
    • бельевое хозяйство.

    В зависимости от масштабов гостиницы в отечественной сфере гостеприимства housekeeping иногда считают лишь службой номерного фонда, а горничную — его штатной единицей. Как бы там ни было, основной обязанностью горничных является уборка номеров, независимо от того, заняты они или свободны. Анна Литвин, начальник службы номерного фонда отеля «Премьер Палас» (г. Киев). отмечает, что по численности занятого персонала эта служба является крупнейшей службой гостиницы, поскольку здесь работает до 50% всех служащих отеля. Службу эксплуатации номеров возглавляет менеджер, которому подчинены горничные, супервайзеры, уборщики территории, гладильщицы, работники прачечной, учетчики униформы и другие категории работников. Стоит отметить, что взаимоотношения по должностным обязанностям у горничной осуществляются с инженерной службой, подразделениями румсервис, обслуживания мини-баров, приема и размещения (швейцары, батлеры, портье), службой безопасности.

    Должностная инструкция, алгоритм работы

    Поскольку все отели отличаются спектром предоставляемых услуг, структурой и уровнем обслуживания, должностная инструкция (далее — ДИ) горничной составляется руководителем службы под определенные стандарты гостиницы. Как рабочий документ она отражает все стороны взаимодействия горничной и предприятия, представляя функции, необходимые качества, требования, обязанности, а также права горничной. Как правило, в ДИ горничной входят общие положения, должностные обязанности, ее права, ответственность, обязательные знания и квалификационные требования.

    «В каждом отеле алгоритм работы и обязанности горничной не ограничиваются прописанными должностными инструкциями. Существуют стандарты работы, которые определены пошагово, и по каждому пункту для горничной выстроен алгоритм работы. Стандарты являются руководством к действиям, где есть ответы на производственные вопросы горничной: «Что делать? Как? В какой последовательности и пр.?», — говорит Анастасия Самойлик, HR в сфере отельного бизнеса (г. Донецк).


    Перечень обязанностей, алгоритм работы, прописанные в стандартах, памятке или пособии для горничной, могут выглядеть следующим образом:

    • Контроль за качеством уборки номера (кто, когда, как часто осуществляет контроль).

    • Приоритет при уборке номеров (какие номера, когда убираются, при осуществлении какой уборки и в какой последовательности).

    • Общие стандарты уборки номеров.

    • Правила поведения при вхождении в номер (как стучать, как входить, что делать в ситуациях, когда гость находится или не находится в номере).

    • Уборка мусора и пепельниц

    • Уборка спальни, смена постели.

    • Стены, окна, мягкая мебель.

    • Шкафы, ящики, тумбочки.

    • Телефон, телевизор, зеркала, картины.

    • Личные вещи гостя (при уборке в номере гостя горничная соприкасается с личными вещами гостей напрямую: как мы поступаем с вещами гостя, что и куда кладем, какие вещи оставляем нетронутыми).

    • Уборка ванной комнаты.

    2. КОМПЛЕКТАЦИЯ НОМЕРА

    (горничной важно проверять правильность комплектации номера и своевременно убедиться в наличии всего необходимого в нем).

    • В ванной комнате.

    • Предметы, которые выдаются по просьбе гостя (скорость предоставления и непосредственно список всего, что может быть выдано по запросу гостя).

    (обслуживается горничными. Сотрудники должны вести учет потребления продукции и своевременно обновлять мини-бар. Обязателен контроль за сроком годности продукции).

    • Процедура выезда (действия горничной в случае обнаружения кражи и порчи имущества).

    • Забытые вещи (в отелях существуют стандарты, инструкции по оформлению найденных, забытых вещей гостя. Инструкцией пользуются все подразделения, причастные к забытым вещам гостя).

    • НОМЕРА С ТАБЛИЧКОЙ «НЕ БЕСПОКОИТЬ» (что должна сделать горничная, чтобы не нарушить спокойствия гостя. Одно из правил данной процедуры — удостовериться в хорошем самочувствии гостей и их безопасности).

    • УБОРКА КОРИДОРОВ И СЛУЖЕБНЫХ ПОМЕЩЕНИЙ (коридор — это первое, что гость видит перед заселением в номер. Горничные несут ответственность за чистоту коридоров и служебных помещений на этажах).

    ДИ предполагает выполнение стандартов работы, согласно которым действует служба гостиничного хозяйства. Стандарты описывают пошагово каждый рабочий процесс горничной, а также возможные проблемные ситуации и способы их решения. К примеру, если акцентировать внимание на общих стандартах уборки номеров, то, по словам Анастасии Самойлик, горничная соблюдает следующие правила:

    • уборка и комплектация занятого и свободного номеров должна быть идентичной, в занятом номере необходимо принимать во внимание наличие личных вещей гостя;
    • в занятом номере заправляется кровать в первую очередь для того, чтобы комната выглядела убранной, если гость вернется в номер до конца уборки. Затем производится уборка ванной комнаты;
    • в номерах после выезда гостей сначала убирается ванная комната, затем застилается кровать и делается уборка в комнате;
    • уборка осуществляется по принципу «сверху вниз», от «грязного к чистому», двигаясь по часовой стрелке;
    • горничная обязана убирать номер с открытой дверью, тележка должна стоять в дверном проеме, чтобы закрыть проход лицам, не имеющим право доступа к номерам. Те же правила действуют, если гость находится в номере;
    • с целью удержания и привлечения постоянных гостей, чтобы учитывать предыдущие просьбы пребывания гостя, СГХ должна сообщать службе приема и размещения (СПиР) все детали для добавления их в профайл гостя;
    • никогда не открывать номер кому-либо! Это правило распространяется и в тех случаях, когда гость желает войти в номер, открытый горничной для уборки. Прежде чем пускать гостя (в целях его безопасности и сохранности его вещей), следует убедиться, что именно этот постоялец проживает в данном номере.


    Алгоритм рабочего дня горничной строится по определенному плану, который также зависит от стандартов отеля и от численности сотрудников housekeeping. «Рабочий день начинается с проверки состояния номерного фонда (НФ) и выписки наряда на трудовой день, который делает старшая горничная, — рассказывает Анна Мищенко, менеджер службы эксплуатации номерного фонда Business&RelaxHotel GoodZone (г. Днепропетровск) — Естественно, для удобства обслуживания форму наряда на работу каждый отель разрабатывает в соответствии со своими стандартами. Когда документ выписан, для персонала службы проводится собрание-оперативка, на котором озвучиваются задачи на день, распределяются обязанности и закрепляются участки ответственности за сотрудниками. Затем каждый отправляется на склад для получения необходимой на рабочую смену комплектации инвентаря, химии, махры, белья, косметики, информационной продукции и т.д. Вооружившись всем необходимым, горничная направляется на свой объект. От того, насколько точно будут выполнены все предписания руководителя службы, зависит быстрота и качество выполненной работы».

    Эксперт уточняет, что в течение дня работу горничной необходимо проверять и контролировать, при необходимости возвращать на доработку. Заметим, что зачастую различные обстоятельства влияют на наряд в течение дня, поскольку горничная может получать задания не только от старшей горничной, но и от менеджера службы и администратора. Но обо всех изменениях в трудовом расписании горничная обязана уведомить старшую горничную, чтобы руководитель службы мог правильно распределять трудовые ресурсы. Также от горничной должна оперативно поступать информация об окончании запланированного объема работ, чтобы в данные о состоянии номерного фонда своевременно вносились соответствующие изменения.